Làm thế nào để thúc đẩy tiến độ dự án Thiết kế – Thi công: Case study BookHome & Nội thất Anh Phát

Trong bối cảnh kinh tế biến động, các bài toán thường nhật trở thành các vấn đề cấp bách cần giải quyết nếu doanh nghiệp muốn tiếp tục đứng vững và phát triển. Với các doanh nghiệp ngành Thiết kế – Thi công, vấn đề cấp bách hàng đầu là quản lý tiến độ thi công dự án.

Chậm trễ tiến độ thi công là vấn đề chung khiến nhiều doanh nghiệp Thiết kế – Thi công lo ngại. Hàng loạt hệ quả của các dự án chậm tiến độ gây ra cho doanh nghiệp là thất thoát chi phí, nguồn lực, vi phạm hợp đồng, mất uy tín với nhà thầu. 

Hơn nữa, quản lý tiến độ giờ đây đã trở thành một quy định trong Nghị định số 06/2021/NĐ- CP của Chính phủ về quản lý chất lượng, thi công xây dựng công trình xây dựng; đưa quản lý tiến độ trở thành một hạng mục bắt buộc của nhiều dự án thầu. Điều đó đặt ra một thách thức lớn, đòi hỏi các doanh nghiệp Thiết kế – Thi công cần quản lý tiến độ một cách hệ thống hơn, chuẩn chỉnh hơn. 

Trong khuôn khổ sự kiện True Builders Meet 03 được tổ chức bởi Base.vn, các CEO/Manager doanh nghiệp ngành Thiết kế – Thi công đã có dịp thảo luận về chủ đề này. Cùng với đó, hai doanh nghiệp điển hình là BookHome và Nội thất Anh Phát đã chia sẻ cách thúc đẩy tiến độ dự án bằng cách ứng dụng công nghệ số hóa. 

1. Thực trạng quản lý tiến độ dự án trong doanh nghiệp Thiết kế – Thi công

Để quản lý tiến độ dự án, doanh nghiệp thường quản lý bằng một bản kế hoạch – nơi ghi nhận toàn bộ thông tin về các đầu công việc, bộ phận phụ trách và tiến độ của từng đầu việc. Các bước lập kế hoạch tiến độ dự án thường được triển khai như sau:

• Bước 1: Xác định các hoạt động: Doanh nghiệp xác định các hạng mục cụ thể, lập sơ đồ phân công các công việc đó. Tiếp theo, cần chia nhỏ các hạng mục thành các đầu việc nhỏ và đánh giá thời gian hoàn thành cho từng đầu việc.
• Bước 2: Đánh giá thời gian hoàn thành: Doanh nghiệp có thể tham khảo chuyên gia, so sánh với các dự án tương đương, ước lượng tham số Parametric estimating, đánh giá 3 điểm bi quan/lạc quan/khả thi.
• Bước 3: Đánh giá nguồn lực cần có: Người quản lý cần đánh giá và ước tính được những nguồn lực cần sử dụng (nhân sự, máy móc thiết bị, chi phí) để tạo ra hiệu quả cao nhất cho các hoạt động đề ra. 
• Bước 4: Sắp xếp lại các hoạt động: Sắp xếp các hoạt động theo trình tự sẽ giúp doanh nghiệp tư duy một cách rõ ràng, tổng quan hơn về các hoạt động trong dự án.
• Bước 5: Xây dựng tiến độ: Xây dựng tiến độ một cách rõ ràng giúp tạo ra một khung tham chiếu nhằm đưa ra cái nhìn tổng thể về kế hoạch và tiến độ dự án. 

Sau khi đã có kế hoạch chuẩn chỉnh, doanh nghiệp cần theo dõi sát sao và có những hoạt động quản lý phù hợp, để đảm bảo rằng các hiện trường triển khai theo đúng kế hoạch.

2. Khó khăn thường gặp trong quản lý tiến độ của doanh nghiệp Thiết kế – Thi công

Theo chia sẻ thực tế từ các doanh nghiệp, những khó khăn thường gặp trong quản lý tiến độ các dự án Thiết kế – Thi công nằm chủ yếu ở việc theo dõi và quản lý quá trình thực thi. Cụ thể:

• Không nắm được tình hình hình thực hiện các đầu việc: Đặc thù các doanh nghiệp là phải cùng lúc triển khai nhiều dự án tại nhiều hiện trường khác nhau; bản thân mỗi dự án cũng có vô số các hạng mục công việc lớn nhỏ. Điều này khiến lãnh đạo khó theo dõi, khó ghi nhớ, và khó quản lý sát sao tình hình thực hiện các dự án.
• Không giải quyết kịp thời các vấn đề: Do không quản lý sát sao được công việc dưới hiện trường, nên khi có điểm nóng xảy ra, lãnh đạo không thể can thiệp và giải quyết kịp thời. Các vấn đề chậm giải quyết chắc chắn sẽ gây ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các công việc liên quan khác.
• Tồn tại thời gian chết trong công việc: Tại hiện trường có nhiều vấn đề phát sinh ngoài kế hoạch và cần được lãnh đạo phê duyệt để tiến hành. Tuy nhiên việc phê duyệt nằm trên giấy tờ thủ công và phải qua nhiều bước, nên khi tới tay lãnh đạo phê duyệt mất rất nhiều thời gian. Điều này gây ra các khoảng chờ đợi lãng phí trong các dự án thi công thiết kế.

Bên cạnh những khó khăn trên, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo các quy định về tiến độ trong doanh nghiệp Thiết kế – Thi công theo Nghị định Chính phủ. Theo đó, doanh nghiệp cần đảm bảo các yêu cầu sau:

• Yêu cầu giám sát sát sao các hoạt động: Doanh nghiệp cần đảm bảo nghiêm ngặt các yêu cầu theo đúng quy định từ trong ra ngoài, từ kết cấu cơ bản đến vấn đề quan trọng của công trình theo đúng vật liệu được lựa chọn và thiết kế.
• Yêu cầu hoàn thành dự án theo đúng thời hạn cam kết: Doanh nghiệp phải đảm bảo đúng thời hạn thi công đã cam kết với chủ đầu tư. Các công việc đều cần có thời gian hoàn thành cụ thể.
• Yêu cầu phân bổ và quản lý nguồn lực: Việc phân bổ nhân sự ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thi công và chi phí thực hiện công trình, vì vậy doanh nghiệp cần phân bổ hợp lý và quản lý sát sao quá trình làm việc của nhân sự bên dưới.
• Yêu cầu quản lý chặt chẽ các khoản thu chi: Để tránh tình trạng ứ đọng vốn hoặc phung phí vốn do thi công chậm trễ, người quản lý tiến độ thi công xây dựng công trình phải đảm bảo theo sát nguồn vốn mà chủ đầu tư cung cấp.

3. Case study quản lý tiến độ thực tế tại BookHome Việt Nam và Nội thất Anh Phát

BookHome Việt Nam và Nội thất Anh Phát là hai doanh nghiệp thuộc ngành Thiết kế – Thi công, cả hai đều phải đối mặt với các rủi ro gây chậm tiến độ dự án do đặc thù công việc. Thêm một điểm chung của hai doanh nghiệp là quy mô không quá lớn (< 20 người), vì vậy giải pháp quản lý tiến độ tối ưu nhất mà hai doanh nghiệp lựa chọn có phần giống nhau – đều tận dụng các ứng dụng Base được thiết kế tinh gọn và linh hoạt cho nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Sau đây là chi tiết case study quản lý tiến độ các dự án Thiết kế – Thi công tại BookHome và Nội thất Anh Phát.

3.1. Case study quản lý tiến độ dự án tại BookHome Việt Nam bằng Base Wework

BookHome Việt Nam là đơn vị thiết kế, thi công nội ngoại thất các công trình dân dụng tại tỉnh Điện Biên. Doanh nghiệp đã thực hiện nhiều dự án, công trình lớn nhỏ tại khắp các tỉnh miền Bắc.

– Vấn đề doanh nghiệp gặp phải: Doanh nghiệp phải cùng lúc triển khai nhiều dự án tại nhiều khu vực địa lý khác nhau (khoảng 5 – 10 dự án cùng lúc). Theo Mr. Phạm Thế Việt – CEO BookHome Việt Nam, doanh nghiệp phải đối mặt với rủi ro chậm tiến độ đó là:

• Khó quản lý sát sao tình hình thực thi các dự án vì mỗi dự án ở các công trường khác nhau, ban lãnh đạo thì làm việc trên văn phòng, thông tin giữa văn phòng và các hiện trường bị đứt gãy.
• Trong quá trình quản lý dự án, có nhiều thông tin, phát sinh nhiều hạng mục công việc cần lãnh đạo đưa ra quyết định.
• Khi phải quản lý nhiều dự án cùng lúc, thông tin dự án phân tán khiến lãnh đạo doanh nghiệp mất kiểm soát với tình hình thực thi và tiến độ các dự án.

– Giải pháp: 

Để khắc phục vấn đề quản lý dự án tại nhiều nơi, BookHome đã kết hợp hai hình thức quản lý khác nhau dựa theo đặc thù công việc. Cụ thể:

• Tại văn phòng, lãnh đạo quan sát tiến độ tổng quan các dự án tại phần mềm quản lý công việc Base Wework: Doanh nghiệp thiết lập các dự án với các đầu việc cụ thể, thời hạn và người thực hiện trên phần mềm. Dựa vào đó, phần mềm sẽ tự động tạo các báo cáo tổng quan, giúp lãnh đạo nắm được bao quát tiến độ chung chỉ với một màn hình duy nhất. 

• Lãnh đạo quản lý tiến độ tại hiện trường sản xuất bằng Google Sheets: Dưới hiện trường có nhiều công việc nhỏ lẻ và nhiều yếu tố phát sinh, thay vì quy định thời hạn hoàn thành cố định thì tiến độ các công việc sẽ được điều tiết linh hoạt. Để phù hợp với đặc thù công việc dưới hiện trường, doanh nghiệp chọn cập nhật tiến độ công việc trên Google Sheets. 

Tuy nhiên, các báo cáo hiện trường bằng Google Sheets vẫn sẽ được tổng hợp tại phần mềm Base Wework.

– Kết quả:

Hai phương thức trên phối hợp lẫn nhau mang lại cho BookHome một báo cáo realtime toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Nhìn vào báo báo, doanh nghiệp theo dõi được chi tiết tiến độ các hoạt động đang diễn ra; các thông tin từ văn phòng xuống hiện trường được thông suốt. Nhờ vậy:

• Lãnh đạo có đầy đủ thông tin để ra quyết định nhanh chóng.
• Khi có vấn đề xảy ra, lãnh đạo nắm được và kịp thời can thiệp, tránh gây ảnh hưởng đến tiến độ dự án.
• Lãnh đạo có bức tranh tổng quan về tình hình triển khai các dự án, từ đó có kế hoạch phân bổ nguồn lực hợp lý để điều tiết các dự án hoàn thành đúng tiến độ.

3.2. Case study quản lý tiến độ dự án tại Nội thất Anh Phát bằng Base Workflow 

Nội Thất Anh Phát là đơn vị chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm nội thất văn phòng. Hàng ngày, doanh nghiệp phải phải sản xuất nhiều mã hàng, mỗi mã hàng có những yêu cầu khác nhau. Bên cạnh đó, để sản xuất ra một mã hàng thì cần sự phối hợp giữa bộ phận sản xuất và bộ phận văn phòng.

– Vấn đề doanh nghiệp gặp phải:

Nội Thất Anh Phát vốn đã có quy trình chuẩn trên giấy và triển khai các dự án theo đó. Khi có quy trình chuẩn, doanh nghiệp mong muốn kiểm soát được tiến độ và chất lượng đầu ra của các dự án.

Tuy nhiên, các quy trình triển khai thực tế lại khác xa trên giấy, dẫn đến đầu ra công việc không đảm bảo chất lượng và không đúng thời hạn. Nguyên nhân là bởi:

• Doanh nghiệp không theo dõi được cụ thể nội bộ thực hiện quy trình ra sao, khiến các dự án có rủi ro bị xử lý thừa thiếu bước hoặc sai trình tự.
• Doanh nghiệp không nắm được tiến độ thực hiện của các quy trình, không biết công việc đang được xử lý đến bước nào, khi có vấn đề thì không thể can thiệp kịp thời, dẫn đến rủi ro chậm trễ tiến độ.
• Đội văn phòng và đội sản xuất không nắm được đội còn lại đang làm những gì, dẫn đến phối hợp thiếu ăn ý, khiến một dự án mất nhiều thời gian và công sức để hoàn thành.

– Giải pháp:

Khác với BookHome, Nội Thất Anh Phát lựa chọn quản lý tiến độ dự án trên phần mềm quản lý quy trình Base Workflow. 

Tại phần mềm Base Workflow, các quy trình được thực hiện theo đúng chuẩn quy định giúp kết quả đầu ra đảm bảo nhờ việc:

• Kiểm soát một dự án được xử lý đầy đủ các bước theo đúng trình tự, hoàn thành trong đúng thời gian quy định: Phần mềm bóc tách quy trình các bước, dự án bắt buộc phải được xử lý xong tại bước trước mới có thể chuyển tiếp sang bước sau. Tại mỗi bước có quy định chặt chẽ thời hạn hoàn thành, nếu có trường hợp vượt quá thời hạn xử lý, hệ thống sẽ phát cảnh báo cho cấp quản lý để kịp thời giải quyết.
• Theo dõi tiến độ các dự án 24/24: Lãnh đạo nắm được thông tin toàn bộ các dự án trên một màn hình duy nhất, từ đó có kế hoạch phân bổ nguồn lực và thời gian phù hợp để điều tiết tiến độ các dự án.
• Nâng cao khả năng phối hợp giữa các bộ phận: Dù làm việc ở những nơi khác nhau nhưng thông qua màn hình làm việc chung, một bộ phận vẫn nắm rõ các bộ phận khác đang thực hiện công việc gì, tiến độ thực hiện ra sao. Từ đó, các bộ phận dễ phối hợp với nhau hơn, không còn tình trạng “dẫm chân lên nhau”.

– Kết quả:

Nhờ quản lý quy trình thiết kế thi công dự án trên Base Workflow:

• Các quy trình trên giấy được triển khai thành công vào trong thực tế, nhờ đó doanh nghiệp kiểm soát được chất lượng đầu ra và thời hạn hoàn thành.
• Giảm bớt gánh nặng cho quản lý hiện trường, do lãnh đạo nắm bắt được mọi thông tin tiến độ trên phần mềm nên không cần quản lý báo cáo quá thường xuyên.
• Cũng nhờ những điều trên mà lãnh đạo chủ động kiểm soát được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp mà không tốn nhiều thời gian, công sức.

3.3. Case study cắt giảm thời gian “chết” trong dự án bằng Base Request

Ngoài ra, một trong những nguyên nhân chính gây chậm tiến độ dự án là khâu phê duyệt mất nhiều thời gian từ lãnh đạo. Tình trạng này diễn ra tại cả hai doanh nghiệp BookHome và Nội thất Anh Phát. 

– Vấn đề doanh nghiệp gặp phải:

Các đề xuất trong dự án thường mất nhiều thời gian để được phê duyệt bởi:

• Lãnh đạo không phải lúc nào cũng có mặt ở công ty để ký tươi phê duyệt.
• Các đơn từ đề xuất phải qua nhiều bộ phận, mất nhiều thời gian chuyển giao mới được đưa lên lãnh đạo.
• Số lượng đơn từ nhiều, lãnh đạo mất nhiều thời gian để phê duyệt.

– Giải pháp:

Để khắc phục vấn đề, hai doanh nghiệp đã số hoá các hoạt động phê duyệt đề xuất lên trên phần mềm Base Request. Phần mềm thỏa mãn các điều kiện:

• Giúp lãnh đạo phê duyệt mọi tờ trình đề xuất mọi lúc mọi nơi với một thiết bị được kết nối mạng. 
• Gửi thẳng đề xuất đến người phê duyệt, không cần qua trung gian: Hệ thống thông báo tự động ngay cho người duyệt khi có đề xuất. Khi đề xuất được duyệt, hệ thống cũng thông báo đến người tạo để triển khai công việc kịp thời.
• Giảm tải các thao tác phê duyệt: Đề xuất phần mềm được tạo theo một form chuẩn, được trình bày súc tích và đầy đủ thông tin, lãnh đạo tốn ít thời gian hơn để đọc và xử lý thông tin, thường chỉ mất 10 giây để xử lý một đề xuất.
• Thúc đẩy nhân viên triển khai công việc ngay sau phê duyệt: Với các đề xuất phổ biến như tạm ứng, thanh toán, cấp vật tư,… sau khi đề xuất được phê duyệt, hệ thống sẽ tự động đẩy phiếu chi cho thủ quỹ để có thể tiến hành chi ngay lập tức.

– Kết quả:

Với phần mềm Base Request này, các đề xuất được xử lý nhanh chóng, thời gian phê duyệt chỉ tính bằng giây hoặc phút nhờ cắt giảm tối đa các khoảng thời gian chờ đợi. Từ đó, tiến độ xử lý các dự án tại hai doanh nghiệp được đẩy nhanh hơn.

4. Hỏi đáp về ứng dụng công nghệ trong doanh nghiệp Thiết kế – Thi công

Trong khuôn khổ sự kiện, hai lãnh đạo của BookHome và Nội thất Anh Phát cũng nhận được nhiều câu hỏi từ những chủ doanh nghiệp Thiết kế – Thi công về ứng dụng công nghệ. Dưới đây là những câu hỏi được quan tâm nhất và câu trả lời từ hai diễn giả. 

Năm 2023 được coi là năm khó khăn của toàn ngành kinh tế, ngành Thiết kế – Thi công cũng không ngoại lệ. Trong bối cảnh như vậy, chuyển đổi số có phải là một món đầu tư rủi ro với doanh nghiệp hay không?

Mr. Việt chia sẻ, thị trường khó khăn cũng là cơ hội để doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược, tối ưu lại các hoạt động để giảm thiểu lãng phí, sửa lại lỗi sai đã tồn tại từ lâu. Các doanh nghiệp càng nhỏ thì càng dễ điều chỉnh hơn, và việc điều chỉnh không mất quá nhiều thời gian.

Ngoài ra, Mr. Dũng chia sẻ thêm một khía cạnh cụ thể hơn. Ở thời điểm hiện tại, doanh nghiệp cần đặc biệt tối ưu hiệu suất và chi phí nhân sự. Phần mềm Base có thể giúp ghi nhận kết quả làm việc của nhân viên một cách minh bạch và rõ ràng, giúp lãnh đạo có những thông tin chính xác để ra quyết định nhân sự trong thời điểm khó khăn.

Một trong những nỗi lo của lãnh đạo là nhân viên không dùng công nghệ. Đặc biệt là trong ngành thi công nội thất, các nhân viên vốn đã sử dụng nhiều phần mềm nghiệp vụ nên càng “lười” sử dụng thêm phần mềm khác. Doanh nghiệp nên xử lý như thế nào?

Thói quen làm việc của nhân viên là thứ rất khó để thay đổi. Ở các doanh nghiệp lớn, trung bình sau mỗi cuộc chuyển đổi số thì số nhân sự bị thay thế lên đến 20 – 30%, đó là số nhân sự không thích nghi được với văn hóa chuyển đổi số. Đây là điều khó tránh khỏi nhưng là việc doanh nghiệp cần phải làm bởi những lợi ích tối ưu vận hành, tối ưu chi phí mà chuyển đổi số mang lại.

Riêng với trường hợp của BookHome, Mr. Việt rút ra được 2 điều kiện tiên quyết để chuyển đổi số thành công:

Một là, lãnh đạo cấp cao nhất phải thực sự kiên quyết, có mục tiêu rõ ràng, kiên trì bám đuổi và không ngừng đưa các giải pháp tối ưu theo thời gian.

Hai là, doanh nghiệp phải thay đổi những phương thức làm việc cũ từ những giao tiếp nhỏ nhất. Ví dụ: mọi công việc phải được trao đổi qua phần mềm công việc thay vì các công cụ chat,…

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên thiết kế những chính sách thưởng phạt để khích lệ tinh thần của nhân viên.

Tạm kết

Trên đây là cách hai doanh nghiệp Thiết kế – Thi công sử dụng phần mềm để thúc đẩy tiến độ và nâng cao đầu ra công việc. Thực tế, cả BookHome Việt Nam và Nội Thất Anh Phát đều đã trải nghiệm nhiều phần mềm khác nhau, cũng có những lần thử và thất bại. Sau cùng, mỗi doanh nghiệp đều đã rút ra được kinh nghiệm để tối ưu lại, thử lại, và đạt được những thành công nhất định.

Base.vn mong rằng những thông tin chia sẻ trong bài viết có giá trị hữu ích và truyền cảm hứng truyền đổi số cho các doanh nghiệp thi công xây dựng nói riêng, và cộng đồng doanh nghiệp Việt nói chung.

Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…

Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.