Bước cơ bản nhất trong bất cứ quá trình tuyển dụng nào chính là viết bản mô tả công việc. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chỉ liệt kê những đầu việc sơ sài dẫn đến tuyển dụng “nhầm” người. Mô tả công việc là bước đầu để nhà tuyển dụng tạo ấn tượng với ứng viên, bởi vậy nó cũng cần được trau chuốt và chú trọng hơn.
Vậy làm thế nào để có một bản mô tả công việc hoàn hảo giúp bạn tuyển đúng người? Bài viết dưới đây sẽ làm rõ một số nguyên tắc cơ bản cần lưu ý trước khi viết bản mô tả công việc.
1. Những điều đúng nên làm
✔ Chức danh công việc rõ ràng
Bạn cần ghi rõ vị trí ứng tuyển và sử dụng đúng từ ngữ chuyên ngành của chức vụ đó. Chẳng hạn, công ty cần tuyển chức vụ Art Director nhưng lại ghi tiêu đề là “Giám đốc Hội hoạ”, sự sai lệch về thông tin sẽ khiến bạn lỡ mất những người ứng viên phù hợp thật sự.
✔ Luôn ngắn gọn và súc tích
Ứng viên có thói quen đọc lướt tin tuyển dụng, nên lối diễn đạt dài dòng hoặc sai ngữ pháp sẽ khiến họ bỏ qua ngay lập tức. Một tin tuyển dụng hiệu quả cần thể hiện được phong thái chuyên nghiệp. Trước khi đăng bài, hãy viết ngắn gọn súc tích và duyệt thông tin thật kĩ để đảm bảo sự rõ ràng tuyệt đối.
Dưới đây là ví dụ của một tin tuyển dụng rườm rà:
Đây là bản rõ ràng, mạch lạc hơn của bài đăng phía trên:
Bạn thấy đó, chỉ cần thay đổi một chút về câu từ và cách diễn đạt, bản đăng tuyển ở dưới hiệu quả hơn phải không?
✔ Miêu tả công việc cụ thể
Hãy đặt mình vào vị trí ứng viên và hình dung một ngày làm việc sẽ như thế nào. Bạn sẽ có một bức tranh toàn cảnh về những đầu việc phải làm. Nên chia nhỏ trách nhiệm công việc thành những nhiệm vụ ngắn gọn. Ví dụ như đối với chức vụ Quản lý Digital Marketing, thay vì viết “Bạn sẽ lãnh đạo phòng Digital Marketing“, có thể diễn đạt như sau:
- Quản lý các kênh Digital marketing (website, blog, email và mạng xã hội) để đảm bảo hình ảnh thương hiệu được nhất quán
- Quản lý các tài khoản trên mạng xã hội của công ty.
- Đo lường ROI và KPI trong mức ngân sách cho phép
Một điểm cần lưu ý, người tuyển dụng và người phỏng vấn nên thống nhất về yêu cầu công việc để tránh sự xung đột sau này.
✔ Nêu thông tin chi tiết về phúc lợi
Giống như người bán hàng tại siêu thị, làm thế nào để nhà tuyển dụng thuyết phục ứng viên chọn công ty thay vì những vị trí khác?
Một cách đánh trực diện vào tâm lý của ứng viên chính là yếu tố phúc lợi. Ngoài lương bổng, bạn nên cung cấp thêm thông tin về chế độ bảo hiểm, quyền lợi nghỉ phép, trợ cấp bữa ăn (nếu có).
Dưới đây là một ví dụ về quyền lợi của nhân viên trong bản mô tả công việc.
Hãy coi ứng viên của mình như “khách hàng”, đưa cho họ thông tin về quyền lợi càng cụ thể càng tốt.
✔ Giới thiệu văn hoá công ty
Bạn không thể bắt một con cá leo cây, tương tự như người ứng viên sẽ không thể gắn bó lâu dài với môi trường không đáp ứng được giá trị cá nhân của họ. Do vậy, việc giới thiệu văn hoá công ty trong bản mô tả công việc rất cần thiết. Nên chọn một số nét tiêu biểu của công ty như tầm nhìn, cấu trúc tổ chức hoặc các hoạt động tổ chức cho nhân viên để đưa vào chiến lược tuyển dụng.
Đây là ví dụ một đoạn video clip giới thiệu rất tốt về văn hoá của công ty.
2. Những điều sai nên tránh
✘ Phân biệt đối xử
Một bản mô tả công việc với yêu cầu “Ít nhất 10 năm kinh nghiệm làm Tư vấn tài chính” sẽ là rào cản không nhỏ để bạn tìm kiếm những người trẻ tiềm năng. Thậm chí chức danh “Thư ký” cũng khiến không ít người nghĩ đây là công việc chỉ dành cho phụ nữ. Bởi vậy, người tuyển dụng nên chọn lựa và sử dụng ngôn từ phù hợp khi tuyển dụng.
✘ Yêu cầu quá nhiều
Trong mô tả công việc, bạn chỉ nên viết những gì cơ bản và liên quan đến công việc. Trừ khi cần tuyển dụng vị trí lãnh đạo, quá nhiều chi tiết sẽ khiến ứng viên “ngộp thở” với yêu cầu công việc. Nếu bạn đã nhắm sẵn một người phù hợp với vị trí cần tuyển, hãy liên hệ trực tiếp với người ứng viên.
✘ Thái độ tiêu cực
Sẽ luôn có trường hợp ứng viên không đủ tiêu chí với yêu cầu vị trí, nên bạn cần tránh phong cách diễn đạt tiêu cực. Những kiểu văn phong như “Ứng viên dưới 5 năm kinh nghiệm sẽ bị loại ngay lập tức” sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến số lượng người ứng tuyển và hình ảnh thương hiệu của công ty.
Là một nhà tuyển dụng chuyên nghiệp, bạn có thể kèm lưu ý vào bản mô tả công việc như sau “Hãy lưu ý đây là vị trí senior Tư vấn tài chính, nên ứng viên có kinh nghiệm về lĩnh vực chứng khoán sẽ được ưu tiên hơn”.
✘ Tỏ ra bí ẩn
Một số nhà tuyển dụng cho rằng công ty ít thông tin sẽ kích thích sự tò mò ứng viên, nhưng đây là quan niệm sai lầm. Đã không có ít trường hợp nhân viên mới của công ty phát hiện công việc không như kì vọng và bỏ việc nhiều. Do đó, nhà tuyển dụng cần làm rõ trách nhiệm và yêu cầu công việc ngay từ đầu để tránh sự hiểu lầm về sau.
Tóm lại, một bản mô tả công việc hiệu quả sẽ giúp quá trình tuyển dụng dễ dàng hơn. Một khi ứng viên đã chú ý đến vị trí tuyển dụng, việc căn cứ vào mô tả công việc để chọn lọc và đánh giá sẽ có cơ sở và lí do rõ ràng hơn. Chúc bạn thành công!
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Viết mô tả công việc không đúng cách là một trong những sai lầm khiến bạn đánh mất nhiều ứng viên chất lượng. Đăng kí nhận MIỄN PHÍ Ebook “Đánh mất ứng viên chỉ trong 5 ngày” ngay để hiểu thêm nhiều sai lầm có thể bạn đang gặp phải.
