Tổng quan về quản lí dữ liệu ứng viên: Những điều bạn cần biết

03/08/2017

90% các CEOs cho rằng Giám đốc nhân sự của họ cần hiểu về quản lí dữ liệu ứng viên và biết áp dụng những kiến thức đó cho chiến lược tuyển dụng

Base Resources - Dữ liệu đã và đang trở thành một tài sản ngày càng quan trọng của doanh nghiệp. Cùng với sự phát triển của công nghệ, dữ liệu thay đổi cách thức một doanh nghiệp quản lí và vận hành. Không còn những quyết định cảm tính, không còn sự quá tải về thông tin - doanh nghiệp ra quyết định dựa trên dữ liệu, sử dụng dữ liệu để đo lường và tối ưu từng hoạt động của mình.

 

Là một công việc liên quan chặt chẽ tới các quyết định từ sàng lọc hồ sơ đến tuyển chọn ứng viên phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần là người hiểu và biết cách tận dụng cơ sở dữ liệu ứng viên một cách thành thạo nhất.

 

Có đến 90% các CEOs phát biểu rằng Giám đốc nhân sự của họ cần hiểu về quản lí dữ liệu ứng viên và biết áp dụng những kiến thức đó cho chiến lược tuyển dụng (CapGemini).

 

Josh Bersin - một chuyên gia HR người Mỹ, nhận định rằng “phân tích dữ liệu sẽ không còn đơn thuần là một phần “có càng tốt - không có thì thôi” của công việc tuyển dụng.

 

"Năng lực quản lí và thấu hiểu các dữ liệu ứng viên đã và đang trở thành một trong những nhiệm vụ cốt lõi của một người làm HR”.

 

Vậy nên nếu bạn là “người làm HR”, đã đến lúc bạn cần phải nắm chắc về dữ liệu ứng viên cùng cách thức quản lí chúng.

 

Dữ liệu ứng viên là gì và thế nào là quản lí dữ liệu ứng viên?

 

Một cách hình dung hệ thống và đầy đủ nhất về dữ liệu ứng viên là dựa trên quy trình tuyển dụng. Nhà tuyển dụng khi làm việc với ứng viên sẽ trải qua 3 giai đoạn: Tạo nguồn ứng viên (CV Sourcing), Đánh giá (Assessment) và Ra quyết định (Offer/Decline). Với mỗi giai đoạn này, chúng ta sẽ thu thập được những dữ liệu ứng viên tương ứng, được thể hiện trong bảng sau:

 

quan-li-du-lieu-ung-vien-02

 

Toàn bộ những thông tin mà nhà tuyển dụng thu thập được trong quá trình làm việc với ứng viên này được gọi là dữ liệu ứng viên. Và các hoạt động thu thập, giám sát và sử dụng những dữ liệu ấy một cách chiến lược chính là hoạt động quản lí dữ liệu ứng viên (Candidate Database Management - CDM).

 

Vì sao bạn cần quản lí dữ liệu ứng viên?

 

Quản lí dữ liệu ứng viên giờ đây đã trở thành một khía cạnh thiết yếu của tuyển dụng và là nền tảng của cuộc cách mạng HR 4.0. Theo một khảo sát do Deloitte thực hiện, 75% các giám đốc nhân sự cho rằng việc phân tích dữ liệu đóng vai trò quan trọng đối với thành công của doanh nghiệp. Dữ liệu chính là sức mạnh - người nắm trong tay dữ liệu sẽ có khả năng khai thác vô tận những lợi ích mà dữ liệu đem lại.

 

Nhìn lại những dữ liệu ứng viên mà một nhà tuyển dụng có thể thu thập được, chúng đều có thể là nguồn nguyên liệu để phục vụ trực tiếp cho hoạt động tuyển dụng:

 

quan-li-du-lieu-ung-vien-03


Với những cách khai thác này, việc quản lí dữ liệu ứng viên có thể giúp ích cho tất cả đối tượng, từ đội ngũ tuyển dụng cho đến doanh nghiệp và thậm chỉ ngay cả với bản thân người Giám đốc nhân sự/Giám đốc tuyển dụng.

 

* Đối với đội ngũ tuyển dụng

 

Thứ nhất, việc quản lí dữ liệu ứng viên giúp tăng mức hiệu quả của công việc tuyển dụng. Rất nhiều chi phí cả về tiền bạc, thời gian và công sức có thể được tiết kiệm nhờ vào việc tận dụng dữ liệu. Bước tìm kiếm và sàng lọc CV có thể được thực hiện nhanh chóng nhờ phân loại hợp lí dữ liệu dựa trên các tiêu chí nhất định. Đội ngũ tuyển dụng không cần phải lo lắng về việc quá tải dữ liệu vì đã có phương án tập hợp và lưu trữ ứng viên từ nhiều nguồn. Với sự hỗ trợ của các công nghệ CDM, nhiều công việc có thể hoàn toàn được tự động hóa như gửi email hàng loạt, hay chuyển CV từ các trang tin tuyển dụng về hệ thống chung…

 

Theo khảo sát của LinkedIn, sử dụng dữ liệu sẽ giúp team tuyển dụng tăng hiệu quả công việc lên gấp đôi và giảm chi phí xuống gấp 3 lần

 

Thứ hai, việc quản lí dữ liệu ứng viên sẽ giúp đội ngũ tuyển dụng đưa ra các quyết định chính xác hơn. Ứng viên có xu hướng gắn bó lâu dài và thể hiện tốt trong công việc, đó là nhờ trong quá trình tuyển dụng yếu tố cảm tính và chủ quan được hạn chế tối đa. Tất cả các đánh giá ứng viên đều được chuẩn hóa theo một thang điểm chi tiết; đồng thời các quyết định chung đều có thể dễ dàng được theo dõi, phản hồi chéo nhờ hệ thống thông tin xuyên suốt.

 

Theo PrecisionMatrics, đến năm 2021 tỉ lệ tuyển dụng thành công sẽ tăng hơn 300%, chỉ nhờ việc ứng dụng dữ liệu trong tuyển dụng.

 

* Đối với doanh nghiệp                                                                                                                                  

“Chi phí của việc tuyển nhầm một người còn lớn hơn rất nhiều so với bỏ lỡ một người tài” - quan điểm này của Joe Kraus một lần nữa khẳng định lợi ích của quản lí dữ liệu ứng viên. Doanh nghiệp vận dụng quản lí dữ liệu ứng viên có thể hạn chế được khoản thiệt hại phát sinh do tuyển dụng sai người; mà thay vào đó, có quyết định tuyển dụng chính xác hơn.

 

Gallup cũng đã thống kê rằng những doanh nghiệp áp dụng quản lí dữ liệu ứng viên thường sẽ tăng 10% hiệu suất, 20% hiệu quả kinh doanh, 30% mức lợi nhuận  và 10% số lượng nhảy việc.

 

Bên cạnh đó, nhờ vào việc quản lí dữ liệu ứng viên, doanh nghiệp cũng có được hưởng lợi từ việc quản lí nhân sự có tính chiến lược hơn. Ví dụ, một ứng viên khi được tuyển chọn trở thành nhân viên của doanh nghiệp có thể dễ dàng được luân chuyển dữ liệu sang các chức năng khác của phòng quản lí nhân sự như tính lương (C&B) hay xây dựng chương trình đào tạo phù hợp.

 

* Với Giám đốc nhân sự / Giám đốc tuyển dụng

 

Với lượng dữ liệu lớn cùng khả năng khai thác vô hạn, hoạt động quản lí dữ liệu này có thể giúp ích cho tất cả các khía cạnh công việc của người làm quản lí bộ phận nhân sự/tuyển dụng. Người quản lí có thể dễ dàng lên kế hoạch để tối ưu các chiến dịch tuyển dụng nhờ vào việc phân tích các dữ liệu sẵn có, xây dựng khung báo cáo tiêu chuẩn và quan trọng nhất là luôn dễ dàng theo dõi được tiến độ công việc của team.

 

Đọc thêm: Chi tiết về 5 lợi ích quan trọng của quản trị dữ liệu ứng viên

 

 

Bất chấp những lợi ích to lớn mà quản lí dữ liệu ứng viên có thể đem lại, khảo sát của LinkedIn cho thấy có đến 75% các nhà tuyển dụng không hề có một cơ sở dữ liệu ứng viên, còn 95% không biết cách quản lí, tận dụng cơ sở dữ liệu ứng viên của mình.

 

Một số người thậm chí sẽ đặt câu hỏi: Ứng viên tìm còn chẳng có, quản lí với quy trình làm gì cho phức tạp?

 

Nhưng đó chỉ là hậu quả của một tư duy lối mòn, một tầm nhìn hạn chế tự cuốn mình vào vòng luẩn quẩn của việc quản lí nhân sự kiểu cũ. Những người làm tuyển dụng chúng ta, theo cách nào đó, vẫn chưa thực sự đánh giá đúng mức “quyền” được tự do thu thập và sử dụng những cơ sở dữ liệu ứng viên lớn.

 

Chúng ta yên tâm với một file Excel khiêm tốn, chỉ dừng lại ở những thông tin cơ bản của ứng viên như tên tuổi, địa chỉ liên lạc, không nghĩ rằng mình có thể khai thác sâu hơn từ chúng.

 

Chúng ta tự ảo tưởng rằng mình có file Excel này trong tay, và thế là đủ, chúng ta không cần thêm gì và cũng không biết mình cần gì.

 

Thực tế hoàn toàn ngược lại. Những dữ liệu không được thu thập và không được sử dụng là những dữ liệu chết.

 

Nếu là một nhà tuyển dụng khôn ngoan và không muốn tụt lại phía sau trong cuộc Cách mạng HR 4.0 đã đến lúc bạn bắt đầu với quản lí dữ liệu ứng viên. 

 

Làm thế nào để quản lí dữ liệu ứng viên? 

 

Phần lớn các nhà tuyển dụng hiện tại dễ dàng bỏ qua những hồ sơ bị loại do không tìm được cách phân loại, quản lí hợp lí. Họ cũng không nhìn nhận được đầy đủ những lợi ích họ có thể bỏ qua khi làm vậy.

 

Talent Pools là một khái niệm mới được hình thành, như một phương pháp giúp bạn quản lí dữ liệu ứng viên dễ dàng, hiệu quả. Mỗi pool là một tiêu chí để doanh nghiệp đưa vào đó tất cả các hồ sơ ứng viên phù hợp mà doanh nghiệp biết đến. 

 

Tham khảo bài viết: "4 bước xây dựng và quản lí Talent Pool: Chìa khóa cho hiệu quả tuyển dụng" để hiểu rõ lợi ích, cách thức xây dựng và quản lý Talent Pool

 

Ngoài ra, trong quá trình quản lí dữ liệu ứng viên, bạn cũng cần phải lưu ý một số nguyên tắc nhất định, nhằm đảm bảo cho dữ liệu luôn được trong sáng. Tham khảo những nguyên tắc này thông qua bài viết này

 

Hy vọng rằng qua những chia sẻ từ Base E-hiring, bạn sẽ có phương án để quản lí dữ liệu và tận dụng chúng hiệu quả. 

 

Đăng kí nhận hỗ trợ demo và tư vấn về phần mềm tuyển dụng Base E-hiring tại đây để hiểu thêm về phương pháp quản lý dữ liệu tối ưu nhất trong kỷ nguyên HR 4.0.

Từ khóa

Bài viết liên quan

Hướng dẫn cách tuyển dụng hiệu quả trên LinkedIn từ A đến Z

Bạn đã biết cách tuyển dụng trên LinkedIn, nền tảng mạng xã hội việc làm hàng đầu hiện nay chưa?

Tuyển dụng 22/04/2019
Tuyển dụng ngành IT: 9 bí quyết hiệu quả để chinh phục những ứng viên tài năng

Không chỉ riêng bạn đâu, nhiều nhà tuyển dụng có kinh nghiệm cũng đang gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm những ứng viên IT tài năng. Nhưng đừng lo lắng, vì bài viết này sẽ cung cấp cho bạn 11 bí quyết hiệu quả để giải quyết vấn đề này.

Tuyển dụng 13/04/2019
9 ý tưởng nội dung sáng tạo dành cho website tuyển dụng giúp bạn hấp dẫn ứng viên

Nhà tuyển dụng nào cũng muốn tạo ra những nội dung tuyển dụng độc đáo và hấp dẫn. Nhưng phải dựa trên các nguyên tắc nào? Có ý tưởng nào mới lạ và phù hợp ở Việt Nam không?
Bài viết này sẽ trả lời cho bạn.

Tuyển dụng 19/01/2019

Đăng ký nhận bản tin