Trong một vài thập kỷ qua, chúng ta đã chứng kiến sự thay đổi đáng kể trong lĩnh vực Quản trị nhân sự. Vai trò của HR trong doanh nghiệp dịch chuyển từ quản lý hành chính đơn thuần sang những nhiệm vụ quan trọng mang tính chiến lược như: xây dựng thương hiệu tuyển dụng, đào tạo phát triển nhân tài… Do đó, nhu cầu phân tích dữ liệu nhằm đo lường và tối ưu trong HR trở nên thiết yếu không kém gì các bộ phận Marketing hay Sales.
Qua đó, nền tảng dữ liệu nhân sự (Employee data platform) được phát triển và trở thành một trong những công cụ chiến lược cho bộ phận HR. Vậy employee data platform là gì, sẽ đóng góp ra sao vào sự phát triển của doanh nghiệp và làm thế nào để chúng ta bắt đầu với nó? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp định nghĩa, ví dụ và hướng dẫn triển khai chi tiết cho các doanh nghiệp.
1. Employee data platform là gì?
1.1. Định nghĩa
Employee data platform – Nền tảng dữ liệu nhân sự là một hệ thống thu thập, xử lý và phân tích toàn bộ thông tin nhân sự, nhằm hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện hiệu suất, tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên và tối ưu chi phí nhân sự.
Cụ thể, employee data platform (viết tắt: EDP) có thể thu thập từ những thông tin cơ bản về nhân sự như vai trò chức năng, mức lương, thâm niên… cho đến những dữ liệu phức tạp hơn như hiệu suất làm việc, mức độ gắn kết… Bằng cách ứng dụng EDP, bạn có thể trả lời các câu hỏi sau:
- Tỷ lệ nghỉ việc của nhân sự (turnover rate) là bao nhiêu?
- Nhân viên nào sẽ rời tổ chức trong vòng một năm tới?
- Mất bao lâu để một nhân sự hoàn vốn cho công ty?
Hầu hết các chuyên gia nhân sự sẽ dễ dàng trả lời câu hỏi đầu tiên. Tuy nhiên, trả lời hai câu hỏi còn lại sẽ phức tạp hơn, đặc biệt khi bạn không có dữ liệu về khía cạnh đó. Đó là lý do tại sao bạn cần tới một nền tảng dữ liệu như EDP.
1.2. Cách hoạt động của nền tảng dữ liệu nhân sự
Giả sử bạn muốn đo lường tác động của sự gắn kết của nhân viên lên hiệu quả kinh doanh. Để đo lường mối quan hệ này, bạn cần kết hợp eNPS (chỉ số hài lòng của nhân sự) từ kết quả khảo sát nhân viên hàng năm với dữ liệu về doanh thu trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Những dữ liệu này đang nằm trên các hệ thống khác nhau.
Nền tảng EDP sẽ giúp bạn nhanh chóng trích xuất dữ liệu từ các hệ thống và bắt đầu xử lý, lọc ra các dữ liệu có ý nghĩa và đánh giá mối quan hệ tương quan giữa chúng. Không chỉ vậy, công cụ còn hỗ trợ xây dựng các báo cáo tự động và chi tiết. Người dùng vừa có thể theo dõi tác động của eNPS lên doanh thu nói chung, vừa có thể nhanh chóng so sánh kết quả giữa các chi nhánh và bộ phận khác nhau.
Biểu đồ dưới đây sẽ minh hoạ rõ hơn về cách hoạt động của Employee data platform.
Các nguồn dữ liệu HR từ nhiều hệ thống khác nhau được tổng hợp về một nguồn để xử lý và phân tích
2. Tầm quan trọng của Employee data platform
Việc sử dụng EDP cho phép các nhà lãnh đạo nhân sự theo dõi các chỉ số quan trọng, đo lường hiệu quả của các chiến dịch, từ đó thúc đẩy ba yếu tố mấu chốt mà bất cứ tổ chức nào cũng mong muốn cải thiện: năng suất làm việc, mức độ gắn kết và tỷ lệ giữ chân nhân sự. Cụ thể biểu hiện qua các khía cạnh sau:
2.1. Cải thiện quy trình tuyển dụng
Bên cạnh việc cạnh tranh khách hàng, các công ty hiện nay còn phải tham gia vào một cuộc chiến không kém phần gay gắt – cuộc chiến thu hút nhân tài. Là chuyên gia tuyển dụng, bạn cần đo lường được: Có bao nhiêu ứng viên nộp CV, bao nhiêu ứng việc rời đi trong quá trình ứng tuyển? Bạn cần liên hệ với bao nhiêu ứng viên trước khi có thể lấp đầy một vị trí? Nền tảng EDP sẽ cho bạn thấy bức tranh tổng quan và nhìn nhận được một cách rõ ràng đâu là nút thắt gây tắc nghẽn trong quy trình tuyển dụng.
2.2. Giảm tỷ lệ nghỉ việc
Thách thức giữ chân nhân sự ngày càng trở nên khó khăn, đặc biệt là với lực lượng lao động trẻ hiện nay không ngại chuyển đổi công việc. Nền tảng EDP sẽ giúp bạn thu thập dữ liệu từ các cuộc phỏng vấn nghỉ việc và xác định đâu là những yếu tố góp phần gây ra sự tiêu hao nhân lực, từ đó đưa ra những biện pháp khắc phục để kiểm soát turnover rate (tỷ lệ nhân viên nghỉ việc) của tổ chức trong tương lai.
Cải thiện trải nghiệm nhân viên
Việc cần thiết của các nhà quản lý và chuyên gia nhân sự là nắm được những yếu tố nào đang ảnh hưởng đến trải nghiệm của nhân viên theo những cách tích cực và tiêu cực. Nhiều tổ chức không nhận ra rằng hành trình trải nghiệm của nhân viên bắt đầu từ giai đoạn tuyển dụng. Tương tác đầu tiên của bạn với ứng viên trước khi tuyển dụng cũng quan trọng không kém đối với bất kỳ quy trình liên quan đến nhân sự nào khác. Nền tảng EDP sẽ hỗ trợ bạn trong việc lưu giữ mọi điểm chạm, mọi tương tác và trải nghiệm của ứng viên.
2.3. Tăng năng suất làm việc
Năng suất sẽ luôn dao động và có một loạt các yếu tố ảnh hưởng đến điều đó. Điều này có thể bao gồm cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc, người quản lý và đồng nghiệp, sự hài lòng trong công việc và những yếu tố khác. Thu thập dữ liệu về những gì đang tác động đến năng suất nhân sự sẽ cung cấp cho bạn những insight nhất định để thực hiện các biện pháp khắc phục.
2.4. Thúc đẩy sự tin tưởng của nhân viên
Nhờ nền tảng dữ liệu nhân sự, đội ngũ của bạn có thể nắm rõ mình đang phát triển ra sao về mặt tài chính cũng như kỹ năng, kiến thức, và sự phát triển đó được tổ chức ghi nhận như thế nào. Hệ thống EDP giúp minh bạch hóa mối quan hệ giữa công ty và người lao động, tạo môi trường làm việc tích cực và công bằng. Điều này rất quan trọng để gây dựng và duy trì lòng tin của nhân viên – một yếu tố mấu chốt để đạt được mức độ gắn kết và tỷ lệ giữ chân nhân sự cao.
3. Hướng dẫn triển khai Employee data platform
Đối với các nhà quản lý nhân sự muốn bắt đầu triển khai EDP để tối ưu hóa dữ liệu nhân sự, sau đây là một số lưu ý và hướng dẫn triển khai chi tiết:
3.1. Xác định bài toán doanh nghiệp
Mọi quá trình phân tích dữ liệu đều bắt đầu bằng một bài toán doanh nghiệp. Bằng cách đặt ra một câu hỏi mà tổ chức đang trăn trở tìm lời giải, chẳng hạn như: “Ai có tiềm năng trở thành nhân tố quan trọng trong tổ chức?” hay “Làm sao để đẩy nhanh quá trình tuyển dụng?”, đây sẽ là cơ sở cho doanh nghiệp tập trung vào vấn đề trọng tâm và xác định được những chỉ số quan trọng.
3.2. Xác định bộ chỉ số cần theo dõi
Sau khi đặt ra được câu hỏi đúng, tiếp theo bạn cần chọn ra bộ chỉ số cụ thể cần theo dõi từ các hệ thống của mình. Ví dụ, nếu câu hỏi là “Làm sao để có thể đẩy nhanh quá trình tuyển dụng?” thì có thể bạn sẽ cần theo dõi các chỉ số chính như: thời gian tuyển dụng, tỷ lệ chuyển đổi của quy trình tuyển dụng, hay hiệu quả thu hút ứng viên trên các kênh tuyển dụng.
Thách thức ở đây là làm thế nào để chọn ra những chỉ số thực sự quan trọng, bởi không phải tất cả dữ liệu đều phù hợp hoặc có giá trị như nhau. Một số chỉ số phổ biến nhất được theo dõi bởi các chuyên gia nhân sự bao gồm:
- Doanh thu trên mỗi nhân viên – Revenue per employee
- Tỷ lệ chấp nhận đề nghị làm việc – Offer acceptance rate
- Chi phí đào tạo trên mỗi nhân viên – Training expenses per employee
- Hiệu quả đào tạo – Training efficiency
- Tỷ lệ nghỉ việc tự nguyện – Voluntary turnover rate
- Tỷ lệ nghỉ việc không tự nguyện – Involuntary turnover rate
- Thời gian để lấp đầy một vị trí trống – Time to fill
- Thời gian để tuyển được một nhân sự mới – Time to hire
- Tỷ lệ vắng mặt – Absenteeism
- Rủi ro đầu tư nguồn nhân lực – Human capital risk
2.3. Tổng hợp dữ liệu & Xây dựng trang tổng quan
Dù đã xác định được những chỉ số HR thiết yếu đối với tổ chức, chúng ta vẫn chưa thể theo dõi được chúng một cách hiệu quả do dữ liệu nhân sự thường nằm phân tán ở các hệ thống khác nhau mà doanh nghiệp sử dụng. Ví dụ: dữ liệu ứng viên đổ về từ các job site được lưu trữ trên hệ thống riêng của từng trang web, dữ liệu về lương thưởng của nhân sự lại được tổng hợp trên hệ thống kế toán… khiến cho việc tổng hợp và tính toán rất mất thời gian.
Mục tiêu của bước này là tích hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau tập trung về một hệ thống duy nhất để thuận tiện cho việc đo lường và theo dõi real-time. Đây là lúc đội ngũ IT của bạn bắt tay vào việc. Quá trình này sẽ dễ dàng hơn nếu doanh nghiệp sử dụng các nền tảng vận hành có tính mở, cho phép liên kết dữ liệu tự do.
Nếu như doanh nghiệp đã triển khai các giải pháp quản trị nhân sự toàn diện thì có thể bỏ qua bước thu thập thủ công, bạn có thể nhanh chóng xây dựng được hệ thống dữ liệu nhân sự tập trung và hoàn chỉnh, với trang báo cáo tổng quan có khả năng cập nhật real-time.
Một đoạn video giới thiệu tính năng của Nền tảng quản trị nhân sự toàn diện Base HRM+
2.4. Một số kinh nghiệm triển khai Employee data platform
Bắt đầu từ quy mô nhỏ: Một phương pháp phổ biến để thuyết phục tổ chức về một giải pháp nào đó là trước tiên phải thực hiện nó thành công trên một dự án quy mô nhỏ. Những “quick win” (chiến thắng nhanh chóng) được tạo ra nhằm giúp mọi người có cái nhìn trực quan về hiệu quả giải pháp trong một khoảng thời gian ngắn với tác động cao.
Đưa chuyên gia phân tích dữ liệu vào nhóm triển khai: Các chuyên gia phân tích dữ liệu (data analyst) đóng vai trò không thể thiếu trong quá trình triển khai EDP. Họ sẽ giúp đánh giá mức độ khả thi và đảm bảo tính hiệu quả của mô hình phân tích. Đồng thời, các chuyên gia data cũng sẽ trở thành người huấn luyện, cố vấn cho các đồng nghiệp của họ để toàn bộ tổ chức có thể hiểu và ứng dụng báo cáo dữ liệu một cách chủ động.
Lên kế hoạch cho đào tạo và truyền thông nội bộ: Trong những vai trò truyền thống trước kia, bộ phận HR vốn không cần tiếp xúc quá sâu với dữ liệu và cách làm việc data-driven. Vì vậy khi mới áp dụng hệ thống dữ liệu nhân sự, cần chú trọng hoạt động đào tạo và truyền thông tích cực để đảm bảo người dùng cuối tiếp nhận và sử dụng hiệu quả nhất. Mục tiêu hướng tới là mỗi chuyên viên HR trong tổ chức đều có thói quen theo dõi dashboard và ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Chọn công cụ phù hợp: Để ứng dụng EDP hiệu quả trên quy mô lớn, công cụ sử dụng cần phải đáp ứng một số tiêu chí sau:
- Giải quyết được bài toán doanh nghiệp: Điều này nghe có vẻ hiển nhiên. Tuy nhiên, không phải công cụ nào cũng có thể giải quyết đúng và đủ nhu cầu của doanh nghiệp, nhất là khi các nhu cầu đó thay đổi liên tục. Việc đầu tư vào nhiều giải pháp riêng biệt có thể sẽ không phải là lời giải tối ưu. Thay vào đó, bạn cần một giải pháp tổng thể, linh hoạt, có khả năng phân tích nhiều chỉ số xoay quanh bài toán nhân sự.
- Thân thiện với người dùng: Công cụ phân tích dữ liệu không nhất thiết phải phức tạp. Đối với các phần mềm dành cho người dùng cuối không phải là chuyên gia IT hay dữ liệu, một giao diện dễ sử dụng là yếu tố thiết yếu quyết định tốc độ tiếp nhận của người dùng và khả năng triển khai thành công của giải pháp.
- Dựa trên đám mây (cloud-based): Các ứng dụng được xây dựng trên nền tảng đám mây hỗ trợ truy cập mà không cần tích hợp các phần cứng cồng kềnh, cho phép nhân sự quyền tự chủ sử dụng giải pháp ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào cần thiết.
- Mô hình trả phí hàng kỳ (subscription model): Sử dụng dịch vụ phần mềm SaaS (Software as a Service), doanh nghiệp vừa được hưởng lợi từ việc các nhà cung cấp liên tục cập nhật tính năng mới cho phần mềm, vừa có thể hạn chế rủi ro đầu tư với ưu điểm “dùng tới đâu, trả tiền tới đó” của mô hình này.
Tóm lại, một nền tảng Employee data hiệu quả cần đáp ứng được các điều kiện tối thiểu về: tính tổng thể, dễ sử dụng, lưu trữ trên đám mây và mô hình trả phí hàng kỳ. Tuy có không ít các giải pháp EDP trên thị trường hiện nay, không phải ứng dụng nào cũng có khả năng đáp ứng tất cả các khía cạnh trên.
4. Tương lai ngành Nhân sự với Employee data platform
Trong tương lai, customer data platform và employee data platform sẽ là hai trục dữ liệu quan trọng nhất mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần tới. Trong đó, nền tảng dữ liệu nhân sự cho phép bạn biết rõ điều gì khiến nhân viên của mình gắn bó và điều gì khiến họ rời bỏ, qua đó có thể tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn và xác định được những nhân tố chiến lược cho tương lai tổ chức.
Tạm dịch: Khi không có dữ liệu, mọi thứ bạn nói chỉ là quan điểm cá nhân.
Phân tích dữ liệu nhân sự không nhất thiết là phải mua phần mềm đắt tiền, thiết lập một nhóm thực hiện lớn hoặc các quy trình phức tạp. Bạn có thể bắt đầu với quy mô nhỏ – trò chuyện với nhân viên, lưu lại phản hồi của họ, lập kế hoạch, chia sẻ với mọi người và cam kết thực hiện nó.
Với Base HRM+, chúng tôi hy vọng đây sẽ là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện, giúp các doanh nghiệp vừa giải quyết được các bài toán nhân sự kinh điển bằng các phần mềm chuyên sâu, vừa có một giải pháp dữ liệu toàn diện đồng hành suốt hành trình tăng trưởng của doanh nghiệp.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện Base HRM+ là lựa chọn phù hợp dành cho các doanh nghiệp muốn xây dựng nền tảng dữ liệu nhân sự. Nếu bạn quan tâm, đội ngũ chuyên viên sẵn sàng tư vấn và đặt lịch demo trải nghiệm bộ sản phẩm cho bạn. Vui lòng để lại thông tin đăng ký ngay tại đây.
