Phần mềm quản lý công việc Wework giúp thúc đẩy văn hoá minh bạch trong doanh nghiệp như thế nào?

15/09/2018

Liệu một phần mềm quản lý có thể giúp doanh nghiệp gia tăng tính minh bạch hay không?

Base Resources - Một doanh nghiệp minh bạch có được rất nhiều lợi thế về mặt tổ chức lẫn hiệu quả làm việc: có được lòng tin và các mối quan hệ tốt, có cách giải quyết vấn đề nhanh chóng, có quy trình cộng tác hiệu quả, có kho dữ liệu / tài liệu khổng lồ, có kết quả đánh giá nhân viên chính xác và có một EVP nổi bật.

 

Đọc thêm: Vì sao bạn cần xây dựng một doanh nghiệp minh bạch?

 

Để thúc đẩy văn hoá minh bạch ấy, doanh nghiệp đã sử dụng nhiều công cụ hỗ trợ khác nhau, trong đó chuyên nghiệp và hiệu quả nhất phải kể đến phần mềm quản lý công việc và dự án Wework.

 

1. Wework tạo ra sự minh bạch về kế hoạch làm việc

 

Những lời giải trình không biết đây là công việc của mình, vì bận bịu nên quên mất nhiệm vụ, hay chần chừ không rõ deadline sẽ không còn là điều khó xử trong các cuộc họp của doanh nghiệp nữa. Bởi lẽ, với phần mềm quản lý công việc và dự án Wework, tất cả mọi công việc đều được lên kế hoạch một cách khoa học và minh bạch với cả đôi bên.

 

  • Người tham gia đầu việc

 

Wework cho phép nhà quản lý và nhân viên trong doanh nghiệp giao việc cho một người khác và mặc định có quyền giám sát công việc đó, hoặc tự tạo đầu việc cho mình rồi thêm vào người theo dõi. Thành viên cũng có thể mời một tài khoản khách tham gia vào đầu việc.

 

  • Các đầu việc phải làm

 

Khi lập kế hoạch, Wework có tính năng chia nhỏ dự án thành các đầu việc, gắn kèm với tên người thực hiện và người giám sát. Khi đó, hệ thống sẽ bắn thông báo về tài khoản của cả hai bên, giúp công việc không bị bỏ sót.

 

phan-mem-wework-thuc-day-van-hoa-minh-bach-dn-01

Các đầu việc phải làm của một dự án được liệt kê với deadline và người thực hiện

 

Wework cũng cho phép tuỳ chọn sắp xếp tự động các đầu việc này theo ngày giao việc hoặc deadline công việc.

 

  • Deadline cho từng đầu việc

 

Nhà quản lý có thể đặt deadline cho các đầu việc hoặc để nhân viên tự đặt deadline cho mình. Điều này cần được thực hiện trước khi bắt đầu triển khai công việc đó hoặc chậm nhất là khi đã hoàn thành được 3/4. Đừng lo về chiêu trò lùi lại deadline để có thêm thời gian thực hiện, bởi mỗi khi có sự thay đổi về cài đặt trên đầu việc, hệ thống Wework đều gửi thông báo tới các tài khoản tham gia, đồng thời hiển thị điều này trong mục Bình luận ngay dưới đầu việc.

 

  • Đa dự án

 

Một thành viên trong doanh nghiệp thường không chỉ đảm nhận một dự án cố định mà tham gia vào đa tác vụ / đa dự án. Hiểu được điều này, Wework xây dựng thêm nhiều giao diện hữu ích cho việc quản lý toàn diện như hiển thị tất cả dự án mà cá nhân tham gia, hiển thị tất cả công việc của cá nhân trong một dự án cụ thể hoặc tổng hợp tất cả dự án,... Bằng cách này, Wework giúp mọi người đều nắm được thông tin toàn diện mà không cần hỏi trực tiếp.

 

phan-mem-wework-thuc-day-van-hoa-minh-bach-dn-02

Giao diện hiển thị tất cả dự án mà cá nhân đang tham gia

 

2. Wework tạo ra sự minh bạch về tiến trình và kết quả làm việc

 

Mọi kế hoạch làm việc đều được đặt ra để hoàn thành chúng. Minh bạch trong tiến trình thực hiện và cập nhật kết quả các đầu việc được giao là một tính năng nổi bật của Wework. Mọi kết quả đều được tự động ghi nhận và lượng hoá thành con số cuối cùng để mọi người đều có thể nhìn thấy.

 

  • Thời gian hoàn thành từng đầu việc

 

Khi đã làm xong một đầu việc, hãy đánh dấu hoàn thành. Wework sẽ hiện ra dấu tick, tô xanh và gạch đi đầu việc đó. Hệ thống cũng sẽ tự động ghi lại lịch sử trong mục “Bình luận” và bắn thông báo cho người theo dõi. Tất nhiên, người thực hiện cũng có thể bỏ đánh dấu hoàn thành để có những điều chỉnh, bổ sung trong công việc. Lịch sử thay đổi này sẽ được Wework hiển thị rõ ràng.

 

phan-mem-wework-thuc-day-van-hoa-minh-bach-dn-03

Wework tự động lưu lại lịch sử hoàn thành công việc trong mục Bình luận

 

  • Kết quả thực hiện từng đầu việc

 

Giờ đây, nhân viên không cần phải chuẩn bị một xấp giấy tờ hoặc gửi hàng tá file đính kèm trong email cho nhà quản lý nữa, bởi Wework cung cấp tính năng cập nhật kết quả công việc trực tiếp ngay trong từng đầu việc. Kết quả này có thể là text đơn thuần, link Google Drive, Dropbox, Youtube,... hoặc các file Word, Excel, PowerPoint,... Chúng sẽ mãi mãi nằm ở đó và có thể mở ra ngay trên hệ thống Wework nhờ hệ thống APIs thông minh. Nghĩa là, với Wework, doanh nghiệp có thể nói lời tạm biệt với các thao tác tải xuống, sắp xếp và lưu trữ file kết quả trong máy tính, đồng thời tạm biệt luôn cả các trường hợp bị thất lạc kết quả.

 

phan-mem-wework-thuc-day-van-hoa-minh-bach-dn-04

Kết quả công việc trên Wework có thể ở dạng text hoặc file

 

  • Trình tự hoàn thành từng đầu việc

 

Một thành viên thực hiện công việc theo trình tự nào, công việc đó thuộc dự án nào, có từng bị bỏ đánh dấu hoàn thành không,... đều được hệ thống Wework quản lý và ghi lại trong mục Hoạt động. Nhật ký này giúp cá nhân kiểm soát tốt hơn công việc của mình, cũng giúp vô hiệu hoá những tranh cãi về mức độ ưu tiên công việc trong doanh nghiệp.

 

phan-mem-wework-thuc-day-van-hoa-minh-bach-dn-05

Mục "Hoạt động" giống như nhật ký làm việc của cá nhân trênWework

 

  • Thẻ trạng thái cho từng đầu việc

 

Mỗi đầu việc đều có các thẻ trạng thái với màu sắc khác nhau, thể hiện chính xác tình trạng hiện tại của đầu việc đó. Thẻ “Khẩn cấp” được cá nhân đặt ra để nhắc nhở công việc cần hoàn thành sớm, còn các thẻ “Hoàn thành”, “Hoàn thành sau deadline”, “Quá hạn” là tình trạng công việc do hệ thống tự cập nhật theo deadline đã đặt.

 

phan-mem-wework-thuc-day-van-hoa-minh-bach-dn-06

Các thẻ trạng thái được gắn kèm với từng đầu việc trên Wework

 

Thời gian trên Wework chính là thời gian thực, nên giao diện danh sách công việc với các thẻ trạng thái luôn thể hiện rất rõ ràng từng thành viên trong doanh nghiệp đang quản lý thời gian và phân bổ công việc của họ như thế nào.

 

Để hỗ trợ thêm cho việc nhìn nhận trực quan trạng thái công việc, Wework còn có giao diện bảng KanbanGANTT chart với màu sắc các ô tương ứng với màu của thẻ trạng thái.

 

phan-mem-wework-thuc-day-van-hoa-minh-bach-dn-07

Giao diện bảng Kanban trên Wework

 

phan-mem-wework-thuc-day-van-hoa-minh-bach-dn-08

Giao diện GANTT chart trên Wework

 

  • Báo cáo tiến độ và tổng thành tích dự án

 

Việc đi hỏi từng thành viên rồi tổng kết lại thành tiến độ công việc tổng thể cả dự án là điều không thể. Lúc này, Wework chính là công cụ giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ trực quan và chính xác nhất. Những con số được Wework đưa ra bao gồm % công việc đã hoàn thành, % kỳ vọng và tiến độ dự báo đều được tính toán từ số lượng đầu việc đã hoàn thành.

 

Để bao quát quá trình làm việc trong toàn dự án, bản báo cáo còn hiển thị các con số thống kê theo công việc như số đầu việc quá hạn, hoàn thành sau deadline, đang thực hiện,... của từng thành viên và tổng thể dự án gộp lại.

 

phan-mem-wework-thuc-day-van-hoa-minh-bach-dn-09

Giao diện báo cáo tiến độ và tổng thành tích dự án

 

Các biểu đồ báo cáo này có thể hiển thị năng suất làm việc của tất cả thành viên trên cùng một giao diện, giúp cho việc nhìn nhận và đánh giá tổng thể được trực quan hơn.

 

3. Wework tạo ra sự minh bạch trong tiêu chí đánh giá nhân viên

 

Các con số về tiến trình và kết quả làm việc có thể trở thành các tiêu chí rõ ràng nhất trong chiến lược đánh giá nhân viên theo data-driven. Doanh nghiệp chỉ cần đặt ra một tiêu chí cụ thể, và Wework sẽ tự động gửi báo cáo về tài khoản của nhà quản lý với độ chính xác 100%.

 

Đọc thêm: Phần mềm quản lý công việc Wework giúp nhà quản lý đánh giá nhân viên hiệu quả hơn như thế nào?

 

Bằng cách này, các sai lầm trong đánh giá nhân viên sẽ bị gạt bỏ, và cũng không có ai cảm thấy thắc mắc hay bất công với kết quả đánh giá nữa. Nếu một nhân viên muốn đạt được điểm đánh giá cao, cách tốt nhất là thực hiện tốt các đầu việc được giao trong kế hoạch trên Wework.

 

4. Wework tạo ra một không gian để trao đổi thẳng thắn giữa đồng nghiệp

 

Không phải doanh nghiệp nào cũng có được sự trao đổi thẳng thắn giữa các đồng nghiệp, đặc biệt là giữa nhà quản lý và nhân viên. Wework sẽ tạo ra một không gian hoàn hảo cho sự minh bạch trong ý kiến nội bộ.

 

  • Bình luận trong từng đầu việc

 

Với mỗi đầu việc mà cá nhân tham gia, dù với tư cách người thực hiện hay người theo dõi, đều có thể góp ý hoặc chia sẻ file tài liệu ngay dưới mục bình luận. Sự cộng tác này nhanh gọn và có hiệu quả hơn nhiều so với im lặng hoặc gặp riêng đồng nghiệp để trao đổi thông tin.

 

phan-mem-wework-thuc-day-van-hoa-minh-bach-dn-10

Wework cho phép thành viên tham gia bình luận ngay dưới đầu việc

 

  • Các cuộc thảo luận

 

Trước khi bước vào buổi đối thoại về kết quả đánh giá, doanh nghiệp nên có các cuộc thảo luận trên Wework để nhà quản lý công khai một số điểm quan trọng trong bản đánh giá kết quả nhân viên và cho phép nhân viên thảo luận, đề xuất ý kiến. Sự minh bạch từ trước này sẽ ngăn chặn được vô số mâu thuẫn và bất đồng có thể xảy ra sau này.

 

phan-mem-wework-thuc-day-van-hoa-minh-bach-dn-11

Giao diện các cuộc thảo luận trên Wework

 

5. Wework tạo ra sự minh bạch về nhà quản lý các cấp

 

Sau khi đăng nhập bằng tài khoản email doanh nghiệp, trên giao diện Wework sẽ có mục “Thành viên”. Mọi thành viên đều sẽ biết được tên, ảnh, chức vụ và thông tin liên hệ của hệ thống nhân sự trong doanh nghiệp từ CEO cho tới nhân viên mới vào, và kể cả là tài khoản khách.

 

Wework cũng cho biết ai là người quản lý trực tiếp của một cá nhân. Tất cả những điều này sẽ giúp thành viên khác tìm đến đúng người khi cần giải đáp câu hỏi hoặc đề xuất ý kiến.

 

phan-mem-wework-thuc-day-van-hoa-minh-bach-dn-12

Sự minh bạch về thành viên và các cấp quản lý trong Wework

 

Để trải nghiệm các tính năng trên và nhiều hơn thế nữa của phần mềm quản lý công việc Wework, đăng ký nhận tài khoản miễn phí tại đây.

 

Từ khóa

phần mềm quản lý dự án quản lý thời gian văn hóa minh bạch công cụ quản lý công việc phần mềm doanh nghiệp công nghệ 4.0 e-management

Bài viết liên quan

7 dấu hiệu cho thấy quy trình quản lý của bạn đang gặp vấn đề nghiêm trọng

Liệu bạn có kịp nhận ra quy trình quản lý của bạn đang bị đứt gãy hay thiếu hụt ở đâu đó?

Triển khai Công nghệ 4.0 trong doanh nghiệp: Mảnh ghép không thể thiếu cho mỗi phòng ban là gì?

Doanh nghiệp bạn đã thực sự tiếp cận tới công nghệ 4.0 chưa? Đâu là các công cụ 4.0 cần thiết nhất cho từng phòng ban của bạn?

BSC (Balanced scorecard) là gì? Áp dụng BSC như thế nào để mang lại lợi ích cho doanh nghiệp?

Bạn đã biết cách thu về lợi ích từ mô hình quản trị chiến lược BSC (Balanced scorecard)?

Đăng ký nhận bản tin