OKR được biết đến là phương pháp quản trị mục tiêu nổi tiếng được áp dụng bởi những công ty hàng đầu thế giới như Google, Intel, Spotify… Những năm gần đây, nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã bắt đầu biết đến và triển khai theo mô hình này, tuy nhiên vẫn còn nhiều vướng mắc. GoldenPen PR&Event Agency là một trong số những doanh nghiệp đang sử dụng OKR cho quản trị mục tiêu với sự hỗ trợ của công nghệ và chứng kiến sự thay đổi tích cực.
Vậy tại sao GoldenPen định hướng quản trị theo phương pháp OKR? Doanh nghiệp đang áp dụng và triển khai như thế nào? Hiệu quả trên thực tế ra sao? Để có cái nhìn chi tiết nhất, đội ngũ Base đã thực hiện phỏng vấn cùng 2 đại diện của agency – chị Tâm Phan, Nhà sáng lập & Giám đốc điều hành GoldenPen và chị Diệu Trần, trợ lý vận hành GoldenPen.
1. Tổng quan về PR&Event Agency GoldenPen
Thành lập từ ngày 08/06/2004, GoldenPen có xuất phát điểm từ nghề báo, cho đến nay đã hoàn thiện dịch vụ và phát triển trở thành một agency có uy tín trong lĩnh vực quan hệ công chúng và tổ chức sự kiện tại Việt Nam.
Với 17 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, GoldenPen tạo dựng được niềm tin với khách hàng bằng năng lực chuyên môn vững vàng và đội ngũ năng động, với 80% khách hàng quay trở lại, 90% các dự án đáp ứng và vượt KPI.
GoldenPen được tin cậy trở thành đối tác của nhiều thương hiệu hàng đầu như: Heineken, Sony, Sabeco, Sacombank, Manulife… Đồng thời thương hiệu được đề cử và giành nhiều giải thưởng danh giá như: giải The Best PR Practitioners của Asean Public Relations Network, giải Đóng góp nổi bật của PRCA Đông Nam Á…
Báo chí viết về GoldenPen: GoldenPen và hành trình trở thành doanh nghiệp số cùng Base.vn
Đội ngũ GoldenPen với văn hoá “Không ngừng học tập và thay đổi liên tục mỗi ngày”
2. 2 thách thức lớn trong quản trị mục tiêu
Khi nhắc tới hành trình của một agency đã tồn tại 17 năm trong ngành, 2 nhà lãnh đạo GoldenPen cởi mở chia sẻ về nhiều thăng trầm và trăn trở, thách thức. Trong đó, có hai thách thức lớn nhất về quản trị mục tiêu luôn là vấn đề đau đáu thường trực của doanh nghiệp.
2.1. Thách thức 1: Quá nhiều mục tiêu ưu tiên
Khi nói về đặc thù quản trị và điều hành một agency, chị Tâm chia sẻ một trong những khó khăn lớn nhất là: làm thế nào để cân bằng giữa các mục tiêu khách hàng và mục tiêu công ty? Agency thì phải có dự án, dự án phải thành công, tạo được niềm tin và sự hài lòng của khách hàng. Và khi kết thúc dự án này, nó phải là khởi đầu cho một dự án mới. Bởi vậy, đội ngũ sẽ có xu hướng lao theo dự án, cứ thế tiếp nối. Ngay cả 1 số bộ phận như Operation, Tài chính, Nhân sự của Agency cũng có thể bị cuốn vào các dự án quên thời gian, gác lại hoặc bỏ quên những việc khác như: hoạch định chiến lược, kế hoạch phát triển doanh nghiệp, kế hoạch phát triển nguồn nhân lực…
“Sẽ rất áp lực và khó khăn cho tôi và các cộng sự làm việc tại GoldenPen vì một ngày làm việc cũng chỉ có nhiêu đó thời gian. Khối lượng công việc trong một dự án thì rất nhiều và một công việc thường mất nhiều thời gian do đặc thù của ngành Quan hệ Công chúng và Tổ chức sự kiện là phải hết sức chỉn chu đến từng chi tiết. Tâm lý nhân viên luôn có sự ưu tiên cho dự án và xem những công việc được giao là những công việc không có sự ưu tiên tuyệt đối, thường đặt vào vị trí thứ 2 thậm chí thứ 3,4,5.
Hiểu những khó khăn về mặt thời gian của các cộng sự nên bản thân tôi cũng không thể tạo những áp lực lớn lên các bạn được. Nhưng nếu không đặt ra những mục tiêu để phát triển doanh nghiệp, không có hành động, không có kết quả thì làm sao một doanh nghiệp có thể tồn tại giữa rất nhiều doanh nghiệp khác trên thị trường?” – chị Tâm chia sẻ.
2.2. Thách thức 2: Nói nhiều, làm nhiều, nhưng hiệu quả chẳng được bao nhiêu
Dưới góc độ người thực thi, chị Diệu cũng chia sẻ 2 khó khăn lớn nhất trong quản trị mục tiêu xoay quanh 2 từ là “nói” và “làm”. Nói nhiều và làm cũng rất nhiều.
Về “nói”: Khó khăn đầu tiên là việc truyền đạt mục tiêu. Theo chị, để triển khai thành công chiến lược cần phải có chiến thuật và nghệ thuật. Bởi mới nghe chiến lược và mục tiêu công ty là nhân viên họ ngán, họ sợ. Vì nó vừa mơ hồ, vừa khô khan và lại triển khai trên file excel khô cứng, tẻ nhạt. Cách trình bày nhiều cột, nhiều dòng khó xem và đi theo hướng 1 chiều từ trên xuống, không có sự kết nối và tương tác thì việc truyền lửa, truyền cảm hứng cho đội ngũ bị giảm đi đáng kể.
Về “làm”: Tất cả đều phải nhập liệu thủ công, cấp nhân viên và cấp quản lý đều mất nhiều thời gian để xem, rà soát, báo cáo. Sau mỗi tháng để biết được kết quả đến đâu thì lại phải chờ báo cáo của các trưởng bộ phận và đánh giá hiệu suất bằng cảm tính, có khi lại gây tranh cãi về kết quả.
Vậy tóm lược lại, có hai khó khăn lớn nhất khi nói về quản trị mục tiêu ở GoldenPen. Ở góc độ điều hành, đó là bài toán cân đối nguồn lực giữa các ưu tiên. Ở góc độ vận hành, đó là bài toán thực thi kém hiệu quả do quy trình quản lý thủ công.
Có thể nói đây là một case study khá điển hình, đại diện cho bài toán chung của nhiều doanh nghiệp. Vậy đứng trước những khó khăn cả về chiến lược và thực thi, GoldenPen đã có phương hướng giải quyết như thế nào?
3. Mô hình kết hợp BSC-OKR-KPI của GoldenPen
Để quản trị mục tiêu xuyên suốt và hiệu quả, GoldenPen đang áp dụng mô hình kết hợp cả 3 phương pháp: BSC, KPI và OKR. Với định nghĩa sơ lược về các phương pháp như sau:
- BSC (Balanced Scorecard) là một mô hình hoạch định chiến lược doanh nghiệp theo 4 khía cạnh: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học tập phát triển.
- KPI (Key Performance Indicator) là công cụ đo lường hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của tổ chức, bộ phận chức năng hoặc cá nhân.
- OKR (Objectives & Key results) là một phương pháp quản trị mục tiêu, trong đó doanh nghiệp định lượng và tạo ra những kết quả then chốt nhằm hiện thực hóa mục tiêu trong một thời hạn nhất định.
Mỗi phương pháp đóng góp một vai trò cụ thể: mô hình BSC cho phép ban lãnh đạo hoạch định chiến lược toàn diện để phát triển cân bằng và đồng bộ; KPI và OKR giúp thiết lập, quản lý việc thực thi các mục tiêu dựa trên chỉ số và kết quả then chốt. Trên thực tế, mô hình kết hợp này là lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp.
Sự kết hợp 3 mô hình BSC-OKR-KPI
Ở GoldenPen, KPI chỉ được sử dụng để đo lường doanh thu, theo dõi sức khỏe doanh nghiệp. Ngoài doanh thu, hầu hết các mục tiêu còn lại đều được quản lý bằng OKR. Vì vậy, OKR được ứng dụng xuyên suốt toàn bộ tổ chức và trở thành phương pháp quản trị cốt lõi của GoldenPen.
4. GoldenPen triển khai OKR như thế nào?
Từ năm 2017, GoldenPen đã bắt đầu tìm hiểu các phương pháp, mô hình quản trị mục tiêu nhằm phát triển công ty một cách chiến lược. Giai đoạn đầu, GoldenPen mới chỉ áp dụng hệ thống BSC-KPI và quản lý qua công cụ Excel. Cho đến đầu 2020 thì “bắt gặp” Base và được tư vấn về giải pháp OKR.
4.1. Tại sao GoldenPen chọn áp dụng OKR?
Thứ nhất, mô hình OKR có nhiều giá trị tương đồng với GoldenPen. Với 4 giá trị cốt lõi của GoldenPen bao gồm: chính trực, minh bạch, hợp tác và cống hiến, đội ngũ nhân viên có thể nhanh chóng nhận ra những lợi ích cụ thể của OKR như sau:
- Tập trung: OKR giúp đặt ra những mục tiêu ưu tiên ngay từ đầu và tập trung thực hiện hoá các kết quả then chốt
- Minh bạch: tất cả nhân viên đều nhìn thấy được bức tranh kinh doanh tổng thể của công ty và đóng góp của mình vào mục tiêu chung.
- Hợp tác: OKR không đi theo một chiều từ trên xuống, mà có sự tương tác hai chiều giữa quản lý và nhân viên.
- Trao quyền: Tính chất tham vọng trong OKR tạo cơ hội cho đội ngũ hành động độc lập, tự quyết định và chịu trách nhiệm về kết quả của mình.
Thứ hai, theo nguyên lý OKR, các mục tiêu được thiết lập phải đi kèm với hành động cụ thể. Đồng thời, mục tiêu của người này phân bổ thành các kết quả then chốt, giao xuống và trở thành mục tiêu của người kia. Với tính chất kết nối và cụ thể này, GoldenPen lựa chọn áp dụng OKR để có thể định hướng hành động cho đội ngũ hiệu quả hơn.
Ví dụ: Muốn đạt được KPI 300 triệu doanh thu bạn phải nhắm tới client nào. Muốn chinh phục được client đó, bạn phải đạt được kết quả từng bước ra sao, áp dụng những chiến thuật gì.. Bằng cách xác định kết quả then chốt trong OKR, đội ngũ GoldenPen sẽ được thúc đẩy để suy nghĩ trả lời những câu hỏi này.
Thứ ba, trong thời kỳ thay đổi nhanh chóng và biến động, OKR cho phép việc làm mới các mục tiêu theo giai đoạn và thay đổi linh hoạt. Với mỗi phòng ban, mục tiêu có thể được điều chỉnh theo từng quý hoặc linh hoạt theo những phát sinh, miễn sao vẫn phù hợp với mục tiêu tổng thể của công ty. Ngoài ra, phương pháp OKR giới hạn số lượng mục tiêu được thiết lập. Điều này giúp GoldenPen sắp xếp thứ tự ưu tiên và loại bỏ những công việc không thực sự quan trọng.
4.2. 4 bước triển khai OKR trên công cụ Base Goal của GoldenPen
Về cơ bản, quá trình quản trị mục tiêu luôn bao gồm 4 bước: thiết lập – phân bổ – theo dõi – đánh giá. Phương pháp OKR không phải ngoại lệ. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp cần dựa trên khung phương pháp để linh hoạt điều chỉnh cho phù hợp với tổ chức. Với sự hỗ trợ của phần mềm quản trị mục tiêu Base Goal, các bước thiết lập quản trị mục tiêu OKR tại GoldenPen có thể được tóm lược như sau:
Bước 1: Thiết lập
Trước mỗi giai đoạn, GoldenPen thực hiện hoạch định chiến lược và thiết lập tất cả các mục tiêu OKR. Bước này cần đảm bảo rằng mỗi mục tiêu và kết quả then chốt phải được xác định rõ các yếu tố định tính, định lượng, đồng thời để toàn bộ Ban giám đốc, phòng ban chuyên môn và cá nhân thống nhất một cách hiểu về nó và làm rõ các biện pháp đạt được.
Bước 2: Phân bổ
Tiếp theo, đội ngũ quản lý của GoldenPen đưa hệ thống mục tiêu vừa được thiết lập lên công cụ Base Goal để phân bổ xuống các cấp. Các cá nhân thực hiện lên ứng dụng nhận nhiệm vụ của mình và tự tiếp nối quá trình phân bổ mục tiêu, lên kế hoạch hành động.
Giao diện cây mục tiêu sau khi hoàn thành việc phân bổ và đưa dữ liệu lên hệ thống Base Goal
Bước 3: Theo dõi
Để đảm bảo mục tiêu được triển khai tốt thì mỗi tuần GoldenPen sẽ thực hiện họp giao ban (check-in OKR), cùng nhìn qua vài phút để đánh giá kết quả, xem có khó khăn gì trong quá trình thực hiện, có cần hỗ trợ gì hay không.
Ngoài ra, với đặc thù agency, các dự án phải được theo sát tiến độ, cập nhật liên tục. Trong quá trình làm việc cũng liên tục phát sinh các vấn đề, đòi hỏi đội ngũ cần ứng phó và điều chỉnh các mục tiêu và hành động khi cần thiết. Ở khía cạnh này, ứng dụng Base Goal đã hỗ trợ đắc lực cho GoldenPen với các tính năng báo cáo tổng quan, nhắc việc tự động, truy soát lịch sử công việc…
Các thông tin chi tiết về trạng thái mục tiêu, mức độ tự tin, kết quả đánh giá được tổng hợp và theo dõi real-time trên Base Goal
Lịch sử cập nhật mục tiêu của mỗi cá nhân được tự động lưu lại để theo dõi minh bạch và truy soát khi cần thiết
Bước 4: Đánh giá
Áp dụng theo nguyên lý chung của OKR, GoldenPen tính mức độ hoàn thành mục tiêu bằng trung bình phần trăm hoàn thành các kết quả then chốt đi kèm. Phần trăm hoàn thành có thể do nhân viên tự đánh giá hoặc quản lý đánh giá. Nhưng nếu thấy phần tự đánh giá của nhân viên chưa chính xác, chưa đạt, cấp quản lý của GoldenPen có thể yêu cầu nhân viên điều chỉnh lại.
GoldenPen luôn quan tâm và đề cao tầm quan trọng của sự ghi nhận trong tổ chức. Vì thế, các chính sách thưởng hiệu suất liên tục được mở rộng và trở nên phức tạp. Khi áp dụng Base Goal, hệ thống chính sách được hệ thống hóa, rõ ràng, minh bạch và hiệu quả hơn.
Đội ngũ GoldenPen thực hiện việc ghi nhận thông qua tính năng reward (trao thưởng) trên ứng dụng Base. Tính năng cho phép ghi nhận các thành tích của nhân viên với 1 click chuột, đồng thời tự động thông báo đến toàn bộ công ty, giúp lan tỏa những sự tích cực. Một lợi ích khác là những ghi nhận này sẽ được Base lưu lại và cộng dồn để đánh giá hiệu quả công việc cuối năm.
Tính năng Reward trên Base HRM+
Ngược lại, với những nhân viên không đạt mục tiêu ở GoldenPen thì trước tiên cấp quản lý của bạn đó phải tìm hiểu, lắng nghe lý do. Nếu vì lý do mục tiêu đó vượt quá sức thì chúng ta đã sai từ khi bắt đầu thiết lập mục tiêu. Vì vậy cả hai phía phải ngồi xuống để phác thảo lại các mục tiêu phù hợp hơn cho giai đoạn sau.
4.3. Hiệu quả áp dụng OKR trên công cụ Base Goal đối với GoldenPen
Chia sẻ với đội ngũ Base sau khoảng thời gian chỉ 6 tháng triển khai OKR trên Base Goal, chị Tâm cho biết: có 2 vấn đề mà GoldenPen luôn đau đáu đã được giải quyết một cách dứt điểm.
Thứ nhất, khi các OKR được thiết lập phù hợp, việc phổ biến chiến lược, lan tỏa các mục tiêu và kỳ vọng của ban lãnh đạo đến từng nhân viên trở nên dễ dàng. Qua đó, các cộng sự tại GoldenPen có thể thực thi nhiệm vụ một cách nhanh chóng và tập trung hơn.
Thứ hai, để giải quyết vấn đề cạnh tranh ưu tiên và giúp đội ngũ nhận thức được tầm quan trọng của mục tiêu công ty, GoldenPen áp dụng Base Goal như một hình thức “cây gậy và củ cà rốt” phiên bản công nghệ. Với những kết quả “giấy trắng mực đen” được hiển thị công khai trên phần mềm, công ty sẽ dựa vào đó đánh giá xét thưởng hoặc nhắc nhở. Các thành viên sẽ hiểu rằng việc hoàn thành mục tiêu công ty cũng quan trọng không kém gì các mục tiêu khách hàng. Từ đó có sự chủ động và cam kết cho các mục tiêu tổ chức hơn, tình trạng “chểnh mảng việc nhà” được cải thiện.
Ở góc độ người thực thi, chị Diệu cũng chia sẻ hai khía cạnh về OKR và Base Goal mà chị đánh giá cao.
Lợi ích thứ nhất đến từ sự minh bạch. Khi tất cả đều nắm được tầm nhìn của tổ chức, kế hoạch hành động rõ ràng và sự đóng góp của mỗi cá nhân trong mục tiêu lớn, mỗi người sẽ có sự tự giác và chủ động với nhiệm vụ của mình hơn.
Thứ hai, chị chia sẻ về tính năng nhắc việc của phần mềm Base Goal: “Từ khi dùng Base, tôi không còn phải nhớ hay đặt ra câu hỏi “Hôm nay mình phải làm gì?”. Bởi mỗi sáng thức dậy đều nhận được email báo: hôm nay bạn có bao nhiêu việc, ngày mai bạn có bao nhiêu việc, việc nào quan trọng hơn. Nếu muốn biết công việc của một bạn nhân viên là gì, tôi chỉ cần gõ [@ tên bạn đó] trên hệ thống là theo dõi được ngay.”
Tóm gọn lại, phương pháp OKR cùng với công cụ triển khai Base Goal đã hỗ trợ GoldenPen thiết lập mục tiêu tập trung tinh gọn, truyền đạt kỳ vọng và tầm nhìn của tổ chức, thúc đẩy tính cam kết và tạo động lực nhân viên. Đó cũng là lý do khiến không chỉ riêng GoldenPen, rất nhiều doanh nghiệp khác ở Việt Nam đang quan tâm chuyển đổi sang mô hình này. Tuy nhiên, mỗi phương pháp có một lợi thế và điều kiện áp dụng riêng. Hãy bắt đầu từ việc hiểu được bài toán doanh nghiệp mình, sau đó tìm hiểu bản chất của mỗi phương pháp để áp dụng linh hoạt và cuối cùng là lựa chọn một công cụ hỗ trợ phù hợp.
5. Về phần mềm quản trị mục tiêu KPI/OKR toàn diện Base Goal
Demo tính năng thiết lập và quản trị mục tiêu KPI/OKR trên Base Goal
Phần mềm Base Goal là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp muốn xây dựng hệ thống quản lý OKR/KPI đúng đắn ngay từ đầu và kỳ vọng đưa những mục tiêu này trở thành kết quả thực tiễn. Phần mềm chính là “kim chỉ nam” hướng dẫn doanh nghiệp quản trị mục tiêu một cách khoa học theo quy trình 4 bước: Thiết lập – Phân bổ – Thực thi – Đánh giá.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
