Điện thoại di động đang trở thành vật bất ly thân đối với nhiều nhân viên văn phòng. Không chỉ xuất hiện tại những thời điểm thư giãn hay vui chơi giải trí, chúng còn đóng vai “kẻ ngáng đường bất chấp” ngay tại nơi công sở, khiến năng suất làm việc của không ít cá nhân tụt giảm nghiêm trọng.
Theo khảo sát của Deloitte, 85% số người trưởng thành hiện này đang sở hữu điện thoại thông minh, và trung bình, họ kiểm tra thiết bị của mình tới 52 lần một ngày. Một nghiên cứu khác thì nhấn mạnh, số thời gian ước tính một nhân viên văn phòng lãng phí thời gian cho các ứng dụng điện thoại là 3,5 tiếng. Điều này tương đương với việc nhiều doanh nghiệp đang thất thoát đi không nhỏ nguồn tài nguyên thời gian và nhân lực.
Về bản chất, việc bị xao nhãng bởi điện thoại không thuần túy đến từ bản thân mỗi người; hành vi này còn liên quan mật thiết tới những yếu tố thiết kế của ứng dụng: Chẳng hạn như các nút thông báo thường được tô màu đỏ, để kích thích não bộ của chúng ta phải kiểm tra ngay lập tức. Hay như giao diện các phần mềm dần được chuyển sang hình thức cuộn, nhằm thôi thúc người dùng kéo thả vô tận để tìm kiếm những giá trị mới.
Những chấm đỏ nhỏ bé này đang làm tiêu tốn không ít thời gian và tiền bạc của nhiều người
May mắn thay, những thiết kế này hoàn toàn có thể được thay đổi trên điện thoại cá nhân, bất kể trên hệ điều hành nào (phổ biến nhất là iOS và Android). Bạn có thể tham khảo ngay 3 tùy chỉnh đơn giản dưới đây để giảm thiểu thời gian sử dụng từ điện thoại, qua đó cải thiện năng suất làm việc của bản thân.
1. Loại bỏ màu sắc trên điện thoại
Tương tư như cách loài khỉ bị thu hút bởi các vật lấp lánh, con người cũng có xu hướng ưa chuộng những màu sắc tươi tắn và rực rỡ hơn. Hiểu được điều này, các nhà sản xuất điện thọai và ứng dụng luôn đề cao yếu tố sắc màu trong sản phẩm của mình, biến chúng trở thành chất gây nghiện hạng nặng đối với người sử dụng.
Vậy nên, để giúp bản thân thoát khỏi sự quyến rũ của các thiết bị di động, biến chúng trở thành một công cụ làm việc đơn thuần, bạn có thể học cách loại bỏ màu sắc ra ngoài chiếc màn hình của mình. Dĩ nhiên tính thẩm mĩ của thiết bị sẽ giảm xuống, nhưng đừng quá bận tâm, hãy nghĩ đến mục đích tối thượng của bạn: tập trung hoạt động và cải thiện chất lượng công việc.
Để thay đổi hình nền điện thoại của bạn:
- Trên hệ điều hành iOS: vào mục Cài đặt (Settings) > Hình nền (Wallpapers) > Chọn hình nền màu tối (phù hợp nhất là màu đen, vừa tránh gây xao nhãng cho bạn, vừa tiết kiệm được pin cho thiết bị)
- Trên hệ điều hành Android: Vào mục Cài đặt (Settings) > Chọn Hình nền & Themes (Wallpapers & Themes) > Chọn hình nền màu tối
Để chuyển giao diện màn hình điện thoại sang màu sắc đơn bản (khuyến khích để màu xám):
- Trên hệ điều hành iOS:
Bước 1: Cài đặt (Settings) > Chọn mục Cài đặt chung (General) > Đi đến phần Trợ năng (Accessibility)
Bước 2: Lựa chọn Thích nghi màn hình (Display Accommodations) > Tắt Bộ lọc màu (Color Filters)
- Trên hệ điều hành Android:
Bước 1: Vào Cài đặt (Settings) > Thông tin điện thoại (About phone) > Thông tin phần mềm (Software Information) > Nhấn nhiều lần vào mục Số hiệu bản tạo (Build Number) cho đến khi hiện ra thông báo “Bạn đã trở thành người phát triển” (You are now a developer)
Bước 2: Quay trở lại mục Cài đặt > Vào mục Cài đặt cho người phát triển (Developer options) ở cuối màn hình > Chọn Mô phỏng không gian màu (Simulate color space) > Tích vào ô Mù màu (Monochromacy)
2. “Thanh trừng” tất cả các ứng dụng không cần thiết
Trung bình trong máy điện thoại cá nhân, mỗi người trưởng thành có từ 40 ~ 50 ứng dụng khác nhau. Những số lượng ứng dụng thực tế giúp ích cho công việc thì chỉ đếm trên đầu ngón tay, nhường chỗ cho chứ xâm lăng của quân đoàn app rác/ game/ giải trí giết thời gian.
Nhiệm vụ của bạn là phải tiêu diệt tận gốc đám ứng dụng gây xao nhãng này. Con người thường có xu hướng làm việc thiếu hiệu quả khi có quá nhiều lựa chọn giải trí mời chào.
Đừng để lại bất cứ ứng dụng game nào trong máy điện thoại, bạn hoàn toàn có thể chơi chúng trên các thiết bị khác tại nhà. Nếu phải dành thời gian rảnh khi chờ xe hay thang máy, hãy luyện tập những thói quen tích cực hơn như đọc một cuốn sách trên iBooks, hay xem một bài diễn thuyết ngắn gọn trên TEDTalk.
Hãy cố gắng tối giản số ứng dụng cần thiết trên điện thoại đến mức tối đa (lý tưởng nhất là chỉ vừa đủ một màn hình) và phân loại chúng vào trong các thư mục cụ thể. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và chọn lựa ứng dụng hơn khi buộc phải sử dụng điện thoại, qua đó duy trì sự tập trung sẵn có.
Việc lựa chọn ứng dụng cho điện thoại làm việc cũng vô cùng quan trọng, đòi hỏi sự tính toán kỹ càng để tránh gây ra những sự lơi là không cần thiết. Dưới đây là một số gợi ý về những ứng dụng hữu ích cho công việc của bạn:
Hiện có nhiều ứng dụng sinh ra để phục vụ nhu cầu làm việc và phát triển của nhân viên văn phòng
Những ứng dụng phục vụ việc phát triển kỹ năng và chăm sóc sức khỏe:
- Calm: ứng dụng hướng dẫn thiền cho người đang gặp các vấn đề liên quan đến stress
- Duolingo: ứng dụng học ngôn ngữ, hiện tại hỗ trợ hơn 24 ngôn ngữ khác nhau
- iBooks (iOS) hay Kindle (Android): ứng dụng đọc sách trực tuyến
- Audible, Podcasts hay TED: các ứng dụng sở hữu các bài diễn thuyết học thuật hữu ích cho công việc và đời sống cá nhân
- LoseIt: ứng dụng theo dõi tình trạng sức khỏe và dinh dưỡng người dùng
Những ứng dụng phục vụ việc quản lý công việc và thời gian:
- Base Platform : là nền tảng ứng dụng quản trị cho các doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam hiện nay, đã được phát hành và sử dụng trơn tru dưới dạng ứng dụng điện thoại. Tích hợp nhiều giải pháp hiệu quả, từ quản lý công việc và dự án tới xử lý giấy tờ, báo cáo và đề xuất,… Base hứa hẹn sẽ giúp người dùng doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn!
- Bộ ứng dụng của Google Office và Gmail: Ngoài khả năng quản lý mail, Google cho phép người dùng hoàn thành các tác vụ làm việc đơn giản ngay trên điện thoại với bộ sản phẩm Office, bao gồm Docs (soạn thảo văn bản), Sheets (trang bảng tính) và Slides (slide thuyết trình).
- GetFocused: ứng dụng quản lý thời gian làm việc theo phương pháp Pomodoro
Những ứng dụng tiện ích & mạng xã hội:
- LinkedIn: ứng dụng mạng xã hội việc làm, giúp bạn kết nối với những cá nhân có cũng chuyên môn để chia sẻ kiến thức, tuyển dụng,… (Facebook hiện nay cũng là một kênh mạng xã hội hiệu quả trong việc giao tiếp, trao đổi hay tìm kiếm ứng viên, những mức độ gây xao nhãng của chúng rất cao vì không thuần túy sinh ra cho mục đích công việc. Bởi vậy, nếu có thể, hãy cố gắng không cài đặt Facebook vào trong điện thoại cá nhân)
- Grab/ GoViet: ứng dụng đặt xe nhanh chóng, hỗ trợ bạn trong việc tìm kiếm phương tiện đi lại
- Google Maps: ứng dụng bản đồ, la bàn đảm bảo cho những chuyến công tác tới các địa điểm xa lạ
3. Nói không với các thông báo từ ứng dụng
Các thông báo đẩy (push notifications) từ ứng dụng chính là thủ phạm trực tiếp dẫn đến hành vi liên tục kiểm tra điện thoại của nhân viên văn phòng. Với mỗi lần kiểm tra thông báo từ điện thoại, bạn lại trực tiếp làm gián đoạn công việc của mình và phải cần tới từ 15 ~ 20 phút tiếp theo để lấy lại sự tập trung đã mất.
Bởi vậy, ngoài trừ những ứng dụng thực sự quan trọng và trực tiếp liên quan đến công việc như Base.vn hay Gmail,… hãy cố gắng tắt thông báo hết số ứng dụng còn lại để duy trì mạch làm việc cho bản thân.
Bạn có thể tham khảo cách tắt thông báo ứng dụng như sau:
- Đối với hệ điều hành iOS: Vào mục Cài đặt (Settings) > Chọn Thông báo (Notifications) > Chọn biểu tượng ứng dụng cần tắt thông báo > Tắt
- Đối với hệ điều hành Android: Vào mục Cài đặt (Settings) > Chọn Thông báo (Notifications) > Kéo thanh trượt để tắt thông báo ứng dụng (xanh là bật, xám là tắt)
Ngoài cách tắt hoàn toàn, việc đặt thông báo ở chế độ yên lặng cũng là một cách để bạn vừa có thể theo dõi được những hoạt động mới trên các ứng dụng quan trọng, nhưng đồng thời cũng tránh để bị chúng làm phiền khi đang tập trung cao độ vào một nhiệm vụ cụ thể.
Để bật chế độ thông báo yên lặng trên điện thoại, bạn có thể làm theo hướng dẫn sau:
- Trên hệ điều hành iOS:
Trên giao diện màn hình khóa hiển thị thông báo của các ứng dụng, bạn chọn ứng dụng muốn đưa thông báo vào chế độ im lặng. Vuốt ngón tay từ phải qua trái. Xuất hiện các tùy chọn cho thông báo, nhấn vào phần Quản lý (Manage). Sau đó nhấn tiếp vào tùy chọn Gửi trong im lặng (Deliver Quietly).
- Trên hệ điều hành Android:
Vào mục Cài đặt (Settings) > Chọn Sounds and Vibrations > Chọn mục Do not disturb
Với một chiếc điện thoại hoàn toàn được ngăn cách khỏi những thông báo vô thưởng vô phát liên tục xuất hiện cách nhau 5 ~ 10 phút, bạn hoàn toàn có thể tập trung làm việc và tiết kiệm được không nhỏ những khoảng thời gian vốn đang bị lãng phí.
Tạm kết
Nếu bạn vẫn còn lãng phí hàng tá thời gian dán mắt vào màn hình điện thoại, lãng quên nhiệm vụ chính yếu của mình tại nơi công sở thì hãy hành động ngay: Chỉ với một vài thao tác đơn giản, điện thoại của bạn đã trở nên tinh giản hơn, trở thành một thiết bị đúng nghĩa phục vụ cho mục đích công việc!
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Thời đại 4.0, xây dựng mô hình “văn phòng điện tử không giấy tờ” không còn là quá khó. DOWNLOAD TRỰC TIẾP EBOOK NGAY TẠI ĐÂY
