Trước khi trở thành người quản lý dự án, chắc chắn bạn đã từng là nhân viên cấp thấp hơn và gặp phải những cuộc khủng hoảng, và có thể bạn đã phải chứng kiến người quản lý của mình vò đầu bứt tai, la mắng nhân viên hay các thành viên đổ lỗi cho nhau. Điều đó không chỉ gây khó chịu cho tất cả thành viên mà còn gây hiệu ứng ngược với việc giải quyết vấn đề.
Có lẽ không có gì khiến người quản lý dự án sợ hãi hơn là được thông báo rằng dự án đã quá ngân sách hay các thành viên dự án đều bị bệnh cúm ở nhà. Đó là những ví dụ không hề khoa trương, những điều thậm chí còn lạ lùng hơn cũng đã xảy ra trong quá khứ. Theo định luật Murphy hay còn gọi là định luật bánh bơ, “Nếu một việc có thể diễn tiến xấu, nó sẽ diễn tiến đúng như thế”
Định luật Murphy:
“Nếu một việc có thể diễn tiến xấu, nó sẽ diễn tiến đúng như thế”
(tiếng Anh: Anything that can go wrong, will go wrong)
Khủng hoảng có thể đến từ rất nhiều nguyên nhân như: nguồn tài chính bị gián đoạn, an ninh mạng, bảo mật thông tin, quan hệ công chúng hay hậu cần kỹ thuật, công việc quá tải do không có công cụ quản lý v.v…. Khi xảy ra khủng hoảng, nếu người quản lý dự án không tỉnh táo và có đủ kỹ năng cần thiết sẽ dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng và điều tồi tệ nhất là dự án bị bỏ ngang, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp với khách hàng và nhân viên. Vì vậy dù bạn đang phải đối diện với những khó khăn nào, hãy đọc bài viết dưới đây và ghi nhớ “5 bước xử lý khủng hoảng trong quản lý dự án” do các chuyên gia xử lý khủng hoảng hàng đầu khuyến nghị.
Mỗi cuộc khủng hoảng luôn có ba giai đoạn: 1. Tiền khủng hoảng 2. Trong khủng hoảng 3. Hậu khủng hoảng. Hãy cùng khám phá trong mỗi giai đoạn, nhà quản lý cần phải làm gì để ngăn ngừa hoặc giảm nhẹ nhất thiệt hại của các cuộc khủng hoảng gây ra cho dự án và doanh nghiệp của bạn.
A. Trước khủng hoảng
1. Ngăn ngừa khủng hoàng
Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quản lý khủng hoảng là quản lý cuộc khủng hoảng trước khi bạn cần quản lý nó. Chẳng phải cách tốt hơn để xử lý một vấn đề là ngăn ngừa nó xảy ra ngay từ đầu sao?
Chúng tôi không khuyến khích bạn trở thành người bi quan, nhưng hãy lường trước những tình huống xấu nhất. Để làm được điều đó, đừng quên những nguồn thông tin và kinh nghiệm sau:
- Thông tin chi tiết từ các nhà quản lý dự án trước
- Nghiên cứu các nhà quản lý trước đã xử lý khủng hoảng như thế nào
- Tin tức trong ngành của doanh nghiệp bạn
- Xu hướng truyền thông với ngành của bạn
2. Xây dựng các kế hoạch dự phòng chi tiết với đội ngũ quản lý khủng hoảng
Rất khó để đưa ra các phương án dự phòng nếu bạn chỉ làm một mình. Bên cạnh việc lập kế hoạch dự phòng khủng hoảng cùng nhân viên, bạn cần một đội ngũ “đặc nhiệm” cho việc quản lý khủng hoảng. Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn, đội ngũ này có thể có hai người đến 20 người.
Nhà quản lý dự án thông thái nhất sẽ tập hợp ít nhất một người, hoặc là các trưởng phòng của mỗi bộ phận và đào tạo họ về cách tiếp cận và xử lý khi khủng hoảng xảy ra. Nhóm này cũng sẽ có trách nhiệm giải quyết các hậu quả của khủng hoảng trong phạm vi công việc của họ.
Ngoài giám đốc điều hành, nhóm “đặc nhiệm” quản lý khủng hoảng bao gồm người đứng đầu của:
– Phòng nhân sự
– Phòng kinh doanh
– Phòng marketing
– Phòng công nghệ
– Phòng quan hệ công chúng (nếu có)
Mỗi đại diện của từng bộ phận phải theo sát chính xác những gì có thể sai lệch trong quá trình lập kế hoạch và triển khai dự án. Bạn cần cộng tác và phát triển các phương án dự phòng cùng với mỗi người trong số họ. Cần đảm bảo thêm rằng mỗi thành viên trong nhóm “đặc nhiệm” được huấn luyện để hiểu về các rủi ro và xử lý ngay lập tức các tình huống sự cố theo kế hoạch.
Còn một lưu ý nữa, bạn có thể cảm thấy có trách nhiệm tự giải quyết các vấn đề nhưng hãy đối mặt với nó, những nhà quản lý giỏi nhất biết khi nào cần được giúp đỡ. Nếu bạn tập hợp đội ngũ của mình ngay từ khi nhận dự án, bạn không chỉ sẽ chuẩn bị tốt hơn khi cuộc khủng hoảng diễn ra, mà đồng nghiệp cũng sẽ rất ấn tượng với sự chủ động và nhạy bén của bạn.
B. Trong khủng hoảng
3. Giữ một cái đầu lạnh và tinh thần lạc quan
Bạn là người chèo lái con thuyền dù cho khi trời yên bể lặng hay khi có thảm họa ập tới. Cấp dưới sẽ trông vào bạn để tìm sự hướng dẫn, hỗ trợ; còn cấp trên thì cần bạn báo cáo, xoay chuyển tình thế một cách nhanh chóng. Hoảng loạn và sợ hãi chỉ làm trầm trọng hơn tình trạng vốn đang không có gì tốt đẹp. Nếu bạn mất bình tĩnh, team của cũng vậy. Vì thế hãy là người tiên phong. Nếu team của bạn thấy rằng bạn bình tĩnh, tập trung, và lạc quan; họ sẽ bắt chước hành vi của bạn và được truyền động lực.
4. Làm chủ khủng hoảng
Bước đầu tiên đối diện với khủng hoảng là ngăn chặn nó không lan rộng thêm nữa. Bạn có thể kiểm soát nó và sau đó có biện pháp để loại trừ. Để khắc phục khủng hoảng, bạn cần phải:
- Hành động nhanh chóng và dứt khoát
- Tập hợp mọi dữ liệu thực tế liên quan
- Quản lý các kênh truyền thông nội bộ và bên ngoài, và khuyến khích các ý tưởng mới để xử lý khủng hoảng
Một khi bạn đã có tất cả thông tin tin dữ liệu, và kiểm soát tốt truyền thông, bạn có thể đi trước và giải quyết vấn đề nhanh chóng.
5. Xác định nguyên nhân của cuộc khủng hoảng
Sau khi kiểm soát được cơn khủng hoảng và ngăn chặn chúng lan rộng, đã đến lúc bạn bắt đầu sửa chữa những thiệt hại và dẫn dắt team của bạn trở lại đúng hướng. Bước đầu tiên để xác định nguyên nhân của cuộc khủng hoảng là xác định vấn đề gốc rễ xuất phát từ bộ phận, phòng ban nào. Sau đó bạn cần gặp người trưởng phòng và nhóm của họ tìm hiểu nguyên nhân, và kiểm tra kỹ lưỡng mức độ mà mỗi thành viên phải chịu trách nhiệm. Có thể không chỉ đơn thuần là thành viên trong nhóm đã mắc lỗi. Xem lại các dữ kiện bạn thu thập được, và tổ chức một buổi thảo luận với cả nhóm làm thế nào để ngăn ngừa tốt nhất cuộc khủng hoảng này lặp lại.
C. Hậu khủng hoảng
Chỉ vì bạn đã vượt qua khủng hoảng và trở lại guồng công việc không có nghĩa là việc xử lý khủng hoảng đã hoàn tất. Hãy nhớ cách chúng ta bắt đầu với tầm quan trọng của việc giám sát? Sau khi sống sót qua cuộc khủng hoảng, chắc chắn rằng bạn đã nắm bắt được không chỉ cách cuộc khủng hoảng bắt đầu, mà còn các bước để giải quyết hiệu quả.
Sau một vài cuộc khủng hoảng, hãy lưu giữ thật tốt hồ sơ xử lý, bạn sẽ không chỉ làm tốt công việc giám sát mà còn giúp ngăn ngừa và giải quyết khủng hoảng tương tự trong tương lai.. Không ai hoan nghênh cuộc khủng hoảng, nhưng hãy tận dụng lợi ích mà nó mang lại cho bạn, đó chính là những kinh nghiệm quý báu.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, Sacombank, VPBank, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Vissan, Tân Á Đại Thành, Hoà Bình Minh, Decathlon, Huy Thành Jewelry, Bamboo Airways, Novaland Group, Phục Hưng Holdings, PCC1, Đại Học Văn Lang, Đại Học Ngoại Thương, Bệnh viện Phụ sản Hà Nội, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books,…
Để tìm hiểu thêm về cách thức quản lý công việc và dự án hiệu quả, bạn có thể download miễn phí ebook: “4 chiến lược đón đầu – Cách mạng 4.0 cho doanh nghiệp Việt” tại đây.
