Có nhiều phương pháp phỏng vấn khác nhau và mỗi phương pháp lại có ưu nhược điểm cũng như hoàn cảnh áp dụng riêng. Cùng “ôn tập” lại các phương pháp phỏng vấn phổ biến, các câu hỏi thường xuất hiện và tips để thực hiện cuộc phỏng vấn hiệu quả nhất.
1. Phân chia dựa theo nội dung phỏng vấn
- Phỏng vấn hành vi (behavioral interview)
Phỏng vấn hành vi, hay còn được gọi là phỏng vấn năng lực (competency-based interview), là phương pháp phỏng vấn dựa trên kỹ thuật đặt câu hỏi STAR (viết tắt của Situation – Task – Action – Result).
Phương pháp này khá phổ biến vì nhiều nhà tuyển dụng tin rằng hành vi trong quá khứ của ứng viên chính là sự tiên đoán tốt nhất cho những gì họ sẽ làm trong tương lai. Các câu hỏi phỏng vấn hành vi thường có dạng:
– Mô tả lại một tình huống mà bạn đã…
– Trước đây bạn đã từng gặp tình huống này chưa, bạn xử lý như thế nào?
Những năm gần đây, xu hướng tiếp cận hành vi trong quản trị nhân sự ngày càng rõ rệt, điều này cũng khiến phương pháp phỏng vấn hành vi trở nên phổ biến hơn. Câu trả lời có thể nói lên được nhiều điều về ứng viên như kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng quản trị rủi ro, kỹ năng giao tiếp, năng lực sáng tạo,… và cũng có độ tin cậy cao.
Nhưng xét về mặt tiêu cực, đôi khi các câu hỏi hành vi khiến nhà tuyển dụng có ấn tượng và đánh giá sai lầm về ứng viên. Bởi lẽ có trường hợp ứng viên nói dối để “tô màu” cho quá khứ của mình. Ngược lại, một số người có năng lực thực sự nhưng lại không giỏi mô tả lại những gì họ đã làm, hoặc chưa thực sự hiểu về bản thân để chia sẻ các câu chuyện trong quá khứ.
- Phỏng vấn tình huống (case interview)
Đây là phương pháp phỏng vấn khắc phục được nhược điểm của phỏng vấn hành vi. Nhà tuyển dụng đưa ra một tình huống có thực hoặc được tưởng tượng trong giả thiết và yêu cầu ứng viên áp dụng kinh nghiệm và năng lực để giải quyết nó. Theo đó, phương pháp này sẽ kiểm tra khả năng suy nghĩ đa chiều của ứng viên mà không có sẵn dữ liệu thực tế từ trước.
Ví dụ: “Giả sử có sản phẩm X bán rất chạy ở cửa hàng đối thủ nhưng ở cửa hàng của bạn lại bán ế. Theo bạn thì có những nguyên nhân nào có thể gây ra tình trạng này?”
Phỏng vấn tình huống thường được áp dụng cho các vị trí thuộc lĩnh vực tư vấn, tài chính, điều hành.
- Phỏng vấn gây áp lực (stress interview)
Hai phương pháp phỏng vấn theo hành vi và tình huống đều tập trung vào khai thác khía cạnh năng lực của ứng viên. Một điều quan trọng không kém trong tuyển dụng là tìm được một cá nhân có thể hòa hợp với đội nhóm và khiến nhà quản lý thoải mái khi làm việc. Các câu hỏi gây áp lực sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.
Bằng việc hỏi những câu hỏi có phần gay gắt, nhà quản lý sẽ kiểm tra được khả năng đương đầu với áp lực và ứng phó với những tình huống không mong đợi của ứng viên. Bạn thậm chí có thể “thêm mắm dặm muối” bằng việc đưa ra các bình luận châm biếm, quan điểm gây tranh cãi, biểu cảm không đồng tình,… ngay tại bàn phỏng vấn.
Một số ví dụ về câu hỏi gây áp lực là:
– Vì sao bạn nghỉ việc ở vị trí cũ?
– Bạn không có nhiều kinh nghiệm, tại sao chúng tôi nên tuyển bạn?
– Bạn có nghĩ rằng xu hướng quá tỉ mỉ ở bạn có thể gây ảnh hưởng tới tiến độ công việc?
Một lưu ý khi áp dụng kỹ thuật phỏng vấn này là nếu người phỏng vấn không đủ chuyên nghiệp thì có thể khiến ứng viên mất cảm tình và làm ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp.
- Phỏng vấn “mẹo” (puzzle interview)
Đây là những câu hỏi không có câu trả lời đúng, đôi khi là những tình huống oái ăm mà nhà tuyển dụng cố tình tạo ra trong buổi phỏng vấn. Chúng dùng để thử thách trí thông minh, khả năng sáng tạo, khả năng giải quyết tình huống và khả năng ứng phó của ứng viên.
Ví dụ: “Nếu đi cắm trại với bạn bè, anh sẽ dựng lều ở đâu?” là câu hỏi mẹo được dùng để phỏng vấn vị trí chuyên viên phân tích tài chính cấp cao tại Expedia.
Mời ngồi lên một chiếc ghế bị tháo rời – tình huống oái oăm trong phỏng vấn mẹo
Đây có thể là những câu hỏi “kỳ quặc” cho những người “kỳ quặc”, nhưng ở nhiều tổ chức / doanh nghiệp, phỏng vấn mẹo được dành cho những vị trí có yêu cầu đặc biệt và phúc lợi rất đặc biệt.
2. Phân chia dựa theo hình thức phỏng vấn
- Phỏng vấn trực tiếp
Đây là hình thức phỏng vấn truyền thống và cũng là hình thức phổ biến nhất trong tuyển dụng. Một cuộc gặp mặt trực tiếp sẽ giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn chân thực nhất về tính cách và khả năng giao tiếp của ứng viên.
Bạn sẽ theo dõi được các yếu tố ngôn ngữ cơ thể, ánh mắt, thái độ của ứng viên – những thứ đôi khi bộc lộ nhiều hơn về con người ứng viên so với ngôn ngữ nói. Hay thậm chí, bạn sẽ dễ dàng có được những ấn tượng về ứng viên thông qua phương pháp nhân tướng học.
- Phỏng vấn qua điện thoại
Trong vòng screening CV đầu tiên, nếu bạn có quá nhiều ứng viên thì phỏng vấn qua điện thoại sẽ là một giải pháp tiết kiệm tuyệt vời về cả thời gian, chi phí và thủ tục chuẩn bị. Tuy nhiên bạn sẽ khó kiểm soát không khí của cuộc trò chuyện qua điện thoại, không nắm được có người hoặc công cụ nào khác đang hỗ trợ cho ứng viên hay không, và dĩ nhiên không thể quan sát được yếu tố ngoại hình.
- Phỏng vấn qua mạng Internet
Sự ra đời của Internet đã thay đổi toàn bộ cách mà chúng ta giao tiếp. Ngày nay bạn có thể phỏng vấn ứng viên qua Skype, Google Hangouts, hoặc các nền tảng chuyên nghiệp dành cho phỏng vấn video. Đặc biệt trong vòng screening, nhiều tổ chức / doanh nghiệp ưa thích sử dụng hình thức video recording – yêu cầu ứng viên ghi lại video phỏng vấn và bộ phận HR có thể xem lại các video này nhiều lần để tiện cho việc đánh giá.
- Phỏng vấn trên hệ thống phần mềm tuyển dụng
Một số phần mềm hỗ trợ tuyển dụng như Base E-hiring tích hợp sẵn tính năng phỏng vấn qua video call ngay trên hệ thống. Nhờ vậy, ứng viên chỉ cần mở đường link mà bộ phận HR gửi tới để bắt đầu phỏng vấn mà không cần cài đặt phần mềm hay tạo tài khoản. Hệ thống cũng cho phép ghi âm cuộc trò chuyện và lưu vào hồ sơ như một phần của dữ liệu ứng viên để làm tài liệu đánh giá.
Cách thức này vừa chuyên nghiệp vừa tiện lợi ở chỗ nhà tuyển dụng có thể tạo sẵn bộ câu hỏi phỏng vấn trên hệ thống và hỏi ứng viên theo đúng trình tự đó, song song với ghi chú và đánh giá bằng thẻ điểm (scorecard) ngay trong quá trình video call.
3. Phân chia dựa theo số lượng phỏng vấn
- Phỏng vấn nhóm
Hình thức phỏng vấn nhóm thường được áp dụng cho các vị trí yêu cầu kỹ năng giao tiếp hoặc năng lực lãnh đạo. Các ứng viên sẽ thảo luận về một chủ đề trong một khoảng thời gian nhất định, và người phỏng vấn sẽ quan sát và đánh giá chất lượng cũng như số lượng thảo luận của từng ứng viên. Liệu ứng viên có cướp lời người khác trong cuộc thảo luận hay không, liệu anh ta có phải là người có khả năng thuyết phục người khác, anh ta có cởi mở với những ý tưởng khác với quan điểm của mình?,… tất cả đều sẽ được thể hiện qua phỏng vấn nhóm.
- Phỏng vấn cá nhân
Phỏng vấn cá nhân là hình thức phỏng vấn thường gặp nhất trong tuyển dụng. Sẽ có một cuộc đối thoại một – một giữa ứng viên và đại diện doanh nghiệp (một cá nhân đại diện hoặc một ban đại diện 3-5 người). Hình thức này giúp nhà tuyển dụng tập trung được sự chú ý vào duy nhất 1 đối tượng để đánh giá năng lực ứng viên chính xác nhất.
4. Phân chia dựa theo cấu trúc phỏng vấn
Các cuộc phỏng vấn có thể phát triển theo hai xu hướng:
- Phỏng vấn có mẫu cố định
Một là phỏng vấn có mẫu cố định – người phỏng vấn chỉ hỏi đúng những câu đã được xây dựng sẵn. Bộ câu hỏi và thứ tự hỏi được áp dụng tiêu chuẩn cho toàn bộ các ứng viên. Các câu hỏi sẽ tập trung vào các kỹ năng, khả năng mà doanh nghiệp đang tìm kiếm. Sẽ có một bộ từ điển năng lực được chuẩn hoá và thống nhất để đánh giá đồng bộ các ứng viên.
Ưu điểm của các cuộc phỏng vấn có mẫu sẵn là sự công bằng – cùng một câu hỏi, cùng một hệ thống đánh giá, sự hơn thua giữa các ứng viên sẽ bộc lộ ngay lập tức. Hệ thống câu hỏi tập trung vào các kỹ năng cụ thể cũng sẽ giúp bạn đánh giá tiềm năng của ứng viên một cách tốt hơn.
- Phỏng vấn tự do
Trái ngược với phỏng vấn được dựng sẵn theo bộ câu hỏi cố định là hình thức phỏng vấn tự do. Nhà tuyển dụng có thể đã chuẩn bị sẵn một bộ câu hỏi đa dạng, sau đó dựa vào câu trả lời của ứng viên để lựa chọn ra câu hỏi tiếp theo.
Ưu điểm của hình thức phỏng vấn này là giúp nhà tuyển dụng dễ dàng đào sâu và tìm hiểu tính cách của ứng viên. Nhịp điệu phỏng vấn cũng mượt mà, tự nhiên và thoải mái hơn. Tuy nhiên, vì mỗi ứng viên được hỏi những câu hỏi khác nhau nên kết quả đánh giá của bạn có thể không công bằng giữa các ứng viên.
Kết luận
Nhìn chung, mỗi phương pháp phỏng vấn có ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với tính chất và yêu cầu khác nhau của từng vị trí tuyển dụng. Nhà tuyển dụng cần có hiểu biết và kinh nghiệm sử dụng linh hoạt các phương pháp này để tạo ra hiệu quả tốt nhất cho tuyển dụng.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Tham khảo ngay “Toàn tập từ điển năng lực cho doanh nghiệp” bao gồm định nghĩa, biểu hiện hành vi và bộ câu hỏi phỏng vấn cho 30+ kỹ năng, hiểu biết và thái độ cần có trong doanh nghiệp tại đây.
