Cảm xúc đầu tiên của bạn, những nhà quản lý mới, sau khi được đề bạt có lẽ là sự vui sướng tột độ khi những cống hiến của mình đã được ghi nhận. Nhưng những dấu hiệu tích cực này có lẽ sẽ không được thể kéo dài được lâu khi hiện thực trần trụi ùa về.
Theo khảo sát của DDI, một trong những đơn vị tư vấn về quản trị nhân lực hàng đầu thế giới, có tới 6/10 các nhà quản lý mới đánh giá công việc của mình gây stress tương tự như việc bị vướng vào một vụ ly hôn không hồi kết! Nguyên nhân chính dẫn tới những áp lực này được họ thừa nhận là do bản thân đã không lường trước được những nhiệm vụ mình cần phải thực hiện, dẫn tới việc bị “ngợp” khi phải “đụng độ” chúng trong thực tế.
Hiểu được vấn đề này, bà Catherine Andrews, với kinh nghiệm quản trị và cố vấn lãnh đạo hơn 13 năm, đã đưa ra một danh sách 7 nhiệm vụ mà các nhà quản lý mới cần phải bắt tay thực hiện ngay lập tức để giảm tải gánh nặng và tỏa sáng trong vai trò của mình.
1. Đánh giá và thừa nhận những thiếu sót trong năng lực của bản thân
Ngay sau khi được đề bạt, những nhà quản lý mới cần nhanh chóng đánh giá và xác định được những khuyết điểm của bản thân.
Bạn có kỹ năng giao tiếp và thuyết phục chưa hoàn hảo? Ổn thôi! Bạn thiếu đi nhãn quan tinh tế để nắm bắt tâm lý nhân viên? Không sao cả! Hay thậm chí, bạn còn chưa thể định hình được tầm nhìn chiến lược trong công việc tương lai của mình ra sao? Vẫn hết sức bình thường!
Chẳng có gì đáng xấu hổ nếu bạn không đáp ứng được những yêu cầu cần thiết để trở thành một nhà quản lý tốt cả. Là con người, lại mới chân ướt chân ráo đảm nhiệm một vị trí hoàn toàn xa lạ với những gì mình đang làm, thiếu sót là thứ không ai có thể tránh khỏi.
Trước khi đánh giá nhân viên, nhà quản lý phải tự đánh giá được chính bản thân mình
Quan trọng là, bạn cần phải thành thực thừa nhận những lỗ hổng của bản thân và lấy đó làm động lực để học hỏi và phát triển. Hãy nhớ rằng, không phải trong ngày một ngày hai, bạn còn cả một chặng đường dài trước mắt để hoàn thiện và tỏa sáng theo cách của chính mình.
Tip: Hiện nay có rất nhiều cách để các nhà quản lý có thể kiểm tra và đánh giá lại năng lực của bản thân, một trong số đó là qua các bài test trực tuyến. Chúng vô cùng tiện lợi và có thể nhanh chóng đưa ra kết quả để bạn tham khảo. Tuy nhiên, chất lượng của những bài test này về mặt bằng chung này lại chưa thực sự ổn định.
Bởi vậy, chúng tôi khuyến khích bạn trải nghiệm 2 bài test trực tuyến: What’s your leadership style của HBR (miễn phí) và CliftonStrengths của Gallup (trả phí). Đây là hai bài test được đánh giá cao nhất hiện nay giúp nhà quản lý xác định được những thiếu sót và định hình phong cách lãnh đạo của mình.
2. Tổ chức một cuộc họp giới thiệu vai trò mới của bản thân ngay lập tức
Việc tổ chức một cuộc họp ngắn giới thiệu vai trò quản lý là hoạt động quan trọng giúp bạn xác định lại vị thế của bản thân trong quá trình chuyển giao công việc. Cuộc họp này sẽ là cột mốc đánh dấu sự hình thành mối quan hệ giữa bạn và nhân viên, đồng thời giúp cả hai bên tìm hiểu về phong cách làm việc của nhau để làm việc hiệu quả hơn trong tương lai.
Cách tiến hành: Ngay khi ý thức được việc tất cả mọi người đã nhận được thông báo thăng chức của bạn, hãy gửi thư mời, hoặc trực tiếp đến thông báo với các cá nhân liên quan tham dự cuộc nói chuyện của bạn. Bạn có thể ưu tiên chọn hình thức thông báo trực tiếp vì nó sẽ gây thiện cảm tốt hơn tới đối phương.
Trong cuộc họp, nếu bạn và những người tham gia chưa biết rõ về nhau, hãy dành khoảng thời gian đầu tiên để làm quen và tìm hiểu thêm về đối phương. Tất nhiên, hành động này chỉ mang tính chất đặt nền móng cho mối quan hệ tương tác của đôi bên sau này, nên bạn cũng không cần quá đi sâu tới các thông tin mang tính chất cá nhân của nhân viên.
Hết màn chào hỏi, đã đến lúc bạn làm chủ cuộc họp và tập trung vào trình bày những vấn đề sau đây tới nhân viên:
– Mục tiêu của bạn trong công việc
– Phong cách làm việc và giao tiếp của bạn
– Những điểm mạnh của bạn
– Những điểm mà bạn chưa xử lý tốt trong công việc
Sau đó, hãy mời nhân viên của mình chia sẻ lại những thông tin tương tự. Hãy lưu ý ghi chép lại những chia sẻ này thật tỉ mỉ, vì chúng sẽ giúp bạn xây dựng được một bản báo cáo hữu ích về nguồn lực nhân sự mình có trong tay, từ đó phân bổ chúng hiệu quả hơn.
Tip: Để ghi nhận được những thông tin có giá trị từ buổi họp, bạn cần thành thật chia sẻ những thông tin cá nhân của mình để tạo động lực cho nhân viên có hành động tương tự. Việc thổi phồng, đánh bóng bản thân để tạo dấu ấn với những người khác là không cần thiết trong trường hợp này.
3. Nhanh chóng rèn luyện cách đối thoại hiệu quả và đưa ra phản hồi hữu ích cho nhân viên
Việc thiếu đi khả năng đối thoại và đưa ra phản hồi hiệu quả cho nhân viên chính là mối nguy hại lớn nhất ảnh hưởng tới chất lượng công việc của một nhà quản lý. Như một con tàu mất phương hướng, đội ngũ làm việc sẽ chẳng đi đến đâu nếu ngay cả người đứng đầu cũng không thể truyền tải và dẫn đường cho họ.
Nhà quản lý mới cần học cách đối thoại và phản hồi hiệu quả với nhân viên
Vậy nên, nếu thiếu sót, thì đây là kỹ năng mà bạn phải nhanh chóng trau dồi và hoàn thiện.
Để cải thiện kỹ năng đối thoại và phản hồi hiệu quả, trước hết bạn cần chuẩn bị tâm lý đối mặt với những tình huống khó xử. Điều này khá dễ hiểu với những nhà quản lý mới, khi họ chưa quen với vị thế trò chuyện mới của mình, dẫn tới sự ngượng nghịu trong đối thoại với nhân viên cấp dưới. Hành động lên dây cót sẵn tâm thế “trai mặt” sẽ giúp bạn chấp nhận và bình thường hóa những tình huống này, đồng thời tạo ra môi trường đàm thoại dễ thở hơn cho cả hai bên.
Ngoài ra, việc luyện tập và thực hành thường xuyên chính là chìa khóa giúp bạn có thể nhanh chóng “thăng hạng” năng lực trò chuyện của mình. Về bản chất, hoạt động đối thoại cũng chẳng khác gì những môn thể thao, để nhận được thành quả trái ngọt, việc đầu tư thời gian vào trau dồi là vô cùng cần thiết.
4. Hình thành thói quen họp mặt nhân viên của mình 30 phút mỗi tuần
Những cuộc họp mặt nhỏ 30 phút mỗi tuần là khoảng thời gian hoàn hảo để bạn nắm bắt công việc của nhân viên: Từ những điểm tốt mà họ đang thể hiện hay những khó khăn, thách thức mà họ phải đối mặt. Qua việc định kỳ tiến hành những cuộc họp này, bạn vừa có thể giúp nhân viên giải quyết công việc hiệu quả hơn, đồng thời mài dũa kỹ năng đối thoại và phản hồi của mình.
Lưu ý, khi đã xây dựng kế hoạch cho các buổi họp này, đừng bao giờ tự ý hủy bỏ chúng. Thông điệp bạn gửi đi với hành động này là sự thiếu tôn trọng, thờ ơ với nhân viên, không quan tâm tới những hoạt động của họ trong cả một tuần dài lao động.
Hãy thể hiện sự nhất quán và cam kết với các cuộc họp này, ngay cả khi không có quá nhiều công việc để nhân viên cập nhật với bạn. Thực tế thì những cuộc gặp mặt đều đặn sẽ là phương tiện tốt để xây dựng lòng tin và mối liên kết vững chắc giữa bạn và nhân viên. Bởi vậy, chúng có thể được tiến hành bình thường mà không cần quá đặt nặng tới vấn đề công việc.
5. Học cách giao việc hiệu quả cho nhân viên
Khi nắm trong tay quyền lực của một nhà quản lý, bạn đồng nghĩa cũng bắt đầu có quyền hạn giao việc cho những nhân viên cấp dưới. Tưởng chừng như đơn giản, nhưng thực tế, để ủy thác công việc hiệu quả thực sự lại chẳng hề dễ dàng.
Lấy ví dụ, có một dự án quan trọng và bạn nghĩ A có thể đảm nhiệm nó. Bạn bảo A: “Này A, tôi muốn bạn thuyết trình với hội đồng quản trị về dự án này trong hai tuần nữa. Hãy cố gắng đảm bảo đúng tiến độ nhé!”.
Đây chính là trường hợp điển hình của một hình thức giao việc không hiệu quả. Nhân viên hoàn toàn không có đủ thông tin về nhiệm vụ được giao, cũng như không được chỉ dẫn cụ thể cách thức tiến hành. Do vậy, họ rất dễ vướng phải sai lầm khi làm việc.
Cũng trong trường hợp đó, hành động giao việc hiệu quả có thể được diễn đạt lại như sau: “Này A, tôi muốn bạn thuyết trình với hội đồng quản trị về dự án này trong hai tuần nữa. Đây là tất cả những thông tin cần thiết bạn cần đưa vào bài thuyết trình. Thêm nữa, bạn có thể tham khảo cách làm này, tôi nghĩ nó khá phù hợp đấy. Vui lòng gửi lại bản nháp cho tôi vào cuối tuần nhé, tôi sẽ góp ý để bạn hoàn thiện và sẵn sàng cho buổi thuyết trình sắp tới.”
Giao việc hiệu quả là kỹ năng cần thiết với những nhà quản lý mới
Rõ ràng, ở tình huống này, bạn đã cho nhân viên đầy đủ công cụ để hoàn thành công việc, cùng với đó là chốt chặn an toàn mang tên “đánh giá, góp ý” để giảm thiểu rủi ro thất bại xuống mức thấp nhất.
Tip: Để học hỏi cách giao việc hiệu quả, bạn có thể tham khảo bài báo này của chuyên trang Harvard Business Review. Chúng được đánh giá là vô cùng hiệu quả cho các nhà quản lý, dù họ ở bất cứ cấp độ nào.
6. Tìm hiểu các quy định về nhân sự, lương thưởng, thăng cấp của công ty
Việc nắm vững các quy định về nhân sự trong doanh nghiệp là điều kiện tiên quyết với những nhà quản lý mới. Bởi giờ đây, bạn không chỉ chịu trách nhiệm với công việc, mà còn là với phúc lợi, con đường công danh, thăng tiến của nhân viên cấp dưới. Sẽ rất thường xuyên thôi, nhân viên tìm đến bạn với các vấn đề như:
- Yêu cầu tăng lương
- Đề xuất thăng cấp
- Giải quyết xung đột với đồng nghiệp
- Xin phép nghỉ dài hạn vì các vấn đề phức tạp như mắc bệnh tâm lý hay thiếu động lực làm việc
…. và còn hàng hà sa số những vấn đề khác mà bạn sẽ chẳng thể giải quyết nếu không nắm rõ quy định của công ty. Vậy nên việc chuẩn bị trước để tránh bị lúng túng với những trường hợp khó xử là vô cùng cần thiết.
Tip: Mọi công ty đều có cho mình những bộ quy định về nhân sự riêng, nên thay vì tìm kiếm những thông tin chung chung trên mạng, hãy trực tiếp tìm hiểu chúng thông qua bộ phận HR để nhận được những giải đáp theo đúng quy chuẩn của công ty.
7. Thăng bằng lại cán cân công việc và đời sống thường nhật
Trách nhiệm lớn đồng nghĩa với công việc nhiều. Là nhà quản lý, bạn sẽ rất dễ kiệt sức vì phải gánh vác trên vai cả núi những nhiệm vụ khó khăn. Nên đừng tự trách mình nếu có đôi lúc bạn cảm thấy quá mệt mỏi và có ý định từ bỏ công việc.
Thay vào đó, hãy học cách quan tâm đến sức khỏe của bản thân nhiều hơn, đồng thời đặt ra những giới hạn nhất định giữa công việc và cuộc sống cá nhân của bạn.
Các nhà quản lý mới cần học cách cân bằng cán cân công việc và cuộc sống
Hãy phân định rành mạch một ngày làm công thường nhật của bạn thành 2 nửa: một đốt cháy năng lượng hết mình cho công việc, nửa còn lại là khoảng thời gian thả lỏng để thư giãn đầu óc. Tuyệt đối không được có những hành động xâm phạm vào ranh giới đã được định ra này: không giải trí trong giờ làm, và không làm việc trong giờ nghỉ. Đây là một cuộc chiến tâm lý khó khăn nhưng bạn buộc phải chiến thắng để đảm bảo sức khỏe cho bản thân.
Tip: Hãy hết sức lưu ý nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang sử dụng các phần mềm chat để quản lý công việc. Chúng đang là nghi phạm tiếp tay cho hành vi thâm dụng thời gian nghỉ ngơi của các nhà quản lý. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng hơn việc liệu bạn có nên tiếp tục sử dụng những công cụ chat này, hay nên thay đổi và chuyển hướng sang triển khai các giải pháp chuyên biệt cho hoạt động quản lý công việc.
Tạm Kết
Trái ngược với những suy nghĩ thông thường, trở thành nhà quản lý thực sự là một cơn ác mộng đối với những cá nhân không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Hàng tấn những công việc bạn chưa bao giờ có trải nghiệm cụ thể sẽ ồ ạt kéo đến khiến bạn ngay lập tức cảm nhận được sức ép nghẹt thở. Bởi vậy, trước khi nhận lấy quyền lực và trách nhiệm lớn lao, hãy cố gắng trau dồi và chuẩn bị cho mình những hành trang kỹ năng phù hợp nhất với công việc!
Tài liệu tham khảo:
Things You Need To Do When You Become a Manager, Noteworthy Journal Blog, Catherine Andrews.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Tải về cuốn ebook miễn phí “Cẩm nang xử lý 9 vấn đề cốt yếu trong quản lý công việc và dự án” ngay tại đây.
