5 trụ cột giúp bạn thiết lập bộ máy làm việc hiệu suất cao năm 2021

17/02/2021

Năm 2021 này, đừng chỉ ngồi im “mơ ước”, bởi bạn hoàn toàn có thể bắt tay vào thiết lập một bộ máy làm việc hiệu suất cao cho riêng tổ chức mình!

Điều gì quyết định bạn là một nhà quản lý xuất sắc? 

 

Trong cuốn sách “High Output Management” của Andy Groves - cuốn sách đặt nền móng cho nhiều lý thuyết quản trị hiện đại, vị cựu CEO Intel đã nhấn mạnh, hiệu suất của người quản lý chính nằm ở hiệu suất của tổ chức mà anh ta dẫn dắt. Điều này nghe qua có vẻ đơn giản, nhưng qua đó Andy Groves muốn nhấn mạnh rằng, không quan trọng bạn có kĩ năng hay hiểu biết tốt đến đâu, quan trọng là bạn có thể vận dụng điều đó để giúp đồng đội của mình nâng cao kết quả làm việc như thế nào. Hiệu suất của tổ chức cần là mục tiêu trọng tâm của lãnh đạo. 

 

Khi nói đến câu chuyện hiệu suất, chúng ta thường nghĩ tới làm thế nào để nhân viên làm nhanh hơn, ra được nhiều sản phẩm hơn những gì chúng ta đang làm, trong cùng một khoảng thời gian. Theo cách này, chúng ta không thật sự thay đổi cách làm việc, chúng ta chỉ dùng sức để “cố gắng”. Và sự cố gắng này có giới hạn. “Work smarter, not harder”, thay vì chăm chỉ hơn thì hãy làm việc một cách thông minh hơn. Và đây là điểm thể hiện vai trò và năng lực của lãnh đạo: lãnh đạo cần thiết kế một hệ thống tổ chức chú trọng đồng thời nhiều yếu tố, tạo ra sự thay đổi tích cực từ trong nội lực nền tảng của công ty. 

 

II. Mô hình High performance work system (HPWS) - Mô hình làm việc hiệu suất cao cho năm 2021

 

High performance work system (viết tắt là HPWS) là mô hình thể hiện mối quan hệ giữa các yếu tố trụ cột tới năng suất chung của doanh nghiệp. 

 

Để phục vụ mục đích cuối cùng là tăng trưởng lợi nhuận (thường cao hơn từ 30 đến 50% so với thông thường), HPWS định hướng tổ chức của bạn tới ba giá trị cốt lõi: chi phí thấp hơn, doanh thu cao hơn và năng suất làm việc được cải thiện tốt hơn.

 

Để làm được điều đó, một bộ máy làm việc hiệu suất cao cần thiết lập chặt chẽ trên đồng thời 5 trụ cột:

 

mo-hinh-hpws

Ảnh 1:  5 trụ cột của bộ máy làm việc hiệu suất cao

 

Cụ thể, 5 trụ cột này bao gồm: 

 

  • Cơ cấu tổ chức (Organizational structure): Là khung xương, là bước đầu tiên trong việc xây dựng bộ máy làm việc, thiết kế ra một cơ cấu tổ chức hợp lý giúp tổ chức đủ ổn định để vận hành trôi chảy mà không cần quá nhiều sự giám sát từ phía lãnh đạo cấp cao. 

  • Thiết kế nhiệm vụ (Task design): Thiết kế nhiệm vụ giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, đảm bảo những công việc quan trọng nhất luôn được đầu tư để hoàn thành tốt nhất, đồng thời cũng là nền tảng để doanh nghiệp tìm kiếm người phù hợp nhất. 

  • Đội ngũ nhân sự (People): Quy trình hay công việc có thể được tự động hoá một phần nhờ máy móc và công nghệ, nhưng suy cho cùng, đội ngũ nhân sự phù hợp cả về văn hóa và năng lực mới là yếu tố thực thi quan trọng tạo nên thành công của doanh nghiệp. Xây dựng cơ chế tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự bài bản sẽ giúp doanh nghiệp khai phá được tiềm năng của nhân sự - một lợi thế cạnh tranh không thể sao chép. 

  • Cơ chế lương thưởng (Reward System): Tuy không trực tiếp tham gia vào các hoạt động tạo ra sản phẩm, nhưng một chính sách lương thưởng hợp lí và xứng đáng sẽ là đòn bẩy thúc đẩy nhân sự nâng cao năng suất để hoàn thành mục tiêu.

  • Hệ thống thông tin (Information System): Hoạt động giao tiếp được ví như mạch máu của doanh nghiệp, cần được tổ chức khoa học để mọi nhân viên đều có thể tiếp cận nhanh, đúng, đủ các thông tin cần thiết phục vụ công việc: thông tin về chính sách, quy định, tri thức nội bộ, các trao đổi công việc,...

 

Các trụ cột trong bộ máy làm việc khi kết hợp với nhau sẽ tạo ra hàng loạt kết quả tích cực như:

 

  • Chất lượng thành phẩm đầu ra cao, tỷ lệ phế phẩm thấp

  • Khách hàng hài lòng về sản phẩm/dịch vụ

  • Nhân viên hài lòng với điều kiện làm việc tại tổ chức

  • ...

 

Quá trình tác động tới lợi nhuận của mô hình HPWS có thể được mô tả theo sơ đồ:

 

mo-hinh-hpws

Ảnh 2: Cách bộ máy làm việc hiệu suất cao tác động tới lợi nhuận của tổ chức

 

 

Kể từ khi được giới thiệu, HPWS đã trở thành nền tảng cho bộ máy làm việc hiệu suất cao của nhiều doanh nghiệp lớn trên thế giới như Norwest, Men⑊'s Wearhouse, ServiceMaster, Southwest Airlines, Virgin Atlantic Airways, Toyota hay Walmart. Tại Việt Nam, các tổ chức hay doanh nghiệp hoàn toàn có thể áp dụng mô hình này để thiết lập một bộ máy làm việc hiệu suất cao cho riêng mình. Khi tổ chức của bạn thêm mới hoặc thay đổi mục tiêu hoạt động, 5 trụ cột trong bộ máy đều có thể linh hoạt thay đổi để phục vụ các mục tiêu mới.

 

Dựa trên lý thuyết về mô hình HPWS, chúng tôi sẽ chỉ dẫn cho bạn cách thức xây dựng và tối ưu từng yếu tố trong 5 trụ cột của bộ máy làm việc hiệu suất cao. Lưu ý rằng bên cạnh nỗ lực tối ưu cả 5 yếu tố cùng lúc (vốn rất khó), bạn có thể lựa chọn tập trung nguồn lực của tổ chức vào tối ưu từng yếu tố lần lượt vào từng thời điểm thích hợp. 

 

Trụ cột #1. Cơ cấu tổ chức (Organizational structure)

 

“Điểm bắt đầu của quản trị là thiết kế tổ chức khoa học”. Và căn bản nhất của thiết kế tổ chức chính là cơ cấu tổ chức. 

 

Khi nói về cơ cấu tổ chức, chúng ta thường liên tưởng đến những sơ đồ cây thể hiện cơ cấu các phòng ban, vị trí,..., Đôi khi, có một số người lầm tưởng rằng chúng như một mặc định đơn giản, công ty cần chức năng thì hình thành bộ phận đó. Điều đó có thể dẫn tới việc xây dựng vị trí tùy tiện, gây lãng phí nguồn lực tổ chức. 

 

Vậy bản chất của cơ cấu tổ chức là gì?

 

  • Tuyến mệnh lệnh: Suy cho cùng, mô hình tổ chức là sự sắp xếp quy trình nhận lệnh của các cấp: Ai sẽ báo cáo cho ai? Ai có quyền ra lệnh cho ai? Việc xây dựng tuyến lệnh có tác dụng tạo nên bộ khung cơ bản cho việc hoàn thiện mô hình sau này.

  • Số lượng kiểm soát tối ưu: Mục này đề cập đến số lượng cấp dưới mà nhà quản lý có thể quản lý hiệu quả. Càng nhiều nhân sự cấp dưới, số lượng nhân sự cấp trên ngày càng phải được tăng cường.

  • Phân bổ quyết định: Ai nắm quyền ra quyết định trong tổ chức? Trả lời được câu hỏi này, bạn sẽ biết tổ chức của mình thuộc loại cơ cấu nào. Nếu quyền quyết định chỉ tập trung vào tay một cá nhân, tổ chức sẽ thuộc cơ cấu tập trung. Còn nếu quyền được chia cho nhiều người, đó là biểu hiện của cơ cấu phân cấp.

  • Phân chia phòng ban (hay còn được gọi là chuyên môn hóa phòng ban): Tính chuyên môn hóa càng cao, tổ chức càng có nhiều lợi ích bởi nó cho phép nhân viên có thể làm chủ trong từng lĩnh vực cụ thể. Tuy nhiên, chuyên môn hóa thấp lại mang đến sự linh hoạt vì nhân viên có thể dễ dàng giải quyết đa dạng nhiệm vụ.

  • Phân chia bộ phận: Điều này liên quan đến quá trình làm việc giữa các phòng ban với nhau. Nếu tổ chức có sự phân chia cứng nhắc, sự tương tác giữa các phòng ban sẽ bị hạn chế. Có 5 phương thức phân chia bộ phận doanh nghiệp có thể áp dụng: Theo chức năng, Theo sản phẩm, Theo khu vực, Theo quy trình, Theo khách hàng.

 

Theo định nghĩa này, khi xây dựng cơ cấu tổ chức, dù theo mô hình nào, doanh nghiệp cũng cần lưu ý tới các câu hỏi sau đây: 

 

  • Cơ cấu tổ chức hiện tại có giúp phát huy lợi thế cạnh tranh của tổ chức không?

  • Cơ cấu tổ chức hiện tại có giúp các phòng ban có nguy cơ mâu thuẫn phối hợp tốt hơn không?

  • Cơ cấu tổ chức hiện tại liệu có quá phân tầng quá dày hay quá mỏng?

  • Cơ cấu tổ chức hiện tại có đảm bảo trách nhiệm giải trình rõ ràng của từng vị trí? 

  • Cơ cấu tổ chức hiện tại có đủ linh hoạt cho việc phát triển các chiến lược mới và thích ứng với sự thay đổi không?

 

Dựa trên các đặc điểm đó, có 5 mô hình tổ chức phổ biến nhất.

 

bo-may-lam-viec

Ảnh 3: Minh hoạ mô hình Quản lý phi tập trung (Holacratic Organizations)

 


Trụ cột #2. Phân công nhiệm vụ (Task design)

 

Trong câu chuyện về thiết kế tổ chức, bên cạnh cơ cấu thì thiết kế nhiệm vụ cũng là một yêu cầu mang tính nền tảng. Nếu như doanh nghiệp là một bộ máy để hướng tới mục tiêu chung, thì thiết kế nhiệm vụ chính là việc chia nhỏ mục tiêu đó thành các đầu việc và phân công nó tới người có năng lực thực hiện nhiệm vụ đó nhất. 

 

Việc đầu tiên trong hoạt động thiết kế nhiệm vụ chính là liệt kê các danh mục công việc cần hoàn thành trong tổ chức của bạn (job function). Khác với JD (job description) mà ta thường nghe đến - sẽ tập trung mô tả các kỳ vọng công việc chung chung, job function tập trung vào các hoạt động mà tổ chức cần làm trong một ngày làm việc. Ví dụ, thay vì nói “phục vụ bàn”, job function sẽ đi vào liệt kê rõ các công việc: mở cửa đón khách; đưa menu và giải thích menu tới khách; nhận order và báo bếp,... 

 

Một job function đủ chi tiết sẽ bao gồm đầy đủ các thông tin: 

 

  • Mô tả nhiệm vụ
  • Mục tiêu nhiệm vụ
  • Tiêu chí đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ
  • Tần suất thực hiện
  • Những người liên quan và hỗ trợ cho nhiệm vụ
  • Người nhận báo cáo về nhiệm vụ
  • Những vấn đề có thể xảy ra cản trở việc hoàn thành nhiệm vụ

 

Từ sự chuẩn hoá về mặt chức năng, nghiệp vụ, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tiến gần hơn đến việc chuẩn hóa con người, và đích đến là chuẩn hóa bộ máy nhân sự. Với job function, doanh nghiệp có thể vạch ra được đâu là bộ khung năng lực cần thiết cho tuyển dụng và đào tạo. Đồng thời, giúp định hướng và hướng dẫn nhân sự làm việc hiệu quả, xóa bỏ những rắc rối không đáng có khi chuyển giao công việc.

 

Doanh nghiệp cần hiểu rằng các vị trí phải được thiết kế dựa trên kết quả đầu ra mong muốn chứ không phải năng lực con người. Khi xây dựng công việc dựa trên con người, họ vô tình xác định giá trị của vị trí đó bằng tổng những gì mà người phụ trách có khả năng làm. Vì vậy rất dễ xảy ra những nhận định sai lầm như một vai trò sẽ trở nên quan trọng khi người đảm nhiệm là người có trọng lượng trong doanh nghiệp và ngược lại, một vai trò được đánh giá không quan trọng nếu như người phụ trách hoạt động không năng suất.

 

Song song với việc thiết kế nhiệm vụ, doanh nghiệp cũng cần tiến hành thiết kế các luồng công việc để dòng chảy công việc được trôi chảy. Doanh nghiệp càng phức tạp với nhiều vị trí và đầu việc, vấn đề về quản lý dòng chảy càng phức tạp. 

 

Nguyên nhân là bởi công việc không phát sinh và hoàn thành theo từng cá nhân độc lập, mà nằm trong mối quan hệ với các cá nhân khác. Công việc của sếp là ra quyết định dựa trên đề xuất của nhân viên, công việc của nhân viên là theo giao phó của sếp, và các công việc chung nằm dưới sự phối hợp thực hiện từ nhiều bộ phận. Nếu không được quy hoạch chặt chẽ, dễ dẫn tới tình trạng tắc nghẽn, quá tải công việc tại một điểm, không được giải quyết. 

 

Bạn có thể tham khảo Bộ ứng dụng quản lý công việc Work+ giúp giải quyết công việc theo 3 luồng chặt chẽ này. 

 

mo-hinh-3-chieu

Ảnh 4: Mô hình 3 chiều trong trụ cột Task design của bộ máy làm việc

 

Trụ cột #3. Đội ngũ nhân sự (People)

 

Sau khi đã “bố trận” với các hệ thống vị trí, công việc được chuẩn hóa, công việc tiếp theo của doanh nghiệp là “bày binh”, bao gồm công việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự. 

 

Đối với hoạt động tuyển dụng nhân tài, một lộ trình tuyển dụng căn bản sẽ bao gồm các bước như sau:

 

  • Xác định yêu cầu tuyển dụng: Đâu là những phẩm chất, kỹ năng, tính cách của một ứng viên sáng giá? Những yêu cầu về tuyển dụng này sẽ được xác định dựa trên các job function được vạch ra trong hoạt động trước

  • Mở “phễu” tuyển dụng để thu hút nhân sự: Chiến lược thu hút ứng viên này dựa trên 2 yếu tố: thương hiệu tuyển dụng sẵn có của công ty và đặc trưng ứng viên cần tuyển dụng, từ đó xác định được các kênh tuyển dụng nên nhắm tới. Đó có thể là các trang mạng việc làm (job sites), mạng xã hội, chương trình giới thiệu nhân viên (employee referral programs), head hunt,... 

  • Quy trình tuyển chọn và đánh giá: Một quy trình tuyển chọn căn bản thường gồm 2 bước là lọc CV ứng viên và phỏng vấn, tuy nhiên tùy vào đặc trưng vị trí và các ưu tiên của công ty mà có thể bổ sung các bước khác như test kĩ năng, test tính cách, thử việc trực tiếp,....  Việc đánh giá cũng cần được thiết kế để đảm bảo tính khách quan và công bằng giữa các thí sinh.

  • Xác minh thông tin ứng viên (reference checking): là quá trình tại đây mà nhà tuyển dụng sẽ làm sáng tỏ thêm trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng và tính cách của ứng viên thông qua các kênh tham khảo như: lãnh đạo cũ, đồng nghiệp cũ,... Bước này sẽ làm sáng tỏ những điểm còn chưa rõ ràng về ứng viên, giúp quyết định cuối cùng chính xác hơn.  

  • Offer & Onboarding: Tưởng chừng đã là bước cuối không còn gì quan trọng, tuy nhiên nếu thực hiện offer không đủ nhanh chóng, doanh nghiệp có thể đánh mất ứng viên. Onboarding cũng sẽ là thời điểm quyết định về ấn tượng của nhân viên đối với tổ chức, cần phải được chuẩn hóa.  

 

Suốt dọc hành trình tuyển dụng này, sẽ có rất nhiều dữ liệu cần quản lý và các công việc thủ công có thể làm tốn chi phí thời gian, nhân lực của doanh nghiệp. Việc sử dụng công nghệ Hệ thống quản trị tuyển dụng Applicant Tracking System (ATS) - có thể giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn diện, tập trung về hoạt động tuyển dụng, gia tăng tốc độ tuyển dụng của doanh nghiệp. 

 

Sau khi ứng viên đã trở thành nhân viên chính thức, đồng nghĩa với việc họ đã là một phần của tổ chức. Nếu bạn muốn gia tăng hiệu suất chung của tổ chức, hãy đầu tư nhiều nguồn lực hơn cho việc đào tạo và phát triển năng lực của họ.

 

Bạn có thể tham khảo áp dụng mô hình 4Cs - Một mô hình toàn diện giúp tổ chức kiến tạo thói quen học tập và môi trường học tập tích cực cho nhân sự. 

 

dao-tao-nhan-su

 

Ảnh 5: Mô hình 4Cs để kiến tạo môi trường học tập trong tổ chức

 

  • Course: Mỗi chương trình đào tạo riêng lẻ trong tổ chức giống như một miếng lego, việc đóng gói chúng lại một cách bài bản sẽ giúp truyền tải nội dung dễ hơn, hữu dụng trong lâu dài và tiết kiệm một khoản lớn chi phí đào tạo hàng năm.
  • Check: Kiểm tra là một công đoạn cần thiết giúp con người giảm thiểu sai sót trên môi trường thực tế.
  • Certification: “Chứng chỉ hóa” mọi nội dung đào tạo có thể tạo động lực cho nhân sự chinh phục những tri thức mới
  • Community: Mô hình hỏi-đáp, chia sẻ cộng đồng là một giải pháp hữu ích giúp tổ chức giảm thiểu ma sát và rút ngắn khoảng cách về tri thức giữa các bộ phận khác nhau và giữa những nhân viên cũ - mới.

 

Song song với quá trình học tập thường xuyên, doanh nghiệp cần xây dựng lộ trình phát triển của nhân sự - như một sự ghi nhận về năng lực cho nhân viên. Một kế hoạch về phát triển nhân sự cần vạch rõ các hoạt động mà nhân sự cần phải hoàn thành để đạt được cột mốc mới trong sự nghiệp. Bản thân nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch này, nhưng tổ chức cũng phải chịu trách nhiệm tạo điều kiện tối đa cho nhân sự trong quá trình đó. 

 

Hiện tại, Bộ giải pháp quản trị nhân sự Base HRM+ đang cung cấp đầy đủ các công cụ cần thiết để doanh nghiệp triển khai kế hoạch L&D, bao gồm mô hình 4C và kế hoạch phát triển nhân sự (PIP). Bạn có thể đặt lịch demo tại đây

 

bo-may-nang-suat-cao

 

4. Hệ thống khen thưởng (Reward System)

 

Theo nguyên tắc Hiệu suất - Phần thưởng, một khi được hứa hẹn trao thưởng, nhân viên sẽ muốn làm việc hiệu quả hơn để theo đuổi lợi ích đó cho bản thân. Như vậy, hệ thống lương thưởng không chỉ đơn thuần là một khoản chi phí, mà quan trọng hơn, đó là công cụ quản trị để điều chỉnh hành vi của nhân sự theo định hướng của tổ chức. 

 

Kết quả khảo sát của 15Five cũng cho thấy, 65% nhân viên cho biết nguyên nhân hàng đầu khiến họ không có động lực tới công ty là cảm thấy công việc đang làm bị đánh giá thấp hoặc không được công nhận xứng đáng.

 

Chiến lược lương thưởng của doanh nghiệp chia thành 2 loại chính: các đãi ngộ tài chính và đãi ngộ phi tài chính. 

 

Các đãi ngộ tài chính bao gồm các hình thức: lương trả: theo vị trí công việc (định giá thị trường), trả theo năng lực của người đảm nhận và trả theo hiệu quả làm việc. Ngoài ra, đãi ngộ tài chính cũng bao gồm lương hưu, các khoản thưởng tiền mặt,... 

 

Đãi ngộ phi tài chính tập trung vào các yếu tố tinh thần như sự ghi nhận, vinh danh, công danh, các cơ hội học tập, môi trường làm việc,...

 

Các hình thức lương thưởng có thể được hệ thống theo ma trận sau:

 

bo-may-lam-viec

Ảnh 6: Mô hình các hình thức lương thưởng

 

Một hệ thống lương thưởng tốt nhất cho tổ chức cần được thiết kế bao gồm tất cả các loại hình khen thưởng. Trong đó, có một số hình thức thưởng sẽ được gắn chặt với hiệu quả công việc. Mối quan hệ giữa hình thức lương thưởng và hệ thống quản trị hiệu suất có thể được thể hiện qua mô hình sau: 

 

mo-hinh-hieu-suat-cao

Ảnh 7:  Ma trận đánh giá hiệu suất trực quan

 

Trong quá trình phát triển, doanh nghiệp vẫn cần tiếp tục lưu ý để điều chỉnh bài toán về chính sách đãi ngộ bán hàng sao cho phù hợp nhất. 

 

Có một số tiêu chí mà doanh nghiệp nên cân nhắc khi thay đổi chính sách đãi ngộ như sau: 

 

  • Sự đơn giản: Khi nhà quản trị đưa ra quá nhiều biến số để quyết định mức đãi ngộ cho nhân viên, họ sẽ cảm thấy bối rối và có khi sẽ quay lại cách làm cũ. Theo đó, nhà quản trị nên đề xuất một bản kế hoạch thật đơn giản, trong đó cần phải chỉ ra rõ ràng đâu là những kết quả cốt lõi giúp nhân viên đạt thưởng cao nhất.

  • Sự phù hợp: Chính sách đãi ngộ về cốt lõi cũng là công cụ để thực hiện mục tiêu, bởi vậy câu hỏi đầu tiên cần đặt ra khi xây dựng hệ thống lương thưởng là : Đâu là mục tiêu quan trọng nhất cho năm tiếp theo. 

  • Sự tức thời: Hãy để nhân viên nhìn thấy quả ngọt của sự thành công và nỗi đau của sự thất bại ngay lập tức trên chính bảng lương của họ. Bất kỳ sự trì hoãn nào trong việc thể hiện những hành vi (cả tốt lẫn xấu) của các nhân viên thành hệ quả về tài chính đều có thể làm giảm tầm ảnh hưởng của kế hoạch đãi ngộ. 

 

5. Hệ thống thông tin (Information System)

 

Mỗi ngày, không thể thống kê được chính xác có bao nhiêu thông tin được chuyển giao và tiếp nhận trong doanh nghiệp.

 

Vậy nhưng, một thống kê cho thấy một nhân viên trung bình vẫn mất 2,5 tiếng mỗi ngày để tìm kiếm được thông tin phục vụ cho công việc của mình - tương đương một tuần mỗi tháng, mà không tạo ra nhiều giá trị. Cải thiện hệ thống thông tin chính là cải thiện cơ sở hạ tầng để nâng cao hiệu suất trong doanh nghiệp. 

 

Hãy tưởng tượng hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp giống như hoạt động giao thông công cộng, ở đó thông tin nội bộ cũng giống như những loại phương tiện.

 

Nếu như tất cả những phương tiện này đều đổ ra đường, chắc chắn không tránh khỏi tình trạng ùn tắc. Chiếc xe không thể tiếp cận đích đến, hoặc phải đi đường vòng rất tốn thời gian. Nhưng nếu bạn quy hoạch lại chúng một cách khoa học, việc lưu thông tự khắc sẽ rất thuận lợi hơn nhiều.

 

Việc quy hoạch hệ thống thông tin có thể chia thành 4 tầng theo nội dung giao tiếp như sau:

 

  • Tầm nhìn, sứ mệnh: Là tầng nội dung quan trọng nhất, định hình hình ảnh và cách thức hoạt động mang lại giá trị của tổ chức. Nhiều tổ chức hiện đang sử dụng các mạng xã hội như Facebook, Zalo như một cách tận dụng kênh giao tiếp miễn phí hiện có, nhưng các kênh này đều sớm bộc lộ nhược điểm. Thông điệp được truyền tải không có được cấu trúc chính thống và không thể đi thẳng từ lãnh đạo xuống nhân viên, cũng khó đảm bảo rằng mọi người đều đã tiếp cận được tới chúng.
  • Chính sách, nội quy hoạt động: Là khung nội dung được ban hành như một thước đo quy chiếu cho nhân viên thực hiện trách nhiệm của mình. Lý tưởng nhất, việc truyền tải và lưu trữ chính sách phải được diễn ra chính xác, hiệu quả và bảo mật. Tuy nhiên, quy trình phê duyệt và xử lý công văn truyền thống ngày càng bộc lộ sự chậm chạp, lỗi thời, tiềm ẩn quá nhiều rủi ro, cũng như tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức.
  • Quy trình và công việc: Dù bộ máy tổ chức của bạn hoạt động theo mô hình phòng ban, dự án hay luồng quy trình thì tầng giao tiếp này vẫn giống nhau: diễn ra xung quanh nhiệm vụ, công việc hàng ngày của các thành viên trong tổ chức. Thường xuyên nhất, đó là các hoạt động giao việc, báo cáo kết quả công việc, trao đổi bình luận và kiểm tra đánh giá lẫn nhau. Tuy nhiên đó cũng có thể là khi bạn phải tốn thời gian liên lạc với nhân viên để nhắc nhở công việc và deadline mỗi ngày. 
  • Giao tiếp thường nhật: Là tầng nội dung giao tiếp cuối cùng, với ý nghĩa và luồng thông tin đơn giản, xoay quanh tất cả các hoạt động trao đổi thông tin của nhân viên. Facebook, Skype,... có thể đáp ứng được tốt nhu cầu này, nhưng trên thực tế, chúng lại không thực sự phù hợp để áp dụng vào trong tổ chức. Bởi các phần mềm chat này khiến nhân viên phân tán tư tưởng, gây nhiễu thông tin và làm lẫn lộn các mối quan hệ cá nhân và công việc. 

 

quan-tri-giao-tiep

Ảnh 8: Mô hình 4 tầng nội dung giao tiếp trong tổ chức

 

Với vô vàn nội dung và thông điệp được truyền tải hàng giờ như vậy, thật khó để quản lý hết hệ thống thông tin của tổ chức chỉ bằng thao tác thủ công và các ứng dụng “tận dụng miễn phí”. Sự hỗ trợ của công nghệ dường như là không thể thiếu.

 

Bộ giải pháp quản trị thông tin & giao tiếp nội bộ Base Info+ là một mảnh ghép phù hợp cho trụ cột cuối cùng của bộ máy làm việc hiệu suất cao. Bộ giải pháp bao gồm nhiều ứng dụng chuyên biệt để giải quyết triệt để và rõ ràng từng tầng thông tin khác nhau, rồi lắp ghép lại tổng thể lại thành một Hệ thống thông tin minh bạch xuyên suốt tổ chức.

 

quan-tri-giao-tiep

Ảnh 9: Base Office, một ứng dụng trong bộ giải pháp quản trị giao tiếp, chuyên dùng để xét duyệt và ban hành công văn

 

IV. Tạm kết

 

Một bộ máy làm việc hiệu suất cao là ước muốn của bất kỳ nhà lãnh đạo tổ chức nào. Điều đó lại càng đúng hơn trong bối cảnh của năm 2021, khi mà dịch bệnh Covid-19 vừa qua đã khiến nền kinh tế nói chung và tình hình hoạt động của các tổ chức nói riêng gặp nhiều khó khăn đáng kể.

 

Quá trình thiết lập 5 trụ cột của bộ máy sẽ đòi hỏi nhiều thời gian và công sức; nhưng sự đầu tư này chắc chắn sẽ “có lãi” trong kế hoạch tăng trưởng dài hạn. Với những chỉ dẫn cụ thể từ bài viết này, cộng với tâm thế sẵn sàng và quyết tâm mạnh mẽ, chắc chắn tổ chức của bạn sẽ đạt được thành công!

 

Base.vn - Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +5000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, Sacombank, VPBank, VinCommerce, Golden Gate, Pizza Hut, McDonald⑊'s, Goldsun Media Group, The Coffee House, 30Shine, Kids Plaza, Decathlon, Bamboo Airways, Phục Hưng Holdings, Novaland Group, Cen Group, Đại Học Văn Lang, Đại Học Ngoại Thương, Amanotes, Bệnh Viện Nhi Đồng Thành Phố,...

 

Để tìm hiểu thêm và tham gia demo trải nghiệm các giải pháp trong nền tảng Base.vn, vui lòng để lại thông tin đăng ký tại đây.

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

Đừng để mục tiêu kinh doanh năm mới chỉ “nằm trên giấy”: 4 bước xây dựng hệ thống quản trị mục tiêu và thực thi hiệu quả

Đầu năm mới là thời điểm lý tưởng để lên mục tiêu và kế hoạch hành động cho doanh nghiệp trong 12 tháng sắp tới. Nhưng bao nhiêu trong số đó có thể trở thành hiện thực? Bài viết từ Base.vn bóc tách 3 sai lầm thường gặp để giúp bạn xây dựng hệ thống mục tiêu và bộ máy thực thi hiệu quả nhất.

Review top 6 phần mềm tính lương nổi bật nhất hiện nay

Xây dựng bảng lương và tính lương là một trong những nghiệp vụ nhân sự quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến từng nhân viên. Nếu trải nghiệm đó không đáng tin cậy, thường xuyên sai sót hoặc mất quá nhiều thời gian thì chắc chắn sẽ làm nảy sinh nhiều vấn đề rắc rối.

Ra mắt chính thức Bộ giải pháp quản trị và phát triển nhân sự toàn diện Base HRM+

Mới đây, trong sự kiện Base 2020, Base.vn đã chính thức cho ra mắt Bộ giải pháp quản trị và phát triển nhân sự toàn diện Base HRM+.

Đăng ký nhận bản tin