Công ty nào cũng có quy định rõ ràng về Quyền hạn và trách nhiệm của từng vị trí trong công ty. Tuy nhiên, điều đó sẽ chẳng còn mấy giá trị khi Phần mềm Quản trị mà bạn lựa chọn không đủ tính năng giúp bạn “số hóa” quyền hạn đó và mang chúng vào thực tế Doanh nghiệp.
1. Tại sao phân quyền là một tính năng quan trọng trong một Phần mềm Quản trị doanh nghiệp?
Phân quyền là việc phân bổ quyền hạn cho một thành viên được làm gì và không được làm gì trong phần mềm. Phần mềm có tính năng phân quyền chuyên sâu sẽ cho phép các nhà quản lý duy trì sự cân bằng giữa việc giúp nhận viên cộng tác dễ dàng, đồng thời bảo vệ dữ liệu của công ty. Ví dụ: nếu bạn đang làm việc trong một dự án có dữ liệu ở mức độ nhạy cảm cao, bạn cần nhóm dự án có đủ quyền hạn để có thể cộng tác, nhưng bạn cũng muốn giữ mức độ tiếp cận thông tin chỉ vừa đủ cho từng thành viên.
Tính năng phân quyền tại các phần mềm của Base được nghiên cứu và phát triển chuyên sâu, với mong muốn giúp các nhà quản trị đạt được sự cân bằng này.
2. Có những loại phân quyền nào?
Hai loại phân quyền cần có trong phần mềm quản trị gồm có:
- Phân quyền theo người dùng
- Phân quyền theo vai trò
Việc phân quyền hạn này xác định quyền truy cập và thông tin mà nhân sự có thể xem và chỉnh sửa trong phần mềm.
Phân quyền theo người dùng cho phép bạn quản lý quyền hạn ở cấp độ từng cá nhân, bạn có thể lựa chọn chính xác những gì một nhân sự có thể xem, xoá, chỉnh sửa. Bạn cũng có thể cấp quyền truy cập cho từng người dùng theo dự án cụ thể.
Ví dụ: Một nhân viên của bạn là Quản lý của dự án Thiết kế nhưng chỉ là thành viên của dự án Thi công. Bạn có thể cấp cho thành viên đó toàn quyền truy cập vào dự án Thiết kế, nhưng chỉ là người theo dõi cập nhật thông tin ở Dự án Thi công.
Phân quyền theo vai trò cho phép bạn quản lý quyền ở cấp vai trò. Khi bạn thực hiện thay đổi đối với quyền truy cập của một vai trò, nó sẽ tự động tác động đến mọi thành viên có cùng vai trò đó.
Ví dụ: Phần mềm quản lý công việc Wework cho phép thiết lập 3 vai trò trong một dự án, đó là: Quản lý dự án, thành viên, và khách. Bạn có thể cài đặt việc cho phép hoặc không cho phép thành viên và khách quyền được tạo công việc, chỉnh sửa mô tả công việc, xem công việc của người khác…
Phân quyền theo vai trò Quản lý – Thành viên ở Base Wework
Phân quyền theo vai trò Người giao/nhận việc – Người theo dõi ở Base Wework
Trong phần mềm quản lý quy trình Base Workflow, phần mềm chia rõ vai trò owner và worker trong từng workflow (quy trình) – stage (giai đoạn) – to-do (công việc) – job (nhiệm vụ). Trong đó, owner có toàn quyền chỉnh sửa, xóa, thêm bớt thông tin, trong khi follower (người theo dõi) chỉ có quyền xem chứ không có quyền chỉnh sửa.
Với tính năng phân quyền theo vai trò, bạn dễ dàng trao quyền theo vai trò của mỗi nhân sự trong một luồng công việc hoặc dự án cụ thể.
3. Ai là người quản lý việc phân quyền theo vai trò trong phần mềm?
Quản trị viên hệ thống (system owner) là người dùng có quyền cao nhất trong hệ thống, đây là tài khoản có khả năng quản lý việc phân quyền trong phần mềm quản trị, điều này bao gồm quyền tạo, tùy chỉnh và xóa các vai trò.
Quản trị viên hệ thống có thể cấp quyền cho người dùng thông thường, để họ được phép “tùy chỉnh phân quyền” đối với một dự án hoặc phòng ban. Với quyền này, người dùng này có thể quản lý quyền truy cập vào dự án và phòng ban đó của người dùng khác mà không cần phụ thuộc vào quản trị viên hệ thống. Điều này cũng tương tự như CEO trao quyền cho cấp dưới để họ có thể chủ động quản lý mọi việc trong bộ phận của mình.
Đối với phần mềm của Base, quản trị viên hệ thống của Base Platform có thể phân quyền quản trị theo từng ứng dụng cho cấp dưới. Bởi mỗi phòng ban, bộ phận sẽ có đặc thù công việc khác nhau, quản trị theo cách khác nhau và sử dụng các phần mềm khác nhau, do đó việc phân quyền theo từng phần mềm rất quan trọng. Điều này giúp công ty bảo mật thông tin nhưng vẫn giúp nhân viên có quyền truy cập vừa đủ để cộng tác và làm việc.
Phân quyền app admin trong Base Platform
Trong từng ứng dụng, nhà quản trị có thể tiếp tục phân quyền sâu hơn với từng vai trò cụ thể.
Phân quyền cho thành viên trong Base Wework
Công ty nào cũng có quy định rõ ràng về Quyền hạn và trách nhiệm của từng vị trí trong công ty. Tuy nhiên, điều đó sẽ chẳng còn mấy giá trị khi Phần mềm Quản trị mà bạn lựa chọn không đủ tính năng giúp bạn “số hóa” quyền hạn đó và mang chúng vào thực tế Doanh nghiệp.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
