Dù rằng chuyện quyết định có reply lại email cho bạn hay không là việc của ứng viên, nhưng bạn cũng không phải là cứ viết một email sỗ sàng rồi chắp tay cầu nguyện. Dưới đây là những kinh nghiệm cùng ví dụ về các mẫu email gây “đốn tim” ứng viên bị động nhất.
* Cold email là gì?
Cold email (hay email nguội) là một khái niệm bắt nguồn từ Sales, ám chỉ việc gửi email tới các đối tượng khách hàng tiềm năng trong khi họ không hề biết bạn, doanh nghiệp hay sản phẩm của bạn. Tương tự, trong hoạt động tuyển dụng-headhunting, cold email (và cả cold calling – gọi nguội) được sử dụng khi nhà tuyển dụng tiếp cận tới ứng viên bị động. Đây (lẽ ra) là một kĩ thuật cực kỳ quan trọng với bất kì nhà tuyển dụng nào, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của công tác tạo nguồn ứng viên.
Như lẽ hiển nhiên, tỉ lệ cold email bị “mặc kệ” là rất cao (họ đâu biết bạn là ai mà quan tâm chứ). Nếu như không khéo léo, cold email thậm chí có thể khiến cho ứng viên ác cảm luôn với nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, vẫn có bí kíp giúp email nguội của bạn đạt được tỉ lệ quan tâm nhất. Bí kíp đó chỉ có một và duy nhất: HÃY CÁ NHÂN HÓA EMAIL ĐÓ HẾT MỨC CÓ THỂ.
Một email cá nhân hóa không chỉ gần gũi, thân mật, mà quan trọng là nó thể hiện sự tôn trọng đúng mực của một nhà tuyển dụng dành cho ứng viên. Suy cho cùng, công việc tuyển dụng-headhunt đều quy về các mối quan hệ con người, và chắc chắn những email send-all như là spam thì không phải là cách hay ho để bắt đầu một mối quan hệ mới.
Điều đáng buồn là có đến gần 90% các email được gửi tới ứng viên đều không được cá nhân hóa.
Nhà tuyển dụng đang sắp xếp thời gian không hề hợp lí – dành quá nhiều công sức cho sắp xếp hồ sơ, đặt lịch phỏng vấn,… mà lại bỏ bê việc chăm sóc các ứng viên tiềm năng. Việc cá nhân hóa email không hề dễ dàng, nhưng chắc chắn sẽ đem lại cho bạn nhiều trái ngọt xứng đáng. Đó là chưa kể, chúng tôi có thể tăng tỉ lệ thành công cho bạn bằng 5 cách đơn giản sau:
1. Tìm ra liên kết bí mật
Nếu như bạn cách nhà 5km và gặp một người lạ cùng quê thì cũng không có gì đặc biệt. Nhưng nếu bạn cách nhà 500km mà gặp một người lạ cùng quê thì chắc là bạn sẽ ngay lập tức tay bắt mặt mừng như thể là tri kỷ xa cách ngàn năm. Đó là bởi hai người cùng chia sẻ một điểm chung nào đó, mà khoa học đã chứng minh rằng chúng ta thường có xu hướng tin tưởng những người ta nghĩ là giống mình.
Chính bởi vậy, có lẽ cách dễ nhất để tiếp cận một ứng viên bị động là tìm ở họ một điểm nào đó mà bạn có thể liên hệ được. Hãy xới tung LinkedIn, Github, Facebook, Instagram, hay thậm chí là Spotify (nếu bạn có) của ứng viên, tìm ra “điểm giao vàng” đó, và nhấn mạnh nó thật hoành tráng trong email của bạn.
Một ví dụ cho bạn dễ hình dung:
Một bạn senior dev có thể nhận đến vài chục email một ngày, nên nếu như bạn không gây chú ý tới họ bằng vài dấu hiệu đặc biệt (ở đây là từ khóa “cờ vây”) thì nguy cơ email của bạn vào thùng rác là rất cao đấy.
2. Dựa hơi người thứ 3
Bạn đọc về một nhà hàng bất kì nào đó trên Internet thì có thể bạn sẽ không quan tâm lắm. Nhưng nếu là chính một người bạn của bạn giới thiệu bạn đến nhà hàng đó thì sao?
Tương tự, nếu như bạn là một người lạ hoắc đi rải thông tin tuyển dụng thì có thể mail đó sẽ đắp chiếu luôn trong inbox ứng viên; nhưng nếu có người thứ 3 tham gia vào thì sẽ khác.
Lời khuyên cho bạn là tìm ra bất kì mối quan hệ nào bạn có thể có với ứng viên (xem mutual friend trên Facebook hoặc mutual connection trên LinkedIn) và sau đó xin người thứ 3 này làm trung gian giúp bạn.
có hai cách để bạn khai thác vị trí trung gian này: hoặc là nhờ chính người trung gian gửi email hộ (đây là cách chắc ăn nhất) hoặc là đề cập đến người trung gian ở tiêu đề và nội dung email, và nói rằng họ là người giới thiệu bạn tới ứng viên.
Ví dụ:
3. Chọn thời điểm hoàn hảo để gửi email
Đã mất công soạn ra một email cực kỳ công phu rồi thì bạn cũng nên để ý gửi nó vào ngày lành tháng tốt. Nghiên cứu cho thấy THỨ NĂM là ngày có tỉ lệ mở và click cao nhất; và vì thường thì email sẽ được đọc nhiều nhất trong khoảng 60 phút đầu tiên sau khi gửi đi (sau 24 tiếng thì khả năng email được mở là rất thấp), nên bạn hãy chuẩn bị kĩ lưỡng để gửi được đúng thời điểm nhất nhé.
Thứ 5 là ngày có tỉ lệ mở email cao nhất…
... và cũng có tỉ lệ click (click through rate) cao nhất
Đương nhiên là số liệu của nghiên cứu cũng chỉ dựa trên một số lượng hữu hạn mẫu thử, bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh dựa trên chính những theo dõi của bản thân. Dù gì thì cũng không ai hiểu ứng viên của bạn bằng chính bạn.
4. Thường xuyên sử dụng đến tên của ứng viên trong email
Nghe hoặc thấy ai đó đề cập đến tên mình là đã thấy trong lòng ngập tràn trìu mến rồi – bản thân khoa học cũng đã chứng minh điều này. Thế nên là việc gọi tên ứng viên chắc là cái tip cá nhân hóa dễ xài mà cũng phổ biến nhất rồi.
Nghĩ mà xem, làm sao bạn chống đỡ lại trước một email vừa thành tâm vừa gần gụi đến thế này? Nên nếu có lỡ vì lí do nào đó mà bạn vẫn phải dùng template email gửi hàng loạt, thì ít nhất cũng nhớ dùng Mail Merge để cho trường Tên nhé.
5. Lời khen cao hơn mâm cỗ
Email mà tâng bốc ứng viên đến tận mây xanh thì chắc ai cũng đọc, cũng nghe phát nhàm rồi, nhưng điều đó không đồng nghĩa là ứng viên không thích được khen. Quan trọng là phải khen cho khéo và khen cho đúng. Khi đó thì lời khen sẽ thực sự phát huy được công dụng của nó: khiến ứng viên cảm thấy được tôn trọng và được tin tưởng.
Vậy nên khen ứng viên như thế nào?
Lời khuyên là hãy bắt đầu từ LinkedIn. Nhưng nhớ cho là nói “Tôi rất ấn tượng với hồ sơ LinkedIn của bạn” chưa bao giờ là đủ. Một người chưa bao giờ đọc hồ sơ LinkedIn cũng nói được mà! Thế nên hãy chỉ rõ rằng bạn ấn tượng với kĩ năng, kinh nghiệm hay thành tích nào của ứng viên. Với các ứng viên có chuyên môn đặc thù hơn như designer, copywriter, developer, hãy tìm kiếm các sản phẩm của họ và nhận xét dựa trên đó. Họ sẽ rất trân trọng những ý kiến của bạn.
Ngoài 5 tips trên, ở đây chúng tôi cũng xin gợi ý 2 mẫu email tương đối hoàn chỉnh khác để bạn tham khảo. 2 mẫu email này đã vận dụng nhuần nhuyễn những thủ thuật bên trên để đảm bảo tỉ lệ “chốt đơn” cao nhất với ứng viên. Thử xem bạn có thể học được gì từ chúng nhé.
Một điều cuối bạn có thể thắc mắc: những điều như trên làm qua đâu cũng được (inbox Facebook, message LinkedIn), vậy tại sao lại là email? Lời khuyên của tôi dành cho bạn là: luôn ưu tiên sử dụng email. Nếu muốn ứng viên đối xử trân trọng với đề nghị của bạn, bạn cũng cần có thái độ tôn trọng, nghiêm túc và chuyên nghiệp tương ứng. Trừ trường hợp đặc biệt, email là cách thể hiện điều đó tốt nhất.
Đương nhiên là gửi email chỉ là bước đầu tiên trong một quy trình chiêu mộ ứng viên bị động. Tuy nhiên nếu giữ vững một thái độ chuyên nghiệp và một tinh thần thiện chí, thì kể cả nếu ứng viên không phù hợp với bạn, họ cũng sẽ nhiệt tình giới thiệu tới bạn những người phù hợp hơn. Hãy đầu tư thời gian cho những điều quan trọng, bạn nhất định sẽ được đáp lại xứng đáng.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Trong kỷ nguyên số, việc gửi email và tương tác trực tiếp đến một số lượng lớn ứng viên cùng lúc đòi hỏi phải tự động, chính xác và cá nhân hoá từng ứng viên. Đó là một trong những tính năng ưu việt của phần mềm tuyển dụng Base E-hiring. Đăng ký nhận tư vấn trải nghiệm Base E-hiring tại đây để kiểm chứng cho riêng bạn!
