Hầu hết các doanh nghiệp sản xuất đều mong muốn chạm đích ngay khi chuyển đổi số. Kết quả kỳ vọng là mọi hoạt động sẽ được tự động, minh bạch, giúp các lãnh đạo quản lý bộ máy vận hành sản xuất “ngay trong một nốt nhạc”. Nhưng điều này là không khả thi!
Thực tế cho thấy nhiều dự án chuyển đối số không những không đạt được mục tiêu đề ra, ngược lại rơi vào bế tắc, loay hoay, đi tiếp không được mà từ bỏ thì không nỡ. Cái kết là chuyển đổi số không mang lại hiệu quả như kỳ vọng mà còn tiêu tốn của doanh nghiệp nhiều chi phí, thời gian và ảnh hưởng đến cả hiệu suất làm việc.
Bản chất mọi vấn đề đều cần được xem xét kỹ lưỡng lộ trình để đưa ra mục tiêu cụ thể và khả thi, chuyển đổi số cũng vậy. Hiểu được những điều doanh nghiệp đang cần, đang thiếu để có một công cuộc chuyển đổi số thành công:
- Một lộ trình chuyển đổi số từng bước với các chỉ dẫn cụ thể
- Các gợi ý công cụ & phần mềm phù hợp với từng nhu cầu và đặc tính doanh nghiệp
- Lời giải cho những vướng mắc trong chuyển đổi số
Base.vn mang tới bài viết chia sẻ về những kinh nghiệm chuyển đổi số thực tế dành riêng cho doanh nghiệp sản xuất, sẽ giúp doanh nghiệp trả lời những câu hỏi trên một cách chi tiết nhất.
8 động lực chuyển đổi số của doanh nghiệp sản xuất (Nguồn: Mckinsey 2015)
Nguyên tắc chuyển đổi số cho doanh nghiệp sản xuất
– Nguyên tắc 1: Chuyển đổi số doanh nghiệp sản xuất cần dựa theo chuỗi giá trị trong sản xuất.
Trong doanh nghiệp sản xuất, chuỗi giá trị là quá trình hoạt động cơ bản nhằm biến đổi yếu tố đầu vào thành sản phẩm đầu ra mà có giá trị lớn hơn so với chi phí ban đầu.
Chuỗi giá trị bao gồm các chức năng cốt lõi (những khả năng hoặc lợi thế xác định mà một doanh nghiệp có thể có để phân biệt với đối thủ cạnh tranh) và các chức năng phụ trợ (những hoạt động hỗ trợ chức năng cốt lõi).
Với chuỗi giá trị của doanh nghiệp sản xuất:
- Các chức năng cốt lõi gồm: Cung ứng, sản xuất/ vận hành, dự trữ/phân phối, marketing & bán hàng, dịch vụ sau bán.
- Các chức năng phụ trợ gồm: Mua sắm & hậu cần, nghiên cứu & phát triển, quản lý nguồn nhân lực, hạ tầng quản lý (quản trị & điều hành, tài chính, kế toán, hệ thống quản lý nhân sự).
Chuyển đổi số doanh nghiệp sản xuất cần được thực hiện toàn diện tại các chức năng kể trên.
Mô hình chuỗi giá trị của doanh nghiệp sản xuất (Nguồn: Porter, M(1980, 1991), Havard Business School)
– Nguyên tắc 2: Các giải pháp chuyển đổi số thời nay cần phải có tính kết nối và dựa trên dữ liệu.
Chuyển đổi số trong thời đại công nghệ 4.0 rất khác với chuyển đổi số công nghệ 3.0.
Công nghệ 3.0 có nhược điểm là cát cứ riêng lẻ từng bộ phận, thiếu liên kết giữa các bộ phận. Thực tế, phần lớn các nhà sản xuất vẫn đang ở chuyển đổi số 3.0 khi dựa vào các quy trình thủ công và hệ thống bị mất kết nối để vận hành doanh nghiệp.
Thời nay, vòng đời sản phẩm ngắn hơn, kích thước lô nhỏ hơn và tăng cường cá nhân hóa sản phẩm hơn, các giải pháp chuyển đổi số cần đáp ứng nhu cầu cộng tác nhanh chóng và hiệu quả bên trong và giữa tất cả các chức năng, giữa tất cả các bộ phận, và giữa tất cả đối tượng có liên quan của doanh nghiệp.
Vì vậy, công nghiệp 4.0 đã ra đời, phù hợp với thời đại hơn công nghệ 3.0 vì đặc trưng bởi sự số hóa và kết nối – giao tiếp số linh hoạt trên toàn bộ chuỗi giá trị, các luồng dữ liệu liên tục. Khách hàng sẽ ở trung tâm của những thay đổi đối với chuỗi giá trị, sản phẩm, dịch vụ và mọi thứ sẽ ngày càng được tùy biến, đòi hỏi doanh nghiệp cần phải linh hoạt hơn.
– Nguyên tắc 3: Chuyển đổi số hướng tới mô hình “nhà máy thông minh”
Theo định nghĩa: “Sản xuất thông minh là nỗ lực thiết kế, triển khai, kết nối và quản lý các hoạt động sản xuất và các hệ thống của doanh nghiệp, mà cho phép quản lý chủ động thông qua ra quyết định giàu thông tin, kịp thời (càng gần thời gian thực càng tốt), và chuyên sâu”.
Kết hợp với nguyên tắc 1 và 2 nêu trên, để chuyển đổi số thành “nhà máy thông minh”, doanh nghiệp sản xuất cần:
- Nâng cao năng lực sản xuất lên đến năng lực cốt lõi
- Kết xuất dữ liệu từ thiết bị, phân tích và tổng hợp dữ liệu
- Tận dụng dữ liệu từ thiết bị quy trình để phân tích nhằm tạo ra sự điều chỉnh và các vòng lặp cải tiến cho sản xuất.
Dựa vào đây, lộ trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp sản xuất có thể đi theo 3 giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Số hóa : Giai đoạn số hóa các chức năng cốt lõi của doanh nghiệp sản xuất, chuyển đổi các phương thức thủ công/analog sang digital – có thể xử lý trên hệ thống phần mềm máy tính. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp không chỉ dừng ở mức áp dụng công nghệ mà xa hơn là liên tục cải tiến công nghệ và bộ máy quy trình để đạt hiệu quả sản xuất tốt nhất.
- Giai đoạn 2: Dữ liệu hóa: Giai đoạn thu thập các dữ liệu từ các hệ thống số, dựa trên các dữ liệu để đưa ra các quyết định cải tiến và phát triển phù hợp cho doanh nghiệp.
- Giai đoạn 3: Chuyển đổi số hoàn toàn: Giai đoạn kết nối và đồng bộ toàn bộ dữ liệu và chuyển đổi số tư tưởng toàn diện trong tổ chức doanh nghiệp.
>>> Đọc thêm ấn phẩm chia sẻ kinh nghiệm thực hiện chuyển đổi số tại thực tế của doanh nghiệp EDH <<<
1. Giai đoạn 1: Số hóa
Tùy nhu cầu mà doanh nghiệp có thể thực hiện số hóa tổng thể hoặc số hóa từng chức năng.
1.1. Số hóa tổng thể
Việc số hóa tổng thể phù hợp cho doanh nghiệp có nhu cầu số hóa từ A đến Z các quy trình làm việc.
Trong các giải pháp số hóa tổng thể (all in one) trên thị trường, ERP là giải pháp được doanh nghiệp sản xuất sử dụng phổ biến nhất. ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, là một hệ thống được sử dụng để quản lý và tích hợp toàn bộ các chức năng cốt lõi của doanh nghiệp sản xuất bao gồm: quản lý cung ứng, quản lý sản xuất, quản lý kho, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự,…
Một số nhà cung cấp ERP: SAP ERP, Oracle ERP, Microsoft Dynamics, FPT ERP, Bravo, Fast,..
Một số lưu ý khi lựa chọn triển khai hệ thống ERP:
- ERP tốn nhiều chi phí triển khai: Chi phí triển khai ERP rất lớn so với chi phí triển khai các giải pháp công nghệ khác, trung bình dao động từ $150.000 đến $750.000 với quy mô doanh nghiệp tầm trung.
- ERP tốn nhiều thời gian triển khai: Theo ERP Report của Panorama, thời gian triển khai hệ thống ERP sẽ rơi vào khoảng từ 2- 5 năm. Thời gian triển khai dài có thể gây ảnh hưởng đến các kế hoạch sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
- ERP kém linh động: Vì hệ thống ERP khá phức tạp nên doanh nghiệp muốn thay đổi hay nâng cấp ERP thì thường phải nhờ đến bên thứ 3 có chuyên môn IT hỗ trợ. Bất kỳ sự thay đổi không phù hợp nào cũng có thể khiến toàn hệ thống xung đột và tê liệt.
- Bản chất ERP là hệ thống quản lý các chức năng sản xuất lõi, không đáp ứng nhu cầu cộng tác và phối hợp liên phòng ban và bộ phận. Vì vậy, doanh nghiệp thường phối hợp ERP với một ứng dụng giao tiếp khác (Zalo, Email, Facebook Workplace,…) để đảm bảo việc trao đổi thông tin.
– Để tìm hiểu thêm về ERP, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các bài viết sau:
- Phần mềm ERP là gì? Các yếu tố cần cân nhắc nếu muốn triển khai ERP cho doanh nghiệp
- Có nên triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP ở Việt Nam?
1.2. Số hóa từng phần
Nếu doanh nghiệp chỉ có nhu cầu số hóa để quản lý một số bộ phận/ phòng ban/ chức năng nhất định, doanh nghiệp nên lựa chọn số hóa từng phần. Bạn có thể chọn sử dụng các giải pháp số hóa chuyên biệt rồi tích hợp chúng vào nền tảng có sẵn thay vì phải thay đổi từ A-Z cùng một lúc bằng một hệ thống cồng kềnh.
Dựa theo các chức năng cốt lõi của doanh nghiệp sản xuất, chúng tôi đề xuất bạn các giải pháp số hóa chuyên biệt sau: Số hóa cung ứng, Số hóa sản xuất vận hành, Số hóa dự trữ & phân phối, Số hóa Marketing & Bán hàng, Số hóa dịch vụ sau bán.
Ngoài ra còn có giải pháp số hóa các hoạt động phụ trợ khác như: Mua sắm & hậu cần, Thiết kế sản phẩm (R&D), Quản trị nguồn lực, Hạ tầng quản lý.
– Số hóa chuỗi cung ứng
Số hóa chuỗi cung ứng giúp doanh nghiệp sản xuất giảm lãng phí, tránh tích trữ và duy trì hiệu quả chi phí.
Số hóa chuỗi cung ứng đang là ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp sản xuất (theo TM Insight). Khảo sát cho thấy 98% lãnh đạo doanh nghiệp tại Việt Nam đang lên kế hoạch ứng dụng các hình thức số hóa trong chuỗi cung ứng.
Các yếu tố quan trọng hình thành nên chuỗi cung ứng là: Vật tư/vật liệu, tài chính, năng lượng, các hoạt động kho. Trong chuỗi cung ứng, mối liên hệ với các nhà cung ứng là rất quan trọng và cần đảm bảo xuyên suốt, ổn định, không bị đứt gãy.
Dựa vào đó, chúng tôi đề xuất các giải pháp số hóa chuỗi cung ứng như sau:
- Giải pháp hệ thống quản lý kho/quản lý chuỗi cung ứng SCM: Giúp giảm thiểu sai sót trong quản lý kho hàng và đảm bảo nguồn cung cấp vật liệu/vật tư đầu vào ổn định cho quá trình sản xuất, cân đối vào – ra, cân đối hàng – tiền. Một số nhà cung cấp: Getfly, LinkQ, Bravo, Saomaisoft,…
- Giải pháp tối ưu hóa định tuyến và vận chuyển: Sử dụng các phần mềm tối ưu hóa định tuyến và vận chuyển giúp tối ưu hoá quá trình vận chuyển và giảm thiểu chi phí. Một số nhà cung cấp: VNPT E-Logistics, KiotViet, Sapo POS, Nhanh.POS,…
– Số hóa sản xuất vận hành
Số hóa sản xuất vận hành giúp gia tăng năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường: nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí giúp giảm giá thành sản phẩm, rút ngắn thời gian sản phẩm đến tay khách hàng.
Các yếu tố quan trọng hình thành lên hoạt động sản xuất vận hành là: Sản xuất sản phẩm (chế tạo, gia công, lắp ráp) và quản lý các quy trình sản xuất.
Dựa vào đó, chúng tôi đề xuất các giải pháp sản xuất vận hành:
- Hệ thống giám sát sản xuất (OEE): Giúp doanh nghiệp nhìn thấy được tình trạng sản xuất, dựa trên dữ liệu thu thập được tìm ra các vấn đề cần cải thiện để năng suất hóa quá trình sản xuất. Một số nhà cung cấp: OMRON tự động hóa, Advantech máy tính công nghiệp, Cognex thị giác máy,…
- Hệ thống thiết kế sản phẩm (CAD): Hỗ trợ doanh nghiệp trong thiết kế, mô phỏng các sản phẩm. Một số nhà cung cấp: AutoDesk, AutoCAD Mechanical,…
- Hệ thống giám sát và kiểm tra chất lượng sản phẩm: Sử dụng các công nghệ thị giác và máy học để kiểm tra chất lượng sản phẩm. Một số nhà cung cấp: Advantech, Cognex, Mettler Toledo,…
- Hệ thống quản lý quy trình sản xuất: Giúp doanh nghiệp giám sát được tiến độ toàn bộ các hoạt động sản xuất, dựa vào đó dự báo được khả năng hoàn thành đơn hàng và có phân bổ nguồn lực phù hợp để đảm bảo sản xuất đúng tiến độ. Một số nhà cung cấp: Base Workflow, MISA AMIS, 1Office,…
Case study: Quy trình quản lý tiến độ sản xuất trên phần mềm Base WorkflowTiến độ sản xuất là yếu tố doanh nghiệp sản xuất quan tâm hàng đầu vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ hài lòng của khách hàng. Không phải lúc nào doanh nghiệp cũng nắm được và dự báo được tiến độ, bởi quy trình sản xuất sản phẩm phức tạp và liên quan đến nhiều bộ phận, có nhiều yếu tố có thể phát sinh đột ngột và ảnh hưởng đến tiến độ.
Quy trình quản lý tiến độ sản xuất là một cách để doanh nghiệp kiểm soát được tiến độ của mình:
- Nắm được tiến độ sản xuất các đơn hàng một cách real-time và dự báo được khả năng chậm trễ, từ đó có kế hoạch điều phối phù hợp.
- Nắm bắt được các điểm nóng, điểm báo – nơi mà đơn hàng bị trì hoãn hoặc xử lý lâu hơn mức chuẩn, để có biện pháp cải thiện kịp thời.
Theo dõi tiến độ sản xuất của các đơn hàng trên Base Workflow
– Số hóa dự trữ & phân phối
Số hóa dự trữ & phân phối giúp các hoạt động liên quan đến kho và vận chuyển hàng hóa diễn ra hiệu quả: quản lý hàng tồn kho để giảm chi phí lưu kho, đảm bảo cung cấp đủ hàng hóa để phục vụ khách hàng nhằm đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Dưới đây là một số giải pháp số hóa quản lý kho và vận chuyển doanh nghiệp sản xuất có thể áp dụng:
- Quản lý kho: Các hệ thống quản lý kho thông minh để quản lý hàng tồn kho, quản lý các sản phẩm và theo dõi các hoạt động di chuyển hàng hóa trong kho.
- Theo dõi vị trí hàng hóa: Các công nghệ như GPS hoặc RFID để theo dõi vị trí các sản phẩm trong quá trình vận chuyển.
- Quản lý vận chuyển: Các giải pháp công nghệ như hệ thống quản lý vận chuyển thông minh giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác hơn.
Một số nhà cung cấp phần mềm quản lý kho & vận chuyển: VNPT E-Logistics, KiotViet, Sapo POS, Odoo, Nhanh.POS,…
– Số hóa Marketing & Bán hàng, Dịch vụ sau bán
Số hóa các chức năng Marketing, Bán hàng, Dịch vụ sau bán giúp doanh nghiệp tiếp cận được nhiều khách hàng hơn, chăm sóc khách hàng tốt hơn và từ đó xây dựng được tệp khách hàng lớn và trung thành.
Mô hình D2C (Direct to Customer) – doanh nghiệp bán hàng trực tiếp cho khách hàng qua các nền tảng trực tuyến đang là xu hướng chung trong các ngành nghề. Vì vậy các ứng dụng số hóa Marketing, Bán hàng, Dịch vụ sau bán của doanh nghiệp sản xuất cũng nên hướng tới hỗ trợ các hoạt động bán hàng trực tuyến D2C.
Dưới đây là một số dịch vụ số hóa hỗ trợ D2C doanh nghiệp có thể tham khảo:
- Phần mềm hỗ trợ bán hàng tại điểm: KiotViet, Foody.Pos, Nhanh.vn,…
- Nền tảng website thương mại điện tử có sẵn: Aeon, Zalora, Nguyenkim, dienmayxanh, Lazada, Tiki, Lotte, Shopee, Sendo, Chotot,…
- Dịch vụ xây dựng hệ thống website thương mại điện tử: Powersell, SelluSeller, Goseller, Manychat, Botbanhang, Chatfue, Sapo, Nhanh.vn, Magento,…
- Dịch vụ quản lý thương mại điện tử: Onpoint, AAD,…
- Dịch vụ Marketing: Digihub, Pmax,…
- Dịch Affiliate: MasOffer, Accesstrade, Shopback,…
- Dịch vụ giao hàng: Giaohangtietkiem, viettelpost, Ninja, DHL,…
- Dịch vụ thanh toán: ViSA, MasterCreddit, Alipay, PayPal, Momo,…
- Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng: Salesforce, Hubspot, Odoo, Cloudify,…
– Số hóa các hoạt động phụ trợ khác
Các hoạt động phụ trợ sẽ hỗ trợ cho hoạt động cốt lõi diễn ra tốt và tự các hoạt động phụ trợ cũng hỗ trợ lẫn nhau.
Các hoạt động phụ trợ trong doanh nghiệp sản xuất bao gồm:
- Mua sắm & hậu cần: Bao gồm các hoạt động hành chính quản trị, mua sắm thiết bị máy móc, tài sản cố định và các hoạt động thuê ngoài.
- Nghiên cứu & Phát triển: Bao gồm các hoạt động nghiên cứu sản phẩm mới, giải pháp công nghệ mới.
- Hạ tầng quản lý: Bao gồm các hoạt động quản trị vận hành (lên chiến lược, lập kế hoạch, điều hành), tài chính (quản lý vốn, đầu tư, phân tích hiệu quả tài chính), kế toán (hạch toán, thống kê, báo cáo), pháp chế, truyền thông nội bộ.
- Quản trị nguồn nhân lực: Bao gồm các hoạt động hoạch định, tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ, phát triển nguồn lực tổ chức và các công việc hành chính nhân sự.
Tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp mà có nhiều giải pháp khác nhau cho nhóm hoạt động phụ trợ này. Dưới đây chúng tôi sẽ giới thiệu một số case study phần mềm Base trong hoạt động phụ trợ của doanh nghiệp sản xuất.
Ví dụ case study 1: Quy trình mua sắm vật tư, trang thiết bịQuản lý vật tư luôn là một trong những vấn đề nhức nhối với các doanh nghiệp sản xuất bởi đặc thù công việc ngành này cần nhập nguyên vật liệu với số lượng lớn thường xuyên. Trong suốt quá trình hoạt động, các doanh nghiệp xây dựng có thể đã từng trải qua thực trạng bị thất thoát vật tư, vật tư bị hỏng hóc và phải đặt mua lại, hay lượng vật tư đặt mua dư thừa so với thực tế,…
Bằng cách thiết lập quy trình đặt mua vật tư/ thiết bị trên ứng dụng Base Workflow (phần mềm quản lý quy trình), doanh nghiệp giảm được tình trạng thất thoát vật tư, vật tư hỏng hóc, mua sắm thừa thiếu:
- Các thông tin vật tư/ thiết bị được lưu lại và chuyển liên mạch qua các bộ phận nên không có rủi ro bị sai, nhầm lẫn thông tin.
- Vật tư được kiểm soát và xử lý chặt chẽ qua các luồng quy trình, doanh nghiệp luôn biết vật tư/thiết bị đang ở giai đoạn nào nên kiểm soát chặt chẽ được tình trạng của vật tư/thiết bị, ngoài ra còn dự báo được tiến độ xử lý các thiết bị/ vật tư để lên kế hoạch sử dụng trong sản xuất hợp lý.
Quy trình đặt mua vật tư trên Base Workflow
Ví dụ case study 2: Quy trình nghiên cứu & phát triển sản phẩmNghiên cứu & phát triển sản phẩm là một hoạt động quan trọng của doanh nghiệp sản xuất hiện nay. Đây là hoạt động giúp doanh nghiệp thích nghi với những biến đổi của thị trường và nhu cầu của tệp khách hàng.
Trong các quy trình nghiên cứu & phát triển sản phẩm, bởi số lượng các dự án thử nghiệm và sự phức tạp về kết quả nên tiến độ hoàn thiện sản phẩm cuối cùng rất khó nắm bắt. Khi đó các luồng thông tin không thông suốt; các bộ phận/phòng ban liên quan sẽ khó chủ động trong việc vận hành, tổ chức công việc của riêng mình.
Bằng cách thiết lập quy trình nghiên cứu & phát triển sản phẩm trên Base Workflow (phần mềm quản lý quy trình), doanh nghiệp nắm được tiến độ của các quá trình, từ đó có sự đốc thúc và lên kế hoạch hợp lý để các bộ phận/ phòng ban khác chủ động hơn với công việc của mình:
- Tất cả mọi người đều nắm bắt được tiến độ của mỗi dự án R&D, dự án đang được hoàn thiện được bước nào, ai đang đảm nhận.
- Nhà quản lý nắm được bức tranh tổng quan các dự án, phát hiện các dự án chậm tiến độ để nhanh chóng kiểm tra và hành động phù hợp; tránh tình trạng dự án bị trì hoãn quá lâu, không đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường.
Quy trình nghiên cứu & phát triển sản phẩm
Ví dụ case study 3: Giải pháp quản trị nguồn nhân lựcCác hoạt động quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp sản xuất chủ yếu liên quan đến thiết kế các chính sách, lên kế hoạch công ca và tính lương thưởng cho nhân sự.
Đặc thù nhân sự ngành sản xuất có khung giờ làm không cố định, nhiều ca kíp nên việc lên kế hoạch công ca và tính lương phức tạp và dễ xảy ra sai sót.
Phần mềm Base HRM sẽ đơn giản hóa bài toán sắp xếp công ca và tính lương với:
- Thiết lập cụ thể chính sách phân ca và công thức tính công
- Nhanh chóng sắp xếp và ghi nhận lịch làm việc theo từng nhân viên
- Luôn luôn nắm được bức tranh tổng quan về làm việc theo ca trong doanh nghiệp.
Quản lý các ca làm của nhân viên trên một giao diện với Base HRM
1.3. Làm sao để quá trình số hóa diễn ra hiệu quả?
Thực tế, nhiều doanh nghiệp đã thử số hóa và nhanh chóng “chùn chân” vì những lý do: “dùng phần mềm khiến nhân viên làm việc chậm hơn”, “phần mềm khó sử dụng”, “cảm thấy nhiều việc hơn”,…
Việc số hóa có thể mang lại những hiệu quả như tăng năng suất, giảm thời gian làm việc, tối ưu các chi phí nguồn lực hiện có, giảm thiểu các lãng phí, mang đến chất lượng sản phẩm & dịch vụ tốt hơn,.. Để có những hiệu quả trên, bên cạnh các lựa chọn giải pháp số phù hợp, bản thân doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện:
– Đào tạo và chuyển giao công nghệ: Trước tiên lãnh đạo cần quyết liệt, nhân viên cần hết mình về tinh thần. Sau đó toàn tổ chức từ lãnh đạo xuống nhân viên cần thật sự dấn thân tìm hiểu và làm quen với phần mềm, chủ động tổ chức các buổi training sử dụng phần mềm và các buổi thảo luận đưa ra sáng kiến để tháo gỡ kịp thời các khó khăn.
– Review và tối ưu hệ thống: Công nghệ hay phần mềm cũng chỉ là công cụ, sử dụng công cụ như thế nào để hiệu quả nhất mới là điều quan trọng. Khi mới áp dụng công nghệ, doanh nghiệp cần thực hiện các buổi review hàng tuần/ hàng tháng/ hàng quý để xác định các vấn đề gây khó khăn cho việc số hóa và tìm hướng khắc phục. Về lâu dài, khi các giải pháp công nghệ đã vận hành trơn tru, doanh nghiệp sẽ thu thập được các số liệu liên quan đến quá trình sản xuất, dựa vào đó doanh nghiệp tối ưu và cải tiến liên tục các quy trình hiện có để bộ máy hoạt động ngày càng hiệu quả hơn.
2. Giai đoạn 2: Dữ liệu hóa
Giai đoạn thứ 2 của chuyển đổi số là dữ liệu hóa – đưa các dữ liệu thu thập được từ các phần mềm ở giai đoạn 1 trải lên mặt phẳng để nhìn và nắm được tổng quan những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp. Từ đó doanh nghiệp đưa ra các biện pháp nhằm tối ưu và nâng cao các hoạt động. Muốn vậy, dữ liệu cần phải được:
- Lưu trữ và Chuẩn hóa: Cho phép doanh nghiệp truy cập dữ liệu của mình từ bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào, cũng như bảo mật và chia sẻ dữ liệu dễ dàng với các bên liên quan. Ngoài ra dữ liệu cũng cần được tinh lọc và cấu trúc hóa để doanh nghiệp phân tích được và sử dụng được trong quá trình làm việc.
- Phân tích & xử lý: Doanh nghiệp quản lý dữ liệu từ các nguồn khác nhau, theo dõi các chỉ số nhằm mục đích đưa ra các quyết định, dự báo, kế hoạch phù hợp để đảm bảo bộ máy vận hành trơn tru, nâng cao năng suất sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm các chi phí,…
Quy trình ứng dụng dữ liệu hóa để ra quyết định gồm 4 bước sau:
- Bước 1: Data – Câu hỏi quản trị nào cần trả lời? Với mỗi câu trả lời đó thì cần thu thập dữ liệu gì?
- Bước 2: Produce – Số hóa và lưu trữ lại dữ liệu ở đâu?
- Bước 3: Transfer – Kết hợp dữ liệu đang phân mảnh ở nhiều nơi về một nơi như thế nào?
- Bước 4: Mining – Tạo ra báo cáo dữ liệu.
Dưới đây là ví dụ cách một doanh nghiệp sản xuất ứng dụng dữ liệu hóa để cải thiện năng suất nhân công của mình:
– Xác định câu hỏi quản trị:
- Làm thế nào để cải thiện năng suất nhân công của mình?
- Bộ phận nào có năng suất làm việc kém nhất?
- Nguyên nhân dẫn đến năng suất làm việc kém là gì?
– Xác định các dữ liệu cần thu thập:
- Chi phí doanh nghiệp trả cho nhân viên đó.
- Doanh thu nhân viên đó mang lại.
- Khối lượng sản phẩm nhân viên làm ra.
- Thời gian trung bình hoàn thành một sản phẩm…
– Thu thập các dữ liệu:
- Thu thập từ phần mềm quản lý dự án/ tiến độ công việc Base Wework: Chi phí bỏ ra, lợi nhuận mang lại, khối lượng sản phẩm cho mỗi nhân viên.
- Thu thập từ phần mềm quản lý quy trình Base Workflow: Thời gian trung bình hoàn thành sản phẩm, các lô đã xử lý xong trong tháng, số lần chậm tiến độ xử lý.
– Kết hợp dữ liệu và tạo báo cáo:
- Xuất trực tiếp các báo cáo thống kê dạng Excel từ phần mềm Base Wework và Base Workflow, sử dụng công cụ Power BI để tạo ra các báo cáo như sau:
– Dựa trên các báo cáo, doanh nghiệp đưa ra các đánh giá sau:
- Lý do các đơn hàng chậm tiến độ là do các nhân công thuộc bộ phận lắp ráp có hiệu suất kém. ⅓ các đơn hàng ở khâu này chậm tiến độ, chi phí khắc phục lỗi lắp ráp tương đương với mức chi phí gốc, đặc biệt có 7 cá nhân ở vị trí thợ hàn có mức hiệu suất thấp hơn mức quy định.
- Kết hợp với kinh nghiệm quản trị của lãnh đạo và khảo sát hiện trường để đưa ra giải pháp là thêm các buổi đào tạo nghiệp vụ cho thợ hàn, nâng cấp máy móc, nâng cấp hệ thống đèn điện chiếu sáng ở khu vực bộ phận lắp ráp.
Tương tự, một số trường hợp áp dụng dữ liệu trong doanh nghiệp sản xuất là: báo cáo số lượng nhân viên làm theo ca (nhằm phân bổ lịch làm việc, phân bổ quỹ lương, phân bổ khối lượng công việc sao cho hợp ý), báo cáo sửa chữa máy móc (nhằm dự báo các sự cố máy móc, chi phí khắc phục sự cố để đưa ra các lịch bảo trì máy móc thường xuyên để không gây ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất),…
Phân bổ lịch làm việc hợp lý dựa trên báo cáo số lượng nhân viên làm theo ca
3. Giai đoạn 3: Chuyển đổi số – Tận dụng sức mạnh công nghệ để chuyển đổi mô hình kinh doanh và mô hình quản trị của doanh nghiệp
Khi đã qua hai giai đoạn là Số hóa, Dữ liệu hóa, tiếp theo doanh nghiệp tiến đến giai đoạn 3 – Chuyển đổi số hoàn toàn. Chuyển đổi số hoàn toàn không phải là hết. Mà là bắt đầu chuỗi cải tiến một cách khoa học, chủ động và liên tục qua công cụ số.
Giai đoạn chuyển đổi số hoàn toàn này chỉ thật sự diễn ra khi:
- Doanh nghiệp kết nối và đồng bộ toàn bộ dữ liệu giữa hệ thống kinh doanh và quản trị với nhau, thông tin chia sẻ xuyên suốt các phòng ban và theo thời gian thực.
- Doanh nghiệp chuyển đổi số trong tư tưởng – cả trong kỹ năng, vai trò của lãnh đạo, lẫn văn hóa doanh nghiệp.
Case study chuyển đổi số Công ty Cổ phần bóng đèn phích nước Rạng ĐôngĐể doanh nghiệp dễ hình dung quá trình chuyển từ giai đoạn Số hóa, Dữ liệu hóa sang giai đoạn Chuyển đổi số, chúng tôi xin giới thiệu case study Chuyển đổi số Công ty Cổ phần bóng đèn phích nước Rạng Đông.
Trước năm 2020, Rạng Đông cũng như những doanh nghiệp khác phải đối mặt với Covid-19 và đứt gãy chuỗi cung ứng. Đặc biệt tại thời điểm 2019, Rạng Đông còn phải khắc phục những thiệt hại từ việc cháy nhà máy: Thiệt hại 150 tỷ đồng, hư hỏng toàn bộ sản phẩm và cơ sở vật chất.
Chuyển đổi số đã giúp Rạng Đông từ một doanh nghiệp đứng bên bờ vực phá sản đến doanh nghiệp nghìn tỷ, tăng trưởng vượt mức trong thời kỳ đại dịch.
– Năm 2020 – 2022: Rạng Đông thực hiện số hóa riêng lẻ và đồng bộ hóa từng module chức năng.
+ Bước 1: Chuẩn hóa các hoạt động và thay đổi chiến lược sản phẩm/ mô hình kinh doanh.
- Chuẩn hóa: Tinh gọn, chuẩn hoá, số hoá, tự động hóa các quy trình hoạt động, vận hành bằng CNTT dựa trên như: nâng cấp hạ tầng, tự động hóa vận hành quy trình; bổ sung và thu thập các dữ liệu.
- Thay đổi chiến lược sản phẩm/ mô hình kinh doanh: Rạng Đông thực hiện việc thương mại hóa chiến lược sản phẩm của mình thông qua việc chuyển dịch cơ cấu các sản phẩm truyền thống sang các sản phẩm giá trị tằng cao (LED và phích nước); chuyển dịch mô hình B2B sang B2BC, D2C, O2O; tham gia các mô hình TMĐT mở rộng: Kinh doanh trực tuyến TMĐT; kinh doanh trực tuyến đại lý.
+ Bước 2: Ứng dụng công nghệ số vào các chức năng chính:
- Ứng dụng các mô phỏng thực (CAD); hệ thống giám sát thực (Module MES, CAM, CAE); công cụ số (giải pháp quản lý hệ thống phân phối (DMS), ERP, các ứng dụng nội bộ (My Rạng Đông, Hi Rạng Đông), showroom online…).
+ Bước 3: Đồng bộ hóa từng chức năng, phát triển các trục kết nối. Việc này được doanh nghiệp ví như “thực hiện mài giũa các bánh răng riêng lẻ”.
+ Bước 4: Để nâng cao hiệu suất quá trình chuyển đổi số, Rạng Đông sử dụng phần mềm hoạch định nguồn doanh nghiệp tích hợp (SAP B1) để quản trị dữ liệu bán vào hệ thống phân phối (Sale – in) và danh mục dữ liệu hàng hóa kinh doanh (Item Master data) để sử dụng trên tất cả hệ thống.
+ Xuyên suốt quá trình, Rạng Đông xây dựng và sử dụng các OKR để quản lý vận hành tốt việc tiếp cận, tư vấn, chốt đơn, đặt hàng, thu thập thông tin, chăm sóc khách hàng…
– Kết quả đạt được: Sau 2 năm tiến hành số hóa, Rạng Đông đã đạt được một số thành công: Năm 2020 – 2022 có mức tăng trưởng 15 – 20%/năm ( năm 2015 – 2022 tăng 8 – 10%). Đến nay, chuyển đổi số Rạng Đông đã vượt qua được xác suất thất bại và bước đầu thành công.
Tổng quan quá trình chuyển đổi số của Rạng Đông (Nguồn: laodongxahoi.net)
– Mục tiêu năm 2023: Tiếp nối tiến trình chuyển đổi số, trong năm 2023 Rạng Đông hướng tới thực hiện ghép các module thành một bộ máy hoàn chỉnh, “khớp nối đồng bộ các bánh răng” đã bánh đà tăng trưởng quay, hướng tới chuyển đổi số toàn diện: văn hóa lâu dài, sự tái tạo bền vững, số hóa liên tục.
“Chuyển đổi số cần những con người với phẩm chất số. Ngoài kiến tạo – thích ứng – đột phá – chuyên nghiệp, con người số cần cập nhật những thứ căn bản như tư duy số, kỹ năng số và hành vi số. Hãy chọn những khâu kém nhất trong hoạt động – dùng tư duy số để thay đổi. Chọn kỹ năng kém nhất – dùng kỹ năng số để cải thiện. Chọn hành vi yếu nhất – dùng hành vi số để khắc phục”.
Ông Nguyễn Đoàn Thăng – Tổng giám đốc Công ty CP Bóng đèn Phích nước Rạng Đông.
Chuyển đổi số không thể thành công nếu doanh nghiệp bỏ quên “mặt trận tư tưởng”. Nhiều doanh nghiệp có tiềm lực tài chính tốt, sẵn sàng đầu tư các công nghệ hiện đại nhất, song việc chuyển đổi số vẫn không đạt được hiệu quả bởi nội bộ chưa đủ đồng lòng và quyết tâm.
Theo đó, các rào cản tư tưởng trong chuyển đổi số doanh nghiệp thường vấp phải đó là:
- Về nhân viên: Nhân viên không tích cực sử dụng phần mềm vì cảm thấy bị giám sát kỹ hơn, thay vì làm việc một cách tùy hứng thì giờ đây nhân viên phải hoạt động theo một khuôn khổ và được giám sát chặt chẽ bởi các chỉ số trên phần mềm. Một số trường hợp nhân viên có tuổi không thạo về công nghệ, nên bước đầu sử dụng phần mềm còn mất nhiều thời gian để làm quen.
- Về lãnh đạo: Lãnh đạo không quyết liệt triển khai vì chưa nhận thức đúng vai trò của chuyển đối số. Vì vậy các khó khăn và vấn đề trong chuyển đổi số không được phát hiện và giải quyết một cách đồng thời. Mặt khác tinh thần lãnh đạo cũng ảnh hưởng đến tinh thần nhân viên, lãnh đạo không quyết liệt dẫn đến nhân viên cũng thiếu tích cực.
Nhận định được đúng rào cản đang gặp phải, chúng tôi tin rằng những người lãnh đạo – chủ doanh nghiệp sẽ có những phương án phù hợp để giải quyết các rào cản, để quá trình chuyển đổi số thuận lợi và nhanh chạm đích.
Tạm kết
Chuyển đổi số không chỉ là xu hướng, chuyển đổi số là tất yếu xảy ra, là tương lai của các doanh nghiệp trong thời kỳ mọi thứ biến động và phát triển chóng mặt – đặc biệt là với các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất. Chuyển đổi số không chỉ giúp doanh nghiệp tăng cường năng suất, hiệu quả sản xuất mà còn giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Trên hết, chuyển đổi số là công cuộc cần diễn ra liên tục và với tinh thần cầu tiến.
Base.vn hy vọng những thông tin trong bài viết đã phần nào giúp doanh nghiệp có những đường hướng để đến gần hơn với đích cuối cùng của chuyển đổi số.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
