Hướng dẫn thiết lập quy trình dự thầu – ngành xây dựng hiệu quả.
1. Tổng quan về ngành xây dựng
Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp thuộc lĩnh vực xây dựng rất đa dạng nhưng nhìn chung phụ thuộc vào hai yếu tố chính: Quy mô và sản phẩm và dịch vụ cung cấp cốt lõi. Tuỳ định hướng của từng doanh nghiệp, lĩnh vực kinh doanh chính có thể là: (1) xây dựng, lắp đặt, sửa chữa công trình dân dụng, công nghiệp, công trình kĩ thuật hạ tầng đô thị, công nghiệp, công trình giao thông; (2) tư vấn quản lý dự án; (3) thiết kế công trình dân dụng, công nghiệp;…
Tuy vậy, về cơ bản, một doanh nghiệp xây dựng sẽ có các bộ phận chức năng chính như sau:
- Phòng quản lý dự án: quản lý kinh tế, kế hoạch, kinh doanh và đấu thầu cho công ty.
- Phòng khảo sát – thiết kế: đảm nhiệm công việc khảo sát địa chất, khảo sát địa hình, khảo sát thủy văn và tư vấn thiết kế công trình.
- Phòng tư vấn – giám sát: đảm nhiệm công tác tư vấn và giám sát thi công xây dựng các công trình.
- Phòng thí nghiệm – kiểm định: thực hiện chức năng trong hoạt động thí nghiệm và kiểm định chất lượng vật liệu đầu vào, chất lượng công trình.
- Phòng vật tư: Chịu trách nhiệm về thiết bị máy móc, vật tư theo yêu cầu của công trình.
- Phòng hành chính – nhân sự: tham mưu cho Tổng Giám đốc về tổ chức bộ máy điều hành công ty, quản lý nhân sự, chế độ chính sách và quy chế của công ty.
- Phòng tài chính – kế toán: phụ trách vấn đề quản lý tài chính trong công ty và tổ chức kế toán.
2. Quy trình dự thầu
Thực tế trong quá trình vận hành, một doanh nghiệp xây dựng có thể có rất nhiều quy trình như: Quy trình đàm phán hợp đồng; quy trình làm việc với nhà thầu phụ; quy trình tạm ứng/ hoàn ứng; quy trình thanh – quyết toán; quy trình thiết kế; quy trình kiểm định chất lượng công trình… Trong khuôn khổ của bài viết này, Base xin chia sẻ về một quy trình có tính ứng dụng cao với các doanh nghiệp xây dựng, đó là quy trình dự thầu. Quy trình này áp dụng cho quá trình đấu thầu của phòng quản lý dự án, bộ phận chuyên trách nghiệp vụ kinh doanh – đấu thầu và các phòng ban liên quan.
Các từ viết tắt trong mô tả quy trình này:
- Phòng KDDT: Phòng Kinh doanh – đấu thầu
- HSMT: Hồ sơ mời thầu
- HSDT: Hồ sơ dự thầu
- KCS: Bộ phận kiểm tra chất lượng
Một quy trình dự thầu về cơ bản sẽ đi qua các bước như lưu đồ sau:
Cụ thể, mô tả chi tiết các bước như sau:
- Tiếp nhận thông tin: Chuyên viên đấu thầu tiếp nhận thông tin dự án qua các đối tác của công ty hoặc mối quan hệ cá nhân. Sau đó chuyển tiếp cho trưởng phòng để đánh giá và quyết định mua hồ sơ mời thầu không.
- Nghiên cứu HSMT: Sau khi mua HSMT, bộ phận chuyên trách kinh doanh – đấu thầu tiến hành họp nội bộ, phân tích, đánh giá và cho ra báo cáo nghiên cứu.
- Quyết định tham gia dự thầu: Dựa trên báo cáo nghiên cứu, trưởng phòng quản lý dự án quyết định tham gia nếu xét thấy công ty đủ năng lực đáp ứng yêu cầu gói thầu, hoặc không tham gia trong tình huống ngược lại.
- Lập hồ sơ dự thầu (HSDT): Phối hợp cùng các bộ phận liên quan để hoàn thiện hồ sơ dự thầu theo yêu cầu trong HSMT.
- KCS: Sau khi lập xong HSDT, bộ phận kinh doanh – dự thầu chuyển tiếp sang phòng KCS để đánh giá, kiểm tra chất lượng hồ sơ.
- Hoàn thiện HSDT: Bộ phận kinh doanh – dự thầu chỉnh sửa, hoàn thiện HSDT theo yêu cầu từ KCS.
- Giám đốc duyệt HSDT: Bộ phận kinh doanh – dự thầu trình giám đốc ký và đóng dấu từ phòng HCNS.
- Nộp HSDT: Bộ phận kinh doanh – dự thầu nộp HSDT qua bên mời thầu và tham dự lễ mở thầu.
- Nhận kết quả dự thầu: Bộ phận kinh doanh – dự thầu nhận kết quả từ bên mời thầu. Sau đó tiến hành họp rút kinh nghiệm.
- Ký kết hợp đồng: Trong trường hợp công ty trúng thầu, bộ phận kinh doanh – đấu thầu tiến hành soạn thảo hợp đồng kinh tế, trình lãnh đạo ký kết.
- Bàn giao công việc: Sau khi kí kết hợp đồng giữa hai bên, bộ phận kinh doanh – dự thầu cùng trưởng phòng quản lý dự án tổ chức họp bàn cùng các phòng ban liên quan, lên kế hoạch triển khai thực hiện hợp đồng và bàn giao khối lượng cho các bộ phận thực hiện.
3. Thiết lập quy trình trên Base Workflow
Để số hoá một quy trình từ văn bản giấy lên ứng dụng Base Workflow đòi hỏi doanh nghiệp cần nắm chắc nội dung cũng như cách thức vận hành quy trình đó. Do vậy, để quá trình thiết lập diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần khai thác và chắt lọc các thông tin trong quy trình của mình theo 4 đầu mục gợi ý bên dưới. Cụ thể với quy trình dự thầu, sau khi khai thác và cân nhắc, chúng ta có bảng tổng hợp thông tin như sau:
| Giai đoạn chính | Người thực hiện | Công việc cần làm (to-do) | Kết quả giai đoạn |
|---|---|---|---|
| 1. Thông tin HSMT | Chuyên viên đấu thầu | – Thông tin dự án | |
| 2. Mua hồ sơ mời thầu | Trưởng bộ phận | – Duyệt mua hồ sơ mời thầu – Nhận giấy giới thiệu từ phòng HCNS | – Ý kiến đánh giá từ trưởng bộ phận KDDT. – Quyết định mua/ không mua hồ sơ mời thầu |
| 3. Nghiên cứu hồ sơ mời thầu | BP. Kinh doanh – đấu thầu | Tổ chức họp, nghiên cứu HSMT | – Báo cáo nghiên cứu HSMT – Báo cáo: đánh giá năng lực dự thầu – Quyết định phương án: Tham gia/không tham gia/tìm đối tác |
| 4. Họp tổ đấu thầu | BP. Kinh doanh – đấu thầu, các thành viên liên quan | Gửi lịch họp tới các cá nhân, bộ phận dự kiến có tham gia gói thầu | – Biên bản cuộc họp – Phân công nhiệm vụ |
| 5. Lập hồ sơ dự thầu | BP. Kinh doanh – đấu thầu | Lập HSDT | – Hồ sơ pháp lý, nhân sự – Đề xuất tài chính – Bộ hồ sơ dự thầu |
| 6. KCS | BP. KCS | Ý kiến đánh giá | |
| 7. Hoàn thiện HSDT | BP. Kinh doanh – đấu thầu | – Tiếp nhận ý kiến từ B.KCS | – Bộ HSDT_điều chỉnh |
| 8. Xét duyệt HSDT | BP. Kinh doanh – đấu thầu | – Trình ký tổng GĐ – Xin dấu từ p.HCNS – Xuất bản HSDT | – Ý kiến từ tổng GĐ – Bộ HSDT hoàn chỉnh |
| 9. Nộp HSDT | BP. Kinh doanh – đấu thầu | – Nộp HSDT bên mời thầu – Họp rút kinh nghiệm – Nhận kết quả từ bên mời thầu | – Biên bản cuộc họp – Kết quả dự thầu: Trúng thầu/không trúng thầu |
| 10. Hợp đồng kinh tế | BP. Kinh doanh – đấu thầu | – Soạn thảo hợp đồng – trình ký | Bản hợp đồng hoàn thiện |
04 đầu mục phân loại trong bảng trên, cũng là 4 trường thông tin chính được sử dụng để thiết lập trên Workflow, tương ứng sẽ là:
- Giai đoạn chính: Tương ứng với các cột, quy trình đi theo luồng từ trái sang phải.
- Người thực hiện: Nội dung thiết lập các thành viên có thể tiếp nhận nhiệm vụ trong từng bước
- Công việc cần làm: Các đầu mục công việc chính cần làm để hoàn thành mỗi bước
- Kết quả giai đoạn: Sử dụng qua mục “trường dữ liệu tuỳ chỉnh”, giúp luồng thông tin trong quy trình lưu chuyển mạch lạc và đầy đủ giữa các bước, đảm bảo giai đoạn sau có đủ dữ liệu để xử lý tiếp công việc.
Như vậy, dựa trên các thông tin đã tổng hợp và tiến hành thiết lập trên Base Workflow, chúng ta sẽ một quy trình như sau:
Tới đây, việc thiết lập cho quy trình Dự thầu đã tương đối hoàn thiện. Công việc cuối cùng của chúng ta là bổ sung thêm một số tuỳ chỉnh, cài đặt phụ trợ khác để phần mềm khớp với cách quy trình vận hành hay nhu cầu quản lý, giám sát của doanh nghiệp.
Sau khi thiết lập xong, hãy cùng với team mình chạy thử quy trình trên thực tế. Sự tham gia của các bộ phận cùng xử lý công việc trên Base Workflow sẽ là nguồn insight vô cùng giá trị, giúp các nhà quản trị điều chỉnh và tối ưu các quy trình vận hành cho doanh nghiệp mình.
Nếu bạn cần hỗ trợ thêm trong việc thiết lập và sử dụng các phần mềm của Base, hãy liên lạc với Đội ngũ hỗ trợ của Base nhé!
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
