Triển khai Công nghệ 4.0 trong doanh nghiệp: Mảnh ghép không thể thiếu cho mỗi phòng ban là gì?

30/11/2018

Doanh nghiệp bạn đã thực sự tiếp cận tới công nghệ 4.0 chưa? Đâu là các công cụ 4.0 cần thiết nhất cho từng phòng ban của bạn?

Base Resources - Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã và đang dẫn tới xu thế chuyển đổi số mạnh mẽ của các doanh nghiệp trên thế giới. Thậm chí chuyển đổi số còn được coi là vấn đề sống còn của các doanh nghiệp trước áp lực cạnh tranh ngày một tăng, không chỉ của riêng một lĩnh vực mà của mọi ngành nghề kinh doanh khác nhau, từ dịch vụ, vận tải, tài chính, bán lẻ,...

 

Một cuộc bùng nổ về công nghệ 4.0 là điều cần thiết ngay lúc này để tiết kiệm nguồn lực, tăng năng suất lao động, giảm tải rủi ro và tạo động lực cho sự phát triển. Thật tuyệt vời vì mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đều có những công nghệ hỗ trợ đặc thù và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.

 

Doanh nghiệp bạn đã sở hữu bao nhiêu mảnh ghép trong bức tranh công nghệ 4.0 tuyệt vời ấy?

 

Bài viết này sẽ nói về công nghệ 4.0 đặc thù cho các phòng ban cơ bản trong doanh nghiệp:

 

  1. Phòng Marketing

  2. Phòng Nhân sự

  3. Bộ phận Bán hàng

  4. Phòng Quản lý hành chính

  5. Platform dành cho toàn bộ doanh nghiệp

 

Công nghệ 4.0 hay một cuộc lột xác ngoạn mục trong các phòng ban doanh nghiệp?

 

Không phải ngẫu nhiên mà cuộc cách mạng 4.0 lại nhận được sự săn đón của nhiều doanh nghiệp trên thế giới đến vậy. Tiếp nối sản xuất tự động dựa vào máy tính, thiết bị điện tử và sự ra đời của internet trong cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ 3, một kỷ nguyên chuyển đổi số nhằm điện toán hóa ngành sản xuất mà không cần sự tham gia của con người đã được thực hiện. Thông qua các công nghệ như Internet kết nối vạn vật (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI), mạng xã hội, điện toán đám mây, di động, phân tích dữ liệu lớn (SMAC),… cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 thực hiện một cuộc lột xác ngoạn mục ở hầu hết các lĩnh vực, trong đó có cả các doanh nghiệp.

 

Vậy công nghệ 4.0 có khả năng thay đổi diện mạo các phòng ban trong doanh nghiệp như thế nào?

 

  • Tiết kiệm chi phí vận hành và làm việc: Nhờ các công cụ hỗ trợ đắc lực, doanh nghiệp không cần tốn nhiều chi phí liên quan đến nhân sự (tuyển thêm người, thuê ngoài, sử dụng dịch vụ,...) và các chi phí cài đặt cơ sở vật chất, đi lại, hồ sơ giấy tờ,... Ví dụ: Phần mềm quản lý công văn với hệ thống lưu trữ và ban hành tài liệu bản mềm có thể đảm nhận công việc của 2-3 nhân viên làm việc thủ công trước đó.

 

  • Tăng năng suất lao động và tính chuyên nghiệp: Công nghệ 4.0 có thể giúp thực hiện mọi nghiệp vụ và thao tác thủ công lặp đi lặp lại trên máy tính, tự động chuyển dữ liệu từ nơi này sang nơi khác theo quy trình được cài đặt sẵn. Nhờ vậy, nhân viên các phòng ban tiết kiệm được rất nhiều thời gian và có thể tập trung vào những công việc quan trọng hơn. Ví dụ: Việc gửi email marketing có thể được tự động gửi cùng lúc tới nhiều người nhờ công cụ marketing automation.

 

  • Cộng tác dễ dàng: Nhờ sự trợ giúp của công nghệ 4.0, sự cộng tác trở nên dễ dàng hơn với các thành viên trong từng phòng ban và giữa các phòng ban với nhau. Sau khi tài khoản được thêm vào hệ thống, các phần mềm tạo ra không gian đặc thù chung cho bạn, các cấp quản lý khác và nhân viên cùng làm việc. Ví dụ: Phần mềm quản lý công việc và dự án cho phép giao việc, kiểm soát deadline, cập nhật kết quả và bình luận dưới từng đầu việc; rất phù hợp cho doanh nghiệp đề cao sự cộng tác.

 

  • Làm việc ở mọi lúc mọi nơi: Công nghệ 4.0 tạo ra sự tương thích giữa các phần mềm hỗ trợ và các thiết bị di động cầm tay. Chỉ cần kết nối internet, bạn luôn nắm được tình hình tại công ty mà không cần phải có mặt tại văn phòng trong giờ làm việc. Các cấp lãnh đạo thấp hơn và ngay chính nhân viên các phòng ban cũng vậy, họ có thể xử lý công việc bằng điện thoại tại nhà hay trong chuyến đi công tác,... Ví dụ: Bạn vừa kết thúc một cuộc đàm phán thành công với nhà đầu tư và muốn thông báo cho toàn thể nhân viên cùng biết. Thay vì gọi điện thoại cho một cá nhân để chuyển lời, bạn có thể đăng một bài viết Chúc mừng lên Mạng truyền thông nội bộ của công ty để tất cả mọi người đều được nhận thông báo.

 

  • Tối ưu hoá độ chính xác dữ liệu, tránh mọi sai lầm thủ công: Điểm nổi bật của các phần mềm ứng dụng công nghệ 4.0 là việc áp dụng các thuật toán tự động giúp ngăn chặn các lỗi sai thủ công và lý do trì hoãn của con người. Ví dụ: Nếu ghi hoá đơn bằng tay, nhân viên kế toán có thể tính toán nhầm hoặc ghi nhầm con số. Nhưng nếu xuất hoá đơn tự động bằng phần mềm kế toán, độ chính xác gần như là 100%.

 

  • Phân tích dữ liệu chính xác: Nhiều phần mềm đã phát triển tính năng nghiên cứu và phân tích dữ liệu thu nhận được, từ đó cho ra các kết quả báo cáo hay dự đoán cực kỳ chính xác. Ví dụ: Hệ thống báo cáo của phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM cung cấp thông tin chi tiết về hiệu quả chuyển đổi tại các điểm khác nhau trong phễu bán hàng, là cơ sở để người quản lý bộ phận bán hàng phân tích và dự báo chính xác về thói quen, hành vi, sở thích,... của khách; qua đó phát sinh các cơ hội bán hàng tốt hơn.

 

  • Xây dựng quy trình data-driven: Công nghệ 4.0 đã tạo nên các phần mềm hoạt động hoàn toàn theo định hướng dữ liệu (data-driven), nghĩa là bước tiếp theo của tiến trình làm việc sẽ được quyết định bởi những dữ liệu đã được xử lý ở bước trước đó chứ không phải theo ngẫu nhiên, cảm tính,... Ví dụ: Trong quy trình theo dõi trên Hệ thống quản trị tuyển dụng ATS, khi điểm đánh giá ứng viên ở vòng phỏng vấn lần 1 đạt đủ một con số nhất định, hồ sơ mới chuyển sang trạng thái phỏng vấn lần 2. Nếu không đạt đủ, ứng viên đó sẽ bị loại.

 

  • Lưu trữ thông tin và dữ liệu vô hạn: Thay vì phải sử dụng đến giấy tờ bản cứng, các file trong máy tính, USB hay các thư mục trên Google Drive, các phần mềm áp dụng công nghệ 4.0 đều có thể tự lưu trữ dữ liệu hệ thống vào một “kho” vô hạn trên nền tảng đám mây. Những dữ liệu này được cập nhật liên tục và đầy đủ trong quá trình làm việc.

 

  • Bảo mật dữ liệu: Chắc hẳn bạn và các phòng ban đều muốn giữ bảo mật và an toàn cho tất các dữ liệu trong công ty. Các phần mềm áp dụng công nghệ 4.0 hầu hết đều có cơ chế cập nhật một bản sao dữ liệu trên đám mây để đảm bảo an toàn cho dù thiết bị truy cập có bị hỏng, nhiễm virus,... Hơn nữa, phần mềm kiểm soát truy cập và chỉ trao quyền thao tác quan trọng cho người được admin cài đặt. Người đứng đầu doanh nghiệp - là bạn - sẽ có quyển quyết định cấu trúc bảo mật nội bộ của từng phần mềm

 

Cùng chiêm ngưỡng từng mảnh ghép công nghệ 4.0 trong từng phòng ban cụ thể nhé!

 

1. Phòng marketing: Marketing automation

 

  • Khái niệm

 

Marketing automation được biết đến là phần mềm ra đời với mục tiêu tự động hóa các nghiệp vụ marketing. Trên thực tế, marketing automation đã làm đơn giản hoá nhiều tác vụ lặp đi lặp lại như gửi email, tương tác trên phương tiện truyền thông xã hội và các hành động khác trên trang web.

 

  • Các con số về marketing automation

 

Theo khảo sát của Salesforce, 67% nhà marketing leader đang sử dụng marketing automation và 21% có kế hoạch triển khai trong năm tới. Trong số đó, 82% đã nhận về lợi tức đầu tư (ROI) cao và công nhận sự hiệu quả của nền tảng này. Theo con số công bố trên tạp chí Forbes, marketing automation giúp tăng 451% số lượng MQLs và tăng tỷ lệ chuyển đổi trung bình thêm 53%.

 

  • Thế nào là một công cụ marketing automation hiệu quả?

 

Công cụ marketing automation truyền thống đánh giá khách hàng qua tiêu chí duy nhất là đã nhấp chuột trong email marketing. Đó là cách tiếp cận chưa thực sự linh hoạt và chưa đủ để xác định nhu cầu khách hàng.

 

Đó là lý do vì sao bạn nên chọn inbound marketing automation cho công ty mình. Nó nghiên cứu toàn diện trên tất cả các kênh truyền thông marketing, qua đó vẽ ra chân dung hoàn chỉnh của một người và nhu cầu của họ. Kết quả nó trả về cho phòng Marketing sẽ là tất cả thông tin cần thiết để mua hàng vào đúng thời gian và địa điểm phù hợp nhất. Như vậy, phòng marketing có thể nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng toàn diện hơn, chứ không chỉ phụ thuộc vào email.

 

  • Phân loại và gợi ý một số công cụ marketing automation

 

Có rất nhiều công cụ marketing automation khác nhau mà phòng marketing của bạn có thể sử dụng để phục vụ các mục đích khác nhau:

 

- Quản trị nội dung nhằm đáp ứng nhu cầu chỉnh sửa linh hoạt trang web của công ty thành các nền tảng web, tạo blog,... như WordPress, Joomla, Drupal,...

 

- Tạo landing pages và lead forms nhằm đáp ứng nhu cầu tạo ra các landing pages và các biểu mẫu có tỷ lệ chuyển đổi cao mà không cần phải lập trình phức tạp như Unbounce, Ion Interactive, Wishpond,...

 

- Quản lý contact và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng nhằm đáp ứng nhu cầu lưu trữ, theo dõi và đánh giá các contact có được như Eloqua, SalesForce, Nimble,...

 

- Tự động gửi Email marketing như Aweber, MailChimp,...

 

- Cập nhật và giám sát truyền thông xã hội nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý nhiều tài khoản cùng lúc, giám sát chặt chẽ mọi nội dung và tương tác trên các kênh truyền thông xã hội như HootSuite, Sprout Social, SocialMention, Scoop.it,...

 

- Hỗ trợ SEO nhằm đáp ứng nhu cầu phân tích hiệu quả hoạt động các từ khoá và đề xuất từ khoá tốt như Google Analytics, UberSuggest,...

 

- Phần mềm marketing automation all-in-one tích hợp tất cả các tính năng trên như Hubspot, InfusionSoft, ThriveHive, Marketo,...

 

cong-nghe-40-trong-doanh-nghiep-04

Giao diện dashboard của công cụ marketing automation quản lý contact Oracle Eloqua

 

2. Phòng nhân sự: Hệ thống quản trị tuyển dụng (Applicant Tracking System - ATS)

 

  • Khái niệm

 

Hệ thống Quản trị tuyển dụng Applicant Tracking System (ATS) là một nền tảng ứng dụng công nghệ để xử lý phần lớn những nghiệp vụ của tuyển dụng, từ thu thập hồ sơ ứng viên, sàng lọc, xếp hạng, giao tiếp với ứng viên, tới báo cáo hiệu quả và đưa ra các phân tích, dự báo tuyển dụng.

 

  • Các con số về ATS

 

ATS là một công nghệ 4.0 đã nổi tiếng từ lâu đời. Một nghiên cứu của Jobscan đã phát hiện ra rằng 98,2% các công ty thuộc danh sách Fortune 500 sử dụng ATS trong quy trình tuyển dụng. Còn theo công bố của Capterra - một công ty đánh giá phần mềm, 75% chuyên gia sử dụng ATS để phục vụ tuyển dụng của doanh nghiệp; và có tới 94% trong số họ khẳng định rằng ATS đã mang lại nhiều tác động tích cực.

 

  • Checklist chọn phần mềm hỗ trợ tuyển dụng ATS hiệu quả

 

- ATS đó có thực sự dễ sử dụng không? Đừng lãng phí tiền vào những ATS mà nhân viên của bạn không thể sử dụng hoặc bị nhồi nhét các tính năng thừa thãi. Một buổi demo trước khi đặt hàng là rất cần thiết.

 

- ATS đó có cho phép bạn đăng tin tuyển dụng lên nhiều jobsite không? Hãy chắc chắn hệ thống ATS được tích hợp với các mạng xã hội và jobsites lớn.

 

- ATS đó có tính năng tìm kiếm không? Hãy đánh giá tính năng tìm kiếm nhanh, chính xác với kết quả được tổ chức một cách hợp lý và trực quan.

 

- ATS đó có các chức năng báo cáo nào? Hãy rõ ràng về chiến lược tuyển dụng của công ty bạn để lựa chọn các phần mềm ATS phù hợp.

 

- ATS đó có lồng ghép với chương trình tuyển dụng qua giới thiệu từ nhân viên không? Giới thiệu nhân viên là phương pháp hiệu quả nhất để có được ứng viên phù hợp và gắn bó lâu dài với công ty.

 

- Nhà cung cấp ATS đó có hỗ trợ khách hàng tốt không? Thật rắc rối nếu công ty bạn mua phần mềm ATS về nhưng không kết nối được với nhà cung cấp để nhận hỗ trợ. Hãy tìm một nhà cung cấp đáng tin tưởng và dễ dàng liên hệ.

 

cong-nghe-40-trong-doanh-nghiep-05

Base E-hiring là hệ thống quản trị tuyển dụng ATS đầu tiên tại Việt Nam, với đầy đủ tính năng quản lý quy trình tuyển dụng từ lúc tạo nguồn ứng viên tới khi trở thành nhân viên chính thức

 

  • Gợi ý một số phần mềm ATS dành cho doanh nghiệp

 

Hệ thống quản trị tuyển dụng ATS không được phân loại. Bạn có thể tham khảo 3 nền tảng ATS sau để lựa chọn: BambooHR, Greenhouse, Base E-hiring:

 

cong-nghe-40-trong-doanh-nghiep-01

So sánh 3 hệ thống quản trị tuyển dụng ATS phù hợp cho doanh nghiệp

 

Tìm hiểu chi tiết hơn tại bài viết: Applicant Tracking System là gì: Tương lai của tuyển dụng

 

3. Bộ phận bán hàng: Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management - CRM)

 

  • Khái niệm

 

CRM, hay Quản lý quan hệ khách hàng đề cập đến tất cả các chiến lược, kỹ thuật, công cụ và công nghệ được các doanh nghiệp sử dụng để phát triển, giữ chân và có được khách hàng. Phần mềm CRM nhằm đảm bảo rằng mọi bước tương tác với khách hàng đều diễn ra suôn sẻ và có hiệu quả để tăng lợi nhuận tổng thể.

 

CRM thu thập dữ liệu khách hàng từ nhiều kênh khác nhau, sau đó lưu trữ thông tin chi tiết về lịch sử mua hàng tổng thể, thông tin cá nhân và thậm chí là tâm lý hành vi mua hàng.

 

  • Các con số về CRM

 

Một nền tảng CRM có thể tạo nên những con số tăng trưởng cực kỳ ấn tượng như tỷ lệ chuyển đổi lead tăng 35%, năng suất bán hàng tăng 30%, sự hài lòng của khách hàng tăng 35%, doanh thu tăng 25%,... (Theo kết quả khảo sát ngẫu nhiên 10.500 khách hàng của Salesforce được thực hiện vào 2014 - 2016).

 

  • Làm thế nào để chọn được 1 hệ thống CRM hiệu quả?

 

- Dễ dàng đăng nhập và sử dụng: Bộ phận bán hàng của bạn cần dành thời gian cho các hoạt động bán hàng thực tế, chứ không phải loay hoay với một chương trình phức tạp để nhập thông tin. Điều này có nghĩa là hệ thống CRM của bạn phải có giao diện đơn giản, dễ sử dụng.

 

Việc CRM có thể hoạt động trên các thiết bị di động cũng là điểm cộng lớn. Bởi lẽ không phải lúc nào bộ phận bán hàng cũng mang theo một chiếc máy tính để sẵn sàng nhập dữ liệu.

 

- Dễ dàng cộng tác: Tại mọi thời điểm, toàn bộ người tham gia vào quá trình bán hàng của công ty phải cùng hiểu đúng về tình hình khách hàng chứ không chỉ riêng người quản lý. Một hệ thống CRM phù hợp sẽ cung cấp cho tất cả nhân viên trong bộ phận bán hàng của bạn quyền truy cập vào dữ liệu để họ có thể cộng tác ăn ý với nhau.

 

- Khả năng tích hợp: API mở là một xu thế tuyệt vời của công nghệ 4.0 trong doanh nghiệp. Giải pháp CRM của bộ phận bán hàng không nên nằm ngoài xu thế đó. Việc tích hợp với các công cụ làm việc khác như Email, Calendar, phần mềm kế toán,... giúp quá trình làm việc trơn tru và thuận lợi hơn nhiều.

 

  • Phân loại và ví dụ về CRM

 

Phần mềm CRM thường được phân chia thành 3 loại dựa trên chức năng: điều hành, phân tích và cộng tác. Hầu hết các giải pháp CRM hiện nay bao gồm cả 3 chức năng trên, nhưng lại chỉ có thế mạnh về 1 trong số đó. Lựa chọn chức năng cần thiết nhất sẽ quyết định đến lựa chọn phần mềm của bạn.

 

- CRM với chức năng chính là điều hành: Mục tiêu chính của CRM thuộc loại này là đơn giản hóa và tự động hóa luồng công việc trong bán hàng và cả marketing, chăm sóc khách hàng. Các công cụ trong đó có khả năng quản lý mạnh mẽ từ lead, contact, bộ phận trợ giúp và các kênh bán hàng. Ví dụ: Pipedrive, Zoho CRM, HubSpot CRM,...

 

- CRM với chức năng chính là phân tích: Một CRM phân tích tốt có thể tập hợp vô số dữ liệu từ nhiều điểm tiếp xúc và hợp nhất chúng thành những thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch chiến lược. Nó sở hữu tính năng báo cáo và dashboards đã hoàn thiện và tạo dữ liệu theo thời gian thực. Công cụ tìm kiếm nhanh và công cụ xem chi tiết cũng được tập trung phát triển. Ví dụ: Salesforce CRM, Oracle CRM, Microsoft Dynamics CRM,...

 

- CRM với chức năng chính là cộng tác: Loại CRM này tập trung thúc đẩy tinh thần đồng đội và sự minh bạch trong bán hàng bằng cách chia sẻ thông tin khách hàng và đồng bộ hóa mọi hoạt động của các nhân viên trong bộ phận. Nó có các công cụ giao tiếp tuyệt vời bao gồm thảo luận xã hội, chat và hệ thống email tích hợp. Ngoài ra, CRM này rất mạnh trong việc chia sẻ tệp, quản lý việc chỉnh sửa dữ liệu và hoạt động trực tuyến. Ví dụ: bpm’online CRM, Freshsales,...

 

cong-nghe-40-trong-doanh-nghiep-06

Giao diện quản lý quy trình lead nurturing của phần mềm CRM Pipedrive

 

4. Phòng kế toán: Phần mềm kế toán (Accounting software)

 

  • Khái niệm


Phần mềm kế toán là một loại phần mềm máy tính được sử dụng trong phòng kế toán để quản lý và thực hiện các hoạt động kế toán. Phần mềm kế toán có thể là các chương trình đơn giản, đơn lẻ được sử dụng để lưu trữ dữ liệu tài chính cá nhân hoặc các hệ thống phức tạp hơn, có thể xử lý các khoản phải thu / phải trả, cơ chế trả lương và bản kiểm kê,...

 

  • Tiêu chí quan trọng để lựa chọn 1 phần mềm kế toán hiệu quả?

 

- Tích hợp module lập hóa đơn: Bộ phận kế toán của bạn nên sở hữu phần mềm có tính năng lập hoá đơn tự động. Điều đó sẽ hữu ích khi công ty mua thêm phần mềm bổ sung hoặc muốn di chuyển dữ liệu sang một hệ thống khác.

 

- Có khả năng tùy chỉnh: Công ty bạn sẽ rất khó tìm được một phần mềm kế toán trùng khớp hoàn hảo với mô hình kinh doanh và cấu trúc tính toán tài chính. Đây là lý do vì sao nên trang bị một chương trình linh hoạt dễ dàng điều chỉnh cho phù hợp.

 

- Dễ sử dụng: Chắc hẳn bộ phận kế toán của bạn đang mong chờ một môi trường trực quan để làm việc. Điều này có nghĩa là thông tin cần được sắp xếp gọn gàng và các chức năng tập trung trên một bảng điều khiển, để nhân viên có thể thao tác dễ dàng với mẫu điều hướng có sẵn.

 

- Uy tín, bảo mật: Để đảm bảo an toàn cho các dữ liệu tài chính và tài sản của công ty, hãy chọn nhà cung cấp phần mềm có uy tín và nhờ người có năng lực IT kiểm tra trước các cơ chế bảo mật.

 

- Có cơ chế tích hợp: Giống như các giải pháp công nghệ 4.0 khác, phần mềm kế toán cũng cần hệ thống API mở để kết nối với các hệ thống khác trong phòng ban hoặc cả công ty mà không phải thay đổi toàn bộ cơ sở hạ tầng.

 

  • Phân loại và ví dụ

 

Tùy thuộc vào loại hình hoạt động, phần mềm kế toán được chia thành 3 loại khác nhau. Lưu ý rằng cũng có một số nền tảng toàn diện kết hợp được các tính năng tốt nhất của từng loại hình. Dưới đây là tổng quan ngắn gọn về chúng:

 

- Hệ thống lập hóa đơn: Hệ thống lập hóa đơn giúp hoàn thành các công việc cơ bản hàng ngày của phòng kế toán, bao gồm viết séc và thông báo cho khách hàng về các khoản thanh toán đúng hạn của họ. Tính chính xác của các số liệu kế toán sẽ được kiểm soát và dịch vụ của công ty bạn trông chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn nhiều. Ví dụ: FreshBooks, Zoho Books, Zoho Invoice,...

 

- Hệ thống chi trả lương (payroll): Các công cụ này được phát triển để thực hiện một loạt các nhiệm vụ khác nhau, bao gồm tính toán tiền lương của nhân viên, cắt giảm, gửi tiền lương trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của nhân viên, tạo biểu mẫu thuế, phiếu thưởng và hơn thế nữa. Về lâu dài, các phần mềm này bảo đảm các giao dịch tài chính của công ty, tiết kiệm chi phí và giúp chuẩn bị các báo cáo chi tiết. Ví dụ: Xero, Zenefits, AccountEdge

 

- Hệ thống quản lý thời gian và chi phí: Các ứng dụng này được thiết kế để giúp đẩy nhanh chu kỳ thanh toán và phê duyệt chi phí và thường có độ linh hoạt để công ty bạn tự điều chỉnh hệ thống. Lợi thế lớn nhất của chúng là có thể tạo ra các báo cáo đồ họa chi tiết về thời gian và nguồn lực đang được sử dụng như thế nào trong mỗi công ty. Ví dụ: FreshBooks, Zoho Expense, Expensif,...

 

cong-nghe-40-trong-doanh-nghiep-07

Hệ thống chi trả lương (payroll) Xero phát triển tính năng báo cáo đa dạng

 

5. Phòng Quản lý hành chính: Phần mềm quản lý công văn (Document Management Software - DMS)

 

  • Khái niệm

 

Phần mềm quản lý công văn là phần mềm hỗ trợ việc tạo lập thông báo và công văn nội bộ; sắp xếp, lưu trữ và ban hành chúng dưới dạng các bản mềm. Theo đó, các tài liệu hồ sơ của doanh nghiệp được tập trung ở cùng một chỗ giúp tiết kiệm thời gian và công sức của người quản lý.

 

  • Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý công văn

 

- Khả năng truy cập: Giống như việc cần truy cập vào Email thường xuyên, sẽ là tốt nhất khi phần mềm quản lý công văn của công ty bạn tương thích với laptop, thiết bị di động để dễ dàng cập nhật mọi lúc, mọi nơi.

 

- Bảo mật dữ liệu: Hãy demo trước để đảm bảo rằng chỉ những tài khoản được uỷ quyền bởi admin hệ thống - tức bạn - mới có các quyền nhất định đối với công văn.

 

- Khả năng tích hợp: Các công văn của công ty có thể bao gồm ảnh, file doc, file Excel, lịch biểu,... nên phần mềm cần có sẵn APIs mở. Xem tài liệu ngay trên hệ thống thay vì phải đăng nhập vào nơi khác hay download về mới là sự tiện lợi cần thiết.

 

- Tổ chức dữ liệu có hệ thống: Nếu như các tờ giấy nhớ, bìa hồ sơ,... là cách đánh dấu công văn bản cứng thì với bản mềm, đó là thao tác gắn thẻ, danh mục, ngày tháng,... và bất kỳ từ khoá nào để tìm kiếm công văn. Hãy chắc chắn phần mềm đã phát triển tính năng Search / Filter này.

 

  • Phân loại và ví dụ về các phần mềm quản lý công văn

 

Có 2 dạng phần mềm quản lý công văn phổ biến: là dạng cloud-based và self-hosted.

 

Cloud-based (Dựa trên đám mây) hay còn gọi là mô hình SaaS, là mô hình mà máy chủ được đặt ở chỗ nhà cung cấp, còn người dùng chỉ cần đăng nhập vào hệ thống bằng bất kỳ thiết bị kết nối internet nào. Phần mềm quản lý công văn dạng này sẽ được bán theo gói hàng tháng dựa trên số lượng người dùng, dung lượng lưu trữ hoặc độ cao cấp của tính năng. Công ty bạn sẽ được nhận miễn phí các bản cập nhật phần mềm, sự hỗ trợ từ đội ngũ nhà cung cấp và nhiều lợi ích khác.

 

cong-nghe-40-trong-doanh-nghiep-03

Phần mềm quản lý công văn Base Office được phát triển dưới dạng mô hình SaaS

 

Self-hosted là mô hình mà máy chủ đặt ngay tại công ty bạn và được kết nối với hệ thống máy tính có sẵn tương tự như giải pháp ERP. Bạn phải bỏ ra một số tiền lớn để mua thiết bị, mua giấy phép cho từng thiết bị và các loại phí khác như phí nâng cấp, phí bảo trì, phí thuê nhân viên IT hỗ trợ,... Điểm cộng của mô hình này là bạn sẽ nắm toàn bộ quyền kiểm soát hệ thống, còn điểm trừ lớn nhất là việc luôn phải sao lưu dữ liệu bằng tay và đề phòng bị mất dữ liệu khi lỗi hệ thống.

 

Có cách nào kết nối tất cả phần mềm trên mà chỉ cần 1 hệ cơ sở dữ liệu duy nhất không?

 

Để có thể tận dụng tối đa lợi ích của công nghệ 4.0, giải pháp tuyệt vời là tích hợp chúng trên một nền tảng duy nhất. Lúc này, tất cả dữ liệu của bạn sẽ được kết nối lại vô cùng mạch lạc và vẫn giữ được sự rõ ràng, minh bạch trong từng phòng ban.

 

Theo đó, các tập tin đã upload ở từng phần mềm được lưu trữ tự động ở cùng một nơi giúp tránh tình trạng thất lạc thất lạc hay sai sót. Ban đầu, những dữ liệu này vẫn được bảo mật riêng tư cho người được phân quyền; và sẽ tự động cập nhật sang bất kỳ nơi nào khác trên hệ thống khi được cho phép. Đặc biệt, bạn chỉ cần đăng ký 1 tài khoản/ 1 người dùng để sử dụng tất cả các ứng dụng đó mà không phải quản lý hàng loạt tài khoản và mật khẩu rắc rối. Chỉ cần mở một giao diện bất kỳ là có thể nhận được thông báo từ tất cả phần mềm khác trên hệ thống, và việc dịch chuyển qua lại giữa chúng chỉ cần thao tác trong 1 giây mà thôi.

 

Hai lựa chọn phổ biến cho công ty bạn lúc này là một phần mềm Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (Enterprise Resources Planning - ERP) all-in-one, hoặc một platform có API mở để kết nối các phần mềm chuyên biệt thuộc mô hình SaaS.

 

Tuy nhiên, loại hình phần mềm ERP ra đời từ những năm 1990s và không bắt kịp với xu thế của công nghệ tân tiến nữa. ERP tốn kém và cồng kềnh, lại bị thiếu đi sự linh hoạt và cơ chế cập nhật các tính năng mới.

 

Còn với một platform bao gồm các phần mềm chuyên biệt, công ty bạn vẫn chỉ cần làm việc với một nhà cung cấp duy nhất mà lại linh hoạt và giải quyết triệt để được các bài toán chuyên môn - đúng như mong muốn khi áp dụng công nghệ 4.0 trong doanh nghiệp. Hơn thế nữa, các platform này còn tích hoạt cả ứng dụng chat nội bộ để hoàn thiện mảnh ghép cuối cùng cho không gian làm việc chuyên nghiệp nhất.

 

cong-nghe-40-trong-doanh-nghiep-02

Giao diện trang chủ của hệ thống Base.vn - bao gồm nhiều ứng dụng chuyên biệt được kết nối trên cùng một nền tảng

 

Base.vn là đơn vị đầu tiên trong khu vực cung cấp một nền tảng mở và thông minh, nơi có tất cả các phần mềm ứng dụng công nghệ 4.0 tuyệt vời nhất cho các doanh nghiệp trên khắp châu Á. Các ứng dụng trên Base.vn thuộc 5 lĩnh vực doanh nghiệp: Nhân sự, Năng suất, Quản trị, Tài chính, Sales-Marketing, được thiết kế chuyên sâu và tối ưu cho từng tác vụ cụ thể, đồng thời tích hợp với nhau trên một nền tảng chung; tạo thành bộ công cụ mạnh mẽ, hoàn chỉnh giúp các doanh nghiệp phát triển đột phá.

 

Đọc thêm về Base trên báo chí: https://base.vn/press

 

Nếu bạn quan tâm đến một nền tảng tối ưu để tận dụng tối đa lợi ích của công nghệ 4.0 trong doanh nghiệp, hoặc bạn có nhu cầu đối với bất kỳ phần mềm chuyên biệt nào do Base.vn phát triển, bạn có thể đăng ký để nhận tư vấn và demo miễn phí ngay tại đây.

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

5 dịch chuyển cơ bản mà doanh nghiệp phải làm trong thời kỳ 4.0

Đừng coi 4.0 là thách thức, hãy coi 4.0 là cơ hội.

Kaizen là gì? Áp dụng triết lý Kaizen vào doanh nghiệp khó hay dễ?

Triết lý Kaizen được định nghĩa là gì, có lợi và hại ra sao, được áp dụng với các nguyên tắc cơ bản và ví dụ đơn giản nào?

Six Sigma là gì? Cẩm nang 6 sigma dành cho người mới tìm hiểu

Bạn vừa được nghe và rất tâm đắc về hiệu quả của Six Sigma (6 Sigma hay 6σ). Nhưng bạn đã nắm được toàn bộ thông tin hữu ích về nó?

Đăng ký nhận bản tin