Tiến độ là tiền. Chậm tiến độ sản xuất thì cái doanh nghiệp phải trả là các khoản phí đền bù hợp đồng, chi phí đầu vào đội lên do kế hoạch sản xuất kéo dài hơn dự kiến (phí nguyên vật liệu, nhân công, nhà xưởng,…), uy tín trong mắt khách hàng,…
Để kiểm soát tiến độ sản xuất, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng những phương pháp như cử giám sát viên hiện trường, lắp đặt camera/đồng hồ bấm giờ hoặc sử dụng các cách thức quản trị Agile, PDCA, Lean,… Các cách này có hiệu quả ở một mức độ nào đó.
Ở bài viết sau đây, chúng tôi gợi ý thêm cho doanh nghiệp một số phương pháp khắc phục tình trạng chậm tiến độ sản xuất khác. Đây là những phương pháp được đúc rút từ thực tiễn doanh nghiệp, đi sâu vào làm rõ cách họ nhận diện vấn đề và triển khai phương pháp để có hiệu quả tiến độ tính được bằng số liệu cụ thể.
Hãy cùng Base.vn theo dõi các doanh nghiệp đó đã làm như thế nào nhé!
>>> Lý thuyết bao giờ cũng đơn giản hơn thực tế. Đọc thêm ấn phẩm chia sẻ các khó khăn thường gặp phải tại một doanh nghiệp sản xuất điển hình và cách thực tế doanh nghiệp đã làm để vượt qua khó khăn đó. <<<
1. Nguyên nhân gây chậm tiến độ trong sản xuất
Trong quá trình sản xuất, có rất nhiều nguyên nhân gây chậm tiến độ và ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp. Một số nguyên nhân chính bao gồm:
- Vấn đề trong quản lý sản xuất: Các vấn đề như lập kế hoạch sản xuất kém, không thực hiện theo đúng kế hoạch đã đề ra, các vấn đề phát sinh đột ngột gây gián đoạn kế hoạch, các quy trình sản xuất không chuẩn/nhiều lỗi,…
- Vấn đề về nhân viên: Các vấn đề như nhân viên không có đủ trình độ và tay nghề, phân bổ nhân viên vào vị trí không phù hợp, số lượng nhân viên thiếu hoặc thừa tại một công đoạn,…
- Vấn đề về nguyên vật liệu: Các vấn đề như thiếu nguyên vật liệu giữa lúc sản xuất, nguyên vật liệu giao đến chậm trễ, nguyên vật liệu không đảm bảo chất lượng…
- Vấn đề ngoại cảnh: Các vấn đề mà con người không kiểm soát được như thời tiết khắc nghiệt, sự kiện khủng hoảng,…
Để giải quyết các vấn đề này và đảm bảo tiến độ sản xuất được thực hiện đúng thời hạn, doanh nghiệp cần có:
- Các kế hoạch, quy trình sản xuất đúng chuẩn
- Các nguồn lực được phân bổ hợp lý
- Vật tư, máy móc cần thiết được cung cấp đầy đủ cho quá trình sản xuất.
2. Giải pháp cho việc chậm tiến độ – Case study các khách hàng của Base
Với các vấn đề liên quan đến tiến độ, giải pháp chung cho doanh nghiệp là quy trình quản lý tiến độ gồm 4 bước như sau:
Bước 1: Lập kế hoạch tiến độ:
- Doanh nghiệp liệt kê các công việc để hoàn thành một đơn hàng
- Xác định thời gian mà nguồn lực cần để thực hiện các công việc đó
- Phân bổ tài nguyên (nhân công, nguyên vật liệu, máy móc,…) cho từng công việc
Từ đó, doanh nghiệp có một kế hoạch tiến độ chi tiết.
Bước 2: Theo dõi & báo cáo tiến độ:
Một số phương pháp theo dõi tiến độ hiện trường doanh nghiệp có thể tham khảo:
- Cắt cử các giám sát viên tại hiện trường để theo dõi thực tế sản xuất
- Yêu cầu các bộ phận thực hiện các báo cáo tiến độ hàng ngày
- Sử dụng các phần mềm quản lý tiến độ,…
Bước 3: Đánh giá tiến độ:
- Ở bước này, doanh nghiệp đánh giá tiến độ để xác định xem các đơn hàng có đang được tiến hành theo đúng kế hoạch và đáp ứng các mốc thời gian trong kế hoạch hay không.
Bước 4: Chỉnh sửa tiến độ:
- Trong trường hợp có vấn đề phát sinh buộc doanh nghiệp phải điều chỉnh tiến độ đơn hàng. Các chỉnh sửa bao gồm: thay đổi kế hoạch, phân bổ lại tài nguyên, chỉnh sửa các mốc thời gian, tăng cường quản lý để đảm bảo các đơn hàng được hoàn thành đúng thời hạn. Tuy nhiên thực tế triển khai luôn phức tạp hơn lý thuyết. Phần Base.vn chia sẻ dưới đây sẽ đi sâu vào các nguyên nhân cụ thể và cách triển khai giải pháp trong thực tế, trong từng trường hợp doanh nghiệp cụ thể.
(Tên doanh nghiệp được ẩn để bảo đảm an toàn thông tin cho doanh nghiệp)2.1. Quản lý kế hoạch sản xuất sản phẩm – Giải quyết nhanh chóng các điểm gây tắc nghẽn và hỗ trợ lên kế hoạch phân bổ nguồn lực hợp lý
– Tổng quan doanh nghiệp:
Doanh nghiệp sản xuất thiết bị gia dụng theo đơn đặt hàng. Để các đơn hàng luôn đúng tiến độ và giao đúng hạn cho khách hàng, doanh nghiệp đã chuẩn hóa các quy trình sản xuất: các công đoạn một đơn hàng cần phải đi qua, bộ phận chuyên trách từng công đoạn, thời gian quy định cho mỗi công đoạn. Tuy nhiên tỉ lệ đơn hàng chậm tiến độ vẫn ở mức cao (trung bình 35%/quý).
– Vấn đề doanh nghiệp gặp phải:
Quy trình chuẩn đã có nhưng thực tế tình trạng chậm tiến độ vẫn diễn ra, doanh nghiệp A xác định vấn đề nằm ở khâu triển khai thực tế. Nhưng doanh nghiệp chỉ thống kê được những đơn nào bị chậm, không chỉ ra được đơn bị chậm ở công đoạn nào, hay nguyên nhân gây ra sự chậm trễ đó – trong khi hỏi các bộ phận và nhân viên thì ai cũng khẳng định mình đã làm hết sức.
– Giải pháp:
Doanh nghiệp đã đưa quy trình sản xuất sản phẩm lên phần mềm quản lý quy trình Base Workflow. Toàn bộ các công đoạn sản xuất và tiến độ thực tế của từng đơn hàng được trải hết trên một giao diện phần mềm.
Khi nhìn vào đó, lãnh đạo thấy được ngay đơn nào đang bị chậm tiến độ, cụ thể chậm ở công đoạn nào (cảnh báo đỏ). Từ đó có hành động kịp thời để ngăn thời gian không bị kéo dài thêm. Ví dụ như: hỏi giám sát viên của công đoạn đó đang có vấn đề gì xảy ra, trực tiếp đi xuống bộ phận xử lý,…
Trong khi trước kia, doanh nghiệp phải hỏi tất cả các giám sát viên, đi thực tế từng khu vực nhà xưởng, mất rất nhiều thời gian để xác định vấn đề hiện hành.
Quy trình sản xuất sản phẩm trên Base Workflow
– Kết quả:
Báo cáo hàng tuần trên Base Workflow cho thấy:
- 80% các đơn bị chậm tiến độ đều có khâu đóng gói mất nhiều hơn 2 ngày so với mức chuẩn.
Báo cáo trên Base Workflow chỉ ra đa số đơn hàng chậm tiến độ ở khâu đóng gói
Ban lãnh đạo đã khảo sát thực tế bộ phận này để xác định vấn đề. Kết quả là công suất máy đóng gói chỉ đạt 300 thành phẩm/ngày, trong khi trung bình doanh nghiệp này phải sản xuất 500 thành phẩm/ngày, những tháng cao điểm có thể lên đến 1000 thành phẩm/ngày. Các đơn cần đóng gói trong ngày nhưng sang hôm sau mới được đóng gói nên thời gian hoàn thiện bị kéo dài hơn mức bình thường. Vì vậy doanh nghiệp đã lên kế hoạch nâng cấp dàn máy để đáp ứng nhu cầu sản xuất của mình.
- Giảm thời gian xác định và khắc phục vấn đề từ 2 – 3 ngày đến xác định và xử lý kịp thời vấn đề ngay trong ngày.
Ví dụ như: Khâu đóng gói lâu do đợi kho xuất thêm hộp giấy, lãnh đạo chỉ đạo ngay bên kho xuất thêm; bên sơ chế lâu do nhân viên thiếu dụng cụ, lãnh đạo chỉ đạo kho xuất thêm dụng cụ,…
- Sau 3 tháng áp dụng Base Workflow, tỉ lệ chậm đơn giảm xuống còn 15%.
Theo dõi tổng quan quy trình sản xuất dễ dàng trên Base Workflow
Ngoài tiến độ các đơn hàng, các báo cáo trên Base Workflow còn giúp doanh nghiệp thống kê được:
- Khối lượng công việc từng bộ phận cần phải xử lý trong ngày
- Thời gian chuẩn mà nguồn lực cần để hoàn thành một công đoạn
Từ đó, doanh nghiệp có thể lên các kế hoạch sản xuất phù hợp, phân bổ khối lượng công việc phù hợp với nguồn lực, có các kế hoạch trau dồi nguồn lực để đáp ứng nhu cầu, chủ động hơn khi thỏa thuận thời hạn với khách hàng/đối tác,…
2.2. Quy trình quản lý xuất kho – Đảm bảo các nguyên vật liệu đầy đủ, sẵn sàng cho sản xuất
– Tổng quan doanh nghiệp:
Doanh nghiệp B là doanh nghiệp sản xuất dược phẩm và phân phối cho các khách hàng B2B. Các loại thuốc được đặt theo đơn của các bệnh viện và nhà thuốc lớn, mỗi loại thuốc có một quy trình sản xuất riêng với những thành phần công thức khác nhau.
– Vấn đề doanh nghiệp gặp phải:
Doanh nghiệp thường xuyên gặp phải tình trạng hết nguyên liệu giữa lúc sản xuất. Dù đã lên kế hoạch và tính toán đủ nguyên liệu cần, song những trường hợp thành phẩm lỗi/ kiểm duyệt không đạt chất lượng thì bộ phận sản xuất vẫn cần cấp thêm nguyên liệu để sản xuất lại.
Tuy nhiên thời gian xử lý các đề xuất nguyên liệu bổ sung tương đối lâu – thường phải mất hơn 1 ngày mới được duyệt, bởi tất cả đề xuất xuất thêm nguyên liệu đều phải qua đủ các khâu là Ban giám đốc, Kế toán kho, Thủ kho ký phê duyệt. Quy trình sản xuất vì vậy bị trì hoãn đến khi có nguyên liệu bổ sung, dẫn đến thời hạn hoàn thành đơn hàng bị kéo dài.
Quy trình xuất kho nguyên vật liệu của doanh nghiệp B
– Giải pháp:
Doanh nghiệp B đã đưa các đề xuất xuất kho nguyên liệu lên phần mềm quản lý đề xuất Base Request và quy trình xuất nhập kho lên phần mềm quản lý quy trình Base Workflow.
Các đề xuất xuất kho nguyên liệu được bộ phận sản xuất tạo trên Base Request. Phần mềm sẽ ngay lập tức gửi phiếu đề xuất tới người phê duyệt (Ban giám đốc, Kế toán, Thủ kho) để tiến hành xem xét và phê duyệt ngay.
Sau khi xin duyệt xong, phần đề xuất sẽ được chuyển thẳng đến bộ phận kho để thực hiện xuất kho. Quá trình xuất kho sẽ được theo dõi trên Base Workflow, đưa đến đúng bộ phận cần với đúng số lượng yêu cầu.
Toàn bộ quá trình được thực hiện trên phần mềm thay vì nhân viên phải chạy từ phòng ban này qua phòng ban khác để trình ký.
– Kết quả:
Theo báo cáo tổng hợp phần mềm Base Workflow:
- Thời gian phê duyệt các đề xuất đơn giản trung bình là 5 phút (như đồ bảo hộ, khẩu trang, mũ, kính,… chỉ cần qua một người phê duyệt)
- Thời gian phê duyệt các đề xuất phức tạp trung bình là 30 phút.
- Số lượng quy trình đề xuất xin cấp thêm nguyên liệu được xử lý trên phần mềm là 30 quy trình/ngày.
Khi cắt giảm được thời gian phê duyệt đề xuất, các đơn hàng được rút ngắn thời gian hoàn thành từ 1 đến 3 ngày so với bình thường.
Ngoài ra, dựa theo các phiếu đề xuất được tạo trên phần mềm, doanh nghiệp có thể tổng hợp và làm báo cáo số liệu về tình hình nhập xuất của kho. Từ đó kiểm soát được các hoạt động kho, nắm được tình trạng các nguyên liệu trong kho, qua đó có kế hoạch quản lý kho hiệu quả hơn.
2.3. Quy trình bảo trì máy móc thường xuyên – Đảm bảo máy móc luôn vận hành trơn tru
– Tổng quan doanh nghiệp:
Doanh nghiệp C là doanh nghiệp sản xuất & chế biến sản phẩm từ nông sản và xuất khẩu ra nước ngoài. Nguồn nông sản được nhập từ các trang trại trong nước, được xử lý qua dây chuyền sản xuất của doanh nghiệp để ra thành phẩm đạt đủ tiêu chuẩn xuất khẩu.
– Vấn đề doanh nghiệp gặp phải:
Các máy móc trong hệ thống dây chuyền của doanh nghiệp C thường xuyên hư hỏng, tần suất hư hỏng lên đến gần 100 lần/tháng các hư hỏng lớn nhỏ. Mỗi khi máy móc ở một công đoạn gặp trục trặc, toàn bộ sản phẩm ở công đoạn đó bị ngưng xử lý.
Tuy nhiên, việc sửa chữa máy móc mất nhiều thời gian. Đặc biệt với những máy móc giá trị và có độ phức tạp cao, chi phí sửa chữa cao, để tiến hành sửa chữa thì cần thông qua bên quản lý kho xưởng, bên quản lý dây chuyền và Ban giám đốc. Thời gian trung bình doanh nghiệp mất 2 ngày để được các bên duyệt đầy đủ.
– Giải pháp cho doanh nghiệp:
Doanh nghiệp đã thiết kế quy trình sửa chữa bảo trì máy móc thường xuyên và đưa lên phần mềm quản lý quy trình Base Workflow, nhằm kiểm soát được những hư hỏng máy móc và có các quyết định sửa chữa kịp thời.
Mỗi sự cố máy móc sẽ được tạo trên Base Workflow với đầy đủ thông tin để các quản lý và lãnh đạo dễ dàng ra quyết định, gồm: sự cố thuộc dây chuyền nào, thuộc loại công cụ dụng cụ hay tài sản cố định, sự cố phức tạp hay sự cố đơn giản, đến từ phòng ban nào, tốn bao nhiêu chi phí để sửa chữa.
– Kết quả:
Sau một tháng triển khai giải pháp, các thông tin về sự cố tổng hợp được trên Base Workflow là:
- Số lượng: 90 sự cố, gồm 20 sự cố lớn (chi phí sửa chữa >) và các 70 các sự cố nhỏ.
- Sự cố nằm ở các dây chuyền nhuộm màu vải và thêu rập.
- Tổng chi phí cho việc sửa chữa là 100 triệu đồng.
- Thời gian xử lý sự cố trung bình là 2 ngày/sự cố.
Với thông tin này, doanh nghiệp cắt giảm được thời gian chờ đợi sửa máy, giảm thiểu thời gian trung bình sửa chữa máy móc, dự trù được phần chi phí cho việc sửa chữa hàng tháng.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng sẽ nắm được tần suất các hư hỏng xảy ra, ước chừng được thời gian hao mòn hư hỏng của từng loại máy móc. Từ đó, doanh nghiệp tạo các lịch bảo trì định kỳ để đảm bảo máy móc luôn vận hành trơn tru, tránh hư hỏng giữa chừng gây gián đoạn đến tiến độ các quy trình sản xuất.
Tạm kết
Trên đây là một số vấn đề gây chậm tiến độ phổ biến trong doanh nghiệp sản xuất. Bằng cách chia sẻ những case study thực tế các doanh nghiệp đã làm như thế nào để khắc phục tình trạng chậm tiến độ, Base.vn mong muốn mang lại những giải pháp hữu ích mà doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng thay vì các khung lý thuyết cứng nhắc.
Bài viết sẽ tiếp tục cập nhật thêm các case study trong thời gian tới, Base.vn rất hy vọng nhận thêm những đóng góp hữu ích từ phía quý doanh nghiệp.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
