1. Mục đích của các câu hỏi phỏng vấn tình huống?
Các câu hỏi phỏng vấn tình huống yêu cầu ứng viên trình bày lại cách họ sẽ phản ứng và giải quyết một số tình huống thường gặp trong công việc. Khác với các câu hỏi phỏng vấn về hành vi, những tình huống được nhà tuyển dụng đặt ra chỉ mang tính giả thuyết, không phục thuộc vào các kinh nghiệm trong quá khứ của ứng viên. Điều này đòi hỏi ứng viên vận dụng các kĩ năng của mình để đưa ra câu trả lời hợp lí.
Với những câu hỏi tình huống này, nhà tuyển dụng có thể đánh giá được các kĩ năng để tìm ra ứng viên có năng lực phù hợp nhất. Một số kĩ năng có thể được đánh giá thông qua các câu hỏi tình huống bao gồm:
- Kỹ năng giao tiếp và cộng tác (Ví dụ: Ứng viên sẽ giải quyết những mâu thuẫn hay khó khăn trong khi làm việc với đồng nghiệp, sếp và khách hàng như thế nào?)
- Kỹ năng ra quyết định (Ví dụ: Ứng viên sẽ nhìn nhận như thế nào trước những lựa chọn mang tính chiến lược?)
- Kỹ năng giải quyết vấn đề (Ví dụ: Liệu ứng viên có thể đưa ra giải pháp hiệu quả / sáng tạo cho một vấn đề trong công việc của họ hay không?)
- Kỹ năng tổ chức (Ví dụ: Ứng viên sẽ đặt thứ tự ưu tiên cho các đầu việc như thế nào và sẽ xử lí như thế nào trước áp lực?)
- Kỹ năng quản lý (Ví dụ: Ứng viên làm thế nào để cân bằng giữa các đầu việc được yêu cầu và việc đặt ra những mục tiêu cao hơn?)
Những câu hỏi tình huống sẽ đặc biệt hiệu quả trong trường hợp bạn tìm kiếm ứng viên cho các vị trí như bán hàng, quản lí hay chăm sóc khách hàng. Hầu hết các ứng viên đều thể hiện trong đơn ứng tuyển là họ có một số kĩ năng nhất định, và câu hỏi tình huống sẽ giúp bạn đánh giá khả năng vận dụng những kĩ năng đó để giải quyết những tình huống trong công việc đến đâu.
Loại câu hỏi “Bạn sẽ làm gì trong trường hợp…” cũng sẽ rất hữu ích để bạn so sánh mức độ phù hợp với văn hóa doanh nghiệp giữa các ứng viên. Không phải ai cũng suy nghĩ và hành động theo những cách giống nhau, và bạn sẽ cần xác định được những ứng viên thể hiện được tính chuyên nghiệp, có cùng những giá trị tương đồng với doanh nghiệp và có thể đóng góp nhiều ý tưởng mới mẻ cho team.
2. Sau đây là một số ví dụ về các câu hỏi tình huống bạn có thể đặt ra cho ứng viên của mình trong buổi phỏng vấn:
- Nếu đối thủ cạnh tranh X của chúng ta phát hành một sản phẩm mới, bạn sẽ khuyên team mình hành động như thế nào?
- Nếu bạn phát hiện người quản lí của bạn đã vi phạm quy tắc ứng xử của công ty, bạn sẽ làm gì?
- Nếu bạn có hai deadline quan trọng cùng lúc sắp đến, bạn sẽ đặt các ưu tiên cho công việc như thế nào?
- Khi bạn phải thực hiện nhiều dự án với các deadline rất sát và gấp, bạn sẽ làm gì để kiểm soát được các đầu việc đó?
- Nếu bạn thấy trong tuần có một chỉ số quan trọng sụt giảm mạnh, bạn sẽ hành động như thế nào?
3. Đánh giá câu trả lời của ứng viên như thế nào?
Đầu tiên, hãy liệt kê ra các kĩ năng cần thiết cho vị trí. Sau đó, đặt ra những câu hỏi có thể đánh giá được kĩ năng này để xem cách ứng viên vận dụng kĩ năng để giải quyết.
Ví dụ, các câu hỏi tình huống cho vị trí chăm sóc khách hàng có thể là:
– Nếu bạn không biết câu trả lời cho câu hỏi của khách hàng, bạn sẽ làm gì?
– Nếu một khách hàng giận dữ đòi được nói chuyện với quản lý của bạn mà không nêu rõ vấn đề của họ, bạn sẽ xử lí như thế nào?
Hay các câu hỏi tình huống cho vị trí bán hàng có thể là:
– Nếu bạn được yêu cầu phải tăng doanh thu thêm X% trong tháng Y, bạn sẽ tìm kiếm khách hàng tiềm năng như thế nào?
– Nếu tỉ lệ hài lòng của khách hàng thấp, bạn sẽ làm cách nào để cải thiện tình trạng này?
Các tình huống trong loại câu hỏi này chỉ mang tính giả thuyết, vì vậy rất khó để chuẩn bị câu trả lời. Hãy đảm bảo rằng bạn cho ứng viên đủ thời gian để suy nghĩ trước khi trả lời câu hỏi của bạn.
Trong hầu hết các trường hợp, có nhiều hơn một câu trả lời chính xác. Hãy chú ý đến những ứng viên có câu trả lời khác biệt – điều đó có thể phản ánh tư duy sáng tạo của họ.
Khi chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn, hãy đảm bảo bạn đưa ra các giả thuyết sát với thực tế. Các câu hỏi nên dồn ứng viên vào các tình thế khó khăn, nhưng cũng nên liên quan đến các tình huống có thể xảy ra trên thực tế.
Bên cạnh bản thân giải pháp mà ứng viên đưa ra, bạn cũng nên chú ý đển tư duy tiếp cận vấn đề nói chung của họ – nó có thể nói lên rất nhiều về phong cách làm việc. Họ có cân nhắc góp ý từ các đồng nghiệp không? Họ có hợp tác với những người xung quanh và lên tiếng nhờ giúp đỡ khi có điều chưa chắc chắn không? Họ có ý thức vận dụng các kĩ năng và kiến thức vào câu trả lời không, hay chỉ trả lời theo mẫu?
Câu trả lời mà ứng viên đưa ra cho tình huống của bạn có thể dựa trên những vấn đề tương tự mà họ từng gặp phải trong các công việc trước. Nếu như câu trả lời ấy được là theo một phong cách làm việc khác với phong cách ở doanh nghiệp bạn, bạn có thể thử đề xuất cho họ 1 giải pháp từ phía bạn, rồi yêu cầu họ so sánh giữa hai giải pháp này với nhau. Từ đó, có thể xem được mức độ linh hoạt của họ trong việc tiếp nhận quan điểm hay kiến thức mới.
Bạn cũng có thể mở rộng câu hỏi phỏng vấn để khai thác sâu thêm về ứng viên. Ví dụ, bạn có thể chất vấn lại một hay hai điều chưa chắc chắn trong câu trả lời của ứng viên, hay thêm thắt một vài yếu tố mới vào tình huống của bạn. Từ đó, bạn có thể xác định được khả năng phản biện cũng như năng lực thích ứng của ứng viên.
4. Những câu trả lời cần “gắn cờ đỏ”
- Hỏi một đằng đáp một nẻo. Loại câu hỏi này sẽ một phần dùng để đánh giá khả năng tư duy nhanh và ra được giải pháp hợp lí. Nếu như ứng viên đưa ra câu trả lời lệch trọng tâm ban đầu, đó là dấu hiệu cho thấy họ gặp khó khăn trong việc tập trung , hay đang cố gắng áp một câu trả lời dựng sẵn cho câu hỏi.
- Ra đáp án hiển nhiên đúng. Mặc dù các câu hỏi phỏng vấn tình huống rất khó chuẩn bị trước, một số ứng cử viên có thể có kinh nghiệm trước với những loại câu hỏi này và đưa ra những câu trả lời rập khuôn. Nếu họ chỉ tập trung vào việc ra đáp án “đúng” hay cố gắng hướng nó theo cách bạn muốn nghe, bạn sẽ không thể thực sự đánh giá được tư duy của họ.
- Trả lời viển vông. Đây là cơ hội cho nhiều ứng viên tạo dựng ấn tượng tốt và thể hiện kỹ năng của mình, nhưng câu trả lời của họ nên thực tế. Hãy chú ý xem họ có để tâm đến những hạn chế của giải pháp, hay đưa ra câu trả lời cẩn trọng, linh hoạt hay không.
- Thiếu kỹ năng mềm cốt lõi. Một ứng viên lí tưởng thì không kể đến kĩ năng hay trình độ, rất cần thể hiện là có những đạo đức làm việc riêng, có khả năng thấu cảm và sẵn sàng cộng tác được với nhiều loại tính cách khác nhau. Nếu ứng viên đề cập đến các hành vi không chuyên nghiệp, đổ lỗi cho người khác hoặc chối bỏ việc giải trình trách nhiệm thì họ không có khả năng tạo dựng mắt xích chặt chẽ trong công việc
- Không đưa ra được câu trả lời. Các ứng viên bị hồi hộp trong khi phỏng vấn là hoàn toàn bình thường, nhất là khi họ bị đặt vào các tình huống khó khăn. Nếu họ cảm thấy khó trả lời câu hỏi của bạn, họ nên yêu cầu được giải thích rõ ràng hơn. Còn nếu họ không thể trả lời được gì, điều này có thể có nghĩa là họ không biết xác định trọng tâm vấn đề và cũng không biết tìm kiếm trợ giúp.
Tham khảo bộ câu hỏi phỏng vấn ứng viên theo các vị trí tại đây.
Chúc bạn vận dụng những kiến thức này một cách hiệu quả để tuyển chọn được những ứng viên phù hợp nhất.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Ngoài ra, bạn có thể tải xuống MIỄN PHÍ tài liệu về Chiến lược tuyển dụng để được hướng dẫn trọn vẹn về cách thu hút và tuyển chọn tài năng.
