5 cách xây dựng và thúc đẩy văn hóa minh bạch trong doanh nghiệp

17/05/2018

Không chỉ là mấy lời mang tính cổ động nói với nhau trong buổi họp công ty cho sang, tính minh bạch - hay là sự cởi mở, thẳng thắn trong và giữa các phòng ban - còn là nhân tố hàng đầu giúp tăng niềm vui cho nhân viên (theo khảo sát của TinyPulse)

Tính minh bạch là gì? 


Tính minh bạch tại nơi làm việc, hoặc trong doanh nghiệp có nghĩa là việc trao đổi cởi mở và trung thực với các thành viên trong cùng nhóm hoặc giữa các nhóm. Mặc dù là một thuật ngữ trừu tượng, nhưng bạn hoàn toàn có thể xây dựng một văn hóa minh bạch tại doanh nghiệp thông qua những việc làm rất cụ thể. 

 

Dưới đây là 5 cách đơn giản để tạo ra một văn hóa có tính minh bạch tại công sở:

 

1. Hãy thẳng thắn


Hãy nghĩ xem bạn muốn được mentor của mình góp ý thành thật như thế nào: Minh bạch chính là ở cái cảm giác có thể đưa ra và tiếp nhận những ý kiến đóng góp một cách hoàn toàn thoải mái đó. Điều này giúp tạo dựng niềm tin, thúc đẩy nhiều ý tưởng sáng tạo và đem lại một môi trường làm việc lành mạnh.  

 

Dám trao đổi thẳng thắn những điều cần thiết tới đồng nghiệp là cơ sở cho một nhóm hoạt động tích cực và năng suất. Trái lại, việc giấu giếm các thông tin quan trọng không để đồng đội cùng biết có thể gây tổn hại đến dự án của nhóm và làm sứt mẻ lòng tin giữa các thành viên.

 

Khi tất cả mọi người đều có cảm giác rằng họ "là một phần của dự án" và nắm được chuyện gì đang xảy ra trong nội bộ, họ sẽ làm việc tích cực hơn và cũng sẽ có nhiều ý tưởng đóng góp để giải quyết vấn đề tốt hơn. 


Buffer - công ty xây dựng ứng dụng cho phép quản lý nội dung trên mạng xã hội - đã mạnh dạn thực hành yếu tố thẳng thắn, thành thực này tại nơi làm việc, bắt đầu từ việc quyết định chia sẻ công khai mức lương của nhân viên. Bằng cách làm như vậy, mức độ tin tưởng giữa các nhân viên tại Buffer đã tăng đáng kể, tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, bền vững. Minh bạch trong tiền lương thậm chí còn hỗ trợ cho công việc tuyển dụng. Sau khi Buffer công khai mức lương và công thức lương vào cuối năm 2013, số lượng đơn xin việc đã tăng 230% trong tháng sau đó.


Gợi ý: Hãy bắt đầu bằng việc thực hiện các cuộc họp nhóm hằng ngày (các buổi họp ngắn kéo dài từ 5-10 phút). Ở đó, mọi người có thể lắng nghe về phần công việc đã được hoàn thành và cập nhật các các công việc mới liên quan - cơ hội này sẽ đem lại cảm giác minh bạch rõ ràng trong giao tiếp nhóm.

 

2. Công khai về kết quả công việc


Một trong những cách tốt nhất để xây dựng tính minh bạch và tạo động lực trong doanh nghiệp là công khai về những kết quả kinh doanh (dù tích cực, tiêu cực) và những cơ hội, thách thức có thể gặp phải. Những điều tích cực thì dễ công khai hơn, nhưng thẳng thắn về những điểm tiêu cực thì sẽ tạo niềm tin và cổ vũ tinh thần trách nhiệm mạnh mẽ hơn 

 

Jeff Bezos, CEO của Amazon đánh giá rất cao tầm quan trọng của thất bại. Trong thư gửi cổ đông gần đây, ông nói: “Để phát minh được thì bạn phải thực hiện thật nhiều thử nghiệm, và nếu bạn biết trước rằng bạn sẽ thành công thì đó không còn là thử nghiệm. Đa phần các tổ chức lớn có trong tay nhiều ý tưởng sáng tạo, nhưng không nhiều bên sẵn sàng chịu trải qua cả loạt thử nghiệm thất bại cần thiết để đạt tới mục đích”.

 

Gợi ý: Khi cập nhật tình trạng của các dự án cho tập thể nhân viên công ty, đừng bị cám dỗ mà tô hồng những mặt tiêu cực. Cần thành thật về những thất bại, chia sẻ với các thành viên về những gì bản thân đã học được và bản thân lên kế hoạch như thế nào để tiếp tục tiến lên phía trước. Một người khôn ngoan luôn biết học tập từ chính những thất bại của chính mình. 

 

3. Dỡ bỏ cấu trúc Silo


Theo một nghiên cứu, gần 80% cán bộ điều hành cấp cao nói rằng giao tiếp đóng vai trò thiết yếu cho sự phát triển của doanh nghiệp, nhưng chỉ có một phần tư trong số họ cảm thấy rằng công ty của họ thực hiện tốt việc chia sẻ thông tin đến toàn bộ công ty. Thực hiện các cuộc họp nhóm mỗi ngày là một việc làm tốt nhưng chưa đủ. Một doanh nghiệp thật sự minh bạch sẽ cần một môi trường mở cho việc trao đổi thông tin dễ dàng hơn. 

 

Các nhà lãnh đạo có thể thực hiện chiến lược mở, các buổi gặp gỡ nói chuyện trước nhân viên hoặc thậm chí sắp xếp lại văn phòng theo hướng thúc đẩy bộc lộ suy nghĩ. Ví dụ, dỡ bỏ các bức ngăn giữa các bàn, các phòng làm việc; có nhiều bảng trắng để mọi người ghi chép; và cũng đừng quên các hoạt động nhóm bên lề vui vẻ. 

 

Ưu tiên xây dựng một văn hóa minh bạch cho doanh nghiệp sẽ giúp thúc đẩy tinh giản bộ máy, tránh được thói quan liêu trong môi trường làm việc.

 

Gợi ý: Nếu là một nhân viên trong doanh nghiệp, bạn có thể đóng góp cho việc thúc đẩy văn hóa minh bạch bằng cách mời một đồng nghiệp từ một nhóm khác đi ăn trưa, hoặc tham gia trao đổi ý kiến cá nhân trong các buổi họp tập thể. 

 

Nếu nằm trong đội ngũ lãnh đạo, quản lý, bạn có thể tham khảo mô hình Agile cho việc quản lý dự án/phòng ban - vốn được nghiên cứu để thúc đẩy tối đa tính phối hợp linh hoạt giữa và trong phòng ban. 

 

4.  Đề cao sự minh bạch từ khâu tuyển dụng


Một môi trường minh bạch không thể không có những con người minh bạch. Rõ ràng là, bạn cần phải thúc đẩy văn hóa minh bạch bằng cách tuyển dụng những người trung thực, thẳng thắn, cởi mở. 


Có đến 87% ứng viên chia sẻ rằng họ muốn làm việc cho những công ty rõ ràng, minh bạch. Vì vậy, nếu như bạn có được sự minh bạch ngay từ trong quy trình tuyển dụng, bạn sẽ thu hút được nhiều ứng viên chất lượng.

 

Đọc thêm: Bộ câu hỏi phỏng vấn kiểm tra độ phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của ứng viên

 

Gợi ý: Minh bạch có thể biểu hiện rõ ràng qua việc bạn viết một mô tả công việc rành mạch, chi tiết. Quy trình tuyển dụng cần tinh gọn, rõ ràng. Trong quá trình phỏng vấn, hãy thảo luận với ứng viên về giá trị minh bạch, xem xem mức độ quan tâm của họ đến vấn đề này như thế nào. 

 

5. Sử dụng công cụ hỗ trợ


Bạn đã lãng phí bao nhiêu giờ đồng hồ cho việc tìm kiếm tài liệu trong email, yêu cầu truy cập file hoặc chỉnh sửa cơ số bản nháp? Một nhân viên bình thường dành 20% thời gian một tuần của họ để tìm kiếm thông tin nội bộ và cầu cứu sự giúp đỡ từ đồng nghiệp. Thực sự quá lãng phí thời gian. Minh bạch còn là khi mỗi người trong công ty biết được nơi họ có thể tìm thấy chính xác những thông tin họ cần, liên hệ đúng người và nhanh chóng giải quyết các vấn đề. Một công cụ hỗ trợ chuyên dụng cho việc quản lý công việc có thể là một "cứu cánh" hữu ích cho bạn - thay vì cố gắng xoay sở với những phần mềm excel, email hay phần mềm chat

 

Phần mềm Wework giúp bạn quản lý công việc và đội nhóm một cách trong sáng, khoa học. Mọi người đều có thể cập nhật được tiến độ dự án và vai trò, công việc của mỗi cá nhân nhờ vào giao diện dashboard của dự án. Các tài liệu được lưu trữ khoa học cho phép tìm kiếm và chia sẻ dễ dàng. Mọi người đều có quyền tham gia trao đổi, đóng góp vào dự án ngay trên giao diện làm việc. 

 

Cộng tác toàn diện trên Wework.vn với nhiều loại giao diện theo dõi công việc linh hoạt (xem theo danh sách việc, xem theo phân công, xem theo tiến độ thời gian...)

 

Song song với đó, hệ thống phân quyền chặt chẽ giúp bạn vừa đảm bảo tính minh bạch trong dự án nhưng vừa giữ được kỉ luật của tổ chức. 


Kết luận


Văn hóa minh bạch liệu có giúp doanh nghiệp có thêm lợi nhuận? Sẽ là có, nếu như bạn tin vào sức mạnh lòng tin của một tập thể đoàn kết, cùng với một cơ cấu tổ chức khoa học rõ ràng giúp tối ưu năng suất công việc. 

 

Nếu bạn quan tâm đến phần mềm quản lý công việc Base Wework giúp thúc đẩy minh bạch doanh nghiệp, bạn có thể đăng ký ngay tại đây để được nhận tư vấn trải nghiệm sản phẩm. 

Từ khóa

Bài viết liên quan

Quy tắc 5S và câu chuyện lạ đời: Dọn dẹp khu vực làm việc sạch sẽ có thể tăng năng suất lao động?

Chuyện thật như đùa: Năng suất làm việc lại có mối quan hệ chặt chẽ với sự gọn gàng ngăn nắp của mỗi nhân viên!

Để không còn lãng phí thời gian làm việc vào màn hình điện thoại: 3 tùy chỉnh mà bạn không thể bỏ qua

“Nghiện” điện thoại đang là “căn bệnh” phổ biến của nhiều nhân viên văn phòng, gây lãng phí thời gian làm việc và ảnh hưởng tới hiệu quả then chốt. Nếu không nhanh chóng tìm phương thuốc chữa trị, bạn sẽ không thể lường trước được hậu quả mà chúng gây ra sau này!

Bỏ túi 3 phương pháp tối ưu thời gian làm việc cho nhân viên

Nhân viên của bạn đang sử dụng thời gian thiếu hiệu quả, gây ảnh hưởng tới năng suất làm việc? Đừng quá lo lắng, với 3 phương pháp dưới đây, bạn hoàn toàn có thể chặn đứng tình trạng này.

Đăng ký nhận bản tin