“Giao tiếp trong doanh nghiệp” được hiểu ở một nghĩa rộng và mang tính chất quy chuẩn hơn hơn so với giao tiếp đời thường ngoài xã hội. Nó bao gồm cả việc thông báo tin tức tới cho nhân viên, trình bày về một ý tưởng kinh doanh mới, tương tác ở mức độ đội nhóm,… và bất kỳ hành vi nào khác ẩn chứa thông điệp bên trong.
Có thể thấy, những hoạt động giao tiếp này đều có mối quan hệ mật thiết với quá trình vận hành kinh doanh của tổ chức, do vậy, sức ảnh hưởng mà chúng mang lại là không thể xem thường.
Khi doanh nghiệp giao tiếp thiếu hiệu quả, nguy cơ sai lệch, nhầm lẫn trong thông tin được truyền đạt có thể tăng lên nhiều lần. Điều này không chỉ làm giảm hiệu suất của bộ máy làm việc, mà còn có thể thổi bùng lên rủi ro tổn hại tới các mối quan hệ cộng tác, phá vỡ niềm tin của nhân viên với doanh nghiệp. Ngược lại, nếu hoạt động giao tiếp được quản lý và diễn ra hiệu quả, chúng có thể giúp doanh nghiệp:
- Thúc đẩy hoạt động giao tiếp, cộng tác, từ đó nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên
- Giáo dục nhân viên về sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của công ty, nhờ vậy gắn kết và tạo dựng lòng trung thành của họ với tổ chức
- Giảm bớt rủi ro trong việc truyền tải thông tin, qua đó cải thiện các quy trình vận hành, nâng cao hiệu suất và giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp
Không thể bỏ qua những lợi ích trên? Vậy làm thế nào để bạn có thể quản trị giao tiếp hiệu quả trong tổ chức của mình? Bài viết dưới đây, với những nội dung được tổng hợp và chắt lọc kỹ lưỡng, sẽ là trợ thủ đắc lực chung tay giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ này thành công.
1. Quản trị giao tiếp trong doanh nghiệp: 4 yếu tố mũi nhọn mà nhà quản lý cần quan tâm
Quản trị giao tiếp, về bản chất là việc quản trị 4 yếu tố gắn kết các hoạt động trao đổi thông tin tới đường lối, chính sách của doanh nghiệp, bao gồm: (1) Chiến lược giao tiếp, (2) Đối tượng, (3) Phương tiện và (4) Nội dung.
1.1. Chiến lược giao tiếp
Một chiến lược giao tiếp trong hoạt động quản trị phải được xây dựng nhằm phục vụ nền tảng các kế hoạch kinh doanh, sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của doanh nghiệp. Cụ thể, nó phải bao quát và đảm bảo đáp ứng được các nguyên tắc sau:
Thứ tự giao tiếp: Ngoại trừ các hoạt động giao tiếp thường nhật, những thông tin mang tính chính thống, liên quan đến công việc cần được ưu tiên truyền đạt từ trên xuống dưới, xoay quanh triết lý, tầm nhìn của doanh nghiệp, bộ máy lãnh đạo và nhà quản lý.
Nội dung giao tiếp: Nội dung các thông điệp khi được truyền tải phải có sự nhất quán với nhau. Đồng thời, chúng cũng cần được xét duyệt, thông qua tỉ mỉ từ phía những cá nhân có thẩm quyền. Việc xét duyệt được đưa ra để nhằm giảm thiểu sự phát tán của những nội dung không chính thống, sai lệch với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị của doanh nghiệp.
Chiều giao tiếp: Thông tin được truyền tải từ trên xuống dưới, không có nghĩa là chúng sẽ chỉ đi cố định theo một chiều. Giao tiếp, bản chất vốn là hoạt động tương tác hai chiều, doanh nghiệp luôn phải tạo điều kiện cho nhân viên để họ đưa ra những phản hồi, góp ý về mọi mặt. Với việc được thụ hưởng những góc nhìn đa chiều từ đội ngũ nhân công, các cấp quản lý có thêm dữ liệu để hoàn thiện những điểm trừ trong tổ chức.
Đào tạo giao tiếp: Không phải cá nhân nào cũng sở hữu đầy đủ thông tin hay kỹ năng cần thiết để xây dựng những cuộc đối thoại, giao tiếp chất lượng. Bởi vậy, hoạt động đào tạo nội bộ, trang bị cho nhân viên những kiến thức cần thiết luôn phải góp mặt trong một chiến lược giao tiếp hiệu quả.
Ngân sách giao tiếp: Để tối ưu việc tiếp nhận thông tin trong đội ngũ nhân viên, doanh nghiệp phải có một ngân sách dự trữ, cho phép có thể sử dụng các phương tiện truyền đạt tối ưu nhất cho từng loại thông điệp, nội dung cụ thể.
Đánh giá chất lượng giao tiếp: Việc đánh giá chất lượng giao tiếp là tương đối khó khăn khi chúng không sở hữu những chỉ số đo lường cụ thể. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể thu thập những dữ liệu định tính, như thái độ, tâm lý nhân viên hay định lượng như tỉ lệ turnover, hiệu suất làm việc,… để khái quát nhận định độ hiệu quả trong chiến lược giao tiếp của mình.
Khi đáp ứng được đầy đủ những nguyên tắc này, chiến lược giao tiếp của bạn sẽ đạt điều kiện để được đưa vào triển khai trong thực tế.
1.2. Đối tượng giao tiếp
Xác định đối tượng tham gia giao tiếp là nhiệm vụ thiết yếu trong việc đảm bảo hiệu quả của hoạt động quản trị. Đối tượng ở đây là tất cả những nhân viên hoạt động trong doanh nghiệp, có ảnh hướng hoặc bị ảnh hưởng bởi những thông tin được truyền đạt, chia sẻ. Mỗi cá nhân, vị trí lại có những vai trò cụ thể riêng, như:
- Ban lãnh đạo công ty chịu trách nhiệm thiết lập văn hóa giao tiếp và định hướng những nội dung, thông điệp trong doanh nghiệp. Bởi vậy, những nhà quản lý chủ chốt nên được đào tạo, huấn luyện về vai trò của họ trong việc đảm bảo giao tiếp toàn công ty hiệu quả.
- Các nhà quản lý cấp trung có trách nhiệm trao đổi hàng ngày với nhân viên của mình, đồng thời hỗ trợ kết nối mỗi nhân viên lại với nhau.
- Tất cả nhân viên có trách nhiệm lắng nghe thông điệp của quản lý và ban lãnh đạo, từ đó cung cấp góp ý, phản hồi và nói lên những mối quan tâm của mình.
Ngoài việc xác định các nhóm đối tượng, để hoạt động giao tiếp diễn ra hiệu quả, doanh nghiệp cũng cần điểm qua các yếu tố về số lượng người tham gia. Số lượng người tham gia giao tiếp phải phù hợp với thông tin được chia sẻ. Ví dụ, nếu doanh nghiệp của bạn đang cần xây dựng một chiến lược phát triển kinh doanh quan trọng, hiển nhiên, chỉ có những cá nhân có kinh nghiệm và chuyên môn cao mới là đối tượng chính xác để thụ hưởng thông tin và đưa ra ý kiến phản hồi thỏa đáng.
1.3. Phương tiện giao tiếp
Việc lựa chọn phương tiện giao tiếp phù hợp để truyền tải những thông điệp cụ thể cũng luôn là một thách thức lớn trong hoạt động quản trị. Với số lượng phương tiện ngày càng nhiều, từ nói chuyện trực tiếp, họp hành, giao tiếp qua văn bản hay hiện đại hơn là trên các phần mềm trực tuyến, việc lựa chọn cũng trở nên khó khăn hơn.
Trong quá trình lựa chọn phương tiện giao tiếp, nhà quản lý nên cân nhắc tới các vấn đề sau:
- Thời điểm: Thời điểm đưa ra thông tin có thể là yếu tố quyết định lựa chọn phương tiện giao tiếp. Chẳng hạn như trong những tình huống khẩn cấp, bạn chắc chắn sẽ cần đến những phương tiện liên lạc nhanh chóng, mạnh mẽ như gọi điện thoại, thay vì rề rà ngồi gõ email.
- Địa điểm: Địa điểm của nhân viên cũng là yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn phương tiện giao tiếp. Không phải nhân viên nào cũng làm việc tại cùng một địa điểm tại cùng một thời điểm, hay nhóm nhân viên đi công tác hoặc làm việc từ xa thậm chí còn chẳng đến văn phòng bao giờ. Với mỗi nhóm người ở mỗi địa điểm khác nhau, tất nhiên sẽ có những phương tiện, hình thức giao tiếp khác nhau.
- Nội dung, thông điệp: Một vấn đề khác ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn là độ quan trọng và tính nhạy cảm của thông tin. Ví dụ như đối với thông tin sa thải hoặc chấm dứt hợp đồng, hầu hết các nhà quản lý đều đồng ý rằng việc mặt trực tiếp sẽ là phương án tối ưu, giúp giảm thiểu được nhiều rủi ro nhất.
Dưới đây là những phương tiện giao tiếp phổ biến trong doanh nghiệp và gợi ý về cách lựa chọn chúng sao cho phù hợp với từng loại thông điệp cụ thể.
Sổ tay nhân viên
Sổ tay nhân viên được sử dụng để truyền đạt những quy trình, chính sách và nội quy hoạt động tiêu chuẩn trong doanh nghiệp. Nó cũng là phương tiện tuyệt vời để giao tiếp sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của tổ chức với nhân viên, giúp thiết lập một văn hóa làm việc lành mạnh. Thông thường, sổ tay nhân viên sẽ được sản xuất theo định dạng in truyền thống. Tuy nhiên, hiện nay nhiều tổ chức đang sản xuất chúng dưới định dạng điện tử, do lợi thế dễ dàng cập nhật và chỉnh sửa tài liệu.
Bản tin nội bộ
Bản tin nội bộ được sử dụng để truyền đạt những thông tin cập nhật mới về tình hình kinh doanh, sản phẩm và dịch vụ doanh nghiệp. Bản tin thường được sản xuất dưới hình thức điện tử để có thể công bố rộng rãi tới nhân viên. Trong một vài trường hợp, khi có những điểm thông báo cập nhật quan trọng, bản tin cũng có thể xuất hiện dưới hình thức giấy. Ngoài ra thì việc xuất bản bản tin nên tiến hành thường xuyên theo lịch trình cố định (hàng tuần/ hàng tháng hoặc hàng quý) để đảm bảo nhân viên luôn được cập nhật những thông tin mới nhất.
Họp mặt toàn công ty
Các cuộc họp toàn công ty là một phương tiện để tập hợp nhân viên lại với nhau nhằm chia sẻ những tin tức quan trọng có ảnh hưởng đến tất cả nhân viên (như anh mừng tình hình kinh doanh hay thông cáo cắt giảm nhân sự do tình hình tài chính khó khăn,…). Các cuộc họp này có hiệu quả nhất khi tất cả nhân viên đều làm việc tại một địa điểm cố định, tuy nhiên trong một số tình huống bất khả kháng, chúng có thể được tổ chức dưới dạng webinar (họp điện tử)
Email là một phương tiện giao tiếp giúp doanh nghiệp tiếp cận nhiều nhân viên cùng một lúc nhanh chóng, dễ dàng. Phương tiện này hiệu quả nhất khi bạn cần thông báo một thông tin rộng rãi, nhưng không nhất thiết đòi hỏi tương tác ngược lại từ phía nhân viên.
Họp mặt trực tiếp (Họp 1-1)
Họp mặt trực tiếp với nhân viên là một trong những cách tốt nhất để truyền đạt những thông tin cá nhân, nhạy cảm. Những cuộc họp này thường được ưu tiên sử dụng trong hoạt động đánh giá kết quả công việc, xử lý kỷ luật hay cùng với đó là cho thôi việc, sa thải.
Gọi điện thoại
Gọi điện thoại là phương tiện truyền đạt thông tin nhanh chóng, đặc biệt hữu hiệu trong những tình huống khẩn cấp, đòi hỏi phản hồi thông tin nhanh. Thêm vào đó, những thông tin không được truyền đạt hiệu quả thông qua hình thức văn bản, sẽ được mô tả chi tiết hơn khi gọi điện, do có sự góp mặt của biểu đạt ngữ cảnh qua giọng nói.
Biểu mẫu khảo sát/ Thăm dò ý kiến
Đây là phương tiện để đẩy mạnh chiến thuật cộng tác hai chiều giữa các cấp lãnh đạo và đội ngũ nhân viên. Trong trường hợp cần chỉnh sửa các chính sách, hay đơn giản hơn là muốn lắng nghe ý kiến đa chiều từ phía người lao động về một vấn đề nào đó, bạn có thể sử dụng những biểu mẫu khảo sát/ thăm dò ý kiến để thu thập thông tin, góp ý nhanh chóng.
Mạng xã hội
Nhiều cá nhân thường xuyên sử dụng các trang truyền thông xã hội như Twitter, LinkedIn và Facebook, không chỉ cho mục đích giải trí mà còn là một công cụ giao tiếp kinh doanh. Do vậy, doanh nghiệp có thể tận dụng phương tiện này để thực hiện giao tiếp ra bên ngoài, xây dựng thương hiệu và tìm kiếm những ứng viên hàng đầu. Tuy nhiên, mạng xã hội cũng có thể trở thành con dao 2 lưỡi với doanh nghiệp, nên bạn cần phải xây dựng những chính sách sử dụng phù hợp khi quyết định lựa chọn triển khai phương tiện giao tiếp này.
Ứng dụng chat
Các ứng dụng chat như Slack hay Zalo, với khả năng truyền đạt thông tin nhanh chóng và mạnh mẽ hơn nhiều so với email, đang được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn làm công cụ giao tiếp, công tác trong công việc. Tuy nhiên, nếu không được sử dụng đúng cách, chúng có thể gây tổn hại tới hiệu suất làm việc của nhân viên. Vậy nên, trước khi đi vào triển khai những ứng dụng này, hãy đào tạo nhân viên cách sử dụng chúng sao cho hiệu quả nhất.
Nội dung giao tiếp
Thông điệp, nội dung là yếu tố cuối cùng trong việc quản trị giao tiếp. Chúng là cơ sở để xác định đối tượng và phương tiện giao tiếp chính xác trong các hoạt động vận hành. Các loại nội dung giao tiếp thường gặp trong doanh nghiệp bao gồm 4 tầng từ trên xuống dưới theo thứ tự:
Tầm nhìn và sứ mệnh
Tầm nhìn và sứ mệnh là tầng nội dung mang tính chất quan trọng, định hình nên doanh nghiệp và cách thức hoạt động mang lại giá trị của bạn. Do vậy, khi giao tiếp những nội dung này tới tổ chức, chúng phải được thể hiện nhất quán, mang tính điều hướng hành động cao để đảm bảo đội ngũ nhân viên có thể thấu hiểu và làm theo. Do vậy, tuy có nhiều cách để truyền đạt nội dung này đến nhân viên, như các cuộc họp định hướng hay đào tạo, nhưng sổ tay nhân viên vẫn là phương tiện truyền tải tốt nhất, do có tính nhất quán và khả năng lưu trữ, lưu truyền rộng rãi.
Chính sách, nội quy hoạt động
Nội quy, chính sách của doanh nghiệp là khung quy chiếu cho nhân viên thực hiện trách nhiệm trong tổ chức. Bởi vậy chúng phải luôn được truyền tải song hành cùng mọi hoạt động của nhân viên, của doanh nghiệp để giảm thiểu tối đa những sai sót có thể xảy ra. Khi giao tiếp trong tầng nội dung này, điểm quan trọng nhất là chúng phải được ban hành tập trung tại một địa điểm để dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ và lưu trữ. Ngoài ra, các chính sách và nội quy cũng là nội dung thường xuyên được ban hành mới và chỉnh sửa, nên phương tiện giao tiếp cũng nên có khả năng cập nhật được dữ liệu nhanh chóng.
Quy trình và công việc
Đây là tầng nội dung giao tiếp diễn ra xung quanh nhiệm vụ hàng ngày của các thành viên trong doanh nghiệp. Cụ thể hơn, chúng sẽ xoay quanh các mô hình như:
- Theo dự án, mỗi dự án có một danh sách các đầu việc tương tự hoặc khác biệt nhau
- Theo một quy trình cố định, mỗi khách hàng sẽ lần lượt đi qua các giai đoạn trong quy trình
- Theo phòng ban, mỗi cá nhân sẽ được giao các công việc khác nhau, có thể lặp lại hằng ngày hoặc phát sinh đột xuất
- Hoặc là sự kết hợp của cả ba
Tầng nội dung này là có thể được truyền tải qua rất nhiều phương tiện khác nhau, tùy thuộc vào tính chất, mức độ quan trọng cũng như địa điểm làm việc của từng cá nhân trong tổ chức.
Giao tiếp thường nhật
Là tầng nội dung giao tiếp cuối cùng, với ý nghĩa và luồng thông tin đơn giản, xoay quanh tất cả những trao đổi trong công việc, được tiến hành bởi mọi cá nhân trong tổ chức. Giá trị về mặt nội dung của tầng ý nghĩa này không quá lớn, nên phương tiện giao tiếp chỉ cần đáp ứng được yếu tố thuận tiện về công cụ và bối cảnh là được.
2. Công nghệ có thể để cải thiện hoạt động quản trị giao tiếp như thế nào?
Trong bối cảnh công nghệ phát triển, mọi hoạt động quản trị trong doanh nghiệp đều có thể được hỗ trợ bằng những công cụ mạnh mẽ. Và dĩ nhiên, quan trị giao tiếp cũng không nằm ngoài số đó. Từ việc hỗ trợ xây dựng chiến lược giao tiếp đến trở thành phương tiện truyền tải nội dung, thông điệp, công nghệ luôn có mặt, song hành cùng doanh nghiệp.
Ứng dụng công nghệ là một lợi thế mà doanh nghiệp có thể sở hữu, nhưng tất nhiên, cũng không phải là áp dụng càng nhiều các ứng dụng, phần mềm giao tiếp là càng tốt. Khi đó, những mảnh ghép, công cụ không phù hợp sẽ nhanh chóng biến hoạt động giao tiếp trở thành một mớ hỗn độn, gây lãng phí nhiều nguồn tài nguyên quan trọng.
Do đó, lời khuyên dành cho bạn là sử dụng ít nhất có thể – nghĩa là chọn lựa và tận dụng một số ít công nghệ có thể cùng lúc giải quyết bài toán ở nhiều tầng.
Chẳng hạn như mạng truyền thông nội bộ, ứng dụng công nghệ này chính là phương tiện vô cùng hiệu quả để truyền đạt sứ mệnh doanh nghiệp và thống nhất chiến lược giữa các thành viên.
Base Inside mạng truyền thông nội bộ đầu tiên tại Việt Nam hỗ trợ doanh nghiệp truyền đạt những giá trị sứ mệnh lớn lao và thống nhất chiến lược giao tiếp
Hay như một phần mềm quản lý công việc mạnh mẽ hoàn toàn có thể hỗ trợ tổ chức cộng tác làm việc và trao đổi thông tin vô cùng khoa học, chính thống.
Tổng quan về phần mềm quản lý công việc toàn diện Base Wework
Nhìn chung, việc lựa chọn những ứng dụng công nghệ hợp lý để không những đẩy mạnh hoạt động quản trị giao tiếp, mà còn đồng thời tối ưu nguồn lực của doanh nghiệp sẽ quyết định ít nhiều đến hiệu quả vận hành toàn diện. Nếu bạn đang còn gặp khúc mắc trong vấn đề này, hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây để tìm cho mình câu trả lời.
Tạm kết
Một kế hoạch quản trị giao tiếp hiệu quả, đem lại những tác động và lợi ích tích cực cho doanh nghiệp phải là một kế hoạch được xây dựng dựa trên 4 yếu tố kể trên. Thiếu một trong bốn, bạn sẽ khó lòng có thể vận hành và kiểm soát các hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp được như kỳ vọng.
Tuy việc chỉn chu đảm bảo hoàn thiện 4 yếu tố kể trên là không hề dễ dàng trong hoạt động quản trị , nhưng với sự trợ giúp của các phần mềm hiện đại, chúng đã trở nên dễ thở hơn rất nhiều. Lúc này, chính những doanh nghiệp số hóa thành công sẽ là lá cờ đầu tận hưởng những lợi ích khổng lồ mà giao tiếp hiệu quả có thể mang lại. Hãy cân nhắc đến vấn đề ứng dụng công nghệ vào các hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp ngay hôm nay, để tránh tình trạng bị vượt mặt bởi những đối thủ cạnh tranh vào mai sau.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
