Đã vài ngày trôi qua kể từ sau kỳ nghỉ Tết Nguyên Đán, bạn đã sẵn sàng để trở lại guồng quay vốn có, nhưng phải làm gì nếu nhân viên vẫn chưa sẵn sàng khởi động lại?
Không khó để nhận ra rằng mọi thứ trong công ty đang di chuyển với tốc độ chậm hơn đáng kể so với trước kỳ nghỉ. Nhân viên của bạn dường như đang “bận” hồi tưởng lại quãng thời gian thư giãn bên gia đình, lên lịch các cuộc hẹn gặp mặt đầu năm và rất miễn cưỡng khi ngồi tại bàn làm việc.
Cũng có thể họ vẫn chưa sẵn sàng bắt đầu bởi cảm giác nản lòng khi nghĩ về hàng núi công việc đang chờ xử lý.
Các cuộc vui đầu xuân có thể khiến nhân viên của bạn quay lưng lại với công việc
Làm thế nào để sớm đưa nhân viên thoát ra khỏi chế độ nghỉ ngơi và lấy lại tinh thần làm việc?
Cách phổ thông nhất mà các công ty thường dùng là những cuộc vui khai xuân. Đó có thể đơn giản là một bữa tiệc đồ ngọt ngay tại văn phòng, một buổi chăm sóc sức khoẻ miễn phí; hoặc có sự sắp xếp kỹ lưỡng hơn như một party hoành tráng tại nhà hàng, một buổi dã ngoại, một giải đấu trí tuệ nội bộ,…
Tuy nhiên, các hoạt động vui chơi thông thường chỉ giúp nhân viên có được sự hứng khởi để… tiếp tục vui chơi, chứ không phải một tâm thế “Nào, đến lúc xử lý công việc rồi!”
“Chiến thuật” mà bạn cần lúc này phải trực tiếp “đánh” vào nguyên nhân gây ra sự trì hoãn công việc, tạo động lực làm việc cũng như cho nhân viên thấy rõ năng suất lao động của họ có thể cải thiện rõ rệt như thế nào.
5 bí quyết khởi động nhân viên dưới đây sẽ giúp ích cho công ty bạn.
1. Thay đổi cách thức giao tiếp
Trở lại làm việc sau kỳ nghỉ, nhân viên của bạn thường được chào đón bởi một hộp thư quá tải. Xử lý một lượt các email đó là trở ngại tiêu tốn thời gian hàng đầu.
Theo kết quả khảo sát của CareerBuilder, 31% nhà quản lý nhân sự tin rằng email là một trong những “productivity killers” – kẻ làm giảm năng suất lớn nhất tại nơi làm việc.
Một cách hiệu quả giúp nhân viên giảm tải lượng công việc sau kỳ nghỉ là cải thiện giao tiếp.
Thay vì liên tục gửi thông báo và hàng tá tài liệu qua email, bạn có thể năng động hơn bằng cách gặp mặt trực tiếp, trao đổi nhanh qua điện thoại hoặc qua kênh liên lạc gần gũi hơn (group chat Facebook, mạng truyền thông nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp,…) Các phương thức giao tiếp này cũng giúp truyền tải thông điệp đến nhân viên hiệu quả hơn.
2. Đặt ra các mục tiêu mới
Những ngày đầu tiên trở lại làm việc sau kỳ nghỉ, thật uể oải nếu phải miễn cưỡng chạy đua với các deadline gấp gáp hoặc đã quá hạn từ trước tết. Có thể bạn nghĩ rằng đó là nghĩa vụ bắt buộc; nhưng trên thực tế, những mục tiêu còn tồn đọng này làm giảm đáng kể động lực làm việc của đội ngũ nhân viên.
Các mục tiêu mới chính là nguồn cảm hứng tuyệt vời cho tâm thế làm việc mới.
Vậy thế nào là một mục tiêu phù hợp cho năm mới?
Nhân viên của bạn cần các mục tiêu mới mẻ, khả thi, có thể kiểm soát được và n ằm trong một mục tiêu tổng thể.
Bạn không nên ưu tiên các mục tiêu dài hạn ngay khi vừa kết thúc kỳ nghỉ lễ. 49% các nhân viên được Wrike khảo sát cho rằng các mục tiêu không thể nhìn thấy kết quả trong thời gian gần (đôi khi bị xem là phi thực tế) trong các dự án là yếu tố gây căng thẳng hàng đầu tại nơi làm việc.
Trong tuần đầu tiên trở lại làm việc sau kỳ nghỉ, hãy sắp xếp các cuộc họp nội bộ với đội ngũ nhân sự của bạn. Còn gì tuyệt vời hơn khi được sếp nhắc lại về những thành tích trong năm cũ và tận tình hướng dẫn thiết lập các mục tiêu mới.
Làm việc để đạt được thành tích đầu tiên chính là cách khởi động thông minh nhất.
3. Chia nhỏ các đầu việc cần làm
Cũng giống như mục tiêu dài hạn, đống công việc khổng lồ và phức tạp không biết phải bắt đầu từ đâu sẽ gây áp lực cho nhân viên vào ngày đầu năm mới.
Bởi vậy, hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn có các nhiệm vụ, dự án được chia thành các đầu việc nhỏ với deadline và mức độ ưu tiên riêng. Chúng cũng cần được sắp xếp thành checklist để liên tục cập nhật thay đổi về thời hạn, yêu cầu thực hiện, nguồn đầu vào, tài liệu mới, cộng sự mới,…
Phương thức quản lý công việc dưới hình thức các đầu việc nhỏ giúp nhân viên tận dụng tối đa thời gian và có động lực làm việc hơn. Ít nhất thì vào cuối ngày cũng có một đầu việc nào đó được ghi nhận hoàn thành.
Ví dụ, bạn có thể triển khai Wework – phần mềm quản lý công việc và dự án 4.0 trong công ty. Được thừa hưởng tinh hoa của các phần mềm thế hệ trước như Trello và Asana, Wework giúp bạn đạt được những lợi ích năng suất sau:
- Nhân viên luôn nắm được checklist đầu việc và mọi thông tin cần thiết, chủ động kiểm soát mức độ ưu tiên và tiến độ hoàn thành công việc
- Nhà quản lý bao quát toàn diện được năng suất làm việc của từng cá nhân, thuận tiện cung cấp hoặc kiểm tra dữ liệu công việc
- Dễ dàng xem tất cả file nén, hình ảnh, video, file Microsoft, Google Calendar,… với một click mà không cần tới sự can thiệp của Email hay phần mềm trung gian
- Trao đổi thông tin dễ dàng trong mục bình luận và ứng dụng chat nội bộ miễn phí Base Message
- Tất cả lời nhắc việc, thông báo, báo cáo đều được tạo tự động và thông minh
- Có phiên bản trên thiết bị di động
Bạn có thể linh hoạt phân loại và sắp xếp checklist công việc theo các tiêu chí khác nhau như deadline, người được giao, độ ưu tiên hoàn thành, tiến độ,… với phần mềm quản lý công việc và dự án Wework
Nếu bạn làm tốt, sáng kiến này sẽ cải thiện năng suất làm việc của nhân viên suốt năm chứ không chỉ là một vài ngày khởi động.
4. Số hoá việc xử lý yêu cầu – đề xuất của nhân viên
Thử nghĩ xem các cấp nhân viên của bạn cần đề xuất và yêu cầu gì trong những ngày đầu năm mới:
- 01 chiếc bàn làm việc mới, 01 ngày nghỉ phép đi du lịch cùng gia đình, 01 buổi vắng mặt để đi khai xuân cùng đối tác, 01 cuộc gặp riêng với sếp để trình bày ý tưởng?
- Xin tạm ứng lương, thanh toán đơn hàng, chi trả công tác phí?
- Đề xuất tuyển dụng thêm nhân sự, xét duyệt tăng lương, cấp quyền truy cập, tạo mới tài khoản phần mềm?
Những đề xuất trên sẽ rắc rối và tốn thời gian biết mấy nếu công ty bạn vẫn giữ nguyên quy trình xử lý nhiều cửa, trên giấy tờ bản cứng như cũ. Việc dành thời gian cả ngày để chạy qua các phòng ban xin chữ ký xét duyệt liệu có phải lý do “chính đáng” để trì hoãn các công việc khác hay không?
Liệu bạn có thể cải cách quy trình xử lý giấy tờ thành “một cửa”, hoặc số hoá chúng trên một phần mềm hiện đại hay không?
5. Áp dụng công nghệ mới vào hỗ trợ công việc
Nếu bạn đang tìm một ý tưởng độc đáo vừa giúp thay đổi cách thức giao tiếp vừa hỗ trợ quản lý công việc của nhân viên, thì hãy nghĩ về việc áp dụng công nghệ. Chắc hẳn nhân viên của bạn đều muốn được khởi đầu năm làm việc mới trong một môi trường “doanh nghiệp 4.0” với các công cụ hỗ trợ đắc lực.
Giống như cách Base Wework quản lý đầu việc và Base Request xử lý yêu cầu – đề xuất, công cụ trợ giúp chính là nguồn động lực to lớn giúp nhân viên của bạn thoát khỏi tâm thế trì hoãn của kỳ nghỉ lễ và bắt đầu một chặng đường mới tuyệt vời hơn.
Cuộc cách mạng 4.0 đã mang tới cho bạn điều tuyệt vời nhất: mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đều có các phần mềm chuyên biệt khác nhau để hỗ trợ nghiệp vụ cho cả nhà quản lý và nhân viên như CRM, payroll, hệ thống quản trị tuyển dụng ATS,… Bạn có thể tuỳ thuộc vào nhu cầu và quy mô công ty để sử dụng chúng.
Triển khai một phần mềm 4.0 trong quy mô công ty có tốn nhiều thời gian và chi phí không? Câu trả lời là KHÔNG.
Bởi lẽ các phần mềm B2B (business-to-business) hiện đại ngày nay đều được phát triển dựa trên nền tảng đám mây và đưa tới tay công ty bạn dưới dạng SaaS (Software-as-a-Service) – mô hình phần mềm trả phí hằng tháng. Mô hình này là một bước tiến cực kỳ lớn so với giải pháp phần mềm ERP cồng kềnh và đắt đỏ trước đó.
Ngoài phần mềm quản lý công việc và dự án, bạn có thể cân nhắc sử dụng Top 5 phần mềm giúp tăng doanh nghiệp của bạn tăng trưởng 200% trong năm 2019, tuỳ vào định hướng và đặc trưng riêng của công ty.
Phần kết
Thay vì bực mình và tỏ thái độ cáu gắt khi nhân viên của bạn chưa sẵn sàng làm việc, hãy khéo léo biến công việc thành một thứ bớt áp lực và mới mẻ hơn. Nhân viên của bạn chắc chắn sẽ có được màn khởi động ngoạn mục và năng suất ngày đầu năm mới.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Nếu bạn quan tâm đến một nền tảng tối ưu để tận dụng tối đa lợi ích của công nghệ 4.0 trong doanh nghiệp, hoặc bạn có nhu cầu đối với bất kỳ phần mềm chuyên biệt nào do Base.vn phát triển, bạn có thể đăng ký để nhận tư vấn và hỗ trợ demo ngay tại đây.
