KPI là gì? Hướng dẫn xây dựng KPI cho nhân viên

22/12/2017

Quản trị nhân sự theo KPI là một phương pháp quản trị bằng cách lượng hóa hiệu quả làm việc của một nhân viên theo một khoảng thời gian. Nắm rõ cách xây dựng KPI cho nhân viên sẽ giúp hoạt động quản trị rành mạch, thông suốt.

Base Resources - KPI là cách chính xác nhất để lượng hóa các chỉ tiêu đó lường, đánh giá nhân viên trong một công ty, tổ chức, doanh nghiệp. Việc kiểm soát KPI và nắm rõ cách thức hoạt động của phương pháp này là điều tất yếu của mỗi quản lý doanh nghiệp. Dưới đây là bài viết chi tiết phân tích về việc xây dựng và áp dụng KPI cho nhân viên.

 

KPI là gì? Tại sao cần KPI? 


KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá tình trạng thực hiện công việc nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức, bộ phận chức năng hay cá nhân.


Đánh giá tình trạng thực hiện công việc sẽ được dựa trên các mục tiêu công việc do cá nhân và phòng ban đặt ra. 
Quản trị nhân sự dựa trên tiêu chí KPI nhìn chung có thể hỗ trợ cho doanh nghiệp nói chung và các nhân viên nói riêng ở các vấn đề như sau: 


- Với nhân viên:

 

  • Hiểu được mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra
  • Tạo động lực làm việc, hướng tới thực hiện mục tiêu
  • Phát hiện ra các khiếm khuyết nếu chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện kịp thời


- Với quản lý:

 

  • Theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên trực quan, minh bạch, chính xác cũng như đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp
  • Nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu thực hiện công việc

 

Lưu ý: Bên cạnh KPI vẫn còn nhiều phương pháp đánh giá nhân viên phổ biến khác, bạn có thể tìm hiểu qua bài viết: 6 phương pháp đánh giá nhân viên tại đây. 


Nguyên tắc xây dựng KPI


Khi xây dựng hệ thống KPI trong đánh giá thực hiện công việc, cấp quản lý cần đảm bảo mục tiêu ban đầu của nhân viên theo tiêu chí SMART:

 

  • S     –     Specific:     Mục tiêu cụ thể
  • M    –     Measurable:     Mục tiêu đo lường được
  • A     –     Attainable:     Mục tiêu có thể đạt được
  • R     –     Relevant:     Mục tiêu thực tế
  • T     –     Timebound:     Mục tiêu có thời hạn cụ thể

 

Ví dụ: Với một chuyên viên SEO (SEO Specialist), nếu KPI chỉ là "Từ khoá xếp thứ hạng cao trên tìm kiếm của Google" thì không thể đo lường và xác định được đâu là tiêu chuẩn "thứ hạng cao". Thay vào đó, một KPI "Duy trì theo tháng 1 từ khoá top 1 tìm kiếm của Google" sẽ cụ thể hơn.

 

Theo đó, chuyên viên SEO sẽ dùng công cụ phân tích để chọn ra một vài từ khoá SEO tốt nhất hiện có và tập trung vào các từ khoá này. Các công cụ tracking sẽ hỗ trợ việc thường xuyên kiểm tra thứ hạng của từ khoá đó. Đến cuối tháng, chuyên viên sẽ báo cáo con số này, hoặc đơn giản là cung cấp từ khoá để sếp có thể tự kiểm tra.

 

kpi-la-gi-vi-du-ve-smart-kpi

Ví dụ về smart KPI dành cho SEO: Dễ dàng kiểm tra thứ hạng của từ khoá trên Google


Ưu nhược điểm của phương pháp quản trị nhân viên theo KPI


Ưu điểm 

 

  • Thể hiện trực quan và định lượng mục tiêu chiến lược. 
  • Ra quyết định nhanh chóng hơn với các số liệu chính xác. 
  • Giúp khâu quản lý nhận biết thành quả của tổ chức, phòng/ban hoặc một nhân viên nào đó để có hướng khuyến khích, tạo động lực hoặc ra phương án cải thiện.
  • Một đội nhóm có thể cùng phối hợp để hướng tới những mục tiêu chung.


Nhược điểm


Nếu các chỉ số KPIs xây dựng không đạt được tiêu chí SMART, nó không chỉ gây ảnh hưởng xấu đến việc đánh giá nói riêng mà còn gây hậu quả tiêu cực cho hệ thống quản trị tổ chức nói chung.

 

  • Nếu mục tiêu không đạt được tiêu chí cụ thể (Specific) thì người lao động không biết mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc như mong muốn.
  • Các chỉ số không đo lường được (Measurable) thì kết quả thực hiện công việc sẽ không có ý nghĩa
  • Các chỉ số KPIs nếu không thể đạt được (Achievable) hay không thực tế (Realistic) thì mục tiêu xây dựng quá xa vời, nhân viên không thể đạt được dù đã cố gắng hết mình. Điều này ảnh hưởng đến tâm lý, gây mệt mỏi, chán nản và thiếu động lực làm việc.
  • Các chỉ số KPIs không có hạn định cụ thể (Time-bound) khiến người lao động không biết công việc này phải làm trong thời gian bao lâu hay khi nào phải hoàn thành; gây ra tình trạng khó kiểm soát chính việc họ đang làm.


Ngoài ra, lưu ý là phải thay đổi KPI liên tục theo từng mục tiêu ngắn hạn, trung hạn còn nếu áp dụng cứng nhắc trong dài hạn sẽ không có hiệu quả.

 

kpi-la-gi-0


Xây dựng KPI cho nhân viên như thế nào?


Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs


Có 2 phương pháp chính: 


- Các bộ phận/phòng/ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho các vị trí trong bộ phận/phòng/ban đó; trong đó đội ngũ quản trị nhân lực đóng vai trò hỗ trợ, chỉ dẫn về mặt phương pháp để đảm bảm KPIs tuân thủ đúng các nguyên tắc trên. 


Theo phương pháp này, người xây dựng KPIs thường là Trưởng bộ phận/phòng/ban – người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Bộ phận/Phòng/Ban càng lớn thì càng chia nhỏ việc xây dựng KPIs cho các cấp dưới. 

 

  • Ưu điểm: các chỉ số KPIs sẽ có tính khả thi cao và mang thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
  • Nhược điểm của phương pháp này: nếu phòng ban tự đặt mục tiêu thì thường sẽ có tình trạng thiếu khách quan, đặt mục tiêu quá thấp. Lời khuyên là nếu sử dụng phương pháp này thì cần có sự kiểm định, đánh giá của đội ngũ nhân sự và đội ngũ quản lý cấp cao. 


- Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPIs cho phòng/ban/bộ phận. Khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp. Tuy nhiên, các chỉ số KPIs đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban. Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPIs sau khi được xây dựng cần có sự thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.


Bước 2: Xác định các vị trí cùng các trách nhiệm chính trong bộ phận chức năng 


Mỗi vị trí trong một bộ phận sẽ có những chức năng/trách nhiệm riêng. Các trách nhiệm này chính là phần “mô tả công việc” mà nhân viên đảm nhận vị trí này phải hoàn thiện. Hệ thống KPIs được xây dựng phải gắn liền với chức năng, nhiệm vụ này. Lưu ý là các trách nhiệm chính này phải rõ ràng, cụ thể. 


Bước 3: Xác định các chỉ số KPIs


- KPIs của bộ phận:

 

Dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban, người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xây dựng KPIs chung đại diện cho cả bộ phận. Những chỉ số KPIs này là cơ sở để xây dựng KPIs của từng vị trí chức danh.


-  KPIs cho từng vị trí chức danh:

 

KPIs cho từng vị trí phải được xây dựng dựa trên cơ sở mô tả và yêu cầu công việc, phải bảo đảm SMART và có phương án đo lường, nghiệm thu công khai.

 

Trước hết cần tạo một framework - bộ khung cho KPIs cá nhân. Dựa trên bản mô tả công việc, xác định và viết ra 3-7 điều quan trọng nhất doanh nghiệp mong đợi ở vị trí kinh doanh đó.

 

Các chỉ số hiệu suất được chọn làm KPIs sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, hoạt động cụ thể của nhân viên và KPIs chung của phòng ban. Ví dụ: KPIs có thể được sử dụng để đo các khu vực như: đơn vị bán hàng, lợi nhuận trên mỗi mặt hàng, chất lượng sản phẩm, dịch vụ khách hàng, thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, khách hàng giới thiệu, doanh thu nhân viên,...

 

Đọc thêm: 19 chỉ tiêu KPIs cho nhân viên kinh doanh thời hiện đại

 

Ngay cả những vai trò có vẻ như không đóng góp cho sự phát triển tài chính của doanh nghiệp cũng cần có KPI phù hợp với mục tiêu và tương lai của doanh nghiệp. Ví dụ: KPI cho bộ phận kỹ thuật là nâng cao chất lượng đường truyền internet.

 

Tiếp theo, dựa trên KPIs của bộ phận để thiết lập con số cho từng cá nhân. Lưu ý rằng hai người cùng một chức danh công việc có thể có KPIs khác nhau tuỳ thuộc vào năng lực từng người.


- Quy định kỳ đánh giá:

 

Kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm; tùy vào từng KPI của từng cá nhân/phòng ban bộ phận


Quy trình áp dụng quản trị nhân viên theo KPI

 

Sau khi đã xác định được KPIs cho phòng ban và từng vị trí công việc trong doanh nghiệp, đã đến lúc áp dụng nó vào trong việc quản trị, cả nhân sự và năng suất.

 

Bước 1: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

 

Bởi các KPIs đã được xác định dựa trên tiêu chí có thể đo lường, nên chắc chắn đã có phương pháp đánh giá cụ thể cho từng mục KPI. Nếu các KPI có liên quan tới nhau (ví dụ như lượng traffic website và % tăng traffic website trong tháng) thì có thể dùng chung phương pháp đo lường (dùng công cụ phân tích).


Thông thường, mức độ hoàn thành KPI được chia thành 2-5 thang điểm. 

 

Càng nhiều mức độ điểm số thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu chia quá nhỏ thì việc đánh giá mức độ hoàn thành KPI có thể gặp khó khăn.


Bước 2: Liên hệ giữa đánh giá KPIs và lương thưởng


Với mỗi mức độ hoàn thành KPIs, người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định. 

 

Chính sách này có thể được quy định từ trước bởi các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp, của quản lý cấp cao nhất trong phòng ban, người xây dựng hệ thống KPIs hoặc do chính các nhân viên tự thống nhất với nhau.

 

Thông thường, sẽ có một buổi nghiệm thu đánh giá kết quả công việc định kỳ cuối mỗi kỳ đánh giá. Việc đánh giá nên được khách quan và toàn diện bằng cách kết hợp ý kiến của cả sếp, đồng nghiệp, khách hàng và bản thân nhân viên.

 

Tải về MIỄN PHÍ 12 biểu mẫu đánh giá năng lực nhân viên (bản cập nhật mới nhất từ các chuyên gia)

 

Bước 3: Điều chỉnh và tối ưu KPI

 

KPIs có thể được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian.

 

Ban đầu, hãy xem xét các KPIs vừa được lập để đảm bảo rằng các số liệu là phù hợp. Có thể mất vài tháng đầu để mọi thứ đạt đến mức tối ưu nhưng một khi đã có được KPI cuối cùng, hãy duy trì nó trong ít nhất một năm.


Một số ví dụ KPI mẫu cho các vị trí cơ bản trong doanh nghiệp


1. KPI cho nhân viên Sales – Marketing


- Tỷ lệ phản hồi = tổng số phản hồi khách hàng / tổng số thông tin gửi tới khách hàng.

 

Tỷ lệ này đo lường hiệu quả của công việc chào hàng/tiếp thị do các nhân viên kinh doanh/marketing thực hiện. Việc phản hồi này có thể dành cho các email, tin nhắn, điện thoại gọi tới khách hàng…

 

- Tỷ lệ mất khách hàng = bằng tổng số khách hàng mua hàng lần đầu bỏ đi/tổng số khách hàng mua hàng lần đầu. 

 

Tỷ lệ này thấp có thể do các nguyên nhân: sản phẩm của bạn không phù hợp với nhu cầu của khách hàng, sản phẩm tốt nhưng quảng cáo sai đối tượng dẫn đến khách hàng không phải mục tiêu lại đi mua hàng, quá trình chăm sóc khách hàng chưa tốt,…


- Tỷ lệ nhận biết = số người nhận ra sản phẩm của bạn/độ phủ. 

 

Tỷ lệ này được đo lường trước và sau khi quảng cáo. Tỷ lệ này sẽ cho thấy độ hiệu quả trong việc truyền thông, quản bá như thế nào. Bạn sẽ xác định được đâu là kênh hiệu quả, đâu là kênh đầu tư dài hạn, ngắn hạn để đem về thành quá là những đơn hàng.


2. KPI đánh giá hiệu quả quản lý nhân sự


- Tỷ lệ vòng đời của một vị trí bất kỳ trong công ty

 

Tỷ lệ vòng đời của 1 vị trí bằng tổng thời gian phục vụ của vị trí đó/ tổng số nhân viên làm vị trí đó.


Bạn có thể tính vòng đời cho toàn công ty. Đối với vị trí có vòng đời thấp điều này có thể không phải lỗi của công ty mà là do định nghĩa của xã hội về các công việc thời vụ.Đối với các bộ phận, một phần có thể do cách quản lý của trưởng bộ phận đã không giữ được nhân sự ở lại lâu hơn.


- Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ

 

Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ = số nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ/ tổng số nhân viên.


Bạn xem xét tỷ lệ này của toàn công ty và của từng bộ phận. Tỷ lệ quá thấp thì cần được chú ý. Ngoài ra, việc này còn có thể ảnh hưởng bởi sếp của công ty bạn. Nếu sếp bạn là người đánh giá quá khắt khe hoặc hơi hòa đồng nên đánh giá tất cả đều hoàn thành đầy đủ, bạn nên xem xét kỹ.


Kết luận


Việc quản trị nhân sự theo KPI có cả ưu điểm và nhược điểm nhưng các nhà quản lý có thể nhìn vào những bộ phận cơ bản của phương pháp này để điều chỉnh cho việc đánh giá trong công ty mình. Dù sao, đây cũng là một phương pháp hữu hiệu đã được kiểm chứng ở nhiều doanh nghiệp và thực tế là nhiều doanh nghiệp hiện nay cũng đang sử dụng phương pháp này. Mong rằng bài viết của chúng tôi giúp ích trong việc xây dựng và áp dụng KPI cho nhân viên của công ty bạn.
 

Để hỗ trợ tốt nhất cho các nhà quản trị doanh nghiệp, Base Resources đã tổng hợp bộ "Toàn tập Từ điển năng lực" bao gồm mô tả công việc, KPIs, yêu cầu công việc, năng lực liên quan và bộ câu hỏi phỏng vấn dành cho 60+ vị trí trong doanh nghiệp. Đây là nguồn tài liệu quý giá để áp dụng lâu dài, nhất là khi bạn đang có dự định mở rộng quy mô nhân sự.

 

kpi-la-gi-talentvn

60+ vị trí công việc trong doanh nghiệp được mô tả chi tiết trong Bộ từ điển năng lực này

 

Tham khảo ngay tại: https://talent.vn/

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

Những quan niệm sai lầm ảnh hưởng tới tính chính xác trong việc đánh giá nhân viên: Microsoft và lời giải đột phá

Cùng tìm hiểu bước đi đột phá của Microsoft trong việc hóa giải 3 quan niệm sai lầm trong việc đánh giá và phản hồi nhân viên.

Tải về miễn phí 12 biểu mẫu đánh giá năng lực nhân viên (bản cập nhật mới nhất từ các chuyên gia)

Biểu mẫu đánh giá năng lực nhân viên là biểu mẫu quan trọng giúp nhà quản lý kiểm soát được hiệu suất làm việc, trình độ chuyên môn của nhân viên nhằm đưa ra quyết định khen thưởng, khiển trách phù hợp.

Đánh giá nhân viên 360 độ là gì? Hướng dẫn đánh giá nhân viên 360 độ đúng cách

Làm thế nào để nhà quản lý thiết kế được các chương trình đánh giá nhân viên 360 độ hiệu quả hơn? Cùng tìm hiểu.

Đăng ký nhận bản tin