Phần mềm quản lý công văn Base Office giúp hiện đại hoá quy trình xử lý công văn như thế nào?

05/11/2018

Một phần mềm quản lý công văn hiện đại sẽ xoá bỏ mọi quy trình thủ công rườm rà và đưa bạn tới gần hơn với khái niệm “doanh nghiệp 4.0” thực sự.

Base Resources - Không phải chỉ các cơ quan, tổ chức nhà nước mới có nhu cầu quản lý công văn, mà mọi doanh nghiệp đều có một lượng lớn thông báo, văn bản cần được xét duyệt và ban hành nội bộ. Quy trình xử lý thủ công truyền thống lại không còn phù hợp nữa, bởi chúng tốn thời gian, công sức và ảnh hưởng đến năng suất làm việc của cả nhà quản lý và nhân viên trong doanh nghiệp. Trước sự phát triển nhanh chóng của internet và các nền tảng công nghệ, phần mềm quản lý công văn Base Office đã ra đời và khẳng định được chỗ đứng vững chắc. Với Base Office, doanh nghiệp được sở hữu quy trình tự động và công cụ hỗ trợ nhanh gọn cho quá trình xét duyệt và ban hành các loại công văn.

 

Base Office giúp hiện đại hoá quy trình xử lý công văn như thế nào?

 

1. Có sẵn hệ thống xét duyệt công văn tự động, nhanh chóng, đúng thẩm quyền

 

Quá trình xử lý công văn truyền thống diễn ra tốn khá nhiều thời gian và công sức. Người cần đề xuất công văn sẽ tạo một văn bản trên Word hoặc Excel, in ra giấy và trình lên cho cấp trên có thẩm quyền, có thể phải xét duyệt lần lượt qua nhiều cấp từ quản lý trực tiếp đến trưởng phòng, C-level rồi đến CEO,... Sau khi được phê duyệt, người đề xuất thực hiện in hoặc photocopy tài liệu thành nhiều bản, đi xin chữ ký và dấu chứng thực rồi gửi bản cứng tới tất cả các cá nhân hoặc phòng ban có liên quan. Quy trình thủ công càng trở nên phức tạp khi công ty mở rộng quy mô nhiều cấp quản lý hơn, và người có thẩm quyền xét duyệt không phải lúc nào cũng có mặt tại công ty và sẵn sàng dành thời gian để đọc toàn bộ văn bản.

 

"Người có thẩm quyền xét duyệt không phải lúc nào cũng có mặt tại công ty và sẵn sàng dành thời gian để đọc toàn bộ văn bản."

 

Để khắc phục sự rườm rà thủ công mà vẫn đảm bảo đầy đủ quy trình xử lý công văn theo thẩm quyền, Base Office hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ và luân chuyển toàn bộ công văn, giấy tờ dưới dạng bản mềm. Hệ thống xây dựng sẵn quy trình xét duyệt công văn tự động qua các thao tác đơn giản và cực kỳ nhanh gọn.


Nhân viên sẽ tạo các file công văn dưới dạng Word, Excel, PDF, ảnh,... và upload lên trên đề xuất với các thông tin đi kèm như thời gian hiệu lực, nội dung mô tả, tên nhóm văn bản, tên loại văn bản, độ khẩn cấp,... giúp định vị được chính xác công văn đó. Tiếp theo, nhân viên dùng thẻ @ để tag tên tất cả người có thẩm quyền phê duyệt công văn. Hệ thống sẽ tự động bắn thông báo cho những người này, đồng thời cấp cho họ quyền xem công văn ngay trên đó.

 

phan-mem-quan-ly-cong-van-01

Nhân viên đề xuất thông báo hoặc công văn lên Base Office và chờ xét duyệt từ nhà quản lý

 

Có ba chế độ xét duyệt công văn là duyệt lần lượt, duyệt đồng thời và chỉ cần một người duyệt. Người xét duyệt có thể đồng ý hoặc từ chối công văn, hoặc nhấn nút Chuyển tiếp để người khác xét duyệt trước (trong trường hợp duyệt đồng thời).

 

Quy trình tự động này tiết kiệm vừa giúp đẩy nhanh tiến độ xét duyệt hồ sơ, vừa tránh gây ảnh hưởng tới các công việc khác của nhà quản lý lẫn nhân viên trong doanh nghiệp.

 

2. Có sẵn cơ chế ban hành công văn nhanh chóng, đúng đối tượng

 

Theo phương pháp thủ công, sau khi được phê duyệt, công văn một lần nữa cần in ra nhiều bản để xin chữ ký và dấu xác nhận rồi mới được đưa tới các cá nhân hoặc phòng ban có liên quan. Ở từng phòng ban, công văn lại tiếp tục được photocopy rồi phân phát, hoặc được triển khai trực tiếp tới tập thể nhân viên bằng cách truyền miệng hoặc diễn giải lại bằng tin nhắn / email. Song song với quy trình trên, ở mỗi phòng ban đều cần lưu trữ lại một bản cứng trong tủ hồ sơ cho công việc sau này.

 

Công nghệ hiện đại của Base Office đã loại bỏ hoàn toàn sự lãng phí công sức và tài nguyên giấy đó, đồng thời giúp công văn được ban hành chuẩn xác nội dung và đối tượng hơn. Đó là nhờ hệ thống tự động gửi notification và email thông báo tới tất cả người nhận (được xác định bởi thẻ tag @ của người đề xuất) ngay sau khi công văn được phê duyệt.

 

Lúc này, công văn được gắn thẻ trạng thái Đã ban hành và hiển thị trên giao diện của hệ thống. Người nhận có thể mở văn bản ra xem trực tiếp trên hệ thống mà không cần download hay sử dụng trình duyệt hỗ trợ khác, bởi Base Office có APIs mở tích hợp sẵn với các công cụ như Word Online, Excel,... và cả Calendar để hiển thị thời gian thực trên công văn ban hành.

 

3. Giải phóng không gian lưu trữ công văn, giấy tờ trong doanh nghiệp

 

Theo một số liệu thống kê từ Anh quốc, một tủ đựng hồ sơ tiêu chuẩn với bốn ngăn kéo chiếm 9 feet vuông (tương đương với 0.84 mét vuông) trong không gian văn phòng - bằng với diện tích chỗ ngồi của 2 nhân sự.

 

Trong cách quản lý công văn truyền thống, mọi văn bản, thông báo đều phải in ra giấy A4 với số lượng lớn và từng phòng ban, cá nhân có liên quan đều phải lưu trữ chúng dưới dạng bản cứng. Một tờ giấy không thể là rắc rối lớn, nhưng xét trong thời gian dài hoạt động theo quý, theo năm trên quy mô toàn doanh nghiệp, chỗ công văn đó thực sự đáng ngại. Kể cả sau khi được dọn dẹp định kỳ, đống giấy tờ lại sớm đầy lên và rất tốn diện tích! Càng khó khăn hơn nữa nếu doanh nghiệp có văn phòng nhỏ, lượng văn bản đi đến nhiều và nhân viên văn thư không linh hoạt trong quy trình xử lý.

 

Một terabyte (TB) dữ liệu tương đương với khoảng 1.500 chiếc tủ hồ sơ bốn ngăn.

 

Với Base Office, doanh nghiệp có thể lưu trữ bản mềm công văn với dung lượng không giới hạn. Khả năng lưu trữ dữ liệu lớn không chỉ tiết kiệm không gian mà còn giúp lưu trữ được toàn bộ công văn dù đã quá thời hạn có hiệu lực. Trong trường hợp cần tìm lại các văn bản cũ này, doanh nghiệp sẽ thấy biết ơn bởi đã lưu trữ tất cả chúng dưới dạng cloud-based, qua phần mềm quản lý công văn Base Office.

 

4. Giảm tải mọi rủi ro xảy đến với công văn

 

Cũng theo số liệu từ nước Anh, trung bình cứ mỗi 12 giây thì một doanh nghiệp lớn bị mất một tài liệu. Theo đó, phần trăm các tài liệu giấy bị thất lạc lên tới 5%. Con số đáng báo động này có thể bắt nguồn từ lý do bị đánh cắp, hoặc nhầm lẫn, hư hỏng do các nhân viên không thể kiểm soát nổi khối lượng khổng lồ các công văn và giấy tờ của doanh nghiệp. Rất có thể việc thất lạc giấy tờ không được phát hiện ngay lập tức mà chỉ trở nên rắc rối khi vài tháng, hoặc thậm chí nhiều năm sau đó doanh nghiệp cần tìm lại để giải quyết vấn đề liên quan đến chính sách và pháp luật.

 

"Trung bình cứ mỗi 12 giây thì một doanh nghiệp lớn bị mất một tài liệu. Phần trăm các tài liệu giấy bị thất lạc lên tới 5%."

 

Rủi ro này được giải quyết triệt để bằng phần mềm quản lý công văn Base Office. Tất cả dữ liệu công văn được lưu lại dưới dạng cloud-based, với bản sao lưu tự động dễ dàng lấy lại bất cứ khi nào doanh nghiệp mong muốn. Chỉ có các thành viên trong doanh nghiệp được cấp tài khoản mới có thể truy cập vào kho lưu trữ công văn, và chỉ Owner và các tài khoản cấp cao được phân quyền mới có khả năng chỉnh sửa các thông tin trên hệ thống. Mọi thay đổi đó đều được hệ thống ghi nhận lại với các dấu vết rõ ràng nên tính minh bạch và độ an toàn được gia tăng tuyệt đối.

 

5. Dễ dàng tìm kiếm, sàng lọc tất cả công văn trên hệ thống

 

Trên hệ thống Base Office, một công văn dễ dàng được tìm lại nhờ gõ từ khoá chính vào thanh công cụ tìm kiếm. Hơn nữa, nhờ sự sắp xếp văn bản logic và khoa học theo nhóm (trong nhóm lại có các folders riêng), theo từng loại văn bản (như quyết định, bổ nhiệm, báo cáo, tờ trình,...), theo các trạng thái khác nhau (Đã ban hành / Chưa ban hành / Không thông qua) nên bộ lọc thông minh có thể lọc ra tất cả các công văn có cùng một hoặc nhiều tiêu chí. Lọc công văn theo người gửi và thời gian gửi cũng là hai tính năng hữu ích đối với các doanh nghiệp.

 

phan-mem-quan-ly-cong-van-02

Giao diện kho lưu trữ văn bản của phần mềm quản lý công văn Base Office

 

Với những tài khoản được phân quyền quản lý, hệ thống còn cho phép gắn cờ đánh dấu cho các công văn quan trọng, cũng như lưu trữ / tạm xoá các công văn không cần thiết tại thời điểm xác định.

 

Đây là những tính năng khắc phục rõ rệt tính cồng kềnh và thiếu linh hoạt trong xử lý tác vụ phát sinh của quy trình xử lý công văn thủ công trước đó.

 

6. Cung cấp quyền bình luận và đóng góp ý kiến về công văn ban hành

 

Không cần phải gửi lại một đơn đề xuất hoặc đợi tới cuộc họp định kỳ để phát biểu ý kiến đóng góp, giờ đây mọi nhân viên đều có quyền bình luận và đóng góp ý kiến về mỗi công văn được ban hành trong doanh nghiệp. Dưới mỗi văn bản trên hệ thống Base Office là không gian để mọi người xác nhận thông tin, thảo luận, gửi thêm file tài liệu bổ sung hoặc thậm chí là tạo các cuộc bình chọn online. Mọi thao tác đều rất nhanh gọn và đến được với mọi người chỉ vài giây sau đó.

 

Phần mềm cũng tracking được số lượng và danh sách những người đã xem công văn, để các đồng nghiệp nhắc nhở kịp thời (có thể sử dụng thẻ @ trong mục bình luận) trong trường hợp cần thiết.

 

Dưới mỗi công văn trong Base Office đều có mục Thảo luận

 

7. Tương thích với các thiết bị di động

 

Điều đặc biệt ở Base Office - một phần mềm theo mô hình SaaS, so với các phần mềm on-premise cồng kềnh là tính tương thích cao với các hệ điều hành và thiết bị di động. Nhân viên có thể tạo lập và gửi công văn đề xuất tại nhà thông qua laptop cá nhân, và nhà quản lý có thể đăng nhập phần mềm trên smartphone hoặc tablet để xét duyệt và bình luận về chúng.

 

Đây là một trong những tính năng quan trọng nhất để doanh nghiệp tự hào vì đã lựa chọn Base Office làm công cụ hỗ trợ hiệu quả.

 

Đọc thêm: Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý hồ sơ tốt nhất cho doanh nghiệp

 

Kết luận

 

Phần mềm Base Office đã góp phần giảm tải khoảng cách địa lý, dung lượng thời gian và không gian lưu trữ tốn kém cho quy trình xử lý công văn trong doanh nghiệp, giúp các thành viên cộng tác với nhau hiệu quả hơn. Đó là một bước tiến công nghệ tuyệt vời của quản trị và điều hành, là công cụ hỗ trợ hiệu quả để doanh nghiệp trở thành một “doanh nghiệp 4.0” thực sự.

 

Để trải nghiệm miễn phí Base Office - phần mềm quản lý thông báo và công văn nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp, bạn hãy đăng ký nhận tài khoản tại đây.

 

Từ khóa

phần mềm quản lý công văn base office phần mềm doanh nghiệp

Bài viết liên quan

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý hồ sơ tốt nhất cho doanh nghiệp

Bạn đang tìm kiếm một phần mềm hỗ trợ từ A-Z việc tạo lập, lưu trữ và ban hành văn bản trong doanh nghiệp? Bài viết này sẽ giúp ích cho bạn.

SaaS là gì? Việt Nam đã phát triển mô hình SaaS như thế nào?

Bài viết sau đây sẽ giúp bạn có một cái nhìn toàn diện về SaaS - loại hình phần mềm đang dẫn đầu xu hướng công nghệ toàn cầu.

Phần mềm ERP là gì? Ưu nhược điểm của ERP? ERP phù hợp với doanh nghiệp như thế nào?

Bạn đang cân nhắc sử dụng phần mềm ERP để quản lý doanh nghiệp? Cùng tìm hiểu chi tiết về ERP trong bài viết dưới đây.

Đăng ký nhận bản tin