Với những người làm nghề nhân sự, khoảng thời gian 2 tháng sau khi tuyển dụng nhân viên mới luôn là một giai đoạn đầy khó khăn và thách thức. Họ luôn phải tìm cách giúp đội ngũ nhân sự “chân ướt chân ráo” này hòa nhập nhanh chóng với doanh nghiệp, đồng thời xây dựng mối quan hệ gắn kết giữa cả hai để níu giữ sự phục vụ của người lao động lâu hơn.
Nếu giải quyết triệt để hai bài toán trên, những người làm nhân sự phải thực sự đầu tư thời gian và công sức để xây dựng một quy trình mang tên Onboarding.
1. Onboarding là gì?
Onboarding dịch nôm na là nhập môn cho nhân viên mới. Đây là quá trình giúp nhân viên hòa nhập với vị trí và công việc mới, trên cả phương diện chuyên môn và văn hóa doanh nghiệp.
Trong quá trình này, nhân viên mới sẽ được học kiến thức, kỹ năng và hành vi cần thiết để phục vụ cho quá trình tác nghiệp sau này. Họ hòa nhập càng nhanh thì kết quả công việc càng tốt, dễ dàng đóng góp thành tựu cho doanh nghiệp hơn.
Trên thực tế, một nghiên cứu trong năm 2018 chỉ ra rằng “các tổ chức có lộ trình onboarding chuẩn hóa thì nhân viên mới sẽ có năng suất cao hơn trung bình 54% và tỉ lệ giữ chân nhân viên mới cao hơn 50%”.
Quy trình onboarding giữa các doanh nghiệp hiện nay có nhiều điểm khác biệt, chủ yếu do quy mô tuyển dụng và thủ tục làm việc không tương đồng. Cũng đôi khi, nó phụ thuộc vào sự tích cực, hòa đồng của đội ngũ nhân sự sở tại.
Nhiều doanh nghiệp ưa thích quy trình nghiêm ngặt với hệ thống rõ ràng – điều này có thể khó khăn nếu bạn tuyển số lượng người lớn. Cũng có các doanh nghiệp onboarding theo cách giao việc cho nhân viên mới để họ tự nỗ lực và khám phá ra đâu là thứ họ cần biết.
Dù là theo quy trình nào đi chăng nữa thì hãy cứ triển khai một quy trình, bởi nếu bạn không hề đả động tới onboarding cho người mới, họ sẽ bị bối rối không biết nên thể hiện bản thân mình như thế nào và làm sao để biết hết các quy tắc tại nơi làm việc.
2. Doanh nghiệp thu về lợi ích thực tế gì nếu triển khai quy trình onboarding?
Công việc của người làm nhân sự – tuyển dụng không kết thúc khi ứng viên đồng ý với job offer từ doanh nghiệp. Onboarding là hoạt động bước đệm vô cùng quan trọng để công đoạn tuyển dụng thực sự chứng minh được hiệu quả của nó.
Cụ thể, một quy trình onboarding hiệu quả sẽ đem lại rất nhiều lợi ích thực tế cho doanh nghiệp, chẳng hạn như:
- Tiết kiệm chi phí hoạt động:
Một quy trình onboarding với định hướng đúng đắn sẽ giúp nhân viên làm quen với công việc nhanh hơn thường lệ (tiêu chuẩn thông thường là 2 tháng), từ đó giảm thiểu và tối ưu được kinh phí đào tạo, học hỏi.
- Giảm thiểu lo âu và stress cho nhân viên:
Một cá nhân, dù tự tin đến đâu, khi bị đặt vào một môi trường mới với công việc hoàn toàn xa lạ, cũng sẽ có những biểu hiện bối rối, lo lắng nhất định. Để giảm thiểu những suy nghĩ tiêu cực này ở bộ phận nhân viên mới, quy trình onboarding sẽ đóng vai trò như chiếc cầu nối giúp họ làm quen với công việc, con người và văn hóa của doanh nghiệp nhanh, thân thiện hơn.
Theo Forbes, có tới 20% nhân viên mới quyết định nghỉ việc chỉ sau 45 ngày đặt chân tới công ty. Con số này vô cùng đáng báo động, khi tính trung bình, doanh nghiệp đã tiêu tốn chi phí từ 3000$ cho mỗi một cá nhân như vậy.
Để giảm thiểu con số đáng lo ngại này, quy trình onboarding sẽ định hướng và tạo điều kiện tốt nhất để nhân viên có thể làm việc và phát triển, từ đó xây dựng lòng tin, gắn kết họ sâu sắc hơn với tổ chức.
Nếu tuyển dụng đã tốn nhiều công sức tạo trải nghiệm tốt nhất cho ứng viên để biến các ứng viên tiềm năng thành nhân viên thử việc cho doanh nghiệp, thì onboarding chính là quy trình “chốt sales” mang về cho doanh nghiệp những nhân viên chính thức đáng mơ ước.
3. Để có một quy trình onboarding hiệu quả, bạn cần thực hiện các bước sau
3.1. Xác định giá trị cốt lõi của quy trình onboarding
Trước khi đi vào xây dựng hay triển khai quy trình onboarding cho nhân viên, các nhà quản lý và chuyên viên nhân sự cần phải xác định được mục tiêu cụ thể của nó qua những câu hỏi sau:
- Đâu là những thông tin nhân viên mới cần biết về công việc và môi trường doanh nghiệp? Thông tin nào sẽ khiến họ trở nên tích cực và thoải mái hơn cả?
- Bạn muốn xây dựng ấn tượng gì tới nhân viên mới trong ngày đầu tiên họ nhận việc?
- Những chính sách và thủ tục quan trọng nào nhân viên phải nắm được trong ngày đầu tiên để tránh phạm phải sai lầm trong khi làm việc? Hãy tập trung vào những ý quan trọng nhất.
- Bạn có thể cung cấp những gì để nhân viên có thể cảm thấy được chào đón và trân trọng tại nơi làm việc ngay từ những ngày đầu tiên? (bàn làm việc, thiết bị văn phòng, ưu đãi,…?)
- Nhân viên sẽ cảm thấy bản thân có giá trị khi được chia sẻ những kinh nghiệm làm việc hữu ích. Hãy tìm hiểu những điều bạn có thể chia sẻ được với nhân viên mới ngay trong thời gian nhập cuộc.
- Người cố vấn cho nhân viên mới cũng là yếu tố vô cùng quan trọng để họ hòa nhập và làm quen với môi trường xung quanh. Bạn phải cố gắng nghiên cứu và tìm ra người cố vấn thích hợp cho nhân viên mới để trải nghiệm của họ tại doanh nghiệp là hoàn hảo nhất.
Ngoài những câu hỏi trên, bạn có thể tham khảo thêm từ chính những nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp những điểm họ hài lòng và không hài lòng từ các quy trình onboarding trước đây.
Hoàn thiện lời giải đáp cho tất cả vấn đề trên chính là chìa khóa then chốt để xây dựng một quy trình onboarding và định hướng nhân viên hiệu quả, hữu ích.
3.2. Chuẩn bị Pre-boarding
Để xây dựng một quy trình onboarding hiệu quả, doanh nghiệp, trước tiên, phải đưa tới cho nhân viên của mình những trải nghiệm lý thú qua các khâu tiền trạm “pre-boarding”.
Trước 1 tuần khi nhân viên của bạn đến nhận việc:
Hãy chuẩn bị sẵn sàng chỗ ngồi và các trang thiết bị cần thiết cho nhân viên như đồng phục, thẻ ID, máy tính cá nhân hay điện thoại cá nhân (nếu cần).
Những mẫu giấy tờ cần thiết với nhân viên như: Hợp đồng lao động, thông tin hồ sơ nhân sự cần bổ sung, mã số thuế thu nhập cá nhân và hồ sơ giảm trừ gia cảnh,… cũng nên được gửi đi và thu thập lại trong thời gian này. Vì thực tế, những thủ tục này thường rất mất thời gian để hoàn thành.
Càng chuẩn bị sớm, nhân viên của bạn càng có nhiều thời gian trải nghiệm ngày đầu tiên đi làm hơn thay vì phải chìm nghỉm trong biển giấy tờ nhàm chán.
Trước 1 ngày khi nhân viên đến nhận việc:
Việc chuẩn bị sẵn một bộ quà tặng chào mừng onboarding sẽ là cử chỉ vô cùng thân thiện và để lại ấn tượng tích cực tới nhân viên mới. Dưới đây là gợi ý về bộ quà tặng này, bao gồm:
- Một tấm thiệp chào mừng nhân viên mới
- Đồng phục công ty
- Sổ tay và bút viết
- Sổ tay nhân viên (Employee Handbook)
- Bản full nội quy công ty
- Một bản copy giới thiệu về công ty và các phương châm, giá trị cốt lõi
- Một bản copy chỉ dẫn về các phòng ban trong doanh nghiệp
- Một bản copy về lịch trình onboarding của nhân viên mới
Thêm vào đó, hãy đảm bảo tất cả nhân viên ý thức được về việc sẽ có người mới gia nhập vào đội nhóm của mình. Điều này giúp họ có sự chuẩn bị nhất định về mặt tinh thần, sẵn sàng chào đón và hỗ trợ người mới hiệu quả hơn.
3.3. Ngày làm việc đầu tiên của nhân viên
Mục tiêu trong ngày làm việc đầu của nhân viên là giúp họ xác định được tầm nhìn trước mắt và giới thiệu để họ rõ về mục tiêu công việc, trách nhiệm và nghĩa vụ của họ ở doanh nghiệp. Ngoài ra, việc tương tác với đồng nghiệp mới cũng vô cùng quan trọng.
Bởi vậy, lịch trình Onboarding ngày đầu tiên phải được sắp xếp hợp lý và linh hoạt để tăng tối đa tính hiệu quả. Bạn có thể tham khảo ngay lịch trình và các hoạt động dưới đây để ứng dụng lại vào trong quy trình của doanh nghiệp mình:
Trên đây là lịch trình cơ bản mà một doanh nghiệp có thể ngay lập tức áp dụng vào trong quy trình onboarding. Ngoài ra, bạn cũng có thể tùy ý biến hóa lịch trình này, miễn sao chúng sở hữu được những hoạt động trọng yếu sau:
- Hoàn thành việc cung cấp và hướng dẫn ứng dụng các tài liệu nội bộ: mẫu quyết định tuyển dụng, mẫu quy chế lương thưởng, mẫu các flowchart (lưu đồ quy trình nghiệp vụ), tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản trị và điều hành chung,…
- Tạo lập và bổ sung tài khoản của nhân viên mới vào các công cụ, phần mềm hỗ trợ làm việc của doanh nghiệp
- Giúp nhân viên nắm được về tầm nhìn – sứ mệnh – giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, cách thức ứng xử, làm việc phù hợp với nguyên tắc chung.
- Xây dựng KPI, kế hoạch công việc, OKRs,… cho nhân viên
Ngoài ra, vì ngày đầu tiên làm việc là cơ hội tốt để có thể ghi điểm và tạo ấn tượng tốt tới nhân viên mới, hãy cố gắng lồng ghép những trò chơi vui nhộn và chương trình để họ thấy được bầu không khí, văn hóa tích cực mà doanh nghiệp bạn đang hướng tới.
Dưới đây là gợi ý về hai trò chơi đơn giản mà bạn có thể tổ chức cho nhân viên trong ngày đầu tiên đi làm:
- Truy tìm chữ ký: Trong quá trình tham quan văn phòng, hãy cung cấp cho mỗi nhân viên mới một danh sách tên các cộng sự, người hướng dẫn họ để xin chữ ký. Ai kiếm được nhiều chữ ký nhất sẽ là người chiến thắng. Trò chơi này đóng vai trò thúc đẩy nhân viên mới networking với nhóm nhân sự cũ, tạo tiền đề cho làm việc thuận lợi trong thời gian sau.
- Nhìn hình đoán tên: Sau tour tham quan văn phòng, mỗi nhân viên mới sẽ được cung cấp hình ảnh và tên của những người còn lại, ai là người ghép trúng nhiều nhất sẽ chiến thắng và nhận được phần thưởng. Trò chơi này nhằm mục đích giúp nhân viên mới tương tác với nhau nhiều hơn, xây dựng tinh thần hòa đồng và thân thiện cho mỗi người ngay từ ngày đầu tiên.
3.4. Sau khi nhân viên đã vào làm việc
75% nhân viên cho rằng việc training trong tuần đầu tiên làm việc là vô cùng quan trọng. Họ muốn hiểu rõ hơn về vị trí này, về các công cụ và kỹ năng mà họ sẽ được học để xử lý công việc.
Doanh nghiệp, nếu không muốn dồn dập đưa ra quá nhiều thông tin cho nhân viên nhưng lại muốn họ thể hiện hiệu quả công việc ngay lập tức, có thể nghĩ tới giải pháp cân bằng tốt nhất cho cả đôi bên là một lộ trình “on-the-job training” – training dựa trên chính công việc thực tế.
Nếu có thể, nên tạo điều kiện để nhân viên mới có một người cố vấn hoặc người hướng dẫn trong doanh nghiệp – chương trình mentorship. Việc có người giúp đỡ sẽ giúp họ làm quen nhanh hơn với môi trường và học hỏi được nhiều hơn. Bạn có thể cử một nhân viên dày dặn theo kèm một nhân viên mới ít kinh nghiệm, hoặc thành lập một nhóm nhỏ chuyên giải đáp mọi câu hỏi được đưa ra từ những người mới.
Từ 1 đến 3 tháng kể từ ngày nhân viên mới làm việc, bộ phận nhân sự nên liên lạc để chắc chắn rằng nhân viên thực sự thấy hài lòng và gắn kết với công việc.
Trong giai đoạn này, bạn cần thường xuyên chú ý tới các hoạt động của nhân viên và gửi cho họ những đánh giá về hiệu quả làm việc của mình trong thời gian đầu. Hành động này thường được nhân viên đánh giá rất cao, giúp họ có nhiều động lực hơn trong việc hoàn thiện công việc và bản thân.
Sau 6 tháng thường là thời điểm để đánh giá nhân viên mới xem liệu đó có thể là một mảnh ghép lâu dài cho doanh nghiệp.
Nếu nhân viên ở lại, hãy tiếp tục “onboard” họ lên các vị trí mới bằng việc thảo luận về lộ trình phát triển tiếp theo.
Nếu họ phải rời đi, cũng đừng ngại ngần trao đổi thêm với họ về lý do. Có thể ngay từ đầu họ đã không phải một mảnh ghép phù hợp, nhưng cũng có thể quá trình onboard không hiệu quả khiến hai bên không thể tìm hướng hợp tác cùng nhau. Câu trả lời của họ lúc này chính là vấn đề bạn cần giải quyết để tối ưu hoá quy trình onboarding lâu dài.
4. Lời khuyên cho bạn khi triển khai quy trình onboarding nhân viên mới: Dùng công nghệ để đảm bảo mọi thứ “chạy” trơn tru
Theo một khảo sát của Gallup, có đến 88% nhân sự không hài lòng với trải nghiệm onboarding khi họ tiếp nhận công việc mới. Đây là một điều đáng tiếc khi mà các doanh nghiệp thường rất coi trọng việc tuyển dụng và giữ chân nhân tài, nhưng lại chưa dành sự lưu tâm xứng đáng cho trải nghiệm của nhân sự ở thời điểm họ bắt đầu công việc.
Trong rất nhiều trường hợp, nhân sự mới đến công ty mà không nắm được đầy đủ hoặc nắm bắt không chính xác các quy định, nguyên tắc làm việc của công ty, tạo ra những tiền lệ tiêu cực trong văn hóa doanh nghiệp và để lại ấn tượng không tốt trong ngày làm việc đầu tiên của họ.
Nhằm giúp doanh nghiệp thống nhất quy trình onboarding cho từng nhân viên mới, Base.vn chính thức ra mắt sản phẩm Base Onboard. Sản phẩm này có thể kết nối dữ liệu dễ dàng với nền tảng tuyển dụng Base E-Hiring và hệ thống quản trị nhân sự Base HRM, nhằm tạo ra một nền tảng dữ liệu nhân sự (employee data platform) chuẩn hóa và xuyên suốt.
“Bất kì bạn nhân viên nào mới đến công ty đều muốn mình có thể bắt đầu làm việc và tập trung cống hiến càng sớm càng tốt. Việc chuẩn bị các thủ tục giấy tờ là điều cần thiết, tuy nhiên chúng ta nên biến nó thành một trải nghiệm thú vị thay vì tạo ra những phiền toái không đáng có với một quy trình rườm rà và tốn nhiều thời gian.
Bằng cách cung cấp cho họ công cụ và chỉ rõ cách thức để họ hoàn thiện thủ tục, hồ sơ cá nhân trước ngày làm việc chính thức, chúng tôi hy vọng Base Onboard có thể giúp doanh nghiệp tạo ra “ngày đầu tiên” chuyên nghiệp và tích cực nhất tới nhân viên mới”, đại diện từ Base.vn chia sẻ.
Cụ thể, ứng dụng Base Onboard hứa hẹn giúp bộ phận HR của doanh nghiệp giảm đáng kể gánh nặng nhờ vào các tính năng:
- Thiết lập và tự động hóa quy trình onboarding của nhân sự mới
Trước đây, mỗi khi có một nhân sự mới, người làm nhân sự phải lặp lại các thủ tục onboarding như: nhắc nhở về quy định làm việc, gửi các tài liệu công việc cần thiết, nhắc nhở về các thủ tục cần chuẩn bị,… Việc này không chỉ tốn thời gian mà còn có nguy cơ thiếu sót. Base Onboard giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình dễ dàng và tự động hóa việc hướng dẫn nhân viên mới onboard chỉ qua một vài thao tác. Việc thiết lập này hoàn toàn có thể tùy chỉnh giữa các phòng ban hoặc vị trí, tùy thuộc vào nhu cầu doanh nghiệp.
- Trải nghiệm onboarding tích cực và chuyên nghiệp cho nhân sự mới
Sau khi đội ngũ HR kích hoạt quá trình onboarding, nhân sự mới sẽ nhận được một email từ hệ thống Base Onboard, hướng dẫn họ dễ dàng hoàn thành mọi thủ tục thông tin và nắm vững các quy định cần thiết trước khi đi làm chính thức.
Một ngày trước khi nhân sự mới vào làm việc, hệ thống cũng sẽ gửi thông báo tới các thành viên cùng phòng ban để đảm bảo nhân viên mới sẽ được đón chào và hòa nhập nhanh nhất vào ngày hôm sau. Không chỉ là một giải pháp nhằm chuẩn hóa quy trình onboarding cho hệ thống, Base Onboard còn giúp góp phần gắn kết nhân sự và thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp tích cực.
- Giải pháp công nghệ cho hành trình nhân sự xuyên suốt
Một điểm khác biệt của Base Onboard là khả năng trao đổi dữ liệu linh hoạt với hệ thống tuyển dụng và hệ thống quản lý nhân sự. Sau khi nhân viên mới hoàn thiện việc cung cấp các thông tin nhân sự, các dữ liệu này sẽ được chuyển tiếp thẳng tới nền tảng nhân sự Base HRM, phục vụ cho việc quản lý công lương ngay từ ngày đầu tiên. Việc này cũng hạn chế tối đa các nguy cơ về thất lạc hoặc thiếu sót hồ sơ.
5. Kết bài
Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về khái niệm “Onboarding” và hướng dẫn quy trình thực hiện nó một cách hiệu quả. Onboarding không chỉ là quá trình giúp người mới thích nghi nhanh chóng và hiệu quả với môi trường làm việc mới mà còn là cơ hội để xây dựng nền tảng cho mối quan hệ làm việc lâu dài.
Qua việc cung cấp thông tin cần thiết, đào tạo chuyên môn, và tạo ra một môi trường thân thiện và hỗ trợ, quy trình Onboarding đóng vai trò quan trọng trong việc giữ chân nhân viên và tạo ra một văn hóa doanh nghiệp tích cực.
Tuy nhiên, để thực hiện Onboarding một cách hiệu quả, các tổ chức cần phải liên tục cập nhật và điều chỉnh quy trình của mình để phản ánh sự phát triển của công ty và những thay đổi trong nhu cầu của nhân viên. Bằng cách này, họ có thể đảm bảo rằng mọi người mới tham gia vào tổ chức của họ được trải nghiệm một quá trình chào đón đầy đủ và tích cực, đồng thời cũng đóng góp vào sự thành công chung của công ty.
