Nếu có một thước đo cho thấy công ty bạn hiện tại đang ở đâu và sẽ ở vị trí nào trong tương lai thì đó hẳn là các mục báo cáo tài chính trong kế hoạch kinh doanh. Phần thông tin này giúp bạn xác định nhu cầu tài chính của doanh nghiệp mình, cũng như giúp người ngoài cuộc phân tích được xem liệu có nên đầu tư vào công ty của bạn.
Có lẽ bạn sẽ muốn lưu ý bất kỳ nguồn vốn khởi đầu cá nhân nào mà công ty của bạn đang hoặc sẽ sở hữu. Các nhà đầu tư tài chính luôn muốn (và thường yêu cầu) các doanh nhân tự bỏ vốn vào dự án với phần trăm cam kết giá trị thực càng lớn càng tốt. Số tiền mà bạn cần phải đầu tư vào kinh doanh so với số tiền bạn muốn cấp vốn thường chênh lệch nhau, trong khoảng từ 20% đến 50%.
Bạn cũng phải xác định loại hình tài chính nào phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Các ngân hàng cung cấp một số loại khoản vay ít rủi ro cho các doanh nghiệp.
Bạn cần vay vốn ngắn hạn để mua thêm hàng về lưu trữ trong kho? Bạn có muốn một khoản vay giao dịch nhận tất cả số tiền cùng một lúc, hoặc một dòng tín dụng cho phép bạn rút tiền bất kì khi nào muốn? Bạn có cần một khoản vay trung hạn để đầu tư vào những tài sản lớn như bất động sản hoặc trang thiết bị? Bạn có thích tín dụng quay vòng, có khung thời gian dài hơn dòng tín dụng và cho phép bạn vay lại các khoản tiền mà bạn đã trả trước đó?
Hoặc bạn có đang điều hành một doanh nghiệp đang gặp khó khăn, cần phải vượt qua các vòng bổ sung cần thiết để xin được khoản vay do chính phủ hỗ trợ?
Hãy tự hỏi mình những câu hỏi trên và bắt đầu thực hiện kế hoạch tài chính cho doanh nghiệp của bạn.
1. Tạo bộ khung cho kế hoạch tài chính
Hãy bắt đầu bằng việc tìm hiểu tình hình tài chính công ty bạn ở cuối quý gần nhất. Sau đó, đưa ra mục tiêu tài chính trong 3 – 5 năm tới, tùy thuộc vào những gì nhà cho vay hoặc nhà đầu tư yêu cầu. Đây được gọi là bản dự thảo tài chính dựa trên các giả định về hoạt động kinh doanh của bạn. Khi bạn vạch ra mục tiêu thì những dự báo hằng năm nên được chia nhỏ theo tháng, trong khi dự đoán lâu dài hơn có thể được chia nhỏ theo năm.
Nếu kế hoạch kinh doanh của bạn sắp tới là mở rộng chi nhánh hiện tại, bản dự thảo của bạn sẽ dựa trên dữ liệu tài chính hiện có của công ty. Nếu doanh nghiệp của bạn mới được thành lập, báo cáo của bạn sẽ mang tính đầu cơ, nhưng bạn có thể làm cho chúng thực tế hơn bằng cách dựa trên báo cáo tài chính đã công bố của các doanh nghiệp trong ngành có cách thức hoạt động tương tự.
Nhưng nếu bạn không thể tìm thấy dữ liệu này hoặc đơn giản nó không tồn tại vì lĩnh vực kinh doanh của bạn quá độc đáo hoặc dữ liệu của các công ty khác được bảo mật, hãy tìm một chuyên gia kế toán đã có kinh nghiệm làm việc với các doanh nghiệp tương tự và giúp bạn lập nên bản dự thảo tài chính thực tế.
2. Ba yếu tố quan trọng trong báo cáo tài chính
Kế hoạch tài chính của bạn nên bao gồm ba mục chính sau: báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
2.1. Báo cáo kết quả kinh doanh / Báo cáo lợi nhuận và lỗ
Báo cáo kết quả kinh doanh, hay còn được gọi là báo cáo lợi nhuận và lỗ, dùng để tóm tắt doanh thu và chi phí của công ty bạn.
Doanh thu là doanh số bán hàng của công ty bạn và / hoặc các nguồn thu nhập khác; ví dụ như cửa hàng tạp hóa kiếm được doanh thu từ thực phẩm, các sản phẩm khác và các dịch vụ.
Các khoản chi bao gồm chi phí bán hàng (ví dụ như tiền mua sản phẩm, thịt và sữa từ nông dân), lương cho nhân viên, biên chế, thuế doanh thu và thu nhập, bảo hiểm kinh doanh và lãi suất cho vay,…
Mẫu báo cáo kết quả kinh doanh
Điểm mấu chốt của báo cáo thu nhập là thể hiện thu nhập ròng của công ty, hoặc doanh thu sau khi trừ đi chi phí. Các nhà cho vay và các nhà đầu tư muốn biết công ty bạn đang ở mức nào và liệu hiện tại hay sau này có sinh lời hay không.
2.2. Bảng cân đối kế toán
Bảng cân đối kế toán thể hiện tài sản và nguồn vốn của công ty bạn.
Nó được gọi là bảng cân đối vì tổng tài sản bạn có phải hoàn toàn cân đối với tổng nguồn vốn.
Trong mỗi danh mục, có rất nhiều mục khác nhau. Ví dụ: tài sản của bạn sẽ bao gồm tài sản ngắn hạn và dài hạn (tiền mặt, các khoản phải thu, hàng tồn kho và thiết bị,…); còn nguồn vốn của bạn sẽ bao gồm vốn chủ sở hữu và các khoản phải trả, tiền lương, thuế, tiền thuê mặt bằng, các tiện ích, và số dư nợ,…
Cấu trúc cơ bản của Bảng cân đối kế toán với Tổng tài sản và Tổng nguồn vốn luôn cân bằng
Lúc này, bảng cân đối kế toán vô cùng quan trọng vì nó cho thấy tình hình tài chính của công ty tại một thời điểm cụ thể và so sánh những thứ bạn sở hữu với những gì bạn nợ.
2.3. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ / ngân sách tiền mặt
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho biết số tiền mà bạn dự kiến sẽ được đưa vào và đưa ra khỏi công ty trong một khung thời gian nhất định.
Để dự đoán dòng tiền, bạn nên xem xét dự báo doanh thu, biên nhận tiền mặt so với biên lai tín dụng và khung thời gian thu thập các khoản phải thu. Chi phí này sẽ là bao nhiêu, và bạn sẽ phải trả bao nhiêu tiền? Nếu bạn có tín dụng thương mại thì mất bao lâu để trả cho nhà cung cấp?
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ không chỉ cho thấy các nhà đầu tư tiềm năng biết bạn đang làm gì mà còn giúp bạn đảm bảo mô hình kinh doanh bền vững hơn về tài chính và thiết lập các mục tiêu mà bạn muốn đạt được.
Mẫu báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp
3. Một vài điều bạn cần lưu ý về báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính phải thể hiện cả tầm nhìn dài hạn và ngắn hạn cho doanh nghiệp của bạn. Trong kế hoạch kinh doanh, dự thảo trong 3 năm và 5 năm được coi là dài hạn, và bất kì kế hoạch nào cũng nên xuất phát từ con số 3 năm trở đi.
Bên cạnh đó, bản dự thảo không nên quá tích cực hay quá tiêu cực mà nên cân bằng ở giữa và sát với thực tế. Nếu bạn không muốn biến công ty thành một doanh nghiệp vô cùng nghiệp dư, đừng phạm sai lầm phổ biến như việc đưa ra dự đoán tăng trưởng đột ngột trong những năm tới.
Trong một số trường hợp, các nhà cho vay muốn các bản báo cáo được trình bày theo một cách nhất định, do đó hãy tham khảo ý kiến trước khi bạn phác thảo.
Ví dụ như, ngân hàng có thể muốn xem dự báo hàng tháng cho năm đầu tiên, dự báo hàng quý cho năm thứ 2 và dự báo hàng năm cho năm thứ 3.
Ngoài các báo cáo tài chính cho công ty của bạn, nếu bạn mới chập chững bước vào con đường kinh doanh, bạn có thể cần cung cấp các báo cáo tài chính cá nhân cho mỗi chủ sở hữu. Các báo cáo này nên liệt kê các loại tài sản của chủ sở hữu, chẳng hạn như số dư tài khoản và tiền gửi tiết kiệm, cổ phiếu và trái phiếu, số dư tài khoản hưu trí và vốn chủ sở hữu nhà, cũng như các khoản nợ phải trả như thế chấp, khoản vay của sinh viên, nợ thuế và các món nợ khác.
Bất kể hình thức trình bày báo cáo tài chính như thế nào, chúng phải luôn hoàn chỉnh, chính xác và toàn diện; đặc biệt, mỗi con số trên bảng tính phải có ý nghĩa gì đó (ví dụ, bạn không được ước chừng biên chế mà phải có số liệu chính xác).
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh phải khớp với báo cáo lưu chuyển tiền tệ và bảng cân đối kế toán phải khớp tuyệt đối khi kết thúc mỗi giai đoạn. Những lịch trình như lịch biểu khấu hao tài sản hữu hình và vô hình cũng là một phương án dự phòng cho bản dự thảo của bạn.
Khi ước tính mức độ phát triển của công ty, bạn cần đưa ra một số giả định, dựa trên nghiên cứu kỹ lưỡng kết hợp với chiến lược cạnh tranh. Ngoài ra, phân tích tốc độ công ty sẽ đạt được dòng tiền mặt tích cực cũng rất cần thiết.
Mặc dù các nhà đầu tư có yêu cầu khác nhau về tiêu chuẩn, nhưng hầu hết họ đều muốn thấy dòng tiền mặt tích cực trong năm đầu tiên hoạt động, đặc biệt nếu đây là lần đầu bạn đầu tư mạo hiểm.
Để dự đoán mang tính chính xác cao, bạn phải hiểu rõ doanh nghiệp của mình. Nếu bạn đã xây dựng mô hình chính xác và thực tế, nhưng vẫn dự báo thấy dòng tiền âm trong hơn 12 tháng, hãy xem xét lại mô hình kinh doanh của bạn.
Khi kết hợp các báo cáo tài chính của bạn, hãy chắc chắn rằng không có lỗi chính tả hoặc sai lầm trong tính toán. Giả sử bạn thiếu kinh nghiệm trong việc chuẩn bị các tuyên bố tài chính, bạn có thể thuê một chuyên gia kế toán chuyên nghiệp để kiểm tra công việc và đưa ra ý kiến khách quan về bản dự thảo.
Hẳn là bạn sẽ không muốn những sai sót hoặc các vấn đề trong báo cáo tài chính của bạn hiển hiện trước mặt một nhà cho vay hay nhà đầu tư tiềm năng.
Mặc dù các báo cáo tài chính vốn đã rất hữu ích, dữ liệu của chúng còn có thể được sử dụng để tính các tỷ số tài chính như biên lợi nhuận gộp, lợi tức đầu tư và lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu. Các tỷ số này cung cấp thông tin hữu ích về tính thanh khoản, khả năng sinh lời, nợ, hiệu suất hoạt động, dòng tiền và định giá đầu tư của công ty.
4. Một số điều bạn có thể chưa biết về báo cáo tài chính
Ngoài các báo cáo tài chính, các nhà cho vay tiềm năng hoặc các nhà đầu tư cũng sẽ muốn xem dự báo doanh số bán hàng và kế hoạch nhân sự nếu doanh nghiệp của bạn có một số lượng nhất định nhân viên.
4.1. Dự báo doanh số bán hàng
Dự báo doanh số bán hàng là biểu đồ phân chia doanh nghiệp của bạn dự kiến bán các loại mặt hàng nào theo tháng (cho năm tới) và theo năm (trong hai đến bốn năm sau).
Đối với kinh doanh dịch vụ dọn dẹp, dự báo doanh số có thể liệt kê các khoản thanh toán một lần, các hợp đồng dọn dẹp hàng tháng / hàng năm và có thể chia nhỏ hơn nữa theo đơn vị các nhà, căn hộ, chung cư, toàn bộ tòa nhà chung cư và cao ốc văn phòng.
Đối với một cửa hàng tạp hóa, dự báo doanh thu có thể liệt kê các dự án bán trái cây, rau, sữa, thịt, hải sản, hàng đóng gói và đồ ăn đã chế biến.
Còn nếu công ty bạn bán sản phẩm, dự báo doanh thu sẽ bao gồm cả chi phí bán hàng.
4.2. Kế hoạch nhân sự
Nếu doanh nghiệp của bạn có cả nhân viên chứ không chỉ người quản lý, bạn sẽ cần một kế hoạch nhân sự cụ thể (ví dụ như nhân viên thu ngân, người bán thịt, lái xe, bảo vệ và người nấu ăn) cùng với chi phí về tiền lương, bảo hiểm y tế, tiền đóng góp của chương trình nghỉ hưu, bảo hiểm bồi thường tai nạn lao động, bảo hiểm thất nghiệp, thuế an sinh xã hội.
4.3. Sử dụng vốn vay hoặc vốn đầu tư
Giả sử giờ đây bạn đã phác thảo chi tiết ý tưởng kinh doanh, khả năng tồn tại của nó và khả năng của bạn để thực hiện. Vậy làm thế nào để có kế hoạch sử dụng bất kỳ khoản tiền mà các nhà cho vay hoặc nhà đầu tư cung cấp cho bạn thật khôn ngoan?
Ví dụ: Nếu bạn đang yêu cầu một khoản vay 100,000 đô la, bạn có thể chia nhỏ khoản tiền đó cho các thiết bị như sổ đăng ký tiền mặt, tủ đựng đồ và tủ lạnh, mua hàng tồn kho và thực hiện chiến dịch marketing của bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm vốn để mở rộng kinh doanh của mình, hãy cho biết bạn định chi bao nhiêu cho việc tu sửa hoặc thêm địa điểm cửa hàng; và nếu bạn đang bán lại các cơ sở kinh doanh nhỏ, hãy nêu rõ giá cho mỗi đơn vị đó.
4.4. Lịch trình hoàn trả dự kiến và chiến lược rút lui
Người cho vay tiềm năng sẽ muốn biết làm thế nào và khi nào bạn có ý định hoàn trả các khoản vay hoặc hạn mức tín dụng, vì vậy bạn nên có một kế hoạch trả nợ và các điều khoản. Họ có thể không đồng ý với đề nghị của bạn, nhưng cung cấp các điều khoản đề xuất cho thấy bạn đang cân nhắc khoản vay từ quan điểm của người cho vay.
Bạn có thể mô tả những tài sản thế chấp có sẵn để đảm bảo cho khoản vay, chẳng hạn như hàng tồn kho, các khoản phải thu, bất động sản, xe cộ hoặc thiết bị. Nhưng bạn cũng nên lưu ý rằng người cho vay không tính giá trị đầy đủ của tài sản thế chấp, và mỗi người cho vay có thể tính theo một tỷ lệ khác.
Các nhà đầu tư tiềm năng cũng sẽ muốn biết khi nào khoản đầu tư của họ sẽ được trả hết và mức lãi suất mong đợi. Họ cũng sẽ muốn thấy rằng bạn có một chiến lược rút lui vốn đầu tư của bạn và của họ.
Bạn có kế hoạch bán lại công ty cho một cá nhân nào đấy hoặc công ty khác không? Chiến lược rút lui của bạn là gì nếu doanh nghiệp thất bại? Tại thời điểm nào bạn sẽ xác định rằng bạn sẽ cắt lỗ của bạn và bán hoặc đóng cửa doanh nghiệp, và làm thế nào bạn sẽ trả lại nhà đầu tư nếu điều này xảy ra?
Tạm kết
Hãy nhớ rằng, không ai phải cũng sẵn sàng cho bạn mượn tiền hoặc đầu tư vào công ty của bạn. Khi họ đang cân nhắc làm như vậy, họ sẽ so sánh nguy cơ khi làm việc với bạn với nguy cơ và lợi nhuận mà họ có thể nhận được khi cho vay hoặc đầu tư vào các công ty khác. Bạn phải thuyết phục họ rằng doanh nghiệp của bạn là lựa chọn hứa hẹn và đúng đắn nhất bằng một bản kế hoạch tài chính (trong kế hoạch kinh doanh tổng thể) tuyệt vời.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Bạn có thể download miễn phí Tạp chí doanh nghiệp “4 chiến lược đón đầu – Cách mạng 4.0 cho doanh nghiệp Việt” để xác định hướng đi đúng đắn nhất cho kế hoạch kinh doanh nói chung và kế hoạch tài chính nói riêng của bạn.
