Trong số hơn 200 CEOs tại Việt Nam mà chúng tôi đã có cơ hội thảo luận về đề tài điều hành và quản lý doanh nghiệp, có tới trên 90% sử dụng ít nhất một phần mềm chat (như Zalo, Skype, Facebook, Viber, Slack,…) làm kênh giao tiếp và kiêm luôn cả giao việc với hi vọng sẽ xử lý công việc nhanh chóng hơn. Tuy nhiên chính họ vẫn luôn phàn nàn về tình trạng hỏi đến việc nào là việc đó trễ, thông tin trở nên quá tải; hay nhân viên đổ lỗi cho nhau khi không hoàn thành công việc.
Qua nghiên cứu phương pháp quản lý của rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam và quốc tế, chúng tôi đã đúc rút được một bài học lớn:
Phần mềm chat không bao giờ là một công cụ quản lý công việc dành cho doanh nghiệp.
Với một nhóm nhỏ thì có thể, nhưng với doanh nghiệp thì không! Văn hóa sử dụng phần mềm chat để quản lý công việc sẽ từ từ ăn sâu, trở thành thói quen xấu và giết chết doanh nghiệp của bạn. Bởi vì ẩn sau đó là lối tư duy ngắn hạn “theo từng dòng chat”, mà cả công ty có nguy cơ bị ảnh hưởng. Đó là còn chưa kể đến nhân viên của bạn đang sử dụng phần mềm chat cho những mục đích cá nhân và số tiền lương bạn trả cho họ đang không tương xứng với thời gian họ dành cho công việc.
Và ngay cả cách thức và thái độ bạn chọn khi giao tiếp qua phần mềm chat có những ảnh hưởng rất lớn tới việc mọi người cảm nhận khi làm việc mà bạn không thể ngờ tới. Bạn đã có thể mang các dòng cảm xúc tiêu cực từ nhóm chat này sang nhóm chat khác mà không biết. Giả sử hôm nay xe hỏng trên đường tới công ty, bạn vừa có một trận cãi vã lớn với vợ/chồng mình qua Zalo, và bạn đem hết những bực dọc và phẫn nộ vào những dòng chat với nhân viên. Họ không biết về câu chuyện của bạn, họ sẽ cảm thấy rất áp lực và không biết “Phải chat lại với sếp như thế nào đây?”.
Chat không thúc đẩy bạn làm việc mà chỉ khiến bạn và nhân viên quanh quẩn cả ngày trong các phòng chat. Điều đó giống như tham gia một cuộc họp dài bất tận mà không có lịch trình cụ thể.
Chúng tôi đã giúp bạn lập một danh sách những điểm tích cực và tiêu cực về việc áp dụng các phần mềm chat cho doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn đang đang dự định sử dụng chúng là kênh chính thức để giao tiếp và quản lý công việc, thì chúng tôi khuyến khích bạn nên cân nhắc lại sau khi đọc bài viết này.
1. Những điểm tích cực của phần mềm chat
Phần mềm chat thật tuyệt và hữu dụng cho việc…
1.1. Cập nhật thông tin
Khi bạn cần đưa ra một ý tưởng trong một nhóm nhỏ, không có gì tốt hơn là chat. Viết một vài câu, kéo vào một hình ảnh, hay dẫn một đường link và chờ phản hồi nhanh của nhóm. Và cứ tiếp tục như vậy (kết thúc một chủ đề thật nhanh chóng trước khi lại bị cuốn trở lại bằng một chủ đề khác).
1.2. Cảnh báo
Đôi khi việc đưa ra các thông tin quan trọng trước mọi người là điều cần thiết. Trễ hẹn với khách hàng, chậm tiến độ dự án, thất thoát tài chính,… những sự cố như vậy cần sự chú ý ngay lập tức của nhóm để tìm cách giải quyết.
1.3. Tạo niềm vui nơi công sở
Chat sẽ giúp bạn làm điều đó. Ngoài việc trao đổi công việc, một vài câu nói đùa hay những hình ảnh, emoji vui nhộn sẽ giúp nhóm giảm bớt căng thẳng và vui vẻ với nhau hơn.
1.4. Tạo sự gắn kết
Điều này đặc biệt quan trọng với những cá nhân hay nhóm phải làm việc từ xa. Nhân viên của bạn chắc chắn cần cảm thấy mình là một phần của team để có thêm năng lượng làm việc.
2. Tuy nhiên, phần mềm chat nội bộ cũng tiềm ẩn nhiều mối nguy hại
Nếu bị “lạm dụng” thành một kênh chính thức để giao tiếp và quản lý công việc trong doanh nghiệp, phần mềm chat có thể dẫn tới tình trạng…
2.1. Mệt mỏi tinh thần và kiệt sức
Các cuộc trao đổi liên tục suốt cả ngày, không mở đầu, không kết thúc và cứ kéo dài mãi. Bạn có thể quyết định không chú ý đến những tiếng “póc póc” báo tin nhắn mới và tắt thông báo để tập trung vào công việc, nhưng bạn lại sợ mình sẽ bỏ lỡ tin tức quan trọng hay một câu chuyện thú vị nào đó.
2.2. Văn hóa ASAP (as-soon-as-possible)
Có nghĩa là việc gì cũng phải ngay lập tức.
Phần mềm chat nội bộ dường như tạo cho chúng ta một loại “hành vi” và “phản xạ có điều kiện” mới. Mọi tin nhắn đều trở nên quan trọng, cấp thiết. Mọi việc phát sinh đều cần xử lý ngay. Nhưng thực tế là hoàn toàn ngược lại, hầu như mọi việc đều không khẩn cấp đến vậy.
Hơn nữa, công việc ASAP sẽ phá hoại các yêu cầu công việc không được gắn mác “ngay lập tức”. Như vậy cách duy nhất để hoàn thành công việc là ném chúng trước mặt mọi người và yêu cầu phản hồi ngay. Điều đó giống như bạn không ngừng vỗ vai, kéo áo nhân viên, bắt họ dừng việc họ đang làm và chuyển sự chú ý sang việc bạn yêu cầu. Đến cuối ngày, có thể nhân viên của bạn đã lỡ mấy cái deadline rồi.
ASAP không phải cách làm việc bền vững!
2.3. Nỗi sợ không có tiếng nói
Nếu như một thành viên lựa chọn bỏ qua các thông báo tin nhắn mới để tập trung công việc của mình, anh ta sẽ không thể bắt kịp các cuộc trò chuyện dài hàng trăm dòng trong nhóm chat. Vì thế anh ta sẽ khó có cơ hội tham gia vào các câu chuyện khi chúng đã trôi rất xa và anh ta mất dần tiếng nói.
Điều này khuyến khích mọi người luôn để mắt tới các phòng chat để có thể là một phần trong các cuộc trao đổi.
2.4. Lối tư duy theo từng dòng thay vì suy nghĩ thấu đáo trước khi đưa ra ý kiến
Độ dài của những vấn đề thảo luận phần nào phản ánh tính quan trọng của thảo luận đó. Vì chat được biểu hiện thành từng dòng ngắn, nên một suy nghĩ hoàn chỉnh sẽ phải mất nhiều dòng mới diễn tả hết được. Nhưng trong phòng chat, bất kỳ ai cũng có thể chen ngang trước khi bạn kịp đưa ra toàn bộ thông tin và khiến bạn bực bội.
Hơn nữa, những suy nghĩ không đầy đủ và những phản ứng vội vàng sẽ gây nhiều khó khăn trong việc xem xét toàn diện một vấn đề để đưa ra những quyết định quan trọng – đặc biệt là trong bối cảnh cần phối hợp nhóm. Bạn thử tưởng tượng nó giống như ở trong một cuộc họp mà mỗi người nói một câu và ngắt lời trong khi bạn đang cố gắng đưa ra quan điểm của mình.
2.5. Ngầm thống nhất ý kiến
“Bởi vì chúng tôi đã trao đổi trong phòng chat và mọi người cần biết đều đã biết rồi”.
Khi một thành viên gửi nội dung gì đó vào phòng chat và không ai có ý kiến, mọi người đều ngầm hiểu rằng tất cả đã đọc và đồng ý. Quyết định được đưa ra mà không có sự đồng ý của mọi người bởi vì họ đã không ở đó trong cuộc thảo luận. Điều này liên quan đến nhiều điểm ở trên – “ngay lập tức” hiếm khi là thời điểm để vừa trao đổi vừa đi đến kết luận.
2.6. Lan man, thiếu ngữ cảnh và lặp đi lặp lại
Cuộc trò chuyện lẽ ra chỉ trong mấy phút nhưng có thể bị kéo dài trong hơn 30 phút. Vì thảo luận liên tục trong một nhóm sẽ rất khó kết thúc, nhất là khi có một người mới đọc được tin và lại tiếp tục chat, và thường là chat lại những vấn đề đã được bàn bạc trước đó. “Chúng ta đã nói cái này rồi mà!” là điệp khúc thường thấy trong các phòng chat, và chắc chắn vẫn có những người bị bỏ sót thông tin vì hàng trăm tin nhắn mới về những chủ đề mới lại tiếp tục được đưa ra.
2.7. Chat nhắc nhở bạn rằng bạn đang chậm lại phía sau
Mỗi tin nhắn đến lại làm đầy hòm thư, chỉ riêng việc phải kiểm tra lượng thông báo tin nhắn mới lên tới hàng trăm sau mỗi vài giờ không online giống như bạn đang phải đuổi theo cái gì đó cả ngày. Tệ hơn nữa là nó gây ra cảm giác lo sợ và ngại mỗi lần mở điện thoại và nhìn thấy thông báo ngập màn hình, hay biểu tượng +100 trong ứng dụng chat. Bạn có nhất thiết phải đọc từng dòng chat? Chúng thật tốn thời gian. Nhưng nếu không đọc bạn sẽ không biết thông tin đó có liên quan tới công việc của mình và có quan trọng hay không. Vì thế dù đọc hay không, đó là rủi ro của riêng bạn.
2.8. Không tìm kiếm lại được thông tin quan trọng
Bạn đã bao giờ cảm thấy khó khăn khi muốn tìm lại một tài liệu hoặc khi bạn giao việc cho ai đó? Bạn có thể tìm ra một vài manh mối nhưng lại phải mất công cắt ghép những đoạn chat riêng lẻ để có được bức tranh hoàn chỉnh. Có thể đó là những mẩu chat từ nhiều tuần trước hay một vài tiếng trước. Điều cơ bản là mỗi công việc của bạn không có một không gian riêng để thảo luận và cập nhật tiến độ.
2.9. Sự hiện diện, các giả định và kỳ vọng
Nhiều phần mềm chat đặt một chấm nhỏ màu xanh lá cây bên cạnh tên mọi người, thể hiện rằng ai đó đang online. Chúng ta ngầm hiểu đó là sự hiện diện, và nó có thể dẫn đến điều tồi tệ hơn bạn nghĩ. Đó là áp lực nơi công sở phải duy trì sự hiện diện trong nhóm chat. Bởi vì “Nếu đèn xanh cạnh tên bạn không bật sáng, bạn không được tính là đang làm việc”. Và áp lực đó buộc bạn phải online cả ngày, thật là phiền nhiễu vì bạn đang cố gắng thực sự tập trung cho công việc của mình.
Vậy đấy, việc bắt buộc phải online chỉ là một phiên bản “hiện đại” hơn của việc ngồi không (chỉ có mặt mà không làm việc).
2.10. Phân mảnh sự tập trung
Bạn luôn phải để mắt đến các nhóm chat và các thông báo tin nhắn mới, và đồng thời để mắt đến các đầu việc cần hoàn thành trong ngày, đó là khi bạn đang cố gắng multitasking (làm việc đa tác vụ).
Có khi bạn đang đọc dở một tài liệu mà có tin nhắn mới, đó có thể là cập nhật rất quan trọng của dự án. Vậy là bạn lại kiểm tra tin nhắn, nhưng hóa ra đó là một đồng nghiệp chia sẻ một câu chuyện hài trên mạng và mọi người chỉ đang bàn tán về câu chuyện đó với các emoji dễ thương. Bạn quyết định quay trở lại với tập tài liệu, và… đọc lại từ đầu vì mạch suy nghĩ đã bị đứt đoạn.
Điều đó tương tự khi bạn đang cố gắng tập trung để làm các công việc quan trọng khác. Chỉ cần một tiếng thông báo vang lên đã làm bạn đánh mất sự chú tâm rồi.
3. Cần khẳng định rằng: Phần mềm chat sinh ra không phải để quản lý công việc!
Chúng tôi tin rằng sự chú tâm là một trong những tài sản quý giá nhất, đừng để những phần mềm chat kiểm soát bạn mà hãy kiểm soát chúng một cách thông minh, biến chúng thành những công cụ hữu ích chứ không phải một thứ đánh cắp thời gian quý báu của bạn và nhân viên.
Đến đây, chắc hẳn với vai trò là người lãnh đạo doanh nghiệp, bạn sẽ cân nhắc thật kỹ việc coi phần mềm chat là kênh giao tiếp kiêm quản lý công việc chính thức của công ty. Chúng tôi đã trải nghiệm, chúng tôi đã rút ra bài học và vì vậy chúng tôi chia sẻ để bạn không gặp phải những rắc rối, lo lắng, stress và hiểu nhầm mà việc quản lý bằng phần mềm chat có thể gây ra cho bạn và doanh nghiệp của bạn. Thay vào đó, hãy tìm hiểu và sử dụng các phần mềm quản lý công việc chuyên biệt, tạo một không gian làm việc tập trung với toàn bộ các tính năng cần thiết công việc của bạn.
Đọc Review chi tiết: Top 15 phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất hiện nay
Tổng quan về Base Wework – công cụ quản lý công việc tuyệt vời thay thế cho phần mềm chat
Chúc doanh nghiệp của bạn ngày càng năng suất hơn và hiệu quả hơn!
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Nếu bạn muốn nhận tư vấn và hỗ trợ demo trải nghiệm Base Wework, hãy đăng ký ngay TẠI ĐÂY.
