Phần mềm chấm công có khả năng thu thập các thông tin giờ giấc ra vào, làm thêm, đi muộn về sớm của từng nhân viên để người lãnh đạo quản lý nhân viên tốt hơn. Ngoài việc tổng hợp dữ liệu nhanh chóng và chính xác, phần mềm chấm công còn có thể hỗ trợ chấm công nhân viên, lưu trữ các thông tin chấm công của nhân viên, kiểm tra, thông báo trực tiếp đến từng nhân viên, liên kết với các phần mềm tính lương khác,…
1. Sử dụng phần mềm chấm công giúp bạn cắt giảm được những chi phí nào?
Tự động hóa thành công một quy trình chấm công sẽ giúp doanh nghiệp giảm tải được một lượng chi phí đáng kể, trong đó có một vài chi phí ẩn mà nhà lãnh đạo – người không trực tiếp thực hiện việc tổng hợp công và tính lương – sẽ khó nhận thấy được:
- Chi phí của việc không tuân thủ: Công nghệ thì “vô tình”. Việc áp dụng máy chấm công và phần mềm sẽ phần nào giúp nhân viên và quản lý cải thiện được tình trạng không tuân thủ giờ giấc. Bên cạnh đó, với các con số được ghi nhận chính xác, doanh nghiệp sẽ không cần phải mất thời gian giải quyết các tranh cãi, kiện cáo của nhân viên và cứ thế áp dụng vào các nội quy, chính sách đã được đặt ra.
- Vi phạm cố ý từ nhân viên: Theo báo cáo của Cục Thống kê Lao động, chi phí ước tính mà nước Mỹ phải trả cho tình trạng “buddy-punch” – chấm công gian lận cho người khác – vào khoảng 373 triệu USD mỗi năm. Một phần mềm chấm công công nghệ cao sẽ làm chấm dứt hoàn toàn việc gian lận thời gian nếu như nhân viên của bạn buộc phải chấm công bằng dấu vân tay, nhận diện khuôn mặt (face ID) hay thậm chí là hệ thống sinh trắc học.
- Thời gian xử lý bảng lương: Một ưu điểm khác là hệ thống chấm công sẽ giảm bớt gánh nặng cho bộ phận kế toán của bạn. Khi việc làm bảng lương được thực hiện theo cách truyền thống, chỉ riêng mỗi thu thập thẻ công và nhập lại dữ liệu theo cách thủ công đã có thể mất từ 7 -10 tiếng hoặc thậm chí hơn. Với hệ thống chấm công tích hợp bảng lương, quy trình này được cô đọng còn vài cú nhấp chuột. Thời gian nhập dữ liệu thủ công của nhân viên có thể phân bổ sang làm việc khác.
- Sai sót trong bảng lương: Các lỗi trong bảng lương có thể là thanh toán thừa hoặc thiếu lương cho nhân viên do lỗi nhập dữ liệu, ứng dụng sai quy tắc,.. phần lớn đều do lỗi của con người. Vì vậy tự động hóa quy trình gần như có thể giảm hoàn toàn những sai sót không đáng có.
- Thời gian quản lý giờ giấc nhân viên: Nếu chưa có phương pháp quản lý thời gian làm việc của nhân viên hiệu quả thì phần mềm chấm công thông minh sẽ là giải pháp hoàn hảo. Phần mềm hỗ trợ lưu giữ, hiển thị đầy đủ thông tin: thời gian ra/vào làm việc, số phút đi muộn/ về sớm, số ngày phép của nhân viên trên một màn hình – giúp người quản lý dễ dàng quản lý việc nhân viên tuân thủ quy định của công ty về thời gian làm việc.
2. Các tiêu chí lựa chọn một phần mềm chấm công
Với sự tồn tại của hàng trăm phần mềm chấm công trên thị trường hiện nay, lựa chọn một giải pháp phù hợp để vừa đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp vừa mang lại hiệu quả đầu tư (ROI) là một việc không hề dễ. Danh sách các câu hỏi dưới đây sẽ là gợi ý hữu ích khi bạn cần xem xét một phần mềm chấm công cho doanh nghiệp của mình:
2.1. Phần mềm chấm công này có thân thiện với người dùng không?
Một phần mềm cho dù có “được quảng cáo” là các chức năng rất tốt với nhu cầu của doanh nghiệp thì cũng chưa hẳn là phần mềm hiệu quả và phù hợp nhất. Yếu tố quan trọng hơn để hiện thực hóa giá trị và ROI là mức độ hiệu quả do người dùng đánh giá, mà những đánh giá này liên quan trực tiếp đến khả năng sử dụng hoặc chính là tính thân thiện của phần mềm với người dùng. Do vậy, song song với yếu tố chức năng phù hợp với nhu cầu, bạn cũng cần xem xét đến xếp hạng về mức độ thân thiện của phần mềm khi sử dụng.
Bạn cần đảm bảo công cụ mới của doanh nghiệp không cản trở đội ngũ thực hiện các thao tác nghiệp vụ trên đó. Phần mềm có thể bao gồm nhiều module và tính năng, nhưng chúng nhất định phải được hệ thống rõ ràng, trực quan kèm theo bộ lọc và tìm kiếm đủ mạnh. Sẽ là tốt nhất nếu có thêm thông tin hướng dẫn sử dụng trong hệ thống hoặc doanh nghiệp tham gia một khóa đào tạo ngắn từ nhà cung cấp khi chính thức đưa phần mềm vào sử dụng.
2.2. Phần mềm có đáp ứng được quy tắc tính lương của doanh nghiệp không?
Mỗi doanh nghiệp có cách thức vận hành không giống nhau. Sự khác biệt về giờ giấc làm việc, cách chia ca kíp, tính làm thêm tăng ca,.. khiến độ phức tạp của chính sách chấm công và trả lương cũng trở nên khác nhau. Một hệ thống đáp ứng được các đặc điểm của doanh nghiệp nhưng vẫn dễ sử dụng là yếu tố mà bạn nên hướng tới.
Dữ liệu về các khách hàng hiện tại sẽ cho bạn biết nhà cung cấp có phù hợp với quy mô và lĩnh vực kinh doanh của mình không. Thông thường, họ sẽ để danh sách khách hàng trên trang chủ, hoặc có thể chủ động yêu cầu thông tin này, thông qua đó bạn có thể nghiên cứu cách các nhà cung cấp làm việc với các doanh nghiệp có sự tương đồng về quy mô và ngành giống bạn, thậm chí là đối thủ.
2.3. Phần mềm chấm công có tích hợp với bảng lương không?
Theo một cuộc khảo sát của ADP, quy trình thủ công nhập lại bảng chấm công vào hệ thống tính lương là một trong 10 nguyên nhân hàng đầu gây ra sai lầm trong quá trình tính lương.
Để giải quyết nhược điểm này, hiện nay các doanh nghiệp có xu hướng tìm đến giải pháp chấm công có thể chuyển trực tiếp dữ liệu sang phần mềm tính lương – quá trình này được gọi là tích hợp bảng lương. Nếu có thể, tốt nhất bạn nên chọn một hệ thống chấm công tích hợp sẵn với ứng dụng trả lương hiện tại. Đặc biệt là đối với doanh nghiệp sử dụng nhiều hình thức chấm công, việc tổng hợp, kiểm tra và nhập dữ liệu là quy trình thủ công nhiều sai sót và mất thời gian nên được loại bỏ.
2.4. Có thể truy cập mọi lúc mọi nơi không?
Đối với những doanh nghiệp có một số lượng lớn nhân viên không chỉ làm việc ở văn phòng, hãy cân nhắc một phần mềm chấm công trên điện thoại hoặc các thiết bị di động khác.
Phần mềm đám mây, đôi khi được gọi là SaaS (Service as a Service), cho phép nhân viên đăng nhập và đăng xuất qua web hoặc là ứng dụng di động. Đây là xu hướng phổ biến nhất trong ngành công nghiệp chấm công hiện nay, phần lớn là bởi chi phí của nó. Hệ thống chấm công đám mây cung cấp chi phí trả trước thấp, hầu như không có phí bảo trì liên tục và một thiết lập có thể được truy cập mọi lúc mọi nơi mà không yêu cầu bất kỳ phần cứng mới nào.
Lợi ích thực sự của loại hệ thống này là doanh nghiệp không cần hỗ trợ công nghệ thông tin nội bộ, tất cả các bản cập nhật cho nền tảng được tiến hành từ phía nhà cung cấp. Yêu cầu duy nhất để sử dụng hệ thống dựa trên đám mây là thiết bị hỗ trợ web, quyền truy cập web và trình duyệt được hỗ trợ.
Một trong những điểm mạnh của nhiều nền tảng di động là chúng bao gồm theo dõi GPS – đặc biệt hữu ích cho nhân viên làm việc từ xa. GPS cung cấp vị trí thời gian thực của tất cả nhân viên, cung cấp trách nhiệm giải trình đồng thời cho phép người quản lý phân bổ nhân viên hiệu quả hơn.
Đối với các nhà quản lý, phần mềm chấm công có tính linh động cho phép họ theo dõi nhân viên kể cả khi không ở văn phòng. Tính năng này cũng rất có lợi đối với nhân viên: cho phép nhân viên của bạn ghi lại và theo dõi thời gian của họ thông qua một thiết bị mình đã quen thuộc, giảm tải được thời gian đào tạo. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp tiết kiệm tối đa thời gian bằng cách cho phép nhân viên truy cập dữ liệu của họ trong thời gian thực, theo dõi giờ làm việc và thực hiện các điều chỉnh hoặc để lại ghi chú cho quản lý khi cần thiết.
Phần mềm Base Checkin hỗ trợ tính năng chấm công trên điện thoại.
2.5. Phần mềm có thể hỗ trợ thông báo và cảnh báo theo thời gian thực không?
Cảnh báo và thông báo thời gian thực có thể mang lại nhiều lợi ích cho quản lý và nhân viên:
- Các nhà quản lý có thể các quyết định nhanh chóng và chất lượng liên quan đến đội ngũ nhân viên. Ví dụ: nếu nhận được thông báo một nhân viên vắng mặt gấp khi sắp bắt đầu ca làm việc của họ, người quản lý có thể phản ứng ngay lập tức để khắc phục tình hình
- Nhân viên nhận được thông báo về trạng thái của chấm công của họ ngay lập tức, phòng khi thiết bị chấm công bị lỗi
- Một số phần mềm tích hợp thông báo nhắc nhở nhân viên sắp đến giờ chấm công ra (checkout) – một nhắc nhở hữu ích với nhiều nhân viên hay quên.
2.6. Bảo mật và tính toàn vẹn của dữ liệu
Tính bảo mật thường được xử lý theo hai cách: xác thực kiểm soát xem người dùng có phải là người dùng hệ thống hợp lệ hay không và ủy quyền xác định những gì người dùng được phép làm. Một số cá nhân được ủy quyền có thể xem và/hoặc chỉnh sửa dữ liệu bảng lương trong hệ thống. Hầu hết các hệ thống chấm công đều hoạt động trên hệ thống bảo mật dưới dạng tên người dùng và mật khẩu.
2.7. Đội ngũ hỗ trợ đáng tin cậy:
Lựa chọn mua một phần mềm thường đi kèm với việc doanh nghiệp không có sẵn một đội ngũ IT đủ mạnh về chuyên môn để nhanh chóng nắm bắt và xử lý các vấn đề kỹ thuật của phần mềm. Nếu được, bạn hãy lựa chọn một nhà cung cấp sẵn sàng hỗ trợ kỹ thuật và nâng cấp phần mềm miễn phí cho khách hàng. Đại đa số các phần mềm SaaS hiện nay đều có tính năng hỗ trợ khách hàng tùy mức độ.
3. Top 6 phần mềm chấm công tốt nhất hiện nay
3.1. Phần mềm trong nước:
Base Checkin
Base Checkin đang là một trong những ứng dụng lưu trữ, kiểm soát dữ liệu chấm công nhân viên hàng đầu Việt Nam hiện nay. Base Checkin nhận và lưu trữ tất cả dữ liệu chấm công realtime từ mọi thiết bị chấm công đã kết nối, giúp cho việc khai thác, cập nhật dữ liệu trở nên nhanh chóng, đơn giản.
Những tính năng nổi bật:
- Base Checkin có khả năng để tiếp nhận và lưu trữ dữ liệu chấm công từ tất cả các thiết bị của doanh nghiệp: máy chấm vân tay, máy quẹt thẻ từ, ứng dụng nhận diện khuôn mặt,… hoặc từ file Excel được tải lên. Ứng dụng này cũng hỗ trợ nhân viên của bạn chấm công trực tuyến qua thiết bị di động.
- Có thể đọc dữ liệu chấm công cho hệ thống ca kíp phức tạp
- Hiển thị thông tin chấm công với từng cá nhân người dùng: Nhân viên có thể xem thông tin chấm công với các trạng thái đúng giờ, muộn giờ, nghỉ làm với bộ lọc linh hoạt giúp người dùng tìm kiếm thông tin.
- Thông báo thời gian thực mỗi khi nhân viên chấm công. Có thể bình luận trao đổi dưới từng ngày công nếu có vấn đề và cũng được thông báo theo thời gian thực khi giao tiếp.
- Nằm trong bộ sản phẩm quản lý thời gian làm việc – chấm công Base Attendance, gồm Base Timeoff là phần mềm để quản lý và phê duyệt các yêu cầu nghỉ phép và Base Timesheet là phần mềm tự động tổng hợp dữ liệu chấm công và nghỉ phép thành bảng công cuối cùng với độ chính xác cực kỳ cao
- Tích hợp với các phần mềm khác trong Bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện Base HRM+. Ví dụ, dữ liệu chấm công được đồng bộ với danh sách nhân viên và mã chấm công có sẵn ở phần mềm quản lý thông tin nhân sự, bảng chấm công được tích hợp với phần mềm tự động tính lương cho nhân viên,…
- Giao diện thân thiện, hiện đại và dễ sử dụng.
- Bộ phận tư vấn, hỗ trợ trước và sau mua hàng nhiệt tình, hiệu quả.
Nhược điểm:
Nếu muốn sử dụng đầy đủ tính năng quản lý chấm công và tự động tổng hợp bảng lương thì cần mua bộ sản phẩm Base Attendance.
Chi phí:
Gói Starter của Base Checkin cho phép tối đa 30 tài khoản với chi phí chỉ là 450,000 VNĐ/ tháng.
Base Checkin đang là sản phẩm nổi bật trên thị trường do giải quyết được hầu hết nhược điểm của các ứng dụng khác với chi phí hợp lý, phù hợp với nhiều quy mô và loại hình doanh nghiệp.
Giao diện phần mềm Base Checkin
Acheckin:
ACheckin là một ứng dụng chấm công dành cho iOS và Android cho phép tải về miễn phí. Mọi thông tin cá nhân đều được cập nhật công khai trên app còn người quản lý sẽ update trên trang quản trị riêng.
Tính năng nổi bật:
- Chấm công thông minh đa hình thức:
- Chấm công bằng mã QR code: Mã QR là hình thức chấm công cốt lõi của ACheckin. Những ưu điểm vượt trội của mã QR phải kể tới: nhanh chóng, chứa nhiều thông tin, hiện đại và bảo mật.
- Ứng dụng chấm công bằng định vị GPS: Giải pháp này phù hợp với công ty có nhân viên di chuyển nhiều, cần sự linh hoạt trong chấm công.
- Chấm công bằng wifi: Không chỉ sử dụng quyền truy cập vị trí của thiết bị, thiết bị phải đăng nhập vào mạng wifi được thiết lập để chấm công. Đây là một hình thức tăng thêm ràng buộc so với chỉ dùng vị trí.
- Chấm công bằng nhận dạng khuôn mặt: Ngoài ra, nâng cao hơn, ACheckin cho phép chấm công bằng hệ thống nhận dạng khuôn mặt. Sau khoảng thời gian ngắn để hệ thống “học”, chấm công sẽ được ghi nhận khi nhân viên đứng trước camera.
- Ngoài chấm công thì ACheckin còn có thêm các tính năng khác của một app quản lý nhân sự từ xa như phê duyệt đề xuất (làm việc không tiếp xúc, xin nghỉ làm việc tại nhà, xin ra ngoài gặp khách hàng, xin làm việc từ xa, xin đến muộn, về sớm….), quản lý công việc, quản lý tài nguyên tài sản và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
- Giao diện đẹp, có nhiều tính năng nhỏ mang tính giải trí cho người dùng.
Nhược điểm:
- Chưa tối ưu quản lý thông tin nhân sự
- Tập trung nhiều vào các tính năng nhỏ được đánh giá chưa thực sự cần thiết
- Tỉ lệ đánh giá của ACheckin trên CH Play, App Store ở mức trung bình.
- Giá thành phần mềm ở mức trung bình – cao.
Chi phí:
ACheckin miễn phí 6 tháng cho gói basic dưới 50 nhân viên. Các tính năng liên quan tới nhân sự, dự án, truyền thông nội bộ và tài sản, hệ thống không bị giới hạn. Khi muốn tiếp tục sử dụng, người dùng cần trả phí từ 199.000đ/tháng.
Điểm hay của ACheckin là dùng công nghệ chấm công bằng mã QR code real time (thời gian thực), sau 1 giây màn hình sẽ hiển thị bạn checkin, checkout thành công mà không phải dùng đến máy chấm công bằng vân tay.
3. Tanca
Tanca là một phần mềm nhân sự tập trung chủ yếu vào việc phân ca, chấm công, tính lương nhân viên, ngoài ra còn có các tính năng hỗ trợ tuyển dụng, quản lý tài sản và công việc. Phần mềm này có thể chạy online và offline. Dung lượng cài đặt offline trên máy tính chỉ 10Mb, đối với Online bạn dùng phiên bản Web và App.
Điểm nổi bật:
- Quản lý ca làm linh hoạt: Tanca cho phép xây dựng ca làm và phân ca linh hoạt, với số lượng lên tới hàng chục ca làm khác nhau. Nhân viên cũng có thể đăng ký ca làm và quản lý xét duyệt ngay trên hệ thống.
- Hỗ trợ nhiều hình thức chấm công trực tuyến: Có thể chấm công điện thoại qua Wifi hoặc GPS, nhận diện khuôn mặt hoặc tích hợp máy chấm vân tay.
- Tính lương tự động: Cùng với các công thức được cài đặt giống như Excel, hệ thống sẽ tự động tính toán bảng lương với đầy đủ các trường thông tin như làm thêm giờ, tăng thêm, giảm trừ, thuế, hằng số KPI,…
- Quản lý phê duyệt yêu cầu – đề xuất: Với tính năng này, nhân viên điền vào các form mẫu sẵn để xin nghỉ phép, tăng ca, đi muộn về sớm, thanh toán, nghỉ việc,… Mỗi loại đề xuất được thiết lập một quy trình duyệt cố định.
- Có bản dùng thử miễn phí trong 14 ngày
- Ngoài ra, công ty chủ quản là đơn vị đầu tiên tại Việt Nam nghiên cứu phần mềm chấm công 4.0. Sản phẩm có thời gian ra mắt sớm, có chỗ đứng trên thị trường.
- Giao diện sản phẩm đẹp mắt.
Nhược điểm
- Các tính năng khác như quản lý thông tin và tính lương còn sơ khai, chưa tối ưu.
- Thời gian ra mắt sớm tuy nhiên độ phủ sóng chưa cao.
- Giá thành phần mềm ở mức trung bình – cao.
Chi phí:
Tanca chỉ miễn phí 5 tài khoản để người dùng trải nghiệm và tìm hiểu về sản phẩm. Nếu muốn sử dụng cho doanh nghiệp, cần trả phí theo từng tính năng và người dùng. Mỗi module của Tanca được niêm yết một mức giá khác nhau, cố định theo từng tháng hoặc tính theo đầu người.
Ví dụ như tính năng chấm công có giá 10.000đ /người /tháng hay tiền lương với giá 10.000đ /người /tháng. Nếu sử dụng trọn gói tính năng cơ bản và nâng cao, một doanh nghiệp 30 người sẽ phải trả 3,270,000 VND/tháng.
Tanca đang là xu hướng của các đại lý phân phối máy chấm công vì có thể xem dữ liệu chấm công trên điện thoại, tính toán được chính xác ca làm kể cả tăng ca. Điểm nổi bật của Tanca là có thể đọc dữ liệu chấm công cho hệ thống ca kíp phức tạp và đọc được tất cả các máy chấm công.
4. Wisami
WISAMI là phần mềm có chức nặng ghi nhận công trực tuyến tự động, lưu trữ hồ sơ từng nhân viên và quản lý thời gian thực của nhân viên đi làm, báo cáo được giờ ra vào,…. Hiện nay thì Wisami đã được tích hợp trên cả di động và chấm công bằng máy quét thẻ.
Ưu điểm:
- Nhiều hình thức chấm công: Nhận diện Wifi/ GPS qua web & app, Chấm công chụp ảnh thời gian thực, Tự động chấm công khi nhân viên đến văn phòng. Wisami cũng không xác định vị trí hay thông qua Wifi ID, chỉ cần người dùng sử dụng điện thoại kết nối internet là có thể thực hiện được việc chấm công.
- Tích hợp dữ liệu máy vân tay.
- Tự động tính công: Thông tin và kết quả chấm công, xin nghỉ phép, đi muộn, về sớm của nhân viên tất cả sẽ được hiển thị trên website theo thời gian thực.
- Chấm công đa chi nhánh: Chỉ với điện thoại cá nhân, quản lý nắm bắt ngay tình hình đi làm của nhân viên tại bất kỳ chi nhánh nào, đồng thời, tổng hợp lại kết quả chấm công về máy chủ, dễ dàng tính lương.
- Quản lý nghỉ phép tự động: Nhân viên xin nghỉ phép qua ứng dụng điện thoại hoặc email, quản lý sẽ xét duyệt trực tuyến, trong khi đó lịch sử xin nghỉ phép được lưu lại để đối chiếu.
- Ngoài ra Wisami còn một số chức năng liên quan đến quản lý nhân sự như Quản lý hồ sơ, hợp đồng nhân sự, Xem bảng công & xuất báo cáo,..
- Giao diện dễ sử dụng, nhân viên có giao diện riêng có thể theo dõi kết quả và thời gian làm việc của cá nhân nhằm hạn chế các thắc mắc khiếu nại, đảm bảo tính minh bạch.
Nhược điểm:
Một nhược điểm lớn của Wisami là nó chỉ cho phép chấm công khi thiết có kết nối với Internet như Wifi hoặc 3G/4G. Vì vậy nếu doanh nghiệp hoặc điện thoại nhân viên lúc đó không đảm bảo được kết nối Internet thì sẽ không thể chấm công, ảnh hưởng lớn đến lợi ích của nhân viên.
Chi phí:
- Khách hàng có quyền sử dụng thử nghiệm sản phẩm trong vòng 30 ngày không mất bất kì chi phí nào. Kinh phí đầu tư cho sản phẩm bao gồm:
- Đầu đọc thẻ từ: 800.000 VNĐ/thiết bị
- Thẻ từ: 10.000 VNĐ/thẻ
- Phần mềm quản lý chấm công: ~10.000/người/tháng (thanh toán 6 tháng 1 lần)
Wisami nổi bật khi sở hữu nhiều tính năng thông minh, xác định danh tính người điểm danh, giám sát thời gian thực mà người này có mặt ở nơi làm việc, đặc biệt là nắm được địa điểm của nhân viên làm việc thời gian thực. Wisami phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt các doanh nghiệp có nhân viên không làm việc cố định tại 1 văn phòng.
3.2. Phần mềm quốc tế
Kronos
Với giao diện đầy tính cổ điển nhưng không kém phần trực quan, Kronos là 1 trong những nền tảng chấm công đám mây đầu tiên xuất hiện và được đánh giá rất cao trong lĩnh vực chấm công, quản lý giờ giấc và vắng mặt.
Các điểm nổi bật:
- Hệ thống chấm công thông qua đồng hồ chấm công (Kronos InTouch), trình duyệt web, điện thoại hoặc ứng dụng di động. Đồng hồ của hệ thống, Kronos InTouch, là một đồng hồ màn hình cảm ứng 7 inch, cho phép nhân viên checkin bằng dấu vân tay hoặc thẻ. Bên cạnh hiển thị giờ checkin, checkout, nhân viên cũng có thể xem lịch làm việc và xin phép nghỉ sau khi đăng nhập hệ thống.
- Ứng dụng di động có sẵn trên các thiết bị iOS và Android. Với ứng dụng này, nhân viên có thể đăng nhập, xem lại lịch làm việc, xem số dư thời gian nghỉ của họ và gửi yêu cầu. Ứng dụng có tính năng theo dõi GPS ghi lại vị trí của nhân viên khi họ ra vào. Quản lý có thể sử dụng ứng dụng này theo dõi nhân viên và phê duyệt các yêu cầu về thời gian nghỉ.
- Có thể tích hợp hệ thống chấm công với các ứng dụng tính lương và nhân sự mà doanh nghiệp đang sử dụng.
- Chỉ số đánh giá sau khi sử dụng từ doanh nghiệp khá cao.
Nhược điểm:
- Chỉ bán trực tiếp cho doanh nghiệp trên 100 nhân sự, nếu ít hơn thì khách hàng phải làm việc với đại lý tại địa phương.
- Không có khả năng hoạt động ngoại tuyến
- Yêu cầu một máy chủ mạnh mẽ để hoạt động trơn tru do tiêu tốn CPU và bộ nhớ
- Không cho phép nhập dữ liệu thủ công, điều này gây khó khăn trong việc sửa chữa nếu như có sai sót nào hoặc nếu hệ thống không hoạt động do ngoại tuyến.
- Chi phí cao đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ
Chi phí:
Bên cạnh chi phí hàng tháng cơ bản là $40, chi phí trên mỗi nhân viên là $3.8//tháng. Nếu muốn sử dụng một số tính năng bổ sung như ứng dụng di động, thông báo, quản lý PTO,.. thì cần trả thêm $25/ tháng.
6. Replicon
Replicon là một trong những hệ thống chấm công đi đầu trong việc chuyển từ hình thức truyền thống sang hoạt động dưới dạng đám mây, cho phép tự động hóa ghi nhận và báo cáo thời gian làm việc của nhân viên.
Tính năng nổi bật:
- Nhân viên có thể checkin, checkout bằng trình duyệt web hoặc ứng dụng di động. Hệ thống không chỉ hiển thị giờ ra và vào mà còn cả thời gian nhân viên làm việc trong các dự án cụ thể và ở một số địa điểm nhất định.
- Ứng dụng dành cho thiết bị di động, cho phép nhân viên xem giờ ra vào, xem trạng thái bảng chấm công, chụp ảnh và ghi lại vị trí của họ khi bấm vào và ra. Họ cũng có thể sử dụng ứng dụng để xin nghỉ hay kiểm tra các khoản tích lũy PTO.
- Quản lý có thể thiết lập thông báo qua email hoặc điện thoạ khi cần phê duyệt bảng chấm công hoặc sửa lỗi. Thông báo cũng có thể được sử dụng để báo nhân viên khi sắp đến giờ làm việc hoặc bảng chấm công được gửi đến cho họ.
- Chức năng lập lịch cho phép người quản lý tạo lịch biểu, thêm ca làm việc, xem tóm tắt số giờ mà mỗi nhân viên đã làm việc (và ca họ được giao) và xuất lịch trình để tất cả nhân viên có thể xem trước khi họ làm việc.
- Tích hợp sẵn với các phần mềm kinh doanh phổ biến. Nếu không tích hợp với phần mềm tính lương hiện tại của doanh nghiệp, có thể xuất dữ liệu dưới dạng tệp CSV.
Nhược điểm:
- Chi phí cao so với mặt bằng chung.
- Giao diện không thân thiện lắm với người dùng, hơi lộn xộn, một số cài đặt khó điều hướng
- Thời gian và chất lượng của việc hỗ trợ khách hàng không được đánh giá cao.
Chi phí:
Chi phí của Replicon sẽ khác nhau dựa trên nhu cầu mà doanh nghiệp của bạn cần và quy mô nhóm của bạn. Replicon cung cấp gói “Quick start” bao gồm các công cụ quản lý thời gian, theo dõi chấm công và thời gian nghỉ. Chi phí là $30/tháng cho nhóm tối đa 5 người dùng, sau đó là thêm $5 cho mỗi người dùng bổ sung.
Bảng tổng hợp review top 6 phần mềm chấm công tốt nhất hiện nay (Nguồn: Base.vn)
4. Về Base HRM+: Tại sao nên sử dụng bộ 3 phần mềm Quản lý thời gian làm việc & chấm công tính lương nhân viên của Base.vn?
Bộ phần mềm Base HRM+ với tính năng chấm công, tính lương
4.1. Base HRM+ là gì?
Mỗi tháng, các doanh nghiệp luôn mất rất nhiều thời gian để tổng hợp dữ liệu chấm công và số ngày nghỉ phép của nhân sự. Do phải làm việc thủ công với một lượng lớn dữ liệu phân mảnh, bộ phận C&B và nhân sự thường gặp khó khăn và không tránh khỏi những sai sót, như tính thiếu ngày công, bảng công không chính xác hoặc không có cách nào đối soát dữ liệu. Điều này thường tạo ra những trải nghiệm không tốt cho nhân viên.
Để giúp các doanh nghiệp giải quyết các khó khăn này, Base ra mắt bộ ứng dụng nhân sự gồm ba sản phẩm: Base Checkin để quản lý dữ liệu chấm công, Base Timesheet để bộ phận nhân sự tính công tự động và Base Timeoff để quản lý và phê duyệt ngày phép. Các ứng dụng sẽ được tích hợp sẵn trên nền tảng Base.
#1 Base Timeoff để quản lý & phê duyệt các yêu cầu nghỉ phép.
Chính sách nghỉ phép chính là một trong những nguyên nhân gây ra nhiều rắc rối nhất cho việc chấm công – tính lương. Hàng tháng, bộ phận C&B thường mất nhiều thời gian để tổng hợp hoặc kiểm tra xem mỗi nhân sự còn bao nhiêu ngày phép, quản lý đã duyệt thời gian nghỉ phép cho họ chưa, nhân sự có nghỉ quá số ngày quy định?
Base Timeoff được kỳ vọng sẽ giúp bộ phận C&B giải quyết triệt để những công việc thủ công phức tạp trên. Phần mềm Base Timeoff hỗ trợ 5 loại đề xuất chính: Nghỉ phép năm, Nghỉ phép cá nhân, Đi công tác, Làm việc ngoài văn phòng, Nghỉ không lương. Các nhà quản lý có thể tạo ra các nhóm đề xuất chi tiết hơn tuỳ theo chính sách công ty.
Sau khi thiết lập các loại đề xuất, phần mềm sẽ tự động kiểm tra số ngày phép còn lại của nhân viên, tự động khoá quyền yêu cầu nghỉ phép khi số ngày nghỉ vượt quá số lần cho phép, giúp tiết kiệm thời gian kiểm tra, đối chiếu cho bộ phận C&B. Mọi dữ liệu yêu cầu xin nghỉ, đi công tác của nhân viên đều được xuất ra đầy đủ dưới dạng file excel, hoặc được kết nối dữ liệu sang Base Timesheet để tính toán bảng công cuối cùng.
Để lập ra bảng chấm công đầy đủ, doanh nghiệp có thể quản lý ngày phép của nhân viên trên phần mềm Base Timeoff
#2 Base Checkin quản lý dữ liệu chấm công của nhân viên, hạn chế mất dữ liệu do hỏng máy móc
Độ chính xác và tính toàn vẹn của dữ liệu chấm công là yếu tố quan trọng nhất đối với bộ phận C&B khi tiến hành nghiệp vụ. Nhưng thực tế rủi ro vẫn có thể xảy ra khi máy chấm công bị hỏng, dữ liệu không được sao lưu hoặc mắc phải những sai sót trong quá trình nhập liệu.
Để giải quyết những vướng mắc này, Base Checkin hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu hàng ngày hoặc theo thời gian thực. Nhân viên cũng có thể truy cập để xem bảng công mỗi ngày, vì dữ liệu luôn được cập nhật “real time”. Quan trọng hơn họ có thể thông báo ngay với bộ phận nhân sự nếu có sai sót xảy ra.
Dữ liệu chấm công được cập nhật theo thời gian thực lên phần mềm Base Checkin
#3 Base Timesheet tự động tổng hợp dữ liệu công của nhân viên, từ chấm công đến nghỉ phép.
Thời gian từng bị lãng phí khi thực hiện các công việc thủ công giờ hoàn toàn được xử lý tốt hơn bằng một quy trình tự động. 90% gánh nặng của bộ phận C&B sẽ được giải quyết bằng Base Timesheet, phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu từ máy chấm công, từ phần mềm chấm công (Base Checkin), từ phần mềm quản lý ngày nghỉ phép (Base Timeoff) để cho ra bảng công hoàn chỉnh.
Đặc biệt đối với Base Timesheet bộ phận C&B có thể tự định nghĩa các công thức tính công linh hoạt giống như công thức Excel. Vì vậy, bảng công có thể được tính với những nhu cầu rất đặc thù của mỗi doanh nghiệp, không đơn giản chỉ là đếm số công (0, 0.5, 1,…) mà còn tự động hiển thị ngày đi muộn, số tiền phạt đi muộn, mất một phần công,…
Bảng công cuối cùng có đầy đủ thông tin trên một giao diện, hiển thị màu sắc và ký hiệu rất trực quan, dễ hiểu. Nhân viên hoặc quản lý đều có thể dễ dàng nắm bắt và quản lý được thời gian đi làm của mình hoặc người khác.
Phần mềm Base Timesheet có khả năng tự động lập ra bảng chấm công nhân viên hoàn chỉnh
4.2. Tại sao lại là 3 phần mềm quản lý nghỉ phép – chấm công – tính lương riêng biệt?
Nếu đọc kỹ tính năng, bạn hoàn toàn có thể nhận thấy mỗi sản phẩm trong bộ ba Base Attendance lại giải quyết triệt để một bài toán về chấm công – tính lương trong doanh nghiệp, đồng thời là các vấn đề trong quản trị nhân sự.
Vì là các sản phẩm được tách riêng, khách hàng hoàn toàn có thể sử dụng riêng theo nhu cầu mà không cần mua cả bộ sản phẩm. Tất nhiên theo khuyến cáo của nhà cung cấp, sử dụng sản phẩm theo bộ sẽ đưa lại hiệu quả cao nhất do tính đồng bộ dữ liệu giữa các phần mềm.
Không dừng lại ở đó, bộ ba này còn có khả năng tích hợp hoàn hảo với các phần mềm khác trong Bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện Base HRM+ của Base.vn. Lấy ví dụ, dữ liệu chấm công được đồng bộ với danh sách nhân viên và mã chấm công có sẵn ở phần mềm quản lý thông tin nhân sự, hay bảng chấm công được tích hợp với phần mềm tự động tính lương cho nhân viên,…
4.3. Tại sao nên lựa chọn Base.vn?
#1. Giá thành
Bên cạnh việc chất lượng của các ứng dụng có thể hoàn toàn được khẳng định là đi đầu Việt Nam và không thua kém gì các giải pháp quốc tế hiện nay, ưu điểm lớn nhất của Base là giá thành hợp lý so với chất lượng.
Xem chi tiết giá thành từng phần mềm tại đây
#2. Đội ngũ triển khai và chăm sóc khách hàng
Base Platform còn có điểm mạnh khác là sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt, và có đội ngũ của Base.vn (ở cả chi nhánh Hà Nội và TPHCM) luôn sẵn sàng tư vấn.
Đội ngũ triển khai có chuyên môn cao, nhanh chóng hỗ trợ và hướng dẫn doanh nghiệp thiết lập hệ thống, từ các vị trí lãnh đạo cho đến nhân viên, đồng thời luôn sẵn sàng hướng dẫn doanh nghiệp trong quá trình sử dụng các sản phẩm.
Ngoài ra tất cả các ứng dụng trên Base có thể sử dụng dễ dàng trên trình duyệt, smartphone (iOS, Android), máy tính bảng, hoặc cài đặt trên máy tính để bàn. Tất cả các ứng dụng chính đều hỗ trợ đa ngôn ngữ (Tiếng Việt, English) và nâng cấp liên tục.
#3. Là lựa chọn của hơn 8000 khách hàng Việt Nam
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
