Case study: Quy trình duyệt và xử lý bản thảo – Ngành xuất bản

Một vấn đề thường gặp đối với các doanh nghiệp trong lĩnh vực xuất bản, phát hành sách, đó là sự phức tạp trong việc theo dõi tiến độ xuất bản các đầu sách. Khi luồng thông tin không thông suốt giữa các bộ phận, các phòng ban sẽ khó chủ động trong việc vận hành, tổ chức công việc của riêng mình.

Trong bài viết này, Base mong muốn chia sẻ với khách hàng trong lĩnh vực sách về những gợi ý chuẩn hóa quy trình, giúp kiểm soát tiến độ xuất bản và chuẩn hoá luồng công việc với phần mềm Base Workflow. Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang gặp khó khăn trong quản trị quy trình này, hãy tham khảo bài viết dưới đây nhé. 

1. Tổng quan về ngành xuất bản

Trên thực tế, cơ cấu tổ chức của các công ty phát hành sách tại Việt Nam rất đa dạng, tùy vào quy mô, định hướng hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Sơ đồ tổ chức dưới đây là một sơ đồ tổ chức có đầy đủ các bộ phận chức năng, số lượng phòng ban có thể ít hơn tuỳ vào quy mô doanh nghiệp.

Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp phát hành sách

Cụ thể, khối kinh doanh bao gồm 3 bộ phận: Bộ phận bản quyền, truyền thông, và phát hành

  • Bộ phận bản quyền là bộ phận chịu trách nhiệm giao dịch bản quyền với các nhà xuất bản, tác giả nước ngoài. Yêu cầu của bộ phận này là cần thông thạo ngoại ngữ, am hiểu về luật bản quyền, hoạt động giao dịch bản quyền và thị trường xuất bản. Bộ phận bản quyền có thể được phân chia theo khu vực địa lý, hoặc theo các mảng sách để chuyên môn hóa về nghiệp vụ.
  • Bộ phận truyền thông phụ trách việc giới thiệu, quảng bá sách trên các phương tiện truyền thông. Bộ phận này tùy theo quy mô công ty có thể chia thành nhiều nhóm nhỏ, ví dụ như nhóm content, nhóm quảng cáo, nhóm sự kiện,… tương tự mô hình tổ chức của các phòng truyền thông, marketing ở các tổ chức khác.
  • Bộ phận phát hành là bộ phận tiếp nhận thông tin đầu tiên ngay sau khi sách trở về từ xưởng in. Bộ phận phát hành có trách nhiệm hoàn tất các thủ tục để sách được phát hành trên các kênh tiêu thụ sách khác nhau như các nhà sách, đại lý. Đồng thời bộ phận này chịu trách nhiệm quản lý việc xuất, nhập, kho sách.

Khối biên tập là bộ phận chịu trách nhiệm việc biên tập sách, dịch thuật, đọc bông, đọc morat… Đa số các công ty sách có quy mô nhỏ sẽ lựa chọn thuê ngoài một vài chức năng nêu trên khi có nhu cầu hoặc khi thiếu nhân sự các mảng này. Tùy theo quy mô của mỗi doanh nghiệp, khối biên tập có thể được chia theo các loại sách khác nhau. Ví dụ, khối biên tập có thể được chia thành 2 bộ phận phụ trách sách trong nước và sách nước ngoài. Trong mỗi bộ phận này, doanh nghiệp có thể chia nhỏ hơn thành ban sách văn học, ban sách tâm lý, sách kỹ năng sống,… Đứng đầu mỗi ban này sẽ là trưởng ban biên tập.

Khối thiết kế gồm phòng kỹ thuật và mỹ thuật. Hai bộ phận này phụ trách các công việc liên quan đến hình thức của cuốn sách, từ việc chỉnh sửa kiểu chữ, căn lề, dàn trang,… đến việc thiết kế bìa và chế bản thành sách để gửi tới nhà in. Trong bộ phận thiết kế có thêm nhân sự phụ trách việc liên hệ với nhà in và theo dõi hoạt động, số lượng và chất lượng in ấn.

Cuối cùng, khối hành chính – kế toán – nhân sự chịu trách nhiệm quản lý các khâu thu chi, thanh toán, tuyển dụng cho doanh nghiệp, đảm bảo để hoạt động của các bộ phận còn lại được diễn ra một cách trơn tru.

2. Quy trình xuất bản sách

Trong bài viết này, Base sẽ chuẩn hoá một quy trình xuất bản một tác phẩm trong nước. Trong quy trình này, tác giả là người chủ động gửi bản thảo, nhà xuất bản sẽ tiến hành xét duyệt bản thảo để xem xét có thể cho xuất bản, phát hành hay không.

Trong quy trình xuất bản sẽ gồm 2 quy trình lớn: Quy trình duyệt bản thảo và quy trình xử lý bản thảo.

2.1. Quy trình duyệt bản thảo

Quy trình này bắt đầu khi một tác giả gửi bản thảo tới Phòng biên tập với mong muốn bản thảo của mình được xuất bản thành sách. Biên tập viên đóng vai trò quan trọng trong việc thẩm định nội dung bản thảo mà tác giả gửi đến, quyết định bản thảo đó có được đưa vào quy trình xuất bản hay không.

Quy trình duyệt bản thảo bao gồm các bước sau:

  • Sơ loại: Tổng biên tập tiếp nhận thông tin bản thảo từ tác giả, nếu xác nhận có thể xuất bản, tổng biên tập sẽ gửi lại thông tin bản thảo xuống cho ban biên tập phù hợp, nếu từ chối xuất bản, tổng biên tập báo lại thông tin cho tác giả. 
  • Kiểm tra nội dung: Những bản thảo vượt qua bước sơ loại sẽ được gửi cho biên tập viên tiến hành kiểm tra nội dung, kiểm tra đạo văn. Biên tập viên sẽ gửi lại các góp ý, phản hồi và làm việc với tác giả để điều chỉnh, cho tới khi bản thảo được duyệt.
  • Bình duyệt: Sau bước kiểm tra nội dung, bản thảo được chuyển tới giai đoạn phê duyệt hội đồng. Bản thảo sẽ được tổ chức bình chọn và bình luận công khai trong khuôn khổ các thành viên liên quan. Nếu bản thảo không được bình chọn, biên tập viên gửi thông báo từ chối xuất bản tới tác giả.
  • Thương thảo: Nếu bản thảo được bình chọn xuất bản, biên tập viên sẽ gửi lại những ý kiến đóng góp (feedback) từ các thành viên bình chọn, để tác giả chỉnh sửa lại bản thảo. Nếu tác giả và nhà xuất bản không thống nhất được nội dung bản thảo sau khi feedback, biên tập viên sẽ từ chối xuất bản.
  • Quyết định xuất bản: Sau bước thương thảo, biên tập viên làm thủ tục đăng ký xuất bản. Lúc này, bản thảo sẽ được chuyển sang quy trình xử lý bản thảo. Biên tập viên sẽ thông báo cho tác giả về quyết định xuất bản sách và chuyển thông tin sang bộ phận kế toán để làm hợp đồng và các thủ tục thanh toán bản quyền với tác giả.

Thiết lập quy trình duyệt bản thảo trên phần mềm Base Workflow

Quy trình trên có thể được thiết lập trên Workflow với cách thiết lập cụ thể như sau:

Giai đoạnNgười thực hiệnNhiệm vụ cần làm (to-do)Kết quả giai đoạn (trường tuỳ chỉnh)
Sơ loại bản thảoTổng biên tập– Đính kèm bản thảo cần kiểm tra nội dung1. Thông tin bản thảo
2. Hồ sơ sách
3. Bản thảo đính kèm/ catalog
Kiểm tra nội dungBiên tập viên– Kiểm tra đạo văn
– Chỉnh sửa
4. Bản thảo cập nhật
Bình duyệtHội đồng bình duyệt– Thực hiện bình duyệt sách5. Kết quả bình duyệt
Thương thảo nội dungBiên tập viên– Gửi feedback cho tác giả6. Thông tin đã chốt từ tác giả
Đăng ký xuất bảnBiên tập viên– Đăng ký xuất bản

Trong quy trình này, mỗi job là một bản thảo.

Sau khi thiết lập trên Workflow, quy trình sẽ có giao diện như sau:

2.2. Quy trình xử lý bản thảo

Sau khi được duyệt, bản thảo được xử lý qua các bước như sau:

Bông 1: Khi bản thảo được đưa đi đăng ký xuất bản, biên tập viên đọc bông 1 và gửi bản bông 1 qua cho bên thiết kế để dàn trang, sửa bông 1. Đồng thời phòng biên tập đọc, tóm tắt lại nội dung bản thảo và gửi lại cho bên thiết kế để phòng thiết kế có thông tin làm bìa sách.

Dàn bông 1: Phòng thiết kế tiếp nhận thông tin từ biên tập viên, tiến hành dàn trang, chỉnh sửa phông chữ, bố cục,… Trưởng phòng phân công người thiết kế bìa hoặc tìm thuê họa sĩ để làm bìa cho cuốn sách. Trước khi bông 2, bộ phận thiết kế cần gửi lại cho bộ phận biên tập bản bông đã sửa và file thiết kế bìa demo.

Bông 2: Phòng biên tập đọc bông 2 và gửi lại bản bông 2 cho bên thiết kế, tương tự như lần bông 1. 

Sửa bông 2: Phòng thiết kế sửa lại bản bông 2 đã nhận từ bên biên tập. Kết thúc phần này cần có bản đọc bông được duyệt cuối cùng và file ảnh bìa đã chốt để tiến hành chế bản in.

Chế bản: Để cuốn sách thật sự giống như những gì chúng ta thấy ngoài hiệu sách, các kỹ thuật viên chế bản “biến hóa” bản thảo của biên tập viên chuyển qua cùng với phần trình bày, minh họa của đội mỹ thuật thành bìa sách và các trang sách. Sau đó, họ in ra phim phần trình bày này để dùng cho việc in ấn.

Chuyển in mẫu: Sau khi nhận được file in chế bản từ bên thiết kế, nhân viên phụ trách in ấn kiểm tra lại thật kỹ các nội dung và hình thức của sách và lấy giấy phép xuất bản chuyển qua nhà in. Kết thúc giai đoạn này, nhân viên phụ trách in ấn gửi lại bản mẫu in qua cho phòng biên tập để tiến hành đọc duyệt trước khi in hàng loạt.

Đọc duyệt: Phòng biên tập tiến hành đọc soát sách mẫu (đọc morat), kiểm duyệt và chuyển thông tin qua cho nhân viên phụ trách in ấn báo lại cho nhà in để phát lệnh in.

Chuyển in hàng loạt: Nhân viên phụ trách gửi lại thông tin cho nhà in kèm theo phiếu đọc morat đã duyệt do phòng biên tập gửi lại để phát lệnh in hàng loạt.

Phát hành: Sau khi sách được in xong, bộ phận phát hành tiếp nhận thông tin, tiến hành làm thủ tục lưu chiểu và thông báo phát hành cho tất cả các bộ phận cùng các bên liên quan.

Thiết lập quy trình xử lý bản thảo trên phần mềm Base Workflow

Dựa theo quy trình trên, tạo luồng công việc trên Base Workflow gồm các giai đoạn như sau:

Giai đoạnNgười thực hiệnNhiệm vụ cần làm (to-do)Kết quả giai đoạn
Thông tin bản thảoTổng biên tậpNhiệm vụ tự động được tạo từ quy trình Duyệt bản thảo.
Tổng biên tập giao nhiệm vụ cho biên tập viên phù hợp.
1. Bản thảo
2. Thông tin bản thảo
3. Hồ sơ sách
4. Mã sách
Bông 1Biên tập viên
– Xin duyệt tên
– Lên nội dung tóm tắt bản thảo
5. Bản bông 1
6. Tên sách
7. Nội dung tóm tắt bản thảo
Sửa bông 1Thiết kế– Làm bìa8. File ảnh bìa demo
Bông 2Biên tập viên9. Bản bông 2
Sửa bông 2Thiết kế– Chốt ảnh bìa10. File ảnh bìa cuối cùng
11. Bản duyệt
Chế bảnThiết kế– Chế bản in
– Làm và gửi phiếu tính giá
12. Bản in chế bản
13. Phiếu duyệt in và giao in
14. Phiếu giá
Chuyển in mẫuThiết kế– Kiểm tra nội dung và bìa trước khi in
– Lấy giấy phép xuất bản
15. Giấy phép xuất bản
16. Bản in mẫu
Đọc duyệtBiên tập viên– Đọc morat
– Kiểm tra morat
17. Phiếu đọc morat đã phê duyệt
Chuyển in hàng loạtThiết kế– Theo dõi quá trình in ấn18. Thông tin theo dõi in ấn
Thông báo phát hànhPhát hành– Lưu chiểu
– Lấy quyết định phát hành sách
– Đăng thông báo phát hành trên Base Office
19. Thông tin lưu chiểu
20. Quyết định phát hành

Trong quy trình này, mỗi job là một bản thảo.

Sau khi thiết lập, quy trình sẽ hiển thị trên Workflow như sau:

Để hai quy trình trên được kết nối với nhau tự động, bạn có sử dụng thêm tính năng Forward workflow (chuyển tiếp) để các nhiệm vụ kết thúc ở Quy trình duyệt bản thảo được tự động tạo và tiếp tục xử lý ở Quy trình xử lý bản thảo.

Các đề xuất về quy trình trên từ Base, bạn có thể tùy chỉnh sao cho phù hợp nhất với quy trình doanh nghiệp mình. Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc thiết lập và sử dụng các phần mềm của Base, hãy liên lạc với Đội ngũ hỗ trợ của Base nhé!

Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…

Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

Viết một bình luận