Sẽ đến một thời điểm trong doanh nghiệp, nhà lãnh đạo phải dành phần lớn thời gian của mình cho việc ra quyết định. Khi khối lượng yêu cầu, đề xuất, xin phép tăng lên mỗi ngày, doanh nghiệp có thể gặp phải những tình huống sau:
- Có những dự án phải huỷ bỏ chỉ bởi những đề xuất quan trọng đang chờ phê duyệt. Nhà lãnh đạo chậm trễ trong việc ra quyết định khiến lỡ mất thời điểm quan trọng của dự án.
- Nhân viên mất nhiều thời gian để tìm kiếm căn cứ chấp thuận/ từ chối đề xuất của lãnh đạo. Họ phải rà soát lại email, tin nhắn, hay giấy tờ để biết quyết định của lãnh đạo là gì.
- Nhân viên gặp khó khăn trong việc nắm rõ quy trình phê duyệt, họ không biết những ai là người phê duyệt cho các loại đề xuất khác nhau.
- Có những đề xuất được chấp thuận một cách không hợp lý, nhưng không có cách nào sửa lại được.
Nếu bạn từng rơi vào những tình huống như vậy, hãy cân nhắc về việc triển khai một hệ thống phê duyệt đề xuất (approval system) cho doanh nghiệp của bạn. Một hệ thống phê duyệt đề xuất sẽ giúp doanh nghiệp:
- Quản lý rủi ro: Một quyết định duyệt ngân sách tổ chức giáng sinh cho công ty thì nguy cơ rủi ro thấp, nhưng một quyết định bổ nhiệm nhân sự mới, hay mua một thiết bị sản xuất đắt tiền thì nguy cơ rủi ro rất cao. Việc phê duyệt này cần có một nơi để theo dõi và kiểm soát.
- Đảm bảo tốc độ duyệt đề xuất: Làm thế nào để quyết định đưa ra là đúng đắn nhưng thời gian ra quyết định phải nhanh chóng? Một hệ thống phê duyệt đề xuất sẽ thống kê mọi yêu cầu xét duyệt từ nhân viên, giúp nhà lãnh đạo phân loại tầm quan trọng của đề xuất và đưa ra thứ tự ưu tiên cho việc phê duyệt.
- Đảm bảo sự minh bạch: Khi cách thức phê duyệt đề xuất, các thông tin cần cung cấp, các tiêu chuẩn mà doanh nghiệp yêu cầu đều rõ ràng trên phần mềm, doanh nghiệp có thể đảm bảo sự minh bạch tuyệt đối trong việc ra quyết định.
- Mọi quyết định đưa ra đều được kiểm soát: CEO không phải người đưa ra mọi quyết định trong doanh nghiệp, CEO phải trao quyền cho các trưởng bộ phận bên dưới để họ được phép ra quyết định trong quyền hạn của họ. Tuy nhiên không phải quyết định nào cũng đúng đắn hoàn toàn, CEO khi trao quyền cần có cách quản trị mọi quyết định trong doanh nghiệp, cách tốt nhất là tập trung mọi quyết định của doanh nghiệp tại một nơi duy nhất.
- Hệ thống hoá quy trình phê duyệt phức tạp trong doanh nghiệp: Mỗi quyết định khác nhau có quy trình phê duyệt khác nhau, bằng cách chuẩn hoá quy trình đó trên phần mềm, nhân viên và nhà lãnh đạo được giải phóng khỏi những rắc rối sai sót trong quy trình.
1. Base Request giúp doanh nghiệp xử lý việc phê duyệt đề xuất như thế nào?
1.1. Biểu mẫu tuỳ chỉnh (Custom form)
Theo cách truyền thống, mỗi khi muốn được duyệt đề xuất/ xin phép điều gì, nhân viên sẽ gọi điện thoại, gửi email, tin nhắn,… thông tin bị phân mảnh ở nhiều nơi. Khi quy mô doanh nghiệp lớn dần, tần suất đề xuất phát sinh tăng lên, tình trạng này cứ lặp đi lặp lại. Khi không chuẩn hoá được những thông tin cần thiết để đưa ra quyết định, nhà lãnh đạo sẽ tiêu tốn một khối lượng thời gian vô cùng lớn để giải quyết việc này.
Để giải phóng nhà lãnh đạo khỏi những rắc rối trên, Base Request cấu trúc toàn bộ nội dung của các đề xuất thành các nhóm riêng biệt, ở từng nhóm đề xuất đó có những custom form (biểu mẫu tuỳ chỉnh) khác nhau.
Các đề xuất trên Base Request chia theo các nhóm riêng biệt
Custom form cho từng loại đề xuất
Quá trình hoạt động của mỗi doanh nghiệp sẽ phát sinh nhiều loại đề xuất: Đề xuất về tài chính, đề xuất về nhân sự,… Với từng loại đề xuất đó, dữ liệu giúp nhà lãnh đạo ra quyết định chấp thuận hay từ chối là khác nhau.
Ví dụ: Một nhân viên xin duyệt chi thì bạn ấy cần cung cấp những thông tin như: Mua gì, giá trị bao nhiêu, mua ở đâu. Một nhân viên khác xin nghỉ phép, nhà quản lý sẽ cần biết thông tin bạn ấy nghỉ ngày nào, lý do nghỉ là gì, ai là người làm thay công việc của bạn ấy trong thời gian vắng mặt,… Những thông tin như thế được Base hệ thống hoá bằng custom form (biểu mẫu tuỳ chỉnh), đây là một biểu mẫu chứa dữ liệu có cấu trúc giúp nhà lãnh đạo có đủ thông tin họ cần. Nhờ đó họ có đủ dữ liệu để đưa ra quyết định chấp thuận hay từ chối.
1.2. Quy trình phê duyệt (Approval Workflow)
Các đề xuất khác nhau sẽ có người phê duyệt và quy trình phê duyệt khác nhau. Ví dụ:
- Đối với các quyết định về bổ nhiệm/ thăng cấp cho nhân sự, trưởng bộ phận nhân sự là người duyệt đầu tiên, sau đó tới CEO duyệt cuối cùng.
- Đối với các quyết định duyệt chi ngân sách, trưởng bộ phận là người duyệt đầu tiên, sau đó tới giám đốc tài chính duyệt, kế toán là người theo dõi khoản chi này.
- Đối với việc chấp thuận cho nhân viên nghỉ phép, chỉ cần một trong 2 người (team lead hoặc trưởng bộ phận nhân sự) đồng ý là quyết định được thông qua.
Bởi quy trình phê duyệt khác nhau như vậy, nên Base Request giúp thiết lập quy trình xử lý phê duyệt theo nhiều cách: Bạn có thể thiết lập duyệt lần lượt (A duyệt, rồi đến B rồi đến C), hoặc duyệt đồng thời (bất kỳ ai duyệt trước cũng được), hay chỉ cần một người duyệt là đề xuất có thể được thực hiện.
Doanh nghiệp có thể tự định nghĩa quy trình một cách nhanh chóng và đơn giản, chỉ cần thiết lập một lần ban đầu và không cần quan tâm về sau nữa.
1.3. Mẫu in tuỳ chỉnh
Đối với một số doanh nghiệp, sau khi duyệt đề xuất online, quyết định của lãnh đạo đưa ra phải được văn bản hoá thành hồ sơ/ chứng từ để lưu trữ lại. Base Request giúp doanh nghiệp thực hiện việc này bằng tính năng mẫu in tuỳ chỉnh. Ở mỗi nhóm đề xuất, bạn có thể tải lên một file mẫu dưới dạng docx. Đó đơn giản là một file MS Word, doanh nghiệp tự tuỳ chỉnh bất kỳ nội dung gì trên đó, chỉ cần bỏ lại một vài chỗ trống để hệ thống điền các thông tin cơ bản.
Khi đề xuất được duyệt, hệ thống sẽ tự động nhập các thông tin ở custom form vào file mẫu, doanh nghiệp có thể in file đó ra và ngay lập tức có một văn bản đầy đủ thông tin, đã được phê duyệt đầy đủ trên phần mềm.
Bằng cách này, doanh nghiệp có thể thay thế việc in, trình ký mất rất nhiều thời gian hàng ngày, thay vào đó, những đề xuất như thế đã được giải quyết nhanh gọn chỉ trong vòng 5 phút với Base Request.
2. Base Request giúp nhà lãnh đạo và nhân viên như thế nào?
2.1. Đối với nhà lãnh đạo
Base Request là một ứng dụng cực kỳ dễ dùng, có những doanh nghiệp khách hàng của Base từng 10 năm giải quyết công việc trên giấy tờ, họ không thể tin được là có một phần mềm điện tử thay thế được những công việc của họ.
Base Request được đánh giá là một phần mềm giúp CEO hoàn thành vai trò của mình một cách nhẹ nhàng nhất có thể, giải phóng CEO khỏi những công việc giấy tờ, bởi mọi thông tin đề xuất mà họ phải giải quyết, phải đưa ra quyết định, thì họ luôn biết nó ở đâu. Họ có thể duyệt nhanh tất cả các đề xuất ở ngay trên điện thoại. Dù không có mặt ở văn phòng để gặp mặt nhân viên và giải quyết giấy tờ, họ vẫn có đầy đủ thông tin trên phần mềm để đưa ra quyết định.
Mọi đề xuất trong doanh nghiệp tập trung tại một nơi duy nhất
2.2. Đối với nhân viên
Khi nhà lãnh đạo định nghĩa được rõ ràng các luồng ra quyết định trong doanh nghiệp, điều đó giúp cho nhân viên rất nhiều. Theo cách phê duyệt truyền thống bằng giấy tờ, khi nhân viên muốn xin phép một điều gì đó, họ không biết xin ở đâu, xin ai, không biết đưa thông tin gì để mà xin, công việc bao lâu được giải quyết.
Với Base Request, khi họ muốn xin duyệt điều gì thì tất cả thông tin yêu cầu đều có sẵn trên hệ thống:
- Họ sẽ không cần phải tự ghi nhớ ai là người duyệt, vì tất cả quy định đó được tổ chức sẵn trong hệ thống.
- Họ biết họ được quyền đề xuất những điều gì, bởi những đề xuất nào họ được quyền tạo thì nó đã được thiết lập ngay từ đầu, và họ được phân quyền để nhìn thấy nó trên phần mềm, những đề xuất họ không được quyền tạo thì nó sẽ không xuất hiện để họ có thể tạo được.
- Họ biết họ cần phải điền những thông tin gì để được duyệt. Ví dụ: Một bạn muốn xét duyệt lên nhân viên chính thức, hệ thống yêu cầu thông tin mà bạn ấy & những người liên quan cần phải rõ ràng. Điều đó góp phần tạo nên sự rõ ràng và minh bạch trong việc đưa ra quyết định trong doanh nghiệp.
Hy vọng bài viết trên đã giúp khách hàng của Base có thêm gợi ý về cách chuẩn hoá quy trình bằng phần mềm.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng phần mềm Base Request, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
