Bên cạnh việc đào tạo và giám sát, một nhiệm vụ cốt yếu khác của nhà quản lý là đánh giá hiệu quả làm việc định kỳ của nhân viên. Cá nhân nào xuất sắc đáng được tuyên dương, cá nhân nào còn nhiều thiếu sót, làm thế nào để tất cả nhân viên đều tâm phục khẩu phục,… đều là những câu hỏi khó. Nếu đánh giá nhân viên không chính xác, dễ xảy ra tình trạng thiếu công bằng, minh bạch trong doanh nghiệp; nhà quản lý cũng không thể có những phương án tối ưu hiệu suất cho nhân viên hợp lý.
Liệu rằng, bạn có đang phải trả giá cho những sai lầm sau mà không hề biết?
Sai lầm thứ nhất: Đánh giá nhân viên một chiều
Có nhiều doanh nghiệp đang tiến hành đánh giá nhân viên vô cùng đơn giản: người quản lý theo dõi kết quả làm việc của nhân viên và đưa ra kết luận. Tuy nhiên, sự đánh giá một chiều đến từ người quản lý, nhất là nếu đánh giá bằng quan sát chủ quan, khó tránh khỏi sai sót, từ đó nảy sinh bất đồng quan điểm, mâu thuẫn giữa quản lý với nhân viên.
Trong trường hợp này, thử đặt mình vào vị trí nhân viên. Giả sử họ đột nhiên thấy tên mình bị đánh giá ở mức trung bình, trong khi họ không hề nghĩ rằng họ đã mắc sai lầm, thậm chí còn trông đợi vào kết quả ở mức tốt. Trước khi có được câu trả lời thoả đáng, chắc chắn nhân viên của bạn sẽ cảm thấy không vui.
Hãy nhớ, đừng kết thúc việc đánh giá trong sự ngạc nhiên của nhân viên. Hiệu quả làm việc của mỗi nhân viên chính là mảnh ghép tạo nên hiệu quả làm việc của doanh nghiệp. Hãy cho phép nhân viên tham gia vào quá trình đánh giá và sử dụng nhiều kênh khác nhau để hỗ trợ việc đánh giá toàn diện.
Giải pháp gợi ý:
1. Bạn có thể thực hiện quy trình đánh giá như sau:
- Yêu cầu nhân viên tự đánh giá rồi đưa cho bạn xem xét. Lúc này, vai trò của bạn sẽ tương tự như cố vấn nghề nghiệp chứ không phải là người nắm “quyền sinh quyền sát” đơn phương.
- Đánh giá lại dựa trên bản tự đánh giá của nhân viên, kèm theo các nhận xét, bổ sung và ý kiến đồng tình/ không đồng tình của bạn.
- Tổ chức cuộc họp đánh giá định kỳ và cho nhân viên xem bản đánh giá đã bổ sung trước khi đối thoại trực tiếp. Sử dụng câu hỏi mở để nhân viên có cơ hội thể hiện suy nghĩ và quan điểm thực sự.
- Lấy bản đánh giá sau cuộc họp làm kết quả cuối cùng.
2. Bạn cũng có thể sử dụng các kênh tham chiếu khác nhau để kết quả đánh giá khách quan và đa chiều hơn:
- Một phần mềm quản lý công việc và dự án thông minh: Một phần mềm chuyên biệt về quản lý công việc có thể tự động thống kê, báo cáo và ghi nhận các dữ liệu trong quá trình làm việc của nhân viên – những bằng chứng rõ ràng nhất về hiệu quả làm việc.
- Các đồng nghiệp khác trong công ty: Nhân viên thường có xu hướng tiếp xúc và chia sẻ với các đồng nghiệp khác thoải mái hơn là nhà quản lý. Chính vì vậy, nếu bạn muốn có những lời nhận xét chân thực và khách quan đến từ bên thứ ba, đừng quên những nhân viên còn lại và cả đồng nghiệp ở khác phòng ban.
- Các khách hàng làm việc trực tiếp với nhân viên: Dù việc liên hệ với khách hàng cho một bản đánh giá là khá bất tiện, nhưng trong nhiều trường hợp, khách hàng chính là kênh “review có tâm nhất” về thái độ, hành vi và hiệu quả làm việc của nhân viên.
Sai lầm thứ hai: Không nắm được nhân viên đang làm gì
“Đây là chiến dịch nào vậy nhỉ, được bắt đầu lúc nào vậy? Còn dự án này sao cả tháng trời mới chạy được 5%, kế hoạch triển khai có vấn đề gì chăng? Tiến độ công việc đang đến đâu nhỉ, sao trong báo cáo không đề cập đến?…” Nếu bạn đã từng thắc mắc một vấn đề tương tự khi xem báo cáo của nhân viên, thì bạn đang thực sự thiếu chủ động trong việc quản lý công việc. Tất nhiên, hệ luỵ của nó là một bản đánh giá kết quả phiến diện.
Nếu chỉ dựa hoàn toàn vào báo cáo của nhân viên, bạn sẽ không thể theo dõi được sát sao tiến độ và quá trình triển khai công việc cũng như có cơ sở để lập kế hoạch trong thời gian tới. Một bản báo cáo thông thường không thể vạch rõ từng đầu việc, và bạn chỉ có thể nắm được thông tin chung chung như “Đang trong quá trình hoàn thiện”, “Đang test”, “Gặp sự cố và cần thời gian chỉnh sửa”. Và bạn sẽ chẳng thể đánh giá được hiệu suất thực tế, cũng như không xác định được kết quả này là do công sức làm việc của cá nhân nào.
Giải pháp gợi ý:
Sử dụng một phần mềm quản lý công việc và dự án tích hợp đầy đủ các tính năng để nhà quản lý nắm được việc gì – của ai – cần phải hoàn thành vào lúc nào:
- Quản lý đa dự án
- Hiển thị trực quan trạng thái mọi công việc
- Tự động cập nhật và báo cáo tiến độ công việc theo thời gian thực
- Thông báo tới nhà quản lý ngay lập tức mỗi khi có thay đổi trong từng công việc:
Giao diện một báo cáo đánh giá nhân viên với dữ liệu được cập nhật tự động theo thời gian thực trên phần mềm Base Wework
Sai lầm thứ ba: Thiếu tiêu chí đánh giá minh bạch
Sự mơ hồ về các tiêu chí đánh giá có thể dẫn đến sự không thống nhất giữa quan điểm của nhà quản lý với nhân viên. Việc không có các tiêu chí chung cũng sẽ đặt ra câu hỏi về tính minh bạch trong doanh nghiệp. Và tất nhiên, độ chính xác của các đánh giá có tính tùy tiện, ngẫu hứng này chỉ dừng lại ở con số rất nhỏ.
Nếu không có các tiêu chí đánh giá cụ thể, đánh giá của bạn rất dễ bị sai lệch so với thực lực của nhân viên bởi các lỗi cơ bản sau:
- Hiệu ứng Halo (hay còn gọi là hiệu ứng hào quang): Xu hướng đánh giá tổng thể cá nhân tốt / xấu chỉ từ một hoặc một vài yếu tố tốt / xấu riêng lẻ. Chẳng hạn, khi thấy nhân viên có khả năng design vượt trội, nhà quản lý có thể sẽ mặc định mọi kỹ năng khác của nhân viên đó đều xuất sắc.
- Hiệu ứng tương phản: Xu hướng đánh giá một cá nhân bằng cách so sánh với những người khác cho dù yêu cầu nhiệm vụ của họ là khác nhau, chẳng hạn như đánh giá nhân viên HR làm việc kém hơn nhân viên sales vì không mang lại doanh thu trực tiếp.
- Lỗi thiên kiến – thiên vị: Xu hướng chỉ nhìn thấy ưu điểm mà cho qua hoặc “nhắm mắt làm ngơ” với các nhược điểm khi có cảm tình với nhân viên đó. Lỗi này càng phổ biến hơn nếu nhân viên đó là người thân, người yêu, bạn bè lâu ngày,… của nhà quản lý.
- Lỗi định kiến – phân biệt đối xử: Xu hướng có thành kiến, xoáy sâu vào chỉ trích cá nhân mang đặc điểm tuổi tác, giới tính, quê quán, cách ăn mặc,… mà nhà quản lý không yêu thích. Trên thực tế lỗi này vô cùng phổ biến, dẫn đến các tình huống dở khóc dở cười như sếp không coi trọng nhân viên chỉ vì không chịu mặc váy khi đi làm, hay vì xuất thân từ gia đình làm nông có hoàn cảnh khó khăn,…
Giải pháp gợi ý:
Thiết lập một chính sách đánh giá nhân viên cho toàn doanh nghiệp, có thể là:
- Đánh giá nhân viên theo thang điểm năng lực: Mỗi vị trí sẽ có khung năng lực nhất định và từng nhân viên sẽ được đánh giá theo các mức độ từ 5 đến 1 theo các biểu hiện hành vi từ xuất sắc đến kém
- Đánh giá nhân viên theo % hoàn thành KPI (Key Performance Indicator): Dựa vào chỉ số đánh giá tình trạng thực hiện công việc (số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng,…)
- Đánh giá nhân viên theo phương pháp OKRs: Các mục tiêu làm việc (Objectives – Chữ O trong OKR) được cụ thể hóa bằng các kết quả then chốt (Key Results – KR)
Sai lầm thứ tư: Không đánh giá bao quát nhân viên trong thời gian dài
Về mặt tâm lý, chắc chắn các sự kiện gần đây có ảnh hưởng tới cái nhìn của nhà quản lý về nhân viên. Trong doanh nghiệp, chắc chắn bạn sẽ gặp những cá nhân mà cả quý không chăm chỉ làm việc, chẳng thu được kết quả gì, nhưng bỗng nhiên cuối quý lại may mắn mang về một hợp đồng giá trị khiến bạn rất vui. Lại có những cá nhân ngày nào cũng chăm chỉ làm việc, đến sự kiện tổng kết cuối quý thì lại vô tình mắc một sai lầm. Liệu bạn – với trọng trách của một nhà quản lý – sẽ để bản thân bị chi phối bởi sự kiện gần đây, hay nhìn rộng ra xa để bao quát thành tích của nhân viên trong khoảng thời gian đủ dài?
Một vấn đề khác nữa, nhiều nhà quản lý muốn theo dõi và đánh giá nhân viên đủ lâu, nhưng lại không tìm được phương pháp để lưu lại thông tin của từng sự kiện. Bởi bộ nhớ của con người luôn có hạn, nếu không có công cụ hỗ trợ nào khác, việc nắm rõ được công việc cả quý của nhiều nhân viên và điều hành một doanh nghiệp lớn là điều không tưởng.
Giải pháp gợi ý:
1. Sử dụng phần mềm quản lý công việc và dự án để giám sát chặt chẽ và nắm được mức độ thành công của tất cả các dự án trong quá khứ:
- Lưu lại toàn bộ lịch sử các dự án:
- Lưu lại toàn bộ file kết quả công việc từ các nguồn:
- Lọc và tổng hợp các đầu việc trong thời gian dài theo nhiều tiêu chí đánh giá:
- Cho phép nhà quản lý bình luận, ghi chú, trao đổi với nhân viên ngay trong từng đầu việc:
2. Tạo những bản đánh giá không chính thức ngắn hạn hơn (theo tuần, theo từng dự án,…) để làm cơ sở cho đánh giá tổng hợp cuối quý. Phương pháp này còn tuỳ thuộc vào quy mô và chính sách đánh giá của từng doanh nghiệp.
Theo dõi danh sách công việc cùng trạng thái tiến độ theo từng thành viên nhanh chóng với phần mềm Base Wework
Sai lầm thứ năm: Truyền đạt kết quả đánh giá theo cách tiêu cực
Khi bạn nói chuyện với nhân viên về kết quả đánh giá, một số cụm từ nhạy cảm hoặc quá thẳng thắn có thể vô tình truyền đạt thông điệp sai hoặc khiến đối phương cảm thấy không hài lòng. Một bản đánh giá có thể truyền động lực cho nhân viên của bạn, nhưng trong nhiều trường hợp, cách bạn truyền đạt nó lại khiến họ thấy suy sụp tinh thần và có hành vi tiêu cực.
Hơn thế nữa, việc áp đặt kết quả và không cho phép nhân viên giải trình cũng gây ra mâu thuẫn không đáng có. Chẳng hạn, khi nhân viên cố gắng giải thích lý do bạn nên xếp hạng anh ấy cao hơn, bạn không thể to tiếng “Sếp luôn đúng” hoặc cứ luẩn quẩn trong cuộc tranh luận không hồi kết. Hãy nhớ, suy cho cùng, việc đánh giá nhân viên là để có cơ sở cho những sự phấn đấu kế tiếp.
Giải pháp gợi ý:
1. Nếu bạn đã sử dụng một phần mềm quản lý công việc và dự án có tính năng báo cáo tự động, chắc hẳn nhân viên cũng thấy được họ đã làm được những gì. Hãy đưa ra bản báo cáo trực quan cùng các bằng chứng liên quan trực tiếp đến tiêu chí đánh giá mà bạn đã có được sau khi giải quyết 4 sai lầm ở trên trong buổi đối thoại về kết quả đánh giá.
2. Cẩn trọng và tinh tế khi đề cập tới kết quả đánh giá. Chẳng hạn, khi nhân viên được đánh giá xuất sắc, đừng tiếc lời khen ngợi và động viên họ cố gắng giữ vững cho đợt sau. Còn nếu nhân viên bị xếp hạng thấp, thay vì trách mắng “Thật thất vọng!”, “Sai rồi!”, “Thật tồi tệ!”,… hãy dùng những lời nói nhã nhặn hơn như “Đợt này em làm chưa tốt lắm, chắc chắn đợt tới sẽ cải thiện và bứt phá lên đây!”
3. Nhà quản lý cũng có thể tạo các buổi thảo luận chuyên sâu trực tuyến (tốt nhất là trên hệ thống phần mềm) để đưa ra một số điểm quan trọng trong bản đánh giá kết quả nhân viên và cho phép cả team cùng thảo luận. Mặc dù giải pháp này không thể thay thế cuộc họp đánh giá trực tiếp, nhưng ít nhất việc gõ văn bản cũng có thể làm giảm bớt các cảm xúc tiêu cực so với lời nói.
Kết luận
5 sai lầm trên chính là 5 “con dao vô hình” khiến cho việc đánh giá nhân viên không đem lại kết quả như mong muốn, trái lại còn làm nảy sinh mâu thuẫn nội bộ. Nếu là một nhà quản lý tài năng, bạn cần khéo léo vận dụng các giải pháp để trả lại tính công bằng, minh bạch cho quá trình đánh giá này.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Base Wework là phần mềm quản lý công việc và dự án tích hợp đầy đủ các tính năng hỗ trợ đánh giá nhân viên hiệu quả. Đăng kí nhận tư vấn hỗ trợ trải nghiệm phần mềm Base Wework tại đây.
