Đối với một doanh nghiệp thời đại 4.0, sự cồng kềnh, kém linh hoạt trong khâu trao đổi thông tin và kiểm soát tiến độ là những “lưỡi dao sắc bén” giết chết doanh nghiệp, bởi hiệu quả làm việc là một trong những yếu tố sống còn. Nếu bạn là một nhà quản trị đang tìm kiếm giải pháp về kiểm soát công việc và tăng hiệu suất doanh nghiệp, thì Wework xứng đáng là một phần mềm bạn nên tham khảo.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phác thảo một số giải pháp của Wework cho những vấn đề phổ biến mà các nhà quản trị đang gặp phải.
1. Quản lý cả công ty trên một “trang giấy”
Hãy hình dung bạn là một người quản lý, bạn muốn biết nhóm hoặc một thành viên trong nhóm đang làm việc gì. Làm thế nào để bạn biết được điều đó?
- Bạn sẽ hỏi team: Công việc hiện tại tới đâu rồi?
- Họ sẽ lục lại email, tìm kiếm các thảo luận về công việc liên quan, xem lại ghi chú cá nhân, hoặc tìm lại một số tài liệu gần đây. Mục đích là để cố gắng hình dung ra một bức tranh tổng quan, rõ ràng về khối lượng công việc hiện tại. Thông thường, tại thời điểm được yêu cầu báo cáo, đa số mọi người mới bắt đầu tổng hợp thông tin và nghĩ tới “bước tiếp theo” cho công việc.
- Sau đó, họ sẽ trả lời câu hỏi của bạn, với một danh sách việc đang làm, nhưng khó tránh khỏi bỏ quên vài việc do thiếu sót trong quá trình tổng hợp và chọn lọc.
Khi bạn quản lý công việc với Phần mềm quản lý công việc và dự án Base Wework, vấn đề này sẽ không còn nhức nhối, bởi bạn sẽ thấy việc gì – của ai – cần phải hoàn thành vào lúc nào. Thay vì hỏi “công việc tới đâu rồi”, bạn chỉ cần click vào một “dự án” hoặc mục “thành viên” trong Wework, để thấy được tất cả công việc của họ tại một nơi.
Hãy nhìn vào giao diện Base Wework – bao nhiêu nhiệm vụ đã hoàn thành, nhiệm vụ gì chưa hoàn thành và ai chịu trách nhiệm cho việc đó.
Đây là lợi ích lớn nhất khi sử dụng Wework, nó cho phép bạn THẤY cả công ty làm việc ở cùng một chỗ.
Đối với nhân viên, thấy được tổng quan dự án cũng rất quan trọng. Không còn ai phải hỏi “tôi cần làm gì tiếp?”. Thay vào đó, họ chỉ cần xem danh sách công việc và tập trung vào việc quan trọng nhất. Bởi Wework cho phép bạn nhìn thấy những công việc của người khác nữa, nên nó sẽ khuyến khích mọi người cùng đóng góp vào kết quả chung.
2. Thảo luận trên từng hành động
Hiện tại, cách giao tiếp trong team bạn có thể qua những cách sau:
- Tin nhắn
- Các cuộc họp
- Gọi điện thoại
Vấn đề đối với hầu hết hình thức giao tiếp trên là bạn chỉ thảo luận, trao đổi, mà hiếm khi dựa trên một danh sách việc cần hoàn thành. Ví dụ như email, cả một team hào hứng nói về một ý tưởng. Nhưng cuối cùng, không ai biết ai cần làm gì tiếp, và không cảm nhận được mức độ khẩn cấp của từng đầu việc.
Khi bạn sử dụng Wework, tất cả thảo luận về từng nhiệm vụ đều nằm ngay trong nhiệm vụ đó. Nhờ vậy, bạn nắm rõ các vấn đề xoay quanh nó, tập trung vào giải pháp để nhiệm vụ đó hoàn thành, từ đó thúc đẩy dự án tiến triển nhanh hơn.
Thảo luận trực tiếp trên từng nhiệm vụ với Base Wework
3. Theo dõi tiến độ một cách sát sao
Khi bạn viết ra danh sách việc cần làm, khối lượng công việc team cần chịu trách nhiệm, điều này sẽ khiến tinh thần trách nhiệm giữa các thành viên cao hơn. Mọi người đều nhìn thấy khối lượng công việc mà người khác cần hoàn thành.
Không công việc nào có thể bị ẩn trong Wework. Không còn có chuyện “Tôi không nhận được email” bởi vì mọi người đều nhìn thấy công việc mà bạn được giao cho. Với cách đó, các thành viên sẽ làm việc chăm chỉ hơn để đảm bảo xong việc đúng hạn.
Khi bạn giao việc cho ai đó qua email, rất khó để quản lí deadline của họ. Họ thường loay hoay giữa một đống việc và nói rằng: “Xin lỗi, tôi đang bận việc khác, tôi sẽ làm việc này sau” hoặc “xin lỗi vì đã quên mất…” Nhưng khi sử dụng Wework bạn có thể chốt luôn thời hạn cho từng việc, và khi bị trễ deadline, ai cũng thấy được sự chậm trễ đó mà không thể chối cãi.
Giao diện Gantt chart giúp theo dõi tiến độ sát sao của Base Wework
4. Meeting hiệu quả
Các cuộc họp liên miên gây lãng phí thời gian quá lớn. Với Wework, thời gian bỏ ra cho các cuộc họp có thể giảm đi đáng kể.
Chức năng bình luận và giao diện tổng quan công việc trong Wework (như mô tả ở trên) giúp hạn chế bớt các cuộc họp lại. Không cần quá nhiều cuộc họp để tập hợp công việc ở một chỗ, Wework đã làm xong điều này cho bạn. Thay vì cập nhật tình hình, nhiệm vụ của các cuộc họp giờ đây là tập trung thảo luận về cách giải quyết. Sau cuộc họp, bạn có thể triển khai ngay các giải pháp đã thống nhất, bằng cách sử dụng Wework để thêm dự án, nhiệm vụ, giao việc cho các thành viên một cách nhanh chóng.
5. Sử dụng được trên thiết bị di động
Base Wework hoạt động trơn tru cả trên điện thoại di động, tablet và máy tính (laptop, PC), đem lại một trong những giải pháp quản lý dự án và công việc hiệu quả bậc nhất cho doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.
Thừa hưởng tinh hoa của các mô hình quản lý nổi tiếng trên thế giới, Base Wework hỗ trợ người dùng tất cả công đoạn trong quy trình quản lý công việc và cộng tác giữa các thành viên trong nhóm. Từ lập kế hoạch, giao việc, báo cáo kết quả, liên lạc trao đổi,… đều dễ dàng sử dụng trên điện thoại di động, giúp người dùng chủ động quản lý công việc.
Vậy bạn đã sẵn sàng nâng cao hiệu suất doanh nghiệp cùng Wework?
Thấu hiểu trăn trở của các nhà quản trị, mong muốn của Wework là hỗ trợ doanh nghiệp Việt làm việc hiệu quả hơn bằng một giải pháp công nghệ chất lượng quốc tế nhưng chi phí Việt Nam. Wework.vn tự hào là nền tảng đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng tinh hoa của các mô hình quản lý nổi tiếng trên thế giới để giải quyết bài toán điều hành công việc và dự án cho doanh nghiệp. Wework kế thừa những tính năng ưu việt nhất, nhưng lại vô cùng đơn giản và dễ sử dụng.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
