Hồ sơ và dữ liệu ứng viên là những tài nguyên quan trọng trong hoạt động tuyển dụng. Những số liệu phân tích được từ thông tin ứng viên sẽ là cơ sở để doanh nghiệp đưa ra các quyết định liên quan đến hiệu quả quy trình tuyển dụng.
Quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên liên quan chặt chẽ đến các quyết định từ sàng lọc hồ sơ đến tuyển chọn ứng viên phỏng vấn. Trong quá trình quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên, nhà tuyển dụng cần là người am hiểu và tận dụng những thông tin thu được một cách thành thạo nhất.
Có đến 90% các CEOs phát biểu rằng Giám đốc nhân sự của họ cần hiểu về quản lí dữ liệu ứng viên và biết áp dụng những kiến thức đó cho chiến lược tuyển dụng (CapGemini).
“Năng lực quản lí và thấu hiểu các dữ liệu ứng viên đã và đang trở thành một trong những nhiệm vụ cốt lõi của một người làm HR”.
Vậy nên nếu bạn là “người làm HR”, đã đến lúc bạn cần phải nắm chắc về hồ sơ và dữ liệu ứng viên cùng cách thức quản lý chúng.
1. Hồ sơ và dữ liệu ứng viên là gì? Thế nào là quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên?
Một cách hình dung hệ thống và đầy đủ nhất về hồ sơ và dữ liệu ứng viên là dựa trên quy trình tuyển dụng. Nhà tuyển dụng khi làm việc với ứng viên sẽ trải qua 3 giai đoạn: Tạo nguồn ứng viên (CV Sourcing), Đánh giá (Assessment) và Ra quyết định (Offer/Decline). Với mỗi giai đoạn này, chúng ta sẽ thu thập được những dữ liệu ứng viên tương ứng, được thể hiện trong bảng sau:
Thông tin được thể hiện trong CV bao gồm trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, các kỹ năng liên quan đến công việc mà ứng viên muốn ứng tuyển,.. được gọi là hồ sơ ứng viên. Việc quản lý thông tin trong hồ sơ ứng viên giúp nhà quản lý có thể nhanh chóng tìm kiếm và đánh giá sơ bộ về trình độ và khả năng làm việc của ứng viên.
Ngoài ra, toàn bộ những thông tin mà nhà tuyển dụng thu thập được trong quá trình làm việc với ứng viên được gọi là dữ liệu ứng viên. Và các hoạt động thu thập, giám sát và sử dụng những dữ liệu ấy một cách chiến lược chính là hoạt động quản lí dữ liệu ứng viên (Candidate Database Management – CDM).
2. Tại sao cần quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên?
Quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên giờ đây đã trở thành một khía cạnh thiết yếu của tuyển dụng và là nền tảng của cuộc cách mạng HR 4.0. Theo một khảo sát do Deloitte thực hiện, 75% các giám đốc nhân sự cho rằng việc phân tích dữ liệu đóng vai trò quan trọng đối với thành công của doanh nghiệp.
Nhìn lại những dữ liệu ứng viên mà một nhà tuyển dụng có thể thu thập được, chúng đều có thể là nguồn nguyên liệu để phục vụ trực tiếp cho hoạt động tuyển dụng:
Với những cách khai thác này, việc quản lí dữ liệu ứng viên có thể giúp ích cho tất cả đối tượng, từ đội ngũ tuyển dụng cho đến doanh nghiệp và thậm chỉ ngay cả với bản thân người Giám đốc nhân sự/Giám đốc tuyển dụng.
* Đối với đội ngũ tuyển dụng
Thứ nhất, việc quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên giúp tăng mức hiệu quả công việc tuyển dụng. Rất nhiều chi phí về tiền bạc, thời gian và công sức có thể được tiết kiệm nhờ vào việc tận dụng dữ liệu. Bước tìm kiếm và sàng lọc CV có thể được thực hiện nhanh chóng nhờ phân loại hợp lí dữ liệu dựa trên các tiêu chí nhất định. Đội ngũ tuyển dụng không cần phải lo lắng về việc quá tải lượng hồ sơ vì đã có phương án tập hợp và lưu trữ ứng viên từ nhiều nguồn. Với sự hỗ trợ của các công nghệ CDM, nhiều công việc có thể hoàn toàn được tự động hóa như gửi email hàng loạt, hay chuyển CV từ các trang tin tuyển dụng về hệ thống chung…
Theo khảo sát của LinkedIn, sử dụng dữ liệu sẽ giúp team tuyển dụng tăng hiệu quả công việc lên gấp đôi và giảm chi phí xuống gấp 3 lần
Thứ hai, việc quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên sẽ giúp đội ngũ tuyển dụng đưa ra các quyết định chính xác hơn. Ứng viên có xu hướng gắn bó lâu dài và thể hiện tốt trong công việc, đó là nhờ trong quá trình tuyển dụng yếu tố cảm tính và chủ quan được hạn chế tối đa. Tất cả các đánh giá ứng viên đều được chuẩn hóa theo một thang điểm chi tiết; đồng thời các quyết định chung đều có thể dễ dàng được theo dõi, phản hồi chéo nhờ hệ thống thông tin xuyên suốt.
Theo PrecisionMatrics, đến năm 2021 tỉ lệ tuyển dụng thành công sẽ tăng hơn 300%, chỉ nhờ việc ứng dụng dữ liệu trong tuyển dụng.
Quản lý hồ sơ ứng viên trên phần mềm quản trị tuyển dụng Base E-hiring
* Đối với doanh nghiệp
“Chi phí của việc tuyển nhầm một người còn lớn hơn rất nhiều so với bỏ lỡ một người tài” – quan điểm này của Joe Kraus một lần nữa khẳng định lợi ích của quản lý hồ sơ dữ liệu ứng viên. Doanh nghiệp có công tác quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên hiệu quả có thể hạn chế khoản thiệt hại phát sinh do tuyển dụng sai người; mà thay vào đó, có quyết định tuyển dụng chính xác hơn.
Gallup cũng đã thống kê rằng những doanh nghiệp áp dụng quản lí dữ liệu ứng viên thường sẽ tăng 10% hiệu suất, 20% hiệu quả kinh doanh, 30% mức lợi nhuận và 10% số lượng nhảy việc.
Bên cạnh đó, nhờ vào việc quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên, doanh nghiệp cũng có được hưởng lợi từ việc quản lý nhân sự có tính chiến lược hơn. Ví dụ, một ứng viên khi được tuyển chọn trở thành nhân viên của doanh nghiệp có thể dễ dàng được luân chuyển dữ liệu sang các chức năng khác của phòng quản lý nhân sự như tính lương (C&B) hay xây dựng chương trình đào tạo phù hợp.
* Với Giám đốc nhân sự / Giám đốc tuyển dụng
Với lượng dữ liệu lớn cùng khả năng khai thác vô hạn, hoạt động quản lý hồ sơ và dữ liệu này có thể giúp ích cho tất cả các khía cạnh công việc của người làm quản lý bộ phận nhân sự/ tuyển dụng. Người quản lý có thể dễ dàng lên kế hoạch để tối ưu các chiến dịch tuyển dụng nhờ vào việc phân tích các dữ liệu sẵn có, xây dựng khung báo cáo tiêu chuẩn và quan trọng nhất là luôn dễ dàng theo dõi được tiến độ công việc của team.
Bất chấp những lợi ích to lớn mà quản lí dữ liệu ứng viên có thể đem lại, khảo sát của LinkedIn cho thấy có đến 75% các nhà tuyển dụng không hề có một cơ sở dữ liệu ứng viên, còn 95% không biết cách quản lí, tận dụng cơ sở dữ liệu ứng viên của mình.
Một số dữ liệu trong báo cáo của phần mềm quản trị tuyển dụng Base E-hiring
Nhiều người thậm chí sẽ đặt câu hỏi: Ứng viên tìm còn chẳng có, quản lý với quy trình làm gì cho phức tạp?
Nhưng đó chỉ là hậu quả của một tư duy lối mòn, một tầm nhìn hạn chế tự cuốn mình vào vòng luẩn quẩn của việc quản lý nhân sự kiểu cũ. Những người làm tuyển dụng chúng ta, theo cách nào đó, vẫn chưa thực sự đánh giá đúng mức “quyền” được tự do thu thập và sử dụng những cơ sở dữ liệu ứng viên lớn.
Chúng ta yên tâm với một file Excel khiêm tốn, chỉ dừng lại ở những thông tin cơ bản của ứng viên như tên tuổi, địa chỉ liên lạc, không nghĩ rằng mình có thể khai thác sâu hơn từ chúng.
Chúng ta tự ảo tưởng rằng mình có file Excel này trong tay, và thế là đủ, chúng ta không cần thêm gì và cũng không biết mình cần gì.
Thực tế hoàn toàn ngược lại. Những dữ liệu không được thu thập và không được sử dụng là những dữ liệu chết.
Nếu là một nhà tuyển dụng khôn ngoan và không muốn tụt lại phía sau trong cuộc Cách mạng HR 4.0 đã đến lúc bạn nghiêm túc suy nghĩ về vấn đề quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên.
3. Làm thế nào để quản lí hồ sơ và dữ liệu ứng viên?
Phần lớn các nhà tuyển dụng hiện tại dễ dàng bỏ qua những hồ sơ bị loại do không tìm được cách phân loại, quản lí hợp lí. Họ cũng không nhìn nhận được đầy đủ những lợi ích họ có thể bỏ qua khi làm vậy.
Talent Pools là một khái niệm mới được hình thành, như một phương pháp giúp bạn quản lí dữ liệu ứng viên dễ dàng, hiệu quả. Mỗi pool là một tiêu chí để doanh nghiệp đưa vào đó tất cả các hồ sơ ứng viên phù hợp mà doanh nghiệp biết đến.
Ngoài ra, trong quá trình quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên, bạn cũng cần phải lưu ý một số nguyên tắc nhất định, nhằm đảm bảo tính minh bạch của dữ liệu. Bạn có thể tham khảo những nguyên tắc trong quá trình quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên TẠI ĐÂY.
Quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên là công việc thật sự cần thiết nếu doanh nghiệp muốn thu hút những ứng viên chất lượng trong thời đại 4.0. Chúc các doanh nghiệp có thể tìm được công cụ quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên phù hợp.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, Sacombank, VPBank, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Vissan, Tân Á Đại Thành, Hoà Bình Minh, Decathlon, Huy Thành Jewelry, Bamboo Airways, Novaland Group, Phục Hưng Holdings, PCC1, Đại Học Văn Lang, Đại Học Ngoại Thương, Bệnh viện Phụ sản Hà Nội, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books,…
Nhận miễn phí ebook “Phương pháp quản lý hồ sơ và data ứng viên” từ Base để tìm hiểu về giải pháp tối ưu nhất cho công việc quản lý dữ liệu trong tuyển dụng.
