Vì sao bạn cần xây dựng một doanh nghiệp minh bạch?

14/09/2018

Một số doanh nghiệp nghĩ rằng kế hoạch cứ tổ chức đầy đủ cuộc họp nhân viên hàng tháng và báo cáo chi tiết thì đã doanh nghiệp đã có tính minh bạch. Nhưng đây chỉ là lớp vỏ bên ngoài, còn tính minh bạch phải là phần cốt lõi bên trong, là một trong các giá trị của doanh nghiệp.

Base Resources - "Minh bạch" là một từ thông dụng được các nhà lãnh đạo kinh doanh, chính trị gia và các nhà hoạt động xã hội sử dụng khá thường xuyên. Dường như mọi người đang kêu gọi sự minh bạch trong tất cả các tổ chức đoàn thể, nhưng có rất ít cuộc thảo luận về ý nghĩa thực sự của việc xây dựng một doanh nghiệp minh bạch.

Doanh nghiệp minh bạch là gì?

 

Doanh nghiệp minh bạch là doanh nghiệp luôn thấu hiểu, đề cao và thực hiện có hiệu quả việc chia sẻ thẳng thắn và rõ ràng về tầm nhìn - sứ mệnh - giá trị cốt lõi, chiến lược, quy trình hoạt động và mọi kết quả đạt được của doanh nghiệp lẫn nhân viên.

 

Đặc điểm của một doanh nghiệp minh bạch

 

Một doanh nghiệp minh bạch được nhận diện bởi những dấu hiệu chính sau:

 

  • Phổ biến rộng rãi tầm nhìn - sứ mệnh - giá trị cốt lõi của doanh nghiệp cho nhân viên

  • Công khai cấu trúc doanh nghiệp, nhà quản lý các cấp, tài liệu phục vụ công việc chung

  • Đảm bảo sự bình đẳng đối với mọi cổ đông trong đó có cổ đông thiểu số và cổ đông nước ngoài

  • Công khai, chia sẻ thông tin liên quan chính xác, kịp thời

  • Chủ động minh bạch tài chính nội bộ

  • Trao đổi cởi mở, thẳng thắn giữa nhà quản lý và nhân viên

  • Nhân viên có quyền tự do ngôn luận, đưa ra ý kiến đóng góp

  • Báo cáo và ghi nhận kết quả làm việc cụ thể, chính xác

  • Đánh giá nhân viên theo đúng năng lực, công khai kết quả đánh giá

  • Rõ ràng trong cơ chế thưởng phạt, chế độ đãi ngộ,...

 

Vì sao cần xây dựng doanh nghiệp minh bạch?

 

Nếu nhà quản lý và nhân viên của doanh nghiệp bạn đều hoạt động một cách minh bạch, kết quả đạt được chắc chắn không hề nhỏ: sự tin tưởng và các mối quan hệ, giải pháp hữu ích, cộng tác ăn ý, kho tài liệu lớn, đánh giá nhân viên chính xác và tuyển dụng hiệu quả.

 

1. Xây dựng sự tin tưởng và mối quan hệ tốt hơn

 

Mối liên kết giữa nhân viên với doanh nghiệp không chỉ bao gồm công việc mà còn có ông chủ của họ. Trên thực tế, một cuộc khảo sát của CareerBuilder với quy mô 3.008 nhân viên cho thấy 37% trong số họ sẵn sàng rời bỏ doanh nghiệp nếu nhận thấy sự thiếu minh bạch trong thành tích đạt được của nhà quản lý.

 

xay-dung-doanh-nghiep-minh-bach

 

Khi nhắc đến xây dựng mối quan hệ vững chắc ở nơi làm việc, sự tin tưởng luôn đóng một vai trò quan trọng. “Con người có thể nói dối, còn các con số thì không”, đó là lý do tại sao doanh nghiệp bạn nên làm việc theo hướng dữ liệu (data-driven) và công khai các con số cho toàn thể nhân viên được biết, nếu như đó không phải là điều cần bảo mật. Những con số này có thể là doanh thu trong quý vừa qua, chi phí bỏ ra, số lượng đơn hàng, số điểm đánh giá định kỳ từng nhân viên,...

 

Thay vì nhắc đi nhắc lại lý thuyết “Giám đốc của chúng ta là một người rất giỏi”, các con số cụ thể về thành tích mang lại cho doanh nghiệp chắc chắn có độ tin cậy lớn hơn nhiều.

 

Mỗi nhân viên đều mong muốn được coi trọng và tin tưởng. Việc bạn cho phép họ nắm giữ thông tin về doanh nghiệp khiến họ cảm thấy mình thực sự là một phần trong doanh nghiệp, và sẵn sàng trao ngược lại sự tin tưởng gấp đôi điều đó tới doanh nghiệp sau khi đã nhận về. Với một sự tin tưởng cao độ, nhân viên sẽ có động lực để làm việc hiệu quả hơn.

 

Việc minh bạch thông tin cũng tránh gây ra các lo lắng và lời đồn đoán phi thực tế, gây ảnh hưởng tới uy tín của doanh nghiệp và chia rẽ nội bộ nhân viên.

 

2. Đưa ra giải pháp nhanh chóng và chính xác hơn

 

Khi doanh nghiệp bạn áp dụng tính minh bạch, các bài toán đều tìm được lời giải nhanh hơn. Bằng cách cởi mở và trung thực về các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải, nhà quản lý và nhân viên có thể nhận được sự hỗ trợ đắc lực từ phía nhau và từ mọi người xung quanh. Sự đóng góp ý kiến của nhiều người với nhiều góc nhìn, nhiều lối tư duy,... chắc chắn sẽ hiệu quả hơn suy nghĩ của một người.

 

Chẳng hạn, khi nhân viên gặp trục trặc trong việc tìm nguồn cung nguyên liệu dẫn tới chậm tiến độ dự án. Nếu nhân viên đó cố gắng giấu giếm và vẫn tỏ ra rằng mọi thứ vẫn suôn sẻ, tỷ lệ % người đó tự giải quyết được vấn đề là bao nhiêu? Rất có thể không có nguồn cung nào được tìm thấy, và mọi thứ ách tắc lại thành một mớ hỗn độn chẳng đi được tới đâu. Ngược lại, nếu vấn đề đó được trình bày ra, chắc hẳn phải có hàng chục gợi ý hữu ích như người thân của đồng nghiệp, khách hàng cũ của sếp,... để cân nhắc và quyết định.

 

Một ví dụ khác, nếu một dự án sắp đến deadline mà mới chỉ chạy được quá một nửa, làm sao để mọi người biết được tình trạng đó và điều động thêm nguồn lực hỗ trợ? Mấu chốt ở việc hãy công khai deadline và tiến độ dự án trước khi đưa ra lời kêu gọi.

 

3. Cộng tác trong doanh nghiệp ăn ý hơn

 

Một cuộc khảo sát năm 2013 cho thấy, 70% các nhân viên của Harvard Business Review cho biết họ sẵn sàng tham gia vào công việc nhiều nhất khi cấp trên liên tục cập nhật và truyền đạt cho họ chiến lược của doanh nghiệp.

 

Tương tự với minh bạch trong kết quả làm việc nhóm. Nếu mọi nhân viên của bạn đều biết rõ về định hướng và kế hoạch công việc trong tuần / tháng / quý tiếp theo, đồng thời liên tục cập nhật được kết quả và tiến độ công việc của từng cá nhân và tổng thể dự án, tự khắc trong đầu họ sẽ biết mình cần phải làm gì để tối ưu tình trạng công việc đó.

 

Ví dụ, nếu việc thu thập contact khách hàng được bắt đầu từ marketing, chuyển sang cho chuyên viên sales rồi tới bộ phận CSKH, làm thế nào để “dây chuyền” đó hoạt động trơn tru và ăn ý với nhau? Câu trả lời chính là minh bạch trong các con số. Khi lượng khách hàng tăng hoặc giảm, bộ phận marketing cần báo lại số lượng cụ thể, và sales sẽ chủ động quản lý thời gian liên hệ của mình; tránh tình trạng lúc thì ngập deadline, lúc thì không có việc để làm.

 

Theo đó, việc lập kế hoạch tiếp theo cũng trở nên đơn giản hơn nhiều khi bạn nắm được các con số biểu thị năng lực thực tế của từng nhân viên. Các kế hoạch được xây dựng sẽ ở trong tầm tay - có khả năng đạt được cao nhất, chứ không phải những mục tiêu xa vời.

 

Sẽ càng tốt hơn nữa nếu doanh nghiệp của bạn có một phần mềm quản lý phân quyền rõ ràng, yêu cầu nhân viên cập nhật kết quả đầu việc lên hệ thống và cho phép người quản lý dễ dàng góp ý, bình luận và thảo luận chuyên sâu ngay trên hệ thống. Đó mới thực sự là cộng tác hiệu quả - kết nối với đúng người, đúng thời điểm, đúng mục đích - chứ không phải một sai lầm quen thuộc: việc ai nấy làm và không quan tâm tới người khác.

 

Đọc thêm: 3 cách thúc đẩy cộng tác giữa các phòng ban trong doanh nghiệp với Wework

 

4. Lưu trữ và sử dụng tài liệu dễ dàng hơn

 

Thử tưởng tượng một ngày, designer duy nhất của bạn đột nhiên xin nghỉ việc. Những logo doanh nghiệp, ảnh, brochure, thiệp mời, cover,... vốn trở thành "thương hiệu" trước giờ biết tìm ở đâu? Thật là khổ sở nếu phải lục tung mấy nghìn file ảnh của nhân viên đó để tìm ra và lưu lại bản thiết kế chính thức.

 

Để chuẩn bị trước cho tình huống này, hãy tạo một khoảng không gian chung (có thể là trên Drive, Dropbox, phần mềm, mạng nội bộ...) để lưu trữ những tài liệu phục vụ chung cho doanh nghiệp. Sau đó, cài đặt phân quyền để mọi nhân viên đều có thể dễ dàng truy cập và sử dụng chúng.

 

Việc chia sẻ tài liệu rộng rãi này không chỉ giúp người mới dễ dàng tiếp nhận công việc cũ để lại, mà còn giúp đơn giản hoá việc tìm kiếm tài nguyên tri thức của tất cả nhân viên, đặc biệt là hữu ích cho quy trình on-boarding nhân viên mới.

 

5. Đánh giá nhân viên chính xác, công bằng hơn

 

Việc đánh giá nhân viên chưa bao giờ là dễ dàng vì nó thường bị ảnh hưởng bởi các yếu tố chủ quan và 5 sai lầm phổ biến. Hãy đặt ra các tiêu chí cố định và lấy cơ sở chấm điểm cho các tiêu chí đó từ kết quả làm việc của từng cá nhân. Tất nhiên, để làm được điều đó, đừng quên đề ra chính sách yêu cầu nhân viên minh bạch trong kết quả công việc.

 

Ví dụ, việc xác định đầu việc nào được hoàn thành đúng hạn và quá hạn thường có tỷ lệ sai lệch khá lớn, bởi lẽ bản thân nhân viên luôn tìm cách trốn tránh thiếu sót bằng nhiều lý do khác nhau. Hãy minh bạch khả năng hoàn thành công việc của nhân viên bằng cách sử dụng một phần mềm đủ thông minh để lưu lại lịch sử và tự động gửi báo cáo về tài khoản của nhà quản lý, việc đánh giá nhân viên của bạn sẽ chính xác hơn nhiều so với cảm tính thông thường.

 

Đọc thêm: Phần mềm quản lý công việc Wework giúp nhà quản lý đánh giá nhân viên hiệu quả hơn như thế nào?

 

6. Tuyển dụng hiệu quả hơn

 

Khi doanh nghiệp quyết định áp dụng tính minh bạch, cả quy trình tuyển dụng cũng thể hiện rõ điều đó. Hãy thẳng thắn và trung thực khi đề cập tới văn hóa doanh nghiệp, nhiệm vụ công việc, tiền lương và chế độ đãi ngộ trong bản mô tả công việc của vị trí mà doanh nghiệp đang cần người. Bạn sẽ thấy rằng một tin tuyển dụng minh bạch sẽ thu hút những người thực sự có tài và quan tâm tới doanh nghiệp của bạn hơn là những bản tin mập mờ, khó hiểu.

 

Tạm kết

 

Điều thứ 3 trong 10 giá trị cốt lõi mà HubSpot sử dụng để định hướng doanh nghiệp và nhân viên của mình là tính minh bạch. Họ công khai hầu hết tất cả thông tin doanh nghiệp cho nhân viên trừ các thông tin mật hoặc liên quan tới cá nhân khách hàng. Chính điều đó đã góp phần không nhỏ giúp HubSpot đạt được thành công vượt bậc như hiện nay - một doanh nghiệp có giá trị vốn hoá gần 3 tỷ USD với trên 34.000 doanh nghiệp khách hàng tại 90 quốc gia trên thế giới.

 

Tính minh bạch được ví như là “đơn vị tiền tệ” mới tại nơi làm việc. Việc xây dựng một doanh nghiệp minh bạch xứng đáng được đưa vào thành giá trị cốt lõi của văn hoá doanh nghiệp, và được đầu tư sử dụng các công cụ hỗ trợ thực hiện và đo lường phù hợp.

 

Phần mềm quản lý công việc Wework được xây dựng dựa trên nhu cầu minh bạch hoá mọi thông tin về kế hoạch, tiến độ và kết quả làm việc của cá nhân và dự án. Đăng ký trải nghiệm miễn phí phần mềm ngay tại đây.

 

Từ khóa

văn hóa minh bạch công cụ quản lý công việc nâng cao năng suất làm việc quản lý nhân viên hiệu quả

Bài viết liên quan

7 dấu hiệu cho thấy quy trình quản lý của bạn đang gặp vấn đề nghiêm trọng

Liệu bạn có kịp nhận ra quy trình quản lý của bạn đang bị đứt gãy hay thiếu hụt ở đâu đó?

Triển khai Công nghệ 4.0 trong doanh nghiệp: Mảnh ghép không thể thiếu cho mỗi phòng ban là gì?

Doanh nghiệp bạn đã thực sự tiếp cận tới công nghệ 4.0 chưa? Đâu là các công cụ 4.0 cần thiết nhất cho từng phòng ban của bạn?

BSC (Balanced scorecard) là gì? Áp dụng BSC như thế nào để mang lại lợi ích cho doanh nghiệp?

Bạn đã biết cách thu về lợi ích từ mô hình quản trị chiến lược BSC (Balanced scorecard)?

Đăng ký nhận bản tin