Dự án không đi theo đúng tiến độ, nhà quản lý phải làm thế nào?

14/10/2019

Thành công của dự án phụ thuộc 80% vào công tác quản lý tiến độ. Nếu công tác quản lý tốt, các deadline hoàn thành đúng hạn thì không có lý do gì dự án lại thất bại.

Base Resources - Quản lý tiến độ là một phần quan trọng khi quản lý dự án. Nó không chỉ đảm bảo các nhiệm vụ hoàn thành đúng thời hạn mà còn góp phần sử dụng hiệu quả tài nguyên thời gian và tài chính của doanh nghiệp. 

 

Nếu bạn là nhà quản lý dự án đang gặp khó khăn trong việc quản lý tiến độ, hãy đọc ngay bài viết này. Tất cả những lợi ích, các phương pháp quản lý và những lời khuyên sẽ được đề cập một cách khoa học nhằm giúp bạn nhìn nhận chính xác tầm quan trọng của quản lý tiến độ và có thể chọn cho mình một phương pháp phù hợp.

 

Quản lý tiến độ có phải chỉ là quản lý thời gian?

 

Khi nghe cụm từ “quản lý tiến độ”, chắc chắn mọi người sẽ nghĩ rằng công việc này chỉ liên quan đến sắp xếp thời gian sao cho phù hợp và thúc đẩy nhân viên hoàn thành deadline. Tuy nhiên, quản lý tiến độ còn có vai trò nhiều hơn thế nữa. Nó không chỉ quản lý thời gian mà còn quản lý nguồn tài nguyên, tài chính và đảm nhiệm cả chức năng báo cáo.

 

Quản lý tiến độ liên quan đến quản lý tài nguyên? Nghe có vẻ vô lý nhưng đây lại là sự thật. Các doanh nghiệp thường phải cân bằng nhu cầu của khách hàng với nguồn tài nguyên sẵn có để đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng thời hạn và đạt tiêu chuẩn chất lượng như đã cam kết. Vì lý do này, việc quản lý thời gian dự án có liên quan đến quản lý nguồn tài nguyên.

 

Quản lý tiến độ không chỉ là bài toán về quản lý thời gian

 

Khi quản lý tiến độ dự án, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch sắp xếp nguồn lực phù hợp cho công việc cần thực hiện. Ví dụ, nếu cần thêm nguồn lực cho các nhiệm vụ sắp tới, doanh nghiệp có thể quyết định nên mở rộng quy mô nhân sự hay thuê nhân lực từ bên ngoài để làm các công việc ngắn hạn.

 

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc quản lý tiến độ dự án đó là đảm bảo tính chính xác về tài chính. Khi thời gian được quản lý hiệu quả, số giờ được tính toán chính xác, những vấn đề liên quan đến tài chính như thanh toán hóa đơn hay tiền lương sẽ được xử lý kịp thời, tạo sự ổn định về dòng tiền và đảm bảo mọi hoạt động vẫn diễn ra bình thường.

 

Quản lý tiến độ dự án góp phần không nhỏ trong việc theo dõi và phân tích hiệu suất hàng năm của doanh nghiệp. Những thông tin về tổng thời gian triển khai, tình hình hoàn thành kịp deadline hay thời gian cần thêm để hoàn thành một nhiệm vụ sẽ là dữ liệu quan trọng nhằm đánh giá tính hiệu quả trong việc quản lý và phát triển doanh nghiệp. Dựa vào đó, doanh nghiệp sẽ có những phương án nhằm điều chỉnh cách thức quản lý hoặc xây dựng những kế hoạch mới.

 

Những phương pháp quản lý tiến độ dự án phổ biến

 

1. Quản lý tự túc

 

Giả sử bạn quản lý dự án trong một cơ quan tư vấn SEO, bạn lên kế hoạch công việc kéo dài một tháng và phân công nhiệm vụ cho bản thân và cấp dưới của bạn. Khi muốn cập nhật tiến độ, bạn chỉ cần hỏi từng thành viên đang làm công việc đến đâu. Phương pháp này nhanh chóng và dễ dàng nhưng chỉ phát huy tác dụng trong nhóm nhỏ, và các thành viên phải trung thực và tin tưởng lẫn nhau.

 

Đọc thêm: Tặng bạn 4 công thức nâng cao năng suất làm việc nhóm của Harvard Business Review

 

2. Sử dụng Excel

 

Excel rất linh hoạt và có thể được sử dụng dễ dàng để ghi lại thời gian bạn dành cho các dự án hoặc các nhiệm vụ riêng lẻ. Theo TechRepublic - một ấn phẩm thương mại trực tuyến và cộng đồng xã hội dành cho các chuyên gia CNTT - bạn cần tạo năm cột: Ngày, Hoạt động, Thời gian bắt đầu, Thời gian kết thúc và Giờ làm việc. Tuy nhiên, bạn cũng có thể thêm các cột khác phù hợp với dự án bạn đang đảm nhận.

 

Phương pháp quản lý bằng excel khá dễ dàng, bất cứ ai cũng có thể thực hiện và đây là công cụ hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên, quản lý dự án bằng Excel đã lạc hậu, không có độ tin cậy và độ chính xác không cao.

 

Quản lý tiến độ bằng Excel còn thủ công và không thân thiện với người đọc

 

3. App online

 

Nếu không muốn quản lý thời gian dự án theo cách thủ công, bạn có thể sử dụng các công cụ sẵn có như RescueTime hoặc Chrometa. Các công cụ này có ưu điểm tích hợp trên điện thoại, tiện dụng mọi lúc mọi nơi. Tuy nhiên, các ứng dụng này đòi hỏi phải download và cài đặt, gây tốn dung lượng thiết bị.

 

Các app quản lý tuy trực quan nhưng không thể chia sẻ tiến độ công việc với các bên liên quan

 

4. Nền tảng quản lý online

 

Nếu bạn sử dụng một trong những ứng dụng quản lý dự án như Trello, Asana, Wrike, Podio, Wework,.. thì bạn có thể theo dõi liền mạch thời gian bạn dành cho mỗi nhiệm vụ. Quản lý tiến độ dự án bằng nền tảng online có ưu điểm nhanh chóng, linh hoạt, cập nhật tình hình kịp thời. Không chỉ có thể quản lý dự án, các phần mềm trên còn hỗ trợ quản lý công việc cá nhân, giúp việc quản lý được toàn diện và hiệu quả.

 

Với Wework, không chỉ nhà quản lý mà các bên liên quan cũng có thể theo dõi tiến độ công việc

 

6 kỹ năng quản lý tiến độ mọi nhà quản lý cần biết

 

1. Lựa chọn công cụ phù hợp

 

Hãy chắc chắn rằng công cụ quản lý thời gian bạn đang sử dụng đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp. Bạn có thể giải quyết những câu hỏi sau để đưa ra lựa chọn công cụ quản lý tiến độ dự án phù hợp:

 

  • Mục tiêu bạn muốn đạt được là gì?

 

  • Nếu bạn có đã có công cụ quản lý, công cụ đó có hoàn toàn hữu ích cho bạn?

 

  • Công cụ mới có tương thích với hệ thống máy tính của bạn?

 

  • Chi phí mất bao nhiêu?

 

  • Người dùng có được hỗ trợ và đào tạo sử dụng phần mềm?

 

Bạn cần chắc chắn rằng công cụ được lựa chọn chắc chắn được toàn bộ nhân viên sử dụng và sử dụng đúng cách, tránh tình trạng lãng phí về tài chính. Bạn có biết, tại Anh, trong 5 công ty thì có 4 công ty không sử dụng phần quản lý thời gian mà công ty đã mua và điều này đã gây tổn thất 5.7 tỷ Bảng chỉ trong vòng 4 năm?

 

Đọc thêm: Làm thế nào để lựa chọn phần mềm giao việc phù hợp nhất cho đội nhóm của bạn?

 

2. Luôn trả lời được câu hỏi tại sao

 

Đừng tạo một cuộc họp rồi đột ngột tuyên bố: “Từ giờ trở đi, chúng ta sẽ sử dụng phần mềm quản lý thời gian này để xem công việc được quản lý ra sao. Đây là cách sử dụng. Bạn hãy bấm vào đây… giờ thì bấm vào đây… cảm ơn… cuộc họp đến đây là kết thúc”. Nếu bạn là những nhân viên trong cuộc họp, bạn sẽ cảm thấy thế nào? Chắc chắn bạn sẽ không sử dụng phần mềm bởi bạn không hiểu lý do và không biết phần mềm đó sẽ giúp ích gì cho bạn. 

 

Nên nhớ rằng, tất cả mọi người đều mong muốn được đối xử công bằng. Bạn là một nhà quản lý, nếu bạn mong muốn một sự thay đổi trong doanh nghiệp, bạn nên giải thích tại sao để tất cả mọi người đều thấy được sự hợp lý trong yêu cầu của bạn.

 

Khi mọi câu hỏi được giải đáp, nhân viên sẽ mở lòng tiếp nhận những thay đổi

 

3. Tập trung quy trình

 

Trong khi giải thích cho nhân viên lý do tại sao nên dùng công cụ quản lý tiến độ, bạn nên nhấn mạnh chức năng tự đánh giá, phát triển bản thân hơn là nói rằng làm như vậy để bạn có thể quản lý nhân viên. Sau tất cả, mục đích chính của việc quản lý tiến độ là giúp nhân viên thể hiện tốt hơn trong công việc, vậy nên, đừng ngần ngại trình bày rằng việc áp dụng công cụ có lợi trực tiếp cho chính bản thân và công việc của nhân viên.

 

4. Theo dõi cách mọi người sử dụng công cụ 

 

Nếu bạn là người trực tiếp quản lý dự án, bạn nên giám sát chặt chẽ quá trình sử dụng công cụ quản lý tiến độ công việc của cấp dưới. Bạn không cần cứ 5 phút lại theo dõi một lần. Khi thấy ai đó đã chuyển sang công việc tiếp theo nhưng chưa cập nhật trạng thái công việc hoặc số lượng công việc cập nhật hoàn thành quá ít thì bạn nên nhắc nhở và nói chuyện với họ.

 

5. Nhắc nhở mọi người luôn quản lý tiến độ công việc

 

Quản lý thời gian là thói quen tốt nhưng không phải ai cũng có thể thực hiện được. Ban đầu, bạn sẽ phải liên tục nhắc nhở mọi người sử dụng công theo dõi nhưng điều đó không hề vô nghĩa. Hãy kiên nhẫn, không có thói quen nào được hình thành trong một ngày. Sau một thời gian, khi tất cả mọi người đã quen với việc theo dõi tiến độ công việc thường xuyên, bạn sẽ phải ngạc nhiên bởi hiệu quả công việc mà toàn bộ tổ chức đạt được.

 

Đọc thêm: Làm thế nào để khuyến khích nhân viên áp dụng công nghệ mới tại doanh nghiệp?

 

6. Sử dụng dữ liệu

 

Theo dõi tiến độ dự án cung cấp cho bạn dữ liệu liên quan đến hiệu suất làm việc của các cá nhân và dùng những dữ liệu đó để cải thiện năng suất làm việc của mọi người. Các dữ liệu có thể giúp bạn giải quyết những vấn đề sau:

 

  • Thiếu sót kỹ năng: Những thành viên nào đang thiếu sót kỹ năng cần thiết cho công việc? Liệu sự thiếu sót đó có làm cản trở việc hoàn thành công việc? Bạn có thể làm gì để giúp họ cải thiện kỹ năng này?

 

  • Nhóm làm việc hiệu quả: Làm thế nào để biết chính xác những dữ liệu báo cáo có đúng với những gì nhóm đã thể hiện? Những dữ liệu đánh giá này có sát với thực tế?

 

  • Nhóm làm việc năng động: Các thành viên trong nhóm có đang hỗ trợ tốt cho nhau? Liệu có thành viên nào khiến nhóm bị chậm tiến độ?

 

Kết luận

 

Quản lý tiến độ dự án phụ thuộc nhiều vào sự áp dụng công nghệ. Muốn quản lý dự án được hiệu quả, trước hết, nhà lãnh đạo cũng như toàn bộ những cá nhân liên quan phải thành thạo công cụ quản lý tiến độ công việc. Công tác chuẩn bị ban đầu có thể sẽ mất nhiều thời gian nhưng mọi thứ sẽ dễ dàng hơn nếu nhà quản lý chọn đúng công cụ, tập trung giải thích lý do áp dụng và liên tục giúp các thành viên sử dụng thành thạo công cụ mới.

 

Đăng ký nhận tư vấn trải nghiệm phần mềm Wework tại đây để trở thành một nhà quản lý thức thời và hiện đại.

Từ khóa

Bài viết liên quan

8 phương pháp quản lý email hiệu quả

Email là công cụ quản lý công việc hữu ích trong thời hiện đại. Tuy nhiên, bạn đã biết cách quản lý email hiệu quả?

Quản lý dự án 04/11/2019
5 bước lập kế hoạch chiến lược hiệu quả

Bất kể bạn là nhà lãnh đạo của một doanh nghiệp nhỏ hay một tập đoàn lớn, kỹ năng lên chiến lược là điều thiết yếu nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình sống sót trên thương trường khốc liệt.

Quản lý dự án 14/10/2019
Quản lý dự án: 4 bước lên kế hoạch dự án hoàn hảo

Lập kế hoạch quản lý dự án (Project Planning) là nhân tố quan trọng quyết định sự thành công của mọi dự án. Dựa vào kế hoạch quản lý, các bên liên quan có thể nắm được kết quả họ cần đạt được cũng như làm thế nào có thể hoàn thành mục tiêu đề ra.

Quản lý dự án 14/10/2019

Đăng ký nhận bản tin