Hướng dẫn thiết lập quy trình triển khai dự án thiết kế kiến trúc – ngành thiết kế thi công.
1. Cơ cấu tổ chức ngành thiết kế thi công
Một công ty thiết kế thi công về cơ bản sẽ bao gồm các bộ phận:
- Kinh doanh
- Thiết kế
- Kỹ thuật
- Thi công
- Hành chính – Kế toán.
Cơ cấu tổ chức này sẽ khác nhau tuỳ theo định hướng phát triển của công ty.
- Nếu công ty quy mô nhỏ, chỉ tập trung vào mảng tư vấn thiết kế thì sẽ cơ cấu tổ chức sẽ không có bộ phận thi công. Dịch vụ của công ty chỉ tập trung vào phần tư vấn & thiết kế cho khách hàng, dịch vụ cung cấp cho khách hàng là các hồ sơ bản vẽ thiết kế.
- Nếu công ty quy mô lớn hơn và mở rộng sang mảng thi công xây dựng, thì cơ cấu tổ chức sẽ có thêm bộ phận thi công, như vậy mỗi dự án cho khách hàng sẽ được thực thi từ A-Z, từ tư vấn ý tưởng, thiết kế bản vẽ, thi công xây dựng.
Cụ thể, cơ cấu tổ chức cơ bản như sau:
Bộ phận Kinh doanh: Bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm tìm kiếm, thu hút, tư vấn, chăm sóc khách hàng nhằm mang lại doanh thu cho công ty.
Bộ phận dự án: Chịu trách nhiệm điều phối dự án, dự toán và lên kế hoạch triển khai.
Bộ phận kiến trúc:
- Kiến trúc sư thiết kế kiến trúc: Thiết kế mặt bằng, không gian, hình thức và cấu trúc của một công trình, cung cấp giải pháp về kiến trúc (công năng, thẩm mỹ cũng như giải pháp kỹ thuật) cho các đối tượng xây dựng
- Kiến trúc sư thiết kế nội thất: Tổ chức tất cả sản phẩm mỹ thuật ứng dụng vào không gian, sao cho không gian hài hoà về tổng thể, bố cục, màu sắc, ánh sáng…
- Kiến trúc sư thiết kế cảnh quan: Lên ý tưởng thiết kế concept sân vườn, cảnh quan và công trình kiến trúc…
Bộ phận kỹ thuật:
- Kỹ sư kết cấu
- Kỹ sư nội thất
- Kỹ sư ME
Bộ phận thi công: Thi công theo các hồ sơ, bản vẽ của bộ phận thiết kế và kỹ thuật.
Bộ phận hành chính – kế toán – nhân sự chịu trách nhiệm quản lý các khâu thu chi, thanh toán, tuyển dụng cho doanh nghiệp, đảm bảo để hoạt động của các bộ phận còn lại được diễn ra một cách trơn tru.
2. Quy trình triển khai dự án
Trong bài viết này, Base sẽ chuẩn hoá một quy trình triển khai dự án thiết kế kiến trúc. Trong case study này, đối tượng khách hàng là khách hàng cá nhân, công ty nhận dự án mà không cần qua dự thầu.
Một dự án thiết kế thi công sẽ đi qua những bước cơ bản như sau:
- Bộ phận kinh doanh tiếp nhận thông tin khách hàng
- Với yêu cầu từ khách hàng, bộ phận thiết kế lên phương án sơ bộ mặt bằng, định hướng thiết kế
- Hai bên trao đổi phương án đã có, bộ phận kinh doanh tiến hành ký hợp đồng thiết kế với khách hàng nếu hai bên thống nhất phương án.
- Với phương án đã thống nhất, bộ phận thiết kế triển khai hồ sơ hình ảnh 3D rồi gửi cho khách hàng.
- Khách hàng chốt phương án thiết kế
- Sau khi có phương án thiết kế, bộ phận kỹ thuật triển khai hồ sơ kỹ thuật thi công và hồ sơ bóc tách khối lượng và dự toán.
- Khi hồ sơ được duyệt, bộ phận kỹ thuật chuyển dự án sang giai đoạn triển khai thi công.
Đây là một quy trình lớn bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau, để tối ưu quy trình, Base đề xuất tách nhỏ quy trình triển khai dự án thành các quy trình nhỏ như sau:
- Quy trình tư vấn thiết kế
- Quy trình xử lý hợp đồng – thanh toán
- Quy trình triển khai dự án thiết kế kiến trúc
2.1. Quy trình tư vấn thiết kế
Quy trình tư vấn bắt đầu từ một yêu cầu từ khách hàng và kết thúc khi bộ phận kinh doanh đã ký được hợp đồng với khách hàng đó, quy trình gồm các bước sau:
- Tiếp nhận thông tin: Bộ phận kinh doanh tiếp nhận thông tin khách hàng và yêu cầu thiết kế (Phong cách, bố trí không gian sử dụng, số tầng, quy mô…), sau đó tiến hành tư vấn sơ bộ cho khách về quy trình thiết kế, phong cách kiến trúc…
- Lên phương án thiết kế: Khi khách hàng chốt nhiệm vụ thiết kế, bộ phận kinh doanh chuyển tiếp cho bộ phận kiến trúc để lên phương án sơ bộ mặt bằng, định hướng thiết kế.
- Làm báo giá: Tuỳ vào yêu cầu thiết kế từ khách, bộ phận kiến trúc hỗ trợ ước tính chi phí để bộ phận kinh doanh làm báo giá. Bộ phận kinh doanh gửi báo giá cho khách hàng. Nếu khách hàng không đồng ý với báo giá, quy trình quay lại bước tư vấn hoặc kết thúc quy trình. Nếu khách hàng đồng ý với báo giá và thống nhất sử dụng dịch vụ, bộ phận kinh doanh chuyển tiếp sang quy trình xử lý hợp đồng và thanh toán, đồng thời chuyển dự án sang bộ phận kiến trúc, kỹ thuật để tiến hành triển khai dự án.
- Quy trình xử lý hợp đồng: Bộ phận kinh doanh làm việc với khách hàng và pháp chế để hoàn thiện hợp đồng, làm việc với bộ phận kế toán để theo dõi việc đặt cọc, thanh toán.
Với quy trình trên, chúng ta thiết lập quy trình tư vấn trên Base Workflow, trong đó mỗi job là một đơn hàng (yêu cầu khách hàng):
| Tiếp nhận thông tin | Người thực hiện | Nhiệm vụ cần làm (To-do) | Kết quả giai đoạn |
|---|---|---|---|
| Tiếp nhận thông tin | Kinh doanh | – Thông tin liên lạc khách hàng – Thông tin về yêu cầu thiết kế | |
| Xác thực nhu cầu & Tư vấn | Kinh doanh | – Liên hệ tư vấn – Xác thực yêu cầu | – Thông tin về yêu cầu thiết kế (sau khi tư vấn) |
| Ước tính chi phí | Kiến trúc | – Tính toán chi phí ước tính | – Chi phí dự kiến |
| Báo giá | Kinh doanh | – Làm bảng báo giá | – Bảng báo giá gửi khách hàng |
| Ký hợp đồng | Kinh doanh | – Chuyển dự án sang quy trình ký HĐ |
Sau khi thiết lập Workflow, quy trình tư vấn sẽ có giao diện như sau:
2.2. Quy trình xử lý hợp đồng và thanh toán
Sau bước thống nhất sử dụng dịch vụ, bộ phận kinh doanh sẽ chuyển hợp đồng của khách hàng sang Quy trình xử lý hợp đồng và thanh toán. Quy trình này bắt đầu bằng việc bộ phận kinh doanh khởi tạo hợp đồng, kết thúc ở khi hợp đồng được ký kết và chuyển lại cho công ty, khi đó bộ phận kinh doanh sẽ bàn giao cho bộ phận thiết kế và kỹ thuật triển khai dự án.
Bạn có thể tham khảo kỹ hơn quy trình này tại: Case study – Quy trình xử lý hợp đồng & thanh toán
2.3. Quy trình triển khai dự án
Sau khi hoàn tất việc ký hợp đồng và đặt cọc, dự án sẽ được chuyển sang bộ phận kiến trúc để tiến hành thiết kế. Quy trình triển khai dự án bao gồm các bước như sau:
- Tiếp nhận thông tin: Thông tin và yêu cầu khách hàng sẽ được chuyển sang bộ phận kiến trúc.
- Lên phương án sơ bộ mặt bằng, định hướng thiết kế.
- Thiết kế concept 2D: Kiến trúc sư 2D tiến hành thiết kế concept & bố trí sơ đồ công năng. Sau khi hoàn thiện bản vẽ, giám sát kỹ thuật sẽ thẩm định, phê duyệt và phối hợp với bộ phận kinh doanh trình bày với khách hàng, đồng thời tiếp nhận ý kiến phản hồi, chỉnh sửa của khách. Nếu có chỉnh sửa, kiến trúc sư sẽ tiếp tục xử lý và trao đổi với khách hàng để đi đến thống nhất phương án.
- Phối cảnh 3D: Sau khi bản vẽ 2D được thống nhất, kiến trúc sư 3D sẽ thiết kế phối cảnh 3D ngoại thất, nội thất. Sau khi hoàn thiện, giám sát kỹ thuật thẩm định, phê duyệt và phối hợp với bộ phận kinh doanh trình bày, thuyết trình phương án với khách hàng, tiếp nhận ý kiến phản hồi của khách. Nếu có yêu cầu chỉnh sửa, kiến trúc sư sẽ tiếp tục chỉnh sửa theo yêu cầu của khách hàng để đi đến thống nhất phương án. (Tùy công ty sẽ có quy định giới hạn số lần chỉnh sửa khác nhau. Sau khi thống nhất phương án của mỗi giai đoạn, cần có văn bản có chữ ký của 2 bên)
- Triển khai hồ sơ kỹ thuật: Sau khi bản vẽ 3D đã được khách hàng đồng ý và xác nhận phương án cuối cùng, kiến trúc sư sẽ chuyển cho kỹ sư để tiến hành giai đoạn triển khai kỹ thuật. Kỹ sư sẽ chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật gồm có: bản vẽ thiết kế chi tiết kiến trúc, bản vẽ nội thất, bản vẽ kết cấu, bản vẽ điện – nước, lập hồ sơ dự toán công trình…
- Triển khai thi công: Sau khi hồ sơ được duyệt, dự án chuyển sang giai đoạn thi công. Bước này, doanh nghiệp có thể chọn quản lý dự án trên phần mềm Base Wework.
- Nghiệm thu – bàn giao: Giám sát kỹ thuật cùng BGĐ nghiệm thu hồ sơ công trình, thẩm định toàn bộ dự án. Sau đó kinh doanh phối hợp bàn giao đầy đủ hồ sơ cho khách hàng.
Cách thiết lập quy trình triển khai dự án thiết kế trên Base Workflow.
| Giai đoạn | Người thực hiện | Nhiệm vụ cần làm (To-do) | Kết quả giai đoạn |
|---|---|---|---|
| Tiếp nhận thông tin dự án | Bộ phận kiến trúc | – Kiểm tra thông tin bộ phận KD cung cấp – Khảo sát thực địa | – Thông tin về nhu cầu và hợp đồng của KH – Thông tin sau khi khảo sát thực địa |
| Thiết kế 2D | Kiến trúc sư 2D | – Thiết kế concept 2D & bố trí sơ đồ công năng – Giám sát thiết kế phê duyệt – Trình bày bản vẽ với khách hàng – Chỉnh sửa theo feedback từ khách hàng – Thống nhất phương án | – Bản vẽ bố trí sơ đồ công năng 2D – Bản vẽ bố trí nội thất 2D (nếu có) – Phương án bố trí mặt bằng (đã thống nhất) |
| Phối cảnh 3D | Kiến trúc sư 3D | – Thiết kế phối cảnh 3D ngoại thất, nội thất – Giám sát thiết kế phê duyệt – Trình bày bản vẽ với khách hàng – Chỉnh sửa theo feedback từ khách hàng – Thống nhất phương án | – Bản vẽ 3D – Phương án thiết kế phối cảnh 3D (đã thống nhất) |
| Triển khai kỹ thuật | Kỹ sư | – Bản vẽ thiết kế chi tiết kiến trúc – Bản vẽ nội thất – Bản vẽ kết cấu – Bản vẽ điện – nước – Lập hồ sơ dự toán công trình | – Bản vẽ thiết kế chi tiết kiến trúc – Bản vẽ nội thất – Bản vẽ kết cấu – Bản vẽ điện – nước – Hồ sơ dự toán công trình |
| Nghiệm thu – Bàn giao | Giám sát thiết kế – Kinh doanh | – Thẩm định toàn bộ dự án – Bàn giao khách hàng |
Sau khi thiết lập trên Base Workflow quy trình triển khai dự án sẽ có giao diện như sau:
Các đề xuất về quy trình trên từ Base, bạn có thể tùy chỉnh sao cho phù hợp nhất với quy trình doanh nghiệp mình. Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc thiết lập và sử dụng các phần mềm của Base, hãy liên lạc với Đội ngũ hỗ trợ của Base nhé!
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
