Ghi nhận công ca không chính xác dẫn đến doanh nghiệp logistics tính lương sai và không quản lý được tình hình đi làm của nhân viên.
Ghi nhận sai công ca của nhân viên là tình trạng phổ biến trong các doanh nghiệp logistics. Khi nhân viên sales thường xuyên ra ngoài gặp khách, đi công tác; nhân viên làm việc dưới kho để kiểm hàng; nhân viên làm việc tại cảng;… nhân viên không thể lúc nào cũng lên công ty chấm công trực tiếp và có lịch làm cố định đều đặn 2 ca 1 ngày.
Có thể doanh nghiệp đã có một số giải pháp quản lý công ca song nhân viên vẫn thường phản ánh là bảng công sai, lãnh đạo vẫn không thực sự nắm được được tình hình đi làm của nhân sự để phân bổ công việc.
Hiểu được những khó khăn doanh nghiệp logistics gặp phải, trong bài viết sau đây, Base.vn mang tới bộ giải pháp quản lý công ca từ xa tối ưu để giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để những khó khăn đó.
1. Đặc thù ngành logistics gây khó khăn trong quản lý công ca ra sao?
Đặc thù ngành nghề khiến nhân viên logistics thường không có lịch làm cố định và không thể lên công ty chấm công trực tiếp trong nhiều trường hợp:
- Nhân viên sales thường ra ngoài gặp khách.
- Nhân viên kho làm việc dưới kho kiểm hàng, thường xuyên tăng ca vào mỗi kỳ để kiểm điểm/kiểm tra chất lượng hàng hóa.
- Nhân viên hải quan thường công tác ngoài cảng.
…
Điều này dẫn đến tình trạng công ca nhân viên không được ghi nhận đầy đủ: thiếu công ngày nhân viên ra ngoài làm việc, thiếu công làm thêm/ca kíp của nhân viên,…
Để khắc phục, doanh nghiệp logistics thường làm theo 3 cách sau:
Cách thứ nhất là doanh nghiệp cho nhân viên chấm công trên file Excel. Cách này có rủi ro dữ liệu không chính xác, nhân viên có thể gian lận; mặt khác việc tổng hợp dữ liệu chấm công từ các file Excel cũng mất nhiều thời gian.
Cách thứ hai là doanh nghiệp bố trí máy chấm công tại các nơi nhân viên hay đến như cảng, ở kho. Cách này tốn kém chi phí mua sắm và bảo trì thiết bị, mặt khác cũng không ghi nhận được các trường hợp phát sinh nơi làm việc khác.
Cách thứ ba là doanh nghiệp áp dụng một số phần mềm chấm công từ xa, phần mềm tính lương chuyên biệt. Dù cách này tối ưu hơn hai cách trên, song vẫn có rủi ro sai lệch khi chuyển dữ liệu từ phần mềm chấm công sang phần mềm khác để tính lương. Cách này cũng chỉ giúp doanh nghiệp ghi nhận công ca; không tách biệt được giữa ca thường, ca làm thêm, ca kíp; nhân viên C&B vẫn phải xử lý thủ công bước này để tính lương.
Vậy đâu là giải pháp quản lý công ca tối ưu nhất cho đặc thù công việc của doanh nghiệp logistics?
2. Giải pháp quản lý công ca từ xa tối ưu cho doanh nghiệp logistics
Với kinh nghiệm đồng hành hỗ trợ các doanh nghiệp logistics trong quản lý vận hành, Base.vn đã ghi nhận và thiết kế bộ giải pháp quản lý công ca từ xa toàn diện cho bài toán công ca đặc thù của doanh nghiệp logistics.
Ưu điểm bộ giải pháp quản lý công ca của Base.vn
Bộ giải pháp của Base.vn quản lý và thực hiện toàn bộ các hoạt động quản lý công ca trên một nền tảng duy nhất: từ ghi nhận công ca đến tổng hợp công ca và tính lương cho nhân viên:
- Phần mềm cung cấp các hình thức chấm công đa dạng và chính xác, phù hợp với các nhân viên làm việc từ xa: chấm công bằng Face ID, chấm công bằng GPS chỉ bằng một chiếc điện thoại được kết nối mạng.
- Phần mềm ghi nhận đầy đủ công ca nhân viên: ca thường, ca kíp, ca làm thêm, ca nghỉ.
- Phần mềm tự động tạo bảng lương chính xác: phần mềm tổng hợp dữ liệu từ các module ghi nhận công ca và tổng hợp tại một nơi, sau đó sẽ dựa trên công thức tính lương cho bộ phận và dữ liệu nhân sự để tính toán lương cho từng nhân sự.
Ưu điểm nổi trội của bộ giải pháp này so với các cách quản lý công ca hiện tại của doanh nghiệp logistics đó là:
- Đảm bảo 100% độ chính xác của dữ liệu; dữ liệu công ca được ghi nhận đầy đủ, tính toán chính xác và luôn có thể theo dõi được realtime.
- Phần mềm tự động hóa toàn bộ các công đoạn từ ghi nhận đến tính toán công ca, ít cần đến sự can thiệp của nhân viên C&B, đơn giản hóa bài toán công ca của doanh nghiệp logistics.
- Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cho mua sắm và bảo trì các thiết bị chấm công.
Case study doanh nghiệp áp dụng bộ giải pháp quản lý công ca từ xa của Base.vn
Doanh nghiệp A có 30 nhân sự trong đó có 10 nhân sự làm cố định tại văn phòng, 10 nhân sự ở kho, 5 nhân sự hải quan thường phải làm việc ở cảng và 5 nhân sự sales thường phải ra ngoài gặp khách.
Giống như nhiều doanh nghiệp logistics khác, doanh nghiệp A thường phải xử lý các trường hợp nhân viên phản ánh vào cuối tháng vì bảng công, bảng lương không chính xác. Doanh nghiệp nhận thấy vấn đề sẽ trở nên lớn hơn, mất nhiều thời gian để xử lý hơn khi doanh nghiệp có dự định mở thêm chi nhánh, tăng gấp đôi số lượng nhân sự trong giai đoạn sắp tới.
Vì vậy, doanh nghiệp A đã tìm đến Base với mong muốn giải pháp ghi nhận công ca đầy đủ và chính xác cho mọi đối tượng nhân viên; nhưng cũng cần tiết kiệm chi phí và áp dụng nhanh, đơn giản.
Lộ trình doanh nghiệp A triển khai bộ giải pháp quản lý công ca từ xa của Base.vn
Chuyên viên của Base đã làm việc cùng bộ phận C&B của doanh nghiệp A để thiết lập bộ giải pháp. Các bước thiết lập chi tiết như sau:
Bước 1: Doanh nghiệp thiết lập các thông tin của từng nhân sự trên Base HRM với các thông tin sau:
- Thông tin nhân sự
- Phân loại hợp đồng
- Chính sách nhân sự
- Chế độ nghỉ phép
- Công thức lương
Việc tổng hợp thông tin nhân sự trên một phần mềm không chỉ phục vụ cho việc tính công lương, mà còn giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự của mình một cách khoa học và có tổ chức hơn.
Bước 2: Doanh nghiệp thiết lập các hình thức ghi nhận công ca:
- Ghi nhận ca làm việc của nhân viên tại Base Checkin:
Với nhân viên văn phòng, doanh nghiệp kết nối dễ dàng Base Checkin với máy chấm công (ZkTeco, Ronal Jack F18,…) để ghi nhận giờ vào làm/tan làm của nhân viên.
Với nhân viên thường làm việc từ xa, làm việc ở kho, cảng; thay vì phải mua sắm các máy chấm công tại các điểm điểm thì doanh nghiệp chỉ cần thêm các địa điểm checkin trên Base Checkin, nhân viên cũng chỉ cần tải phần mềm Base về điện thoại là đã có thể chấm công linh hoạt bằng các hình thức Face ID, GPS.
- Ghi nhận các ngày nghỉ của nhân viên tại Base Timeoff:
Nhân viên tạo đề xuất ngày nghỉ (nghỉ phép năm, nghỉ cá nhân, nghỉ đi công tác, nghỉ không ương, làm việc ngoài văn phòng); cấp trên phê duyệt đề xuất thì ngày nghỉ này sẽ được ghi nhận vào bảng công của nhân viên.
- Ghi nhận đầy đủ ca kíp của nhân viên tại Base Hourly:
Trường hợp nhân viên làm việc theo ca kíp, không theo ca làm chuẩn giống nhân viên văn phòng, doanh nghiệp ghi nhận đầy đủ các ca làm này trên Base Hourly. Cụ thể, doanh nghiệp thiết lập lịch làm việc cho từng nhân sự với các thông tin: loại lịch làm việc (lịch cố định/thay đổi), số ca làm việc một ngày, quy định chấm công theo ca, số giờ làm việc tiêu chuẩn một ngày.
- Ghi nhận đầy đủ giờ tăng ca của nhân viên tại Base Overtime:
Nhân viên tăng ca có thể tạo đề xuất tăng ca theo các loại OT ngày lễ, OT cuối tuần, OT ngày thường. Sau khi cấp trên duyệt, số giờ làm thêm sẽ được ghi nhận đầy đủ trong bảng công của nhân sự.
- Tổng hợp tất cả các dữ liệu công ca nhân viên tại Base Timesheet:
Khi doanh nghiệp sử dụng tất cả cả module trên, tất cả dữ liệu về ca làm thường, ca nghỉ, ca kíp, tăng ca đều tự động tổng hợp tại Base Timesheet. Nhìn vào Base Timesheet, lãnh đạo nắm được ngay tình hình đi làm của nhân viên từ tổng quan (bao nhiêu người đi làm/nghỉ trong một bộ phận) đến chi tiết (nhân viên nghỉ ngày nào, làm được bao nhiêu giờ một ngày). Khi nắm được tình hình đi làm của nhân sự, doanh nghiệp A sắp xếp và phân bổ nguồn lực cho công việc nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Bước 3: Doanh nghiệp cài đặt tính lương tự động trên Base Payroll
Doanh nghiệp thiết lập công thức tính lương chung cho nhân sự trên Base Payroll như sau:
Mỗi chu kỳ tính lương, nhân viên C&B có thể tạo lệnh trên Base Payroll để phần mềm tự động kết hợp các chính sách lương nhân sự đã được thiết lập ở bước 1, và bảng công nhân viên tổng hợp ở bước 2 để chạy ra bảng lương cho mỗi nhân sự.
Khi áp dụng bộ giải pháp quản lý công ca từ xa của Base, doanh nghiệp A không còn gặp tình trạng nhân viên phản ánh bảng công sai, nhân viên C&B tiết kiệm được nhiều thời gian tính công lương nhân sự những ngày cuối tháng, và quan trọng là lãnh đạo luôn nắm được tình hình đi làm của toàn nhân sự nhanh chóng, cảm thấy chủ động hơn trong các hoạt động quản lý của mình.
Kết luận
Quản lý công ca là một hoạt động cơ bản, đơn giản nhưng cũng vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Công ca minh bạch và chính xác giúp nhân viên an tâm làm việc và cống hiến cho doanh nghiệp. Công ca luôn quan sát được realtime giúp lãnh đạo kiểm soát và điều phối nguồn lực dễ dàng hơn.
Đặc biệt, quản lý công ca, quản lý lương tốt giúp doanh nghiệp kiểm soát được một phần dòng tiền của mình; điều này đặc biệt quan trọng trong những thời điểm kinh tế khó khăn đòi hỏi doanh nghiệp phải thắt chặt chi tiêu. Với sự hỗ trợ của bộ giải pháp quản lý công ca từ xa linh hoạt, Base.vn hy vọng có thể giúp doanh nghiệp quản lý bài toán công ca của mình một cách tối ưu nhất.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Đăng ký nhận tư vấn và demo trải nghiệm bộ giải pháp quản lý công ca từ xa tại đây.
