“Năm 2020, 2021 đã là 2 năm khó khăn bởi Covid, chúng ta bị bất ngờ và bị động ứng phó, nhưng qua từng giai đoạn ta chủ động hơn trong việc tìm kiếm giải pháp ứng phó. Năm 2023 cũng không hề đơn giản với doanh nghiệp với các tín hiệu vĩ mô từ: gia tăng lãi suất, lạm pháp, chuỗi cung ứng, các tập đoàn lớn sa thải hàng loạt,…
Từ góc độ doanh nghiệp dự đoán 2023 sẽ tiếp tục là năm bước ngoặt, là năm bản lề để sắp xếp lại cuộc chơi. Công ty đủ sức trụ lại sẽ phát triển nội lực và có nền tảng vững chắc hơn đi lên. Công ty không đủ sức, không đủ kiên trì, không đủ sáng tạo để tìm ra hướng đi mới có thể sẽ phải dừng cuộc chơi.” Theo Mr. Nguyễn Anh Hùng – Giám đốc Cao cấp – Nguồn nhân lực, PNJ Group, nhận định về thị trường năm 2023.
Trong hoàn cảnh đó, hơn bao giờ hết, các công ty sẽ cần tới một bộ máy nhân sự tinh gọn, tinh nhuệ và linh hoạt trong biến đổi. Để chuyển hoá đội ngũ và tổ chức theo định hướng chiến lược đó, các nhà lãnh đạo cần tới các biện pháp:
- Tối ưu hóa chi phí nhân sự
- Nâng cao hiệu suất đội ngũ
- Chuyển hóa hệ thống nhân sự theo định hướng linh hoạt, giúp kết nối và giải quyết cùng lúc cả bài toán kinh doanh và con người.
Trong khuôn khổ webinar “CHIẾN LƯỢC CHUYỂN HÓA TỔ CHỨC & HỆ THỐNG NHÂN SỰ NĂM 2023” do Base.vn, Base Academy Plus và Crestcom Vietnam đồng tổ chức, bảo trợ chuyên môn bởi PNJ Group, bảo trợ truyền thông bởi Việc Làm 24h.
Các diễn giả là Mr. Trương Quốc Thắng – Trưởng Bộ phận Dữ liệu Base.vn, Ms. Hoàng Ngọc Bích – Chủ tịch, Global Leaders – Crestcom Vietnam, Mr. Nguyễn Anh Hùng – Giám đốc Cao cấp Nguồn nhân lực PNJ Group, đã có những chia sẻ hữu ích về giải pháp cho bài toán nhân sự 2023 của doanh nghiệp.
1. Tinh gọn: Chiến lược tối ưu chi phí nhân sự
Chi phí nhân sự là nỗi đau đáu của nhiều doanh nghiệp. Khác với các chi phí khác như chạy quảng cáo, đầu tư trang thiết bị máy móc, công lương nhân viên,… chi phí nhân sự thường hiện diện dưới dạng chi phí ẩn. Do vậy chúng không được nhìn thấy và cắt giảm kịp thời, khiến doanh nghiệp thất thoát kinh phí vô ích.
Thực tế theo thống kê của Bộ Lao động, chi phí nhân sự là một trong những chi phí lớn nhất mà doanh nghiệp phải chịu. Chi phí này chiếm 20% tổng doanh thu của ngành bán lẻ và các ngành khác như thực phẩm, khách sạn 30-35% hoặc lên đến 50%.
Diễn giả Trương Quốc Thắng đã có những chia sẻ về phương pháp tối ưu chi phí nhân sự thông qua phân tích dữ liệu HR analytics.
Mr. Trương Quốc Thắng – Trưởng Bộ phận Dữ liệu, Base.vn có 5 năm kinh nghiệm trong ngành dữ liệu, từng hỗ trợ xây dựng hệ thống dữ liệu từ con số 0 cho các doanh nghiệp đa ngành như: Thẩm định giá, F&B, Bán lẻ, Sản xuất phần mềm, Bất động sản…
1.1. Các chi phí nhân sự trong doanh nghiệp
Nếu mô hình Custome Journey thường thấy diễn giải hành trình khách hàng và giúp marketers xác định những điểm chạm để đầu tư cải thiện trải nghiệm khách hàng, thì Employee Journey cho thấy hành trình của một nhân sự từ hội nhập đến khi nghỉ việc. Theo sát hành trình này, nhà quản trị có thể nhận diện được các chi phí phát sinh ở khía cạnh nhân sự để tối ưu.
- Chi phí tuyển dụng:
Tối ưu chi phí tuyển dụng sẽ bao gồm các khía cạnh: Làm thế nào gia tăng tính hiệu quả tuyển dụng? Làm thế nào tốn ít chi phí hơn nhưng đem lại nhiều CV, tỷ lệ chuyển đổi từ CV sang nhân viên cao hơn? Kênh nào tuyển dụng hiệu quả hơn?
- Chi phí onboard:
Tối ưu chi phí onboard sẽ bao gồm các khía cạnh: Làm thế nào ngăn chảy máu nhân sự, chảy máu chất xám? Làm thế nào để giữ cho nhân sự thử việc ở lại và thành nhân viên chính thức? Làm thế nào để nhân sự thử việc nhanh chóng đạt được hiệu suất mà công ty yêu cầu? Công ty cần hỗ trợ nhân sự những gì?
- Chi phí offboard:
Tối ưu chi phí offboard sẽ bao gồm khía cạnh: Làm thế nào để sa thải đúng nhân sự đang gây ra điểm nóng? Làm thế nào để giữ chân nhân sự MVP (Most Valuable Professional – Nhân sự hạng A) cho công ty?
- Chi phí đào tạo:
Tối ưu chi phí đào tạo sẽ bao gồm các khía cạnh: Cần đầu tư bao nhiêu, đầu tư vào những khía cạnh nào để nâng cao năng lực nhân viên?
1.2. Giải pháp tối ưu các chi phí nhân sự
Cha đẻ của Quản trị học hiện đại – Peter Drucker đã từng nói “Bạn không thể quản lý những thứ bạn không thể đo lường”.
Triết lý này được áp dụng phổ biến trong mọi bài toán quản trị, bao gồm cả quản trị nhân sự. Nếu muốn tối ưu, muốn tinh gọn các chi phí nhân sự thì điều quan trọng là phải đo lường được những công việc trong doanh nghiệp đang đạt ngưỡng nào, và so sánh với tiêu chuẩn nào. Từ đó, lãnh đạo thấy được những chỗ không hiệu quả để cải thiện.
Với bài toán này, Mr. Trương Quốc Thắng gợi ý doanh nghiệp ứng dụng Phương pháp dữ liệu. Phương pháp dữ liệu sẽ giúp doanh nghiệp ghi nhận và lưu lại tất cả mọi thứ đang diễn ra một cách có hệ thống.
Vậy một quy trình ứng dụng phương pháp dữ liệu như thế nào?
Bước 1: Data – Câu hỏi quản trị nào cần trả lời? Với mỗi câu trả lời đó thì cần thu thập dữ liệu gì?
Ví dụ: Chi phí tuyển dụng cho từng kênh tuyển dụng như thế nào? 2 loại dữ liệu cần để trả lời câu hỏi này là chi phí và chi phí đó phát sinh từ kênh nào.
Bước 2: Produce – Số hóa và lưu trữ lại dữ liệu ở đâu?
Ví dụ: Dữ liệu chi phí có thể lưu trữ trong các file Excel. Nhưng để tổng hợp cụ thể dữ liệu chi phí đến từ kênh nào thì cần những phần mềm HRM chuyên sâu, ví dụ như Base HRM.
Bước 3: Transfer – Kết hợp dữ liệu đang phân mảnh ở nhiều nơi về một nơi như thế nào?
Ví dụ: Nếu dữ liệu ở trên các file Excel thì để tổng hợp doanh nghiệp có thể tải thủ công từng file và có một nhân sự để tổng hợp lại thành một file chung. Tuy nhiên điều này khá tốn thời gian, công sức và ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của dữ liệu.
Một giải pháp giúp việc thu thập trở nên đơn giản hơn, tốn ít thời gian và công sức hơn và đảm bảo độ toàn vẹn của dữ liệu, là sử dụng Phương pháp xây dựng đường ống dữ liệu:
- Xây các đường ống dữ liệu (Data Pipeline) → Dữ liệu → Nhà kho dữ liệu (Data warehouse)
- Data Pipeline: Giống như một ống dẫn nước, Data pipeline là công cụ dẫn dữ liệu lưu trữ từ các nguồn khác nhau về một nơi duy nhất là Data Warehouse.
- Data warehouse: Nơi lưu trữ tất cả dữ liệu của doanh nghiệp, có thể là hệ thống riêng của doanh nghiệp (on-premise). Doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn giải pháp Database-as-a-Service (DBaaS) – dịch vụ được quản lý bởi các nhà cung cấp cloud như Google Cloud, AWS…
Bước 4: Mining – Tạo ra báo cáo dữ liệu
Doanh nghiệp sử dụng các công cụ để kết nối với nhà kho dữ liệu, tạo ra các báo cáo dữ liệu trực quan và dễ theo dõi.
Sau khi áp dụng quy trình trên, kết quả nhận lại sẽ giúp doanh nghiệp có hướng giải quyết cho vấn đề đang gặp phải.
Ví dụ:
– Vấn đề doanh nghiệp cần tối ưu hiệu suất làm việc của phòng marketing.
– Kết quả thu được sau sau khi xử lý dữ liệu:
- Chỉ số: Chi phí quảng cáo, chi phí lương nhân sự, số lượng khách hàng tiềm năng, doanh thu, lợi nhuận.
- Góc nhìn: Chiến dịch quảng cáo, nhân sự marketing, loại sản phẩm.
Phương pháp dữ liệu Mr. Thắng chia sẻ không chỉ áp dụng được ở khía cạnh chi phí nhân sự mà còn có thể áp dụng rộng rãi ở nhiều khía cạnh khác của doanh nghiệp. Lợi ích chung là mang đến một bức tranh toàn cảnh những gì đang diễn ra tại doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp thấy được điểm tốt/ chưa tốt để phát huy cũng như cải thiện.
2. Tinh nhuệ: Chiến lược tối ưu hiệu suất nhân sự
Trong kỷ nguyên VUCA (Volatility: Dễ biến động – Uncertainty: Không chắc chắn – Complexity: Phức tạp, nhiều biến số – Ambiguity: mơ hồ), phần lớn nhân viên luôn đứng trong tâm thế nạn nhân, bị động, bị giao việc, không chủ động với công việc. Điều đó dẫn đến tình trạng: làm việc thiếu trách nhiệm, chỉ làm ở mức tối thiểu “xách ba lô đi, làm đủ việc, xách ba lô về”. Bài toán này đòi hỏi doanh nghiệp tái định hướng chiến lược phát triển năng lực nội tại, hay nói cách khác có những đường đi nước bước để tối ưu hiệu suất nhân sự.
Ms. Hoàng Ngọc Bích gợi ý doanh nghiệp có thể tối ưu hiệu suất nhân sự, nuôi dưỡng phát triển nhân sự hạng A theo 3 khía cạnh dưới đây.
Ms. Hoàng Ngọc Bích – Chủ tịch, Global Leaders – Crestcom Vietnam – Top 50 phụ nữ có ảnh hưởng nhất Việt Nam năm 2017 theo Forbes Việt Nam. Trước đó, bà từng là Giám đốc nhân sự của Aon Việt Nam, V-TRAC. Ms. Bích có hơn 20 năm kinh nghiệm trong vai trò tư vấn, giảng viên, người dẫn giảng các chương trình phát triển năng lực lãnh đạo cho các tổng công ty nhà nước, tập đoàn tư nhân, công ty đa quốc gia và tổ chức phi chính phủ tại Việt Nam. Bà cũng là:
▪️ 1 trong hơn 2000 nhà lãnh đạo của Eisenhower Fellowship trên toàn thế giới
▪️ 1 trong 20 nhân vật nữ trong cuốn sách “Con gái Bà Triệu thế kỷ 21”
▪️ 1 trong 50 người phụ nữ có ảnh hưởng nhất Việt Nam năm 2017 theo Forbes Việt Nam
2.1. Khía cạnh doanh nghiệp
Ở khía cạnh doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể làm gì để tạo điều kiện tốt nhất cho nhân sự phát triển?
Một gợi ý từ Ms. Bích là chú trọng đến Employee Experience (EX) hay trải nghiệm nhân viên. EX, bản chất là trải nghiệm, tương tác của một cá nhân đối với doanh nghiệp trong suốt Employee Journey. Nâng cao EX giúp nhân viên gắn kết với doanh nghiệp hơn, khiến nhân viên tự nguyện cống hiến thay vì buộc phải làm.
Doanh nghiệp muốn nâng cao EX cần tối ưu 3 khía cạnh của EX là trải nghiệm công việc, trải nghiệm môi trường, trải nghiệm cảm xúc.
Trải nghiệm công việc – Procedural Employee Experience (PEX)
PEX là trải nghiệm của nhân viên trong công việc, liên quan tới cấu trúc, cách thức xử lý tác vụ của một cá nhân để hoàn thành công việc. PEX thường được xây dựng nhằm giúp tối ưu hóa cách nhân viên tham gia vào các hệ thống và quy trình làm việc hàng ngày, giúp họ có thể linh hoạt chuyển đổi từ tác vụ này sang tác vụ khác, đồng thời cải thiện tốc độ hoàn thành các nhiệm vụ được giao.
Để nâng cao PEX, doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình, tiến hành tinh gọn và sửa chữa các lỗ hổng quy trình, cập nhật các quy trình cũ sao cho phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp hiện tại. Sau đó doanh nghiệp có thể chuyển đổi số, ứng dụng các phần mềm để tự động hóa công việc, giúp nhân viên giảm tải lượng công việc và hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn.
Trải nghiệm môi trường – Textural Employee Experience (TEX)
TEX là trải nghiệm của nhân viên tại các môi trường vật lý (không gian văn phòng làm việc), môi trường công nghệ (các công cụ và nền tảng công nghệ), môi trường văn hóa (giá trị, truyền thống ăn sâu vào các hoạt động của doanh nghiệp).
Để nâng cao TEX, doanh nghiệp cần đầu tư không gian làm việc tiện nghi, cơ sở vật chất đảm bảo, tạo cảm hứng cho nhân viên ở môi trường vật lý; tối ưu trải nghiệm sử dụng của nhân viên trên các nền tảng công nghệ; và cuối cùng xây dựng môi trường văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, chan hòa, cởi mở cho nhân viên.
Trải nghiệm cảm xúc – Emotional Employee Experience (EEX):
EEX bao gồm suy nghĩ nhân viên hướng tới doanh nghiệp, cách thức tương tác với đồng nghiệp và lãnh đạo, hoạt động thấu hiểu và điều hướng môi trường làm việc của mình. Thông qua EEX, lãnh đạo điều hướng cảm xúc nhân viên, giúp nhân viên vững vàng hơn, gắn kết hơn với doanh nghiệp, và có hiệu suất công việc cao hơn.
Trong 3 yếu tố kể trên, EEX là yếu tố quan trọng nhất, quyết định đến đánh giá cuối cùng của một nhân viên về việc trải nghiệm họ nhận được tại doanh nghiệp là “tốt” hay “xấu”. Nâng cao trải nghiệm cảm xúc của nhân viên là một chặng đường dài đòi hỏi doanh nghiệp cần tinh tế và có phương án hợp lý trong từng điểm chạm tới nhân viên. Dựa trên tháp nhu cầu Maslow nổi tiếng, Base.vn đã đưa ra 3 điểm chạm để mang lại “hạnh phúc cho nhân viên” cùng với giải pháp tối ưu HRM+:
- Trải nghiệm được trả đúng: Công ca rõ ràng, lương thưởng minh bạch, nhân viên nắm rõ bảng công của bản thân.
- Trải nghiệm được kết nối: Thúc đẩy nhân viên kết nối, giao lưu, học hỏi và hòa mình vào văn hóa doanh nghiệp.
- Trải nghiệm được công nhận: Thành công cá nhân là thành công tổ chức, mọi thành tích của nhân viên dù lớn hay nhỏ đều được ghi nhận và tưởng thưởng kịp thời.
2.2. Khía cạnh nhân viên
“Công ty chỉ cung cấp môi trường phát triển cho bạn. Bạn là người chịu trách nhiệm với sự phát triển của mình.”
Khi công ty đã tạo ra môi trường phát triển phù hợp của nhân viên, nhân viên cũng cần nhận thức rõ được trách nhiệm của mình với những gì công ty giao phó. Cụ thể, nhân viên cần hình thành cho mình trách nhiệm giải trình. Trách nhiệm giải trình là khả năng và sự sẵn sàng làm chủ đối với kết quả xuất phát từ thái độ hành vi và sự lựa chọn hành động. Trách nhiệm giải trình giúp nhân viên trở nên chủ động, toàn tâm toàn ý hơn với công việc.
Ms Bích đã vận dụng lý thuyết 8 bậc thang giải trình trách nhiệm giúp doanh nghiệp xây dựng văn hóa giải trình, cụ thể như hình sau:
Theo đó, những hành vi nạn nhân là: đổ lỗi, bào chữa cá nhân, tôi không thể, chờ đợi và hy vọng. Những hành vi trách nhiệm là: công nhận thực tế, nắm bắt, tìm giải pháp, hiện thực hóa.
Để có thể vượt 4 bậc thang dưới và trở nên có trách nhiệm, bản thân nhân viên cần thay đổi góc nhìn theo hướng “sự việc xảy ra do bạn”. Cụ thể:
- Để đạt bậc 5 – công nhận thực tế, bạn cần tự hỏi và làm rõ “Điều gì đang thực sự xảy ra vào lúc này”
- Để đạt bậc 6 – nắm bắt bạn cần tự hỏi và làm rõ “Tôi có thể xem tình huống này là cơ hội thay vì trở ngại không?”
- Để đạt bậc 7 – tìm giải pháp, bạn cần tự hỏi và làm rõ “2-3 ý tưởng nào có thể giải quyết vấn đề này?”
- Để đạt bậc 8 – hiện thực hóa, bạn cần tự hỏi và làm rõ “tôi có thể thực hiện hành động nào ngay bây giờ để giải quyết vấn đề này hoặc thực hiện thay đổi này?”
2.3. Khía cạnh môi trường
Bên cạnh doanh nghiệp và nhân viên, ta cũng cần phải xét đến khía cạnh môi trường khi đưa ra các chiến lược tối ưu hiệu suất nhân sự.
Những biến động trên thế giới trong những năm gần đây đã hình thành nên kỷ nguyên V.U.C.A – khái niệm dùng để miêu tả một thế giới biến động không ngừng dẫn tới nền kinh tế chuyển động liên tục. Theo VnExpress, một trong những thay đổi lớn của V.U.C.A là xu hướng làm việc từ xa. Ngoài ra, nhiều yếu tố khác cũng tác động, thúc đẩy người lao động nhảy việc, tìm kiếm công việc với môi trường làm việc linh hoạt, mức lương cao hơn.
Từ góc nhìn của chuyên gia, doanh nghiệp có thể ứng phó những thách thức từ V.U.C.A cũng theo mô hình V.U.C.A như dưới đây:
- Vision: Xác định tầm nhìn rõ ràng
Càng những thứ biến động thì doanh nghiệp càng cần có tầm nhìn rõ ràng, để định hướng khi cảm thấy mọi thứ đang thay đổi. Hãy xác định tầm nhìn và mục tiêu rõ ràng, khi khó khăn ta có thể đi đường khác nhưng đích đến duy nhất sẽ là kim chỉ nam cho doanh nghiệp.
- Understanding: Doanh nghiệp thấu hiểu doanh nghiệp
Doanh nghiệp cảm thấy không chắc chắn về những thứ mình đang làm, những biến động đang xảy ra thì khó hình dung. Để vượt qua điều đó thì trước hết cần xây dựng khả năng thấu hiểu giữa những con người đang làm việc cùng nhau, thêm vào đó là chuẩn hóa các luồng thông tin nội bộ trở nên thống nhất với nhau.
- Clarity: Định hướng rõ ràng cho nhân viên
Trong môi trường phức tạp và nhiều biến số, doanh nghiệp cần rõ ràng trong mọi hành động của mình: rõ ràng trong việc cung cấp định hướng, rõ ràng trong các quy trình làm việc, thiết kế quy trình đơn giản và súc tích nhất có thể.
- Agility: Xây dựng phương pháp làm việc linh hoạt
Khi thị trường biến đổi nhanh hơn và phức tạp hơn, những thứ cứng nhắc và cố định trở thành một rào cản và làm chậm tốc độ phản ứng của tổ chức trước những diễn biến mới. Giải pháp cho doanh nghiệp là phải linh hoạt, nhạy bén để nhanh chóng thích ứng với những biến đổi đó.
3. Linh hoạt: Chiến lược chuyển hóa hệ thống nhân sự
Sau 2 năm liên tục chống chọi với Covid, thì tới đây nhiều dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp lại tiếp tục đối mặt với suy thoái kinh tế. Mà những biến động xảy ra trong suy thoái thì chưa bao giờ có kịch bản, không ai có thể chắc chắn 2023 sẽ diễn biến như thế nào. Chỉ có thể nói rằng: 2023 sẽ là một năm rất khác, và chúng ta cần có những chuyển hóa linh hoạt để đón đầu.
Mr. Nguyễn Anh Hùng – Giám đốc Cao cấp Nguồn nhân lực PNJ Group, đã có những chia sẻ thực tiễn về chiến lược chuyển hóa hệ thống nhân sự.
Mr. Nguyễn Anh Hùng – Giám đốc Cao cấp – Nguồn nhân lực, PNJ Group tham dự sự kiện “Chiến lược chuyển hóa tổ chức & hệ thống nhân sự năm 2023” trong vai trò Tham luận viên (Panelist). Ông Nguyễn Anh Hùng là một Chuyên gia Nhân sự dày dặn kinh nghiệm với 21 năm trong ngành và từng đảm nhiệm nhiều vị trí điều hành cấp cao tại các tập đoàn quy mô lớn như Pepsico Vietnam, Nestlé Vietnam, VPBANK FINANCE, Ngân hàng OCB và hiện tại là Chief Human Resources Officer – PNJ Group.
3.1. Vì sao doanh nghiệp cần chuyển hóa? (Why)
Năm 2020, 2021 đi qua để lại nhiều tác động tiêu cực cho doanh nghiệp. Theo thống kê Bộ Công thương, hơn 70.000 doanh nghiệp đã phải đóng cửa trong giai đoạn này. Trong năm 2022, những hệ lụy của Covid vẫn tiếp tục gây khó khăn cho doanh nghiệp, tuy nhiên các doanh nghiệp đã biết được nó là gì và có chủ trương ứng phó. Ví dụ như: Môi trường làm việc online, work remote, work hybrid, văn phòng làm việc số, ứng dụng quản trị công việc, các tài liệu giấy tờ dưới dạng e-form, các gian hàng sàn thương mại điện tử thay cho các cửa hàng offline,… Có thể thấy, bằng việc linh hoạt để thích nghi với biến động; một số doanh nghiệp đã vượt qua và có sự phát triển mạnh mẽ trong cơn bão Covid.
Năm 2023 được dự đoán tiếp tục là một năm bản lề, tạo nhiều bước ngoặt cho doanh nghiệp, với những biến động trên thị trường vĩ mô như: đứt gãy chuỗi cung ứng, biến động lãi suất ngân hàng, lạm phát,… Bối cảnh này càng góp phần nhấn mạnh tầm quan trọng của tính linh hoạt ứng phó và chuyển đổi tổ chức.
3.2. Rào cản chuyển hóa (What)
Các chiến lược chuyển hóa hệ thống nhân sự giúp gắn kết, giải quyết cùng lúc các bài toán kinh doanh và bài toán con người; nhằm tạo ra sự linh hoạt cho tổ chức trước đổi thay từ bên ngoài.
Tuy nhiên việc chuyển hóa doanh nghiệp trong giai đoạn suy thoái có thể vấp phải một số rào cản sau đây:
Rào cản 1: Giữ chân nhân tài với nguồn lực hạn chế
Trong bối cảnh suy thoái, với nguồn lực hạn chế, nhiều doanh nghiệp vì muốn cắt giảm chi phí đã thực hiện chính sách giảm lương và chế độ phúc lợi. Điều đó có thể khiến nhân sự tốt nghỉ việc để tìm kiếm tổ chức mới có đãi ngộ tốt hơn.
Giải pháp: Doanh nghiệp chọn lọc gốc rễ, nhân tố hiệu quả thì đầu tư, nhân tố không hiệu quả thì mới cắt chính sách.
Doanh nghiệp cần xem xét lại cách phân bổ nguồn lực. Vì nguồn lực có giới hạn nên không thể đầu tư dàn trải, doanh nghiệp nên đầu tư vào nhân sự tạo ra nhiều giá trị (pay for performance). Các bước doanh nghiệp cần thực hiện gồm:
- Truyền thông nội bộ rõ ràng về tính cấp thiết của việc tinh gọn bộ máy.
- Sàng lọc giữa các nhân sự hiệu suất tốt và không tốt.
- Phân bổ nguồn lực vào đúng người – những người đem lại giá trị cho công ty.
Rào cản 2: Gắn kết hiệu suất nhân viên và kết quả kinh doanh
Lương nhân viên thường bao gồm phần lương cứng và lương mềm (lương theo hiệu suất làm việc). Để thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên, nhiều doanh nghiệp đã giảm phần lương cứng và tăng các chỉ số lương mềm. Tuy nhiên nhân sự lại thường có xu hướng thích một khoản thu nhập an toàn (lương cứng), việc giảm lương cứng khiến nhân viên phản ứng tiêu cực thay vì cố gắng làm việc hiệu suất hơn.
Giải pháp: Bản chất đây là 2 nhu cầu đối lập giữa người lao động và doanh nghiệp. Giải pháp cho vấn đề này là sự cân bằng:
- Về tư tưởng: Công ty cần giúp nhân viên hiểu sự điều chỉnh là cần thiết cho sự tồn tại của công ty. Và nếu công ty không làm vậy thì đồng hóa những người không tốt với những người tốt, và phần lương hiệu suất đưa ra cũng không đủ để tạo đòn bẩy cho nhân sự.
- Về kỹ thuật: Doanh nghiệp cần cấu trúc lại lương cho nhân sự. Doanh nghiệp có thể giảm lương cố định như tăng phần lương mềm và hệ số thưởng lên để cân bằng thu nhập cho nhân viên. Tuy nhiên doanh nghiệp nên tránh việc quá quyết liệt trong cấu trúc lương, nên cân bằng giữa định hướng nội bộ với mức chung của thị trường để không tạo cảm giác thiếu an toàn cho nhân viên.
Rào cản 3: Tối ưu ngân sách đào tạo
Đào tạo là hoạt động cần thiết để mang lại các tư duy, năng lực cho tổ chức. Song trong giai đoạn suy thoái, quỹ thời gian và chi phí của doanh nghiệp bị thu hẹp. Doanh nghiệp gặp rào cản khi cân bằng chi phí đầu tư giữa hoạt động đào tạo và hoạt động kinh doanh, và sử dụng quỹ đầu tư cho hoạt động đào tạo sao cho hiệu quả nhất.
Giải pháp: Doanh nghiệp định hình vấn đề đang gặp phải, dựa vào đó để xác định những ưu tiên ở thời điểm hiện tại.
- Nếu vấn đề là về tư duy, năng lực thì nên ưu tiên cho việc đào tạo nhân sự. Khi doanh nghiệp lựa chọn tập trung vào đào tạo phát triển, doanh nghiệp cần sàng lọc các vấn đề đào tạo, xem xét đâu là khía cạnh mang tính quyết định để tập trung đầu tư thay vì đầu tư một cách dàn trải.
- Nếu vấn đề là ở mô hình kinh doanh, hệ thống phân phối, kênh tiếp cận khách hàng, công cụ trải nghiệm của khách hàng,… thì nên tập trung tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề đó. Doanh nghiệp có thể cắt giảm các hoạt động đào tạo để dồn sức vào cải tiến các hoạt động khác.
3.3. Một số nguyên tắc khi chuyển hóa hệ thống nhân sự (How)
Các nguyên tắc khi chuyển hóa hệ thống nhân sự được Mr. Hùng hình dung qua cách thức hoạt động của một cái cây. Ví doanh nghiệp là một cái cây thì con người sẽ là gốc rễ, cành lá là chiến lược, thân cây là quy trình và công cụ. Mỗi phần đều đóng góp một phần quan trọng nuôi sống cây doanh nghiệp.
Dưới đây là 4 nguyên tắc chuyển hóa hệ thống nhân sự Mr. Hùng đã rút ra:
Nguyên tắc 1:
Các phần của cây hoạt động và kết nối tốt với nhau sẽ giúp cây phát triển khỏe mạnh. Khi các yếu tố con người, chiến lược, quy trình, công cụ đều phù hợp và phối hợp tốt với nhau sẽ mang lại kết quả kinh doanh tốt.
Khi thời tiết khắc nghiệt, các dưỡng chất trở nên khan hiếm, để cây sống được thì cần cắt bỏ lá úa cành thừa (tinh gọn chiến lược); đồng thời đảm bảo bộ rễ (con người) và thân cây (quy trình, công cụ) hoạt động hiệu quả nhất để vận chuyển chất dinh dưỡng đến đúng nơi cần đến.
Nguyên tắc 2:
Ở điều kiện lý tưởng, các cây trong một rừng cây sẽ cùng phát triển và tranh chấp nguồn dưỡng chất từ đất. Cũng như thị trường ổn định thì sức cạnh tranh giữa các doanh nghiệp sẽ cao.
Tuy nhiên sau mỗi cơn bão, các cây yếu sẽ bị quật đổ và phân hủy vào đất, trở thành nguồn dưỡng chất nuôi sống những cây còn lại. Cũng như sau mỗi thay đổi lớn, ví dụ như suy thoái, khủng hoảng; các doanh nghiệp không đủ sức trụ lại sẽ trả lại một phần thị trường và đó cũng chính là chiến lợi phẩm cho các doanh nghiệp vượt qua.
Nguyên tắc 3:
Khi cắt bỏ đi nhiều lá cành, nếu thân cây và bộ rễ hoạt động tốt thì dù ít dù nhiều những dưỡng chất vẫn sẽ được lưu chuyển hiệu quả tới những nơi cần. Dù doanh nghiệp thay đổi chiến lược nhưng có các quy trình chuẩn chỉnh không chi phí ẩn, có công nghệ phù hợp thì vẫn sẽ đạt được hiệu quả. Điều này đồng nhất với chiến lược Tinh gọn như Mr. Thắng đã trình bày.
Nguyên tắc 4:
Khi lá trên cây không còn sum suê, những lá còn lại buộc phải trở nên đa năng hơn để cung cấp đủ năng lượng trao đổi chất cho cây. Khi doanh nghiệp gặp khó khăn, thay vì cắt giảm nhân sự, doanh nghiệp cần có những phương pháp giúp nhân sự tạo ra các giá trị mới, giúp lợi nhuận tăng lên. Điều này đồng nhất với chiến lược Tinh nhuệ như Mr. Bích đã trình bày.
Một số bài viết tham khảo về phương pháp tối ưu quy trình:
- 7 dấu hiệu cho thấy quy trình quản lý của bạn đang gặp vấn đề nghiêm trọng
- Chuyên gia chia sẻ về 6 bước xây dựng quy trình hiệu quả trong doanh nghiệp từ con số 0
- Ra mắt Base Workflow – Giải pháp quản lý và tự động hóa quy trình trong doanh nghiệp
…
Một số phần mềm số hóa công việc trong doanh nghiệp:
- Phần mềm quản trị công việc dự án – Base Wework
- Phần mềm quản lý quy trình – Base Workflow
- Phần mềm quản lý đơn từ phê duyệt – Base Request
Tạm kết
Chúng ta đang tiến tới “Mùa đông” của kinh tế – khi mọi thứ đóng băng, chững lại. Mọi khía cạnh trong doanh nghiệp đều cần phải thay đổi cách tiếp cận và ưu tiên. Trước kia, chúng ta tập trung vào doanh thu, bây giờ là tỷ suất lợi nhuận. Trước kia là nhân rộng quy mô nhân sự, bây giờ là đào tạo nâng cao kỹ năng tiến tới đa nhiệm. Trước kia là đãi ngộ theo mặt bằng thị trường, giờ đây là đãi ngộ dựa trên kết quả kinh doanh. Trước kia có thể sáng tạo thử nghiệm hàng loạt, bây giờ phải là cải tiến tập trung vào gia tăng giá trị.
Bối cảnh tiềm ẩn càng nhiều rủi ro, lãnh đạo đòi hỏi càng phải tỉnh táo và vững vàng, để tìm “cơ” trong “nguy”, để cân bằng giữa xây dựng bộ máy nhân sự tinh gọn, tinh nhuệ và linh hoạt trong biến đổi với tối ưu chi phí và hiệu suất.
Hy vọng bài viết trên đã mang lại những thông tin hữu ích cho vấn đề này của anh chị.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm trọn bộ các giải pháp của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
