Base Resources – Một nghiên cứu mới do Viện Quản lý Dự án tiến hành (PMI) cho thấy rằng cộng tác và giao tiếp không hiệu quả đã tác động tiêu cực đến sự thành công của dự án hay chiến lược nào trong doanh nghiệp. Bạn có ngạc nhiên về điều này không? Vâng, dĩ nhiên là không hẳn. Có lẽ bất cứ ai khi tham gia vào một dự án với quy mô như thế nào thì luôn nhận ra được điều cơ bản này. Nhưng có một thứ có thể làm bạn ngạc nhiên là số lượng các dự án yếu kém về cộng tác, giao tiếp và mức độ tổn thất về mặt kinh tế có nó đối với dự án.
Theo nghiên cứu của PMI cho thấy:
- 75 triệu USD trong số 135 triệu USD ngân sách dành cho một dự án bị đe doạ bởi cộng tác và giao tiếp không hiệu quả, cho thấy nhu cầu thiết yếu đối với các tổ chức nhằm giải quyết các thiếu sót về truyền thông ở cấp độ doanh nghiệp và trong quản lý dự án.
- ⅓ thời gian của dự án bị thất bại nguyên nhân chính là do cộng tác không hiệu quả.
- Những tổ chức, doanh nghiệp có sự cộng tác tốt đem lại hoạt động hiệu quả cao (trung bình có 80% các thành viên hoàn thành các dự án đúng thời hạn, về ngân sách và mục tiêu) gần gấp 2 lần so với các tổ chức còn lại (chỉ có một số ít thành viên hoàn thành 60% công việc đúng thời hạn, về ngân sách và mục tiêu).
Mặc dù đã có nhiều tiến bộ để cải thiện hình thức cộng tác nhưng thông tin, giao tiếp vẫn thường được các nhà quản lý coi như là một phần của công việc quản lý dự án thông thường và sử dụng các công cụ cơ bản, chung chung như Emai, Excel, Spreatsheet đi kèm với các phần mềm chat online riêng lẻ như Skype, Facebook, Slack.. Cuối cùng, như bạn đã từng thấy, mọi thứ dường như bị trôi tuột đi đâu mất, các thông tin đi theo từng dòng khác nhau. Vậy dự án hay chiến lược của doanh nghiệp bạn sẽ đi về đâu?
Trong thời đại 4.0, nếu các doanh nghiệp và các nhà quản lý không có một phương thức cộng tác hay chiến lược truyền thông được cân nhắc kỹ lưỡng và các công cụ được thiết kế để giao tiếp, lưu giữ và điều tiết thông tin dự án theo gian thực, mọi lúc mọi nơi đồng nghĩa với việc nhiều công ty đang ném hàng triệu đô la ra ngoài cửa sổ với mọi dự án mà họ cố gắng thực hiện. Tuy nhiên kết quả thu được là một cuộc khủng hoảng dự án từ nhà quản lý đến nhân viên, các bên liên quan, khách hàng…
Vậy làm thế nào để nâng cao hiệu quả cộng tác trong quản lý dự án và doanh nghiệp?
Có 3 yếu chính để xác định sự thành công trong cộng tác của một dự án hay chiến dịch:
- Giao tiếp và cộng tác trên cùng một trang, mọi lúc mọi nơi: Mọi việc giao tiếp từ trên xuống dưới và từ dưới lên hay ngang cấp đều phải thực hiện trên cùng một nền tảng điều này giúp cho tất cả các thành viên trong dự án đều nhìn thấy được sự tiến triển, thách thức và thành tích của mọi người trong tổ chức.
- Tổ chức và hợp tác quản lý dự án để đảm bảo rằng tất cả các công việc được hoàn thành đúng thời gian và trong phạm vi ngân sách cho phép.
Sự cộng tác giữa các thành viên trong nhóm và giữa các phòng ban để đưa ra nhiều ý tưởng và đổi mới.
Nhưng bạn nên nhớ rằng, thật sai lầm khi suy nghĩ về những yếu tố này một cách riêng biệt trong môi trường làm việc sáng tạo ngày nay. Để cải thiện 3 vấn đề này việc của bạn cần làm là tập trung quản lý dự án cộng tác của bạn. Cách tốt nhất là hãy mang nhóm, tổ chức của bạn ra khỏi thời đại đen tối của các công cụ truyền thống như email và excel hay các công cụ chat riêng lẻ và bắt đầu với một công cụ hay phần mềm tích hợp đầy đủ các nền tảng cộng tác trực tuyến và tác vụ của dự án.
Cho dù bạn quyết định tiếp tục sử dụng các phương pháp cũ của mình, hoặc bạn đang tìm kiếm một công cụ quản lý dự án cộng tác mới, đây là một số điều luôn phải xem xét:
1. Bạn cần một công cụ hay phần mềm cập nhật theo thời gian thực
Các ứng dụng thông minh dựa trên nền tảng đám mây (Cloud – Based) và các phần mềm online cho phép nhóm của bạn hay các thành viên trong cùng một dự án chia sẻ, theo dõi, cập nhật tất các thông tin liên quan đến công việc trong thời gian thực; ngay khi một thay đổi được thực hiện, lập tức mọi người có thể nhìn thấy hoặc nhận được thông báo theo thời gian thực (Real – time notificaton) về sự thay đổi đó. Điều đó có nghĩa là nhóm của bạn sẽ không bao giờ rời vào tình trạng làm việc với các thông tin đã lỗi thời (ví dụ như: Excel), đo đó sự cộng tác, giao tiếp luôn tiến triển trôi chảy và hiệu quả.
2. Các đồng nghiệp cần phải có khả năng làm việc cùng một lúc ở mọi nơi
Cộng tác trực tuyến là dấu ấn mới của cách làm việc nhóm tốt nhất. Một trong những công cụ phổ biến đầu tiên của loại này là Google Docs – một người cập nhật tài liệu trực tuyến và một người khác có thể chỉnh sửa đồng thời hoặc đơn giản chỉ xem quy trình khi nó đang diễn ra. E-management là một nền tảng quản lý dự án cung cấp khả năng công tác theo thời gian thực cùng với các tác vụ khác cho phép nhà quản lý và các thành viên làm việc hiệu quả, tối đa hóa hiệu suất.
3. Bạn có thể thảo luận công việc ngay trên cùng một phần mềm quản lý dự án
Trên thực tế, nếu bạn đang làm việc trên Google Drive hay trên excel thì để trao đổi, thảo luận với các thành viên hay bất kỳ ai trong nhóm, bạn phải sử dụng một công cụ khác (ví dụ: công cụ chat) nhưng công việc thực tế của bạn thì đang ở một nơi khác. Ồ, quả là mất thời gian và bất tiện đúng không?
Bạn nên tìm một công cụ cho phép bạn tổ chức các cuộc trò chuyện, thảo luận đúng nơi công việc đang được thực hiện. Với cách này, các công việc đang được thực hiện và cuộc thảo luận luôn được song song giúp bạn nâng cao hiệu quả giải quyết công việc. Không chỉ vậy, nếu một thành viên mới tham gia vào dự án hay bạn phải giao lại việc cho người khác, bạn cũng có thể dễ dàng cung cấp cho họ thông tin chi tiết về quá trình ra quyết định trong quá khứ và các cuộc thảo luận liên quan đến dự án. Điều này, giúp tiết kiệm thời gian nhân lực khi một thành viên mới có thể bắt kịp tốc độ ngay lập tức, mà không cần quá nhiều công sức của bạn để hướng dẫn họ các vấn đề cụ thể của dự án.
4. Bạn cần một phần mềm quản lý hợp nhất để lưu giữ và quản lý tất cả các thông tin, tài liệu và công việc của dự án
Thông thường, chắc hẳn bạn và đồng nghiệp vẫn thường trao đổi thông tin qua email hoặc phần mềm chat. Tài liệu dự án thì được lưu trữ trên các nền tảng như Google Drive, One Drive, Drop box; hoặc đơn thuần là trong các máy tính cá nhân. Điều đó khiến thông tin của bạn bị phân mảnh, bạn hoàn toàn không thể nhìn được bức tranh tổng thể về tiến độ dự án và không thể chủ động với các thông tin, tài liệu có quá nhiều phiên bản bị phân tán ở nhiều nơi.
Màn hình quản lý, lưu trữ dữ liệu trên cùng một hệ thống của phần mềm quản lý công việc Wework
Vì vậy, bạn cần phải tìm ngay cho nhóm dự án của mình một phần mềm có thể giúp bạn lưu trữ và quản lý toàn bộ công việc, tài liệu, các cuộc thảo luận và thậm chí hỗ trợ lập báo cáo tự động. Khi đó mọi thành viên trong dự án của bạn có thể dễ dàng truy cập cùng một nguồn thông tin mới nhất mà không cần phải sử dụng cùng lúc nhiều công cụ khác nhau.
5. Phần mềm của bạn phải phép chỉnh sửa dự án và gửi thông báo thời gian thực tới các thành viên
Trong quá trình chạy dự án sẽ có rất nhiều thay đổi, ví dụ như cần sắp xếp lại độ ưu tiên cho công việc, thêm các đầu việc mới, chuyển giao một công việc của người này sang cho người khác, … Điều này đòi hỏi công cụ quản lý của bạn phải cho phép hỗ trợ cập nhật mọi thay đổi ngay tức thời cho toàn bộ thành viên, nhóm của bạn sẽ luôn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất và cùng chung một tầm nhìn tổng quát đối với dự án đang thực hiện.
6. Dự báo tiến độ dự án – sự phát triển của công nghệ 4.0
Một phần mềm quản lý dự án tốt hiện nay bên cạnh đáp ứng 5 điều kiện trên, còn phải có một tính năng hết sức quan trọng đó là dự báo tiến độ dự án. Nói cách khác phần mềm sẽ tổng hợp cho bạn một biểu đồ dự báo xem nhóm dự án của bạn có chậm tiến độ hay đang đi nhanh hơn so với dự kiến. Từ đó bạn sẽ dễ dàng đưa ra các quyết định để điều chỉnh lại kế hoạch cho kịp tiến độ. Bạn có thể lập kế hoạch cho các tác vụ trong tương lai hoặc thay đổi thời hạn đẩy nhanh hơn cho các đầu việc quan trọng. Khi thấy dự án đang có nguy cơ trễ tiến độ, bạn sẽ nhanh chóng nhìn thấy thông qua biểu độ dự báo và kiểm tra ngay với từng thành viên xem họ có cần giúp đỡ gì không. Sẽ không còn nữa sự bị động của một nhà quản lý dự án của những thập kỷ trước.
Màn hình dự đoán tiến độ phát triển dự án của phần mềm quản lý công việc và dự án Wework
Cộng tác là chìa khóa để dự án thành công là điều không thể chối cãi. Đừng để nhóm hay doanh nghiệp của bạn tiếp tục lún sâu thêm nữa. Hãy tỉnh táo và thay đổi ngay cách cộng tác hiện tại bằng nền tảng E-management thời thượng này!
Để nhận tư vấn và hỗ trợ demo trải nghiệm phần mềm làm việc nhóm Wework, đăng ký ngay tại đây.
