Áp dụng phần mềm Base Workflow, doanh nghiệp logistics có thể dễ dàng thiết lập hệ thống theo dõi tiến độ đơn hàng mà không cần đến trình độ về công nghệ thông tin.
“Đơn hàng của tôi đang ở đâu”, “Thời gian dự kiến bao giờ tới?”,…
Những câu hỏi này đã trở nên quen thuộc trong ngành logistics, đòi hỏi doanh nghiệp phải xử lý chúng hàng ngày, thậm chí hàng giờ. Khách hàng luôn muốn biết tình trạng của đơn hàng của mình, và trách nhiệm của doanh nghiệp là đảm bảo khách hàng cảm thấy yên tâm bằng cách cung cấp thông tin về đơn hàng nhanh nhất có thể.
Tuy vậy, vì nhiều nguyên nhân, nhân viên có thể mất hàng giờ hoặc thậm chí cả ngày để truy vấn tình hình đơn hàng và thông báo cho khách hàng. Sẽ tiện lợi hơn rất nhiều nếu doanh nghiệp logistics có một hệ thống theo dõi tiến độ đơn hàng 24/24. Tuy nhiên, với nhiều doanh nghiệp logistics, đầu tư vào một hệ thống như vậy có thể khá đắt đỏ.
Trong bài viết sau đây, chúng tôi sẽ giới thiệu các doanh nghiệp cách áp dụng phần mềm quản lý quy trình Base Workflow để thiết lập hệ thống theo dõi tiến đơn hàng logistics. Điều này sẽ giúp nội bộ và cả khách hàng nắm được thông tin chi tiết về tình hình các đơn hàng trong suốt quá trình vận chuyển. Hãy cùng theo dõi để biết thêm chi tiết.
1. Tầm quan trọng của hệ thống theo dõi tiến độ đơn hàng trong logistics
Một đơn hàng để đến được tay khách phải qua nhiều nơi, nhiều bước, nhiều người xử lý. Xuyên suốt quá trình đó, khi khách hàng hỏi về tình hình đơn hàng thì nhân viên sẽ nhắn vào một group trao đổi chung (thường là Zalo, Telegram, Facebook Messenger,…), nhân viên nào đang xử lý thì sẽ phản hồi lại.
Có thể thấy cách làm này đẩy doanh nghiệp vào thế bị động. Những phản hồi không biết bao lâu sẽ có người hồi đáp, có thể vài giờ hay thậm chí mất cả ngày. Điều này gây cho doanh nghiệp nhiều phiền toái như:
- Khi khách hàng hỏi về đơn hàng thì nhân viên không thể gửi thông tin ngay cho khách; khiến khách phải sốt ruột chờ đợi, ảnh hưởng mức độ hài lòng của khách hàng.
- Khi nhân viên cần biết tiến độ các đơn hàng để phân bổ tài nguyên (kho, xe, nhân viên, giấy tờ,…) thì không có thông tin, dẫn đến các trường hợp lãng phí tài nguyên hoặc rủi ro chậm trễ tiến độ vận chuyển.
Một hệ thống theo dõi tiến độ đơn hàng trong logistics sẽ giải quyết tất cả các vấn đề trên:
- Giúp nhân viên doanh nghiệp theo dõi tiến độ realtime các đơn hàng nhanh chóng và chính xác trên một giao diện.
- Giúp nhân viên nắm được đầy đủ thông tin về đơn hàng: từ người xử lý từng bước, các mốc thời gian xử lý, giấy tờ, thủ tục, nhà xe liên quan,…
2. Áp dụng phần mềm Base Workflow để thiết lập hệ thống theo dõi tiến độ đơn hàng logistics
Trên thị trường hiện nay có nhiều lựa chọn phần mềm theo dõi tiến độ đơn hàng cho doanh nghiệp logistics, một trong số đó là phần mềm quản lý quy trình Base Workflow.
2.1. Ưu điểm khi của hệ thống theo dõi tiến độ đơn hàng logistics trên Base Workflow
Bạn có thể hình dung phần mềm Base Workflow như không gian làm việc chung của các bộ phận. Tại đó, các thông tin như đơn hàng đang được xử lý đến công đoạn nào, do bộ phận nào xử lý, xử lý đến đâu, thủ tục giấy tờ đi kèm,… doanh nghiệp đều có thể nhìn thấy được.
- Khi khách hàng hỏi về tiến độ đơn hàng, nhân viên logistics chỉ cần vào giao diện Base Workflow là thấy ngay đơn hàng đang được xử lý đến đâu, có thể cung cấp những thông tin vừa nhanh vừa chi tiết về đơn hàng cho khách hàng.
- Khi nhân viên cần biết tiến độ đơn hàng để chuẩn bị trước tài nguyên, giấy tờ, thủ tục, nguồn lực; nhân viên cũng chỉ cần vào giao diện Base Workflow để nắm thông tin thay vì phải đi hỏi bộ phận khác.
Ngoài việc giúp khách hàng và nội bộ doanh nghiệp nắm được tiến độ đơn hàng nhanh chóng, việc xử lý đơn hàng trên phần mềm Base Workflow còn mang lại nhiều lợi ích khác:
Rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng: Khi bộ phận trước xử lý xong đơn hàng thì sẽ chuyển ngay qua bước tiếp theo trên phần mềm cho bộ phận sau xử lý. Quá trình xử lý đơn hàng được thực hiện liên tục, không bị đứt đoạn, không có “thời gian chết” giữa các bước bàn giao.
Kiểm soát tốt hơn các rủi ro gây chậm trễ: Qua một màn hình máy tính, lãnh đạo có một bức tranh tổng thể về tiến độ xử lý đơn hàng. Khi một đơn hàng dừng ở một bước quá lâu, tức là có vấn đề phát sinh, có rủi ro chậm trễ, lãnh đạo sẽ thấy ngay được để can thiệp kịp thời.
Tinh gọn quy trình để tăng hiệu suất xử lý, tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Thực tế doanh nghiệp CTX Logistics đã rút ngắn quy trình 12 bước xuống còn 5 bước trên Base Workflow. Những bước bị loại bỏ là những bước khi đưa lên phần mềm mới nhận thấy chúng rườm rà và không cần thiết. Rút ngắn quy trình giúp doanh nghiệp tiết kiệm thêm thời gian, nguồn lực và cũng tăng hiệu suất xử lý đơn hàng.
2.2. Cách thiết lập hệ thống theo dõi tiến độ bằng phần mềm Base Workflow
Chuyên viên triển khai của Base sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập hệ thống theo dõi tiến độ trên phần mềm. Các bước dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp logistics hình dung cụ thể hơn quá trình thiết lập:
Bước 1: Chuẩn hóa quy trình:
Trước tiên doanh nghiệp cần vẽ lại quy trình trên giấy, quan sát bước nào thừa hay cần ít thời gian để xử lý thì có thể loại bỏ, để quy trình bớt cồng kềnh và tối ưu hơn khi đưa lên phần mềm.
Bước 2: Đưa quy trình lên trên phần mềm Base Workflow
Doanh nghiệp thiết lập các bước trong quy trình xử lý đơn hàng lên phần mềm theo đúng thứ tự xử lý.
Bước 3: Thiết lập chi tiết quy trình:
Ở mỗi bước của quy trình, doanh nghiệp cài đặt thời hạn hoàn thành tiêu chuẩn, người phụ trách, hướng dẫn thực hiện tại mỗi bước nếu có.
Ví dụ: Ở bước Điều xe/tài xế cập nhật tình hình giao hàng, thời hạn hoàn thành tiêu chuẩn là 24 giờ, người thực hiện là nhân viên bộ phận LOGS.
Doanh nghiệp cũng có thể thiết lập công việc con ở mỗi bước như sau:
Sau khi thiết lập xong, doanh nghiệp logistics sẽ xử lý đơn hàng trên Base Workflow như sau: Nhân viên khởi tạo đơn hàng, khi đơn hàng xử lý xong ở bước trước sẽ được nhân viên kéo qua bước sau cho bộ phận khác xử lý, hệ thống sẽ tự phát thông báo để bộ phận sau biết; tiếp tục như vậy cho đến khi chạy hết quy trình.
Kết luận
Việc kiểm soát tiến độ đơn hàng tốt sẽ là một lợi thế cạnh tranh lớn cho doanh nghiệp logistics. Ngoài ra ứng dụng phần mềm Base Workflow trong quản lý tiến độ đơn hàng còn giúp gián tiếp nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng và đẩy nhanh tốc độ xử lý đơn hàng của nội bộ. Hy vọng bài viết trên đã mang lại những thông tin hữu ích cho doanh nghiệp, doanh nghiệp vui lòng đọc thêm các bài viết cùng chủ đề trong mục Series bài viết Logistics.
Case study doanh nghiệp logistics ứng dụng Base
Không chỉ ứng dụng trong quản lý tiến độ đơn hàng, doanh nghiệp logistics có thể tận dụng các tính năng khác trên nền tảng Base nhằm theo dõi các khoản phải thu, quản lý chứng từ, biên bản giao nhận trong vận chuyển… và đồng thời đảm bảo sự cam kết, tuân thủ của nhân sự.
Câu chuyện của THT Cargo Logistics dưới đây là một ví dụ điển hình về một doanh nghiệp logistics tận dụng triệt để các giá trị của nền tảng Base. Mời các bạn cùng theo dõi!
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Đăng ký nhận tư vấn và demo trải nghiệm Base Workflow tại đây.
