Chuyên gia tư vấn chiến lược Đặng Thanh Vân chia sẻ về thực trạng doanh nghiệp Việt Nam qua khủng hoảng Covid-19 và phân tích về thực trạng Chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Dịch Covid-19 có vẻ đã tạm thời lắng xuống ở Việt Nam, nhưng những ảnh hưởng (tiêu cực và cả tích cực của nó) thì vẫn còn hiện diện. Một trong những thay đổi quan trọng mà Covid-19 tạo ra tại các doanh nghiệp là thúc đẩy việc áp dụng công nghệ, trước hết để phục vụ cho giai đoạn làm việc từ xa. Nhưng câu hỏi được đặt ra là: Khi dịch Covid-19 lắng xuống, những thay đổi tích cực này có được duy trì? Chuyển đổi số có phải là giải pháp tình thế hay là xu hướng tất yếu?
Base.vn đã có cuộc trò chuyện với chị Đặng Thanh Vân – Chuyên gia tư vấn chiến lược, Tổng Giám đốc Công ty tư vấn Thương hiệu và Quản trị Thanhs để lắng nghe ý kiến của chị về chủ đề này.
Thế khó của doanh nghiệp Việt trong Covid-19
Chào chị Vân, chị có thể phân tích tình huống của các doanh nghiệp Việt Nam phải đối mặt trong giai đoạn dịch bệnh Covid-19?
Về khủng hoảng của doanh nghiệp chúng ta đã thấy rất rõ. Yêu cầu về việc giãn cách xã hội buộc hầu hết các doanh nghiệp không kinh doanh ngành thực phẩm và thiết yếu đều phải đóng cửa để làm việc từ xa.
Ngay từ khi tình hình dịch bệnh căng thẳng, phía công ty Thanhs đã đề xuất ra 3 kịch bản khác nhau về tác động của Covid-19 lên doanh nghiệp ở 3 mức độ: kịch bản tốt nhất, trung bình, và xấu. Dĩ nhiên hầu hết các doanh nghiệp đều kỳ vọng sẽ xảy ra kịch bản tốt nhất, và có vẻ mọi chuyện đang diễn ra như vậy khi tỷ lệ mắc mới của Việt Nam rất thấp và cho đến thời điểm hiện tại vẫn chưa có ca tử vong nào. Việc giãn cách xã hội cũng bắt đầu được nới lỏng.
Dẫu vậy thì ngay trong khoảng thời gian giãn cách ngắn, doanh nghiệp cũng không thể tránh khỏi những hệ lụy.
Thứ nhất là vấn đề về dòng tiền, nguồn tiền. Rất nhiều doanh nghiệp khách hàng của Thanhs theo khảo sát đã than phiền là rất có thể kế hoạch kinh doanh 2020 chỉ đạt khoảng 50 – 70% so với mục tiêu đặt ra. Ở thời điểm này, doanh nghiệp kinh doanh hoặc sản xuất hàng công nghiệp, loại hàng hóa không thiết yếu, đang sụt giảm trên 70% doanh thu so với cùng kỳ của năm trước. Thời điểm này tuy chưa có doanh thu tháng mới, nhưng hầu hết doanh nghiệp trong ngành sản xuất công nghiệp đều nhận định có thể doanh thu chỉ còn 10 – 20% so với mục tiêu hàng tháng.
Thói quen chi tiêu của người tiêu dùng thay đổi, gây thiệt hại cho các doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng không thiết yếu. Thu nhập chung bị cắt giảm, mức chi tiêu hàng xa xỉ phẩm như mĩ phẩm, quần áo, các dạng hàng không thiết yếu theo đánh giá sẽ giảm 30 – 70%. Kể cả với doanh nghiệp bắt đầu tìm ra phương án kinh doanh từ xa, tỷ lệ doanh thu có tăng lên, chắc cũng chỉ tăng lên 30%.
Cùng với đó thì các doanh nghiệp đã phải tính đến bài toán cắt giảm 20% lao động. Những doanh nghiệp phải đóng cửa tạm thời như một số cơ sở kinh doanh vàng mà Thanhs được biết đang cho toàn bộ khối người lao động nghỉ 100%, chỉ trả 30% lương. Quỹ lương chỉ duy trì ở mức trả lương cố định, còn lương biến đổi giữ ở mức thấp.
Cũng trong thời gian này, 80% doanh nghiệp về mặt hình thức đã chuyển đổi sang chế độ work from home (làm việc tại nhà) và áp dụng nhiều công cụ chuyển đổi số, kể cả những doanh nghiệp trước đó hoàn toàn chưa hề chưa bao giờ có hoạt động chuyển đổi số.
Tuy nhiên vấn đề là hầu hết doanh nghiệp chỉ triển khai ở mức có công cụ, còn việc thực sự khai thác nền tảng số để thúc đẩy hoạt động kinh doanh thì chắc chắn 100% doanh nghiệp mà chưa thực hiện chuyển đổi số trước đây chưa làm được. Họ thiếu một tư duy quản trị từ xa của người lãnh đạo.
Ban giám đốc của nhiều doanh nghiệp vẫn đến công ty để họp; đó là những doanh nghiệp mà bản thân người lãnh đạo vẫn chưa hành động theo hướng chuyển đổi số. Đa số nhìn nhận các công cụ chuyển đổi số, nền tảng chuyển đổi số chỉ ở mức độ tình thế, do bắt buộc phải chuyển đổi nên phải tìm biện pháp chuyển đổi. Nếu không dãn cách xã hội nữa, họ sẽ quay lại cách làm việc cũ.
Bên cạnh đó, trong quá trình làm việc từ xa, các doanh nghiệp đang gặp khó khăn liên quan đến xây dựng và gắn kết, vấn đề văn hóa, gắn kết người lao động. Trong khi đa phần cái các chủ doanh nghiệp đang đau đầu là làm thế nào có dòng tiền, để tồn tại được; thì ít ai đặt câu hỏi: làm thế nào để người lao động không chán nản, làm thế nào để gia tăng hiệu quả làm việc của nhân viên khi không còn ở môi trường văn phòng. Khi bên Thanhs có thực hiện khảo sát thì gần như 98% doanh nghiệp nếu chưa bao giờ làm từ xa thì sẽ bỏ qua vấn đề này. Nếu làm việc từ xa buộc phải kéo dài trong tương lai thì đây thực sự là vấn nạn.
Ngoài ra, cũng có khoảng 20% trong số hàng ngàn khách hàng của Thanhs thực hiện chuyển đổi sang hình thức kinh doanh từ xa. Kinh doanh từ xa không giống với làm việc từ xa, mà là đưa sản phẩm và quá trình tiếp cận khách hàng lên môi trường số.
Có một sự nghịch lý là một bên doanh nghiệp phải lo dòng tiền, một bên phải lo làm thế nào có công nghệ tốt để thúc đẩy làm việc từ xa và áp dụng hình thức kinh doanh mới, mà câu chuyện chuyển đổi số chắc chắn sẽ tốn một khoản chi phí. Chị có đánh giá gì về thực trạng dùng công nghệ tại các doanh nghiệp?
Sau khi khảo sát doanh nghiệp cỡ vừa (là các doanh nghiệp từ 50-200 tỉ) và các doanh nghiệp cỡ lớn (doanh thu khoảng 200-300 tỉ trở lên) là khách hàng của Thanhs, chúng tôi nhận thấy các doanh nghiệp có doanh thu khoảng 50 tỉ sẽ tìm mọi cách khai thác nền tảng miễn phí. Bên cạnh việc doanh thu của doanh nghiệp sụt giảm nghiêm trọng, thì dù doanh nghiệp vẫn còn tiền họ vẫn rất lo lắng về Covid-19.
Tuy nhiên ngược lại, vẫn có một số lượng doanh nghiệp Thanhs đang tư vấn sẵn sàng đầu tư cho nền tảng số trong giai đoạn này, vì họ hiểu đây là vấn đề không thể đảo ngược. Nếu như kiểu gì cũng phải đầu tư cho chuyển đổi số, thì đây là cơ hội để họ có động lực, và cũng dễ thúc đẩy nhân viên triển khai. Tuy nhiên tỉ lệ này không nhiều, chỉ chiếm khoảng 2% trong số doanh nghiệp cỡ vừa-lớn mà Thanhs tiếp cận.
Thực trạng triển khai công nghệ tại các doanh nghiệp
Các doanh nghiệp này đang triển khai công nghệ cho các mục đích gì và hiệu quả như thế nào?
Theo quan sát của tôi, các doanh nghiệp đang sử dụng 4 loại công cụ công nghệ chính.
Thứ nhất là nền tảng chat online, thứ hai là nền tảng lưu trữ dữ liệu, thứ ba là nền tảng họp trực tuyến, share tài liệu.
Hiện giờ đa số những doanh nghiệp mới chuyển đổi lên online đang thực hiện 3 nội dung đó. Trong tư duy của họ, việc đầu tiên là muốn có một môi trường để kết nối và quản lý nhân viên. Vì thế cho nên ta thấy vì sao cổ phiếu của Zoom hay những nền tảng giúp tăng cường kết nối như Zoom đã tăng trưởng đột biến. Làm thế nào để tôi nhìn thấy nhân viên của tôi, làm thế nào để tôi kết nối với người khác thông qua nền tảng – đấy là mục tiêu đầu tiên của doanh nghiệp.
Loại hình thứ tư mà một số doanh nghiệp đã triển khai là các phần mềm có tính chuyển đổi số từng phần: phần mềm quản trị nhân sự, phần mềm thuế, phần mềm CRM, phần mềm bán hàng… Đấy là với nhóm doanh nghiệp đã ứng dụng các nền tảng khác nhau của công nghệ số vào hoạt động kinh doanh.
Doanh nghiệp nào sử dụng 4 loại phần mềm nhân sự, tài chính, bán hàng, CRM thì bản chất họ muốn xâu chuỗi các phần mềm vào nhau tạo thành nền tảng chuyển đổi số. Chắc chắn họ sẽ có nhu cầu tìm kiếm phần mềm có khả năng kết nối liên thông toàn hệ thống, có khả năng đồng bộ hóa dữ liệu thay vì dùng rời rạc từng phần. Đó là một xu hướng tất yếu.
Chị đánh giá như thế nào về tiềm lực về chuyển đổi số tại các doanh nghiệp? Các công nghệ hiện tại có thể được khai thác hiệu quả hơn như thế nào?
Bản chất của chuyển đổi số gồm 3 bước. Bước thứ nhất là đưa dữ liệu lên số hóa, bước thứ hai là có nền tảng để quản trị, và bước thứ ba là sử dụng phương pháp số để phân tích dữ liệu ra quyết định. Hầu hết doanh nghiệp chưa chuyển đổi số mới nghĩ đến bước 1 và 2 tức là đưa dữ liệu lên môi trường số và quản trị hệ thống data dữ liệu để vừa bảo mật, vừa cho mọi người truy xuất dữ liệu vào khu vực đó.
Nhưng bước 3 mới là bước quan trọng nhất của quá trình Chuyển đổi số. Công nghệ sinh ra là để giảm bớt gánh nặng của người lãnh đạo. Nếu không có phần 3 thì chuyển đổi số không có ý nghĩa. Hiện thời các doanh nghiệp chỉ nghĩ được đến bước 1, và 2, hoàn toàn chưa có tư duy hiểu rõ bước thứ 3 và họ cũng không nghĩ đến bước 3 sẽ tạo ra giá trị gì.
Tôi đánh giá sau giai đoạn này, truyền thông có thể bắt đầu tập trung vào hướng chuyển đổi số mang lại giá trị gì cho người lãnh đạo, người lao động; sâu hơn là về các công cụ phân tích dữ liệu, để biết dữ liệu có thể đóng góp như thế nào cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Nhưng có khi nào các doanh nghiệp khi hết dịch sẽ bỏ qua chuyện công cụ và quay trở lại cách làm việc thông thường như trước đây? Liệu những thay đổi hiện tại có phải chỉ mang tính thời điểm không?
Về mặt nguyên tắc của sự phát triển xã hội, bao giờ cũng thế, khi có một cái gì đó mới, sẽ có một người nhóm tiên phong ứng dụng cái mới. Nhóm tiên phong này chỉ chiếm 20 – 30% thành viên trong xã hội, nhưng sẽ là nhóm đi nhanh hơn, có sức bật hơn. 70% còn lại sẽ đợi đến khi không thể làm khác được thì mới bắt đầu rục rịch chuyển đổi.
Trên thực tế có rất nhiều ví dụ như thế này. Trước đây khi cục Thuế yêu cầu tất cả doanh nghiệp nộp tiền thuế online qua ngân hàng, nộp hồ sơ khai báo thuế qua nền tảng online, và cho đến thời điểm này doanh nghiệp phải làm hóa đơn tài chính bằng biên bản số, thì bao giờ cũng có 30% là tích cực, tìm cách để ứng dụng ngay, nhưng 70% còn lại là nhóm lừng khừng chờ xem những đơn vị khác làm thế nào rồi mới làm, thậm chí đến hạn mới cuống quít xin gia hạn để làm.
Bởi vậy tôi đánh giá với 70-80% doanh nghiệp này, nếu giãn cách chỉ kéo dài hết tháng 4, thì chỉ sau 1 tuần bắt đầu quay lại làm việc, họ sẽ mất động lực để đi tiếp hành trình Chuyển đổi số. Còn 20-30% doanh nghiệp sẽ tận dụng tốt cơ hội này để bật lên. Cơ hội này không chỉ dành cho doanh nghiệp quy mô lớn, mà cả các doanh nghiệp nhỏ, vừa.
Để doanh nghiệp thay đổi được, cần có kỹ năng quản trị sự thay đổi. Kỹ năng quản trị sự thay đổi này đòi hỏi đầu tiên xuất phát từ tư duy của lãnh đạo.
Lời khuyên cho doanh nghiệp muốn rút ngắn quá trình chuyển đổi số
Có cách nào để giúp thúc đẩy và rút ngắn quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp hay không thưa chị?
Rút ngắn giai đoạn chuyển đổi số là một quá trình 2 chiều:
Chiều thứ nhất phụ thuộc vào tác động bên ngoài, cụ thể ở đây là các chính sách từ Chính phủ. Giả định cơ quan thuế quy định đến mùng 1/7/2021, 100% doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn tài chính biên bản in, bản online, bắt buộc phải chuyển đổi, thì doanh nghiệp không thể không chuyển đổi. Chính phủ quy định giãn cách xã hội, những doanh nghiệp không thiết yếu thì không được mở cửa kinh doanh, rõ ràng nó sẽ ép doanh nghiệp bắt buộc phải làm khác đi. Chính sự cưỡng ép mang tính chính sách của Chính phủ có thể đem lại hiệu quả lớn và nhanh chóng.
Các Cộng đồng và tổ chức phi Chính phủ hoạt động trong lúc này cũng sẽ tạo ra một dạng sức ép để Chính phủ kịp thời đưa ra những quy định pháp lý cụ thể liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Như Chính phủ Việt Nam tuyên bố năm 2020 là năm chuyển đổi số, tức là ở đây chúng ta được sự hậu thuẫn lớn từ Chính phủ.
Bản chất của khủng hoảng Covid-19 cũng là một tác nhân. Trước đó mọi người từng nói nhiều lần đến chuyển đổi số nhưng nó không thực sự được quan tâm. Nhưng rõ ràng nếu ta theo dõi xu hướng tìm kiếm về Chuyển đổi số trên Google Trend, có thể thấy mức độ quan tâm về chủ đề này tăng lên nhanh chóng trong thời gian gần đây. Đấy cũng là một dấu hiệu cho thấy hoạt động chuyển đổi số sẽ diễn ra nhanh hơn.
Nhưng quan trọng hơn là chiều từ chính nội bộ doanh nghiệp. Trước hết, chuyển đổi số là câu chuyện xuất phát từ tư duy của nhà lãnh đạo. Như tôi đã nói ở trên, không phải lãnh đạo nào cũng là lãnh đạo cấp tiến hay chủ động thúc ép nhân sự tham gia cùng vào quá trình chuyển đổi số. Đa số lãnh đạo chỉ tập trung vào kết quả đầu ra cuối cùng, còn nhân viên làm thế nào để ra đầu ra đó là việc của nhân viên.
Một trong những việc doanh nghiệp muốn chuyển đổi số cần phải làm là huấn luyện và mở rộng luồng tư duy của nhà lãnh đạo; giúp họ có khả năng nhìn thấy được và thấu hiểu được lợi ích của quá trình chuyển đổi số. Hiện tại các chủ doanh nghiệp hiện giờ vẫn chưa thực sự nhìn được vào lợi ích của chuyển đổi số. Cái lợi ích này không phải là chuyện tôi sử dụng phần mềm thì nó nhanh hơn, hiệu quả hơn như thế nào; mà là tôi đầu tư như thế này thì tôi tiết kiệm được tiền không, tôi có tăng trưởng doanh thu ko.
Đối với nhân viên cấp dưới thì có thể khó khăn để thuyết phục vì khi chuyển đổi số, hành vi thay đổi tương đối nhiều, thêm việc chứ không bớt việc. Nhưng chỉ cần người lãnh đạo lớn nhất hiểu chuyển đổi số, người quản lý cấp trung có năng lực tham mưu cho cấp trên về những lợi ích có được, có sự đồng lòng của nhân viên, nhân viên quyết tâm sử dụng ra kết quả, thì chắc chắn sẽ chuyển đổi số thành công.
Ở góc độ chuyên gia, chị có lời khuyên gì với doanh nghiệp để Chuyển đổi số?
Theo đánh giá của chuyên gia tư vấn và với tư cách một công ty chuyên tư vấn doanh nghiệp theo định hướng chuyển đổi số, trước tiên tôi muốn mọi người nhìn nhận đây là tiến trình không thể đảo ngược. Việc xảy ra khủng hoảng Covid-19 là một dấu hiệu cho thấy chúng ta không thể đứng ngoài dòng chảy phát triển của xã hội. Bởi vì những khủng hoảng tương tự Covid-19 sẽ tiếp tục diễn ra, chứ không phải trăm năm có một lần.
Trong quá trình chuyển đổi số, điều doanh nghiệp nên quan tâm không phải chỉ là đưa hết dữ liệu lên môi trường số, mà chúng ta cần một nền tảng giúp người chủ đưa ra phân tích, kết luận liên quan hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, để người chủ đưa ra quyết định quản trị vừa nhanh vừa đúng vừa hiệu quả.
Bên cạnh đó, theo quan điểm của tổ chức tư vấn, hiện tại các danh mục đang hoạt động rất hiệu quả và vô cùng năng động là những doanh nghiệp đã tạo ra được sản phẩm số, tức là sản phẩm thuần túy trên môi trường số. Với sản phẩm số này, họ tạo ra được những cái đuôi dài – về mặt chiến lược, đó là những sản phẩm đầu tư một lần nhưng bán mãi, luôn luôn thu được lợi nhuận. Đấy là nhóm sản phẩm mà dù bất kể doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thương mại cũng nên đặt tư duy đầu tư. Điều đó sẽ giúp doanh nghiệp đứng vững trong cạnh tranh trong giai đoạn kinh tế 4.0 này.
Xin chân thành cảm ơn những chia sẻ của chị!