Hướng dẫn thiết lập Base Goal để quản trị mục tiêu doanh nghiệp

Mặc dù mọi CEO đều hiểu việc xây dựng hệ thống mục tiêu cho công ty và mọi bộ phận là điều quan trọng, nhưng cách thức xây dựng như thế nào thì thực sự khó. Về khía cạnh này, hiếm có doanh nghiệp nào tự tin nói rằng mình làm đúng. Để đặt mục tiêu đúng, trước hết hãy hiểu đúng thế nào là quản trị mục tiêu hiệu quả.

1. Quản trị mục tiêu thế nào là hiệu quả?

Doanh nghiệp quản trị mục tiêu hiệu quả là khi:

• Khát vọng của tổ chức có thể truyền tải được xuống mọi cấp qua hệ thống mục tiêu. 
• Mục tiêu đó giúp quản trị sự trưởng thành của tổ chức và từng cá nhân. Nếu việc đặt mục tiêu không giúp từng cá nhân phát triển hết khả năng của họ, nhân viên vẫn chỉ chờ sếp chỉ dẫn một cách bị động thì việc quản trị mục tiêu thất bại. 
• Mục tiêu đặt có sự cam kết của cả tổ chức, nếu không mục tiêu đặt ra là vô ích.

Một hệ thống quản trị mục tiêu hiệu quả cần đảm bảo các tiêu chí sau:

• Là một hệ thống quản trị mục tiêu nhất quán, sử dụng một cách thống nhất từ công ty tới bộ phận.
• Mục tiêu có tính kế thừa, nếu không việc đặt mục tiêu vô ích. Ví dụ: Mục tiêu của tháng sau cần kế thừa kết quả từ mục tiêu tháng trước, đạt mục tiêu các tháng là điều kiện cần để đạt mục tiêu quý, mục tiêu quý là điều kiện để đạt mục tiêu năm.
• Mục tiêu có tính liên kết. Cụ thể, cần sự liên kết giữa Company target – Department target – Team target và Personal goal. Để bộ phận đạt mục tiêu, thì từng team và từng cá nhân cần đạt mục tiêu của riêng mình.
• Mục tiêu được chuẩn hóa cách đo lường một cách chính xác. Ví dụ: Mỗi bộ phận cần xác định những chỉ số/ kết quả then chốt để đo lường nỗ lực của bộ phận, và cần duy trì việc đo lường đó một cách nhất quán.
• Mục tiêu có sự cam kết của cả tổ chức. Mỗi mục tiêu đặt ra cần có người làm chủ mục tiêu đó.
• Ưu tiên thực thi hơn việc lập kế hoạch. Kế hoạch có thể thay đổi nhưng việc thực thi phải luôn thực hiện. Tuỳ đặc thù công việc của từng bộ phận, người lãnh đạo lựa chọn quản trị theo OKR hay KPI.

Gắn kết sứ mệnh dài hạn của công ty với việc thực thi hàng ngày chưa bao giờ là nhiệm vụ dễ dàng. Hiểu được nỗi đau đó, Base Goal được ra đời để giúp các doanh nghiệp có một giải pháp quản trị mục tiêu toàn diện và mạnh mẽ, giúp CEO xây dựng một tổ chức mà mọi thành viên gắn kết lẫn nhau, cùng hướng tới một mục tiêu chung để doanh nghiệp phát triển. Trong phần tiếp theo, Base sẽ giúp bạn hiểu rõ cách thức vận hành của Base Goal, để bạn có thể thiết lập mục tiêu trên Base Goal sao cho phù hợp với doanh nghiệp mình.  

2. Base Goal được sử dụng để quản trị mục tiêu như thế nào?

Với Base Goal, các mục tiêu sẽ chia thành 4 cấp là Mục tiêu công ty (Company target) – Mục tiêu bộ phận (Department target) – Mục tiêu nhóm (Team target) – Mục tiêu cá nhân (Personal goal). Mỗi mục tiêu đều có 2 loại là OKR và KPI.

2.1.Thiết lập cơ cấu tổ chức, metrics (chỉ số đo lường mục tiêu) và cycle (chu kỳ)

Base Goal sẽ yêu cầu thiết lập cơ cấu tổ chức (gồm bộ phận và các team), metrics (chỉ số đo lường) và cycle (chu kỳ thời gian).

• Department (bộ phận): Là các bộ phận/ phòng ban trong công ty như Sale, Marketing, Product…
• Teams: Là các nhóm trực thuộc phòng ban, ví dụ như team PHP thuộc bộ phận Product, team content thuộc bộ phận marketing,…
• Metrics: Là các chỉ số dùng để đo lường kết quả công việc của cá nhân/ team/ bộ phận. Ví dụ về các metrics như: Doanh thu (đối với bộ phận Sales), số lượng khách hàng (đối với bộ phận CS), số lượng sản phẩm hoàn thiện (đối với bộ phận Product)…
• Cycle: Mục tiêu sẽ được đặt theo cycle. Cycle là một chu kỳ thời gian mà trong khoảng thời gian đó, mục tiêu đặt ra cần được hoàn thành. Mỗi mục tiêu cần được gắn vào các chu kỳ để đánh giá và theo dõi. Base Goal hiện tại đang có 2 loại chu kỳ là chu kỳ tháng và chu kỳ quý, trong đó các chu kỳ tháng sẽ liên kết với chu kỳ quý.

2.2. Thiết lập mục tiêu cá nhân, nhóm, bộ phận và công ty

Sau khi thiết lập cơ cấu tổ chức và các metrics, người dùng có thể tạo được các mục tiêu cho cá nhân, bằng cách điền đầy đủ 4 loại thông tin sau: Mục tiêu thuộc cycle nào, mục tiêu thuộc team nào, loại mục tiêu là gì (OKR hay KPI) và mục tiêu được tạo cho ai (bản thân mình hay người khác).

Có hai loại mục tiêu trong Base Goal:

• Mục tiêu dạng OKR: Các mục tiêu dạng OKR sẽ không đo lường bằng chỉ số, mà đo lường bằng Key result. Mỗi OKR cần thiết lập các Key result tương ứng (có thể thiết lập trọng số cho các key result nếu cần thiết), khi nhân viên hoàn thành 100% key result thì mục tiêu sẽ tự động hoàn thành. (Việc hoàn thành mục tiêu phụ thuộc vào việc hoàn thành các key result, nhân sự sẽ checkin tiến độ mục tiêu bằng cách cập nhật % hoàn thành cho các key result. Cách tính: % hoàn thành mục tiêu = trung bình % hoàn thành của các key result bên trong nó.)
• Mục tiêu dạng KPI: Các mục tiêu này sẽ đo lường được bằng các chỉ số. Ví dụ KPI doanh thu 2 tỷ. Để hoàn thành KPI, các giá trị kết quả mà nhân sự cập nhật phải lớn hơn hoặc bằng giá trị KPI được thiết lập ban đầu. Nhân sự chỉ cần cập nhật kết quả lên hệ thống, hệ thống sẽ tự động tính toán % hoàn thành KPI.

2.3. Quản lý mục tiêu cá nhân, nhóm và bộ phận

Các cấp lãnh đạo có thể thấy tổng quan các mục tiêu đang liên kết với nhau thế nào trong một chu kỳ thời gian cụ thể, thông qua các giao diện mục tiêu tổng quan, mục tiêu theo thành thành viên, hoặc mục tiêu theo sơ đồ cây (liên kết giữa các bộ phận)

Giao diện tổng quan

Giao diện mục tiêu theo sơ đồ cây

Giao diện mục tiêu theo thành viên

2.4. Cập nhật & đánh giá mục tiêu

Base Goal không chỉ là công cụ để đặt mục tiêu, mà còn giúp doanh nghiệp cập nhật & theo dõi mục tiêu của mình.

• Khi nhân viên thực hiện thao tác check-in (cập nhật kết quả) lên hệ thống, con số đo lường % hoàn thành mục tiêu sẽ thay đổi. Nhìn vào màu sắc và dấu hiệu cảnh báo hiển thị, người lãnh đạo sẽ luôn biết tiến độ công việc của nhân viên.
• Base Goal cho phép đánh giá mục tiêu theo 2 cách: Tự đánh giá (Self-review) hoặc Quản lý đánh giá (Manager review). Đối với tự đánh giá, nhân viên có thể tự chấm điểm về mức độ tự tin hoàn thành mục tiêu. Đối với quản lý đánh giá, quản lý review và chấm điểm lại hiệu suất làm việc thực tế của nhân viên. Kết quả đánh giá mục tiêu cuối cùng thu được chính là trung bình cộng của hai con số này.

Giao diện bảng đánh giá mục tiêu trong một chu kỳ (Scoreboard)

Để thuận tiện cho việc cập nhật mục tiêu, Base Goal có khả năng tích hợp mạnh mẽ với các công cụ làm việc khác như Email, phần mềm quản lý khách hàng CRM, các phần mềm quản lý công việc, quản lý quy trình của Base.vn,… Mục đích của việc tích hợp là liên kết mục tiêu thành hành động được giao trực tiếp cho nhân viên, và tự động thu thập thông tin kết quả công việc (doanh thu, số lượng,…) về hệ thống. 

2.5. Báo cáo mục tiêu

Base Goal cung cấp các số liệu trong cycle như: % hoàn thành của toàn công ty, hiệu suất theo từng team, từng thành viên…

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sẽ cần một hệ thống quản trị mục tiêu nhất quán để giúp nhân viên trả lời câu hỏi “hôm nay bạn đến công ty để làm gì”. Hy vọng rằng bài viết của Base đã giúp ích cho doanh nghiệp bạn trong việc xây dựng và áp dụng mục tiêu cho công ty.

Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc thiết lập và sử dụng các phần mềm của Base, hãy liên lạc với Đội ngũ hỗ trợ của Base nhé!

Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…

Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.