Case study: Ứng dụng Base trong hoạt động quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO

08/07/2022

Doanh nghiệp triển khai quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO nhưng thiếu nguồn lực để duy trì, giám sát và cải tiến? Ứng dụng công nghệ có thể là một hỗ trợ đắc lực cho bạn.

Trước sự cạnh tranh và yêu cầu ngày càng cao của thị trường, các doanh nghiệp ngày càng có sự lưu tâm đến hoạt động quản lý chất lượng để có thể tối ưu hiệu quả vận hành và phục vụ khách hàng tốt hơn.

 

Quản lý chất lượng không chỉ dành cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, mà còn cho các đơn vị hành chính, tổ chức công, nhà trường, bệnh viện,... Nói cách khác, bất kì tổ chức nào muốn nâng cao hiệu quả hoạt động của mình đều có thể, và nên, có một hệ thống quản lý chất lượng.

 

Một hệ thống quản lý chất lượng sẽ bao gồm các quy trình, thủ tục và trách nhiệm để đạt được những chính sách và mục tiêu về chất lượng. Trong đó, ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn phổ biến và uy tín nhất thế giới cho hoạt động này. 

 

Khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015, doanh nghiệp sẽ có thước đo chuẩn để đo hiệu quả triển khai hoạt động quản lý chất lượng, có kế hoạch triển khai rõ ràng là cần làm những việc gì ở những phòng ban nào đối tượng nào. 

 

Thông thường, một quy trình triển khai quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO sẽ bao gồm các bước: 

 

  • Thực hiện khảo sát tình hình nội bộ
  • Thực hiện khảo sát và kết nối với bên thứ 3 để tiến hành triển khai
  • Xây dựng hệ thống văn bản quy trình, quy định theo tiêu chuẩn ISO
  • Tiến hành đánh giá lấy chứng chỉ và áp dụng vận hành hệ thống
  • Theo dõi, kiểm tra và đo lường vận hành hệ thống theo tiêu chuẩn ISO
  • Thực hiện cải tiến hệ thống văn bản quy trình theo tiêu chuẩn ISO

 

Tuy nhiên thực tế, triển khai theo quy trình này lại không hề dễ dàng và phát sinh rất nhiều vấn đề. Do đâu dẫn đến những vấn đề này, các phần mềm của Base sẽ giải quyết tình trạng đó ra sao, hãy theo dõi bài viết sau đây để biết chi tiết.

 

Ứng dụng Base trong quản lý chất lượng

 

Những lý do khiến hoạt động quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO chưa hiệu quả

 

1, Thiếu thống nhất về thông tin trong tổ chức

 

Thiếu thống nhất về thông tin trong tổ chức là mấu chốt khiến việc triển khai quản lý chất lượng trong doanh nghiệp không được suôn sẻ. Vấn đề này xuất phát 3 nguyên nhân chính: 

 

Thứ nhất, bộ phận QA (Quality Assurance - Ban quản lý chất lượng) không phổ cập đầy đủ thông tin cho nhân viên. Nhân viên không nhận thức đúng về tầm quan trọng của quản lý chất lượng lẫn trách nhiệm và vai trò của bản thân. Vì vậy mà nhân viên không hết mình với các nhiệm vụ được giao, không tích cực đưa ra các ý kiến giúp công việc chung tốt lên.

 

Thứ hai, các hiểu lầm trong giao tiếp nội bộ: giữa bộ phận QA và nhân viên thực hiện, giữa các cá nhân cùng thực hiện với nhau. Nhân viên hiểu sai ý của bộ phận QA dẫn đến thực hiện theo sai. Giữa những nhân viên không hiểu ý nhau dẫn đến sự thiếu ăn ý và mâu thuẫn khi phối hợp với nhau. Có thể ví sự mâu thuẫn như chuyển động của một chiếc xe, các bánh xe quay khác hướng nhau thì chiếc xe không thể di chuyển, chỉ cần một sự thiếu ăn ý khi thực hiện cũng khiến việc triển khai quản lý chất lượng đi chậm tiến độ.

 

Thứ ba, các thông tin liên quan đến quản lý chất lượng chưa thực sự được quản lý tốt, cụ thể là chưa được ban hành và lưu trữ một cách khoa học. Thông thường, bộ phận QA ở một số doanh nghiệp sẽ ban hành văn bản bằng cách in ra và gửi đến các phòng ban, phòng ban tiếp tục in ra và phát cho từng cá nhân. Khoảng thời gian từ lúc in đến lúc các nhân viên nắm được thông tin sẽ phải mất 1 ngày, thậm chí mấy ngày. Cũng vì mọi văn bản liên quan đều in ra nên số lượng giấy tờ bộ phận QA cần phải lưu trữ là rất lớn, khi cần tìm lại tài liệu thì rất mất thời gian, về lâu dài khó tránh khỏi việc thất lạc tài liệu.

 

Doanh nghiệp không có hệ thống tổ chức thông tin khoa học cũng khiến nhân viên gặp nhiều vấn đề trong khi thực hiện. Ví dụ khi nhân viên cần xem lại văn bản hướng dẫn thực hiện đánh giá nội bộ chẳng hạn, nếu nhân viên không tìm được tài liệu hướng dẫn thì sẽ không biết bắt đầu từ đâu: phân công nhiệm vụ thế nào, thu thập bằng chứng ra sao, cần đối chiếu với những tiêu chuẩn nào, đánh giá cuối cùng cần những gì,... Cuối cùng, nhân viên sẽ có xu hướng làm theo trí nhớ và dẫn đến khả năng xảy ra sai sót cao.

 

Quản lý chất lượng không hiệu quả

 

Thiếu thống nhất thông tin trong tổ chức là rào cản lớn khi triển khai quản lý chất lượng

 

2, Thiếu sự theo dõi sát sao trong quá trình triển khai

 

Bất cứ một kế hoạch nào khi triển khai cũng cần sự theo dõi sát sao, kế hoạch triển khai quản lý chất lượng cũng không ngoại lệ. Việc theo dõi giúp bộ phận QA nắm được tình hình triển khai, có các biện pháp và điều chỉnh khối lượng công việc hợp lý, phát hiện ra vấn đề để kịp thời khắc phục, giữ cho kế hoạch triển khai được đúng hướng và đúng tiến độ.

 

Thiếu sự theo dõi sát sao có thể đến từ bản thân bộ phận QA của doanh nghiệp thiếu sự nghiêm túc, nhưng ngoài ra còn một số nguyên nhân khác như:

 

Bộ phận QA không thể theo dõi được tình hình triển khai trong nội bộ do khối lượng công việc quá lớn. Bản thân mỗi công việc cũng gồm nhiều bước, nhiều cá nhân liên quan, nên khi nhân viên QA muốn hỏi về tình hình triển khai thì không biết hỏi ai. Mặt khác, các báo cáo bằng lời nói sẽ không được cụ thể và đảm bảo chính xác; còn các báo cáo bằng giấy thì mất của nhân viên QA quá nhiều thời gian để tổng hợp, phân tích và đưa đánh giá cuối cùng.

 

Bên cạnh đó, các báo cáo thiếu tính “thời gian thực" về hoạt động quản lý chất lượng cũng khiến bộ phận QA theo dõi không được sát sao. Cụ thể là ở một số doanh nghiệp, mỗi nhân viên QA sẽ làm công việc trên các file riêng lẻ, định kỳ hàng tuần hàng tháng mới tổng hợp thành báo cáo và gửi cho trưởng phòng. Trưởng phòng QA cũng phải ngồi nghiên cứu các báo cáo từ nhân viên, tự tổng hợp thành báo cáo chung thì mới đưa ra được đánh giá chính xác. Độ trễ trong việc đánh giá khiến trưởng phòng QA không phát hiện kịp thời các vấn đề, các điểm chưa tối ưu, khiến các vấn đề nhỏ biến tướng thành vấn đề lớn khó có thể kiểm soát.

 

Lý do khiến quản lý chất lượng không hiệu quả

 

Nhà quản lý đau đầu với khối lượng công việc khổng lồ cần xử lý và những báo cáo thiếu tính "thời gian thực"

 

3, Thiếu các biện pháp tinh thần tạo động lực cho nhân viên

 

Một trong những lý do khác khiến hoạt động quản lý chất lượng trong doanh nghiệp không hiệu quả là thiếu các biện pháp tinh thần tạo động lực. Nhân viên không có tinh thần tham gia có xu hướng lảng tránh các nhiệm vụ, không tập trung dồn sức cho công việc. Nguyên nhân dẫn đến điều này có thể kể đến:

 

Thứ nhất, nhân viên không thấy được lợi ích của quản lý chất lượng mang lại cho tổ chức và bản thân nhân viên, dẫn đến thực hiện một cách chống đối. Nhân viên ở nhiều doanh nghiệp cho rằng quản lý chất lượng là một hoạt động rập khuôn để lấy chứng nhận, quá nặng về lý thuyết thay vì tính thực tiễn. Một số ý kiến từ phía nhân viên lâu năm cho rằng công ty vẫn vận hành tốt theo phương thức cũ, thay đổi theo phương thức mới sẽ phải điều chỉnh lại nhiều yếu tố, dẫn đến giảm hiệu suất làm việc chung. Những suy nghĩ này đều xuất phát từ việc phòng QA công tác tư tưởng chưa triệt để, chưa truyền tải đúng các lợi ích và ý nghĩa của quản lý chất lượng đến toàn bộ nhân viên.

 

Thứ hai, doanh nghiệp không tạo được văn hóa khuyến khích và xử phạt trong khi triển khai. Nhiều nhân viên QA cho biết họ có triển khai khuyến khích và xử phạt nhưng nhân viên vẫn sai phạm nhiều và không tích cực tham gia. Lý do là bởi việc khuyến khích và xử phạt đang chưa đủ rõ ràng, thiếu cơ sở; thiếu các hình thức ghi nhận thông tin vi phạm và thành tựu. Các vi phạm không được xử lý đúng cách sẽ ngày càng lây lan trong tổ chức và trở thành văn hoá xấu cản trợ quản lý chất lượng đi đến thành công.

 

Giải pháp cho hoạt động quản lý chất lượng

 

Tinh thần nhân viên làm nên thành công của hoạt động quản lý chất lượng

 

>>> Xem thêm: Làm thế nào để thúc đẩy sự tự giác của nhân viên: Kết hợp kỷ luật và động lực

 

Vai trò của Base trong các hoạt động quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO

 

Base là đơn vị mang tới các giải pháp công nghệ cho bài toán quản trị và vận hành của doanh nghiệp. Tính đến nay, Base đã và đang đồng hành cùng gần 7000 doanh nghiệp trong công cuộc chuyển đổi số và cùng doanh nghiệp gặt hái nhiều thành công. Các giải pháp phần mềm mà Base mang tới giúp doanh nghiệp lên kế hoạch, quản lý theo dõi và đo lường các hoạt động nội bộ, trong đó có quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO.

 

Các phần mềm Base đều đóng một vai trò quan trọng, hỗ trợ doanh nghiệp và Ban quản lý chất lượng khắc phục các vấn đề phổ biến khiến việc các hoạt động quản lý chất lượng kém hiệu quả.

 

Base và bài toán thống nhất thông tin trong nội bộ

 

Thống nhất thông tin trong nội bộ giúp trên dưới tổ chức hiểu đúng, hiểu đủ về quản lý chất lượng; nắm được kế hoạch triển khai chung và tăng cường phối hợp ăn ý giữa các nhân viên tham gia.

 

Bài toán thống nhất thông tin trong nội bộ sẽ được giải quyết bằng phần mềm lưu trữ công văn, văn bản online Base Office, thông qua việc: 

 

  • Base Office là nơi phòng QA ban hành trực tiếp các văn bản liên quan đến hoạt động quản lý chất lượng. Không cần phải in ấn giấy tờ cồng kềnh, không phải chạy đi gửi các phòng ban khác, chỉ cần vài thao tác đăng tải đơn giản là công tác truyền thông đến nhân viên đã được hoàn thành. Từ đó giúp phòng QA tiết kiệm nhiều thời gian, nguồn lực và tối giản hoá một lượng lớn các giấy tờ phải xử lý và lưu trữ.

  • Base Office giúp mọi nhân viên nắm bắt kịp thời các thông báo về hoạt động quản lý. Mỗi khi phòng QA đăng tin, phần mềm sẽ ngay lập tức gửi các thông báo và email cho từng cá nhân liên quan. Phòng QA cũng theo dõi được ai đã đọc, ai chưa đọc tin trên hệ thống phần mềm, biết được mức độ nắm bắt thông tin trong nội bộ.

  • Với Base Office, nhân viên chỉ mất 2 giây để tra cứu các nội dung hướng dẫn, quy định quản lý chất lượng, và sẽ luôn theo dõi được văn bản cập nhật gần nhất. Các thông tin đều tập trung và lưu trữ tại một phần mềm thay vì phân mảnh ở nhiều nơi như trên Word, Excel, Drive của từng cá nhân. Hàng trăm hàng nghìn văn bản quản lý chất lượng sẽ được Base Office sắp xếp thành các thư mục riêng biệt, theo mục đích sử dụng và thời gian đăng để giúp người tối ưu thời gian tìm kiếm. Việc tra cứu thông tin trở nên rất nhanh hơn, đơn giản hơn so với việc tìm kiếm giữa một đống giấy tờ như truyền thống.

 

“Việc sử dụng phần mềm cũng giúp công việc lưu trữ và rà soát thông tin dễ dàng hơn. Trước kia tôi có một tủ hồ sơ chứa đủ các loại chứng từ, văn bản, mỗi khi muốn tìm một văn bảo nào đó phải mất cả tiếng đồng hồ. Nhưng giờ trên bàn làm việc của tôi chỉ có máy tính và một quyển sổ thôi, vì tất cả các loại văn bản đều được lưu trữ trên Base Office. Việc tìm kiếm rất nhanh chóng và cũng đảm bảo là các loại văn bản lưu trữ như phiếu đánh giá định kỳ của từng bạn nhân viên, tổng hợp báo cáo từng tháng,... không bị thất lạc.” 

 

(Ms Lê Thị Linh, Quality Assurance @Base.vn)

 

Base Office phần mềm quản lý văn bản tờ trình quản lý chất lượng

 

Tài liệu hướng dẫn thực hiện Quy trình tổ chức An ninh nội bộ. Phần cột bên trái là cột phân loại tài liệu. Cột bên phải gồm thông tin người ban hành, ngày có hiệu lực, ngày hết hạn, số người đã xem.

 

>>> Xem thêm: Review về Base Office - Phần mềm quản lý công văn với 7 lợi ích trực tiếp

 

Base và bài toán theo dõi sát sao trong quá trình triển khai

 

Tiêu chuẩn ISO là một danh sách với hàng trăm đáp ứng nhỏ về tiêu chuẩn cho hệ thống văn bản quy trình/quy định. Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO là việc tổ chức lại các hoạt động trong doanh nghiệp sao cho đáp ứng được hàng trăm tiêu chuẩn đó. Có thể thấy lượng công việc phòng QA phải xử lý là rất lớn, để việc quản lý trở nên dễ dàng hơn thì yêu cầu phải có bản kế hoạch triển khai cụ thể.

 

Có bản kế hoạch là một chuyện, nhưng làm sao để tất cả nhân viên nắm được kế hoạch của phòng QA, làm sao để mỗi cá nhân biết công việc của mình, phòng QA theo dõi việc triển khai như thế nào?

 

Đó có thể là một bài toán khó và rất phức tạp nếu xử lý trên giấy tờ. Sự tham gia của hai phần mềm Base Wework và Base Workflow sẽ giúp đơn giản hoá bài toán này cho doanh nghiệp. 

 

Để hiểu rõ hơn hãy theo dõi ví dụ sau đây:

 

“Trong một đầu công việc, tôi sẽ giao cho bạn A vị trí mua hàng, bạn B vị trí thu thập chứng từ, bạn C vị trí nghiệm thu, bạn D nhập liệu, đôi khi một vị trí phải có nhiều người cùng đảm nhiệm vì lượng công việc cần xử lý rất lớn. Khi chưa có phần mềm hỗ trợ, tôi giao việc qua mail hoặc bằng file; các bạn nhân viên sẽ làm công việc của mình trên Excel và gửi báo cáo về cho tôi vào cuối tháng. Tôi sẽ phải đóng từng báo cáo, tự định hình phân tích và tổng hợp thành một báo cáo chung rồi mới tiến hành đánh giá, hoạt động này có thể mất đến nửa ngày.

 

Nhưng khi có phần mềm chuẩn hoá quy trình mà cụ thể là Base Workflow, tình hình công việc của cả 10 bạn trong phòng ban đều được thể hiện trên một trang, chỉ cần nhìn vào là tôi nắm được ngay thay vì phải mất nửa ngày. Có một điểm hay là tôi có thể kiểm soát từng giai đoạn công việc, không phải chờ đến cuối tháng mà bất cứ lúc nào tôi cũng có thể vào quan sát tình hình công việc của 10 bạn đang xử lý đến đâu.

 

Việc giao việc cho cá nhân cũng không cần phải dùng đến email và file nữa, tôi thực hiện giao việc trực tiếp trên Wework nên giảm thiểu được các thao tác và tiết kiệm được nhiều thời gian.”

 

(Ms Lê Thị Linh, Quality Assurance @Base.vn)

 

Cụ thể với Base Wework, bộ phận QA tạo các danh sách các công việc trên phần mềm, thực hiện giao việc và cài thời hạn cụ thể. Người được giao việc sẽ ngay lập tức nhận được thông báo về đầu việc này, khi xong việc chỉ cần đánh dấu hoàn thành (tick done) và gắn file kết quả công việc. Trường hợp có đầu việc bị trễ hạn, hệ thống sẽ phát cảnh báo cho người giao việc và người được giao việc để có các biện pháp thúc giục kịp thời, giúp công việc không bị chậm tiến độ.

 

Triển khai quản trị chất lượng trên Base Workflow

 

QA giao việc cho nhân viên trên phần mềm Base Wework

 

Biểu đồ quản lý chất lượng trên Base Wework

 

Theo dõi tiến độ thực hiện đầu việc trên biểu đồ Gantt của phần mềm Base Wework

 

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc Base Wework giúp thúc đẩy văn hóa minh bạch trong công việc như thế nào?

 

Với một số quy trình nhiều bước, cần sự tham gia của nhiều người, bộ phận QA của doanh nghiệp sẽ theo dõi tiến độ dễ dàng hơn thông qua Base Workflow - là phần mềm quản lý quy trình. 

 

Ví dụ như quy trình Quality Audit Control của bộ phận QA. Quy trình này gồm các bước thu thập, phân tích, đánh giá và điều chỉnh các quy định thuộc quản lý chất lượng; và sẽ cần tham gia của bộ phận pháp chế, admin, bộ phận quản lý chất lượng.

 

Base Workflow sẽ bóc tách quy trình phức tạp thành các bước đơn giản để dễ quản lý và theo dõi theo các cột. Khi bước này xong thì phần việc sẽ được kéo thả sang ô cho bước tiếp theo. Khi đầu việc bị trễ hạn, nhìn vào phần mềm là bộ phận QA sẽ biết phần việc đang bị trễ ở bước nào, cụ thể ai chịu trách nhiệm để trực tiếp đốc thúc. 

 

Quản trị chất lượng trên Base Workflow

 

Base Workflow sử dụng màu sắc để thể hiện trạng thái công việc. Màu đỏ là công việc trễ hạn, màu trắng là chưa/sắp đến hạn, màu xanh là các công việc đã hoàn thành.

 

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý quy trình Base Workflow giúp tự động hóa và cải tiến quy trình như thế nào?


 

Bộ giải pháp quản trị công việc và quy trình Base Work+

 

Base và bài toán tạo động lực tinh thần cho nhân viên

 

Một vấn đề phòng QA thường xuyên gặp phải trong quá trình triển khai quản lý chất lượng là không tạo được động lực cho nhân viên, nhân viên không hứng thú, không nhiệt tình tham gia. Để gia tăng tinh thần và động lực cho nhân viên, doanh nghiệp có thể thực hiện một số hoạt động sau:

 

  • Tuyên truyền đúng và đủ về lợi ích quản lý chất lượng mang lại cho tổ chức và cá nhân
  • Cập nhật liên tục các thông tin liên quan đến quản lý chất lượng trong tổ chức để tạo không khí thi đua, hưởng ứng
  • Nâng cao tinh thần tham gia của nhân viên bằng việc tạo cơ hội cho nhân viên nêu quan điểm, nêu ý kiến

 

Base Inside là một kênh truyền thông hiệu quả cho các hoạt động quản lý chất lượng. Khác với các phần mềm khác chỉ đơn thuần để đăng tải thông tin, Base Inside vừa đóng vai trò là bảng tin tức số, vừa là mạng xã hội nội bộ; thúc đẩy các giao tiếp đa chiều trong nội bộ. Thông qua Base Inside, các thông tin liên quan đến quản lý chất lượng được truyền tải đến nhân viên một cách toàn diện và hiệu quả.

 

Base Inside là bảng tin tức số. Bộ phận QA tăng sự gắn kết của nhân viên trong công ty với các hoạt động quản lý chất lượng bằng việc liên tục đăng tải các thông tin liên quan như: thông báo quan trọng, cập nhật tiến độ triển khai, những thành tích đã đạt được, những điều chưa làm được, khởi động các sự kiện nội bộ,... Mọi nhân viên đều nắm được thông tin chung và tạo cảm giác cả tập thể đều đang hưởng ứng thi đua.

 

Thông báo cho nhân viên về hoạt động quản lý chất lượng

 

Thông báo nội bộ trên Base Inside

 

Base Inside là mạng xã hội số. Cũng tại đây, nhân viên có cơ hội được nêu ý kiến về các vấn đề trong khi triển khai, cùng thảo luận để tìm ra giải pháp cho các vấn đề, hay chia sẻ kinh nghiệm tích lũy được cho các cá nhân khác. Nhân viên có cảm giác được cống hiến sẽ tích cực tham gia hơn, nhờ vậy mà việc triển khai quản lý chất lượng được suôn sẻ và nhanh chóng.

 

Nhân viên tích cực tham gia hoạt động quản lý chất lượng

 

Khảo sát ý kiến của nhân viên về công tác quản lý chất lượng trên Base Inside

 

>>> Xem thêm: Review về Base Inside - Mạng truyền thông nội bộ đầu tiên tại Việt Nam

 

Base và bài toán quản lý vi phạm trong hoạt động quản lý chất lượng

 

Trong khi triển khai quản lý chất lượng theo ISO, quản lý vi phạm là một công việc giúp QA đánh giá được hiệu quả triển khai trong doanh nghiệp. Bộ phận QA sẽ tổ chức các buổi kiểm tra định kỳ với phòng ban, dựa vào những tiêu chuẩn ISO để đánh giá việc phòng ban đó có đạt tiêu chuẩn hay không. Khi phát hiện điểm không phù hợp, phòng QA sẽ cần kịp thời đưa ra hình thức xử phạt để tránh sai phạm ảnh hưởng đến tiến độ triển khai chung.

 

Xử lý sai phạm là một phần việc nhạy cảm, yêu cầu bộ phận QA phải xử lý đúng người - đúng việc - đúng phương pháp sao cho nhân viên thực sự nhận ra lỗi, không cảm thấy uất ức và rút được kinh nghiệm cho lần sau. Với sự hỗ trợ của phần mềm Base Case, việc xử lý các sai phạm sẽ diễn ra theo hệ thống số liệu rất minh bạch và rõ ràng.

 

Cụ thể, các sai phạm liên quan đến hoạt động quản lý chất lượng đều được Base Case ghi lại với các thông tin cụ thể gồm ai mắc lỗi, mắc lỗi nào, hình thức xử phạt ra sao. Base Case cũng yêu cầu người mắc lỗi giải trình và đưa ra giải pháp, thời hạn khắc phục được lỗi. Các thông tin đều được công khai với tất cả các thành viên trong tổ chức, mọi cá nhân có thể nhìn vào đó làm gương và đảm bảo các sai phạm không xảy ra nữa.

 

Phần mềm xử lý sai phạm trong quản lý chất lượng

 

Trên Base Case, người vi phạm vừa giải trình lỗi vừa đề xuất hướng giải quyết

 

Một điểm đặc biệt nữa là Base Case tự động tổng hợp các vi phạm thành các báo cáo. Chỉ cần nhìn vào báo cáo, phòng QA có thể thấy được tình hình chung các vi phạm như: tổng số vi phạm, số vi phạm được xử lý/chưa xử lý, loại vi phạm, thời gian xử lý các vi phạm. Từ đó, phòng QA sẽ đánh giá được hoạt động quản lý chất lượng trong doanh nghiệp có đang hiệu quả hay không, giúp phòng QA và doanh nghiệp tối ưu được nhiều thời gian nghiên cứu báo cáo.

 

Báo cáo vi phạm và xử lý vi phạm trong quản lý chất lượng

 

Báo cáo tổng quan vi phạm trên Base Case

 

Phần mềm quản lý vi phạm trong quản lý chất lượng

 

Báo cáo chi tiết vi phạm trên Base Case 

 

“Thông thường công việc đánh giá vi phạm của phòng QA sẽ thực hiện qua Email và phải mất 1 tuần để xử lý cho từng trường hợp vi phạm. Các bạn trong phòng QA sẽ ngồi nhập các loại vi phạm ra form Excel và gửi mail cho người vi phạm giải trình cùng cho các bộ phận liên quan giải quyết. Và sau 1 tháng các bạn nhân viên sẽ tổng hợp lại báo cáo vi phạm. 

 

Quy trình xác định và đánh giá vi phạm phải qua nhiều bước, xử lý bởi nhiều người, trong nhiều giai đoạn nên khá phức tạp. Đôi khi còn xảy ra trường hợp xử lý bị sót, bị bỏ qua thì phòng QA lại mất nửa ngày để tổng hợp lại.

 

Nhưng trên Base Case thì tất cả vi phạm đều được lưu trữ khoa học và dễ dàng tìm kiếm. Base Case thể hiện từng mức độ vi phạm, tên người vi phạm, các PIC tham gia xử lý vi phạm, SLA cho từng quá trình,... Đặc biệt là phần mềm tự động tổng hợp các dữ liệu này thành báo cáo biểu đổ thông minh, các nhân sự phòng QA thay vì mất 1 tuần để xử lý thì giờ đây chỉ cần một cú click chuột là xong.”

 

(Ms Lê Thị Linh, Quality Assurance @Base.vn)

 

Các phần mềm chúng tôi đưa ra ở trên như Base Office, Base Workflow, Base Wework hay Base Case đều được kết nối với nhau và nằm ở trên cùng một nền tảng chung là Base Platform. Thay vì sử dụng một phần mềm có tất cả các tính năng, doanh nghiệp sử dụng một nền tảng số tích hợp nhiều phần mềm chuyên biệt hóa sẽ giúp tối ưu hoá và tận dụng được triệt để các tính năng chuyên môn của phần mềm. Đây cũng là cách làm tân tiến nhất hiện nay để đáp ứng được nhu cầu quản trị doanh nghiệp nói chung và các hoạt động quản lý nói riêng được hiệu quả và thống nhất.

 

Tạm kết

 

Triển khai quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO sao cho hiệu quả không phải điều dễ dàng bởi số lượng đầu việc phải cần xử lý là rất lớn. Doanh nghiệp nói chung và bộ phận QA nói riêng cần chẩn đoán đúng các vấn đề đang vướng mắc, có giải pháp và tìm được các phần mềm hỗ trợ phù hợp; để không chỉ quản trị tốt nội bộ doanh nghiệp mà còn khẳng định được vị thế và tăng tính cạnh tranh với các doanh nghiệp trên thị trường.

 

Hy vọng các ứng dụng trên đây từ các phần mềm của Base sẽ giúp hoạt động quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO nhanh chóng đi đến thành công. 

 


 

Nền tảng Base.vn đồng hành cùng 7000+ doanh nghiệp Việt trong các bài toán "khó nhằn" về tối ưu vận hành

 

Base.vn - Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +7000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, Sacombank, VPBank, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Vissan, Tân Á Đại Thành, Hoà Bình Minh, Decathlon, Bamboo Airways, Novaland Group, Phục Hưng Holdings, PCC1, Đại Học Văn Lang, Đại Học Ngoại Thương, Bệnh viện Phụ sản Hà Nội, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books,...

 

Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm trọn bộ các giải pháp của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

Từ khóa

Bài viết liên quan

Áp dụng 3 bước Lean HR để cắt giảm 8 loại lãng phí trong nhân sự

Rất có thể doanh nghiệp của bạn đang có những lãng phí, những hoạt động không tạo ra lợi ích mà bạn không hề hay biết. Tìm ra các lãng phí đó và loại bỏ sẽ là một cách để doanh nghiệp tối ưu hiệu suất, nâng cao lợi nhuận. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn có phương pháp để thực hiện điều đó.

Base.vn chính thức ra mắt kênh Zalo Official Account “Nền tảng quản trị Base Enterprise”

Kể từ nay, các nhà quản trị có thể dễ dàng cập nhật tri thức, tài liệu và thông tin mới nhất của Base trên kênh Zalo. Nhấn “Quan tâm” ngay!

The future of work: 5 xu hướng định hình “bình thường mới” của doanh nghiệp năm 2022

Cùng với những chuyển dịch xã hội, những tác động tới thị trường và người lao động, các nhà lãnh đạo nên dẫn dắt doanh nghiệp của mình như thế nào trong năm 2022?

Đăng ký nhận bản tin