7 dấu hiệu cho thấy quy trình quản lý của bạn đang gặp vấn đề nghiêm trọng

07/12/2018

Liệu bạn có kịp nhận ra quy trình quản lý của bạn đang bị đứt gãy hay thiếu hụt ở đâu đó?

Base Resources - Bạn có phải là kiểu nhà lãnh đạo thích áp dụng một quy trình quản lý duy nhất từ năm này qua năm khác, bất kể cho nhân sự hay chiến lược kinh doanh có sự thay đổi hay không? Nếu câu trả lời là có, thì rất có khả năng bạn chẳng bao giờ đo lường được kết quả từ việc quản lý của mình. Liệu bạn có biết là nó đang gặp trục trặc ở đâu đó không?

 

Trong trường hợp này, bạn có thể muốn phân tích quy trình quản lý hiệu suất hiện tại mà bạn đang áp dụng cho doanh nghiệp.

 

Dưới đây là 7 dấu hiệu cho thấy quy trình quản lý của bạn đang gặp phải các vấn đề nghiêm trọng:

 

1. Tỷ lệ nhân viên chán nản công việc hoặc nghỉ việc cao

 

Công ty bạn có tỷ lệ nghỉ việc (turnover rate) cao hơn so với các công ty khác trong cùng lĩnh vực không? Nhân viên của bạn có thường xuyên chán nản và stress với công việc?

 

Chỉ cần một trong hai câu trả lời là có, bạn cần nghiêm túc tìm hiểu ngay nguyên nhân gốc rễ của chúng. Trong nhiều trường hợp, tỷ lệ này xuất phát từ kỹ năng quản trị hiệu suất công việc còn chưa tốt.

 

Có 4 lý do chính khiến năng suất làm việc của nhân viên suy giảm:

 

  • Thiếu sự công nhận từ cấp trên và đồng nghiệp

  • Thiếu định hướng đúng đắn để phát triển sự nghiệp

  • Thiếu kỹ năng phát triển cá nhân

  • Thiếu những những góp ý mang tính xây dựng

 

Làm việc không hiệu quả trong thời gian dài sẽ dẫn tới tình trạng nhân viên nhảy việc, nghỉ việc gây ảnh hưởng tới năng suất chung toàn doanh nghiệp. Nếu lúc đó bạn mới bắt đầu nhận ra vấn đề thì đã quá muộn.

 

Đọc thêm: Top 5 phương pháp đơn giản giúp bạn truyền động lực cho nhân viên

 

2. Quy trình nghiệp vụ hoàn hảo nhưng không triển khai hiệu quả

 

Ban quản trị cấp cao đã nỗ lực rất nhiều để hình dung ra được các quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh cho doanh nghiệp: từ quy trình thiết kế một mẫu quảng cáo, quy trình ban hành một văn bản mới, quy trình onboarding nhân viên mới, quy trình thủ tục nghỉ việc cho nhân viên,... Tuy nhiên, liệu nó có được triển khai đúng như cách ban quản trị tưởng tượng hay không?

 

Nếu quy trình quản lý bị đứt đoạn hoặc không hiệu quả, nhân viên sẽ không hình dung được công việc hàng ngày hay mục tiêu cá nhân của họ có thể đóng góp vào chiến lược tổng thể như thế nào.

 

Hiện có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý và tự động hóa quy trình Base Workflow nhằm đảm bảo:

 

  • Quản lý mọi quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp
  • Phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban có liên quan
  • Chuẩn hoá và tối ưu luồng trao đổi dữ liệu
  • Dễ dàng thiết lập mọi loại quy trình

 

quy-trinh-quan-ly

Xây dựng và quản lý tự động các quy trình chuẩn trong doanh nghiệp dễ hơn bao giờ hết với Base Workflow

 

3. Không rõ ai là người chịu trách nhiệm

 

Liệu nhân viên của bạn có biết ai là người đang chịu trách nhiệm quản lý hiệu quả công việc của họ không? Đó là bộ phận nhân sự, cấp trên, đồng nghiệp, hay chính bản thân họ? Thường thì chỉ có các cấp quản lý mới chịu trách nhiệm về hiệu quả công việc, tuy nhiên phương thức truyền thống đó thường dẫn tới các quyết định chủ quan và lệch lạc.

 

Ngày nay, các nhân viên không còn làm việc độc lập nữa. Chỉ trong một bộ phận nhỏ đã có rất nhiều mối liên hệ công việc chồng chéo, chưa kể đến trong phòng ban cũng sẽ tương tự vậy. Do đó, trách nhiệm công việc không thuộc về riêng cá nhân nào. Mỗi thành viên đều là một mắt xích quan trọng trong quy trình quản lý hiệu suất của doanh nghiệp.

 

4. Nhân viên thường xuyên không đạt KPI

 

Trong trường hợp nhân viên liên tục không đạt chỉ tiêu đề ra, điều đó không đồng nghĩa với điểm đánh giá năng lực của họ mặc định ở mức yếu kém. Bởi cũng có thể là do quy trình thiết lập KPI chưa hiệu quả: Nhân viên không hiểu chính xác kỳ vọng của cấp trên - cấp trên không đánh giá đúng năng lực của nhân viên, từ đó gây ra chênh lệch giữa mục tiêu và kết quả thực tế.

 

Do vậy, bạn cần đào tạo cho bộ phận quản lý cấp trung cách xây dựng KPI hiệu quả, sau đó mới đến cách quản trị hiệu suất trong công ty.

 

Đọc thêm: KPI là gì? Hướng dẫn xây dựng KPI cho nhân viên


Ngoài ra, bạn cũng nên triển khai các chính sách nhằm tạo ra liên kết chặt chẽ giữa mục tiêu cá nhân của nhân viên với giá trị chung của công ty, từ đó xoá bỏ những băn khoăn của họ.

 

5. Các phản hồi chủ quan, sai lệch

 

Nếu quá trình xác định mục tiêu không tốt thì rất dễ đặt ra các mục tiêu không thể đo lường được. Trong trường hợp này, bạn và các quản lý cấp trung đều khó đưa ra được các đánh giá hiệu suất chính xác. Do đó, những phản hồi dành cho nhân viên không những không mang tính xây dựng, mà còn có thể đậm tính chủ quan và có sự sai lệch nghiêm trọng.

 

Đọc thêm: 5 sai lầm trong đánh giá nhân viên của nhà quản lý

 

Quy trình quản lý hiệu quả là quy trình bao gồm việc cấp trên liên tục định hướng nhân viên, tổ chức các buổi cố vấn định kỳ và đưa ra phản hồi có tính xây dựng. Các phản hồi này nên được xác định dựa theo hướng dữ liệu (data-driven). Một khi hiệu suất được đo lường dựa trên các dữ liệu và con số, sẽ không còn những phản hồi chủ quan và thiên vị nữa.

 

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý công việc có tính năng tự động đo lường và báo cáo hiệu suất làm việc của nhân viên dưới dạng các con số rất cụ thể (data-driven). Đó chính là công cụ giúp nhà quản lý đưa ra được nhận định và phản hồi chính xác nhất.

 

quy-trinh-quan-ly

 

Giao diện báo cáo hiệu quả công việc theo từng cá nhân của Phần mềm quản lý công việc & dự án Base Wework

 

6. Nhà quản lý ngại thay đổi

 

Quản trị hiệu suất không đơn thuần chỉ là làm đầy đủ các đầu việc được giao. Tuy nhiên một số nhà quản lý không muốn thẳng thắn đối diện với các vấn đề nảy sinh trong phạm vi do mình quản lý. Mặc dù nhân viên hay chính họ còn nhiều thiếu sót so với kỳ vọng nhưng họ vẫn chỉ tặc lưỡi cho qua, một mực nhanh chóng thực hiện cho xong quy trình.

 

Nếu muốn sở hữu một quy trình quản lý hiệu quả, đừng ngại đập tan những lỗi sai và xây lại bằng sự đúng đắn nhất.

 

Nếu nhân viên không phát huy được hết tiềm năng, bạn nên ưu tiên hỗ trợ họ để cải thiện hiệu suất công việc. Nếu nhân viên phạm lỗi, hãy giúp họ tìm cách sửa chữa và thay đổi. Nếu những người quản lý cấp trung “mắc bệnh” lười thay đổi, bạn hãy dùng sự sáng suốt của nhà quản trị cấp cao để khai thông tư tưởng và định hướng lại quy trình quản lý cho toàn doanh nghiệp.

 

Còn nếu chính bạn là người mắc sai lầm, hãy nghiêm túc lắng nghe góp ý từ nhân viên và giải quyết nó sớm nhất có thể.

 

7. Thiếu động lực phát triển cá nhân

 

Một trong những điểm quan trọng của quy trình quản lý hiệu quả là hỗ trợ nhân viên phát triển bản thân. Việc nhân viên phát triển con đường nghề nghiệp cũng thiết yếu như việc công ty tiến gần hơn tới tầm nhìn trong tương lai.

 

Nếu nhân viên cảm thấy làm việc tại công ty khiến họ trì trệ đi, họ sẽ tìm kiếm các cơ hội tốt hơn. Chắc hẳn bạn không hề muốn đánh mất những cá nhân tài giỏi đó. Bởi vậy, hãy đề cao việc đảm bảo nhân viên luôn được phát triển và trau dồi bản thân như một trách nhiệm của nhà lãnh đạo.

 

Kết luận

 

Một quy trình quản lý hiệu suất kém hiệu quả có thể gây ra nhiều thiệt hại to lớn tới doanh nghiệp. Do đó, cả nhà lãnh đạo và các cấp quản lý cần thường xuyên để ý tới những 7 dấu hiệu sai lầm trên tại nơi làm việc để kịp thời điều chỉnh, sửa chữa.

 

Base Wework là phần mềm quản lý công việc và dự án 4.0, với đầy đủ các tính năng hỗ trợ quản lý hiệu suất trong doanh nghiệp như giám sát chặt chẽ deadline, đánh giá kết quả hoàn thành công việc, tự động báo cáo năng suất làm việc,...

 

Đăng ký để nhận tư vấn và hỗ trợ demo giải pháp quản trị hiệu quả này ngay tại đây.

Từ khóa

Bài viết liên quan

Quy tắc 5S và câu chuyện lạ đời: Dọn dẹp khu vực làm việc sạch sẽ có thể tăng năng suất lao động?

Chuyện thật như đùa: Năng suất làm việc lại có mối quan hệ chặt chẽ với sự gọn gàng ngăn nắp của mỗi nhân viên!

Để không còn lãng phí thời gian làm việc vào màn hình điện thoại: 3 tùy chỉnh mà bạn không thể bỏ qua

“Nghiện” điện thoại đang là “căn bệnh” phổ biến của nhiều nhân viên văn phòng, gây lãng phí thời gian làm việc và ảnh hưởng tới hiệu quả then chốt. Nếu không nhanh chóng tìm phương thuốc chữa trị, bạn sẽ không thể lường trước được hậu quả mà chúng gây ra sau này!

Bỏ túi 3 phương pháp tối ưu thời gian làm việc cho nhân viên

Nhân viên của bạn đang sử dụng thời gian thiếu hiệu quả, gây ảnh hưởng tới năng suất làm việc? Đừng quá lo lắng, với 3 phương pháp dưới đây, bạn hoàn toàn có thể chặn đứng tình trạng này.

Đăng ký nhận bản tin