Theo Sinead Daly, Upscale Programme Lead tại Tech Nation: “Mở rộng quy mô là một trong những điểm khó khăn nhất trong sự phát triển của một công ty. Đó là thời điểm mà rất ít người thành công. Mở rộng quá nhanh có thể khiến doanh nghiệp của bạn có nguy cơ mất đà.”
Cần lưu ý rằng, mở rộng quy mô (scale-up) khác với tăng trưởng (grow-up) đơn thuần. Sự khác biệt chính giữa “mở rộng quy mô” và “tăng trưởng” nằm ở mức độ biến động chi phí dựa theo biến động doanh thu. Ở giai đoạn tăng trưởng, khi doanh thu tăng theo cấp số nhân thì chi phí cũng sẽ tăng dần. Còn mở rộng quy mô là khi doanh thu tăng mà không có sự gia tăng đáng kể về nguồn lực, là khi các quy trình được thực hiện liên tục mà không cần nỗ lực thêm, kéo theo đó là sự gia tăng của lợi nhuận.
Thực tế, nhiều chủ doanh nghiệp có sự nhầm lẫn giữa “mở rộng quy mô” và “phát triển” nên đã không có sự chuẩn bị tốt cho việc tiến hành mở rộng. Cần phải chắc chắn rằng doanh nghiệp có một nền tảng vận hành đủ vững chắc để không kéo theo sự gia tăng chi phí khi doanh thu tăng. Nếu không, điều này có thể dẫn đến những hiệu quả nghiêm trọng như thiếu hụt tài chính và rối loạn chu trình vận hành vốn đang hoạt động ổn định.
Trong bài viết sau đây, Base.vn sẽ cùng doanh nghiệp đi qua 5 yếu tố quyết định thành công cho quá trình mở rộng quy mô. Đây là những yếu tố cơ bản song doanh nghiệp lại thường hay bỏ qua.
1. Yếu tố văn hoá
Văn hoá được tạo nên bởi con người và những kinh nghiệm, giá trị, niềm tin của mỗi cá nhân trong tổ chức. Văn hóa doanh nghiệp có thể là động lực để lao động nâng cao hiệu suất, kết quả kinh doanh nếu phù hợp; ngược lại cũng có thể kìm hãm sự phát triển, suy yếu những thay đổi tích cực nếu lỗi thời và không còn phù hợp với định hướng phát triển của công ty.
Duy trì văn hoá không khó đối với quy mô doanh nghiệp 10 nhân viên làm việc cùng nhau mỗi ngày. Nhưng khi doanh nghiệp tiến hành mở rộng, số lượng nhân viên nhân lên 100, 1000 và các quy trình tăng lên, giữ gìn văn hoá doanh nghiệp tích cực là điều cần thiết. Vậy nên trước khi bắt tay vào mở rộng quy mô, doanh nghiệp hãy xem xét liệu văn hoá có còn phù hợp, những mặt nào cần điều chỉnh khi quy mô thay đổi.
2. Yếu tố con người
Một phần của quá trình mở rộng quy mô là sự gia tăng về số lượng nhân viên, vấn đề ở đây là số lượng đó liệu có đủ đáp ứng mức chất lượng mà doanh nghiệp cần. Theo nghiên cứu của McKinsey, nhân viên có thành tích cao có năng suất cao hơn 400% so với những nhân viên bình thường, và có thể tăng lên 800% tuỳ vào vai trò của vị trí.
Steve Jobs cũng bày tỏ quan điểm tương tự: “Một nhóm nhân viên mức A+ có thể hoàn thành công việc một nhóm khổng lồ những nhân viên ở mức B và C.” Để đảm bảo chất lượng đầu ra đồng đều, doanh nghiệp khi mở rộng cần đặt ra những tiêu chuẩn cao hơn về tuyển dụng.
Trong khi gấp rút chuẩn bị mở rộng, nhiều doanh nghiệp có xu hướng rút ngắn thời gian tuyển dụng và dễ dàng thỏa hiệp với các tiêu chuẩn. Nhưng nếu bạn tuyển đúng người ngay từ đầu, họ sẽ giúp bạn giúp nâng tầm các tiêu chuẩn và văn hóa doanh nghiệp.
3. Yếu tố về cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của bạn đã đáp ứng được yêu cầu mở rộng? Không chỉ về cơ cấu người, mà còn về số lượng quản lý. Ở một thời điểm nhất định, 1 – 2 quản lý sẽ không thể đảm đương được khối lượng công việc khổng lồ nhân lên từ quá trình mở rộng. Nếu doanh nghiệp không tuyển thêm quản lý sẽ dẫn đến ách tắc các luồng ra quyết định, công việc chậm tiến độ.
Doanh nghiệp có thể phát triển đội ngũ quản lý kế cận bằng cách thực hiện các chương trình đào tạo nội bộ. Các chương trình cải thiện kỹ năng mềm, trang bị kỹ năng quản lý cho toàn thể nhân viên, không chỉ giúp nuôi dưỡng quản lý tương lai mà còn nâng cao kỹ năng của mặt bằng chung nhân viên.
Doanh nghiệp cũng có thể cải thiện các chương trình onboarding nhằm giữ chân nhân sự mới. Số lượng nhân sự mới tăng lên đồng nghĩa số lượng ứng viên tiềm năng cho vị trí quản lý tăng lên.
Quy trình onboarding mẫu cho doanh nghiệp đang mở rộng quy mô
DeVry Education là một ví dụ khi tăng lượng nhân viên mới lên 120 người mỗi tháng thông qua thay đổi chương trình onboarding. DeVry ứng dụng phần mềm quy trình và nâng thời gian onboard của mỗi ứng viên lên tận 1 năm (mức trung bình của ngành là 1 tuần), điều này giúp nâng cao năng lực của nhân sự đầu vào.
Pixar là một ví dụ khác về phát triển chương trình đào tạo cho nội bộ. Thông qua các chương trình về kỹ năng lắng nghe, thấu hiểu, đồng cảm, kỹ năng quản lý,… giúp Pixar đào tạo được đội ngũ nhân viên phù hợp với văn hoá công ty và sẵn sàng đảm đương các vị trí quan trọng.
4. Yếu tố công nghệ
Để chuẩn bị tốt nền tảng công nghệ cần thiết trước khi mở rộng, bạn sẽ cần trả lời được những câu hỏi dưới đây:
- Công ty có thể phát triển hoặc nên phát triển nhanh đến mức nào?
- Công ty sẵn sàng đánh đổi chất lượng đến mức nào để đẩy nhanh tốc độ triển khai công nghệ?
Ở câu hỏi đầu tiên, một giả định phổ biến cho rằng doanh nghiệp cần phát triển càng nhanh càng tốt về mặt con người, nhưng điều đó không hoàn toàn đúng. Công ty có thể mở rộng quy mô nhanh đến mức nào phụ thuộc vào mức độ chuẩn bị về văn hoá, con người, cơ cấu tổ chức, công nghệ, tài chính, kế hoạch, cả về hữu hình lẫn vô hình.
Ở câu hỏi thứ hai, một số doanh nghiệp lựa chọn đánh đổi chất lượng công nghệ để đẩy nhanh tốc độ triển khai trong giai đoạn startup. Nhưng giai đoạn mở rộng sau đó sẽ đòi hỏi doanh nghiệp nâng cấp công nghệ nhằm đáp ứng nhu cầu tăng trưởng. Lúc này, đánh đổi trước đây sẽ trở thành các vấn đề về nâng cấp và bảo trì, buộc doanh nghiệp phải giải quyết. Doanh nghiệp có thể sẵn sàng đánh đổi nhưng cần phải tính toán được lượng vấn đề và khả năng giải quyết vấn đề.
5. Yếu tố tài chính
Mở rộng quy mô gắn liền với việc chi phí tăng lên. Việc tìm kiếm các nguồn lực tài trợ là điều kiện cần, tuy nhiên doanh nghiệp cũng cần cân nhắc về khía cạnh tài chính trong các quyết định hàng ngày như: Công ty có nên phát triển đội ngũ IT Inhouse thay vì thuê ngoài, liệu đã đến lúc để nhân viên làm việc từ xa, văn phòng cần thêm bao nhiêu không gian,… Bài toán tài chính không chỉ về tìm kiếm thêm nguồn tiền mà còn về tối ưu chi phí các hoạt động trong doanh nghiệp.
Trong quá trình mở rộng, các quyết định tài chính cần phải phù hợp với chiến lược tài chính. Doanh nghiệp cần tự đặt ra những câu hỏi, rằng liệu một sự thay đổi nhỏ trong tốc độ tăng trưởng có nghĩa là có thể trang trải chi phí tăng thêm nhân sự không; hay tốc độ tăng trưởng có bù đắp được chi phí không.
Trong thời điểm tăng trưởng vàng, nhiều doanh nghiệp đã vội vàng thực hiện kế hoạch mở rộng quy mô mà vội vàng bỏ qua các yếu tố chủ chốt. Chỉ khi bắt đầu gặp khó khăn, doanh nghiệp mới bắt đầu chẩn đoán vấn đề và đi tìm giải pháp, khi đó vấn đề đã được nhân lên theo quy trình và thành các rào cản lớn khó có thể vượt qua. Vì vậy, để quá trình mở rộng quy mô diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần có kế hoạch chuẩn bị kỹ càng giải pháp cho các vấn đề trên mọi phương diện, từ năng lực (đội ngũ, tài chính, sản phẩm…) cho đến năng suất (hệ thống, quy trình…).
Văn hóa, cơ cấu tổ chức, con người, công nghệ, tài chính là những yếu tố doanh nghiệp cần lưu ý và chuẩn bị kỹ khi bắt đầu mở rộng quy mô
Tại Việt Nam, bộ giải pháp đến từ Base.vn đã và đang là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp cho bài toán mở rộng quy mô
“10 năm qua, quy mô nhân sự của Rosée UK chỉ dừng lại ở con số hơn vài chục người với nhiều bài toán nội bộ còn bỏ ngỏ. Vậy mà nhờ khả năng quản lý & nhân bản quy trình, công việc, dự án của nền tảng Base, hiện nay, với số lượng nhân sự gấp đôi tại hai đầu cầu London – Hà Nội, chúng tôi vẫn phối hợp nhịp nhàng dù múi giờ cách nhau đến 7 tiếng.
Base đã tạo một bước đệm vững chắc, giúp chúng tôi sẵn sàng cho kế hoạch mở rộng thêm các chi nhánh trong thời gian tới.
Base đã tạo ra một bước đệm vững chắc cho chúng tôi để chúng tôi có tự tin mở rộng quy mô doanh nghiệp, và cá nhân tôi cũng tự tin hơn trong việc quản lý con người, mạnh dạn đầu tư thêm nhân lực. Base đóng vai trò nền tảng giúp chúng tôi nhân bản được quy trình và công việc, đáp ứng được nhu cầu tăng trưởng trong thời gian tới.”
Chị Nguyễn Thị Lệ Hằng – Nhà sáng lập & Giám đốc Điều hành Rosée UK, hệ thống phân phối sản phẩm Anh quốc chính hãng hàng đầu Việt Nam
Bộ giải pháp của Base.vn giúp Rosée UK đóng gói các quy trình để dễ dàng nhân bản khi mở rộng, giúp ban lãnh đạo công ty hệ thống bộ máy tổ chức để dù doanh nghiệp có gia tăng nhân sự lên gấp đôi gấp 3 thì bộ máy vẫn vận hành nhịp nhàng.
Video case study của Rosée UK
Tương tự như trường hợp của Rosée UK, một doanh nghiệp khác cũng đang ứng dụng Base cho các bài toán khi mở rộng quy mô là Công ty TNHH Vòng Xanh – nhà phân phối chính thức của chuỗi thương hiệu xe đạp Giant International tại Việt Nam. Doanh nghiệp đặt mục tiêu trở thành nhà cung cấp xe đạp điện lớn nhất Việt Nam, mở mới 100 cửa hàng tới thời điểm 2025:
“Với tầm nhìn là Nhà cung cấp xe đạp xe điện lớn nhất Việt Nam và sứ mệnh Giúp cộng đồng nâng cao sức khỏe qua việc đạp xe, mục tiêu của chúng tôi là phải liên tục mở rộng mạng lưới và nâng tầm dịch vụ. Mục tiêu mở mới 100 cửa hàng tới 2025 yêu cầu quá trình chuyển đổi số của Vòng Xanh sẽ còn diễn ra mạnh mẽ, trên bốn khía cạnh Con người, Văn hóa, Công nghệ và Dữ liệu. Chúng tôi cũng sẽ đòi hỏi nhiều hơn từ nền tảng công nghệ và gắn bó sâu hơn với các đối tác như Base.
Với Base, trong quản lý hiệu suất, chúng tôi đã bắt đầu bóc tách các bước của tất cả các quy trình và đưa lên phần mềm của Base. Chúng tôi đã bắt đầu có số liệu để rõ được đâu là những khu vực đang trì trệ và thiếu hiệu quả. Còn lại, các việc quản lý truyền thông nội bộ, quản lý nhân sự đã nhanh chóng vào guồng. Chúng tôi cảm nhận rõ rệt tuy đang mở rộng theo khu vực địa lý, nhưng toàn thể công ty vẫn gắn kết và vận hành như một khối đồng nhất.”
Anh Peter Nguyễn – CEO Công ty TNHH Vòng Xanh, nhà phân phối chính thức của thương hiệu xe đạp Giant International tại Việt Nam
Trong bài toán của Công ty TNHH Vòng Xanh, ứng dụng của Base còn giúp doanh nghiệp phát hiện và đánh giá được các điểm chưa hiệu quả, từ đó định hướng giải pháp để quá trình mở rộng của doanh nghiệp luôn đi đúng kế hoạch.
Video case study của Vòng Xanh (xedap.vn)
TẠM KẾT
Nói tóm lại, con đường từ kinh doanh nhỏ lẻ đến sở hữu một doanh nghiệp chuỗi không thể đạt được nếu không hệ thống hóa các quy trình nội bộ, và cũng rất khó để duy trì lâu dài nếu không nuôi dưỡng được đội ngũ và văn hoá doanh nghiệp đủ mạnh.
Với sự hỗ trợ của công nghệ trong nhân bản nhân lực, quy trình và tư tưởng, hành trình mở rộng quy mô doanh nghiệp sẽ trở nên đơn giản và dễ dàng hơn. Base hy vọng có thể đồng hành cùng bạn trên hành trình đó!
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
