Các công ty hiện nay đều nhận thức được vai trò tối quan trọng của văn hóa doanh nghiệp trong việc thúc đẩy kết quả kinh doanh. Văn hóa doanh nghiệp không phải là phần điểm xuyết, thêm thắt, mà là một trong những nguyên liệu chính tạo nên doanh nghiệp. Đó là lý do vì sao “Chief Culture Officer” – Giám đốc Văn hóa Doanh nghiệp lại là một vị trí quản lý trong những công ty lớn như Google, WikiMedia, và Zappos. Ngoài ra, chúng ta hiện đang chứng kiến sự thay đổi trong ngôn ngữ thông dụng xung quanh khái niệm leadership nói chung. Những cụm từ như “lead like a gardener”, “hold the space”, và “set the environment” mô tả vai trò của mọi nhà lãnh đạo trong thời đại ngày nay, chứ không chỉ dành riêng cho những người nắm giữ các vị trí liên quan tới Văn hóa doanh nghiệp. Nếu bạn là một nhà lãnh đạo, bạn sẽ có trách nhiệm để tâm đến và, khi cần thiết, thay đổi văn hóa doanh nghiệp.
Rõ ràng, văn hóa có vai trò quan trọng, nhưng chúng ta cũng cần nhận thức rằng khó khăn là không thể tránh khỏi. Khó khăn trước hết đến từ bản thân văn hóa doanh nghiệp, cùng với đó là cách thức thay đổi văn hóa hiện vẫn đang còn mơ hồ. Dường như, đây là một phần tách biệt hẳn với những hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Tựa như nguồn năng lượng trong một căn phòng, văn hóa là một khái niệm khó nắm bắt. Vậy làm thế nào để bạn thay đổi một thứ như vậy?
Đồng ý rằng văn hóa là một khái niệm mơ hồ, nhưng chúng ta cần hiểu rằng văn hóa chính là một chuỗi các thói quen ở cấp độ cá nhân, đội nhóm, và doanh nghiệp. Và những thói quen thì có thể được quan sát, thấu hiểu, và thay đổi. Văn hóa của một công ty là giá trị của “integrity” – sự chính trực, là câu chuyện của nhà sáng lập vĩ đại, cũng giống như việc công nhận một thành viên trong nhóm. Văn hóa bao hàm cả tính “thần thoại” và “trần tục” (mượn một cách nói của Gayle Karen Young). Đó là một khái niệm khó nắm bắt, và cụ thể.
Chìa khóa của sự thay đổi văn hóa nằm ở việc chúng ta chú trọng đến các chiến thuật nhằm thay đổi những điều còn mơ hồ thành cụ thể. Đừng “lạc trôi” trong việc định hình các yếu tố thần thoại. Bạn có thể cân nhắc lại danh sách những giá trị văn hóa hàng ngày, nhưng những câu từ đầy trau chuốt ấy sẽ chẳng có tác dụng gì nếu mọi người không biết cách sống theo những giá trị bạn đề ra.
Nếu bạn nhìn nhận sự thay đổi văn hóa như một chuỗi những thay đổi thói quen thành công, việc biến điều đó thành sự thật sẽ không còn là nhiệm vụ bất khả thi. Tác động của một thay đổi nhỏ xuyên suốt các đội nhóm trong doanh nghiệp cũng đồng nghĩa với hàng trăm, hàng ngàn sự thay đổi trong cách thức tương tác để tuân theo văn hóa mà bạn mong muốn. Đó không phải điều đơn giản, nhưng bạn có thể tham khảo một số cách tiếp cận thực tiễn dưới đây để tạo ra sự thay đổi.
1. Thấu hiểu cách những thói quen vận hành
Việc thấu hiểu các thành phần của thói quen sẽ giúp bạn hiểu được: 1) vì sao những thói quen hiện có trong doanh nghiệp lại xuất hiện; 2) điều gì củng cố chúng; và 3) bạn phải làm gì để thay đổi các yếu tố môi trường nhằm thay đổi điều đó.
Thói quen hình thành từ ba phần: kích thích, lề thói, phần thưởng. Kích thích (trigger) là thứ thúc đẩy một hành động hay phản ứng cụ thể – như một sự kiện, cảm giác, hoặc vật thể… Lề thói (routine) là một chuỗi các hành động và cảm xúc. Phần thưởng (reward) là thứ củng cố lề thói ấy.
Hãy cùng quan sát một ví dụ đơn giản sau đây:
- Đồng hồ báo thức của bạn đổ chuông (kích thích)
- Bạn nhấn “snooze” (lề thói)
- Bạn có thêm vài phút ngủ cố đầy dễ chịu (phần thưởng)
Một ví dụ trong công ty có thể diễn ra như sau:
- Một quyết định quan trọng cần phải được đưa ra (kích thích)
- Bạn thận trọng và thực hiện một vài cuộc thảo luận bên lề (lề thói)
- Bạn né tránh mọi cuộc trao đổi bất tiện, công khai (phần thưởng)
Vòng lặp kích thích – lề thói – phần thưởng này diễn ra thường xuyên với bạn, với đội nhóm và doanh nghiệp của bạn. Khi đã hiểu về những vòng lặp này, bạn sẽ thấy cách mà bạn và mọi người đang khuyến khích, củng cố những tương tác không mong đợi, và đâu là những rào cản ngăn bạn tìm đến những điều tốt đẹp.
2. Xác định một vài thói quen mấu chốt, phổ biến cần được thay đổi
Để bắt đầu thay đổi văn hóa, hãy lựa chọn giải quyết một vài thói quen trước tiên. Đâu là những xu hướng phổ biến nhất hiện đang giữ chân công ty của bạn? Khi bạn nhìn nhận lại sự thất vọng của mình, nó bắt nguồn từ đâu?
Hãy tập trung vào những thói quen cụ thể và hiện đang tồn tại rộng rãi. Việc chọn ra một thói quen cụ thể sẽ giúp bạn đưa ra những biện pháp tập trung, có chủ đích. Còn việc tìm ra thói quen phổ biến sẽ giúp bạn đạt được một chiến thắng rõ ràng với số đông.
Có hai điều quan trọng mà bạn sẽ đạt được với sự thay đổi cụ thể, rõ ràng. Trước hết, nó sẽ thể hiện rằng sự thay đổi văn hóa không chỉ nằm trên miệng của những nhà lãnh đạo. Thứ hai, nó giúp mọi người nhìn được, và cảm nhận được sự thay đổi văn hóa. Điều đó mang lại cơ hội để mọi người thực hiện một việc dường như vô hình.
Chẳng hạn, nếu bạn mong muốn tạo ra văn hóa trao quyền trong công ty, bạn nên thực hiện hai thói quen tốt: 1) xu hướng tìm đến lãnh đạo bất cứ khi nào nhân viên cần đưa ra một quyết định lớn; và 2) sự sẵn lòng của người lãnh đạo trong việc cung cấp một câu trả lời. Đó là những thói quen cụ thể của sự trao quyền, được áp dụng giữa các nhóm với nhau, và cùng góp phần kiến tạo nên một tác động lớn.
3. Bẻ nhỏ những thói quen ấy thành những kích thích, lề thói, và phần thưởng
Sau khi đã chọn lọc một vài thói quen chính, hãy xác định các thành phần của chúng. Khi chia nhỏ theo cách này, bạn sẽ dễ dàng nhìn thấy vì sao có những hành vi vẫn tồn tại ngay cả khi lãnh đạo hoặc thành viên trong nhóm tuyên bố rằng họ không tán thành với chúng. Khi hiểu được động cơ của những thói quen xấu, bạn sẽ có cơ hội loại bỏ chúng.
Hãy cân nhắc những câu hỏi sau:
- Để xác định kích thích: Điều gì thúc đẩy hành vi đó? Mọi người phản ứng với điều gì?
- Để xác định lề thói: Phản ứng ấy bao gồm những gì? Hành vi hoặc cảm xúc nào xuất hiện?
- Để xác định phần thưởng: Mọi người thu được lợi ích gì từ hành vi ấy? Vì sao họ tiếp tục làm như vậy?
Hãy tìm câu trả lời cho những câu hỏi này dựa trên hai thói quen được mô tả phía trên.
Vòng lặp thói quen của nhân viên
- Kích thích: quyết định lớn, những cảm giác lo lắng và không chắc chắn
- Lề thói: hỏi ý kiến lãnh đạo
- Phần thưởng: nhận một câu trả lời rõ ràng, giảm bớt lo lắng, thêm phần chắc chắn
Vòng lặp thói quen của lãnh đạo
- Kích thích: nhân viên hỏi ý kiến, cảm giác người khác cần đến mình, sự khó chịu khi bị hỏi
- Lề thói: đưa ra ý kiến và nhắc nhở về sự trao quyền
- Phần thưởng: tiết kiệm thời gian (so với khi dành thời gian hướng dẫn nhân viên), củng cố ý thức về giá trị cho nhóm, cũng như ý thức về thúc đẩy sự trao quyền
4. Xác định nguyên nhân gốc rễ của thói quen hiện tại
Nếu bạn muốn mọi người cùng thực hiện một thói quen, hãy đảm bảo rằng các điều kiện phù hợp đã được đặt ra cho họ. Trước khi đưa ra các điều kiện phù hợp, bạn cần hiểu được vì sao một hình mẫu cụ thể lại xuất hiện.
Các thói quen xảy ra nhờ sự kết hợp đặc biệt của những yếu tố đến từ cá nhân và môi trường. Nỗ lực thay đổi một yếu tố mà bỏ qua yếu tố còn lại là một sai lầm phổ biến và có khả năng gây nên hệ quả khôn lường.
Cân nhắc những câu hỏi dưới đây:
- Điều gì thuộc về yếu tố môi trường đang đẩy mọi người đến gần hơn thói quen ấy?
- Thói quen ấy đến từ sự thiếu hụt về những kỹ năng, chương trình đào tạo, hay thông tin nào?
Câu trả lời cho những câu hỏi trên nên thúc đẩy những nỗ lực phá vỡ thói quen hiện tại. Hãy cùng xem điều này sẽ diễn ra như thế nào với những vòng lặp thói quen mà chúng ta đã nói đến bên trên.
Vì sao một quyết định quan trọng lại gây ra cảm giác lo lắng và tạo cho nhân viên xu hướng tìm đến với người lãnh đạo?
- Nhân viên không có đủ thông tin cần thiết để đưa ra quyết định một cách hiệu quả nhất
- Nhân viên không cho rằng lãnh đạo thoải mái với việc họ tự đưa ra quyết định mà không có sự giám sát chặt chẽ
- Nhân viên có thông tin, nhưng lại không đủ năng lực để đưa ra quyết định
Vì sao lãnh đạo tiếp tục ra quyết định cho nhân viên, mặc dù họ mong muốn nhân viên tự đề xuất quyết định của chính mình?
- Họ đang suy nghĩ về mặt ngắn hạn, và không hiểu rằng họ đang củng cố thêm sự phụ thuộc của nhân viên vào mình
- Họ không đủ kỹ năng đào tạo nhân viên
- Họ không tin tưởng khả năng ra quyết định của nhân viên
- Họ không có thời gian đào tạo để nhân viên có thể tự đưa ra quyết định của mình
Mỗi một nguyên nhân này sẽ cần tới một cách thay đổi khác nhau để loại bỏ thói quen mà nó gây ra.
5. Đưa ra các điều kiện để mọi người thực hiện thói quen thay thế
Cách đơn giản nhất để thay đổi thói quen là giữ nguyên thành phần kích hoạt và phần thưởng, nhưng thêm vào một lề thói mới. Bạn có thể thực hiện sự thay đổi này cho mọi người bằng cách đưa ra những thay đổi có hệ thống trên toàn công ty nhằm giải quyết nguyên nhân gốc rễ của thói quen xấu. Những thay đổi này có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, bao gồm thông tin, công cụ, và/hoặc sự hỗ trợ.
Hãy tiếp tục phân tích ví dụ của chúng ta để quan sát xem điều này sẽ diễn ra như thế nào.
Vòng lặp thói quen của nhân viên
Kích thích: quyết định lớn, những cảm giác lo lắng và không chắc chắn
Nguyên liệu cho Thói quen Thay thế:
- Quy trình đào tạo, ra quyết định được tiêu chuẩn hóa (để tăng cường năng lực)
- Quyền đưa ra quyết định được định nghĩa cụ thể để làm rõ quyết định thuộc về ai và có được niềm tin từ lãnh đạo
- Công cụ quản lý tri thức tập trung để cung cấp những thông tin cần thiết
- Công cụ trao đổi trên các kênh để ghi nhận lời khuyên từ đồng nghiệp
Phần thưởng: sự lo lắng giảm bớt, sự chắc chắn tăng lên
Vòng lặp thói quen của lãnh đạo
Kích thích: nhân viên hỏi ý kiến, cảm giác người khác cần đến mình, sự khó chịu khi bị hỏi
Nguyên liệu cho Thói quen Thay thế:
- Chương trình đào tạo về cách hướng dẫn nhân viên
- Quy trình ra quyết định để gia tăng sự tin cậy vào năng lực của nhân viên
- Công cụ quản lý tri thức để điều hướng nhân viên khi hỏi về hoàn cảnh
Phần thưởng: thời gian được tiết kiệm, ý thức về giá trị được tăng cường trong đội nhóm thông qua sự đào tạo, hướng dẫn.
6. Lắng nghe phản hồi
Những thói quen không phải khi nào cũng xảy ra và thay đổi như bạn mong muốn, đặc biệt là trong những tổ chức lớn. Hãy đảm bảo rằng bạn tìm kiếm và lắng nghe những phản hồi khi thực hiện các thay đổi có hệ thống. Nếu có điều gì xảy ra không đúng với mong muốn của bạn, hãy tự đặt cho bản thân những câu hỏi dưới đây:
- Liệu chúng ta đã nói rõ ràng với nhau rằng sự thay đổi này cũng xuất phát từ mong muốn của chính họ?
- Liệu chúng ta đã giải thích vì sao điều này lại quan trọng? Bức tranh lớn hơn của sự thay đổi thói quen là một phần của điều gì?
- Liệu chúng ta đã cung cấp cho mọi người sự hướng dẫn và nguồn lực để thực hiện điều đó?
- Liệu yêu cầu về thời gian có hợp lý hay không? Họ có thời gian để làm điều này hay không?
Việc sử dụng cách tiếp cận có hệ thống để thay đổi những thói quen nhỏ có thể thúc đẩy những sự chuyển mình lớn lao trong toàn bộ doanh nghiệp. Bạn sẽ phá vỡ những thói quen nào trong chính đội ngũ của mình?
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
Bài viết rất hữu ích