“Làm cách nào để mình có thể đảm bảo dự án này được hoàn thành đúng tiến độ và trong khung kinh phí cho phép?”
Đây có lẽ là một trong những câu hỏi phổ biến nhất được các nhà quản lý suy ngẫm mỗi khi phải tiếp quản một nhiệm vụ hay dự án hoàn toàn mới.
Và chắc hẳn, đôi khi họ không tìm ra được cho mình được câu trả lời đúng đắn. Đó là lý do tại có tới 70% doanh nghiệp thừa nhận thất bại ít nhất một dự án trở lên trong năm vừa qua. Một con số thực sự đáng báo động, có thể khiến nhiều nhà quản lý non trẻ trở nên e dè.
Những con số đáng báo động về tình hình triển khai dự án trong các doanh nghiệp
Trên thực tế, việc đảm bảo các dự án được diễn ra êm đẹp đòi hỏi vô vàn những “lời giải” phức tạp. Nhưng nhìn chung, để khởi động, mọi nhà quản lý đều cần phải sử dụng một “công thức” cơ bản: Xây dựng kế hoạch quản trị tài nguyên.
1. Quản trị tài nguyên là gì?
Theo PMBOK® (Project Management Body of Knowledge – cuốn “kinh thánh” về kiến thức quản lý cho các cấp lãnh đạo), quản trị tài nguyên được định nghĩa là hoạt động xác định các nguồn lực cần thiết (con người, công cụ, nguyên vật liệu…) và phân bổ chúng hợp lý để hoàn thành dự án hiệu quả.
Cụ thể hơn, trong kế hoạch quản trị tài nguyên, các nhà quản lý sẽ phải xác định và điều chỉnh được các yếu tố cụ thể sau:
- Các loại nhân lực cần thiết cho dự án
- Vị trí và trách nhiệm của mỗi loại nhân lực
- Số lượng người cần thiết cho mỗi vị trí
- Các loại công cụ cần thiết và mục đích sử dụng của chúng
- Số lượng của các loại công cụ
- Tổng số tài nguyên doanh nghiệp (dữ liệu, nghiên cứu,…) cần thiết
2. Tại sao các nhà quản lý phải lập kế hoạch quản trị tài nguyên?
Hoạt động quản trị tài nguyên, trở thành công thức chung để các nhà quản lý tiếp cận và tiến hành dự án thành công, nhờ sở hữu những ưu thế sau:
Quản trị tài nguyên giúp nhà quản lý xác định được nhu cầu thực tế của dự án. Điểm thường thấy ở các dự án thất bại là có quá nhiều người và công cụ không phù hợp được tập hợp lại để xử lý một vấn đề. Lúc này, các sai lệch và rủi ro về quy trình vận hành, hoạt động cộng tác và thiếu hụt ngân sách sẽ nhấn chìm tất cả những kỳ vọng được đặt ra.
Một kế hoạch quản lý tài nguyên hiệu quả có thể giúp nhà quản lý xác định được chính xác những nguồn lực cần thiết đảm bảo cho việc vận hành dự án được diễn ra trơn tru nhất.
Quản trị tài nguyên giúp nhà quản lý tận dụng được các nguồn lực của doanh nghiệp hiệu quả. Dù là dự án nhỏ với quy mô 5 người hay chiến lược hơn với sĩ số lên tới cả trăm, việc tính toán và phân bổ các nguồn lực hợp lý sẽ dễ dàng hơn rất nhiều với một kế hoạch quản trị đúng đắn.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa đang trên đà phát triển, hoạt động này còn trở nên quan trọng hơn rất nhiều. Khi các nguồn lực về con người, cơ sở vật chất và tài nguyên ngày càng gia tăng, việc đảm bảo chúng được sử dụng vừa đủ, không thừa không thiếu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được không ít chi phí.
Quản trị tài nguyên giúp nhà quản lý lường trước đươc những rủi ro trong dự án. Khi các tài nguyên làm việc được xác định cụ thể và chỉ định trách nhiệm rõ ràng, việc kiểm soát chúng cũng trở nên dễ dàng hơn. Điều này giúp hạ thấp khả năng xảy ra rủi ro, đồng thời tăng sự chủ động trong các tình huống khắc phục vấn đề của các nhà quản lý.
Về mặt số liệu, các nghiên cứu cũng đồng loạt chỉ ra được những tác động mạnh mẽ của việc quản trị tài nguyên đối với các dự án.
Theo khảo sát của PMI, các doanh nghiệp đang tiết kiệm được tới 28 lần ngân sách chi tiêu thực tế cho các dự án nhờ sở hữu những chiến lược quản lý tài nguyên chặt chẽ. Cùng với đó, 83% cấp lãnh đạo đều đồng tình rằng việc tối ưu tài nguyên doanh nghiệp sẽ mở đường cho các chính sách phát triển của họ dễ dàng thành công hơn.
Quản lý tài nguyên hiệu quả giúp tiết kiệm ngân sách dự án tối đa
3. Hướng dẫn xây dựng bản kế hoạch quản trị tài nguyên hiệu quả
Tùy thuộc vào quy mô và loại hình dự án, có rất nhiều cách tiếp cận để nhà quản lý có thể xây dựng một bản kế hoạch quản trị tài nguyên hoàn chỉnh. Tuy nhiên, để triển khai vào thực tế hiệu quả nhất, chúng phải đảm bảo sở hữu được bốn nội dung quan trọng sau:
3.1. Xác định những loại hình tài nguyên cần thiết
Trong các dự án, thường có 5 loại hình tài nguyên phổ biến nhất mà các nhà quản lý phải chủ động xác định, bao gồm:
Nhân lực
Con người chính là nguồn lực quan trọng nhất ảnh hưởng tới sự thành công của một dự án. Do vậy, chúng cũng trở thành yếu tố mà các nhà quản lý phải thật sự cân nhắc kỹ lưỡng trước khi xác định và phân bổ vị trí vào một nhiệm vụ cụ thể.
Thông thường, việc xác định nguồn tài nguyên nhân lực phải được dựa trên 3 yếu tố:
- Chuyên môn: là bộ kỹ năng một cá nhân sở hữu, chúng phải thật sự phù hợp với dự án thì mới có thể hoạt động hiệu quả. Chẳng hạn như đối với nhiệm vụ xây dựng và phát triển một phần mềm, nhà quản lý không thể hiệu triệu một nhân viên bán hàng vào nhóm làm việc được.
- Kinh nghiệm: là cấp độ kỹ năng của một cá nhân, có thể được chia thành các khung như fresher (chưa có kinh nghiệm), junior (có ít kinh nghiệm), intermediate (có kinh nghiệm trung bình) và senior (giàu kinh nghiệm). Tùy thuộc vào mức độ quan trọng của mỗi dự án, yếu tố kinh nghiệm cũng sẽ từ đó được cân nhắc để lựa chọn nhân lực.
- Thái độ làm việc: Không phải nhân sự nào trong doanh nghiệp cũng sẵn sàng tham gia vào các dự án “không công”: Một số người người luôn kỳ vọng nhận được sự thăng tiến hay khen thưởng tương xứng sau khi hoàn thành trách nhiệm của mình, bất chấp sự thành bại của công việc. Đây là thái độ rất xấu có thể làm ảnh hưởng nghiêm trọng hiệu quả làm việc của cả tập thể, bởi vậy các nhà quản lý cần phải thẳng tay loại bỏ những nhân tố này.
Nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu ở đây được hiểu là các thành phần cần thiết để “sản xuất” ra được kết quả cuối cùng của dự án. Chẳng hạn như, với dự án xây dựng, ta cần vật tư sắt thép để hoàn thành, hay muốn lập trình một website, ta không thể nào thiếu đi hệ thống database.
Nhà quản lý cần phải đảm bảo quá trình xác định nguyên vật liệu được diễn ra tỉ mỉ và chính xác, tránh những sự thiếu hụt không đáng có trong quá trình làm việc. Thậm chí, đối với hạng mục này, thường các đầu thành phần sẽ được tính toán dư thừa để đề phòng trường hợp xảy ra rủi ro trong quá trình sản xuất, dẫn tới nhiều tài nguyên được sử dụng hơn dự kiến.
Công cụ
Công cụ bao gồm những trang thiết bị, phần mềm, máy móc đóng góp vào quá trình “sản xuất” của dự án. Không chỉ nằm trong phạm vi tài sản của doanh nghiệp, tùy thuộc vào nhu cầu thực tế, công cụ hoàn toàn có thể là các yếu tố bên ngoài, đòi hỏi nhà quản lý phải xác định được và có những hình thức tiếp cận để sử dụng phù hợp.
Mua hoặc thuê là hai hình thức phổ biến nhất để sử dụng công cụ mà doanh nghiệp chưa sở hữu. Kinh phí lúc này sẽ được tính trực tiếp vào ngân sách cho dự án và được chia bình quân cho tất cả các nhiệm vụ mà công cụ được sử dụng đến.
Cơ sở vật chất
Trong kế hoạch quản trị tài nguyên, cơ sở vật chất được hiểu là địa điểm (và các tài sản gắn với địa điểm) diễn ra hoạt động của dự án. Đó có thể chỉ là căn phòng nhỏ 30m2 cho đội ngũ marketing in-house hay thậm chí là cả nhà máy 1000ha cho một dây chuyền sản xuất hiện đại.
Việc xác định được cơ sở vật chất phù hợp sẽ giúp giảm tải được không nhỏ gánh nặng tài chính của dự án, khi chi phí bỏ ra cho hạng mục này thường khá lớn, đồng thời được tính trực tiếp vào ngân sách dự trù ban đầu.
Các tài nguyên khác
Ngoài bốn hạng mục trên, các nhà quản lý cũng cần quan tâm đến một số các loại hình tài nguyên khác như:
- Tài nguyên vận hành bao gồm các nguồn tiền mà doanh nghiệp phải chi trả để đảm bảo hoạt động dự án được diễn ra hiệu quả. Chúng bao gồm các khoản phí như lương thưởng, phúc lợi nhân viên hay các khấu hao các tài sản dùng chung trong nội bộ doanh nghiệp.
- Nhà thầu và các đơn vị outsource cũng là một yếu tố phải được cân nhắc đến khi doanh nghiệp không thể tự cung ứng được trong nội bộ các tài nguyên cần thiết.
- Các khoản ngân sách dự phòng là loại tài nguyên cần được ước lượng trong mọi dự án để đảm bảo đội ngũ làm việc có thể phản ứng được kịp thời với những rủi ro có thể xảy ra.
Sau khi xác định xong, các loại tài nguyên cần thiết cho dự án sẽ được lưu trữ trên Resource Calendar – một dạng bảng biểu ước lượng mức độ sử dụng thực tế của nguồn lực trong diễn ra dự án. Các nhà quản lý có thể dựa vào thông tin từ bảng này để đưa ra các quyết định sắp xếp tài nguyên hợp lý.
Dưới đây là một Resource Calendar đơn giản, miêu tả các nguồn lực cần thiết để xây dựng một website:
Ví dụ về một Resources Calendar đơn giản
3.2. Lên kế hoạch mua các tài nguyên chưa sở hữu
Trong một viễn cảnh tươi sáng nhất thì dự án rất có thể đã sở hữu tất cả những tài nguyên cần thiết và sẵn sàng đi vào hoạt động. Tuy nhiên, thực tế thì viễn cảnh này không xảy ra quá nhiều, và nhà quản lý buộc phải lên kế hoạch thâu tóm những tài nguyên còn thiếu. Đầu vào của các kế hoạch mua tài nguyên sẽ dựa trên ước lượng của bảng biểu Resource Calendar được xây dựng ở nội dung đầu tiên.
Tùy thuộc vào loại hình tài nguyên, các nhà quản lý cần phải cân nhắc đến 4 tiêu chí cụ thể sau trước khi đưa ra quyết định đưa chúng vào dự án:
- Kỹ năng và kinh nghiệm nghiệp vụ liên quan đến dự án (Đối với tài nguyên nhân lực)
- Chi phí khi đối chiếu với ngân sách của dự án
- Nguồn cung ứng tại thời điểm cần thiết của dự án
- Mức độ quan trọng của tài nguyên với mục tiêu của dự án
Lưu ý kỹ, mỗi tài nguyên đều phải được định lượng tỉ mỉ về mặt số lượng và thời gian sử dụng để tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt trong các hoạt động dự án. Nếu hoạt động ước lượng chưa bao quát được toàn bộ những tài nguyên cần thiết trong quá trình làm việc, quy trình mua bán này sẽ được lặp lại đến khi cung ứng được đầy đủ nhu cầu thực tế.
Thường thì các đòi hỏi về mặt tài nguyên chỉ nảy sinh trong giai đoạn đầu của các dự án. Còn khi dự án đã đi vào vận hành, kế hoạch được tinh giản ăn khớp các số liệu thì tình trạng thâm hụt cũng khó xảy ra hơn.
Mỗi lần quy trình mua tài nguyên được tiến hành, ngân sách dự án phải được cập nhật để phản ánh chính xác mức độ chi tiêu hiệu quả tổng thể, cũng như tránh rủi ro về việc lạm dụng ngân sách.
3.3. Quản lý tài nguyên
Sau khi đã sở hữu đầy đủ tài nguyên cần thiết để tiến hành triển khai dự án, nhà quản lý cần phải có kế hoạch sử dụng chúng hiệu quả, tránh tình trạng lãng phí và hao tổn nguồn lực vô ích trong các nhiệm vụ cấp bách.
- Với tài nguyên nhân lực
Khi nhiều người cùng làm việc trong cùng một đội ngũ, tình trạng đổ lỗi cho nhau khi dự án không đi theo chiều hướng thuận lợi rất dễ xảy ra. Lúc này, nhóm dự án bắt đầu hình thành sự thiếu tin tưởng, dẫn đến việc cộng tác không hiệu quả và ảnh hưởng nghiêm trọng đến các kết quả còn lại.
Do vậy, nhà quản lý cần phải quản lý tài nguyên nhân lực hiệu quả bằng việc phân công nhiệm vụ và trách nhiệm chi tiết cho từng cá nhân.
Một phương pháp đơn giản thường được sử dụng để giải quyết nhiệm vụ này là ứng dụng Ma trận RACI – một hệ thống bảng lưới đơn giản mà các nhà quản lý có thể triển khai để làm rõ trách nhiệm nhân viên và đảm bảo minh bạch hóa tất cả các kết quả trong nhóm.
RACI là viết tắt của:
R = Responsible/ Chịu trách nhiệm.
A = Accountable/ Trách nhiệm giải trình
C = Consulted/ Tư vấn.
I = Informed/ Thông báo.
Để sử dụng ma trận RACI, bạn cần liệt kê tất cả nhiệm vụ, sau đó xác định cá nhân nào là người người:
Responsible – là những người “thực hiện” công việc. Họ phải hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu hoặc đưa ra quyết định. Nhiều người có thể cùng chịu trách nhiệm.
Accountable – là người “sở hữu” công việc, có trách nhiệm phê duyệt khi nhiệm vụ, mục tiêu đã được đánh dấu đã hoàn tất. Chỉ có duy nhất một Accounttable quy định cho mỗi nhiệm vụ, và họ sẽ đóng vai trò giao việc cho các Responsible.
Consulted – là những người có chuyên môn cao, thường tham gia vào nhiệm vụ tư vấn và hỗ trợ thực hiện công việc cho các Responsible.
Informed – là những người cần nắm bắt được thông tin về tiến độ công việc (thường là cấp quản lý hoặc làm nhiệm vụ liên quan đến công việc được giao).
Ví dụ đơn giản về một bảng ma trận RACI
- Với công cụ và thiết bị
Đối với các tài nguyên có sẵn hoặc được doanh nghiệp mua, những khấu hao sau sử dụng phải được liệt kê và tính toán cộng vào ngân sách toàn dự án. Còn với những tài nguyên đi thuê, chúng phải được đảm bảo trao trả lại khách hàng dưới tình trạng được cam kết trong hợp đồng ban đầu.
- Với cơ sở vật chất
Đối với địa điểm làm việc và mọi thành phần gắn liền với nó phải được đảm bảo giữ nguyên hiện trạng hoặc hao tổn ở mức chấp nhận được (như trong cam kết làm việc ban đầu). Nếu có bất cứ hỏng hóc hoặc tổn hại nào, phần chi phí sửa chữa sẽ được tính vào ngân sách của dự án.
- Với các đơn vị cung cấp dịch vụ
Đối với các đơn vị cung cấp dịch vụ, nhà thầu liên quan tới dự án, mọi thông tin về kế hoạch và kết quả đều phải được cam kết công khai cho họ, nhằm đảm bảo hoạt động cộng tác liền mạch và xuyên suốt giữa đôi bên.
3.4. Kiểm soát việc sử dụng tài nguyên
Cuối cùng, nhà quản lý còn cần tiến hành các tác vụ kiểm soát việc sử dụng tài nguyên để đảm bảo chúng cho ra đời được những kết quả tương xứng với giá trị thực tế của mình.
Lúc này, để xác định được chính xác độ hiệu quả của nguồn lực trong dự án, công thức tính tỷ lệ sử dụng (utilization rate) sẽ là lựa chọn hàng đầu. Công thức này được xác định bằng cách lấy số thời gian sử dụng thực tế của công cụ chia cho tổng số thời gian làm việc của dự án. Ví dụ, một cỗ máy xây dựng được sử dụng trong 24 giờ trên tổng số 40 giờ thi công, thì tỉ lệ sử dụng của nó là:
Tỷ lệ sử dụng = 24 / 40 = 60 %
Con số tỷ lệ này càng cao thì nguồn lực càng được tối ưu sử dụng trong dự án. Còn nếu giá trị của tỷ lệ này ở mức thấp (dưới 20%), các nhà quản lý lúc này cần có những hành động quyết liệt để thay thế hoặc loại bỏ tài nguyên này, tránh xảy ra tình trạng lãng phí ngân sách dự án vô ích.
Tạm kết
Điểm thường thấy ở các dự án thất bại là có quá nhiều người và công cụ không phù hợp được tập hợp lại để xử lý một vấn đề. Lúc này, các sai lệch và rủi ro về quy trình vận hành, hoạt động cộng tác và thiếu hụt ngân sách sẽ nhấn chìm tất cả những kỳ vọng được đặt ra. Có thể nói, chúng đang dân trở thành nỗi ám ảnh kinh hoàng với các nhà quản lý.
Nếu không muốn bị tiếp tục đeo bám bởi mối quan ngại này, các nhà quản lý cần phải nhanh chóng lập ra những kế hoạch kiểm soát tài nguyên cho các dự án trong tương lai của mình. Với những lợi ích không nhỏ trong khả năng phân bổ, kiểm soát các nguồn lực trong và ngoài doanh nghiệp, hoạt động này sẽ là trợ thủ đắc lực giúp các cấp lãnh đạo vận hành những dự án của mình thành công hơn rất nhiều!
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Tải về ngay ebook “QUẢN LÝ DỰ ÁN 4.0: Toàn tập phương pháp quản lý dự án thời đại số” để có được câu trả lời cho bài toán quản lý dự án của bạn!
