Tính minh bạch là gì? Tại sao doanh nghiệp cần thích đẩy tính minh bạch trong doanh nghiệp?
Trong bối cảnh quản trị, tính minh bạch trong doanh nghiệp là sự cởi mở, đề cao và thực hiện có hiệu quả việc chia sẻ thẳng thắn và rõ ràng về tầm nhìn – sứ mệnh – giá trị cốt lõi, chiến lược, quy trình hoạt động và mọi kết quả đạt được của tổ chức lẫn nhân viên.
Vài năm trở lại đây, các doanh nghiệp đã và đang tích cực xây dựng tính “minh bạch” cho tổ chức của mình ở mọi cấp độ. Tuy nhiên, hầu hết hành động của họ chủ yếu chỉ nằm trên lý thuyết, giấy tờ, chứ chưa thực sự có kế hoạch ứng dụng cụ thể để truyền tải yếu tố này vào trong mô hình làm việc của mình.
Hậu quả là, họ sẽ không thể tận dụng được những lợi ích tuyệt vời mà tính minh bạch có thể đem lại cho doanh nghiệp, chẳng hạn như:
- Giúp cải thiện doanh thu và lợi nhuận kinh doanh
- Xây dựng các mối quan hệ cộng tác và làm việc hiệu quả hơn trong doanh nghiệp
- Củng cố niềm tin với đội ngũ nhân viên, giúp họ gắn kết hơn với doanh nghiệp, giảm thiểu tỉ lệ turnover rate
- Thúc đẩy tinh thần đổi mới, sáng tạo, đưa ra các quyết định kinh doanh nhanh chóng và chính xác hơn
- …
Đánh mất những lợi thế này có lẽ là điều không doanh nghiệp nào muốn, bạn cũng vậy phải không? Vậy thì hãy cùng Base Resources tham khảo ngay 5 phương pháp đơn giản để xây dựng, thúc đẩy tính tính minh bạch tại nơi công sở ngay dưới đây.
Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thêm cuốn E-book Công thức xây dựng văn hóa doanh nghiệp mà chúng tôi cung cấp để bổ trợ cho các hoạt động vun vén môi trường làm việc hiệu quả tại công ty.
1. Trao quyền được thẳng thắn lắng nghe và trình bày quan điểm cho tất cả mọi người
Hãy nghĩ xem bạn muốn được mentor của mình góp ý thành thật như thế nào: Minh bạch chính là ở cái cảm giác có thể đưa ra và tiếp nhận những ý kiến đóng góp một cách hoàn toàn thoải mái đó. Điều này giúp tạo dựng niềm tin, thúc đẩy nhiều ý tưởng sáng tạo và đem lại một môi trường làm việc lành mạnh.
Dám trao đổi thẳng thắn những điều cần thiết tới đồng nghiệp là cơ sở cho một nhóm hoạt động tích cực và năng suất. Trái lại, việc giấu giếm các thông tin quan trọng không để đồng đội cùng biết có thể gây tổn hại đến dự án của nhóm và làm sứt mẻ lòng tin giữa các thành viên.
Khi tất cả mọi người đều có cảm giác rằng họ “là một phần của dự án” và nắm được chuyện gì đang xảy ra trong nội bộ, họ sẽ làm việc tích cực hơn và cũng sẽ có nhiều ý tưởng đóng góp để giải quyết vấn đề tốt hơn.
Buffer – công ty xây dựng ứng dụng cho phép quản lý nội dung trên mạng xã hội – đã mạnh dạn thực hành yếu tố thẳng thắn, thành thực này tại nơi làm việc, bắt đầu từ việc quyết định chia sẻ công khai mức lương của nhân viên. Bằng cách làm như vậy, mức độ tin tưởng giữa các nhân viên tại Buffer đã tăng đáng kể, tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, bền vững. Minh bạch trong tiền lương thậm chí còn hỗ trợ cho công việc tuyển dụng. Sau khi Buffer công khai mức lương và công thức lương vào cuối năm 2013, số lượng đơn xin việc đã tăng 230% trong tháng sau đó.
Gợi ý: Hãy bắt đầu bằng việc thực hiện các cuộc họp nhóm hằng ngày (các buổi họp ngắn kéo dài từ 5-10 phút). Ở đó, mọi người có thể lắng nghe về phần công việc đã được hoàn thành và cập nhật các các công việc mới liên quan – cơ hội này sẽ đem lại cảm giác minh bạch rõ ràng trong giao tiếp nhóm.
2. Hãy mạnh dạn minh bạch hóa, công khai các kết quả công việc
Một trong những cách tốt nhất để xây dựng tính minh bạch và tạo động lực trong doanh nghiệp là công khai các kết quả kinh doanh (dù tích cực, tiêu cực) cùng những cơ hội, thách thức có thể gặp phải. Những điều tích cực thì dễ công khai hơn, nhưng thẳng thắn về những điểm tiêu cực thì sẽ tạo niềm tin và cổ vũ tinh thần trách nhiệm mạnh mẽ hơn.
Jeff Bezos, CEO của Amazon đánh giá rất cao tầm quan trọng của thất bại. Trong thư gửi cổ đông gần đây, ông nói: “Để phát minh được thì bạn phải thực hiện thật nhiều thử nghiệm, và nếu bạn biết trước rằng bạn sẽ thành công thì đó không còn là thử nghiệm. Đa phần các tổ chức lớn có trong tay nhiều ý tưởng sáng tạo, nhưng không nhiều bên sẵn sàng chịu trải qua cả loạt thử nghiệm thất bại cần thiết để đạt tới mục đích”.
Gợi ý: Khi cập nhật tình trạng của các dự án cho tập thể nhân viên công ty, đừng bị cám dỗ mà tô hồng những mặt tiêu cực. Cần thành thật về những thất bại, chia sẻ với các thành viên về những gì bản thân đã học được và bản thân lên kế hoạch như thế nào để tiếp tục tiến lên phía trước. Một người khôn ngoan luôn biết học tập từ chính những thất bại của chính mình.
3. Làm phẳng cấu trúc hoạt động vận hành trong doanh nghiệp
Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay được tổ chức với cấu trúc phân cấp bậc cổ điển, mặc cho việc chúng đã cũ kỹ và không còn thể hiện được sự hiệu quả.
Với cấu trúc này, quyền truy cập thông tin, ra quyết định và đưa ra mệnh lệnh đều nằm trong tay những nhà quản lý cấp cao. Nhân viên cấp thấp hơn chỉ có nhiệm vụ làm nghe theo chỉ đạo của quản lý trực tiếp và báo cáo kết quả công việc, giống như mối quan hệ bất biến trong chuỗi thức ăn của tự nhiên.
Điều này sẽ thúc đẩy sự độc đoán, thiếu minh bạch trong các quyết định ảnh hưởng đến sự tồn vong của công ty; gây khó dễ cho các hoạt động vận hành cũng như khiến đội ngũ nhân viên thui chột dần tính tự chủ trong công việc.
Để giải quyết tình trạng này, doanh nghiệp sẽ buộc phải tái thiết các hoạt động vận hành của mình theo cấu trúc “phẳng” hơn – các cấp quản lý trung gian sẽ được tinh giản một cách triệt để giảm tải tối đa rào cản giữa lãnh đạo với nhân viên.
Nhờ vậy, nhân viên làm sẽ được tiếp cận với nhiều thông tin hơn, đồng thời được tham gia vào quá trình ra quyết định, đóng vai trò như một cố vấn viên, được trực tiếp trao đổi ý tưởng với những lãnh đạo cấp cao nhất.
Hiện nay, bạn có thể thấy cơ chế này phổ biến hơn trong một tổ chức vừa và nhỏ. Nhưng dần dần, xu hướng áp dụng mô hình tổ chức “phẳng” cũng đang thâm nhập vào một số công ty lớn nhất trên thế giới. Elon Musk, CEO của Tesla, đã nói với các nhân viên về chính sách truyền thông ở công ty này như sau:
“Bất kỳ ai ở Tesla cũng có thể và nên gửi email/nói chuyện với người khác về những gì họ nghĩ, và đó là cách nhanh nhất để giải quyết một vấn đề nhằm mục đích có lợi cho toàn thể công ty.”
Tại Zappos, một trong những đơn vị bán lẻ giày và phụ kiên thể thao hàng đầu nước Mỹ, CEO Tony Hsieh thậm chí còn sử dụng nguyên tắc phi lãnh đạo (tức mô hình quản trị không cần nhà lãnh đạo) làm đầu tàu cho hoạt động của công ty. Theo đó, nhân viên sẽ không bị gó bó hay chịu sự chỉ đạo từ cấp trên, mà sẽ được quyền tự quyết các hoạt động của mình để đảm bảo công việc đạt hiệu quả tốt nhất.
Gợi ý: Nếu là một nhân viên trong doanh nghiệp, bạn có thể đóng góp cho việc thúc đẩy văn hóa minh bạch bằng cách mời một đồng nghiệp từ một nhóm khác đi ăn trưa, hoặc tham gia trao đổi ý kiến cá nhân trong các buổi họp tập thể.
Nếu nằm trong đội ngũ lãnh đạo, quản lý, bạn có thể tham khảo mô hình Agile cho việc quản lý dự án/phòng ban – vốn được nghiên cứu để thúc đẩy tối đa tính phối hợp linh hoạt giữa và trong phòng ban.
4. Đề cao sự minh bạch từ khâu tuyển dụng
Một môi trường minh bạch không thể không có những con người minh bạch. Rõ ràng là, bạn cần phải thúc đẩy văn hóa minh bạch bằng cách tuyển dụng những người trung thực, thẳng thắn, cởi mở.
Có đến 87% ứng viên chia sẻ rằng họ muốn làm việc cho những công ty rõ ràng, minh bạch. Vì vậy, nếu như bạn có được sự minh bạch ngay từ trong quy trình tuyển dụng, bạn sẽ thu hút được nhiều ứng viên chất lượng.
Gợi ý: Minh bạch có thể biểu hiện rõ ràng qua việc bạn viết một mô tả công việc rành mạch, chi tiết. Quy trình tuyển dụng cần tinh gọn, rõ ràng. Trong quá trình phỏng vấn, hãy thảo luận với ứng viên về giá trị minh bạch, xem xem mức độ quan tâm của họ đến vấn đề này như thế nào.
5. Bắt tay cùng những “trợ thủ” công nghệ tiên tiến
Những vấn đề ảnh hưởng nghiêm trọng tới tính minh bạch trong doanh nghiệp như:
- Gặp rối loạn trong các kênh giao tiếp, khó khăn để tiếp cận nguồn thông tin chính xác
- Phân công nhiệm vụ không phân minh, gây chồng chéo công việc, đùn đẩy trách nhiệm qua lại trong nội bộ
- Công tác thiếu hiệu quả với đồng nghiệp và cấp trên do không có một nền tảng làm việc thống nhất
Giờ đây đã hoàn toàn có thể được xử lý triệt để với sự giúp sức của các công cụ làm việc hiện đại. Tiêu biểu trong số đó có thể kể đến phần mềm quản lý công việc và dự án 4.0 Base Wework.
Phần mềm Wework giúp bạn quản lý công việc và đội nhóm một cách trong sáng, khoa học. Mọi người đều có thể cập nhật được tiến độ dự án và vai trò, công việc của mỗi cá nhân nhờ vào giao diện dashboard của dự án. Các tài liệu được lưu trữ khoa học cho phép tìm kiếm và chia sẻ dễ dàng. Mọi người đều có quyền tham gia trao đổi, đóng góp vào dự án ngay trên giao diện làm việc.
Cộng tác toàn diện trên Base Wework với nhiều loại giao diện theo dõi công việc linh hoạt (xem theo danh sách việc, xem theo phân công, xem theo tiến độ thời gian…)
Song song với đó, hệ thống phân quyền chặt chẽ giúp bạn vừa đảm bảo tính minh bạch trong dự án nhưng vừa giữ được kỉ luật của tổ chức.
Kết luận
Văn hóa minh bạch liệu có giúp doanh nghiệp có thêm lợi nhuận? Sẽ là có, nếu như bạn tin vào sức mạnh lòng tin của một tập thể đoàn kết, cùng với một cơ cấu tổ chức khoa học rõ ràng giúp tối ưu năng suất công việc.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, Sacombank, VPBank, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Vissan, Tân Á Đại Thành, Hoà Bình Minh, Decathlon, Huy Thành Jewelry, Bamboo Airways, Novaland Group, Phục Hưng Holdings, PCC1, Đại Học Văn Lang, Đại Học Ngoại Thương, Bệnh viện Phụ sản Hà Nội, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books,…
Nếu bạn quan tâm đến phần mềm quản lý công việc Base Wework giúp thúc đẩy minh bạch doanh nghiệp, bạn có thể đăng ký ngay tại đây để được nhận tư vấn trải nghiệm sản phẩm.
