Hàng trăm nghìn doanh nghiệp hiện tại đang đối mặt với một cuộc chiến mà tính chất đã khác hẳn so với bối cảnh kinh tế trước đây: Làm thế nào để tồn tại trong một nền kinh tế toàn cầu khủng hoảng và đình trệ?
Diến biến phức tạp của dịch COVID-19 đang gây áp lực lên toàn bộ nền kinh tế, ảnh hưởng tiêu cực đến nhiều lĩnh vực, ngành nghề. Để doanh nghiệp có thể sống sót qua khủng hoảng, nhiều biện pháp ứng phó đã được người đứng đầu các doanh nghiệp đưa ra như thay đổi chiến lược kinh doanh, cắt giảm bớt các chi phí, lương thưởng,.. và một trong số đó là tối ưu chi phí nhân sự.
Vấn đề đặt ra ở đây là: Làm thế nào để ra các quyết định tối ưu một cách chính xác?
Câu trả lời chính là Quản lý hiệu suất nhân viên. Một quy trình quản lý hiệu suất sẽ giúp bạn tối ưu chi phí nhân sự bằng cách hỗ trợ thúc đẩy năng suất nhân viên một cách hiệu quả nhất và đồng thời đưa ra các quyết định thông minh trong việc cắt giảm nhân sự.
1. Định nghĩa
Khi nhắc đến quản lý hiệu suất, nhiều người nghĩ ngay đến việc đánh giá hiệu suất nhân viên hàng năm. Nhưng việc đánh giá hiệu suất chỉ là một thành phần của quản lý hiệu suất. Một trong những định nghĩa tốt nhất về quản lý hiệu suất được đưa ra bởi Michael Armstrong trong Cẩm nang Quản lý hiệu suất:
“Quản lý hiệu suất là quá trình cải thiện hiệu suất liên tục bằng cách thiết lập mục tiêu cá nhân và nhóm (gắn liền với các mục tiêu chiến lược của tổ chức); lập kế hoạch thực hiện để đạt được các mục tiêu; rà soát, đánh giá tiến độ và phát triển kiến thức, kỹ năng và trình độ của nhân viên”
2. Mục tiêu
Khung quản lý hiệu suất được thiết kế với mục tiêu đánh giá hiệu suất nhân viên, xây dựng văn hóa hiệu suất cao cho cả cá nhân và nhóm để cùng chịu trách nhiệm cải tiến quy trình kinh doanh một cách liên tục, đồng thời nâng cao năng lực bằng cách nâng cao kỹ năng của chính họ:
- Giúp nhân viên xác định kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả vì điều này sẽ hướng sự tập trung của họ vào việc thực hiện đúng nhiệm vụ theo đúng cách.
- Thúc đẩy một hệ thống giao tiếp hai chiều giữa quản lý và nhân viên để làm rõ những kỳ vọng về vai trò và trách nhiệm, truyền đạt các mục tiêu chức năng và tổ chức, cung cấp phản hồi thường xuyên và minh bạch để cải thiện hiệu suất của nhân viên và huấn luyện liên tục.
- Xác định các rào cản để đạt mục tiêu và giải quyết các rào cản đó thông qua các hoạt động giám sát, huấn luyện và phát triển liên tục.
- Tạo cơ sở cho một số quyết định hoạch định chiến lược, kế hoạch kế nhiệm, lương thưởng và cắt giảm nhân sự dựa trên hiệu suất.
3. Quản lý hiệu suất đối với tối ưu chi phí nhân sự doanh nghiệp
3.1. Tối ưu năng suất nhân viên
Theo Harvard Business Review, quản lý hiệu suất kém có tác động lớn tới hiệu quả kinh doanh:
– 48% doanh thu giảm/ đầu người
– 67% nhân viên có hiệu suất tốt thôi việc
– 37% lãng phí trong thực thi do thiếu liên kết các mục tiêu
- Giúp nhà quản lý nhìn ra được điểm yếu của nhân viên và hỗ trợ cải thiện
Hiện nay, có rất nhiều công cụ, phương pháp để đánh giá chính xác khả năng thực hiện công việc của nhân viên trong doanh nghiệp như: phần mềm quản lý, sơ đồ, biểu đồ, hệ thống phân tích chức năng, hệ thống KPI,… Một khi nhà quản lý nắm bắt được tình hình thực hiện công việc có thể dễ dàng phát hiện điều tắt nghẽn hay sai phạm, từ đó hỗ trợ cải thiện và thúc đẩy nhân viên làm việc hiểu quả hơn.
- Giúp nhân viên ý thức được khả năng làm việc và phấn đấu tốt hơn
Nếu một doanh nghiệp không có hệ thống đánh giá năng lực thực hiện công việc thì bản thân nhân viên cũng sẽ gặp phải rất nhiều bất lợi như: họ sẽ không thể nhận ra được sự tiến bộ hay sai sót, lỗi của mình trong quá trình thực hiện công việc; họ sẽ không có được cơ hội được đánh giá xem bản thân mình đã làm việc tốt chưa, xứng đáng với mức lương được hưởng hay không.
3.2. Giảm chi phí tuyển dụng bằng việc giữ chân nhân viên:
Nhân viên gắn bó ở lại lâu hơn, tích cực tham gia vào công việc và tạo ra kết quả tốt hơn . Cải thiện mức độ gắn kết của nhân viên là chìa khóa để tăng năng suất và tối đa hóa ROI . Quản lý hiệu suất được thực hiện tốt, là một công cụ quan trọng để có nhân viên tham gia.
- Tạo động lực làm việc khi khuyến khích khen thưởng và công nhận nhân viên
Quản trị hiệu suất cho phép các nhà quản lý nhìn thấy khi nhân viên vượt qua khó khăn. Nó giúp họ theo dõi tiến trình hướng đến các mục tiêu, phát triển cá nhân và đưa ra quyết định sáng suốt. Hệ thống khen thưởng có ý nghĩa vô cùng quan trọng, mang lại cảm giác được trân trọng ở cho nhân viên.
- Quản lý hiệu suất giúp tăng cường sự gắn kết của nhân viên
Quản lý hiệu suất tạo ra một cuộc đối thoại đang diễn ra và một bầu không khí tin tưởng, hỗ trợ và khuyến khích. Nó cũng giúp phát triển mối quan hệ giữa nhân viên và công ty. Nếu một nhân viên nhận thức được rằng người quản lý của họ và doanh nghiệp quan tâm đến những gì họ đang làm và tận tâm giúp họ làm tốt hơn và phát triển sự nghiệp – họ có nhiều khả năng ở lại với công ty hơn.
3.3. Giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định nhân sự đúng đắn
Quy trình quản lý hiệu suất sẽ giúp nhà quản lý có một cái nhìn tổng quát và toàn diện nhất về năng lực của một nhân viên. Khi doanh nghiệp có kế hoạch cắt giảm nhân sự, dựa vào những báo cáo dữ liệu chính xác về nhân viên trong quá trình làm việc, nhà quản lý có thể đánh giá và so sánh được năng lực của từng người, từ đó đưa ra những lựa chọn chính xác, không cảm tính.
4. Một quy trình quản lý hiệu suất điển hình là gì?
Quản lý hiệu suất hiệu quả là một quá trình giao tiếp liên tục giữa các nhà quản lý và nhân viên trong suốt cả năm. Quá trình này lặp lại theo nhiều chu kỳ và diễn ra liên tục cho đến khi nhân viên kết thúc làm việc tại doanh nghiệp.
Thông thường một quy trình diễn ra trong vòng 6 tháng hoặc 1 năm. Nhưng vì nhận ra được những giá trị của quy trình quản lý liên tục nên nhiều doanh nghiệp rút ngắn chu kỳ đánh giá hơn rất nhiều để việc đánh giá diễn ra liên tục và thường xuyên hơn. Việc giám sát, phản hồi, cộng tác để hướng tới mục tiêu chung cũng diễn ra thường xuyên và liên tục (hàng ngày, hàng tuần).
Một quy trình quản lý hiệu suất bao gồm 4 bước: Lập kế hoạch, Đào tạo, Đánh giá, Khen thưởng. Dù nhiều nhà quản lý hay coi trọng giai đoạn Đánh giá nhưng đối với quản lý hiệu suất, giai đoạn nào cũng quan trọng như nhau và trở thành xương sống của toàn bộ quy trình:
4.1. Giai đoạn 1: Lập kế hoạch
#1. Xác định
Phòng nhân sự và nhà quản lý cần xác định các khía cạnh của công việc, bao gồm mô tả công việc, mục tiêu dài hạn và ngắn hạn, xác định các mục tiêu chính và phát triển một thước đo rõ ràng về cách các mục tiêu đó sẽ được đo lường và đánh giá.
Điều kiện cho một mục tiêu tốt:
- Một mục tiêu tốt phải rõ ràng, được thực hiện ở định dạng SMART (cụ thể, có thể đo lường, có khả năng đạt được, thực tế, có giới hạn thời gian) và các tiêu chuẩn hiệu suất rõ ràng nên được đặt.
- Phù hợp với các giá trị của tổ chức.
- Phải hoàn thành tiêu chí đo lường theo thuật ngữ định lượng.
- Nên thử thách để khuyến khích hiệu suất tốt hơn và đạt được các tiêu chuẩn cao.
- Có thể đạt được và phải nằm trong phạm vi của khả năng của một cá nhân.
- Được sự đồng ý của người quản lý và nhân viên liên quan.
- Phải có thời gian ràng buộc và nhấn mạnh vào kết quả dựa trên nhóm.
Đo lường các mục tiêu:
- Các mục tiêu có thể được gắn chỉ số đo lường bằng cách thiết lập KPI và được đo đạc từng chu kỳ. Việc áp dụng KPI giúp tổ chức đo lường chính xác được hiệu suất làm việc của từng cá nhân, bộ phận, qua đó nhân viên có được thu nhập liên quan, đây là cách thức khuyến khích, tạo động lực và giữ chân nhân tài.
- Thay cho KPI, một số doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp như công nghệ áp dụng OKR (Objectives and Key Results) trong thiết lập mục tiêu.
- Thiết lập bộ từ điển năng lực, định nghĩa chi tiết từng mức đánh giá cùng hệ số cho từng chỉ số gắn tới từng vị trí công tác trong doanh nghiệp giúp doanh nghiệp chọn, đào tạo đúng người, đánh giá đúng năng lực nhân viên cho từng vị trí công tác.
#2. Phản hồi
Khi quản lý đã hoàn thành việc xác định các kế hoạch và mục tiêu, nhân viên nên có cơ hội tham gia góp ý. Bởi vì họ là những người trực tiếp thực hiện công việc và có một cái nhìn sâu sắc, tổng quan về những kỹ năng, năng lực và mục tiêu tốt nhất để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
#3. Phê duyệt
Lãnh đạo, quản lý và nhân viên đều thống nhất toàn bộ công việc, mục tiêu và những kế hoạch để thực hiện mục tiêu. Bằng cách thực hiện bước này của quá trình quản lý hiệu suất, nhà quản lý sẽ tạo tiền đề cho toàn bộ quá trình hợp tác, đồng thời nhân viên cảm thấy rằng họ được tôn trọng và tham gia vào việc thiết lập mục tiêu của tổ chức.
4.2. Giai đoạn 2: Giám sát và can thiệp cải thiện hiệu suất
#1. Tổ chức các cuộc họp một cách kịp thời, thường xuyên
Khi các thông số của công việc và mục tiêu cho tương lai đã được đặt ra, bước tiếp theo của quy trình quản lý hiệu suất bắt đầu. Quá trình đào tạo là vô cùng quan trọng và phải được thực hiện một cách thường xuyên.
#2. Đào tạo, huấn luyện và kế hoạch cải thiện hiệu suất
Các cuộc họp này nên tập trung vào giải pháp cải thiện hiệu suất thay vì việc trừng phạt nếu hiệu suất nhân viên thấp. Việc giải trình về những khó khăn trở nên tiêu cực khi được đưa ra sẽ khiến nhân viên không còn trung thực với việc đó, thay vào đó là nói dối những vấn đề mà họ đang gặp phải.
Một kế hoạch gồm mục tiêu mới được thiết lập cho nhân viên và thời hạn mới được đưa ra để hoàn thành các mục tiêu đó. Nhân viên sẽ được thông báo rõ ràng về các mục mà bản thân dự kiến cần cải thiện.
#3. Xem lại mục tiêu nếu cần thiết
Khi quá trình quản lý hiệu suất tiếp tục, nhà quản lý nên xem xét có cần điều chỉnh lại các mục tiêu cũng như chú ý đến các cơ hội phát triển nghề nghiệp cho nhân viên của họ.
Bước này bao gồm quan sát hiệu suất tổng thể của nhân viên, quá trình hoạt động tốt như thế nào và cũng bao gồm việc công nhận và khen thưởng – đây là một phần cực kỳ quan trọng của quy trình chung.
4.3. Giai đoạn 3: Đánh giá nhân viên
Theo đó, hàng kỳ tùy từng doanh nghiệp, người lãnh đạo, quản lý và nhân viên đều phải ngồi lại với nhau để xem xét kết quả thực hiện của nhân viên cũng như đưa ra những góp ý kịp thời cho nhân viên thực hiện các cam kết đặt ra.
#1. Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên
Cuối chu kỳ quản lý hiệu suất thường kỳ cần có bước đánh giá hiệu suất nhân viên. Thông thường, chúng được tổ chức mỗi năm từ 1-2 lần, để xem nhân viên hiệu quả công việc trong khoảng thời gian đó. Tuy nhiên việc thực hiện hàng tháng là để giúp nhân viên giải quyết vấn đề, điều chỉnh mục tiêu và các nhiệm vụ khác trong tương lai. Đánh giá hiệu suất này là bước duy nhất nhìn lại để quá trình vừa qua của tổ chức.
#2. Xem xét quy trình quản lý hiệu suất
Ở giai đoạn này, điều quan trọng là cả quản lý và nhân viên phải nhìn lại được thời kỳ vừa qua quy trình quản lý hiệu suất hoạt động tốt như thế nào.
Các câu hỏi có thể đặt ra ở đây là:
- Mục tiêu cá nhân và tổ chức có được hoàn thành không? Nếu không thì tại sao?
- Nhân viên phải đối mặt với những thách thức nào?
- Đào tạo như thế nào sẽ giúp nhân viên thực hiện tốt hơn?
- Phản hồi của quản lý có hỗ trợ được gì không? Nếu không, tại sao?
- Làm thế nào quá trình quản lý được thực hiện tốt hơn?
- Liệu thời gian đã dành cho quá trình này có hiệu quả?
#3. Xem xét việc hoàn thành mục tiêu tổng thể
Tất nhiên, một trong những câu hỏi chính cần trả lời là: Nhân viên có đạt được mục tiêu của họ không? Nhân viên hoàn thành các nhiệm vụ được giao cho họ trong suốt cả năm ở mức độ nào?
Điều quan trọng là phải xem xét cả các mục tiêu nhỏ và lớn vì nhà quản lý sẽ phát hiện được những vấn đề cần được cải thiện trong doanh nghiệp để đạt được mục tiêu tổng thể.
#4. Đưa ra phản hồi
Một phần quan trọng của đánh giá là đưa ra và nhận lại phản hồi. Quản lý nên đưa ra phản hồi, nhận xét để nhân viên biết các vấn đề mà họ có thể cải thiện hiệu suất trong tương lai. Nhân viên cũng nên được khuyến khích đưa ra phản hồi trung thực về quy trình và làm thế nào để quản lý có thể làm tốt hơn.
4.4. Hành động
#1. Phần thưởng và công nhận
Bước này là phần quan trọng nhất: nhân viên sẽ không có động lực nếu họ có lý do để làm vậy. Phần thưởng cho nhân viên không nhất thiết phải là tiền, sự công nhận nỗ lực có thể thể hiện ở những thứ khác như dự án mới, thông báo trên toàn công ty về kết quả đạt được, thời gian nghỉ ngơi hoặc trao cơ hội thăng cấp.
Ở các tập đoàn lớn, ngoài lương thưởng họ chú trọng nhiều đến quyền sở hữu (ESOP). Lương của CEO tập đoàn máy tính Hewlett-Packard (HP) chỉ là 1 USD, nhưng hàng năm ông có thể nhận được hàng chục triệu USD từ các khoản thưởng và quyền sở hữu cổ phiếu.
#2. Đưa ra những quyết định nhân sự
Suy cho cùng thì không nhà lãnh đạo nào lại muốn sa thải nhân viên vì những nguy cơ chảy máu chất xám, khó tuyển dụng lại hay về mặt lương tâm. Nhưng khi không còn phương án nào khác tốt hơn, doanh nghiệp cần dựa vào những dữ liệu có sẵn, so sánh và dứt khoát lựa chọn ra những nhân viên xuất sắc nhất để giữ lại.
#3. Thiết lập kế hoạch cho chu kỳ quản lý hiệu suất tới
Sự kết thúc của mỗi quá trình quản lý hiệu suất mang lại cho ban lãnh đạo và nhân viên cơ hội để đưa ra phản hồi về toàn bộ quá trình, rút kinh nghiệm cho giai đoạn lập kế hoạch cho chu kỳ tới.
5. Đặc trưng của một hệ thống quản lý hiệu suất hiệu quả?
- Tầm nhìn tổ chức, sứ mệnh và mục tiêu cần xác định rõ ràng và phải được hiểu rõ bởi tất cả các cấp nhân sự để hướng đến việc thực hiện mục tiêu của tổ chức.
- Giao tiếp cởi mở và minh bạch sẽ thúc đẩy sự tham gia của nhân viên và mang lại hiệu quả cao. Các cuộc trò chuyện là một điều kiện cần thiết cho một quy trình quản lý hiệu suất vì nó làm rõ các kỳ vọng, cho phép các bên hiểu được các hành vi mong muốn hoặc kết quả mong đợi.
- Xác định rõ các thông số hiệu suất chính và định nghĩa của các chỉ số hiệu suất chính.
- Tính nhất quán và công bằng khi áp dụng.
- Phần thưởng và sự công nhận nên được xây dựng trong khuôn khổ khung quản lý hiệu suất.
- Lộ trình đào tạo phù hợp cần được xây dựng cho các nhân viên dựa trên việc xác định nhu cầu đào tạo từ đánh giá định kỳ và đánh giá hiệu suất. Điều này sẽ thúc đẩy các nhân viên cho một hiệu suất vượt trội.
6. Làm thế nào để sử dụng quy trình quản lý hiệu suất tốt nhất trong việc cải thiện năng suất kinh doanh?
Câu trả lời là: Công nghệ!
Phần mềm quản lý công việc sẽ cho phép các doanh nghiệp theo dõi và cải thiện hiệu suất của nhân viên ở cả cấp độ cá nhân và nhóm. Một phần mềm quản lý phù hợp cũng sẽ gia tăng sự tham gia của nhân viên bằng cách cho họ quyền thiết lập các mục tiêu và phát triển cá nhân cùng phản hồi thường xuyên và tức thời – điều này giúp doanh nghiệp đạt năng suất và lợi nhuận cao hơn theo một nghiên cứu.
#1. Dễ dàng thiết lập mục tiêu để quản lý hiệu suất
Thiết lập mục tiêu là nền tảng của đánh giá hiệu suất. Trong trường hợp không có mục tiêu rõ ràng, các nhà quản lý và nhân sự sẽ không có thông số nào để đánh giá và quản lý hiệu suất của nhân viên (và, bằng cách mở rộng, bộ phận).
Chức năng này giúp người dùng (nhân viên, người quản lý hoặc nhân sự) dễ dàng thêm mục tiêu, các đầu công việc, đống thời theo dõi tiến trình của họ và nhận thông tin cập nhật về trạng thái mục tiêu. Người dùng có thể tạo mục tiêu mới bằng cách chọn tùy chọn để thêm mục tiêu, nhập tên mục tiêu và mô tả ngắn và thêm deadline bắt buộc.
Ảnh: Phần mềm Base Wework
Chức năng giúp ích như thế nào?
Khả năng giám sát và ghi lại hiệu suất thúc đẩy nhân viên làm việc chăm chỉ hơn để đạt được mục tiêu đã đề ra.
#2. Báo cáo và phân tích dữ liệu
Báo cáo và phân tích dữ liệu đóng vai trò chính trong quản lý hiệu suất vì chúng giúp tóm tắt và tạo ý nghĩa cho các dữ liệu hiệu suất được thu thập.
Tính năng này giúp tạo các báo cáo để theo dõi tiến trình mục tiêu cho nhân viên hoặc bộ phận. Các báo cáo có thể ở dạng bảng hoặc kanban, từ đó phân tích được hiệu suất và năng lực của ứng viên.
Chức năng này giúp ích như thế nào?
Vì việc theo dõi các mục tiêu có thể trở nên khó khăn và tốn thời gian, đặc biệt là đối với các nhóm lớn, tính năng này giúp người quản lý có được cái nhìn nhanh về mục tiêu. Điều này cho phép ban lãnh đạo luôn cảnh giác và có những hành động khắc phục để hướng dẫn những nhân viên làm việc kém hiệu quả hoặc nhân viên đi lạc khỏi mục tiêu của họ.
#3. Tự đánh giá
Như cái tên của nó, tự đánh giá cho phép nhân viên đánh giá hiệu suất của chính họ trên các thông số nhất định. Phần mềm cho phép nhân viên đánh giá và xem xét bản thân cho các dự án mà họ đã làm và thực hiện trong thời gian nhất định. Nhân viên có thể làm nổi bật quan điểm của họ về hiệu suất bằng cách tự đánh giá các tham số như mục tiêu đã hoàn thành và đóng góp vượt ra ngoài phạm vi trách nhiệm chính của họ.
Chức năng này giúp ích như thế nào?
Khả năng xem xét hiệu suất của chính họ giúp nhân viên cân nhắc thành tích của họ so với mục tiêu đã đặt ra và các chỉ số hiệu suất chính (KPI), giúp họ duy trì động lực và tập trung. Tự đánh giá cũng giúp nhân viên đưa ra quan điểm về thành tích và mục tiêu, cho phép họ phân tích những thiếu sót và cải thiện chúng.
#4. Phản hồi theo thời gian thực
Một phần mềm quản lý cho phép phản hồi được đưa ra lập tức, ngay khi một sự kiện xảy ra – đây là yếu tố quan trọng của quản lý hiệu suất liên tục. Phản hồi có thể được đưa ra bởi các nhà quản lý hoặc đồng nghiệp. Một hệ thống tốt sẽ đảm bảo rằng phản hồi được cấu trúc để đảm bảo mang tính tích cực và xây dựng.
Chức năng này giúp ích như thế nào?
Phản hồi thời gian thực giúp đạt được đánh giá khách quan về hiệu suất của nhân viên bằng cách nắm bắt phản hồi của những người làm việc cũng (chẳng hạn như đồng nghiệp, người quản lý).
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Nếu muốn tìm hiểu phần mềm của chúng tôi có thể giúp doanh nghiệp của bạn như thế nào, đăng ký để được tư vấn và sử dụng demo miễn phí ngay TẠI ĐÂY .
