Làm quen với công thức 4 tầng giao tiếp trong doanh nghiệp và cách cải thiện chúng bằng công nghệ

10/07/2019

Doanh nghiệp muốn hoạt động được thì phải có cấu trúc nhân sự. Tương tự, việc giao tiếp trong đó cũng phải theo quy chuẩn - công thức 4 tầng - mà bạn hoàn toàn có thể cải thiện bằng công nghệ.

Base Resources - “Giao tiếp trong doanh nghiệp” được hiểu ở một nghĩa rộng và mang tính chất quy chuẩn hơn hơn so với giao tiếp đời thường ngoài xã hội. Nó bao gồm cả việc thông báo tin tức tới cho nhân viên, trình bày về một ý tưởng kinh doanh mới, tương tác ở mức độ đội nhóm,... và bất kỳ hành vi nào khác ẩn chứa thông điệp bên trong.

 

Mỗi doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả đều cần sở hữu 4 tầng giao tiếp:

 

  • Một sứ mệnh (mission) hoặc một tầm nhìn (vision)

  • Chiến lược (strategy)

  • Chiến thuật và quy trình (tactics and process)

  • Sự thi hành (execution)

 

Danh sách này có vẻ như đang liệt kê ra các danh mục hành động cần có trong các nhóm chức năng. Nhưng hơn cả thế, 4 tầng giao tiếp này - với sự liên kết chặt chẽ - chính là yếu tố cần thiết để gắn kết toàn doanh nghiệp lại với nhau.

 

Mỗi tầng trong số đó cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc mở rộng quy mô doanh nghiệp sau này, dù là thêm người vào nhóm hay thêm một nhóm mới vào cấu trúc hoạt động.

 

Trên thực tế, việc sắp đặt và triển khai 4 tầng giao tiếp không hề dễ dàng. Nhưng thật tuyệt làm sao, thời đại 4.0 đã đến, và doanh nghiệp bạn hoàn toàn có thể tận dụng công nghệ để cải thiện điều này.

 

Bài viết này sẽ giúp bạn lần lượt đi vào phân tích từng tầng một, sau đó là cách bạn có thể tận dụng ít công nghệ nhất có thể mà đảm bảo hiệu quả được cho cả 4 tầng giao tiếp này.

 

Công thức 4 tầng giao tiếp trong doanh nghiệp

 

ct-4-tang-giao-tiep

Công thức giao tiếp 4 tầng trong doanh nghiệp

 

1. Sứ mệnh (mission)

 

Tuy cả hai đều được ưa chuộng sử dụng ngang nhau, nhưng sứ mệnh (mission) là khái niệm có phần cụ thể và dễ hình dung hơn so với tầm nhìn (vision).

 

Một đội nhóm chỉ hoạt động hiệu quả khi họ có một sứ mệnh chung để tập hợp tất cả thành viên lại xung quanh. Nó sẽ quyết định tư duy (mindset) cho con người và hướng dẫn luôn những gì cần thực hiện và những gì không được phép. Sự kết nối giữa doanh nghiệp - nhà lãnh đạo - các cấp quản lý - đội ngũ nhân viên cũng được hình thành và tăng cường nhờ vào sứ mệnh.

 

Nếu sứ mệnh bị đánh mất, doanh nghiệp của bạn có nguy cơ rơi vào tình trạng "tê liệt phân tích" (analysis paralysis - phân tích, suy nghĩ quá nhiều khiến đầu óc bị chệch ra khỏi mục tiêu ban đầu thay vì cố gắng đạt được mục tiêu đó).

 

Ở một khía cạnh nào đó, tình trạng này là mặt trái của định hướng dữ liệu (data-driven). Một khi không có sự ràng buộc nào khác trong việc ra quyết định ngoại trừ data, mọi người sẽ có xu hướng dễ dãi tuỳ chọn và bảo thủ đối với các dữ liệu hỗ trợ ý kiến ​​của mình.

 

Vậy lời khuyên ở đây là gì?

 

Là đặt sứ mệnh chung của doanh nghiệp ở giữa trung tâm, làm kênh tham chiếu cho mọi cách thức thực hiện công việc. Nhấn mạnh rằng quá trình là yếu tố cần thiết cho bền vững lâu dài, chứ không phải là kết quả trước mặt.

 

2. Chiến lược (Strategy)

 

Sau khi thiết lập tầng giao tiếp đầu tiên, doanh nghiệp bạn luôn cần có một chiến lược thúc đẩy tất cả thành viên hướng tới sứ mệnh chung. Khi đó, sứ mệnh bền vững giống như một con đường dài, và chiến lược đóng vai trò là các đích đến nhỏ của mỗi chặng kế tiếp.

 

Nếu bạn không xây dựng chiến lược hoạt động hoặc chỉ dừng lại ở mức sơ sài, thì xung đột là điều không thể tránh khỏi. Có một chiến lược rõ ràng cho phép bạn quyết định cách tiến lên tốt nhất cho nhiệm vụ của các thành viên.

 

3. Chiến thuật và quy trình (tactics and process)

 

Chiến thuật và quy trình là tầng giao tiếp giúp chia nhỏ chiến lược thành thứ mà mỗi cá nhân có thể tự chịu trách nhiệm xử lý. Sẽ không còn tình trạng tất cả đội nhóm đều bị áp chung một công thức làm việc cứng nhắc. Mọi thứ trở nên linh hoạt và được cá nhân hoá hơn nhiều.

 

Lưu ý rằng tầng giao tiếp này chỉ nhằm hỗ trợ chứ không thể áp đảo tầng chiến lược. Bởi lẽ, nếu không có chiến lược thì nhân viên của bạn rất bị động trong công việc, chỉ biết làm theo chỉ đạo như một con rối mà không thấy được ý nghĩa đằng sau. Đừng quên quản lý vi mô (micromanagement) đã giết chết động lực và tinh thần sáng tạo của nhân viên như thế nào.

 

Đọc thêm: Micromanagement (Quản lý vi mô) là gì? Khi nào cần, khi nào tránh?

 

4. Việc thực thi (the execution)

 

Ngay cả khi doanh nghiệp đã có một chiến lược phù hợp với sứ mệnh chung, thậm chí đã có một quy trình hoàn thiện được quản lý một cách hoàn hảo, mọi thứ chỉ thực sự có ích khi có sự thực thi.

 

Đây là tầng giao tiếp diễn ra xung quanh công việc hàng ngày của các thành viên trong doanh nghiệp. Nó bao gồm những hành vi như tổ chức một cuộc họp hay một nhiệm vụ nào đó được giao, review, đánh giá và hoàn thành.

 

Nếu thiếu tầng thực thi này, sẽ chẳng có điều gì diễn ra cả. Các dự án có thể được thiết lập một cách rõ ràng trước khi truyền đạt xuống dưới, nhưng chúng mãi mãi chỉ nằm trên giấy. Tương tự, mọi người có thể hoàn toàn tin tưởng vào sứ mệnh chung, nhưng điều đó chẳng còn quan trọng khi có quá ít hành vi được thực hiện.

 

Tuy nhiên, nếu có quá nhiều sự thực thi trong khi các tầng giao tiếp bên trên chưa được chuẩn hoá, ắt hẳn bạn sẽ sớm nhận ra sự rời rạc. Một đội nhóm, doanh nghiệp không thể vận hành với hàng trăm, hàng ngàn mảnh ghép rời rạc như vậy.

 

4-tang-giao-tiep-trong-cong-ty

4 tầng giao tiếp trong doanh nghiệp đều quan trọng và có vai trò bổ sung, định hướng lẫn nhau

 

Các cách linh hoạt khác để xác định 4 tầng giao tiếp trong doanh nghiệp

 

Bạn có thể nghĩ về 4 tầng giao tiếp trong doanh nghiệp như là:

 

  • Thi hành: cách mỗi cá nhân trong doanh nghiệp làm việc

  • Chiến thuật: cách các đội nhóm làm việc và những gì cho phép họ làm việc cùng nhau

  • Chiến lược: những gì một phần của doanh nghiệp đang tuân theo

  • Sứ mệnh: những gì toàn bộ tổ chức đang chuẩn bị làm

 

Hoặc là:

 

  • Thi hành: hôm nay / tuần này

  • Chiến thuật: tháng này / quý này

  • Chiến lược: quý tới / năm nay

  • Sứ mệnh: vô thời hạn

 

Các tầng giao tiếp này bổ trợ lẫn nhau theo cả hai hướng, tương đối cân bằng chứ không cứng nhắc theo một chiều từ trên xuống dưới hoặc ngược lại. Nếu đội nhóm của bạn bị rối loạn chức năng, có nghĩa là họ đang có sự nhầm lẫn ở một hoặc nhiều tầng.

 

Bạn có thể dùng công nghệ để cải thiện 4 tầng giao tiếp này như thế nào?

 

Công nghệ là trợ lý đắc lực giúp bạn giải quyết cả 4 tầng giao tiếp trên: từ việc xây dựng và truyền đạt sứ mệnh doanh nghiệp, đến quá trình bóc tách chiến thuật thành chiến lược và thực thi chúng.

 

Cách làm tốt nhất không phải là áp dụng càng nhiều càng tốt các ứng dụng công nghệ vào từng tầng giao tiếp trên, bởi những sự thừa, thiếu hoặc không phù hợp sẽ nhanh chóng biến tất cả thành một mớ hỗn độn.

 

Ở đây, lời khuyên dành cho bạn là sử dụng ít nhất có thể - nghĩa là chọn lựa và tận dụng một số ít công nghệ có thể cùng lúc giải quyết bài toán ở nhiều tầng.

 

Bài viết này lấy ví dụ về 2 ứng dụng công nghệ mà mỗi trong số chúng dễ dàng cải thiện 2 tầng giao tiếp liền kề.

 

1. Mạng truyền thông nội bộ - Kênh hiệu quả nhất để truyền đạt sứ mệnh doanh nghiệp và thống nhất chiến lược giữa các thành viên

 

Truyền thông nội bộ là khái niệm ra đời để giải quyết bài toán gắn bó toàn bộ nhân sự doanh nghiệp vào một sứ mệnh chung. Mọi thông điệp, tin tức và hành vi diễn ra trong không gian đó phải tuân thủ sứ mệnh chung của tập thể - cùng với tầm nhìn, giá trị cốt lõi và nguyên tắc làm việc. 

 

Nghe có vẻ đơn giản, nhưng làm thế nào để lựa chọn được một kênh truyền thông nội bộ phù hợp giữa hàng tá ứng dụng công nghệ phù hợp lại không dễ dàng.

 

Mạng xã hội (Facebook, Zalo,...) phổ biến nhất nhưng lại không thể đảm bảo tính chính thống, hệ thống và bảo mật cho các thông điệp được tạo ra. Bởi vậy, doanh nghiệp cần một giải pháp công nghệ mới khác biệt hơn hẳn so với các mạng xã hội đó.

 

Đọc thêm: Vì sao không nên lạm dụng Mạng xã hội làm kênh truyền thông nội bộ?

 

Tại Việt Nam, Base Inside - Mạng truyền thông nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp đầu tiên đã ra đời.

 

4-tang-giao-tiep-doanh-nghiep

Với Base Inside, Tầm nhìn - Sứ mệnh - Giá trị cốt lõi - Nguyên tắc làm việc của doanh nghiệp được hiển thị cố định, và các cuộc bàn luận về chiến lược được cập nhật liên tục

 

Tại trang chủ của Base Inside, bạn có thể cài đặt hiển thị Tầm nhìn - Sứ mệnh - Giá trị cốt lõi - Nguyên tắc làm việc của công ty, để chúng luôn luôn hiện hữu với vai trò điều hướng mọi hoạt động khác trong doanh nghiệp. Lưu ý rằng người lãnh đạo tối cao - chính là cấp C-level của doanh nghiệp - mới có quyền thiết lập những nội dung này.

 

Khi đã có được không gian truyền thông nội bộ đó rồi, việc tiếp theo là tận dụng chính kênh đó để bàn luận và thống nhất với nhau về chiến lược thực hiện.

 

Tại sao mạng truyền thông nội bộ lại giúp bước giao tiếp này hiệu quả hơn so với kiểu truyền thống (qua các cuộc họp, công văn, giấy tờ thủ công)?

 

Đó là vì công nghệ có thể sắp xếp, lưu trữ mọi thông tin một cách khoa học nhất, tiếp cận tối đa tới tất cả thành viên liên quan và đồng thời tạo động lực thúc đẩy tương tác đa chiều.

 

Với Base Inside, bạn dễ dàng tạo các thảo luận trực tuyến về ý tưởng mới, các cuộc bình chọn,... trong quy mô toàn doanh nghiệp hoặc từng phòng ban, nhằm tạo ra một chiến lược hoàn chỉnh và có khả năng áp dụng thực tiễn. Khi cần công bố một chiến lược mới, tin tức cũng được cập nhật nhanh chóng và có thông báo tức thời tới mọi thành viên.

 

2. Phần mềm quản lý công việc và dự án - Quản lý một cách khoa học quy trình làm việc và kết quả, tiến độ thực thi công việc

 

Doanh nghiệp bạn đang hoạt động dưới hình thức nào dưới đây?

 

  • Theo dự án, mỗi dự án có một danh sách các đầu việc tương tự hoặc khác biệt nhau

  • Theo một quy trình cố định, mỗi khách hàng sẽ lần lượt đi qua các giai đoạn trong quy trình

  • Theo phòng ban, mỗi cá nhân sẽ được giao các công việc khác nhau, có thể lặp lại hằng ngày hoặc phát sinh đột xuất

 

Hoặc bạn kết hợp tất cả các hình thức trên?

 

Dù doanh nghiệp bạn đang hoạt động như thế nào, công nghệ vẫn có thể giúp đội ngũ nhân viên và cấp trên quản lý mọi hành vi làm việc trong tầm tay. Điển hình là phần mềm quản lý công việc và dự án Wework.

 

Base Wework là ứng dụng quản lý công việc chuyên biệt hoá mà mỗi doanh nghiệp đều cần sở hữu. Việc giao tiếp thông qua ứng dụng này có thể được liệt kê sơ bộ như sau:

 

  • Cấp trên giao việc kèm mô tả công việc, tài liệu, deadline cho nhân viên (hoặc nhân viên tự giao cho mình)

  • Nhân viên cập nhật kết quả công việc, đánh dấu hoàn thành

  • Cấp trên vào review kết quả và xét duyệt

  • Mọi người cùng trao đổi dưới phần bình luận

 

giao-tiep-doanh-nghiep

Tất cả hành vi giao tiếp xoay quanh công việc hằng ngày đều được thực hiện dễ dàng trên Base Wework

 

Mọi hành vi, thao tác liên quan đến công việc đều được ghi lại trên hệ thống phần mềm. Đặc biệt hơn nữa, chúng luôn được thông báo tức thời (real-time) tới nhà quản lý hay những người có liên quan - được phân quyền trong phần cài đặt.

 

Sẽ không còn lãng phí thời gian và công sức di chuyển, cũng không cần các cuộc gọi nhắc nhở check email, mọi thứ đều được giao tiếp trọn vẹn trong một phần mềm duy nhất.

 

Đọc thêm: Review phần mềm làm việc nhóm trên điện thoại Base Wework giúp bạn cộng tác từ bất kỳ đâu

 

Tạm kết

 

Nói tóm lại, 4 tầng giao tiếp (sứ mệnh, chiến lược, chiến thuật, sự thi hành) đều cần thiết và bổ sung lẫn nhau trong việc quản trị và vận hành doanh nghiệp. Xu hướng chuyển đổi số càng phổ biến thì yêu cầu dành cho các tầng giao tiếp này càng cao hơn nữa. Nếu không phải là sự xuất hiện kịp thời của các ứng dụng công nghệ chuyên biệt, bài toán này ắt sẽ khiến bạn đau đầu về sau.

 

Đào sâu hơn vào giao tiếp chuyên môn, nền tảng “hệ sinh thái doanh nghiệp” Base Platform còn phát triển nhiều ứng dụng công nghệ khác cho từng nghiệp vụ khác nhau như Quản lý thông báo - công văn, Quản lý yêu cầu - đề xuất, Quản trị tuyển dụng, Quản lý tài nguyên,... Tìm hiểu thêm về Base Platform ngay tại đây.

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

Hành trình 6 năm trở thành startup tỷ đô của Slack: 5 chiến lược các startup có thể học hỏi

Cùng tìm hiểu những chiến lược đã giúp Slack trở thành startup tỷ đô chỉ sau 6 năm thành lập. 

Phương pháp Agile và câu chuyện đằng sau “bảo bối thần kì” giúp Salesforce trở thành gã khổng lồ trong thị trường SaaS

Nếu không có Agile thì không có Salesforce ngày hôm nay! Cùng tìm hiểu những chuyển biến tích cực mà Agile đem tới cho Salesforce, giúp startup này trở thành ông lớn dẫn đầu thị trường SaaS.

Quiz: Bạn có phải là nhà quản lý đủ tốt? 

Bạn có đủ tự tin khẳng định mình là một nhà quản lý tốt không? Đừng vội đưa ra câu trả lời trước khi đọc bài viết dưới đây!

Đăng ký nhận bản tin