Không phải chỉ các cơ quan, tổ chức nhà nước mới có nhu cầu quản lý hồ sơ – tài liệu, mà mọi doanh nghiệp đều có một lượng lớn văn bản cần được xét duyệt và ban hành nội bộ, song song với đó là lưu trữ lâu dài về sau.
Trong thời đại chuyển đổi số ngày nay, đặc biệt là khi mô hình làm việc online – quản lý từ xa đang ngày càng nở rộ, quy trình xử lý công văn truyền thống dường như đã lạc hậu, lỗi thời. Bởi lẽ nó tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót, tốn kém quá nhiều thời gian và công sức, thậm chí còn bị ngưng trệ bởi khoảng cách địa lý xa xôi.
Trước sự phát triển nhanh chóng của internet và các nền tảng công nghệ, phần mềm quản lý công văn Base Office đã ra đời và giải quyết nhanh gọn bài toán quản lý công văn.
Bài viết này sẽ cho bạn thấy tại sao bạn cần áp dụng phần mềm để quản lý công văn trong doanh nghiệp. Đồng thời, chúng tôi cũng so sánh cách bạn quản lý lưu trữ công văn theo kiểu thủ công và cách bạn thao tác trên phần mềm Base Office, để chỉ ra các lợi ích to lớn mà doanh nghiệp bạn thu được từ phần mềm này.
Đăng ký nhận tư vấn và demo trải nghiệm Phần mềm Base Office ngay tại đây.
1. Không gian lưu trữ công văn được giải phóng, hàng chục loại chi phí trực tiếp được tiết kiệm
Trong cách quản lý, lưu trữ truyền thống
Theo một số liệu thống kê từ Anh quốc, một tủ đựng hồ sơ tiêu chuẩn với bốn ngăn kéo chiếm 9 feet vuông (tương đương với 0.84 mét vuông) trong không gian văn phòng – bằng với diện tích chỗ ngồi của 2 nhân sự.
Hiện tại doanh nghiệp bạn đang quản lý công văn như thế nào? Có phải tất cả chúng đều được in ra giấy A4 với số lượng lớn? Từng phòng ban, cá nhân có liên quan đều phải lưu trữ bản cứng mỗi nơi một vài tờ?
Đồng ý rằng một tờ giấy không thể là rắc rối lớn, nhưng xét trong thời gian dài hoạt động theo quý, theo năm trên quy mô toàn doanh nghiệp, chỗ công văn đó thực sự đáng ngại. Kể cả sau khi được dọn dẹp định kỳ, đống giấy tờ sẽ lại sớm đầy lên! Càng khó khăn hơn nữa nếu doanh nghiệp có văn phòng nhỏ, lượng văn bản đi – đến nhiều và nhân viên văn thư không linh hoạt trong quy trình xử lý.
Và giải pháp của phần mềm quản lý công văn Base Office
Một terabyte (TB) dữ liệu tương đương với khoảng 1.500 chiếc tủ hồ sơ bốn ngăn.
Với Base Office, doanh nghiệp có thể lưu trữ bản mềm công văn với dung lượng không giới hạn. Dù là bản thảo, công văn mới ban hành hay đã quá thời hạn có hiệu lực đều có thể đưa lên phần mềm ở những thư mục khác nhau.
Bằng cách đó, bạn đã cắt giảm được một số loại chi phí trực tiếp như thuê không gian, mua tủ, giấy A4 và mực in, máy in,…; và sau này sẽ là tiền cước di động cho những cuộc gọi lặp đi lặp lại và chi phí chuyển phát nhanh nếu doanh nghiệp có nhiều cơ sở hoặc nhân viên làm việc từ xa.
Với Base Office, doanh nghiệp có thể lưu trữ công văn với dung lượng không giới hạn
Với các tài khoản được phân quyền quản lý, Base Office cũng hỗ trợ tính năng tải lên hàng loạt văn bản và tự động ban hành chúng. Theo đó, bộ phận văn thư có thể đưa số lượng lớn công văn nội bộ trước đây lên hệ thống, để dữ liệu lưu trữ được đồng bộ và tiện cho tra cứu sau này.
2. Rủi ro bảo mật có thể xảy đến với công văn được giảm thiểu tối đa
Trong cách quản lý, lưu trữ truyền thống
Cũng theo số liệu từ nước Anh, trung bình cứ mỗi 12 giây thì một doanh nghiệp lớn bị mất một tài liệu. Theo đó, phần trăm các tài liệu giấy bị thất lạc lên tới 5%.
Con số đáng báo động này có thể bắt nguồn từ lý do bị đánh cắp hoặc nhầm lẫn, hư hỏng do nhân viên không kiểm soát nổi khối lượng công văn khổng lồ của doanh nghiệp. Hoặc trong quá trình vận chuyển bằng dịch vụ ngoài có sai sót ở khâu nào đó. Rất có thể các rủi ro này không được phát hiện ngay lập tức mà chỉ trở nên rắc rối khi vài tháng, hoặc thậm chí nhiều năm sau doanh nghiệp cần tìm lại hồ sơ để giải quyết vấn đề liên quan tới chính sách và pháp luật.
Và giải pháp của phần mềm quản lý công văn Base Office
Bạn không cần lo lắng rằng tài liệu online sẽ dễ dàng bị lộ ra ngoài. Trên thực tế, xấp giấy tờ bằng giấy hoàn toàn có nguy cơ thất lạc, sao chép và giả mạo cao hơn. Số hoá luôn được thực hiện đi kèm với an ninh mạng.
Với Base Office, tất cả dữ liệu công văn được lưu lại dưới dạng cloud-based, với bản sao lưu tự động có thể lấy lại bất cứ lúc nào. Chỉ có tài khoản thành viên của các phòng ban/bộ phận nhất định mới có thể truy cập vào đọc, và cũng chỉ có các tài khoản được phân quyền chi tiết mới có khả năng tác động tới công văn (tạo mới, phân mục, chỉnh sửa nội dung, xóa,…). Bất kỳ thay đổi nào dù nhỏ nhất cũng đều được hệ thống ghi nhận lại với các dấu vết rõ ràng, nên tính minh bạch được gia tăng tuyệt đối.
Mỗi loại công văn trên Base Office được thiết lập phân quyền vô cùng chặt chẽ
3. Thao tác tìm kiếm, sàng lọc hồ sơ trên hệ thống vô cùng dễ dàng
Trong cách quản lý, lưu trữ truyền thống
Doanh nghiệp có thể lựa chọn sắp xếp công văn theo chiều ngang (tài liệu của tháng 1, quý 1, năm 2020,…), chiều dọc (tài liệu về hợp đồng nhân sự, hợp đồng với khách hàng, biên bản nghiệm thu, chính sách thưởng tết,…) hoặc kết hợp cả hai chiều. Tuy nhiên, như bạn có thể tưởng tượng, việc lục tìm lại một tài liệu nào đó không hề dễ dàng dù nhân viên đã dán giấy nhớ hoặc thẻ tên cho nó. Những chồng giấy tờ cao quá đầu người khiến bất cứ ai nhìn vào đều muốn từ bỏ.
Thêm nữa, rất khó để tra soát một tờ công văn bị quá hạn hoặc đã được sửa đổi, bổ sung. Nếu bộ phận văn thư có sai sót trong vấn đề này, chắc chắn sẽ ảnh hưởng tiêu cực không nhỏ tới doanh nghiệp.
Và giải pháp của phần mềm quản lý công văn Base Office
Bạn có thể đưa ra một format đặt tên văn bản chung cho doanh nghiệp để tiện tra cứu, ví dụ như [TENCONGTY-CHINHSACHMOI-2021-00072] Chính sách thưởng cho nhân viên dịp lễ 30/4 và 1/5. Khi đã được số hóa bởi Base Office, một tài liệu dễ dàng được tìm lại bằng cách gõ từ khoá tương ứng vào thanh công cụ tìm kiếm.
Hơn nữa, hệ thống Base Office có khả năng cấu trúc công văn logic theo nhiều tầng: theo kho lưu trữ, theo từng loại văn bản (quyết định, bổ nhiệm, thông báo, tờ trình,…), theo nhóm nội dung (Sales, Marketing, Back Office,…) và theo các trạng thái khác nhau (Đã ban hành / Chưa ban hành / Không thông qua) nên bộ lọc thông minh dễ dàng lọc ra tất cả các hồ sơ có cùng một hoặc nhiều tiêu chí.
Ngay từ bước khởi tạo, công văn trên ứng dụng Base Office đã được phân loại rất khoa học
Base Office cũng hỗ trợ quản lý các công văn mới được tạo ra với mục đích chỉnh sửa, bổ sung cho các công văn gốc. Bạn có thể tạo một “master version”, và liên kết tất cả chúng tại với nhau để cùng hiển thị khi nhân sự tìm đọc.
Các nhân sự thông thường có thể chủ động đánh dấu các công văn quan trọng đối với cá nhân. Còn với những tài khoản được phân quyền quản lý, hệ thống cho phép lưu trữ / tạm xoá các công văn không cần thiết tại thời điểm xác định. Đây là những tính năng khắc phục rõ rệt tính cồng kềnh và thiếu linh hoạt trong xử lý tác vụ phát sinh của quy trình xử lý hồ sơ thủ công trước đó.
4. Quy trình xét duyệt công văn được triển khai tự động, nhanh chóng, đúng thẩm quyền
Trong cách quản lý, lưu trữ truyền thống
Quá trình xử lý hồ sơ truyền thống tiêu tốn khá nhiều thời gian và công sức.
Người soạn thảo công văn (thường là chuyên viên nhân sự, chuyên viên pháp chế, manager,…) sẽ tạo một văn bản trên Word hoặc Excel, in ra giấy và trình lên cho cấp trên có thẩm quyền, có thể phải xét duyệt lần lượt qua nhiều cấp từ trưởng phòng, C-level rồi đến CEO,… Sau khi được phê duyệt, người soạn thảo thực hiện in hoặc photocopy tài liệu thành nhiều bản, đi xin chữ ký và dấu chứng thực rồi lại gom bản gốc về.
Quy trình này trở nên phức tạp khi công ty mở rộng quy mô với nhiều cấp quản lý, người có thẩm quyền xét duyệt lại không phải lúc nào cũng có mặt tại văn phòng.
Và giải pháp của phần mềm quản lý công văn Base Office
Để khắc phục sự rườm rà thủ công mà vẫn đảm bảo đầy đủ quy trình xử lý công văn theo thẩm quyền, Base Office hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ và luân chuyển toàn bộ công văn, giấy tờ dưới dạng bản mềm. Hệ thống xây dựng sẵn quy trình xét duyệt công văn qua các thao tác đơn giản và cực kỳ nhanh gọn.
Người soạn thảo sẽ tải lên hệ thống các file nội dung dưới dạng Word, Excel, PDF, ảnh,… với các thông tin đi kèm như tiêu đề, loại văn bản, nhóm nội dung, mã văn bản, nội dung mô tả,… giúp định vị chính xác hồ sơ đó. Một số công văn được tự động gửi tới những người có thẩm quyền tương ứng để chờ duyệt – tùy theo bạn thiết lập hệ thống – ví dụ như mọi công văn của phòng marketing đều cần duyệt bởi CMO. Ngoài ra, có thể dùng thẻ @ để thêm người duyệt khác.
Nhân viên soạn thảo công văn lên Base Office và chờ xét duyệt từ nhà quản lý
Đặc biệt, Base Office tích hợp sẵn với Ứng dụng chữ ký số dành cho doanh nghiệp Base Sign, giúp ban lãnh đạo ký duyệt công văn trực tuyến ở mọi lúc mọi nơi. Nhân sự cũng không cần tốn thời gian và công sức trình ký giấy tờ bản cứng và scan hình ảnh như trước. Hoàn toàn có thể rút ngắn thời gian phê duyệt hồ sơ từ số ngày xuống còn số giờ đồng hồ, thậm chí là ngay tức thời (real-time).
Một số ưu điểm nổi bật của ứng dụng chữ ký số Base Sign:
- Đảm bảo tính pháp lý
- Đảm bảo tính bảo mật
- Thủ tục đăng ký và tích hợp chữ ký số đơn giản
- Thao tác ký số nhanh chóng
- Có báo cáo thống kê tự động
ĐỌC REVIEW CHI TIẾT Base Sign – Ứng dụng chữ ký số dành cho doanh nghiệp
5. Cơ chế ban hành công văn được áp dụng tự động, nhanh chóng, tiếp cận đúng đối tượng
Trong cách quản lý, lưu trữ truyền thống
Sau khi được phê duyệt, công văn một lần nữa cần in ra nhiều bản để đưa tới các cá nhân hoặc phòng ban có liên quan. Ở từng phòng ban, công văn lại tiếp tục được photocopy rồi phân phát, dán lên bảng tin hoặc mở cuộc họp, truyền miệng, gửi tin nhắn, email,… để triển khai tới tập thể nhân viên. Rắc rối hơn nữa, doanh nghiệp cần thiết phải gửi hồ sơ cho nhân viên làm việc từ xa qua dịch vụ chuyển phát nhanh hoặc bưu điện.
Song song với quy trình trên, ở mỗi phòng ban đều cần lưu trữ lại một bản cứng trong tủ hồ sơ làm cơ sở đối chiếu sau này. Một số doanh nghiệp có thực hiện lưu trữ hồ sơ trên phần mềm nhưng sau đó lại ban hành chúng bằng biện pháp thủ công. Đó là cách giải quyết bài toán “nửa vời” chứ không phải một giải pháp 4.0 thực sự.
Và giải pháp của phần mềm quản lý công văn Base Office
Công nghệ hiện đại của phần mềm quản lý công văn Base Office đã loại bỏ hoàn toàn sự lãng phí công sức và tài nguyên giấy đó, đồng thời giúp công văn được ban hành chuẩn xác hơn về cả nội dung và đối tượng.
Đó là nhờ hệ thống tự động gửi notification và email thông báo tới tất cả người nhận ngay sau khi công văn được phê duyệt. Nếu doanh nghiệp bạn đã cấu trúc kho lưu trữ theo phòng ban như Toàn công ty, Phòng marketing, Phòng Hành chính – Nhân sự,… thì thẻ @all sẽ tự động tiếp cận tới tất cả thành viên của phòng ban đó.
Lúc này, công văn được đóng dấu trạng thái Đã ban hành và hiển thị trên phần mềm. Người nhận có thể mở văn bản ra xem trực tuyến trên hệ thống mà không cần download hay sử dụng trình duyệt hỗ trợ khác.
Ban hành công văn tự động và chính xác nhờ phần mềm Base Office
Công văn sử dụng chữ ký điện tử có hiệu lực pháp lý tương tự chữ ký tay và con dấu đỏ doanh nghiệp
6. Nhân viên được quyền bình luận và đóng góp ý kiến kịp thời về các công văn nội bộ
Trong cách quản lý, lưu trữ truyền thống
Nếu nhân viên của bạn muốn bày tỏ lời khen hoặc góp ý về một công văn nào đó vừa ban hành, họ sẽ phải gửi một đơn đề xuất hoặc đợi tới cuộc họp định kỳ để phát biểu ý kiến.
Nếu là một tài liệu đang được lưu trữ trong tủ từ khá lâu, họ sẽ phải lục tìm lại, đối chiếu trước rồi mới thao tác tương tự.
Và giải pháp của phần mềm quản lý công văn Base Office
Giờ đây, mọi nhân viên đều có quyền bình luận và đóng góp ý kiến về tất cả các hồ sơ được lưu trữ trên Base Office ngay dưới mỗi giao diện xem tài liệu đó. Hệ thống đã định dạng sẵn nhiều kiểu bình luận như gõ text, gửi thêm file tài liệu bổ sung hoặc tạo các cuộc bình chọn online,….
Phần mềm cũng tự động tracking số lượng và danh sách những người đã xem công văn, để các đồng nghiệp nhắc nhở kịp thời trong trường hợp cần thiết. Lấy ví dụ, chính sách làm việc từ xa quan trọng vừa ban hành, leader của team sẽ bình luận ở dưới “@thuhue @lienhoang @hiepdoan @nhanle vào đọc xem có gì không hiểu thì hỏi chị nhé!”
Nhân sự trong doanh nghiệp có thể bình luận, trao đổi dưới mỗi công văn ban hành
7. Dữ liệu được truy cập từ xa, trên cả máy tính và các thiết bị di động
Trong cách quản lý, lưu trữ truyền thống
Không hề có khái niệm “từ xa” đối với cách quản lý hồ sơ tài liệu truyền thống. Ngay cả với các phần mềm on-premise mà máy chủ hệ thống sẽ được đặt tại văn phòng, bạn và nhân viên chỉ có thể truy cập khi và chỉ khi đang có mặt tại đó. Khi đi công tác, khi làm việc tại nhà,… đồng nghĩa với sự cách ly hoàn toàn khỏi hệ thống. Rồi bạn sẽ phải sao lưu dữ liệu bằng tay, đôi phi phải “hạ đời” cho hệ điều hành máy tính để tương thích với phần mềm đời cũ.
Chi phí triển khai cho các phần mềm on-premise cũng được dự báo trước là rất lớn, bao gồm cả tiền mua thiết bị, phí cài đặt, phí phần mềm, phí giấy phép, phí bảo trì từ phía nhà cung cấp, phí nâng cấp hằng năm,… Thật không phải một con số nhỏ.
Và giải pháp của phần mềm quản lý tài liệu Base Office
Một khảo sát dựa trên 750 chủ doanh nghiệp ở Úc năm 2013 cho biết 77% các nhà quản trị muốn truy cập vào các tệp dữ liệu từ xa.
Thấu hiểu điều đó, phần mềm Base Office được thiết kế theo tiêu chí nhanh – gọn – nhẹ – hiệu quả hơn theo mô hình SaaS. Theo đó tất cả dữ liệu đều được lưu trữ trên nền tảng đám mây, bạn và nhân viên chỉ cần internet để đăng nhập sử dụng chứ không cần tốn thêm nhân lực IT hay bất kỳ chi phí phát sinh nào.
Nhân viên có thể tạo lập và gửi công văn tại nhà thông qua laptop cá nhân hoặc điện thoại, máy tính bảng,.., và bạn cũng như các cấp quản lý có thể đăng nhập phần mềm trên thiết bị di động để xét duyệt công văn và trao đổi xung quanh chúng. Các thao tác tìm kiếm, sửa đổi cũng được thực hiện trực tuyến dễ dàng.
Các tính năng của ứng dụng Base Office có đầy đủ trên mobile app
Về chi phí sử dụng phần mềm quản lý công văn Base Office
Chi phí triển khai Base Office được đánh giá là phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và các lợi ích tuyệt vời mà phần mềm quản lý công văn này mang lại. Cụ thể, chi phí tiêu chuẩn của một tài khoản sử dụng là 15.000đ/tháng, gói 30 tài khoản là 450.000đ/tháng,…
Bên cạnh đó, nền tảng Base Platform đã tích hợp sẵn một số phần mềm cho khách hàng – miễn phí nhưng cực kỳ hữu dụng:
- Base Account: Quản lý tài khoản và phân quyền nhân sự
- Base Message: Chat và video call nội bộ
- Base Drive: Quản lý file tài liệu nội bộ
Để cập nhật bảng giá mới nhất của Base Office, bạn vui lòng xem tại đây.
Bảng giá của phần mềm quản lý công văn Base Office
Kết luận
Phần mềm Base Office có công dụng giảm tải khoảng cách địa lý, dung lượng thời gian và cả không gian lưu trữ tốn kém cho quy trình xử lý công văn trong doanh nghiệp. Đó là một bước tiến công nghệ tuyệt vời của quản trị và điều hành, là công cụ hỗ trợ hiệu quả để doanh nghiệp bạn trở thành một “doanh nghiệp 4.0” thực sự.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn miễn phí và demo trải nghiệm phần mềm quản lý công văn Base Office, bạn vui lòng để lại thông tin đăng ký ngay TẠI ĐÂY.
