Nhân sự chán nản với công việc, tỉ lệ turnover rate tăng cao, hoạt động vận hành trì trệ và thiếu đi sức sáng tạo, cạnh tranh – những vấn nạn tiêu cực này chắc hẳn là ác mộng với tất cả những doanh nghiệp đang vận hành.
Và có lẽ còn bất ngờ hơn nữa, không ít người sẽ vô cùng bàng hoàng khi phát hiện ra một tác nhân bí ẩn đứng đằng sau những vấn nạn trên – sự thiếu minh bạch (?) trong doanh nghiệp. Rõ ràng, đây là một khái niệm tương đối phổ biến trong bối cảnh quản trị, nhưng bản chất thực sự và tầm quan trọng của nó lại chưa được nhiều tổ chức đánh giá chính xác.
1. Vậy bản chất của tính minh bạch trong doanh nghiệp là gì?
Theo định nghĩa về mặt ngôn ngữ, tính minh bạch ám chỉ tính chất trong suốt của các sự vật, cho phép ánh sáng đi qua và người quan sát theo dõi được hiện tượng từ cả hai phía.
Tương tự như như vậy, trong bối cảnh quản trị, tính minh bạch trong doanh nghiệp là sự cởi mở, đề cao và thực hiện có hiệu quả việc chia sẻ thẳng thắn và rõ ràng về tầm nhìn – sứ mệnh – giá trị cốt lõi, chiến lược, quy trình hoạt động và mọi kết quả đạt được của tổ chức lẫn nhân viên.
Cụ thể, một doanh nghiệp minh bạch điển hình sẽ sở hữu những đặc điểm nổi bật sau:
- Phổ biến rộng rãi tầm nhìn – sứ mệnh – giá trị cốt lõi của doanh nghiệp cho nhân viên
- Công khai cấu trúc doanh nghiệp, nhà quản lý các cấp, tài liệu phục vụ công việc chung
- Đảm bảo sự bình đẳng đối với mọi cổ đông trong đó có cổ đông thiểu số và cổ đông nước ngoài
- Công khai, chia sẻ thông tin liên quan chính xác, kịp thời
- Chủ động minh bạch tài chính nội bộ
- Trao đổi cởi mở, thẳng thắn giữa nhà quản lý và nhân viên
- Nhân viên có quyền tự do ngôn luận, đưa ra ý kiến đóng góp
- Báo cáo và ghi nhận kết quả làm việc cụ thể, chính xác
- Đánh giá nhân viên theo đúng năng lực, công khai kết quả đánh giá
- Rõ ràng trong cơ chế thưởng phạt, chế độ đãi ngộ,…
2. Tầm quan trọng của tính minh bạch: Tại sao nói chúng ảnh hưởng đến “sự sống còn” của doanh nghiệp
Đứng từ góc độ bên ngoài, tính minh bạch quan trọng với doanh nghiệp vì chúng ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu và lợi nhuận kinh doanh. Theo khảo sát từ Label Insight, 94% người tiêu dùng thừa nhận họ trung thành hơn với các nhãn hàng có sự minh bạch thông tin cao. Ngoài ra, 73% số người được hỏi cũng tỏ ra sẵn sàng chi trả thêm cho sản phẩm/ dịch vụ của các tổ chức này.
Dĩ nhiên, những lợi ích bên ngoài này đóng vai trò quan trọng tới nhận thức tiếp cận tính minh bạch của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không chỉ dừng lại ở đây, tính minh bạch thực sự tỏa sáng và trở thành một “cơ quan sinh tốn” thiết yếu nhờ vào những tác động to lớn chúng tạo ra trong chính nội bộ tổ chức. Cụ thể, chúng giúp doanh nghiệp:
Xây dựng sự tin tưởng, mối liên kết giữa nhân viên và doanh nghiệp
Niềm tin là chất bôi trơn cho mọi bộ phận của một tổ chức hoạt động một cách nhịp nhàng nhất”
Warren Bennis, học giả và nhà cố vấn hàng đầu về kỹ năng lãnh đạo, đã khẳng định vai trò thiết yếu của niềm tin trong doanh nghiệp qua các bài thuyết giảng của mình. Theo ông, đây là vấn đề trực tiếp ảnh hưởng tới thành bại của mỗi tổ chức, bất kể quy mô và lĩnh vực họ đang tham gia.
Sự minh bạch, đứng trong khái niệm niềm tin, không gì khác chính là một cơ quan quan trọng, đóng vai trò sống còn tới chức năng hoạt động của cả tổ chức.
Cụ thể, theo một cuộc khảo sát của CareerBuilder với quy mô 3.008 nhân viên, 37% người được hỏi sẵn sàng rời bỏ doanh nghiệp nếu nhận thấy sự thiếu minh bạch trong các hoạt động của nhà quản lý nói riêng và doanh nghiệp nói chung. Đây là vấn nạn sẽ tác động nghiêm trong tới lực lương nhân sự, thứ vốn được coi là nguồn tài nguyên đắt giá nhất của mọi tổ chức.
Thực tế, mỗi nhân viên đều mong muốn được coi trọng và tin tưởng. Việc bạn, doanh nghiệp minh bạch hóa toàn bộ các hoạt động, cho phép nhân viên nắm giữ nhiều thông tin hơn sẽ khiến họ cảm thấy mình thực sự là một phần trong doanh nghiệp, và sẵn sàng trao ngược lại sự tin tưởng gấp đôi điều đó tới doanh nghiệp sau khi đã nhận về. Với một sự tin tưởng cao độ, nhân viên sẽ có động lực để làm việc hiệu quả hơn.
Ngoài ra, việc minh bạch thông tin cũng tránh gây ra các lo lắng và các loại tin đồn phổ biến trong doanh nghiệp gây ảnh hưởng tới uy tín và chia rẽ nội bộ nhân viên.
Cộng tác hoạt động, làm việc ăn ý hơn
Một cuộc khảo sát năm 2013 cho thấy, 70% các nhân viên của Harvard Business Review cho biết họ sẵn sàng tham gia vào công việc nhiều nhất khi cấp trên liên tục cập nhật và truyền đạt cho họ chiến lược của doanh nghiệp.
Tương tự với minh bạch trong kết quả làm việc nhóm. Nếu mọi nhân viên của bạn đều biết rõ về định hướng và kế hoạch công việc trong tuần / tháng / quý tiếp theo, đồng thời liên tục cập nhật được kết quả và tiến độ công việc của từng cá nhân và tổng thể dự án, tự khắc trong đầu họ sẽ biết mình cần phải làm gì để tối ưu tình trạng công việc đó.
Ví dụ, nếu việc thu thập contact khách hàng được bắt đầu từ marketing, chuyển sang cho chuyên viên sales rồi tới bộ phận CSKH, làm thế nào để “dây chuyền” đó hoạt động trơn tru và ăn ý với nhau? Câu trả lời chính là minh bạch trong các con số. Khi lượng khách hàng tăng hoặc giảm, bộ phận marketing cần báo lại số lượng cụ thể, và sales sẽ chủ động quản lý thời gian liên hệ của mình; tránh tình trạng lúc thì ngập deadline, lúc thì không có việc để làm.
Theo đó, việc lập kế hoạch tiếp theo cũng trở nên đơn giản hơn nhiều khi bạn nắm được các con số biểu thị năng lực thực tế của từng nhân viên. Các kế hoạch được xây dựng sẽ ở trong tầm tay – có khả năng đạt được cao nhất, chứ không phải những mục tiêu xa vời.
Đưa ra giải pháp nhanh chóng và chính xác hơn
Khi doanh nghiệp bạn áp dụng tính minh bạch, các bài toán đều tìm được lời giải nhanh hơn. Bằng cách cởi mở và trung thực về các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải, nhà quản lý và nhân viên có thể nhận được sự hỗ trợ đắc lực từ phía nhau và từ mọi người xung quanh. Sự đóng góp ý kiến của nhiều người với nhiều góc nhìn, nhiều lối tư duy,… chắc chắn sẽ hiệu quả hơn suy nghĩ của một người.
Chẳng hạn, khi nhân viên gặp trục trặc trong việc tìm nguồn cung nguyên liệu dẫn tới chậm tiến độ dự án. Nếu nhân viên đó cố gắng giấu giếm và vẫn tỏ ra rằng mọi thứ vẫn suôn sẻ, tỷ lệ % người đó tự giải quyết được vấn đề là bao nhiêu? Rất có thể không có nguồn cung nào được tìm thấy, và mọi thứ ách tắc lại thành một mớ hỗn độn chẳng đi được tới đâu. Ngược lại, nếu vấn đề đó được trình bày ra, chắc hẳn phải có hàng chục gợi ý hữu ích như người thân của đồng nghiệp, khách hàng cũ của sếp,… để cân nhắc và quyết định.
Một ví dụ khác, nếu một dự án sắp đến deadline mà mới chỉ chạy được quá một nửa, làm sao để mọi người biết được tình trạng đó và điều động thêm nguồn lực hỗ trợ? Mấu chốt ở việc hãy công khai deadline và tiến độ dự án trước khi đưa ra lời kêu gọi.
Lưu trữ và sử dụng tài liệu dễ dàng hơn
Thử tưởng tượng một ngày, designer duy nhất của bạn đột nhiên xin nghỉ việc. Những logo doanh nghiệp, ảnh, brochure, thiệp mời, cover,… vốn trở thành “thương hiệu” trước giờ biết tìm ở đâu? Thật là khổ sở nếu phải lục tung mấy nghìn file ảnh của nhân viên đó để tìm ra và lưu lại bản thiết kế chính thức.
Việc chia sẻ tài liệu rộng rãi này không chỉ giúp người mới dễ dàng tiếp nhận công việc cũ để lại, mà còn giúp đơn giản hoá việc tìm kiếm tài nguyên tri thức của tất cả nhân viên, đặc biệt là hữu ích cho quy trình on-boarding nhân viên mới.
Để chuẩn bị trước cho tình huống này, hãy tạo một khoảng không gian chung (có thể là trên Drive, Dropbox, phần mềm, mạng nội bộ…) để lưu trữ những tài liệu phục vụ chung cho doanh nghiệp. Sau đó, cài đặt phân quyền để mọi nhân viên đều có thể dễ dàng truy cập và sử dụng chúng.
Đánh giá nhân viên chính xác, công bằng hơn
Việc đánh giá nhân viên chưa bao giờ là dễ dàng vì nó thường bị ảnh hưởng bởi các yếu tố chủ quan và 5 sai lầm phổ biến. Hãy đặt ra các tiêu chí cố định và lấy cơ sở chấm điểm cho các tiêu chí đó từ kết quả làm việc của từng cá nhân. Tất nhiên, để làm được điều đó, đừng quên đề ra chính sách yêu cầu nhân viên minh bạch trong kết quả công việc.
Ví dụ, việc xác định đầu việc nào được hoàn thành đúng hạn và quá hạn thường có tỷ lệ sai lệch khá lớn, bởi lẽ bản thân nhân viên luôn tìm cách trốn tránh thiếu sót bằng nhiều lý do khác nhau. Hãy minh bạch khả năng hoàn thành công việc của nhân viên bằng cách sử dụng một phần mềm đủ thông minh để lưu lại lịch sử và tự động gửi báo cáo về tài khoản của nhà quản lý, việc đánh giá nhân viên của bạn sẽ chính xác hơn nhiều so với cảm tính thông thường.
Tuyển dụng hiệu quả hơn
Khi doanh nghiệp quyết định áp dụng tính minh bạch, cả quy trình tuyển dụng cũng thể hiện rõ điều đó. Hãy thẳng thắn và trung thực khi đề cập tới văn hóa doanh nghiệp, nhiệm vụ công việc, tiền lương và chế độ đãi ngộ trong bản mô tả công việc của vị trí mà doanh nghiệp đang cần người. Bạn sẽ thấy rằng một tin tuyển dụng minh bạch sẽ thu hút những người thực sự có tài và quan tâm tới doanh nghiệp của bạn hơn là những bản tin mập mờ, khó hiểu.
Tạm kết
Điều thứ 3 trong 10 giá trị cốt lõi mà HubSpot sử dụng để định hướng doanh nghiệp và nhân viên của mình là tính minh bạch. Họ công khai hầu hết tất cả thông tin doanh nghiệp cho nhân viên trừ các thông tin mật hoặc liên quan tới cá nhân khách hàng. Chính điều đó đã góp phần không nhỏ giúp HubSpot đạt được thành công vượt bậc như hiện nay – một doanh nghiệp có giá trị vốn hoá gần 3 tỷ USD với trên 34.000 doanh nghiệp khách hàng tại 90 quốc gia trên thế giới.
Tính minh bạch được ví như là “đơn vị tiền tệ” mới tại nơi làm việc. Việc xây dựng một doanh nghiệp minh bạch xứng đáng được đưa vào thành giá trị cốt lõi của văn hoá doanh nghiệp, và được đầu tư sử dụng các công cụ hỗ trợ thực hiện và đo lường phù hợp.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Download miễn phí E-book công thức xây dưng văn hóa doanh nghiệp chỉ với 1 click tại đây.
