Trong bối cảnh hiện nay, những thách thức đến từ cuộc khủng hoảng kinh tế buộc các nhà lãnh đạo phải nhìn lại và tối ưu mọi hoạt động của doanh nghiệp. Một trong những công cuộc tối ưu mạnh mẽ thời điểm này chính là tối ưu chi phí – cắt giảm mọi lãng phí tồn tại ở doanh nghiệp. Và chi phí ẩn là điều cần phải xét đến đầu tiên.
Chi phí ẩn (Hidden cost) được định nghĩa là bất kì chi phí nào đã phát sinh nhưng không rõ ràng, không cần nhất thiết phải được đệ trình hoặc báo cáo dưới dạng một khoản chi phí riêng biệt.
Sự phình lên của chi phí ẩn đồng nghĩa với việc sử dụng nguồn lực kém hiệu quả. Chi phí ẩn giống phần chìm của tảng băng, nếu không được phát hiện và xử lý kịp thời sẽ trở thành gánh nặng khiến doanh thu – lợi nhuận sụt giảm nghiêm trọng.
1. Các loại chi phí ẩn trong doanh nghiệp
1.1. Chi phí họp hành
Tổ chức các cuộc họp là hoạt động quen thuộc của doanh nghiệp, là nơi mọi người ngồi lại để giải quyết các vấn đề hoặc thông báo quyết định quan trọng nào đó. Đặc trưng của họp là hoạt động gồm sự tham gia của nhiều người. Mỗi phút trong một cuộc họp khi nhân với số lượng và giá trị lao động của người tham dự sẽ phản ánh sự đầu tư vào cuộc họp đó.
Chúng tôi đã có một bài viết về sự lãng phí của các cuộc họp vô nghĩa với hàng loạt vấn đề tiêu cực được đưa ra như lãng phí thời gian, nguồn lực, hủy hoại tinh thần và cảm hứng làm việc của nhân viên. Một minh chứng nữa cho sự lãng phí này là 58 tỷ đô ở Anh và 499 tỷ đô ở Hoa Kỳ được dành ra cho các cuộc họp vào năm 2019 (theo công bố của Doodle).
Dễ dàng nhận thấy những cuộc họp vô nghĩa thường liên quan đến việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong các hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì thế bản chất của việc nảy sinh nhiều cuộc họp chính là các quy trình của doanh nghiệp tồn tại nhiều khúc mắc và nút thắt.
1.2. Chi phí làm thêm giờ
Việc nhân viên nán lại văn phòng và tiếp tục công việc có vẻ là dấu hiệu đáng mừng cho sự nỗ lực, chăm chỉ và trách nhiệm.
Tuy nhiên đó cũng chưa chắc là điều tuyệt vời. Thứ nhất, làm việc ngoài giờ không hẳn là do khối lượng công việc nặng, có thể là do năng suất của nhân viên đó thấp và quy trình làm việc không hiệu quả. Thứ hai, việc làm thêm giờ đòi hỏi nỗ lực, chắc chắn sẽ lấy đi nhiều năng lượng. Về lâu về dài sẽ hạn chế hiệu suất của nhân viên do những ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe. Thứ ba, không phải nhân viên nào cũng tuyệt vời, họ hoàn toàn có thể lợi dụng tài nguyên để làm những việc cá nhân trong khi bản thân lại báo cáo tăng ca.
Những chi phí phục vụ cho việc làm thêm giờ vô ích này chính là lãng phí cần phải cắt bỏ. Thật ra bản chất của việc không đánh giá được nhân viên “làm thêm” hay “làm bù” là do nhà quản lý không nắm được hiệu suất hay quy trình làm việc của nhân viên có đúng không.
Việc nhân viên nán lại văn phòng chưa chắc đã là điều đáng mừng
1.3. Chi phí “tài nguyên nhàn rỗi”
Tài nguyên nhàn rỗi là chi phí ẩn phổ biến nhất trong một doanh nghiệp, bao gồm cả thiết bị và nhân lực. Theo một nghiên cứu, các tổ chức chỉ tự động hóa 25-40% quy trình làm việc. Trong khi đó, nhân viên dành đến 22% thời gian cho các tác vụ tay chân, lặp đi lặp lại một cách nhàm chán và lãng phí
Mặc dù không hề tiêu thụ tài nguyên của công ty nhưng chúng vẫn là tài sản. Doanh nghiệp vẫn phải trả lương cho nhân viên và chịu gánh nặng về mặt chi phí khấu hao và bảo trì cho các thiết bị.
Số lượng tài nguyên nhàn rỗi phản ánh hiệu quả sử dụng tài nguyên của doanh nghiệp, đặc biệt là nhân lực. Nhà quản lý thiếu đi sự đo lường, kiểm soát và phân bổ công việc hợp lý cho các đầu nhân sự.
1.4. Chi phí cho việc sắp xếp sai vị trí
Một quy trình nhân sự hiệu quả sẽ bao gồm tuyển dụng và đặt đúng người vào đúng vai trò. Nếu nhà quản lý đặt nhân viên vào phạm vi công việc không phù hợp với các kỹ năng của họ, nhiều hệ lụy xấu xí sẽ nảy sinh.
Bên cạnh những ảnh hưởng từ hiệu suất làm việc kém khiến công việc không hoàn thành, việc mất đi một nhân viên kéo theo những nguy cơ rò rỉ dữ liệu, đồng thời sẽ khiến doanh nghiệp lãng phí một lượng chi phí đáng kể: Chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo, chi phí thay thế nhân viên mới.
Theo nghiên cứu của Hiệp hội Quản lý nguồn nhân lực, chi phí trung bình để thay thế một nhân viên cũ khi họ rời đi là 6-9 tháng tiền lương.
Điều quan trọng là nhà quản lý phải xác định điểm mạnh và điểm yếu của đội ngũ nhân viên và đặt họ vào phạm vi công việc phù hợp. Việc đánh giá nhân viên lúc này là tối quan trọng.
1.5. Chi phí do quy trình không hiệu quả
Quy trình trong doanh nghiệp là tập hợp các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một thứ tự cố định, nhằm biến đổi các yếu tố đầu vào thành các kết quả đầu ra. Theo thời gian, quy mô của doanh nghiệp mở rộng đồng nghĩa với sự tăng lên tương ứng của bộ máy nhân sự và khối lượng công việc.
Nếu các quy trình trong doanh nghiệp không được hợp lý hóa thì sẽ có rất nhiều thao tác không cần thiết phát sinh, lãng phí nhân sự, xảy ra xung đột trong các công đoạn,…Đây chính là nguyên nhân gây nên chi phí phát sinh thêm và trở thành chi phí ẩn.
Ví dụ đơn giản nhất: Khi việc giao sản phẩm đến tay khách hàng của bạn bị chậm không chỉ một lần, trải nghiệm khách hàng sẽ bị kéo xuống mức 0, thậm chí là “âm”. Cho dù bạn giải thích rằng quá trình vận chuyển gặp vấn đề, bên cung cấp có sự cố, nhân viên nghỉ ốm,… thì khách hàng cũng khó có thể thông cảm vì điều này cũng ảnh hưởng đến chính kinh tế của họ. Những hệ lụy kéo theo tất nhiên bạn hoàn toàn có thể nhìn ra được: mất đi khách hàng, doanh thu sụt giảm, danh tiếng ảnh hưởng,…
1.6. Chi phí từ các bộ phận “khó kiểm soát”
Khi nói đến việc tối ưu chi phí kinh doanh, hầu hết các nhà lãnh đạo nghĩ đến những gì xảy ra trước mắt như tìm nhà cung cấp rẻ hơn, giảm chi phí nhân công hay thuê văn phòng giá thấp hơn. Điều mà nhiều người không nhìn đến là những bộ phận không có KPI/ OKR, như admin hay back office tại nhiều doanh nghiệp.
Bởi vì thông thường không có con số đo lường cụ thể nào cho hiệu quả làm việc của đội ngũ này (như KPI hay OKR), nhiều vấn đề tiêu cực dễ dàng xảy ra như làm việc chậm trễ gây ảnh hưởng đến bộ phận khác, kéo theo một lượng chi phí đáng kể mà tổ chức không nhận ra để kiểm soát.
Nguy cơ chi phí ẩn tồn tại nhiều ở những bộ phận không nằm trong tầm kiểm soát
Trong doanh nghiệp mặc dù các vị trí này đều chiếm vị trí rất quan trọng, nhưng các tổ chức thường chỉ quy định đầu việc chứ không thiết kế một quy trình làm việc nhất định cho mỗi nhiệm vụ, từ đó là nguyên nhân sinh ra nhiều loại chi phí ẩn.
2. Làm thế nào để cắt bỏ hoàn toàn các chi phí này?
Dễ dàng nhận thấy 2 nguyên nhân chính của các chi phí ẩn trên đều là do doanh nghiệp không quản lý được hiệu suất nhân viên và các quy trình không được chuẩn hóa. Vậy làm thế nào để giải quyết được những vấn đề này?
Keyword ở đây là “Đo lường”. Nghĩ mà xem, bạn sẽ cải thiện mọi thứ của mình như thế nào khi còn không biết chúng đang thực tế diễn biến ra sao?
2.1. Đo lường, đánh giá để tối ưu các quy trình
Nếu một doanh nghiệp thiếu đi những quy trình được xây dựng và quản lý chuẩn mực, việc mâu thuẫn trong các hoạt động vận hành của doanh nghiệp rất dễ sẽ xảy ra, đe dọa đến tiến độ cũng như kết quả mục tiêu của cả tổ chức.
Thông thường việc xây dựng và quản lý quy trình trong doanh nghiệp chuẩn xác sẽ được tuân thủ theo mô hình BPM Life Cycle gồm 5 giai đoạn:
1. Design: Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp
2. Modeling: Mô hình hóa quy trình
3. Execution: Dùng công cụ để theo dõi & quản lý, kiểm soát quy trình
4. Monitoring: Theo dõi quá trình làm việc trên quy trình, đánh giá hiệu quả (thời gian xử lý, chất lượng đầu ra, …)
5. Optimization: Điều chỉnh & tối ưu hóa quy trình.
Mô hình xây dựng và quản lý quy trình BPM Life Cycle
Các doanh nghiệp hiện tại khi đang hoạt động đều đang sở hữu những quy trình của riêng mình. Chính vì vậy để tối ưu, chúng ta sẽ đảo ngược mô hình một chút – việc đo lường sẽ được đẩy lên đầu:
Để đo lường hiệu quả hoạt động của quy trình, bạn phải theo dõi được các chỉ số Process Performance Indicators (PPIs) – đại điện để đánh giá các mục tiêu và kết quả đầu ra của cả quy trình. Các chỉ số này chủ yếu thuộc về 3 nhóm chính, bao gồm:
- Nhóm chỉ số về chất lượng kết quả đầu ra (sản phẩm/ dịch vụ): Tùy thuộc vào từng loại kết quả đầu ra, chỉ số này có thể được đo lường theo các cách khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, việc đo lường chỉ số này có thể được phụ thuộc rất nhiều vào việc khảo sát Độ hài lòng của khách hàng/ người tiếp nhận kết quả đầu ra.
- Nhóm chỉ số về thời gian để thực hiện và đưa kết quả đầu ra đến với khách hàng/ người tiếp nhận.
- Nhóm chỉ số về chi phí: Bao gồm các loại như chi phí chênh lệch giữa các yếu tố đầu vào và kết quả đầu ra; chi phí làm lại do sai sót/ hỏng hóc trong quy trình; chi phí lợi nhuận từ các kết quả đầu ra…
Dựa vào những chỉ số được đánh giá trong giai đoạn 4, bạn sẽ từ đó xác định được những thiếu sót và hạn chế trong những quy trình hiện tại, nhờ vậy có thể thiết kế, điều chỉnh (Quay lại giai đoạn 1) chúng để đạt được những kết quả tốt hơn trong tương lai.
2.2. Đo lường hiệu suất nhân viên nhằm cải thiện năng suất và phân bổ công việc phù hợp cho nhân sự
Nhân lực là yếu tố quan trọng mang tính quyết định của tổ chức. Nhưng cho dù có được trong tay nguồn nhân sự giỏi đến đâu mà nhà quản lý không biết cách quản lý và sử dụng thì cũng chỉ là một sự lãng phí.
Chỉ khi đo lường thời gian và kết quả làm việc của nhân viên, nhà quản lý mới nắm được chất lượng nhân viên, từ đó có thể dễ dàng tìm ra những giải pháp nhằm tăng hiệu suất nhân viên: Nếu năng suất làm việc kém, có lẽ họ cần được xem lại quy trình làm việc của bản thân, những vấn đề về tâm lý đối với doanh nghiệp,.. Nắm được điểm mạnh, điểm yếu của từng người, nhà quản lý có thể dễ dàng phân bổ nguồn lực hiệu quả.
Chu trình quản lý hiệu suất thông thường
- Trước khi đo lường, đảm bảo bạn đã xác định được các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn, đặc biệt là phát triển một thước đo rõ ràng về cách các mục tiêu đó sẽ được đo lường và đánh giá:
– Các mục tiêu có thể được gắn chỉ số đo lường bằng cách thiết lập KPI và được đo đạc từng chu kỳ. Việc áp dụng KPI giúp tổ chức đo lường chính xác được hiệu suất làm việc của từng cá nhân, bộ phận, qua đó nhân viên có được thu nhập liên quan, đây là cách thức khuyến khích, tạo động lực và giữ chân nhân tài.
– Thay cho KPI, một số doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp như công nghệ áp dụng OKR (Objectives and Key Results) trong thiết lập mục tiêu.
– Thiết lập bộ từ điển năng lực, định nghĩa chi tiết từng mức đánh giá cùng hệ số cho từng chỉ số gắn tới từng vị trí công tác trong doanh nghiệp giúp doanh nghiệp chọn, đào tạo đúng người, đánh giá đúng năng lực nhân viên cho từng vị trí công tác.
- Theo dõi tiến độ: Tổ chức các cuộc họp thường xuyên để nắm bắt được tiến độ công việc, các vấn đề phát sinh và kịp thời giải quyết. Yêu cầu nhân viên báo cáo công việc và tiến độ thường xuyên. Tùy tính chất công việc và doanh nghiệp, nhà quản lý có thể yêu cầu hàng ngày hoặc hàng tuần.
- Đánh giá nhân viên thường kỳ (hay còn được gọi là Performance Review): Đây là bước nhà quản lý nhìn lại một quá trình dài xem nhân viên đã làm được những gì, đạt được những tiến bộ như thế nào,.. từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn trong các hoạt động nhằm tối ưu chi phí.
- Xây dựng kế hoạch để cải thiện và nâng cao hiệu suất nhân viên.
2.3. Công cụ đo lường tốt nhất cho doanh nghiệp:
Bạn biết đấy, hơn bao giờ hết trong thời đại Big Data hiện tại, sự phân tích và các con số đóng vai trò rất lớn trong việc hỗ trợ các nhà lãnh đạo ra quyết định. Đi cùng với chúng, công nghệ cũng trở thành cánh tay đắc lực khó có thể phủ nhận trong các doanh nghiệp.
Không còn là một giải pháp mới nữa, nhiều doanh nghiệp đã thức thời áp dụng những phần mềm quản lý vào bộ máy doanh nghiệp để kiểm soát hiệu suất và tối ưu hóa quy trình của mình từ rất lâu rồi. Các phần mềm này hoàn toàn có khả năng tự động tổng hợp và đưa về cho nhà quản lý những con số chính xác để đưa ra những quyết định chính xác.
Công cụ quản lý và tối ưu quy trình
Trong trường hợp này, những phần mềm quản lý quy trình sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan giúp nhà quản lý dễ dàng nhìn ra những điểm nóng của quy trình, từ đó cải tiến và tối ưu hóa. Chúng là công cụ tốt nhất để doanh nghiệp loại bỏ những chi phí ẩn không đáng có:
- Cập nhật tình trạng của các quy trình đang triển khai, thống kê các lý do cụ thể khiến cho công việc tắc nghẽn hoặc thất bại:
Đây là báo cáo chuyên môn giúp bạn có cái nhìn tổng quan về cách doanh nghiệp đang thực hiện quy trình – từ bước này sang bước khác với các yếu tố con người, thời gian, công cụ,… Các con số được thống kê tự động với độ chính xác tuyệt đối chính là cơ sở để bạn và manager đưa ra các nhận định và quyết định dựa trên dữ liệu (data-driven).
- Báo cáo chi tiết về thời gian và hiệu quả làm việc của từng cá nhân:
Việc thống kê thời gian và hiệu quả làm việc của mỗi cá nhân sẽ phản ánh gần như chính xác những gì họ làm được trên thực tế. Ngoài ra, để lưu trữ lại dữ liệu lâu dài, Base Workflow cũng hỗ trợ bạn xuất file Excel tất cả dữ liệu báo cáo trên hệ thống.
Công cụ quản lý công việc và dự án
Trong quá trình đánh giá nhân viên, nhà quản lý thường mắc phải nhiều sai lầm phổ biến: đánh giá nhân viên một chiều, không nắm được nhân viên đang làm gì, thiếu tiêu chí đánh giá minh bạch, không đánh giá bao quát nhân viên trong thời gian dài, truyền đạt kết quả đánh giá theo cách tiêu cực. Những sai lầm đó dẫn tới việc sai lệch kết quả đánh giá, về lâu dài dễ nảy sinh mâu thuẫn nội bộ.
Một phần mềm quản lý công việc và dự án sẽ tích hợp đầy đủ các tính năng giúp tối ưu hoá quá trình đo lường hiệu suất và đánh giá nhân viên.
Nhà quản lý có thể dễ dàng truy cập xem báo cáo tự động một cách chi tiết, trực quan về công việc của thành viên, đồng thời phần mềm sẽ dự báo tiến độ dự án giúp nhà quản lý cân nhắc điểm mạnh, điểm yếu của cả team để phân bổ nguồn lực hiệu quả:
- Báo cáo tiến độ trực quan, tự động cập nhật số liệu theo thời gian thực
- Hiển thị đồng thời tiến độ và mức độ hoàn thành của nhiều dự án
- Đưa ra những dự báo về khả năng hoàn thành dự án, hỗ trợ nhà quản lý trong việc ra quyết định, ứng phó, điều chỉnh,…
- Cân đối nguồn lực và phân bổ dựa theo khối lượng công việc của từng thành viên
- Lưu lại lịch sử của từng công việc, dự án, làm cơ sở cho việc đánh giá
Kết luận
Tối ưu chi phí rất quan trọng đối với sự thành công lâu dài của doanh nghiệp. Mặc dù quá trình tối ưu chi phí có thể dẫn đến sự phản đối hay bất đồng từ các nhân viên đã quen với hệ thống cũ, nhưng là một nhà lãnh đạo – bạn phải nhớ mục tiêu thực sự ở đây là khả năng tồn tại lâu dài của toàn bộ doanh nghiệp.
Và không ai có thể chối bỏ lợi ích của những phần mềm hỗ trợ quản lý doanh nghiệp. Để nhân viên hợp tác với những thay đổi, hãy trấn an rằng công việc của họ thực chất không bị thêm vào hay mất đi, thay vào đó công nghệ sẽ giúp công việc dễ dàng hơn, thời gian của họ cũng được giải phóng để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Xây dựng quy trình hay kiểm soát hiệu quả nhân viên không chỉ nhằm mục đích tối ưu chi phí, chúng là nền tảng cơ bản và vững chắc cho sự phát triển của doanh nghiệp sau này. Trước khi bước tiếp, hãy nhìn lại để đảm bảo đôi giày của mình đã đủ chắc chắn!
Chúc bạn thành công!
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
