Giống như các ngành khác, ngành xây dựng cũng có những bài toán đặc thù riêng liên quan đến các dự án thi công, công trình xây dựng như:
- Chậm trễ tiến độ
- Khó giám sát chặt chẽ dự án
- Phê duyệt dự án vượt định mức gây ảnh hưởng ngân sách
- Phát sinh các chi phí do không kiểm soát dòng tiền chặt chẽ
- …
Bên cạnh những khó khăn thuộc về đặc thù ngành, trong những năm gần đây, ngành xây dựng cùng lúc phải đối mặt thêm những bài toán mới do ảnh hưởng từ đại dịch Covid-19 diễn ra cùng với các biến động chính trị trên thế giới:
- Biến động trong giá nguyên vật liệu
- Thay đổi ngân sách dành cho dự án
- Vấn đề từ phía các nhà thầu khiến các nhiều dự án công trình hoàn thành chậm tiến độ
- …
Đứng trước những bài toán nan giải, nhiều lãnh đạo doanh nghiệp đã lựa chọn ứng dụng các công cụ, phần mềm để kế hoạch hóa, quy trình hóa, số hóa các công đoạn, nhằm kiểm soát tốt hơn và giảm thiểu sai sót trong bộ máy vận hành của mình. Tuy nhiên một số ý kiến khác lại cho rằng, với ngành xây dựng thì cần ưu tiên chất lượng các công trình, quản trị vận hành không quá quan trọng và do vậy việc tìm kiếm các giải pháp công nghệ cho quản lý doanh nghiệp cũng không cần thiết.
Vậy thực tế các CEO/Manager suy nghĩ như thế nào, họ nhận định ra sao về chuyển đổi số trong xây dựng, các bài toán ngành sẽ được giải quyết bằng chuyển đổi số ra sao, kinh nghiệm triển khai như thế nào cho hiệu quả? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết sau đây.
1. Với doanh nghiệp lĩnh vực xây dựng, quản trị vận hành gắn liền với quản trị dự án
“Một cuộc khảo sát đã được thực hiện với cộng đồng kiến trúc sư Việt Nam về chuyển đổi số giúp quản trị vận hành doanh nghiệp. Kết quả là lượng phản hồi tương đối ít, phản ánh phần nào mức độ quan tâm của mọi người về vấn đề này.”
Anh Lê Hoàng Anh – Founder & CEO TAW Việt Nam chia sẻ.
Anh Hoàng Anh nhận định, các quản lý trong ngành xây dựng thường có xuất phát điểm là kiến trúc sư. Họ có xu hướng chú trọng hơn về sản phẩm, cụ thể là chất lượng công trình; nhưng lại ít quan tâm sâu đến các vấn đề xoay quanh như quản trị vận hành.
Thực tế trong lĩnh vực xây dựng, quản trị vận hành luôn gắn liền với quản trị dự án. Ví dụ nếu là một công ty sản xuất điện thoại, điều họ ưu tiên là làm sao để mẫu điện thoại đó thật đẹp, thật tốt và đáp ứng nhu cầu người dùng, khi đó trọng tâm của doanh nghiệp sẽ là sản phẩm. Nhưng với một công trình xây dựng thì khác, muốn thành quả đẹp thì phải mổ xẻ nhiều vấn đề: thiết kế, thi công, tài chính, kế toán,… Doanh nghiệp quản lý từng quy trình này hiệu quả thì kết quả cuối cùng mới ra được đúng ý. Việc quản lý những vấn đề này gọi chung là quản trị vận hành.
Có thể thấy, quản trị vận hành đóng vai trò đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp lĩnh vực xây dựng. Quản trị vận hành tốt không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nhân lực, chi phí, tối ưu nguồn lực nội tại; mà còn góp phần vào thành công của các dự án: dự án hoàn thành đúng hạn, chất lượng công trình đảm bảo, không có thâm hụt ngân sách, hợp tác suôn sẻ với chủ đầu tư và các nhà thầu,…
2. 3 bài toán quản trị đặc thù của doanh nghiệp xây dựng
Cuộc trao đổi giữa các CEO/Manager về các khó khăn doanh nghiệp gặp phải trong khuôn khổ sự kiện, đã chỉ ra 3 bài toán quản trị đặc thù trong doanh nghiệp xây dựng:
2.1. Lãnh đạo không nắm được kịp thời tiến độ thi công dự án
Một số lãnh đạo cho biết họ thường xuyên không nắm được kịp thời tiến độ thi công các dự án. Nguyên nhân là cùng một lúc họ phải quản lý quá nhiều dự án, mỗi dự án lại được thực hiện với một đội nhóm riêng. Để nắm bắt được toàn bộ thông tin thì lãnh đạo phải trao đổi riêng với từng quản lý của mỗi dự án, hoặc yêu cầu các quản lý gửi báo cáo bằng bảng Excel định kỳ.
Dù là hình thức nào thì cũng có độ trễ khi lãnh đạo nhận được thông tin. Các thông tin về tiến độ dự án, vấn đề phát sinh, cập nhật số lượng nguyên vật liệu,… đều không đến được kịp thời. Lãnh đạo vừa thêm việc vì phải bỏ nhiều thời gian để tổng hợp các báo cáo, vừa không thể ra quyết định kịp thời để đảm bảo tiến độ cho dự án.
2.2. Doanh nghiệp không quản lý được các khoản chi trong dự án
Quản lý các khoản chi là một vấn đề nhức nhối trong các dự án xây dựng. Nguyên nhân là do:
- Một dự án xây dựng nhỏ đã có thể lên đến hàng nghìn khoản chi, trong đó có các khoản rất lắt nhắt như: mua đinh, mua sơn, mua dụng cụ, mua đồ bảo hộ,… tiềm ẩn rủi ro bị bỏ sót cao.
- Bản thân nhân viên không ghi lại đầy đủ các khoản chi: Doanh nghiệp thường sử dụng file Excel để quản lý các khoản chi trong quá trình xây dựng, song vì tính chất công việc nhân viên ngành xây dựng phải di chuyển liên tục tại công trình; nên đôi khi họ không sẵn các thiết bị như laptop, hoặc không có thời gian. Trong trường hợp đó, họ thường ghi nhanh vào giấy hoặc được ghi nhớ để vài hôm sau điền lại nên rất dễ bị quên, bị sai.
- Quy trình phê duyệt các khoản chi phức tạp và tốn nhiều thời gian. Bất cứ các khoản chi nào trong doanh nghiệp cũng cần trình ký phê duyệt bằng văn bản qua nhiều cấp (cấp quản lý, cấp trưởng dự án, phòng tài chính, phòng kế toán). Quy trình phê duyệt chi nhiều bước, qua nhiều người, có nhiều khoảng thời gian chết giữa các bước dễ khiến các khoản chi gấp không được phê duyệt kịp thời.
Ví dụ: Sẽ như thế nào nếu thợ đang sơn dở dang thì hết sơn lót? Trong khi phải sơn lót xong mới tiến hành sơn màu, đợi khô, và gắn các vật trang trí,… Có thể thấy với một số quy trình trong thi công xây dựng, khi một hoạt động bị chậm thì sẽ kéo theo tất cả chậm theo.
Nhìn chung, nếu không có công cụ thống kê và quy trình xử lý các khoản chi khoa học, doanh nghiệp rất dễ rơi vào trường hợp không quản lý được ngân sách của dự án. Một loạt các vấn đề sẽ xảy ra: các khoản chi nhỏ bị bỏ sót, lâu dần dồn lại thành các khoản lớn, khiến ngân sách thâm hụt; nhà quản lý không nắm rõ được tình hình thực tế ngân sách nên bị chi vượt dự tính, trong khi các khoản cần chi thì lại thiếu,… Hệ quả là doanh nghiệp phải tiến hành phân bổ lại hoặc xin thêm ngân sách, ảnh hưởng trực tiếp tiến độ thi công và độ uy tín của doanh nghiệp trong mắt nhà thầu.
2.3. Doanh nghiệp không quản lý được công ca nhân viên
Quản lý công ca nhân viên trong ngành xây dựng vốn không dễ dàng. Theo anh Hoàng Anh chia sẻ, nhân viên trong các công ty anh thường phải đến làm việc tại công trình hoặc làm việc với nhiều nhà thầu, không thực hiện chấm công vân tay trực tiếp tại văn phòng như tại các công ty khác.
Trước kia, giải pháp cho việc này là nhân viên khi đến công trình sẽ nhắn lại cho quản lý nắm tình hình. Tuy nhiên, anh Hoàng Anh nhận định việc này rất thủ công, các thông tin về công không đủ minh bạch và khiến cho việc tính công lương của bộ phận C&B gặp nhiều khó khăn, có thể kế đến:
- Số công nhân viên không được ghi nhận đầy đủ
- Bảng công cuối tháng vẫn có sai sót
- Bộ phận C&B mất nhiều thời gian để xử lý các khiếu nại và kiểm tra lại bảng lương cho từng người
Nhìn chung, các vấn đề liên quan đến công lương là vấn đề nhạy cảm và đòi hỏi tính chính xác cũng như độ minh bạch cao. Việc doanh nghiệp tính lương và trả lương không đúng có thể ảnh hưởng đến tâm lý của nhân viên và cả lợi ích của doanh nghiệp.
Anh Lê Hoàng Anh – CEO & Founder TAW Việt Nam cùng các CEO/Manager thảo luận về các bài toán quản trị của doanh nghiệp Xây dựng – Thiết kế – Thi công
3. Giải pháp cho các bài toán quản trị của doanh nghiệp xây dựng (Case study TAW Việt Nam)
Đôi nét về TAW Việt Nam, đi lên từ con số 0 vào năm 2015, trân trọng từng hợp đồng thiết kế, thi công nhỏ nhất trong những năm đầu vận hành, đến nay TAW Việt Nam đã trở thành một trong những đơn vị có chỗ đứng trong lĩnh vực thiết kế và thi công hoàn thiện nội thất. Trên hành trình chạm tới từng mục tiêu trong suốt 7 năm qua, theo anh Hoàng Anh, sự hỗ trợ của các công cụ, phần mềm là rất quan trọng.
Trong phần chia sẻ của mình, anh đã đưa ra 3 phần mềm Base Wework, Base Request, Base HRM nằm trong nền tảng Base Platform; và cách áp dụng phần mềm trong các bài toán về quản lý tiến độ dự án, quản lý ngân sách dự án, quản lý công lương nhân sự.
3.1. Base Wework – Giải pháp cho bài toán lãnh đạo không nắm được tiến độ thi công dự án
Base Wework là phần mềm quản lý đầu công việc, tiến độ dự án với các tính năng hỗ trợ về theo dõi, đo lường, tổng hợp các thông tin về công việc; giúp các nhà quản lý luôn có một bức tranh tổng thể song cũng chi tiết về những điều đang diễn ra tại doanh nghiệp. Từ đó, nhà quản lý có thể kiểm soát tốt khối lượng công việc ngay cả khi phải quản đảm đương cùng lúc nhiều dự án. Cụ thể:
- Hàng trăm dự án được tổ chức tập trung trên cùng một hệ thống: Doanh nghiệp đưa các dự án lên trên Base Wework theo các mẫu dự án có sẵn. Mẫu dự án sẽ bao gồm các đầu việc cần làm, chi tiết từng đầu việc, kèm theo deadline và phân công cụ thể cho từng thành viên. Như vậy, tất cả các thông tin của hàng chục, hàng trăm dự án đều được thể hiện trên cùng một hệ thống, giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian trong việc nắm bắt và tra soát các thông tin liên quan đến dự án.
- Nhà quản lý cập nhật liên tục 24/7 tình hình các đầu việc, theo dõi sát sao tiến độ dự án: Phần mềm sẽ thay nhà quản lý theo dõi tình hình thực hiện các đầu công việc, dựa theo số lượng đầu công việc đã hoàn thành để cho ra thang đo tiến độ dự án (tính theo %). Dựa vào đó, nhà quản lý nắm bắt được tiến độ công việc (số đầu việc đã/đang/chưa hoàn thành, số đầu việc trễ hạn) một cách có định lượng, có số cụ thể, hỗ trợ ra các quyết định chính xác để giữ cho các dự án đi đúng tiến độ.
- Nhà quản lý rút ngắn thời gian ra quyết định với báo cáo trực quan trên Base Wework: Phần mềm tổng hợp tất cả thông tin về dự án thành một báo cáo tổng thể dạng biểu đồ trực quan như Kanban, Gantt Chart, Checklist,… Thay vì dàn trải trên nhiều file Excel riêng lẻ, báo cáo từ Base Wework được thể hiện chỉ trên duy nhất một màn hình máy tính, giúp nhà quản lý dễ dàng hơn và mất ít thời gian hơn trong việc nghiên cứu báo cáo, hỗ trợ ra các quyết định nhanh chóng và kịp thời.
Base Wework quản lý hàng trăm dự án trên một giao diện duy nhất
Nhà quản lý cập nhật liên tục 24/7 tình hình các đầu việc trong dự án trên Base Wework
Trong thời gian đầu, toàn bộ các công việc tại TAW Việt Nam đều được thực hiện trên Base Wework. TAW Việt Nam đánh giá đây là phần mềm có thể đáp ứng mọi nhu cầu công việc cơ bản trong doanh nghiệp, không chỉ dừng lại ở cấp độ quản lý đầu công việc, tiến độ dự án.
3.2. Base Request – Giải pháp cho bài toán quản lý khoản chi dự án của doanh nghiệp
Base Request là phần mềm quản lý khoản chi, các tính năng trên Base Request được thiết kế để đáp ứng tối ưu các công việc liên quan đến chi phí tại doanh nghiệp như: tạo đề xuất chi, duyệt chi, tổng hợp báo cáo chi cho các dự án, lưu trữ các khoản chi,… Sau một thời gian sử dụng, dưới đây là những lợi ích Base Request mang đến bài toán của TAW Việt Nam:
Trước hết, mọi khoản chi đều được xử lý trên phần mềm. Với các dự án xây dựng mà lượng khoản chi có thể lên đến hàng nghìn khoản, việc xử lý trên phần mềm thay cho giấy tờ sẽ có những ưu điểm như:
- Giảm thiểu lượng giấy tờ cần xử lý
- Tiết kiệm công sức cho nhân viên
- Bảo đảm tính toàn vẹn về thông tin
- Các thông tin được hệ thống lưu trữ lại đầy đủ
Tiếp đó, Base Request giúp quy trình phê duyệt trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn, cụ thể:
- Quy trình phê duyệt linh hoạt sẽ đáp ứng đặc thù phải di chuyển nhiều của nhân viên xây dựng: Dù là ở công trường hay nhà xưởng, chỉ cần có thiết bị được kết nối Internet là nhân viên có thể dễ dàng tạo được các đề xuất duyệt chi. Quy trình đề xuất trên phần mềm với 1 phút thực hiện thay cho các đề xuất chi trên giấy tờ ngốn nhiều thời gian cũng sẽ đáp ứng được trong những trường hợp khẩn cấp.
- Quy trình phê duyệt hiệu quả hơn về thời gian và năng suất thực hiện: Quy trình tạo đề xuất – phê duyệt đơn giản và chặt chẽ sẽ cắt giảm khoảng thời gian chết giữa các bước, rút ngắn thời gian phê duyệt. Cụ thể, quy trình sẽ được chuẩn hóa thành 2 bước ngắn gọn trên phần mềm gồm: nhân viên tạo đề xuất duyệt chi với đầy đủ thông tin (mục đích chi, số tiền, thời hạn, người phê duyệt), hệ thống sẽ ngay lập tức gửi thông báo đến người nhà quản lý, nhà quản lý nhìn vào có thể nhanh chóng quyết định phê duyệt hay từ chối chỉ qua một cú nhấp chuột.
Các quy trình đề xuất và phê duyệt trong dự án đều được thực hiện trên Base Request
Base Request tổng hợp và phân loại các đề xuất theo từng mục để tiện tra cứu, đối soát
3.3. Base HRM – Giải pháp cho bài toán quản lý công ca nhân viên
Base HRM là phần mềm quản lý thông tin nhân sự với toàn tập các tính năng: quản trị tuyển dụng, quản trị thông tin nhân sự, quản trị chấm công & tiền lương, quản trị mục tiêu & đánh giá hiệu suất, quản trị đào tạo & phát triển nhân sự; giúp cho các công việc liên quan đến nhân sự được xử lý chính xác, minh bạch và dễ dàng hơn bao giờ hết.
Với bài toán quản lý công ca nhân viên, Base HRM đã giải quyết các vấn đề: nhân viên không chấm công trực tiếp, công ca thất thường của nhân viên, sai sót trong bảng công, các khiếu nại liên quan đến sai sót trong bảng lương,… thông qua các tính năng:
- Phần mềm cung cấp hình thức check in giúp nhân viên thực hiện chấm công mọi lúc mọi nơi: Nhân viên không cần có mặt trực tiếp tại công ty vẫn có thể chấm công online theo các hình thức Mobile GPS Check-in. GPS Check-in sẽ kiểm tra các thông tin gặp khách hàng, làm việc tại hiện trường,… đảm bảo độ chính xác của công.
- Công ca nhân viên được thiết lập linh hoạt trên phần mềm: Phần mềm thiết lập chính sách phân ca cụ thể cho ca mở, ca kíp, trả ca, làm thay ca, đổi ca,… đáp ứng linh hoạt lịch làm việc của nhân viên trong ngành thi công, xây dựng, kiến trúc. Các dữ liệu sau đó được phần mềm lưu trữ và tự tổng hợp lại thành các bảng Excel cuối tháng. Bởi các dữ liệu đều được xử lý trên cùng một hệ thống nên đảm bảo độ chính xác tuyệt đối, không có trường hợp ghi nhận thừa/thiếu ca.
- Giảm tải lượng công việc cho bộ phận C&B: Phần mềm có thể tự tổng hợp thông tin công ca, tính lương, trả bảng lương cho nhân viên nên lượng công việc của bộ phận C&B sẽ được giảm tải. Với một số doanh nghiệp quy mô nhỏ, số lượng nhân viên không nhiều thì chỉ cần một nhân viên C&B vận hành cùng phần mềm Base HRM để xử lý các công việc liên quan đến chấm công/ tính lương. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm các khoản chi phí thuê nhân sự không cần thiết.
Phần mềm Base HRM là giải pháp cho bài toán quản lý công ca của nhân viên
3.4. Yếu tố quan trọng để áp dụng phần mềm thành công
Có thể thấy những lợi ích mà phần mềm quản lý mang lại cho doanh nghiệp Xây dựng – Thiết kế – Thi công là rất lớn. Tuy nhiên để chuyển đổi số thành công thì doanh nghiệp sẽ cần nhiều hơn, thay vì chỉ có công cụ và phần mềm.
“Để áp dụng phần mềm trơn tru không hề dễ dàng. Khi mua phần mềm về thì vấn đề lớn nhất là thói quen sử dụng. Có đến 70% doanh nghiệp bỏ cuộc ngay trong tháng đầu vì thói quen, họ quen sử dụng giấy tờ, quen nhắn tin trao đổi qua Zalo và thấy các phương pháp đó nhanh hơn. Bản thân TAW Việt Nam cũng đã mất gần 2 năm sử dụng các phần mềm của Base.vn mới bắt đầu thấy được hiệu quả, nhưng so với những lợi ích ở thời điểm hiện tại thì cảm thấy hoàn toàn xứng đáng.”
Mr Hoàng Anh chia sẻ về hành trình 2 năm ứng dụng chuyển đổi số của TAW Việt Nam.
Theo anh, để áp dụng phần mềm thành công thì 2 yếu tố quan trọng nhất là nội bộ ban lãnh đạo và nhân viên:
- Thứ nhất, lãnh đạo khi chọn phần mềm phải nghiên cứu kỹ phần mềm này liệu có phù hợp với tính chất hoạt động và các quy trình của doanh nghiệp hay không, chuẩn hoá các quy trình như thế nào để đem lên phần mềm.
- Thứ hai, nhân viên cần phải phối hợp trong quá trình sử dụng, cái gốc là nhân viên hiểu được phần mềm cải thiện công việc như thế nào, từ đó tự giác và chủ động hơn thay vì sử dụng một cách chống đối.
- Cuối cùng là cả lãnh đạo và nhân viên cần phải cùng chung ý chí, thống nhất trong cách triển khai.
Một số hình ảnh đáng nhớ trong CEO MEET UP 01: Hành trình giải phóng lãnh đạo do Base.vn và TAW Việt Nam phối hợp tổ chức
4. Tổng kết
Chuyển đổi số chưa bao giờ dễ dàng mà đòi hỏi một quá trình dài với sự nỗ lực của toàn bộ doanh nghiệp từ trên xuống dưới. Base.vn tin rằng bài viết trên đã mang lại cho các CEO/ Manager doanh nghiệp những góc nhìn chân thực, cũng như các phương pháp triển khai chuyển đổi số hiệu quả, để doanh nghiệp có thể tham khảo và ứng dụng trong những bài toán riêng của mình.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
