Nhiều nhà tuyển dụng ngày nay phàn nàn rằng họ tuyển được rất nhiều ứng viên với năng lực khá, giỏi, tỏ ra phù hợp với văn hóa công ty nhưng khi lăn xả vào thực tế, ứng viên lại có phần thể hiện không như mong đợi. Điều này ảnh hưởng đến doanh nghiệp khi mà tỉ lệ quay vòng (turnover rate) cao, doanh nghiệp mất nhiều thời gian, nguồn lực và chi phí để đào tạo người mới từ đầu.
1. Thực trạng năng lực ứng viên bộc lộ khi đi làm
Phỏng vấn suôn sẻ tích cực với thái độ tốt, tỏ ra cầu tiến, khiêm nhường, chuyên môn thể hiện trong CV không tệ – đó dường như là những biểu hiện tích cực khiến cho bạn hài lòng về ứng viên và hy vọng họ sẽ sớm cống hiến cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực trạng trả về đáng báo động, cho thấy rằng ứng viên của bạn thể hiện chưa tích cực như họ đã cam kết trong những vòng trước của quy trình tuyển dụng.
Nếu bắt gặp những biểu hiện dưới đây, ứng viên của bạn đang khiến bạn thất vọng với phần thể hiện của họ:
Những biểu hiện trên là những “dấu hiệu ngầm” cho thấy sự chán nản của ứng viên. Họ có thể gặp trở ngại này hay trở ngại khác trong công việc, tuy nhiên ngại đề đạt, ngại thể hiện ý kiến. Bất kể nguyên nhân là gì, việc nhà tuyển dụng nhận dạng được những dấu hiệu này và nhanh chóng xử lý mới là điều quan trọng.
2. “Tại sao ứng viên của tôi lại thể hiện không tốt như đã kỳ vọng?”
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến sự thiếu thống nhất năng lực ứng viên. Khách quan mà nói, đánh giá về tình trạng này xuất phát từ 2 phía: từ phía ứng viên và phía nhà tuyển dụng.
Về phía ứng viên, phải nói rằng, để vượt qua vòng lọc hồ sơ (CV screening) và vòng phỏng vấn, họ đã cố gắng nỗ lực có sự chuẩn bị kỹ càng. Tuy nhiên, đôi khi sự chuẩn bị kỹ càng này lại không phản ánh chính xác năng lực, mức độ hòa nhập văn hóa, khả năng cam kết của bản thân họ, dẫn đến sự hiểu lầm giữa họ và doanh nghiệp.
(1) Nguyên nhân từ phía ứng viên có thể kể đến:
- Ứng viên phóng đại hồ sơ của họ: Có nhiều hình thức phóng đại hồ sơ: phóng đại chức danh, vị trí công việc, kinh nghiệm làm việc, vai trò trong dự án,… Ngoài ra, thời gian làm việc cũng là yếu tố có nhiều khả năng bị cắt xén hoặc kéo dài.
- Ứng viên chưa trung thực trong các bài kiểm tra (test) năng lực: Có nhiều mẹo hoàn thành bài kiểm tra mà không phải hiểu biết quá nhiều về chuyên môn hoặc kĩ năng đó. Ứng viên có thể đã học những mẹo này.
- Ứng viên chưa trung thực trong trả lời phỏng vấn: Những câu trả lời khéo léo nhưng không thật lòng từ ứng viên rất có thể “qua mặt” được nhà tuyển dụng, dẫn đến kết quả đánh giá sai lệch.
(2) Mặt khác, nhìn về phía nhà tuyển dụng, có những câu hỏi đặt ra mà chúng ta cần nhìn nhận: Liệu quy trình đánh giá tuyển dụng của doanh nghiệp bạn đã đủ minh bạch, khách quan hay chưa?
Chìa khóa cho nhà tuyển dụng khi gặp vấn đề này, chính là xem xét lại quy trình đánh giá năng lực ứng viên.
Một số biểu hiện cho thấy doanh nghiệp bạn đang mắc sai lầm trong quy trình đánh giá ứng viên của mình:
– Chưa có phương pháp đánh giá, mẫu đánh giá cụ thể
Doanh nghiệp chưa có các phương pháp đánh giá, bộ câu hỏi đánh giá toàn diện ứng viên hay phương án đánh giá còn chung chung, chưa rõ ràng. Mỗi lần phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể nhận được mỗi kết quả khác nhau, dẫn đến không đồng bộ trong đánh giá.
– Người tuyển dụng còn cảm tính, chưa khách quan trong đánh giá ứng viên
Nguyên nhân chủ yếu dẫn tới sai lầm này là do tư duy của người làm tuyển dụng vẫn còn bị ảnh hưởng bởi các “lỗi định kiến tâm lý” thường gặp như:
Đánh giá bằng “ấn tượng đầu tiên” (anchor effect): là khuynh hướng đánh giá sự việc thông qua những nhận thức sớm và đánh giá giản đơn. Đây là một lỗi nhà tuyển dụng dễ dàng mắc phải vì chủ quan tin tưởng vào kinh nghiệm lâu năm trong tuyển chọn người của mình. Ấn tượng đầu tiên đưa đến niềm tin, đánh giá và những quyết định của họ về sau. Bản thân ứng viên có thể có phần thể hiện chưa tốt ngay ấn tượng đầu và rơi vào trường hợp ngược lại, ấn tượng ban đầu hào nhoáng tốt đẹp chưa chắc khẳng định sự xuất sắc của họ có thể đảm bảo lâu dài.
Đánh giá theo khuôn mẫu (stereotyping): khuynh hướng nhận thức theo mặc định khuôn mẫu nào đó, quy chụp một nhóm đối tượng cụ thể. Nếu ứng viên có những dấu hiệu lệch ra khỏi khuôn mẫu này, khả năng họ bị đánh giá không đúng năng lực là rất cao. Ngược lại, bám vào vấn đề đang đặt ra, ứng viên có thể sẽ bị đánh giá quá cao so với năng lực của họ nếu họ tuân theo khuôn mẫu nào đó trong tiềm thức của nhà tuyển dụng, dẫn đến sự không khách quan trong các quyết định tuyển dụng.
Hiệu ứng tương phản (contrast effect) hay còn gọi là tác động tham chiếu: là hiệu ứng xảy ra khi nhà tuyển dụng “ngầm” so sánh ứng viên của họ với một nhân viên trong công ty do một lý do gần gũi nào đó dù cho nội dung và tính chất công việc của họ không liên quan gì nhau.
Ảnh hưởng gần đây (recency effect): Sử dụng những gì gần nhất thấy được từ ứng viên để đánh giá họ toàn diện. Đây là khuynh hướng đánh giá thiếu khách quan, bởi phụ thuộc vào rất nhiều khoảng thời gian, con người có thể có “lúc nọ lúc kia”, không nên tập trung vào một giai đoạn mà bỏ lỡ cả quá trình phấn đấu của họ.
Những hiệu ứng tâm lý này được bắt gặp khá phổ biến ở người làm tuyển dụng, vì nói chung, bản chất con người làm việc với con người luôn tồn tại những cảm tính và không lạ lùng khi con người bị cảm tính chi phối.
– Thiếu các quy chuẩn thống nhất về khung đánh giá ứng viên và phương án cho điểm
Không xây dựng một bộ khung và lượng hóa đánh giá cho các yếu tố này, mỗi ứng viên sẽ được đánh giá một kiểu và kết quả không còn công bằng, khách quan nữa.
– Quản lý dữ liệu ứng viên chưa khoa học
Việc quản lý dữ liệu ứng viên ở mỗi một giai đoạn khác nhau của tuyển dụng (giai đoạn hồ sơ, giai đoạn test năng lực, giai đoạn phỏng vấn,…) trên những công cụ khác nhau (Email, Drive platform,…) khiến dữ liệu về phần thể hiện của ứng viên bị phân mảnh, tồn đọng ở nhiều công cụ, rải rác trong cả quy trình, chưa được tập hợp gây khó khăn cho đánh giá.
– Có sự đánh giá không thống nhất giữa các thành viên trong hội đồng tuyển dụng
Với một hội đồng tuyển dụng gồm từ 3 – 5 người thậm chí hơn (với quy trình tuyển dụng nhiều vòng), việc đưa ra những nhận xét trái chiều là không tránh khỏi. Câu hỏi ở đây là: điểm số đánh giá ứng viên sẽ được chấm như thế nào?
Nếu mắc phải các lỗi này, rất tiếc rằng, quy trình đánh giá của doanh nghiệp bạn vẫn chưa thật sự rõ ràng, minh bạch.
3. Giải pháp đánh giá ứng viên toàn diện
Để có tư duy đánh giá nhân viên toàn diện, doanh nghiệp cần lưu ý hai vấn đề: quy trình đánh giá và phương pháp đánh giá.
Nếu lựa chọn những ứng viên đã được đánh giá một cách minh bạch, toàn diện, rõ ràng, bạn sẽ giảm đi sự sai khác giữa phần thể hiện trong tuyển dụng của họ và năng lực thực sự của họ thể hiện trong công việc khi bắt đầu đi làm. Nhà tuyển dụng cần và nên trang bị cho mình tư duy này để thực sự coi đánh giá ứng viên là một giai đoạn quan trọng trong tuyển dụng.
Kỷ nguyên HR 4.0, đánh giá năng lực không thể đơn thuần là những quyết định mang tính chủ quan và một chiều từ phía nhà lãnh đạo nữa. Tất cả các quy trình sắp xếp, theo dõi và chấm điểm cho năng lực cá nhân đều phải theo sát bộ khung với các tiêu chí rõ ràng, xây dựng trên các mô hình chuẩn quốc tế. Để cải thiện quy trình tuyển dụng đem lại hiệu quả tốt nhất cho đánh giá ứng viên, Base Resources gợi ý bạn một số giải pháp sau đây:
3.1. Thành lập hội đồng tuyển dụng để có nhiều luồng đánh giá khách quan
Hội đồng tuyển dụng sẽ đem lại các luồng ý kiến nhiều chiều, khách quan về ứng viên. Tùy vào từng trường hợp mà bạn nên thành lập hội đồng tuyển dụng để có đánh giá toàn diện nhất về nhân viên đó.
Có một hạn chế của hội đồng tuyển dụng đó là các ý kiến đưa ra có thể không thống nhất. Giải pháp tốt nhất cho việc này đó là tập hợp tất cả các đánh giá của hội đồng tuyển dụng trên một nguồn lưu trữ duy nhất. Được nghiên cứu để phục vụ giải quyết vấn đề này, công nghệ ATS đã ra đời để việc gom dữ liệu tuyển dụng vào một nơi duy nhất trở nên đơn giản.
3.2. Ứng dụng các mô hình đánh giá vào quy trình phỏng vấn – đảm bảo sự công bằng cho tất cả ứng viên
Một số mô hình tiêu biểu bạn có thể tham khảo có thể kể đến mô hình đánh giá năng lực toàn diện ASK, mô hình kiểm tra trí năng lực trí tuệ Howard Gardner, mô hình kiểm tra tính cách MBTI, mô hình kiểm tra ứng xử hành vi DISC,…
Doanh nghiệp nên lựa chọn xây dựng tiêu chí đánh giá cho riêng mình trên một mô hình đánh giá chuẩn quốc tế, áp dụng đồng thời được với cả hai đối tượng nhân sự: ứng viên tuyển dụng và nhân viên trong doanh nghiệp.
3.3. Thống nhất bộ câu hỏi chuẩn chỉnh, sắc bén để phân hóa năng lực ứng viên
Như đã đề cập, việc thiết lập một bộ câu hỏi phỏng vấn chuẩn chỉnh dựa trên khung năng lực của từng vị trí tuyển dụng là vô dùng quan trọng. Bộ câu hỏi chuẩn sẽ đưa đến xác thực công bằng nhất cho năng lực của tất cả các ứng viên. Khi đã có một bộ câu hỏi bao quát được toàn bộ các khía cạnh của ứng viên, nhà tuyển dụng khó lòng mà đánh giá sai năng lực của họ.
3.4. Thiết lập bộ khung đánh giá năng lực với tiêu chuẩn đánh giá điểm chặt chẽ giúp chuẩn hóa quy trình tuyển dụng
Khung năng lực (hay còn gọi là mô hình năng lực – competency model) là bản mô tả tổng hợp các kiến thức, kỹ năng, thái độ mà một nhân sự cần có để hoàn thành tốt công việc. Việc đánh giá trên khung năng lực sẽ giúp cho nhà tuyển dụng hiểu rõ toàn diện về ứng viên, nắm được những năng lực nào có thể đào tạo và năng lực nào cần phải đáp ứng ngay ở hiện tại.
3.5. Bắt tay cùng trợ thủ công nghệ để đánh giá nhân viên toàn diện, minh bạch hơn
Tất cả những nút thắt ở trên có thể được gỡ bỏ nhờ vào chiến lược tinh gọn quy trình đánh giá năng lực ứng viên.
Nhắc đến đây, giải pháp phần mềm công nghệ như Base E-Hiring là một trợ thủ đắc lực cho người làm tuyển dụng. Quan trọng hơn, với Base E-Hiring, kết quả rõ ràng mà người làm tuyển dụng của doanh nghiệp nhìn thấy được là một tư duy đánh giá nhân viên kiểu mới rõ ràng hơn, chính xác hơn so với những cách làm truyền thống từ trước tới giờ.
- Base E-Hiring giúp kiểm soát và lưu trữ dữ liệu đánh giá ứng viên một cách khoa học: Với Base E-hiring, nhà tuyển dụng có thể đặt lịch phỏng vấn, thực hiện phỏng vấn và lưu trữ dữ liệu phỏng vấn ngay trên phần mềm.
Lưu trữ dữ liệu phỏng vấn trực tiếp trên hệ thống Base E-hiring
- Base E-Hiring lưu trữ template bộ câu hỏi phỏng vấn mẫu cho từng vị trí tuyển dụng: Hãy tạo cho doanh nghiệp mình bộ khung câu hỏi mẫu cho phỏng vấn chung và cho từng bộ phận. Do đã được chuẩn hóa, đây sẽ là căn cứ đánh giá ứng viên hết sức khách quan, loại bỏ hoàn toàn sự ngẫu hứng trong việc đặt câu hỏi. Bộ câu hỏi phỏng vấn sẽ được nhập vào phần mềm Base E-hiring một lần duy nhất sẽ tự động hiển thị trên màn hình vào tất cả những lần phỏng vấn tiếp theo.
- Base E-Hiring giúp lượng hóa điểm số năng lực ứng viên: Sau khi đã có bộ câu hỏi phỏng vấn chuẩn chỉnh, phương pháp đánh giá ứng viên minh bạch nhất chính là đánh giá theo thẻ điểm (scorecard) với những tiêu chí đánh giá cố định. Quy trình đánh giá này cũng được tối ưu hoá nhờ có Base E-hiring.
Sau khi xây dựng bộ từ điển năng lực chung cho doanh nghiệp và khung năng lực cho từng vị trí tuyển dụng, người làm tuyển dụng cần cài đặt bảng tiêu chí đánh giá gồm các competency vào hệ thống của Base E-hiring. Những tiêu chí đó sẽ cố định và áp dụng cho mọi ứng viên ứng tuyển vào vị trí đó sau này.
Cài đặt competencies một lần, dùng cho tất cả các ứng viên ứng tuyển vị trí đó
- Base E-hiring giúp tối ưu cộng tác đánh giá giữa các thành viên trong hội đồng tuyển dụng: Base E-hiring chia các tài khoản thành 3 vai trò với các quyền hạn khác nhau trên hệ thống: HR Manager, HR Executive / Recruiter, Hiring Manager / Line Manager.
Trong khung năng lực của từng vị trí, mỗi tiêu chí đánh giá có một trọng số khác nhau. Base E-hiring sẽ tự động tính ra con số trung bình mà từng người trong bộ phận tuyển dụng và thành viên ban phỏng vấn dành cho ứng viên, sau đó tổng hợp kết quả cuối cùng.
Các thành viên trong hội đồng tuyển dụng hoặc rộng hơn là các thành viên trong doanh nghiệp có thể tham gia cộng tác trao đổi, thảo luận với nhau ngay trên hệ thống để đảm bảo cái nhìn đa chiều trong đánh giá ứng viên. Quy trình này được tối ưu hóa bảo mật không để rò rỉ thông tin ứng viên cũng như thông tin trao đổi.
Tổng kết
Đánh giá ứng viên chính là đánh giá con người chưa bao giờ là việc dễ dàng. Cũng không có phương pháp nào cho chúng ta xác suất rủi ro là 0% trong việc chọn người phù hợp cho vị trí tuyển dụng. Tuy nhiên, như đã gợi ý, doanh nghiệp hoàn toàn có thể giảm được tỉ lệ rủi ro này bằng nhiều phương pháp khác nhau, linh hoạt tùy thuộc vào tình hình tuyển dụng thực tế của doanh nghiệp.
Hi vọng rằng với những gợi ý từ Base Resources, bạn sẽ có thêm những ý tưởng để ngày càng hoàn thiện quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp mình.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Nếu bạn quan tâm đến giải pháp để nâng cao hiệu quả tuyển dụng đội ngũ bán hàng, bạn có thể đăng ký ngay tại đây để được tư vấn và nhận hỗ trợ demo Hệ thống quản trị tuyển dụng Base E-hiring.
