Giới thiệu về Base Office - Phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ và số hóa tài liệu 4.0

14/06/2020

Một phần mềm quản lý công văn hiện đại sẽ xoá bỏ mọi quy trình thủ công rườm rà và đưa bạn tới gần hơn với khái niệm “doanh nghiệp 4.0” thực sự.

 

phan-mem-luu-tru-so-hoa-tai-lieu-01

 

Base Resources - Không phải chỉ các cơ quan, tổ chức nhà nước mới có nhu cầu quản lý hồ sơ - tài liệu, mà mọi doanh nghiệp đều có một lượng lớn văn bản cần được xét duyệt và ban hành nội bộ, song song với đó là lưu trữ lâu dài về sau.

 

Trong thời đại chuyển đổi số ngày nay, đặc biệt là khi mô hình làm việc online - quản lý từ xa đang ngày càng nở rộ, quy trình xử lý công văn truyền thống dường như đã lạc hậu, lỗi thời. Bởi lẽ nó tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót, tốn kém quá nhiều thời gian và công sức, thậm chí còn bị ngưng trệ bởi khoảng cách địa lý xa xôi.

 

Trước sự phát triển nhanh chóng của internet và các nền tảng công nghệ, phần mềm quản lý công văn Base Office đã ra đời và giải quyết nhanh gọn bài toán lưu trữ hồ sơ và số hóa tài liệu.

 

Bài viết này sẽ cho bạn thấy tại sao bạn cần áp dụng phần mềm để quản lý tài liệu trong doanh nghiệp. Đồng thời, chúng tôi cũng so sánh cách bạn quản lý lưu trữ hồ sơ theo kiểu thủ công và cách bạn thao tác trên phần mềm Base Office để chỉ ra các lợi ích to lớn mà doanh nghiệp bạn thu được từ phần mềm này.

 

7 lợi ích trực tiếp mà doanh nghiệp thu được khi sử dụng Phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ & số hóa tài liệu Base Office

 

1. Không gian lưu trữ hồ sơ được giải phóng, hàng chục loại chi phí trực tiếp được tiết kiệm

 

  • Trong cách quản lý, lưu trữ truyền thống

Theo một số liệu thống kê từ Anh quốc, một tủ đựng hồ sơ tiêu chuẩn với bốn ngăn kéo chiếm 9 feet vuông (tương đương với 0.84 mét vuông) trong không gian văn phòng - bằng với diện tích chỗ ngồi của 2 nhân sự.

 

Hiện tại doanh nghiệp bạn đang quản lý hồ sơ như thế nào? Có phải tất cả chúng đều được in ra giấy A4 với số lượng lớn? Từng phòng ban, cá nhân có liên quan đều phải lưu trữ bản cứng mỗi nơi một vài tờ?

 

Đồng ý rằng một tờ giấy không thể là rắc rối lớn, nhưng xét trong thời gian dài hoạt động theo quý, theo năm trên quy mô toàn doanh nghiệp, chỗ công văn đó thực sự đáng ngại. Kể cả sau khi được dọn dẹp định kỳ, đống giấy tờ sẽ lại sớm đầy lên!

 

Càng khó khăn hơn nữa nếu doanh nghiệp có văn phòng nhỏ, lượng văn bản đi - đến nhiều và nhân viên văn thư không linh hoạt trong quy trình xử lý.

 

  • Và giải pháp số hóa tài liệu của Base Office

Một terabyte (TB) dữ liệu tương đương với khoảng 1.500 chiếc tủ hồ sơ bốn ngăn.

 

Với Base Office, doanh nghiệp có thể lưu trữ bản mềm công văn với dung lượng không giới hạn. Dù là bản thảo, công văn mới ban hành hay đã quá thời hạn có hiệu lực đều có thể đưa lên phần mềm ở những thư mục khác nhau.

 

Bằng cách đó, bạn đã cắt giảm được một số loại chi phí trực tiếp như thuê không gian, mua tủ, giấy A4 và mực in, máy in,...; và sau này sẽ là tiền cước di động cho những cuộc gọi lặp đi lặp lại và chi phí chuyển phát nhanh nếu doanh nghiệp có nhiều cơ sở hoặc nhân viên làm việc từ xa.

 

phan-mem-quan-ly-so-hoa-tai-lieu-base-office

Với Base Office, doanh nghiệp có thể lưu trữ hồ sơ với dung lượng không giới hạn

 

2. Rủi ro bảo mật có thể xảy đến với hồ sơ, tài liệu được giảm thiểu tối đa

 

  • Trong cách quản lý, lưu trữ truyền thống

Cũng theo số liệu từ nước Anh, trung bình cứ mỗi 12 giây thì một doanh nghiệp lớn bị mất một tài liệu. Theo đó, phần trăm các tài liệu giấy bị thất lạc lên tới 5%.

 

Con số đáng báo động này có thể bắt nguồn từ lý do bị đánh cắp hoặc nhầm lẫn, hư hỏng do nhân viên không kiểm soát nổi khối lượng hồ sơ khổng lồ của doanh nghiệp. Hoặc trong quá trình vận chuyển bằng dịch vụ ngoài có sai sót ở khâu nào đó.

 

Rất có thể các rủi ro này không được phát hiện ngay lập tức mà chỉ trở nên rắc rối khi vài tháng, hoặc thậm chí nhiều năm sau doanh nghiệp cần tìm lại hồ sơ để giải quyết vấn đề liên quan tới chính sách và pháp luật.

 

  •  Và giải pháp số hóa tài liệu của Base Office

Bạn không cần lo lắng rằng tài liệu online sẽ dễ dàng bị lộ ra ngoài. Trên thực tế, xấp giấy tờ bằng giấy hoàn toàn có nguy cơ thất lạc, sao chép và giả mạo cao hơn. Số hoá luôn được thực hiện đi kèm với an ninh mạng.

 

Với Base Office, tất cả dữ liệu công văn được lưu lại dưới dạng cloud-based, với bản sao lưu tự động có thể lấy lại bất cứ lúc nào. Chỉ có các tài khoản thành viên doanh nghiệp mới có thể truy cập vào đọc, và chỉ Owner cùng các tài khoản Admin được phân quyền mới có khả năng chỉnh sửa thông tin.

 

Bất kỳ thay đổi nào dù nhỏ nhất cũng đều được hệ thống ghi nhận lại với các dấu vết rõ ràng, nên tính minh bạch được gia tăng tuyệt đối.

 

base-office-phan-mem-quan-ly-ho-so

 

3. Thao tác tìm kiếm, sàng lọc hồ sơ trên hệ thống vô cùng dễ dàng

 

  • Trong cách quản lý, lưu trữ truyền thống

Doanh nghiệp có thể lựa chọn sắp xếp hồ sơ theo chiều ngang (tài liệu của tháng 1, quý 1, năm 2020,...), chiều dọc (tài liệu về hợp đồng nhân sự, hợp đồng với khách hàng, biên bản nghiệm thu, chính sách thưởng tết,...) hoặc kết hợp cả hai chiều.

 

Tuy nhiên, như bạn có thể tưởng tượng, việc lục tìm lại một tài liệu nào đó không hề dễ dàng dù nhân viên đã dán giấy nhớ hoặc thẻ tên cho nó. Những chồng giấy tờ cao quá đầu người khiến bất cứ ai nhìn vào đều muốn từ bỏ.

 

  •  Và giải pháp số hóa tài liệu của Base Office

Khi đã được số hóa bởi Base Office, một tài liệu dễ dàng được tìm lại bằng cách gõ từ khoá chính vào thanh công cụ tìm kiếm. Bạn có thể đưa ra một format đặt tên văn bản chung cho doanh nghiệp để tiện tra cứu, ví dụ như [TENCONGTY-CHINHSACHMOI-2020-00072] Chính sách thưởng cho nhân viên dịp lễ 30/4 và 1/5.

 

Hơn nữa, hệ thống Base Office có khả năng cấu trúc hồ sơ logic theo nhiều tầng: theo nhóm (trong nhóm lại có các folders riêng), theo từng loại văn bản (như quyết định, bổ nhiệm, báo cáo, tờ trình,...), theo các trạng thái khác nhau (Đã ban hành / Chưa ban hành / Không thông qua) nên bộ lọc thông minh có thể lọc ra tất cả các hồ sơ có cùng một hoặc nhiều tiêu chí. Lọc công văn theo người ban hành và thời gian ban hành cũng là hai tính năng hữu ích đối với doanh nghiệp.

 

phan-mem-so-hoa-tai-lieu-base-office

Tính năng tìm kiếm tài liệu theo từ khóa và bộ lọc nâng cao của Base Office

 

Với những tài khoản được phân quyền quản lý, hệ thống còn cho phép gắn cờ đánh dấu cho các công văn quan trọng, cũng như lưu trữ / tạm xoá các công văn không cần thiết tại thời điểm xác định.

 

Đây là những tính năng khắc phục rõ rệt tính cồng kềnh và thiếu linh hoạt trong xử lý tác vụ phát sinh của quy trình xử lý hồ sơ thủ công trước đó.

 

4. Quy trình xét duyệt công văn được triển khai tự động, nhanh chóng, đúng thẩm quyền với chữ ký điện tử

 

  • Trong cách quản lý, lưu trữ truyền thống

Quá trình xử lý hồ sơ truyền thống tiêu tốn khá nhiều thời gian và công sức.

 

Người soạn thảo công văn (thường là chuyên viên nhân sự, chuyên viên pháp chế, manager,...)  sẽ tạo một văn bản trên Word hoặc Excel, in ra giấy và trình lên cho cấp trên có thẩm quyền, có thể phải xét duyệt lần lượt qua nhiều cấp từ trưởng phòng, C-level rồi đến CEO,...

 

Sau khi được phê duyệt, người soạn thảo thực hiện in hoặc photocopy tài liệu thành nhiều bản, đi xin chữ ký và dấu chứng thực rồi lại gom bản gốc về.

 

Quy trình này trở nên phức tạp khi công ty mở rộng quy mô với nhiều cấp quản lý, người có thẩm quyền xét duyệt lại không phải lúc nào cũng có mặt tại văn phòng.

 

  •  Và giải pháp số hóa tài liệu của Base Office

Để khắc phục sự rườm rà thủ công mà vẫn đảm bảo đầy đủ quy trình xử lý công văn theo thẩm quyền, Base Office hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ và luân chuyển toàn bộ công văn, giấy tờ dưới dạng bản mềm. Hệ thống xây dựng sẵn quy trình xét duyệt công văn tự động qua các thao tác đơn giản và cực kỳ nhanh gọn.

 

Người soạn thảo sẽ tạo các file nội dung dưới dạng Word, Excel, PDF, ảnh,... và upload lên hệ thống với các thông tin đi kèm như thời gian hiệu lực, mô tả chung, tên nhóm văn bản, tên loại văn bản, độ khẩn cấp,... giúp định vị chính xác hồ sơ đó.

 

Tiếp theo, người soạn thảo dùng thẻ @ để tag tên tất cả người có thẩm quyền phê duyệt công văn. Hệ thống sẽ tự động bắn thông báo cho những người này, đồng thời cấp cho họ quyền xem công văn ngay trên đó.

 

phan-mem-quan-ly-cong-van-01

 

Nhân viên đề xuất thông báo hoặc công văn lên Base Office và chờ xét duyệt từ nhà quản lý

 

Có ba chế độ xét duyệt công văn là duyệt lần lượt, duyệt đồng thời và chỉ cần một người duyệt. Người xét duyệt có thể đồng ý hoặc từ chối công văn, hoặc nhấn nút Chuyển tiếp để người khác xét duyệt trước (trong trường hợp duyệt đồng thời). Hệ thống sẽ hiển thị và cập nhật trạng thái tức thời của hồ sơ.

 

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể rút ngắn thời gian phê duyệt hồ sơ từ số ngày xuống còn số giờ đồng hồ, thậm chí là ngay tức thời (real-time).

 

phan-mem-quan-ly-so-hoa-tai-lieu-base-office-03

phan-mem-quan-ly-so-hoa-tai-lieu-base-office-05

phan-mem-quan-ly-so-hoa-tai-lieu-base-office-06

Base Office tự động cập nhật trạng thái tức thời của mọi hồ sơ - tài liệu

 

Đặc biệt, Base Office tích hợp sẵn với ứng dụng chữ ký điện tử Base E-Sign, giúp ban lãnh đạo có thể ký duyệt online mà không cần xuất hiện trực tiếp.

 

Bạn có thể thiết kế chữ ký chỉ bao gồm nét bút ký, thêm text, hình ảnh hoặc logo của doanh nghiệp. Mỗi khi trường chữ ký được nhúng vào công văn sẽ yêu cầu chủ nhân xác thực dữ liệu và lưu lại lịch sử, tránh phát sinh các trường hợp giả mạo hoặc lén lút ký thay.

 

Hồ sơ doanh nghiệp sủ dụng chữ ký điện tử vẫn đảm bảo tính chính thống và giá trị về mặt pháp lý.

 

5. Cơ chế ban hành công văn được áp dụng tự động, nhanh chóng, tiếp cận đúng đối tượng

 

  • Trong cách quản lý, lưu trữ truyền thống

Sau khi được phê duyệt, công văn một lần nữa cần in ra nhiều bản để đưa tới các cá nhân hoặc phòng ban có liên quan. Ở từng phòng ban, công văn lại tiếp tục được photocopy rồi phân phát, dán lên bảng tin hoặc mở cuộc họp, truyền miệng, gửi tin nhắn, email,... để triển khai tới tập thể nhân viên. Rắc rối hơn nữa, doanh nghiệp cần thiết phải gửi hồ sơ cho nhân viên làm việc từ xa qua dịch vụ chuyển phát nhanh hoặc bưu điện. 

 

Song song với quy trình trên, ở mỗi phòng ban đều cần lưu trữ lại một bản cứng trong tủ hồ sơ làm cơ sở đối chiếu sau này.

 

Một số doanh nghiệp có thực hiện lưu trữ hồ sơ trên phần mềm nhưng sau đó lại ban hành chúng bằng biện pháp thủ công. Đó là cách giải quyết bài toán “nửa vời” chứ không phải một giải pháp 4.0 thực sự.

 

  •  Và giải pháp số hóa tài liệu của Base Office

Công nghệ hiện đại của Base Office đã loại bỏ hoàn toàn sự lãng phí công sức và tài nguyên giấy đó, đồng thời giúp công văn được ban hành chuẩn xác hơn về cả nội dung và đối tượng.

 

Đó là nhờ hệ thống tự động gửi notification và email thông báo tới tất cả người nhận (được xác định bởi thẻ tag @ của người gửi) ngay sau khi công văn được phê duyệt. Nếu doanh nghiệp bạn đã cấu trúc kho lưu trữ theo phòng ban như Toàn công ty, Phòng marketing, Phòng Hành chính - Nhân sự,... thì thẻ @all sẽ tự động tiếp cận tới tất cả thành viên của phòng ban đó.

 

Lúc này, công văn được gắn thẻ trạng thái Đã ban hành và hiển thị trên phần mềm. Người nhận có thể mở văn bản ra xem trực tiếp trên hệ thống mà không cần download hay sử dụng trình duyệt hỗ trợ khác, bởi Base Office đã tích hợp sẵn với các công cụ như Word, Excel, PowerPoint... và cả Calendar để hiển thị thời gian thực.

 

phan-mem-quan-ly-so-hoa-tai-lieu-base-office-09

Ban hành công văn tự động và chính xác nhờ phần mềm Base Office

 

6. Nhân viên được quyền bình luận và đóng góp ý kiến kịp thời về các tài liệu nội bộ

 

  • Trong cách quản lý, lưu trữ truyền thống

Nếu nhân viên của bạn muốn bày tỏ lời khen hoặc góp ý về một công văn nào đó vừa ban hành, họ sẽ phải gửi một đơn đề xuất hoặc đợi tới cuộc họp định kỳ để phát biểu ý kiến.

 

Nếu là một tài liệu đang được lưu trữ trong tủ từ khá lâu, họ sẽ phải lục tìm lại, đối chiếu trước rồi mới thao tác tương tự.

 

  •  Và giải pháp số hóa tài liệu của Base Office

Giờ đây, mọi nhân viên đều có quyền bình luận và đóng góp ý kiến về tất cả các hồ sơ được lưu trữ trên Base Office ngay dưới mỗi giao diện xem tài liệu đó. Hệ thống đã định dạng sẵn nhiều kiểu bình luận như gõ text, gửi thêm file tài liệu bổ sung hoặc tạo các cuộc bình chọn online,....

 

Phần mềm cũng tự động tracking số lượng và danh sách những người đã xem công văn, để các đồng nghiệp nhắc nhở kịp thời trong trường hợp cần thiết. Lấy ví dụ, chính sách làm việc từ xa quan trọng vừa ban hành, leader của team sẽ bình luận ở dưới “@thuhue @lienhoang @hiepdoan @nhanle vào đọc xem có gì không hiểu thì hỏi chị nhé!

 

phan-mem-quan-ly-so-hoa-tai-lieu-base-office-10

Sếp thông báo công văn thăng cấp của nhân viên, đồng nghiệp vào chúc mừng

 

7. Dữ liệu được truy cập từ xa, trên cả máy tính và các thiết bị di động

 

  • Trong cách quản lý, lưu trữ truyền thống

Không hề có khái niệm “từ xa” đối với cách quản lý hồ sơ tài liệu truyền thống. Ngay cả với các phần mềm on-premise mà máy chủ hệ thống sẽ được đặt tại văn phòng, bạn và nhân viên chỉ có thể truy cập khi và chỉ khi đang có mặt tại đó. Khi đi công tác, khi làm việc tại nhà,... đồng nghĩa với sự cách ly hoàn toàn khỏi hệ thống.

 

Rồi bạn sẽ phải sao lưu dữ liệu bằng tay, đôi phi phải “hạ đời” cho hệ điều hành máy tính để tương thích với phần mềm đời cũ.

 

Chi phí triển khai cho các phần mềm on-premise cũng được dự báo trước là rất lớn, bao gồm cả tiền mua thiết bị, phí cài đặt, phí phần mềm, phí giấy phép, phí bảo trì từ phía nhà cung cấp, phí nâng cấp hằng năm,... Thật không phải một con số nhỏ. 

 

  •  Và giải pháp số hóa tài liệu của Base Office

Một khảo sát dựa trên 750 chủ doanh nghiệp ở Úc năm 2013 cho biết 77% các nhà quản trị muốn truy cập vào các tệp dữ liệu từ xa.

 

Thấu hiểu điều đó, phần mềm Base Office được thiết kế theo tiêu chí nhanh - gọn - nhẹ - hiệu quả hơn theo mô hình SaaS. Theo đó tất cả dữ liệu đều được lưu trữ trên nền tảng đám mây, bạn và nhân viên chỉ cần internet để đăng nhập sử dụng chứ không cần tốn thêm nhân lực IT hay bất kỳ chi phí phát sinh nào.

 

Nhân viên có thể tạo lập và gửi công văn tại nhà thông qua laptop cá nhân, và bạn cũng như các cấp quản lý có thể đăng nhập phần mềm trên smartphone hoặc tablet để xét duyệt công văn và trao đổi xung quanh chúng. Các thao tác tìm kiếm, sửa đổi sau này cũng được thực hiện dễ dàng.

 

Về chi phí sử dụng phần mềm Base Office

 

Bảng giá của Base Office “rất Việt Nam” so với các phần mềm của nước ngoài có cùng tính năng. Chỉ cần chi phí khoảng 10-15.000VNĐ/tài khoản/tháng là có thể giải cứu một thành viên trong doanh nghiệp bạn khỏi nỗi sợ hãi về hồ sơ - tài liệu.

 

Bên cạnh đó, nền tảng Base Platform đã tích hợp sẵn một số phần mềm cho khách hàng - miễn phí nhưng cực kỳ hữu dụng:

  • Base Account: Quản lý tài khoản và phân quyền nhân sự

  • Base Message: Chat và video call nội bộ

  • Base Sign: Chữ ký điện tử

  • Base Drive: Quản lý file tài liệu nội bộ

  • Base Note: Ghi chép nhanh

  • Base Draw: Vẽ biểu đồ và minh họa

 

bang-gia-phan-mem-quan-ly-so-hoa-tai-lieu-base-office

Bảng giá niêm yết của phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ và số hóa tài liệu Base Office

 

Kết luận

 

Phần mềm Base Office có công dụng giảm tải khoảng cách địa lý, dung lượng thời gian và cả không gian lưu trữ tốn kém cho quy trình xử lý công văn trong doanh nghiệp. Đó là một bước tiến công nghệ tuyệt vời của quản trị và điều hành, là công cụ hỗ trợ hiệu quả để doanh nghiệp bạn trở thành một “doanh nghiệp 4.0” thực sự.

 

Base.vn là đơn vị đầu tiên tại Việt Nam cung cấp nền tảng SaaS kết nối các ứng dụng công nghệ cho quản trị và điều hành doanh nghiệp, với 5000+ khách hàng doanh nghiệp thuộc mọi quy mô từ hàng chục tới hàng trăm người, thuộc mọi ngành nghề, lĩnh vực như: Xây dựng, thiết kế nội thất, chuỗi cửa hàng-nhà hàng, vận tải, giáo dục, tài chính, ngân hàng,...

 

Một số khách hàng đang áp dụng giải pháp của Base.vn là: VIB, VPBank, chuỗi nhà hàng Golden Gate, Pizza Hut, The Coffee House, 30Shine, Kids Plaza, Phục Hưng Holdings, Viễn Đông Design, Genius Design, Couple Group, ONOFF, Yola, Decathlon, Bamboo Airways,...

 

Nếu bạn có nhu cầu nhận TƯ VẤN MIỄN PHÍ và DEMO TRẢI NGHIỆM phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ và số hóa tài liệu 4.0 Base Office, hãy để lại thông tin đăng ký ngay TẠI ĐÂY.

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

Thuyết phục sếp sử dụng công nghệ? Học hỏi ngay 3 chiêu thức khiến sếp “móc hầu bao” ngay lập tức!

Mong muốn được ứng dụng một giải pháp công nghệ để nâng cao hiệu quả làm việc nhưng chưa biết đề xuất với cấp trên như thế nào? Hãy tìm cho mình câu trả lời ngay trong bài viết dưới đây!

Điểm mặt 3 yếu tố giúp doanh nghiệp cộng tác làm việc từ xa hiệu quả: Văn hóa tốt, giao tiếp chuẩn và quy trình tinh gọn.

Bỡ ngỡ, chệch choạc trong các hoạt động cộng tác khi buộc phải chuyển đổi làm việc theo mô hình từ xa? Đừng quá lo lắng, vì lời giải cho vấn đề sẽ được bật mí ngay trong bài viết sau đây!

Số hóa để cộng tác làm việc minh bạch, hiệu quả: Câu chuyện “5 châu 4 bể” của Prospero J&J Consulting

Khi những rào cản về mặt thời gian, không gian địa lý không thể làm khó được một doanh nghiệp thông minh cùng trợ thủ công nghệ đắc lực của mình! 

Đăng ký nhận bản tin